ONDERRICHTINGEN VOOR HET BIJHOUDEN VAN DE INFORMATIEGEGEVENS

Transcriptie

1 RIJKSREGISTER VAN DE NATUURLIJKE PERSONEN ONDERRICHTINGEN VOOR HET BIJHOUDEN VAN DE INFORMATIEGEGEVENS

2 ONDERRICHTINGEN VOOR HET BIJHOUDEN VAN DE INFORMATIEGEGEVENS IN HET RIJKSREGISTER van 1 december 2015 Wijzigingen ten opzichte van de versie van 15 februari 2015 IT Uitbreiding tekstzones IT 123 Wettelijke samenwoning: notariële overeenkomst niet meer in bevolkingsregister IT 003 Registratie van het inreisverbod IT 002 Annulatie code rechtvaardiging IT Plaats in het gezin (nr. 347) IT 110 Structuur onder nr. 286 A83 IT IT 113 IT 130 IT IT 110 IT 114 Wijzigingen ten opzichte van de versie van 1 oktober 2014 Collecte unieke structuur Beroeps-/Arbeidskaart: toevoeging codes Gewest Toevoeging codes Uitsluiting kiesrecht Nieuwe codes voor hoven en rechtbanken Afstamming - meemoederschap Afstamming in dalende lijn Wijzigingen ten opzichte van de versie van 1 juli 2014 IT206 Nieuwe code K2=06 : aan de grens (Dublin) IT013 Code 04 IT010 Nieuwe structuur + opmerking naamswijziging Collecte Nieuwe structuur + uitleg Wijzigingen ten opzichte van de versie van 1 oktober 2013 IT 153 Begraving in het buitenland (enkel Vlaanderen) IT 246 adres IT 124 Schijnhuwelijk (nieuw IT) IT 125 Schijn-wettelijke samenwoning (nieuw IT) IT 210/9 Inschrijving wachtregister (hoofdstuk 62) IT Rechtsbekwaamheid (toepassing vanaf 1 september 2014) IT 013 Code 4 IT 191 Rijbewijzen IT 123 Beëindiging code 6 Nr. 169 B Suppressie IT 031 Code 33 - opmerking

3 INLEIDING AFKORTINGEN EN SYMBOLEN I. AFKORTINGEN M.B. Ministerieel besluit K.B. Koninklijk besluit KWB Kieswetboek B.S. Belgisch Staatsblad W. Wet A.O. Algemene onderrichtingen M.O. Ministeriële omzendbrief N.I.S. Nationaal Instituut voor de Statistiek B.W. Burgerlijk Wetboek IT Informatietype OC Operatiecode D Dienstcode R-kaart Door het Rijksregister opgestelde steekkaart ten behoeve van de gemeente, of in het on-line systeem gedrukte steekkaart op het eindstation van de gemeente. FOD Federale Overheidsdienst II. SYMBOLEN In de structuren van de informatietypes kunnen de volgende symbolen voorkomen: blanco of spatie, d.w.z. geen informatie; N numeriek teken, de cijfers van 0 tot 9; A letterteken, te weten de hoofd- en kleine letters evenals de blanco of spatie; X alfanumeriek teken, dat wil zeggen : lettertekens of cijfers; volgende speciale tekens:, komma. punt ; puntkomma : dubbelpunt / schuine streep ( open haakje ) gesloten haakje + plus - min - koppelteken * asterisk

4 III. INHOUD Omschrijving IT Nummers Deel 1 : Definities 1-17 Deel 2 : Algemene Werkwijze I. De Basisverzameling II. De collecte burgerlijke stand III. Bijwerking van de informaties IV. Bijzondere structuren Deel 3 : De informaties Hoofdstuk 1 Het identificatienummer van de natuurlijke personen Hoofdstuk 2 Referentiedossier Hoofdstuk 3 Geslachtsverandering Hoofdstuk 4 Familienaam en voornamen, adellijke titel De zich noemende d Hoofdstuk 5 Gemeente van verblijf Adres Hoofdstuk Hoofdstuk 7 Aangifte van aanvraag tot inschrijving Hoofdstuk 8 Bepaling van de hoofdverblijfplaats Hoofdstuk 9 Plaats van herkomst Hoofdstuk 10 Tijdelijke aanwezigheid

