Update: maart Handleiding Enquêtetool Spidox

Transcriptie

1 Update: maart 2011 Handleiding Enquêtetool Spidox

2 Inhoudsopgave 1 Algemene instructies Inloggen in Spidox Navigeren in Spidox en het programma afsluiten Persoonlijke instellingen en gebruikersstatus Het maken van een vragenlijst Eigenschappen vragenlijst Maken van vragen Nieuwe vragen invoeren Bestaande vragen bewerken Maken van antwoorden Nieuwe antwoorden invoeren Eigenschappen antwoord Matrix Bestaande antwoorden bewerken Koptekst Voettekst Flow van de vragenlijst (of: het overslaan van bepaalde vragen) Vraaggroepen maken Vragenlijst baseren op een vragenlijst uit de Centrale Bibliotheek Printen vragenlijst Een vragenlijst uitzetten invitatie Opstellen uitnodigingsmail Ontvangers invoeren Herhalingsmail Vragenlijst online zetten Vragenlijst invullen via Spidox Resultaten van ingevulde vragenlijsten Resultaten beheren Statistieken per vraag Downloaden naar Excel Rapportage Aanmaken van een rapportage Automatische rapportage SPSS Opmaak vragenlijst via Sjabloon Opstellen van een sjabloon Sjablonen bewerken Beheren organisatie Organisatiegegevens bijhouden Gebruikers toevoegen en bewerken Beveiliging van vragenlijsten en Anonimiteit Beveiliging Anonimiteit Panelmodule gekoppeld aan enquêtetool

3 1 ALGEMENE INSTRUCTIES 1.1 Inloggen in Spidox De enquêtetool is bereikbaar vanaf elke computer met een internetaansluiting en uitsluitend met webbrowser Internet Explorer. Via andere webbrowsers is het systeem voor het aanmaken van vragenlijsten niet te gebruiken. Het invullen van vragenlijsten kan wel via andere browsers. U gaat naar uw Internet Explorer en voert de volgende website in: Vervolgens verschijnt het volgende scherm: In het bovenste vakje vult u uw gebruikersnaam in. Deze is altijd als volgt In het onderste vakje vult u uw wachtwoord in. Wanneer u in het rondje een vinkje plaatst, worden uw gebruikersnaam en wachtwoord onthouden en kunt u de volgende keer in één keer inloggen. U drukt op >login om in te loggen. U komt dan in het Introductiescherm. 3

4 Hierboven ziet u een voorbeeld van een Introductiescherm. Welke opties in uw Introductiescherm staan, hangt af van de rechten die u heeft. Wanneer Spidox openstaat, maar er een bepaalde tijd geen activiteit plaatsvindt in het programma, dan zal Spidox meestal automatisch afsluiten. Spidox doet dit om te voorkomen dat anderen via uw computer onder uw inlog in Spidox kunnen werken. Als u verder wilt werken in Spidox, moet u opnieuw inloggen. 1.2 Navigeren in Spidox en het programma afsluiten In elk scherm in Spidox staat aan de rechterzijde een menukolom met knoppen. Afhankelijk van waar u zich in het programma bevindt, kunt u daar bijvoorbeeld opties aanklikken als Eigenschappen, Toevoegen, Uitvoeren en Beheren. Behalve in het Introductiescherm vindt u op elke pagina in de rechterkolom een knop met Vorige of Annuleren. Daarmee kunt u terugkeren naar de vorige pagina. Rechtsboven in het scherm vindt u ook steeds het pad dat u in het programma heeft gevolgd. Dat kan er zo uitzien: > Introductiescherm > Eigen bibliotheek > Test handleiding > Eet u wel eens fruit? 4

5 U kunt op de termen in dat pad klikken, zodat u bijvoorbeeld vanuit een vraag in de vragenlijst direct naar de Eigen bibliotheek gaat. Met de knop Introductiescherm linksboven in beeld, kunt u op elk moment terugkeren naar het Introductiescherm. BELANGRIJK: Nadeel van bovengenoemde navigatiemogelijkheden is dat eventuele wijzigingen niet worden opgeslagen. Als u wijzigingen heeft aangebracht, let er dan vooral op dat u gebruik maakt van knoppen als Opslaan, Wijzigen en Accepteren. Spidox afsluiten kan op meerdere manieren. U kunt gebruik maken van: - het kruisje in de rechterbovenhoek - de knop Spidox afsluiten in het Introductiescherm - de optie Spidox beëindigen in het menu boven in het scherm onder de knop Opties - de optie Uitloggen in het menu boven in het scherm onder de knop monitor.npcf.nl. 1.3 Persoonlijke instellingen en gebruikersstatus Via de knop Opties linksboven in uw scherm kunt u kiezen voor Persoonlijke instellingen. Daar kunt u het volgende instellen: - Of u gebruik wilt maken van hints. Wanneer u in Spidox met uw muis een knop of onderdeel 5

6 aanwijst, zonder erop te klikken, dan verschijnt soms wat extra uitleg. Wilt u dat niet, dan kunt u hier het vinkje verwijderen. De hints kunt u ook uitschakelen via de kop Help in de bovenbalk in uw scherm. - Of u voor weergave op uw computer gebruik wilt maken van vloeiende overgangen, visuele effecten en multimedia. Zoals aangegeven in Spidox, wordt het gebruik hiervan niet aangeraden als u een trage computer en/of verbinding heeft. - U kunt in principe ook de taal instellen naar Engels. De enquêtetool is echter aangemaakt in het Nederland en de meeste teksten kunnen alleen in het Nederlands worden getoond. Instellen naar Engels veranderd weinig. Naast de knop Opties in de bovenbalk in het scherm vindt u een knop met uw gebruikersnaam ( monitor.npcf.nl). Als u daarop klikt, krijgt u te zien wat de verbindingsduur van de sessie is, wat uw totale gebruikerstijd is en wanneer u voor het laatst had ingelogd. Het wijzigen van uw eigen naam, adres, gebruikersnaam en/of wachtwoord gaat als volgt: - Dubbelklik in het Introductiescherm op de optie Uw persoonlijke gegevens (of klik op Uw persoonlijke gegevens en dan op Starten in de rechterkolom) - Breng de gewenste wijzigingen aan - Klik op Opslaan in de rechterkolom. Er zijn nog andere manieren om bovenstaande en andere gebruikersgegevens te bewerken. Deze vindt u in hoofdstuk

7 2 HET MAKEN VAN EEN VRAGENLIJST U start in het Introductiescherm. U dubbelklikt op Eigen bibliotheek (of u klikt op Eigen bibliotheek en dan op Starten). U klikt op Toevoegen. 7

