0-meting rioolbeheer Beschrijving methodiek 10 juni 2013, Jeroen Niezen en Dries Jansma

Transcriptie

1 0-meting rioolbeheer Beschrijving methodiek 10 juni 2013, Jeroen Niezen en Dries Jansma Informatie over deze aanpak? Jeroen Niezen, , Hans de Vries, , 1. Wat en waarom? In het voorjaar van 2013 is binnen het cluster BMWE de 0-meting geïntroduceerd. Dit is een nieuwe aanpak, die hier voor het eerst is toegepast binnen het Samenwerkingsverband Waterketen Groningen / Noord-Drenthe. De benaderingswijze is eerder wel gebruikt in afzonderlijke gemeenten, waaronder in de gemeente Winsum, en heeft daar bijgedragen aan een bewustwordingsproces waaruit verbetervoorstellen zijn geïnitieerd. De methodiek richt zich primair op gemeenten. Bij de analyse en aanbevelingen wordt ook de relatie gelegd met de taken en taakuitvoering van het waterschap. Doelstelling Het probleem bij clustersamenwerking is het beperkte inzicht in elkaars werkwijze en stand van zaken in de ontwikkeling van het rioolbeheer. Door onderdelen binnen het rioolbeheer onderling te vergelijken op een manier die voor iedereen begrijpelijk is, ontstaat inzicht in elkaars situatie. Dit kan bijdragen aan een vlotte totstandkoming van samenwerking. Ook wordt duidelijk wat we van elkaar kunnen leren, en waar verbeterpunten zitten. De eerst 0-meting is uitgevoerd door Dries Jansma van de gemeente Groningen. Dries is hiervoor gevraagd omdat hij een ervaren en deskundige vakgenoot is, die met een gezonde blik van buitenaf in staat is om door de dagelijkse praktijk van het rioolbeheer heen te kijken. De 0-meting dient geen doel op zich, maar kan bij de start van een samenwerkingstraject inzicht verschaffen en kansen zichtbaar maken, waar samenwerkende partijen op kunnen bouwen. Het is een relatief eenvoudig en goedkoop toe te passen instrument, omdat het in enkele dagen is uit te voeren. 2. Methode Aan de hand van een vragenlijst (zie bijlage) worden betrokkenen bij de gemeenten geïnterviewd. De antwoorden geven inzicht in de toestand van de verschillende onderdelen van het rioolbeheer. Door de verschillende onderdelen te ordenen volgens de beleidscyclus ontstaat een inzicht in de kwaliteit van het rioolbeheer. Daarvoor wordt gebruik gemaakt van de universele PDCA methode, die is door vertaald naar het rioolbeheer:

2 De Leidraad Riolering zegt over de PDCA cyclus: De Plan-Do-Check-Act-cirkel in bedacht door dr. W. Edwards Deming. In het GRP staan hoofdlijnen van aanpak (strategie en beleid, PLAN). Op basis van deze aanpak zet u processen in gang (DO). Door de processen te evalueren, ziet u in hoeverre de inspanningen ook leiden tot de gewenste doelen (CHECK). Vervolgens kunt u waar nodig bijsturen (ACT). Per gemeente zullen er verschillen zijn in de mate waarin zaken zijn georganiseerd en op orde zijn. In onderlinge vergelijking kan dat tot drie situaties leiden: Situatie Het onderdeel is overwegend goed op orde Er zijn grote verschillen per gemeente Het onderdeel is overwegend niet goed op orde Actie Continueren en verbeteren Leer- en verbeterpunten benoemen, verbetertraject benoemen, onderlinge rollen uitwerken. Gezamenlijke actie organiseren om tot verbetering te komen. Aan de hand van de beantwoording van de vragen wordt een scoretabel ingevuld, waarin een waarde van 1-4 wordt toegekend aan het niveau van taakuitoefening. Deze waarden zijn: 1. Niet aanwezig of te zwak 2. Onvoldoende 3. Voldoende 4. Goed op orde Door deze waarden door te vertalen naar de PDCA cyclus ontstaat een mooi inzicht in de volledigheid en samenhang van de onderdelen binnen de cyclus. Binnen een cyclus zijn alle onderdelen min of meer op elkaar van invloed euro besparen op meten kan tot euro te veel aan kapitaallasten leiden. Binnen de cyclus is het daarom van belang dat: Er een stabiel niveau van taakuitoefening is (score3 en 4) Verbeterpunten worden aangepakt en opgekrikt (score 1 en 2) De resultaten van de 0-meting kunnen aan de hand van de beleidscyclus de samenhang tonen tussen de verschillende onderdelen. Er kan visueel worden gemaakt wat het betekent als één of meerdere onderdelen niet op orde zijn: de zwakke schakels in de keten. De resultaten worden daarom via Excel in een grafiek gezet om een vergelijking in één oogopslag duidelijk te maken. Een voorbeeld met fictieve waarden:

3 Beheersysteem Inspecties Maatregelenpakket Levensduur Vervangingsbeleid / afkoppelen 3. Resultaten Via de bovenstaande grafiek wordt per gemeente een beeld geschetst, en wordt kort samengevat wat de sterke punten zijn van het rioolbeheer, en waar verbeteringen mogelijk zijn. De insteek is positief, gericht op het leren van elkaar en het ontwikkelen samenwerkingskansen. Er wordt daarom ook een gecombineerde grafiek gemaakt van alle betrokken gemeenten. Hierin worden verschillen en overeenkomsten zichtbaar gemaakt. Er worden algemene conclusies getrokken ten aanzien van: Positieve punten: benoemen wat goed gaat, beschrijven waar verschillen in benadering zitten, en waar van elkaar geleerd kan worden. Kwetsbaarheid: een indruk van de kwetsbaarheid van de taakuitoefening. Kijken waar de sterke punten (specialiteiten) zitten, en waar gemeenten elkaar kunnen aanvullen. Verbeterpunten: waar zitten de zwakke plekken en leemtes in het rioolbeheer, en welke aanknopingspunten er zijn om hier verbetering in aan te brengen. Aan de hand van deze conclusies ontstaat er een totaalbeeld van de stand van het rioolbeheer van de betrokken gemeenten. 4. Analyse en aanbevelingen Via de analyse worden de resultaten van de 0-meting door vertaald naar kansen voor samenwerking binnen het cluster van gemeenten en waterschap(pen). Daarbij maken we binnen het rioolbeheer onderscheid in drie taakniveau s: Beleidsniveau Strategisch / tactisch niveau Operationeel niveau De inzet binnen de clustersamenwerking is vooral gericht op het beleidsniveau. Dar weten partijen elkaar via een afvalwaterplan of een waterakkoord goed te vinden. De verbinding moet echter worden gezocht op het strategisch / tactisch niveau. Met name het oppakken van de verbeterpunten vraagt meer aansturing, visie en interactie; ofwel: rioolbeheer in volle omvang. Om dat te illustreren schetsen we de toerstand in de twee belangrijkste processen binnen het rioolbeheer; toestand beoordeling en functioneren van het stelsel. In onderstaande figuren worden deze beide processen geïllustreerd: : toestand beoordeling Maatregelen Onderhoud Vervanging In dit proces wordt voor een goede maatregelkeuze onderbouwd door vijf pijlers. Van de boven geschetste vijf pijlers wordt bekeken of ze voldoende op orde zijn. Strategisch beheer legt vervolgens de verbinding tussen alle gegevens, en vertaald dit door naar heldere uitgangspunten voor het gemeentelijk beleid. Omdat een goede afweging ten aanzien van doelmatig beheer een sterke relatie heeft met