5 Hoofdstuk 11 Recht op terugkeer Hoofdstuk 12 Referentieadres Hoofdstuk 13 Wettelijke woonplaats Hoofdstuk 14 Voorlopige inschrijving Hoofdstuk 15 Geboorteplaats Hoofdstuk 16 Geboortedatum (aangegeven) Hoofdstuk 17 Afstamming Hoofdstuk 17 bis Afstamming in dalende lijn Hoofdstuk 18 Statuut van de persoon die vertegenwoordigd (bijgestaan) wordt Hoofdstuk 19 Persoon die vertegenwoordigt of bijstaat Hoofdstuk 19bis I. IT 111 Juridisch statuut van de persoon II. IT 113 De naam, de voornaam en het adres van de bewindvoerder over de goederen of van de persoon van wie melding wordt gemaakt in de in artikel 1249, eerste lid, van het Gerechtelijk Wetboek bedoelde beslissing III. IT 113 Voor niet-ontvoogde minderjarigen: de identiteit van de voogd (en de toeziende voogd) of van de pleegvoogd. Hoofdstuk 20 Burgerlijke staat Model 7ter: notificatie van een huwelijk Akten van bekendheid Nietigverklaring van akten Hoofdstuk 21 Geboorteplaats van de echtgenoot

6 Hoofdstuk 22 Contract (huwelijks- en vermogensrechtelijk) Hoofdstuk 23 Wettelijke samenwoning Hoofdstuk 24 Overlijden (de plaats en datum van het overlijden) Gerechtelijke beslissing tot verklaring van overlijden Model 7bis: notificatie van een overlijden Hoofdstuk 25 Beslissing tot verklaring van afwezigheid Hoofdstuk 26 Samenstelling van het gezin Hoofdstuk 27 Beroep Hoofdstuk 28 De pensioenbrevetten Hoofdstuk 29 Speciale pensioenbrevetten Militie Hoofdstuk Hoofdstuk 31 Nationaliteit Hoofdstuk 31bis Meervoudige nationaliteit Hoofdstuk 32 De kiesgegevens Hoofdstuk 33 Kiesgegevens vreemde onderdanen Hoofdstuk 34 Stemrecht Belgen in buitenland Hoofdstuk 35 Leurderskaart

7 Hoofdstuk 36 Informaties betreffende vreemdelingen Hoofdstuk 37 Vermelding van het register Hoofdstuk 38 Rijbewijs Hoofdstuk 39 Identiteitsbewijs Hoofdstuk 40 Sociale Zekerheidskaart Hoofdstuk 41 Paspoort (Belg) Hoofdstuk 42 Boek- en bladnummer Hoofdstuk 43 Gemeentelijke informatie Hoofdstuk 44 Erkenning van titel Hoofdstuk 45 Bijzondere informatie (vreemdelingen) Hoofdstuk 46 Wachtregister Hoofdstuk 47 Niet mededeelbaar adres Hoofdstuk 48 Collectedatum Hoofdstuk 49 Datum laatste bijwerking Hoofdstuk 50 Codificatie van openbare wegen Hoofdstuk 51 Transplantatie van organen

8 Hoofdstuk 52 Informatie schenking van organen Hoofdstuk 53 Wijze van teraardebestelling Hoofdstuk 54 Aangegeven adres (wachtregister) Hoofdstuk 55 Bestaan van het identiteits- en handtekeningsertificaat Hoofdstuk 56 Wijze van lijkbezorging en rituelen Hoofdstuk 57 Informatie van het register van afgevoerden van de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid Hoofdstuk 58 Datum bijwerking hoofdverblijfplaats Hoofdstuk 59 Verwijzing geannuleerd dossier Hoofdstuk 60 Schijnhuwelijk Hoofdstuk 61 Schijn-wettelijke samenwoning Hoofdstuk 62 De inschrijving in het wachtregister van de vreemdelingen die niet beschikken over een identificatienummer van het Rijksregister en die in het huwelijk willen treden of een verklaring van wettelijke samenwoning willen afleggen IV. BIJLAGEN 1. Formulier A Lijst van de informatietypes. 3. Lijst van de transactiecodes. 4. Lijst van de verwerpingscodes