8 2.1 Eigenschappen vragenlijst Voordat u daadwerkelijk vragen kunt gaan opstellen, moet u hier de basisgegevens van de vragenlijst invoeren. U voert de Naam van de vragenlijst in. U kunt een Categorie selecteren. Categorieën kunt u laten aanmaken door de NPCF. In het overzicht van alle vragenlijsten die u heeft aangemaakt, komt de vragenlijst onder het kopje van de door u gekozen categorie te staan. Grafisch sjabloon selecteren voor vragenlijst U kunt een Grafisch sjabloon selecteren door het vakje aan te vinken en in het uitrolvenster het gewenste sjabloon aan te klikken. Grafische sjablonen zorgen voor de opmaak van de vragenlijst. U kunt grafische sjablonen aanmaken via Uw organisatie in het introductiescherm (zie hoofdstuk 5). Vragenlijst baseren op vragenlijst uit centrale bibliotheek Deze optie heeft u alleen nodig wanneer u een vragenlijst maakt, die deel uit maakt van een gezamenlijke actie, die door alle organisaties met de enquêtetool wordt uitgevoerd (zie hoofdstuk 2.8). Referentienummer opgeven voor deze vragenlijst U kunt hier een voor deze vragenlijst specifiek nummer opgeven. 8

9 Vragenlijst publiek toegankelijk maken middels in te stellen URL Wanneer u deze optie aanvinkt, wordt de vragenlijst geschikt in een website te plaatsen. Na aanvinken verschijnt met een tekstvak. In dat vak kunt u één woord plaatsen, bijvoorbeeld hulpmiddelen. Zo wordt de URL/link Uw webmaster kan zorgen dat de URL op uw site wordt geplaatst. Eventueel kunt u de naam niet zichtbaar maken voor bezoekers van uw website door de link te koppelen aan een eigen tekst of afbeelding. invitatie inschakelen Met deze optie kunt u een uitnodiging voor het invullen van een vragenlijst aan een bestand met e- mailadressen sturen (zie hoofdstuk 3.1). Terugbladeren in vragenlijst toestaan Als dit vinkje aan staat, kan iemand die een vragenlijst invult, terugbladeren naar een vorige vraag. Bij sommige vragenlijsten is dit niet wenselijk en kunt u deze optie uitzetten. Vragenlijst blokkeren zodra er resultaten zijn binnengekomen op deze vragenlijst 9

10 Als dit vinkje aan staat, is het niet mogelijk de vragenlijst te veranderen als er al mensen zijn die de vragenlijst ingevuld hebben. Als de maker van de vragenlijst ontdekt dat hij nog een antwoordmogelijkheid of vraag wil toevoegen, dan kan dat alleen als dit vinkje niet is aangezet. Invulsessies kunnen opnieuw gestart worden (niet beschikbaar voor anonieme invulsessies) Deze optie is alleen beschikbaar voor respondenten die via een invitatie een unieke link hebben ontvangen. Ook bij gebruik van de panelmodule is deze functie bruikbaar. Respondenten die de vragenlijst niet in één keer hebben ingevuld, krijgen de volgende keer dat zij hun unieke link aanklikken de keuze of zij de vragenlijst opnieuw willen starten of dat zij verder willen gaan bij de vraag waar zij de sessie daarvoor waren gestopt. Na voltooien vragenlijst bezoeker doorsturen naar nader op te geven URL Als dit vakje wordt aangevinkt, verschijnt een tekstvak. Hier kan een URL worden ingevuld. Zo kan de invuller van de vragenlijst direct worden doorgestuurd naar een bepaald gedeelte van uw website. Belangrijk om te weten is dat de voettekst van de vragenlijst wordt overgeslagen als dit vakje is aangevinkt (zie hoofdstuk 2.5). Vaak staat in de voetnoot een bedanktekst voor het invullen van een vragenlijst. Deze krijgt de invuller bij direct doorsturen naar een URL niet te zien. Bij doorsturen naar een URL is het dus belangrijk om daar de invullers een melding te geven dat hun lijst is opgeslagen. Vragenlijst plaatsen in intranet. Deze functie is niet van toepassing. Een HTML-code opnemen in de vragenlijst bijvoorbeeld t.b.v. Google Analytics. Het is mogelijk om via Google Analytics een aantal statistieken te krijgen van de vragenlijst. Voor meer informatie over Google Analytics kijk op 10

11 Het is mogelijk een periode aan te geven van wanneer tot wanneer de vragenlijst ingevuld kan worden. Dit kan middels de opties onder het kopje Toegang tot vragenlijst. Door op de kalender met het kruisje te drukken die rechts van Actief van staat, kan de begindatum worden ingevoerd. Op dezelfde manier kan via Actief tot een einddatum worden ingevoerd. Het invoeren van een begin-/ einddatum is niet verplicht. Via Deze vragenlijst is actief kan het vinkje aan-/ of uitgezet worden om de vragenlijst al dan niet actief te maken. Voor het overzicht van de vragenlijsten die in de eigen bibliotheek staan, is het wel aan te bevelen om een begindatum in te stellen. Bijvoorbeeld direct wanneer de vragenlijst wordt aangemaakt. Het is dan gemakkelijk om in de eigen bibliotheek te zien wanneer een vragenlijst is gemaakt. Alle voorbereidingen zijn nu getroffen. Druk op Opslaan in de rechter kolom om de instellingen te bewaren. U komt vervolgens weer terug in de Eigen bibliotheek. 11

12 Wanneer u iets wilt veranderen in de basis van een vragenlijst, dan klikt u eerst op de vragenlijst en daarna op Eigenschappen. U komt dan weer in het beginscherm waarin u bijvoorbeeld kunt kiezen voor een sjabloon, een link kunt aanpassen, of toegang tot invitaties kunt aanpassen. 12

13 2.2 Maken van vragen In de vorige paragraaf is uitgelegd hoe u de voorbereidingen moet treffen om een vragenlijst in Spidox aan te maken. Nu de basisgegevens zijn ingevuld, kunt u de vragen in gaan voeren. Er zijn twaalf verschillende Vraagtypen waaruit u kunt kiezen. Hieronder ziet u van elk soort vraag een voorbeeld. 13

14 2.2.1 Nieuwe vragen invoeren Dubbelklik in de Eigen bibliotheek op de vragenlijst die u wilt maken, of klik op de vragenlijst en dan op Beheren in de rechterkolom. Er wordt aangegeven dat er in deze vragenlijst geen onderdelen aanwezig zijn. Druk op Toevoegen in de rechterkolom om de eerste vraag van de vragenlijst te maken. Nu komt u bij de lijst met vraagtypen waaruit u kunt kiezen. 14

15 Selecteer een vraagtype en klik op Volgende in de rechterkolom. U ziet dan bijvoorbeeld het volgende scherm. De opties boven de streep zijn voor elk vraagtype hetzelfde: Vraag/titel Vul hier de vraag in. Titel van vraag plaatsen in groep U kunt de vragen in categorieën/groepen indelen. Met deze optie kunt u een vraag in een bepaalde groep plaatsen. Hoe u een groep aanmaakt, wordt uitgelegd in hoofdstuk 2.7. Titel van vraag plaatsen voor invoerveld (compacte modus) Als u deze optie aanvinkt, verschijnen de antwoord(veld)en direct achter de vraag in plaats van eronder. In de vragenlijst die wordt ingevuld wordt geen vraagnummer getoond bij een vraag in de compacte modus. Het systeem telt echter wel door. Wanneer een van de volgende vragen niet in de compacte modus wordt getoond, lijkt het dus of er een vraagnummer is overgeslagen, Houdt hier rekening mee bij het gebruik van deze optie. Vraag dient verplicht te worden ingevuld Door dit vakje aan te vinken, kan de betreffende vraag door de invuller niet worden overgeslagen. Uitgebreide omschrijving/toelichting opgeven Wanneer deze optie ingeschakeld wordt, kan een (korte) uitleg bij de vraag geschreven worden. U kunt daar ook linken naar een pdf of een plaatje aan toevoegen. 15