4 Beheersysteem Basisrioleringsplan Meten en monitoren Optimalisatie afvalwatersysteem Gemalenbeheer andere beleidsterreinen binnen de ruimtelijke ordening, vraagt het strategisch beheer ook over geschikte competenties van beheerder. Denken over beheer en zaken op orde hebben is één, ernaar handelen is twee. : functioneren van het stelsel Beleid en planvorming In dit proces draait het om inzicht en onderbouwing van beleid. Het komt nog al eens voor dat theoretische aannames en modellen niet in overeenstemming zijn met de praktijk. Zo komt het voor dat bij gemeenten elders is geconstateerd dat een bergbezinkvoorziening, voor hoge kosten aangelegd, nooit een drup water bevatten. Een meetproject van tienduizend euro had dit kunnen voorkomen. Ook het optimaliseren van het afvalwatersysteem kan tot forse reductie van investeringen leiden. Zowel deze activiteit, als het meten en monitoren, worden nauwelijks tot niet benut. Dit heeft potentieel grote gevolgen voor de kwaliteit van het basisrioleringsplan, en voor het daadwerkelijk presteren en het investeringsniveau van het rioolstelsel. Strategisch beheer houdt in dit geval in dat er gestuurd wordt op basis van kennis, inzicht en goede uitwisseling van informatie. Het is een proces dat zich vooral binnen het rioolbeheer voltrekt, en dat zeer gevoelig is voor kwetsbaarheid van de rioolbeheer-organisatie. Toekomstige samenwerking Onderstaand model schetst de belangrijkste kansen voor samenwerking: Gemeenten Waterschap(pen) Markt / Regio Beleids- Niveau Afvalwaterplan / Waterakkoord Regionale visie Kennisontwikkeling Strategisch/ Tactisch Niveau Toestand Functioneren Toestand Functioneren Kennisontwikkeling Quick wins Adviesbureaus Pakketten modellen Operationeel Niveau T1 T2 T3 T4 T5 T6 T7 T8 Meedenken Uitbesteden Dienstverleningsopdracht Aan de hand van dit model worden tot slot de kansen voor gezamenlijke ontwikkeling geschetst.

5 Bijlage: Vragenlijst en weergave resultaten in tabelvorm Vragenlijst: Het rioolbeheersysteem: o Is het volledig en bij? (vulling) o Wat is de actualiteit van de gegevens? o Hoe is het verhard oppervlak bepaald? Reiniging/inspectie/beoordeling: o Hoe vindt kolkenonderhoud en straatvegen plaats? o Hoe ga je om met foutieve aansluitingen? o Wat is er geïnspecteerd? (Volledigheid) o Hoe vaak wordt er geïnspecteerd? Is er een meerjarenprogramma? o Is er een applicatie om maatregelen te genereren, hoe pas je dit toe? BRP's: o Zijn de BRP s volledig en actueel? o Zijn er regengegevens en meetgegevens van overstorten? o Hoe is de controle tussen theorie en praktijk? o Zijn voorgestelde maatregelen voldoende getoetst en onderbouwd? (kwaliteit) o Hoe staat de voortgang van de uitvoering van maatregelen? Rioolvervanging: o Hoe pakken jullie dit aan? o Welke theoretische levensduur hanteren jullie? o Welke methode voor het bepalen van het type maatregel hanteren jullie? o Hoe realiseren jullie het afkoppelbeleid? o Wat is de voortgang in de rioolvervangingsopgave? Gemalenbeheer: o Hoe is het IBA beheer geregeld? o Hoe is de storingsdienst en klein onderhoud geregeld? o Welk telemetriesysteem gebruiken jullie o Is er een onderhoudsprogramma voor gemalen? o Wat is de staat van onderhoud van gemalen? Stedelijk water: o Hoe is de stedelijke wateropgave berekend Hoe zitten de verhard oppervlaktes er in? Wat zijn de afspraken met het waterschap? Zijn er al maatregelen vastgelegd, gefinancierd of uitgevoerd? o Heb je grondwaterbeleid, hoe voer je dat uit? Relatie gemeente waterschap o In hoeverre ben je op de hoogte van wat er bij het waterschap speelt, en hoe men werkt? o Hoe zijn de afspraken over slootonderhoud en onderhoud stedelijk water? o Is er nog discussie over overdracht van stedelijk water? o Is er een regulier overleg, hoe vaak en waar over gaat het? Kennis en vaardigheden o Kun je kort omschrijven welke kennis en vaardigheden je hebt en welke je mist; war ben je goed in?

6 Resultaten in tabelvorm Onderdeel P D Sterkte 1-4 Toelichting C A Het beheersysteem: Volledigheid A Actualiteit A Verhard oppervlak A Reiniging en inspectie: Volledigheid C Gegevensgebruik A Programmering P BRP's: Volledigheid P Onderbouwing regen- en overstortgegevens P Controle theorie en praktijk A Voortgang uitvoering D Rioolvervanging: Onderbouwing levensduur A Onderbouwing maatregelkeuze A Afkoppelbeleid A Voortgang uitvoering D Gemalen: Onderhoudsprogramma P Telemetrie C Staat onderhoud A Stedelijk water: Kwaliteit berekening SW A Afspraken met waterschap P Uitvoering maatregelen D Grondwaterbeleid P Relatie gemeente - waterschap Onderlinge kennis - Afspraken onderhoud - Regulier overleg -