9 DEEL 1 DEFINITIES

10 DEFINITIES 1. Het bijhouden van de informatiegegevens kan onder verschillende vormen gebeuren. Werkelijke wijzigingen 2. In de loop van zijn bestaan kunnen wijzigingen optreden in bepaalde elementen van de staat, de rechten of de gezinstoestand van een persoon (bijvoorbeeld: een ongehuwde trouwt, de opeenvolgende adresveranderingen,...). Deze werkelijke wijzigingen worden bij conventie bijwerkingen genoemd. 3. Daarnaast kunnen een aantal wijzigingen optreden die even reëel zijn, maar die geen aanleiding geven tot het vervallen van een oude informatie; zij leiden zonder meer tot de suppressie van de oude informatie. Dit is bijvoorbeeld het geval voor een vreemdeling die de Belgische nationaliteit verkrijgt: deze wijziging geeft onder meer aanleiding tot de suppressie van de informatie "nummer van de Dienst Vreemdelingenzaken". Verkeerde informaties 4. Naast de werkelijke wijzigingen, die we bijwerkingen of suppressies noemen, is er een ander aspect. Dit betreft de vergissingen die gemaakt werden bij het invoeren van de informatie in het Rijksregister. In dit geval spreken we van een verbetering of een annulatie. 5. Men spreekt van verbetering wanneer een verkeerde informatie vervangen wordt door de juiste. Bijvoorbeeld een vergissing (fout) in een of ander nummer (identiteitskaart, beroepskaart) of in een ander gegeven (verkeerde burgerlijke staat, verkeerde naam, enz...). 6. Wanneer een informatietype werd doorgegeven voor een persoon op wie het geen betrekking heeft, dan moet er een annulatie (vernietiging) gebeuren. Bv. per vergissing een adellijke titel vermelden voor een persoon die geen titel draagt. 7. Sommige vergissingen kunnen, zonder meer, de annulatie van een volledig dossier tot gevolg hebben. Dit zal het geval zijn wanneer de vergissing betrekking heeft op het geslacht of op de geboortedatum. Deze twee informaties vormen inderdaad de basis voor het toekennen van het identificatienummer van de natuurlijke personen. 8. Men moet er op letten in bepaalde gevallen de bovenstaande begrippen niet te verwarren. Zo is een wijziging van de familienaam, die volgt uit een rechtzetting van de naam uitgaande van het gerecht of van de administratie, een werkelijke wijziging, dus een bijwerking. Iets helemaal anders is de verbetering van een fout die gemaakt werd bij de registratie van een naam in het Rijksregister. Verrijkingen 9. Het opslaan van de informaties in het Rijksregister kan in verschillende fasen uitgevoerd worden. Indien de eerste inzameling alleen basisgegevens bevat die tot doel hebben een identificatienummer van een natuurlijke persoon toe te kennen, dan volgen daarop verschillende fasen (hun aantal hangt af van de werkregeling in de gemeenteadministratie), waarin nieuwe informatietypes aan het dossier worden toegevoegd, totdat ten slotte de volledige inhoud van de bevolkingsregisters is overgenomen. Deze toevoegingen worden bij conventie verrijkingen genoemd.

11 10. Deze verrijkingen kunnen op hun beurt twee aspecten vertonen. Ten eerste kan een nieuw informatietype (bv. de samenstelling van het gezin) opgenomen worden met de gegevens van de dag waarop het zich voordoet. Ten tweede kunnen oudere gegevens die door de tijd achterhaald zijn, toegevoegd worden. In dit geval spreekt men van verrijking van historische informatie. 11. Men mag inderdaad niet vergeten dat informatie die in het Rijksregister opgenomen is, niet wordt uitgewist wanneer zij achterhaald of gesupprimeerd is. Op ieder moment kan het Rijksregister dus een overzicht geven van de informaties die voor een bepaalde persoon werden opgenomen. De verbeterde of geannuleerde informaties zullen, tot nader order, uitgewist worden. Wijzigingen met autogeneratie. 12. De wijziging van een informatie met betrekking tot één persoon kan een weerslag hebben op andere personen. Zo bv., wanneer een gehuwd man overlijdt, wordt zijn echtgenote weduwe, en vaak referentiepersoon. Binnen bepaalde perken kan de computer verscheidene wijzigingen aanbrengen uitgaande van één enkele. Indien een bepaald dossier niet kan bijgewerkt worden met autogeneratie levert dit een verwerping op. Deze verwerping ziet er als volgt uit: AUTO NOK + NN (= identificatienummer van betrokken dossier). De nodige zorgvuldigheid moet aan de dag gelegd worden bij het inbrengen van informatiegegevens die een autogeneratie veroorzaken in het dossier van de partner. Bij het verschijnen van de voormelde verwerping moet in ieder geval het betrokken dossier nagekeken en verbeterd worden. Opmerkingen. 13. De automatische informatieverwerking vereist van de gebruiker een strikte opvolging van de voorgeschreven regels. De computer werkt immers volgens een streng programma en past geen enkele fout aan. Wanneer het een grove vergissing betreft (onmogelijke geboortedatum) wordt de informatie verworpen. Indien dit niet het geval is, wordt zij aanvaard. De vergissing zal maar ontdekt worden na de behandeling en het drukken van het document van de bijwerking. Een nieuwe cyclus zal nodig zijn voor de verbetering. 14. Het regelmatig bijhouden van de informatiegegevens is van levensbelang voor de goede werking van het systeem. Het is nodig dat deze werkzaamheden ingeschakeld worden in de organisatie van de dienst die belast is met het bijhouden van de bevolkingsregisters zodat elke wijziging aangaande een persoon onmiddellijk aan het Rijksregister meegedeeld wordt. 15. De wijzigingen door middel van teleprocessing. Het doorgeven gebeurt in code (altijd in geval van teleprocessing) of voluit geschreven. In dit laatste geval zal het Rijksregister of een regionaal centrum voor de codering zorgen. Het is wenselijk dat de codering, in de mate van het mogelijke, in de gemeente zelf gebeurt, dit om een opeenhoping van vergissingen te vermijden bij het voluit overschrijven en bij het omzetten in code-vorm daarna. De gemeente blijft echter vrij in de keuze van de methode.