16 De opties en overige instellingen die in dit scherm onder de streep worden getoond, hangen af van het vraagtype dat u heeft geselecteerd. Bij elk vraagtype staan in elk geval de volgende opties: Veldnaam opgeven voor vraag Hier kunnen de kopjes aangemaakt worden voor de Export naar Excel. Bovenaan de kolom met antwoorden komt dan het ingevoerde kopje te staan. Vraagvolgorde instellen Door dit vakje aan te vinken kan een zogenaamde flow worden ingevoerd. Als bijvoorbeeld iemand het antwoord ja op een vraag invult en de volgende vraag (vragen) zijn dan niet van toepassing, kan (kunnen) deze vraag (vragen) worden overgeslagen. Het werkt het makkelijkst om de flow (het laten overslaan van bepaalde vragen) pas in te voeren als alle vragen en antwoorden zijn ingevoerd. Kijk voor meer uitleg in hoofdstuk 2.6. Veldsjabloon instellen Deze optie gebruikt u alleen wanneer u gebruik maakt van de panelmodule die beschikbaar is via de NPCF. U kunt er dan voor zorgen dat bepaalde velden al zijn ingevuld voor de respondenten. Dit is alleen van toepassing als het gaat om respondenten waarvan u de gegevens al heeft verzameld in de panelmodule. Deze optie komt bij alle vraagtypen voor, met uitzondering van de Rating vraag, Matrix met stellingen en Waardeoordeel. Bij enkele vraagtypen heeft u ook andere mogelijkheden. Daarvan vindt u hieronder een uitleg. Vraagtype: Invoerveld voor een tekstregel (met een in te stellen maximum aantal tekens) Indien gewenst kunt u aan het invoerveld een beperking meegeven, door in te stellen hoeveel tekens er minimaal en/of maximaal ingevoerd kunnen worden. 16

17 Vraagtype: Invoerveld voor een getal Hier kunt u een minimum waarde en maximumwaarde instellen. Stelt u bijvoorbeeld als minimum waarde een 1 en als maximum waarde een 10 in, dan kunnen respondenten alleen getallen invullen van 1 tot en met 10. Vraagtype: Rating vraag Bij een Rating vraag krijgt de respondent twee tegengestelde termen te zien. In de tussenliggende schaalverdeling moet de respondent aangeven welke term hij het meest van toepassing vindt en in hoeverre hij dat vindt. 17

18 U kunt bij Rating van en Rating tot aangeven hoeveel cijfers (en daarbijbehorende antwoordmogelijkheden) u bij de vraag wilt tonen. In bovenstaand voorbeeld zullen dat er zeven zijn. Bij Tekst minimaal kunt u aangeven wat de betekenis van het eerste cijfer is. Bij Tekst maximaal kunt u de betekenis van het laatste cijfer aangeven. In Spidox is als standaardoptie slecht en goed ingevuld. Dit kunt u natuurlijk aanpassen als u dat wilt. Vraagtype: Waardeoordeel Bij dit vraagtype krijgt de respondent een aantal opties voorgelegd. Daaruit moet hij er enkele kiezen, bijvoorbeeld de voor hem belangrijkste opties. Bij Minimum en Maximum aantal geselecteerde antwoorden instellen kunt u aangeven hoeveel opties de respondent respectievelijk minimaal en maximaal mag kiezen. BELANGRIJK: Voor alle vraagtypen geldt het volgende: voer de vraag in, kruis de gewenste vakjes aan en klik op Opslaan Bestaande vragen bewerken Als u eenmaal vragen heeft gemaakt, kunt u deze bijvoorbeeld ook aanpassen, kopiëren, verplaatsen of verwijderen als u dat wilt. We zullen kort op een rijtje zetten welke stappen u moet doorlopen om bepaalde handelingen uit te voeren. Voor de volledigheid gaan we ervan uit dat u start in het Introductiescherm. Als u een vragenlijst aan het maken bent, is het echter waarschijnlijker dat u de eerste paar stappen kunt overslaan. Vraag of vraaggroep met antwoorden kopiëren vanuit bestaande vragenlijst - Dubbelklik op Eigen bibliotheek (of klik op Eigen bibliotheek en klik dan op Starten in de rechterkolom) - Dubbelklik op de naam van de vragenlijst waaruit u een vraag of vraaggroep wilt kopiëren (of klik op de naam van de vragenlijst en klik dan op Beheren in de rechterkolom) - Klik op de vraag of titel van de vraaggroep die u wilt kopiëren (dit kleurt nu blauw) 18

19 - Klik op Meer taken in de rechterkolom - Klik op Kopie maken in de rechterkolom - Kies de naam van de vragenlijst waarnaar u de vraag of de vragenlijst wilt kopiëren in het uitrolvenster - Klik op Kopie maken in de rechterkolom Voorbeeldweergave Met de voorbeeldweergave kunt u tussendoor kijken hoe de vragenlijst eruitziet en of u bijvoorbeeld het juiste vraagtype heeft geselecteerd. - Dubbelklik op Eigen bibliotheek (of klik op Eigen bibliotheek en klik dan op Starten in de rechterkolom) - Dubbelklik op de gewenste vragenlijst (of klik op de vragenlijst en klik dan op Beheren in de rechterkolom) - Klik op Voorbeeld in de rechterkolom Vraag veranderen - Dubbelklik op Eigen bibliotheek (of klik op Eigen bibliotheek en klik dan op Starten in de rechterkolom) - Dubbelklik op de naam van de vragenlijst waar u iets in wilt veranderen (of klik op de vragenlijst en klik dan op Beheren in de rechterkolom) - Dubbelklik op de vraag die u wilt veranderen (of klik op de vraag en klik dan op Eigenschappen in de rechterkolom) - U kunt nu de vraag veranderen - Klik op Opslaan in de rechterkolom Vraagtype veranderen - Dubbelklik op Eigen bibliotheek (of klik op Eigen bibliotheek en klik dan op Starten in de rechterkolom) - Dubbelklik op de naam van de vragenlijst waar u iets in wilt veranderen (of klik op de vragenlijst en klik dan op Beheren in de rechterkolom) - Klik op de vraag die u wilt wijzigen - Klik op Meer taken in de rechterkolom - Klik op Type wijzigen in de rechterkolom - Vink het gewenste vraagtype aan - Klik op Wijzigen in de rechterkolom U kunt niet alle gekozen vraagtypes veranderen in alle bestaande vraagtypes. Een open vraag is bijvoorbeeld niet te veranderen in een vraag met antwoordmogelijkheden. Staat het vraagtype waarin u de vraag wilt veranderen er niet bij, dan kunt u de gemaakte vraag verwijderen (zie uitleg verderop) en een nieuwe vraag aanmaken. Als de optie Type wijzigen niet zwart wordt, maar grijs blijft, dan is het niet mogelijk om de geselecteerde vraag in een ander vraagtype om te zetten. Vraag verplaatsen - Dubbelklik op Eigen bibliotheek (of klik op Eigen bibliotheek en klik dan op Starten in de rechterkolom) - Dubbelklik op de naam van de vragenlijst waar u iets in wilt veranderen (of klik op de vragenlijst en klik dan op Beheren in de rechterkolom) - Klik 1 maal op de vraag die u wilt verplaatsen en houdt de linker muisknop ingedrukt - Sleep de vraag naar de gewenste plek - Laat vervolgens de muisknop los Let hierbij wel goed op de indeling in groepen. Het is niet zomaar mogelijk om een vraag van de ene naar de andere groep te verplaatsen met de muis. Bij verplaatsen naar een andere groep, moet eerst bij de Eigenschappen van de vraag de groep worden gewijzigd. 19

