Handleiding Teams: Chatten en online vergaderen

Transcriptie

1 Handleiding Teams: Chatten en online vergaderen Document: Handleiding Teams (chatten en online vergaderen) Datum: woensdag 26 juni 2019 Status: Definitief Auteur(s): Ingrid de Bont Laatst gewijzigd door: Ingrid de Bont

2 Inhoudsopgave 1 Introductie Wel of niet automatisch starten van Team Aan/uitzetten van meldingen Instellen van gewenste apparatuur Veranderen van status Chatten Via opdrachtenbalk Activeren beeld/camera Toevoegen extra personen Vergaderen Deelnemen aan een vergadering Organiseren van een vergadering Online versie van Teams Pagina 2 van 10

3 1 Introductie Microsoft Teams is de nieuwe chatdienst van Microsoft dat geïntegreerd is met Office 365. De dienst maakt het mogelijk om nog efficiënter samen te werken in teams. We kunnen binnen een team gebruik maken van groepschats en online vergaderingen. Teams is de opvolger van Skype. 1.1 Wel of niet automatisch starten van Team Na de installatie zal Teams na elke login automatisch opstarten. Als je dit niet wilt, kan je dit binnen de instellingen van Teams aanpassen. Volg hiervoor onderstaande instructies: 1. Login 2. Klik rechtsboven in het scherm op je initialen of foto 3. Ga naar Instellingen 4. Ga naar Algemeen Pagina 3 van 10

4 Pagina 4 van 10

5 1.2 Aan/uitzetten van meldingen Standaard staat Teams zo ingesteld dat wanneer je een nieuwe chat ontvangt, je automatisch een mailbericht daarover ontvangt en er verschijnt in de banner van Teams naast het Chat icoontje een melding. Als je dit niet wilt, kan je dit binnen de instellingen van Teams aanpassen. Volg hiervoor onderstaande instructies: 1. Login 2. Klik rechtsboven in het scherm op je initialen of foto 3. Ga naar Instellingen 4. Ga naar Meldingen Kies voor Banner wanneer je bij een nieuwe ongelezen chat alleen een melding in Teams wilt ontvangen. Kies voor Uit wanneer je helemaal geen meldingen over nieuwe ongelezen chats wilt ontvangen. Pagina 5 van 10

6 1.3 Instellen van gewenste apparatuur Om goed te kunnen communiceren met Teams, en dan gaat het voornamelijk om de online vergaderingen, is het belangrijk dat de Teams weet welke audio apparatuur je wilt gebruiken. Dit kan je dit binnen de instellingen van Teams configureren. Volg hiervoor onderstaande instructies: 1. Login 2. Klik rechtsboven in het scherm op je initialen of foto 3. Ga naar Instellingen 4. Ga naar Apparaten Hier kan je aangeven welke door het systeem herkende apparatuur je wilt gebruiken binnen Teams. 1.4 Veranderen van status Jijzelf en collega s kunnen in Teams een verschillende status hebben. Wanneer je bent ingelogd, heb je standaard de status Beschikbaar, tenzij je een afspraak in je agenda hebt staan, dan zal Teams je status automatisch aanpassen naar Bezet. Je kan je eigen status ook handmatig aanpassen. Volg hiervoor onderstaande instructies: 1. Login 2. Klik rechtsboven in het scherm op je initialen of foto 3. Klik op je huidige status, waarna je je nieuwe status kunt selecteren Pagina 6 van 10

7 1.5 Chatten Klik links in de banner op het Chat icoontje. In de lijst Recent zie je de meest recente chats en in de lijst van Contacten, zie je alle personen die je hebt toegevoegd als contactpersoon. Je kunt ook nieuwe contactpersonen groepen maken om je verschillende contacten overzichtelijk te houden. Je kan vanuit beide lijsten een chat starten, door de chat of de persoon aan te klikken. Of je kan bovenin het scherm op het icoontje voor Nieuwe chat klikken om een persoon op te zoeken die je nog niet in de recente chats of contactenlijst hebt staan. Via het zoekvenster in Teams kan je snelle acties uitvoeren, waaronder bijvoorbeeld een chat versturen naar een collega. Volg hiervoor onderstaande instructies: 1. Login 2. Klik in de opdrachtenbalk en type dan /chat en bevestig dit met Enter 3. Selecteer de persoon naar wie je een chat wilt sturen 4. Type je bericht en bevestig dit met Enter of klik op het icoontje verzenden Pagina 7 van 10

8 Wanneer je een chat hebt gestart, kan je rechtsboven in het scherm klikken op het camera icoontje om je camera te activeren. Wanneer je een chat hebt gestart, kan je rechtsboven in het scherm klikken op onderstaand icoontje om extra contacten toe te voegen. Pagina 8 van 10

9 1.6 Vergaderen Klik links in de banner op het Vergadering icoontje. Je krijgt in het scherm te zien of er een vergadering is gepland. Wanneer je wilt deelnemen aan een vergadering klik je op de vergadering en dan krijg je rechts in het scherm via de knop Deelnemen de mogelijkheid om deel te nemen aan de vergadering. Het organiseren van een nieuwe vergadering kan je binnen Teams doen, via de knop onderin het scherm Een vergadering plannen. Deze afspraak is daarna natuurlijk ook zichtbaar in Outlook. Je kunt ook vanuit Outlook een online vergadering plannen. Het is dan belangrijk dat je bij het maken van de afspraak aangeeft dat het een Teams vergadering betreft (hiervoor is een icoontje boven in Outlook beschikbaar). Pagina 9 van 10

10 1.7 Online versie van Teams Naast dat je Teams op je werkplek kunt starten, kan je ook gebruik maken de online variant van Teams. Login hiervoor in op de online omgeving van Office 365 ( en start vanuit deze portal Teams. De online versie van Teams beschikt over minder functionaliteiten. Pagina 10 van 10