12

13 Samenvatting. 16. Het bijhouden van de informatie gebeurt op de volgende manieren : a. de informatie komt niet voor in het dossier. (1) omdat ze nog niet werd opgenomen : - verrijking (een bestaand feit) - verrijking van historische informatie (achterhaald feit). (2) omdat het feit nieuw is : - verrijking (bv. overlijden). b. de bestaande informatie is achterhaald. (1) zij wordt op haar vervaldatum vervangen door een nieuwe informatie van dezelfde aard = bijwerking. (2) zij wordt op haar vervaldatum niet vervangen door een nieuwe informatie van dezelfde aard = suppressie. c. de bestaande informatie is foutief. (1) zij wordt vervangen door de juiste informatie = verbetering of verbetering in historiek (correctie). (2) zij wordt niet vervangen door de juiste informatie = annulatie (vernietiging). 17. In het volgende deel wordt beschreven welke algemene werkwijze men dient te volgen voor het bijhouden van de informaties. Hierin komen noodzakelijk de volgende elementen voor : a. identificatie van het te wijzigen dossier. b. over welke aard van bijhouding, m.a.w. van operatie gaat het? c. welke informatie moet er gewijzigd worden? (informatietype). d. op welke datum wordt deze wijziging van kracht? e. ten slotte, de wijziging zelf Reserve.

14 DEEL 2 ALGEMENE WERKWIJZE

15 I. Basisverzameling of collecte door de bevolkingsdienst. 25. Basisverzameling van een dossier Ieder persoon moet een enig identificatienummer bezitten. Dit nummer wordt het identificatienummer van het Rijksregister van de natuurlijke personen, of het nationaal nummer, genoemd. Het wordt toegekend na het invoeren van de basisgegevens. De basisverzameling, of collecte, van een dossier kan ingevoerd worden aan de hand van het formulier A.83 (zie hierna). De collecte wordt meestal door middel van teleprocessing uitgevoerd, met gebruikmaking van transactiecode 98. De structuur van de basisverzameling die door een terminal wordt verstuurd ziet er als volgt uit: PARAMETERS VAN DE SLEUTEL TC COLLECTE (formulier A.83) N N N N N N N Bij aanvaarding van de basisverzameling ontvangt men als antwoord: COLL OK I.N. gevolgd door het toegekende Rijksregisternummer. 26. Na het invoeren van de basisverzameling wordt het Rijksregisternummer in het bestand van de natuurlijke personen toegekend. Met het oog op de toekenning van een Rijksregisternummer worden de informatiegegevens van de naam, de voornamen, de geboortedatum en het geslacht van de nieuwe persoon vergeleken met de dossiers van de personen die reeds geregistreerd werden in het Rijksregister. Als de informatiegegevens dezelfde zijn, wordt de collecte niet aanvaard. 27. Alle vakken van moeten worden ingevuld, eventueel met nullen. Voor deel II (facultatief gedeelte) geldt deze verplichting enkel als één van de informaties na vak 83 verschillend is van nul. Vooraleer de persoonsgegevens in te brengen is het nuttig een fonetische ondervraging te doen, om na te gaan of aan deze persoon reeds een identificatienummer werd toegekend. Opmerking: de collecte mag niet worden uitgevoerd voor de kinderen van asielzoekers aangezien enkel de Dienst Vreemdelingenzaken bevoegd is voor de inzameling in het wachtregister. Indien bij de invoering van een collecte burgerlijke stand blijkt dat één van de ouders van het kind is ingeschreven in het wachtregister wordt de volgende foutboodschap weergegeven: Deze collecte mag enkel door DVZ worden uitgevoerd, de ouders staan vermeld in het wachtregister. De nodige documenten moeten bezorgd worden aan de Dienst Vreemdelingenzaken, Directie ASIEL, t.a.v. de heer Patrick VANDENBRANDE, Antwerpsesteenweg 59 B te 1000 Brussel (fax: ).