20 Verwijderen vraag - Dubbelklik op Eigen bibliotheek (of klik op Eigen bibliotheek en klik dan op Starten in de rechterkolom) - Dubbelklik op de naam van de vragenlijst waar u iets in wilt veranderen (of klik op de vragenlijst en klik dan op Beheren in de rechterkolom) - Klik op de vraag die u wilt verwijderen - Klik op Meer taken in de rechterkolom - Klik op Verwijderen in de rechterkolom Vragenlijst verwijderen - Dubbelklik op Eigen bibliotheek (of klik op Eigen bibliotheek en klik dan op Starten in de rechterkolom) - Klik op de naam van de vragenlijst die u wilt verwijderen - Klik op Meer taken in de rechterkolom - Klik op Verwijderen in de rechterkolom - Om deze handeling uit te kunnen voeren, wordt ter bevestiging om uw wachtwoord gevraagd. Vul het wachtwoord waarmee u inlogt hier in - Klik op Verwijderen Let op: deze actie kan niet ongedaan gemaakt worden, dus verwijderd is ook echt verwijderd. 20

21 2.3 Maken van antwoorden Bij de volgende vraagtypen is het nodig een antwoord in te voeren: - Lijst met antwoorden, één antwoord mogelijk (type Keuzelijst) - Lijst met antwoorden, meerdere antwoorden mogelijk (type Selectielijst) - Lijst met antwoorden in dropdown box (één antwoord mogelijk; type Dropdown) - Matrix met stellingen (type Matrix) - Antwoorden als afbeeldingen (type Afbeeldingen) - Waardeoordeel (type Waardeoordeel) Nieuwe antwoorden invoeren Als voorbeeld nemen we hieronder het vraagtype Lijst met antwoorden, meerdere antwoorden mogelijk (Type Selectielijst). Druk op Antwoorden (0) om antwoordmogelijkheden in te voeren. 21

22 Klik op Toevoegen om een antwoordmogelijkheid in te voeren. Wilt u meerdere antwoordmogelijkheden tegelijk invoeren? Klik dan op Importeren. Typ de antwoordmogelijkheden onder elkaar in of kopieer deze uit een worddocument. Bij kopiëren vanuit Word kunt u het beste de tekst eerst in kladblok plaatsen. Hiermee verwijdert u de opmaak van de tekst. Zonder opmaak wordt de tekst beter in de enquêtetool geplaatst. 22

23 Druk vervolgens weer op Importeren in de rechterkolom. U komt dan in het volgende scherm: Eigenschappen antwoord Als u bij de antwoordmogelijkheden bijvoorbeeld de optie anders of namelijk heeft ingevoerd, dan kan hier een tekstvak achter gezet worden. Dubbelklik op de antwoordmogelijkheid (of klik op de antwoordmogelijkheid en klik dan op Eigenschappen in de rechterkolom). 23

24 U zet een vinkje bij Tekstveld voor extra informatie weergeven en drukt vervolgens op Accepteren in de rechterkolom. Daarna klikt u op Vorige om terug te keren naar de vragenlijst. Op deze manier kunt u bij alle vragen waarbij het invoeren van antwoorden nodig is, antwoorden plaatsen. Bij de eigenschappen van een antwoord bij het vraagtype keuzelijst, dropdown of matrix is het mogelijk om het antwoord een waarde te geven. Dit betekent dat in de export van het antwoord geen tekst verschijnt (ja, nee, weet ik niet). In plaats daarvan ziet u de ingestelde antwoordwaarde (1, 2, 3). Dit kan handig zijn wanneer u uw resultaten wilt verwerken met bijvoorbeeld SPSS (zie hoofdstuk 4.5) Bij de eigenschappen van een antwoord bij het vraagtype selectielijst kunt u een veldnaam voor het antwoord instellen. De veldnaam krijgt u in de export te zien in plaats van de volledige omschrijving van het antwoord. Dit maakt de export soms makkelijker te lezen. Bij de eigenschappen van bepaalde antwoorden kunt u ook een vraagvolgorde instellen. Zie verder hoofdstuk Matrix Bij vraagtype Matrix moet u naast antwoorden ook nog stellingen invoeren. Het invoeren van stellingen gaat verder op dezelfde manier als het invoeren van antwoordmogelijkheden Bestaande antwoorden bewerken Ook met de antwoorden die u heeft ingevoerd, kunnen meerdere handelingen worden uitgevoerd. Hieronder volgt een stap-voor-stap overzicht, waarbij we weer het Introductiescherm als uitgangspunt nemen. 24

25 Antwoord verplaatsen - Dubbelklik op Eigen bibliotheek (of klik op Eigen bibliotheek en klik dan op Starten in de rechterkolom) - Dubbelklik op de naam van de vragenlijst waar u iets in wilt veranderen (of klik op de vragenlijst en klik dan op Beheren in de rechterkolom) - Klik op de vraag waarbij u het antwoord wilt verplaatsen - Klik op Antwoorden in de rechterkolom - Klik op het antwoord dat u wilt verplaatsen en houd de linkermuisknop ingedrukt - Sleep het antwoord naar de gewenste plek - Laat de muisknop los Antwoord wijzigen - Dubbelklik op Eigen bibliotheek (of klik op Eigen bibliotheek en klik dan op Starten in de rechterkolom) - Dubbelklik op de naam van de vragenlijst waar u iets in wilt veranderen (of klik op de vragenlijst en klik dan op Beheren in de rechterkolom) - Klik op de vraag waarbij u het antwoord wilt wijzigen - Klik op Antwoorden tonen in de rechterkolom (wanneer u de reeds ingevoerde antwoorden niet in beeld heeft) - Dubbelklik op het antwoord dat u wilt wijzigen (of klik op het antwoord en dan op Eigenschappen in de rechterkolom) - Wijzig het antwoord - Klik op Accepteren in de rechterkolom Antwoord toevoegen - Dubbelklik op Eigen bibliotheek (of klik op Eigen bibliotheek en klik dan op Starten in de rechterkolom) - Dubbelklik op de naam van de vragenlijst waar u iets in wilt veranderen (of klik op de vragenlijst en klik dan op Beheren in de rechterkolom) - Klik op de vraag waarbij u een antwoord wilt toevoegen - Klik op Antwoorden in de rechterkolom - Klik op Toevoegen in de rechterkolom - Typ het gewenste antwoord in het tekstvak - Klik op Accepteren in de rechterlkolom Antwoord verwijderen - Dubbelklik op Eigen bibliotheek (of klik op Eigen bibliotheek en klik dan op Starten in de rechterkolom) - Dubbelklik op de naam van de vragenlijst waar u iets in wilt veranderen (of klik op de vragenlijst en klik dan op Beheren in de rechterkolom) - Klik op de vraag waarbij u een antwoord wilt verwijderen - Klik op Antwoorden in de rechterkolom - Klik op het antwoord dat u wilt verwijderen - Klik op Verwijderen in de rechterkolom Antwoorden Exporteren Het is mogelijk om een lijst met antwoorden als tekstbestand te exporteren. Dit kan gemakkelijk zijn als u bij een andere vraag dezelfde antwoordcategorieën wilt gebruiken. 2.4 Koptekst Een koptekst wordt bovenaan de vragenlijst weergegeven. U kunt een titel en een tekst invoeren. 25