16

17 BASISVERZAMELING NATUURLIJKE PERSOON Rijksregister Park Atrium Koloniënstraat BRUSSEL A.83 C C NIS-code Gemeente 0 1 I. Structuur COLLECTE A Geboortedatum B Code geslacht-nationaliteit C.1 Een enkele naamgroep FAMILIENAAM VOORNAMEN (max. 15 codes) Naamcode(s) * * Voornaamcode(s) * * * * C.2 Twee naamgroepen FAMILIENAAM VOORNAMEN (max. 15 codes) Naamcode(s) groep 1 * Naamcode(s) groep 2 * Voornaamcode(s) * * * * D Inschrijvingsdatum E Nationaliteit F Adres Datum Postcode Straatcode Huisnummer II. Collecte : facultatief gedeelte Adres - Index Boek - blad Adellijke titel III. Structuur Bijwerking : * * 100/0/DDMMJJJJ/*/NNNNN/NIS-code of plaats en landencode (NNN) * * 101/0/NN * * 110/0/DDMMJJJJ/Structu(u)r(en) ad hoc volgens type van afstamming één of twee informaties [* * 205/N/N] [* * 210/N/N] [ ] = facultatief

18 Het formulier wordt als volgt ingevuld : - Vakken bovenaan : C - C : code 01 NIS-code Gemeente : Het Nationaal Instituut voor de Statistiek (NIS) heeft een cijfercode opgesteld, waardoor iedere gemeente als volgt wordt geïdentificeerd : 1 ste cijfer : provinciecode; 2 de cijfer : arrondissementscode binnen een bepaalde provincie; 3 de, 4 de en 5 de cijfer : gemeentecode binnen een bepaald arrondissement. - Structuur van de basisverzameling : A. Geboortedatum : DD MM JJJJ. De groep JJJJ duidt de eeuw en het jaartal aan. B. Geslacht en nationaliteit : Voor ééntalige gemeenten worden volgende codes gebruikt : 1 : Belgische man (franstalig) 2 : Belgische vrouw (franstalig) 3 : man van vreemde nationaliteit (franst.) 4 : vrouw van vreemde nationaliteit (franst.) 5 : Belgische man (nederlandstalig) 6 : Belgische vrouw (nederlandstalig) 7 : man van vreemde nationaliteit (nederl.) 8 : vrouw van vreemde nationaliteit (nederl.). Voor gemeenten van het type B1 of F1 gebruikt men de codes 1, 2, 3 of 4 om een persoon in het Frans in te schrijven; de codes 5, 6, 7 of 8 gebruikt men om een persoon in het Nederlands in te schrijven. Voor gemeenten van het type D2 worden de codes 5, 6, 7 of 8 gebruikt om een persoon in het Duits in te schrijven. C. Naam- en voornaamcodes C.1 Eén naamgroep : De familienaam en de voornamen moeten in code opgenomen worden (maximaal 15 codes). Achtereenvolgens de codes invullen die overeenstemmen met de bestanddelen van de naam en de voornamen. De codes bevatten steeds 6 cijfers of 1 letter en 5 cijfers. Ze kunnen bekomen worden met de transactie 02. Een voornaamcode mag niet voorafgaan aan een naamcode. C.2 Dubbele naam In de terminologie van het Rijksregister zal de dubbele naam die wordt toegekend met toepassing van de wet van 8 mei 2014 tot wijziging van het Burgerlijk Wetboek met het oog op de invoering van de gelijkheid tussen mannen en vrouwen bij de wijze van naamsoverdracht aan het kind en aan de geadopteerde (B.S. van 26 mei 2014) voortaan aangeduid worden als naamgroep.