26 - Dubbelklik op Eigen Bibliotheek (of klik op Eigen bibliotheek en klik dan op Starten in de rechterkolom) - Dubbelklik op de naam van de vragenlijst waarbij u een koptekst in wilt voeren (of klik op de vragenlijst en klik dan op Beheren in de rechterkolom) - Klik op Koptekst Uit in de rechterkolom - Vink het vakje Koptekst inschakelen voor deze vragenlijst aan. U krijgt dan het volgende scherm: 26

27 Bij Titel vragenlijst kunt u de titel van de vragenlijst invullen. In het vakje onder Koptekst kunt u een tekst of een of meerdere logo s invoeren. Net zoals in Word, kunt u zelf een lettertype, grootte, kleur, e.d. kiezen. Klik na het invoeren op Opslaan in de rechterkolom. Als u wilt dat de titel en koptekst op aparte pagina s en/of op elke pagina moeten worden weergegeven, kunt u desbetreffende opties aanvinken. 2.5 Voettekst De voettekst wordt zichtbaar nadat de hele vragenlijst is ingevuld, tenzij u bij de Eigenschappen van de vragenlijst heeft ingevuld dat de respondent na de laatste vraag direct naar een bepaalde website geleid moet worden. Als u daar niet voor gekozen heeft, is het wel mogelijk om in de voettekst nog een link in te voeren waar de respondent vrijwillig op kan klikken. Om een voettekst in te voeren, volgt u het volgende pad: - Dubbelklik op Eigen Bibliotheek (of klik op Eigen bibliotheek en klik dan op Starten in de rechterkolom) - Dubbelklik op de naam van de vragenlijst waarbij u een voettekst in wilt voeren (of klik op de vragenlijst en klik dan op Beheren in de rechterkolom) - Klik dan op Voettekst Uit in de rechterkolom Net als bij de Koptekst komt u dan in het scherm waar u kunt aanvinken dat u de voettekst voor deze vragenlijst wilt inschakelen. In het veld dat dan verschijnt, kunt u de voettekst plaatsen. Een geschikte voettekst zou bijvoorbeeld kunnen zijn: Hartelijk dank voor het invullen van de vragenlijst. 27

28 De voettekst verschijnt pas als de respondent alle vragen heeft ingevuld en de vragenlijst is voltooid. Daarom krijgt u de voettekst niet te zien als u uw vragenlijst in de voorbeeldweergave bekijkt. 2.6 Flow van de vragenlijst (of: het overslaan van bepaalde vragen) Het is niet altijd nodig dat een respondent alle vragen invult. Bijvoorbeeld omdat uit een eerder antwoord blijkt dat de vervolgvraag niet van toepassing is. Daarom is het mogelijk om bij antwoorden een vervolgonderdeel in te stellen, waardoor er dus een vraag of vragen kunnen worden overgeslagen. Wanneer een respondent het desbetreffende antwoord geeft, gaat hij niet naar de volgende vraag in de vragenlijst, maar naar de vraag die u als vervolgonderdeel heeft ingesteld. Bij het invullen van de vragenlijst zal de respondent na een vraag waarbij u een vervolgonderdeel heeft ingesteld, op de knop Volgende moeten klikken om bij de volgende vraag te komen. Welke vraag dat is, hangt af van het gegeven antwoord. Als u geen flow in de vragenlijst aanbrengt, zullen de respondenten alle vragen van de vragenlijst op één pagina onder elkaar te zien krijgen. U kunt een flow instellen voor hele vragen. Dus van de ene vraag naar een volgende. Daarnaast kunt u voor antwoorden een flow instellen. Dit kan alleen bij antwoorden van het vraagtype keuzelijst of dropdown waarbij de respondenten maar 1 antwoord mogen geven. Bij een vraag waar meerdere antwoorden gegeven kunnen worden, is het niet mogelijk om per antwoord een flow in te stellen. Om een flow in de vragenlijst aan te brengen, volgt u de volgende stappen: - Dubbelklik op Eigen Bibliotheek (of klik op Eigen bibliotheek en klik dan op Starten in de rechterkolom) - Dubbelklik op de naam van de vragenlijst waarin u een flow wilt aanbrengen (of klik op de vragenlijst en klik dan op Beheren in de rechterkolom) - Klik op Antwoorden tonen in de rechterkolom - Klik op het antwoord waarna vragen overgeslagen moeten worden (of klik op het antwoord en klik daarna op Eigenschappen) - Vink Vervolgvraag instellen voor antwoord aan 28

29 - Kies de gewenste vervolgvraag in het uitrolvenster dat verschijnt en klik op Accepteren in de rechterkolom. Als u een vervolgonderdeel heeft ingesteld bij een vraag of antwoord, is dit terug te zien in het overzicht van uw vragenlijst. Let op: u kunt geen vervolgonderdelen instellen die eerder in de vragenlijst voorkomen dan de vraag waarbij u een vervolgvraag wilt instellen. 29

30 2.7 Vraaggroepen maken Wanneer u bij de vragenlijst vragen in categorieën wilt onderverdelen, kunt u hiervan groepen maken. We gaan ervan uit dat de eigenschappen van de vragenlijst reeds zijn ingevuld (zie hoofdstuk 2.1) Ga naar de Eigenschappen van de vragenlijst waarin u een groep wilt creëren. Als u in het Introductiescherm zit, dubbelklikt u daarvoor op Eigen bibliotheek. Dubbelklik dan op de naam van de vragenlijst (of klik op de vragenlijst en daarna op Beheren in de rechterkolom). Klik dan op Toevoegen in de rechterkolom. Vink de optie Groep aan en klik op Volgende in de rechterkolom. 30