19 De familienaam wordt eerst vermeld en de twee delen van de naam zijn door één enkele spatie gescheiden. Deze dubbele naam moet worden ingevoerd op basis van de bestaande naamcodes. Er mogen geen nieuwe naamcodes worden toegekend voor de dubbele naam als geheel. Voor een koppelteken tussen twee namen wordt de code gebruikt; een koppelteken tussen twee voornamen wordt weergegeven met de code De datum van deze informatie zal steeds de geboortedatum zijn. Daarom is de persoon te registreren met zijn naam op dat ogenblik. D. Inschrijvingsdatum : DD MM JJJJ. De inschrijvingsdatum mag nooit voor de geboortedatum liggen. E. Nationaliteit : Deze informatie is verplicht. Er moet overeenstemming zijn met de code in vak B. Voor Belgen is de code 150. F. Adres : Dit veld bestaat uit 5 subvelden : - de eerste 8 posities bevatten de datum van de informatie: DD MM JJJJ. Indien deze gelijk is aan de inschrijvingsdatum mag hij door nullen vervangen worden; - het postnummer in 4 cijfers ; - de straatcode in 4 cijfers ; - het huisnummer in 4 cijfers. Het nummer 31 wordt ingegeven als 0031; - het indexnummer. Dit veld is facultatief. Het bestaat uit een grafiek van cijfers, letters of speciale tekens. Een appartementsnummer is toegelaten. Boek- en bladnummer : De eerste 3 cijfers zijn in principe die van het boek, en de 4 volgende die van het blad. De cijfers moeten vanaf de rechterkant ingevuld worden voor het nummer van het boek en voor het bladnummer, eventueel aan te vullen met nullen links van het boek- of bladnummer. Deze zone mag enkel cijfers bevatten. Indien deze informatie opgenomen is in het gedeelte "collecte" mag een informatie van dit type niet voorkomen in het gedeelte "bijwerking". Voorbeeld : boek 12 blad 202 wordt ingevoerd als Adellijke titel : Facultatief veld bestaande uit twee posities voor de code van de adellijke titel (zie nr. 142). - Structuur bijwerking: De informatietypes 100 (geboorteplaats), 101 (geboortedatum) en 210 (register van inschrijving) moeten eveneens verplicht worden opgenomen in de collecte.

20 II. Bijwerking van de informaties. 32. De computer gaat systematisch na of er overeenstemming bestaat tussen de identificatiegegevens die worden ingevoerd bij de transacties met betrekking tot het bijhouden van de informaties en de inhoud van het betrokken dossier in het Rijksregister. Als er geen overeenstemming is, volgt een verwerping. 33. De volgende gevallen kunnen aanleiding geven tot een verwerping : - een foutief identificatienummer; - alleen de gemeente waar de inwoner is ingeschreven, mag het dossier wijzigen. Hierop zijn twee uitzonderingen. In het geval van autogeneratie kan de wijziging van het dossier van een inwoner uit gemeente A een wijziging teweegbrengen in het dossier van een inwoner uit gemeente B. Bovendien kunnen de gemeenten die via terminal met het Rijksregister verbonden zijn, onder bepaalde voorwaarden, de informatie 001 in historiek bijwerken, ter gelegenheid van de inschrijving van een inwoner in de gemeente. - een tegenstrijdigheid van andere elementen; dit kan te wijten zijn aan een vergissing bij het overschrijven of aan de aard van de gegevens die reeds opgenomen zijn in het dossier. 34. Algemene structuur voor het bijhouden van de informatiegegevens. De algemene structuur voor het bijwerken van gegevens er als volgt uit : SLEUTEL TC IDENTIFICATIENUMMER PARAMETERS BIJWERKING N N N N N N N N N N N N N N N N N N N N VAST GEDEELTE VOOR IEDERE TRANSACTIE VARIABEL GEDEELTE sleutel: moet beschouwd worden als het paswoord dat bij iedere transactie moet meegestuurd worden. In het terminal-protocol bestaat de sleutel uit 7 cijfers: de eerste vier veranderen maandelijks; het getal van de laatste drie cijfers moet, enkele gevallen uitgezonderd, na elke transactie met één vermeerderd worden. tc: transactiecode 97 of 99. Na een bijwerking met code 97 antwoordt het Rijksregister met een korte ontvangstmel ding. Een bijwerking met code 99 geeft aanleiding tot het versturen van een nieuwe bevolkingskaart. identificatienummer: moet worden ingebracht in 11 cijfers. parameters: dit veld bevat de eigenlijke bijwerking. De structuren verschillen naargelang het informatietype dat moet bijgewerkt worden. Zij worden uitvoerig beschreven in Deel 3: De informaties.