31 Bij Vraag/Titel vult u de titel van de categorie in. Vink Titel van groep weergeven aan wanneer u wilt dat de titel te zien is in de vragenlijst. Eventueel kunt u ook nog een uitleg toevoegen aan de groep. Vink daarvoor de optie Uitgebreide omschrijving/toelichting opgeven aan en zet de toelichting in het invulveld dat dan verschijnt. Vervolgens drukt u op Opslaan in de rechterkolom. U ziet dat er nu een groep is aangemaakt met de titel Vragen over fruit. In hoofdstuk 2.2 kunt u nagaan hoe u vragen aan de groep toevoegt. De toegevoegde vragen zullen onder de groep worden geplaatst. Wilt u nog een groep toevoegen? Klik dan weer op Toevoegen in de rechterkolom. 31

32 Een groep verplaatsen Een groep kunt u in zijn geheel (dus inclusief de bijbehorende vragen) verplaatsen naar de plek waar u deze groep in de vragenlijst wilt hebben. - Klik op de naam van de groep en houdt de muisknop ingedrukt - Sleep de groep naar de plaats in de vragenlijst waar u deze groep wilt hebben - Laat de muisknop los. Een groep verwijderen - Klik op de groep die u wilt verwijderen - Klik op Meer taken in de rechterkolom - Klik op verwijderen in de rechterkolom Let op: verwijdert u een groep? Dan verwijdert u direct alle vragen die u aan deze groep heeft toegevoegd! Wilt u de groep verwijderen, maar de vragen niet of niet allemaal? Klik dan bij de vragen die u wilt behouden eerst het vinkje bij Vraag plaatsen in een groep uit en klik op Opslaan in de rechterkolom. 2.8 Vragenlijst baseren op een vragenlijst uit de Centrale Bibliotheek Deze functie is bedoeld om met andere organisaties vragenlijsten uit te zetten. De NPCF beheert een grote overal centrale bibliotheek in het systeem. De NPCF plaatst vragenlijsten waarvan is afgesproken dat er met een of meerdere andere organisaties een actie wordt gedaan in de Centrale Bibliotheek. Een organisatie kan dan aan deze vragenlijst eigen (specifieke) vragen toevoegen. U gaat naar het Introductiescherm. Dubbelklik op Eigen bibliotheek (of klik op Eigen bibliotheek en dan op Starten in de rechterkolom). Klik op Toevoegen in de rechterkolom. U vinkt Vragenlijst baseren op een vragenlijst uit de centrale bibliotheek aan. In het uitrolvenster kiest u de vragenlijst waaraan u wilt deelnemen. Zie voor het invullen van de andere eigenschappen van de vragenlijst in dit scherm in hoofdstuk 2.1. U kunt eigen vragen aan de vragenlijst toevoegen, zoals dat ook werkt als u zelf een vragenlijst maakt. Deze eigen vragen kunnen altijd alleen onder de centraal gemaakte vragen komen te staan (algemene deel). De vragen van het centrale deel zijn in de Eigen bibliotheek niet te veranderen of te verplaatsen. 32

33 Houd in gedachten dat de vragenlijst niet te lang moet worden, anders zullen mensen de lijst niet (geheel) invullen. In de Centrale Bibliotheek komt een database met de resultaten van het algemene deel. Deze worden van alle invullers automatisch opgeteld. In de Eigen Bibliotheek zien de deelnemende organisaties alleen de resultaten van de invullers die via hen de lijst hebben ingevuld. De resultaten van de eigen toegevoegde vragen komen ook alleen in de Eigen Bibliotheek. Voor organisaties die samen met anderen een vragenlijst willen maken en uitzetten, is het mogelijk om een eigen centrale bibliotheek te beheren. Dit is met name van toepassing als de NPCF niet betrokken is bij deze vragenlijst. U kunt dan zelf centraal aanpassingen aan de lijst doen. En bent daarbij niet afhankelijk van de NPCF. Wilt u dit doen, neem dan contact op met de NPCF. 2.9 Printen vragenlijst - Dubbelklik op Eigen Bibliotheek (of klik op Eigen bibliotheek en klik dan op Starten in de rechterkolom) - Dubbelklik op de naam van de vragenlijst die u wilt printen (of klik op de vragenlijst en klik dan op Beheren in de rechterkolom) - Klik op Voorbeeld in de rechterkolom. Een voorbeeldweergave van uw vragenlijst verschijnt in een nieuw veld. - Klik in dat veld op de rechtermuisknop - Klik op Afdrukken (of klik eerst op Afdrukvoorbeeld. Dan kunt u voor u de vragenlijst print eventueel de afdrukeigenschappen, zoals de pagina s liggend of staand printen, nog aanpassen) Als u de vragenlijst print via de knop Voorbeeld dan verschijnt onder in het voorbeeld de volgende tekst: U bekijkt deze vragenlijst in de voorbeeldweergave. U kunt daarom geen resultaten verzenden!. Een eventuele voettekst krijgt u in de voorbeeldweergave dan ook niet te zien. 33

34 3 EEN VRAGENLIJST UITZETTEN Een vragenlijst kunt u op verschillende manieren uitzetten, zodat respondenten deze kunnen invullen. U kunt: - een groep mensen per een persoonlijke uitnodiging sturen (een invitatie) - uw vragenlijst online zetten. Ook kunt u via Spidox zelf antwoorden invoeren, bijvoorbeeld wanneer u de vragenlijst telefonisch of op papier heeft afgenomen invitatie Om een groep mensen per een persoonlijke uitnodiging te sturen voor het invullen van een vragenlijst moet u bij de Eigenschappen van de vragenlijst aangeven dat u invitaties wilt versturen. - Klik daarvoor op de gewenste vragenlijst in de Eigen bibliotheek. Deze wordt blauw. - Klik op Eigenschappen in de rechterkolom - Vink onder Opties en overige instellingen aan dat u de invitatie wilt inschakelen - Klik op Opslaan in de rechterkolom. U keert dan terug in de Eigen bibliotheek Opstellen uitnodigingsmail Om een invitatie op te stellen, klikt u op de gewenste vragenlijst in de Eigen bibliotheek en vervolgens op Invitaties in de rechterkolom. In het scherm dat u dan ziet, klikt u in de rechterkolom op Nieuwe batch. 34

35 U komt nu in het scherm waarin u een tekst voor de uitnodiging kunt plaatsen. Let op: De termen tussen # # in dit scherm zijn belangrijk! Vul bij Naam Batch de naam van de vragenlijst in. Dit is een naam alleen voor intern gebruik. De ontvanger van de mail krijgen deze naam niet te zien. U kunt kiezen voor een met of zonder opmaak. Een met opmaak plaatst de tekst van de mail in een kader en gebruikt de kleuren en een logo uit uw sjabloon. Het is hiervoor wel belangrijk om in het sjabloon dat u gebruikt voor deze vragenlijst het logo van de organisatie in te stellen bij logo in s (zie ook 5.1) Vervolgens kan het gewenste adres van de afzender worden ingevuld. Het is belangrijk dat u de mailbox van dit adres gemakkelijk kunt inkijken en vragen van mensen die een mail hebben gekregen kunt beantwoorden. Gebruikt u hiervoor een algemeen info mailadres, waar u zelf geen toegang tot heeft, is het niet gemakkelijk om ervoor te zorgen dat vragen goed worden beantwoord. U kunt dan beter een ander mailadres gebruiken. Bij Onderwerp kan het onderwerp worden ingevuld dat de ontvanger van de ziet als onderwerp van de . In het tekstvak kunt u uw uitnodigingsmail opstellen. Daarbij kunt u gebruikmaken van de tekstcodes en mogelijkheden voor tekstopmaak die onder het tekstvak gegeven worden. Klikt 35

36 u daarvoor op een code. In het tekstvak kunt u de code op de gewenste plaats plakken via rechtermuisknop en plakken of via Ctrl+V. Bij het versturen van de mail zorgt het systeem ervoor dat de code wordt vervangen door de juiste tekst. Bijvoorbeeld de naam van de ontvanger of de titel van de vragenlijst. #NAME# Hier komt de naam van de ontvanger. Wanneer u de naam van de ontvanger(s) niet heeft, kunt u deze code weghalen en bijvoorbeeld vervangen door Geachte heer/mevrouw. # # Dit is het adres van de ontvanger. #TITLE# Met deze code wordt automatisch de naam van de vragenlijst toegevoegd. #URL# Deze code zorgt ervoor dat iedereen die een uitnodiging ontvangt, een persoonlijke link om de vragenlijst in te vullen krijgt toegestuurd. Met behulp van deze link is het mogelijk om na te gaan of iemand de vragenlijst heeft ingevuld. Dit kunt u volgen in het scherm met ontvangers (zie hoofdstuk 3.1.2). Met deze code krijgen de ontvanger de volledige linknaam in beeld. Dit is een lange naam, met allerlei cijfertjes en letters #LINK# Bij gebruik van deze code krijgen de deelnemers ook een persoonlijke link. Ze krijgen echter niet de code in beeld, maar kunnen klikken op de tekst start met invullen. Dat ziet er mooier uit in de mail en roept minder verwarring op in vergelijking met de volledige linknaam. Nadeel is dat als de link niet werkt, het niet mogelijk is om de code zelf te knippen en plakken in een browser. Als u een met opmaak (HTML) opstelt, kunt u ook nog gebruik maken van de volgende codes: - [LINK= Naam ]URL[/LINK]. In deze code kunt u Naam vervangen door de naam van de link in het bericht (dus dat wat de ontvanger te zien krijgt in de ). De term URL moet u vervangen door de volledige URL waarnaar de ontvanger wordt verwezen, dus inclusief - [B]Dikgedrukte tekst[/b] en [I]Schuingedrukte tekst[i]. De tekst die u in plaats van Dikgebruikte tekst of Schuingedrukte tekst plaatst, zal in de dikgedrukt dan wel schuingedrukt getoond worden. BELANGRIJK: De tekst in het tekstvak kunt u naar wens aanpassen. Zorg er wel voor dat u altijd een persoonnlijke link naar de vragenlijst heeft opgenomen. Dus #URL# of #LINK# moet te vinden zijn in de tekst. Is de uitnodiging naar wens opgesteld? Klik dan op Opslaan in de rechterkolom. In het scherm waar u dan naar terugkeert, ziet u in de kolom onder Naam batch uw net aangemaakte groep ontvangers staan. 36

37 Wijzigen van de eigenschappen van een uitnodigingsmail Wilt u wijzigingen aanbrengen in een uitnodigingsmail? Dubbelklik dan op de naam van de batch waarvan u de wilt wijzigen of klik op de naam van de batch en dan op Eigenschappen in de rechterkolom. Testen van een uitnodigingsmail U kunt de uitnodigingsmail testen via de knop Testen aan de rechterkant van het scherm. Deze optie wordt zwart en aanklikbaar als op de naam van de batch klikt. U kunt zelf kiezen naar welk e- mailadres u de test wilt sturen. Het is belangrijk om altijd een mail te testen voordat u deze uitstuurt! Wanneer u als afzendadres uw eigen mailadres heeft ingesteld. En ook wilt testen naar uw eigen mailadres, komt de mail niet altijd aan. Voor het testen is het dan belangrijk om ervoor te zorgen dat deze mailadressen niet hetzelfde zijn. Verander tijdelijk het afzendadres, of test de mail naar een ander mailadres. 37

38 3.1.2 Ontvangers invoeren Klik op de batch waaraan u een groep ontvangers wilt toevoegen. Klik dan op Ontvangers (0) in de rechterkolom. Het volgende scherm geeft aan dat er geen ontvangers aanwezig zijn. Via de knop Toevoegen in de rechterkolom kunt u ontvangers stuk voor stuk invoegen. Het is ook mogelijk om in één keer een heel bestand van adressen, desgewenst met namen, toe te voegen via de knop Importeren. 38

39 In het tekstvak kunt u adressen kopiëren (onder elkaar). U dient dit als volgt in te voeren, met één adres per regel: - Naam < adres> - of als u geen namen heeft: - < adres>. Het is mogelijk om alle adressen op deze manier in te typen. Wanneer u echter al een bestand heeft met adressen in bijvoorbeeld Word of Excel, kunt u deze adressen kopiëren en plakken in het importveld. Het is hierbij wel belangrijk om de adressen tussen <> te zetten en de naam of het ervoor. Lijst ontvangers geschikt maken om te importeren Zet in Word de lijst met de adressen, gescheiden door een alineamarkering. Bij een kopie van een lijst uit Excel kan de tabel worden geconverteerd naar een Word document, gescheiden door een alineamarkering. Via zoeken en vervangen kan de lijst in de juiste opmaak worden gezet. Zet bij zoeken naar (via optie meer en speciaal ) een alineamarkering (het teken hiervoor is ^p). Zet bij vervangen het volgende: >^p- < Door middel van alles vervangen worden nu de adressen tussen <> gezet en met een streepje ervoor. Wanneer u ook namen heeft gekoppeld aan de adressen, kunt u eerst de e- mailadressen in Word tussen <> zetten, dan weer samenvoegen in Excel met de namen en zorgen dat de namen vóór de adressen staan. Bij nogmaals kopiëren naar Word en converteren van de tabel, krijg je een bestand met op iedere regel een naam met het bijbehorende adres. De opmaak is belangrijk voor het goed importeren van de adressen! Kopieer nu de lijst met adressen in de juiste opmaak naar het scherm voor ontvangers. 39

40 U kunt eventueel het vinkje Ontvangers mogen de vragenlijst slechts één keer invullen inschakelen. Klik op Importeren in de rechterkolom. U keert dan terug naar het overzicht van uw ontvangersgroepen. Wanneer de opmaak goed was, ziet u nu achter Ontvangers geen 0 meer staan, maar het aantal adressen dat is geïmporteerd. 40