21 De algemene structuur voor de eigenlijke bijwerking ziet er als volgt uit: OC IT D DATUM I D D M M J J J J - operatiecode (2 cijfers) (O.C.) - informatietype (3 cijfers) (I.T.) - dienstcode (1 cijfer) (D) - datum van de informatie (8 cijfers DD MM JJJJ) (DATUM) - eigenlijke informatie (veranderlijke lengte) (I) OPMERKINGEN : In sommige gevallen kan van de algemene structuur voor de bijwerking worden afgeweken. Als gevolg van de aanpassing van de programma s aan het jaar 2000 moet er rekening gehouden worden met het volgende: Iedere datum wordt uitgedrukt in acht cijfers, in volgend formaat: de dag in 2 cijfers, gevolgd door de maand in 2 cijfers en het jaartal in 4 cijfers (DDMMJJJJ). De NIS-code die volgt op het identificatienummer mag niet meer ingebracht worden. De zone, bij het opstarten van het Rijksregister, voorzien om tienmaal het cijfer 0 in te voeren na de NIS-code van de gemeente van beheer, is niet meer toegelaten. De parameters van iedere bijwerking mogen door een gelijkheidsteken van elkaar gescheiden worden. In dezelfde transactie kunnen maximaal 3 bijwerkingen tegelijkertijd verzonden worden. In dat geval moeten zij gescheiden worden door een specifiek teken, afhankelijk van het type terminal. Het is niet toegelaten meervoudige bijwerkingen uit te voeren van de informatietypes 110, 120 en 141. Er kunnen zich eveneens moeilijkheden voordoen bij het gelijktijdig inbrengen van informaties 120 of 141 met andere informatietypes die ook aanleiding kunnen geven tot autogeneratie (001 en 020 met dienstcode 3).

22 35. Operatiecodes a. Algemene codes. 10 bijwerking of verrijking 11 verbetering of verbetering in historiek 12 suppressie 13 annulatie of annulatie van informatie in historiek 17 invoering van informatie in historiek of verrijking van historiek b. Bijzondere codes. 14 aanduiding van de gebruikelijke voornaam 15 bijwerking informatiegegevens KSZ (IT ) 16 toevoeging koppelteken 19 toevoeging of verwijdering van de fusie van twee gemeenten 20 verbetering van een datum 21 toevoeging van voornamen 23 hernummering van de woningen 25 verbetering of toevoeging van een aktenummer van de burgerlijke staat. De structuur van de datums wordt behouden in het binair dossier. 36. Informatietypes (I.T.). a. Elk informatietype heeft een eigen codenummer bestaande uit 3 cijfers. Deel 3 behandelt de te volgen werkwijze voor elk informatietype. b. Een lijst van de verschillende informatietypes met het overeenstemmend codenummer is toegevoegd als bijlage 2. Voorbeeld : informatie " adres " : I.T. 020.

23 37. Dienstcodes (D). a. In principe is de dienstcode 0 (nul) d.w.z. een bewerking volgens het gewoon programma. b. De code 1 wordt gebruikt om verschillende feiten in te voeren die dezelfde dag hebben plaatsgehad. Bijvoorbeeld: om in de informatie 120 twee informaties met betrekking tot de burgerlijke staat, zoals een huwelijk en een weduwschap op dezelfde dag, in te voeren. c. De code 2 wordt gebruikt om een informatie in historiek te kunnen verbeteren. d. De code 3 kan gebruikt worden in de informaties 001 en 020 voor de gezamenlijke wijziging van de hoofdverblijfplaats van een gezin, en voor het invoeren van een fusie van 2 gemeenten. e. De code 4 moet gebruikt worden in de informatietypes 120 en 121 wanneer een echtgenoot jonger is dan de voor het aangaan van een huwelijk wettelijk toegelaten leeftijd. Deze code kan eveneens gebruikt worden voor het verwijderen van een fusie van 2 gemeenten. f. De code 5 wordt gebruikt bij code 01 van het pensioenbrevet (IT 073) indien het jaar en de maand van het brevetnummer niet gelijk zijn aan deze van het identificatienummer. g. De dienstcode 7 wordt gebruikt in de verkorte structuur voor het invoeren van het IT 132 (stemrecht Belgen in het buitenland). h. De dienstcodes 8 en 9 kunnen niet meer gebruikt worden. De dienstcode 9 werd vervangen door dienstcode Datum a. De datum is, in principe, steeds de datum van het feit dat aan de oorzaak ligt van de bijwerking, bijvoorbeeld: de datum van inschrijving in de gemeente, de datum van het huwelijk, de datum van aangifte van het beroep. b. De datum wordt in 8 cijfers geschreven : = 2 juni c. Is de datum onbekend en betreft het een andere informatie dan de burgerlijke staat, dan kan men de datum vermelden waarop de gemeente kennis genomen heeft van het feit of die van de dag na de volkstelling in de loop waarvan het feit ter kennis werd gebracht. d. Burgerlijke staat: wanneer de datum onbekend is dan mag het jaar waarin het feit zich vermoedelijk heeft voorgedaan bij benadering opgetekend worden. De datum heeft natuurlijk geen enkele waarde. Deze werkwijze mag slechts uitzonderlijk worden toegepast, gelet op de mogelijke risico s voor informatie in historiek (huwelijk en echtscheiding in een jaar bij benadering).