41 Klik op de groep ontvangers aan wie u de uitnodiging wilt versturen en klik dan op Verzending starten in de rechterkolom. In ditzelfde scherm kunt u zien hoeveel mensen er al gereageerd hebben en wat het responspercentage is. Via Ontvangers in de rechterkolom kunt u per ontvanger nagaan wanneer de verzonden is, of deze geopend is en of de vragenlijst ingevuld is. Eventueel kunt u in deze lijst ook ontvangers verwijderen. Klik daarvoor op de ontvanger die u wilt verwijderen en daarna op Verwijderen in de rechterkolom. Wilt u een hele groep ontvangers verwijderen? Klik dan in het scherm met ontvangersgroepen op de naam van de batch ontvangers die u wilt verwijderen en vervolgens op Verwijderen in de rechterkolom. Via de optie exporteren krijgt u het hele bestand met ontvangers als tekstbestand. U kunt deze lijst dan gemakkelijk gebruiken voor een andere vragenlijst of het versturen van een andere mailing (nieuwe batch). Met de optie exporteer onafgerond krijgt u een tekstbestand van de ontvangers die de vragenlijst niet hebben ingevuld. Ook dit bestand kunt u gebruiken voor een andere mailing of een andere vragenlijst Herhalingsmail Wanneer u een grote groep mensen een invitatie heeft gestuurd en nog niet iedereen heeft daarop gereageerd, dan kunt u een herhalingsmail uitsturen. Via het Introductiescherm en de Eigen bibliotheek kunt u de vragenlijst aanklikken waarvoor u een herhalingsmail wilt uitsturen. De optie Invitaties in de rechterkolom wordt dan donker en aanklikbaar. Klik op de naam van de groep ontvangers aan wie u een herhalingsmail wilt uitsturen. Klik dan op toevoegen in de rechterkolom. 41

42 Geef in het eerste veld een omschrijving voor de mail. Deze is alleen voor uzelf. Ontvangers krijgen deze omschrijving niet te zien. Klik dan op de pijl van het volgende veld (Verzenden naar) en geef aan welke groep mensen u een herhalingsmail wilt sturen. U kunt kiezen uit de volgende opties: Alle ontvangers in de batch (alle mensen die ook al eerder een mail hebben gekregen, onafhankelijk of ze hebben gereageerd) Alle ontvangers die de vragenlijst nog niet hebben geopend of afgerond (iedereen die nog geen vragenlijst heeft ingevuld) Alle ontvangers die de vragenlijst niet hebben geopend (de mensen die nog niet op de link van de vragenlijst hebben geklikt krijgen dan een mail). Alle ontvangers die de vragenlijst nog niet hebben afgerond (maar wel een keer hebben geopend). Alle ontvangers die de vragenlijst hebben ingevuld. Nadat u hier een keuze heeft gemaakt, kunt u de mail eronder invullen zoals u zelf wilt. U moet nu het veld met de persoonlijke link naar de vragenlijst zelf invullen (#URL# of #LINK#). Net als bij het opstellen van de eerste uitnodigingsmail kunt u ook bij het opstellen van de herhalingsmail gebruik maken van de tekstcodes die onder het tekstvak worden genoemd. Is de herinneringsmail naar wens opgesteld? Klik dan op Opslaan in de rechterkolom. U keert 42

43 vervolgens terug naar het scherm met ontvangersgroepen. De ontvangers voor een herhalingsmail worden door het systeem zelf geselecteerd op basis van de keuze die u heeft gemaakt. Wanneer u klikt op een groep ontvangers en vervolgens op Verzending starten in de rechterkolom, dan wordt de mail naar de geselecteerde groep verzonden. De respons naar aanleiding van de herhalingsmail wordt opgeteld bij het aantal en percentage van de oorspronkelijke mail. 3.2 Vragenlijst online zetten Wanneer de vragenlijst klaar is, kunt u die online op een website plaatsen. Hiervoor is het belangrijk om de link te gebruiken die is aangemaakt bij de Eigenschappen van de vragenlijst (zie hoofdstuk 2.1). U stelt bij de Eigenschappen de vragenlijst publiek toegankelijk door het aanmaken van een unieke linknaam: Het begin van de link staat vast. Daarachter kunt u iedere naam verzinnen die u wilt. Wanneer u een naam kiest die al eerder in het systeem is aangemaakt, krijgt u een melding dat u een andere naam moet kiezen. 43

44 Wanneer de linknaam ook wordt verspreid via bijvoorbeeld een elektronische nieuwsbrief, dan kan het goed zijn om een aparte landingspagina te maken voor de vragenlijst. De link die u dan verspreidt, is de link naar de landingspagina. Op deze landingspagina staat meer informatie over het onderzoek/de meldactie en is het mogelijk om de vragenlijst te starten. Dat kan er bijvoorbeeld als volgt uitzien: 3.3 Vragenlijst invullen via Spidox Respondenten kunnen de vragenlijsten invullen via internet. Het is echter ook mogelijk om via Spidox zelf de vragenlijst voor een respondent in te vullen. Dit is handig als u bijvoorbeeld de vragenlijst telefonisch bij iemand afneemt of als de vragenlijst door iemand op papier is ingevuld. Als u start in het Introductiescherm, kunt u daarvoor het volgende pad volgen: - Dubbelklik op Eigen bibliotheek (of klik op Eigen bibliotheek en dan op Starten in de rechterkolom) - Klik op de naam van de vragenlijst - Klik op de knop Uitvoeren in de rechterkolom De vragenlijst opent in een nieuw venster. Doorloop de vragenlijst en klik aan het einde van de vragenlijst op de knop Voltooien. U kunt het venster daarna weer afsluiten met het kruisje rechts bovenin het venster 44

45 4 RESULTATEN VAN INGEVULDE VRAGENLIJSTEN Als uw vragenlijst een aantal keer is ingevuld, kunt u op verschillende manieren de resultaten van de vragenlijst bekijken. 4.1 Resultaten beheren Bij het beheren van de resultaten gaat het om de vragenlijst op zich (het aantal ingevulde lijsten) en niet om de specifieke antwoorden die op de vragen zijn gegeven. - Dubbelklik op Eigen bibliotheek (of klik op Eigen bibliotheek en vervolgens op Starten in de rechterkolom) - Klik op de vragenlijst waarvan u de resultaten wilt beheren. Als er ingevulde vragenlijsten zijn, verschijnt in de rechterkolom de knop Resultaten, met daarachter tussen haakjes het aantal ingevulde vragenlijsten - Klik op Resultaten in de rechterkolom. In het overzicht dat u dan krijgt, ziet u van elke invulde vragenlijst de volgende informatie: - datum en tijdstip waarop de vragenlijst is voltooid - via welke manier de respondent de vragenlijst heeft ingevuld (via Internet, Invitatie of Spidox) - identiteit van de respondent (alleen indien bekend. Bij anonieme invulsessies blijft deze kolom dus leeg.) - hoe lang de respondent erover heeft gedaan om de vragenlijst in te vullen - het IP-adres waarvandaan de vragenlijst is ingevuld. Wilt u een ingevulde vragenlijst verwijderen, bijvoorbeeld omdat u die als test heeft ingevuld en niet wilt dat die vragenlijst in de resultaten mee wordt genomen? Klik dan in de resultatenlijst op de juiste vragenlijst en vervolgens op Verwijderen in de rechterkolom. 45