24 e. In bepaalde gevallen is het mogelijk dat twee feiten zich voordoen op dezelfde dag. Voorbeeld : in het I.T. 120: huwelijk en weduwschap dezelfde dag; in het I.T. 110: erkenning dezelfde dag als een andere vorm van afstamming. Alleen in die gevallen zullen twee opeenvolgende bijwerkingen met dezelfde datum aanvaard worden. f. De te vermelden datum bij een verbetering (OC 11) is die waarop het feit uitwerking heeft, en niet de datum waarop de verbetering wordt aangebracht. g. De te vermelden datum bij een suppressie (OC 12) is die waarop de informatie is gesupprimeerd. h. De te vermelden datum bij een annulatie of annulatie van een historisch feit (OC 13) is die waarop de informatie is geannuleerd.

25 III. Bijzondere structuren. 39. Verbetering in historiek. OC I.T. D DATUM INFORMATIE 1 1 N N N 2 D D M M J J J J X X X X X X DATUM D D M M J J J J N.B. : - de dienstcode 2 is verplicht. - de tweede datum aan het einde van de structuur, zal de datum zijn van de informatie in historiek die moet verbeterd worden. - bij de verbetering van een datum in historiek, met de chronologische volgorde van de datums geëerbiedigd worden. 40. Suppressie, annulatie of annulatie in historiek. O.C. I.T. D DATUM D D M M J J J J N Cijfer van 1 tot 3 (eventueel) Er is geen informatie. De operatiecode is 12 (suppressie) of 13 (annulatie) naar gelang van het geval. In het geval van suppressie is de datum die waarop de informatie gesupprimeerd wordt. In geval van meerdere informaties van hetzelfde informatietype met dezelfde datum, kan een cijfer van 1 tot 3 toegevoegd worden aan het einde van de structuur, om de informatie aan te wijzen die moet geannuleerd worden; met het cijfer 1 de eerste, met het cijfer 2 de tweede, met het cijfer 3 de derde. Bij het I.T. 199 kan dit cijfer van 1 tot 9 gaan. In het geval van suppressie is de datum die waarop de informatie niet meer van kracht is. In het geval van annulatie of annulatie van historische informatie de datum van de te annuleren informatie vermelden. Er is een uitzondering voor de informatie 073 (pensioenbrevet), voor de informatie 074 (speciaal pensioenbrevet), en voor de informatie 140 (referentiepersoon van het gezin).

26 41. Aanduiding van de gebruikelijke voornaam. (zie nrs ) O.C I.T. D Code voornaam N Er is geen datum. De dienstcode is Toevoeging van een koppelteken. O.C I.T. D Code (voor)naam Er is geen datum. De informatie bevat de naamcode of de voornaamcode vóór dewelke een koppelteken moet ingelast worden. De dienstcode is Toevoeging of verwijdering van de fusie van twee gemeenten Toevoeging van de vermelding 'fusie" na de bijwerking van de informatie /001/3/DDMMJJJJ Verwijdering van de vermelding "fusie". 19/001/4/DDMMJJJJ 44. Verbetering van een datum O.C. I.T. D VORIGE DATUM NIEUWE DATUM D D M M J J J J D D M M J J J J De eerste datum is de te verbeteren verkeerde datum, de tweede datum is de juiste. Deze structuur mag niet gebruikt worden voor de informatie 005, 007, 008, 019, 027, 028, 030, 073, 074, 100, 101, 121, 122, 123, 131, 132, 140, 141, 150, 151, 152, 192, 199, 205, 206 en 252. De dienstcode is 0. Bij verbetering van een datum in historiek mag de logische opeenvolging der data niet verstoord worden. In dit geval overgaan tot annulatie (o.c. 13) en nieuwe bijwerking (o.c. 10 of 17).

27 45. Toevoeging van voornamen. O.C I.T. D VOORNAAMCODE VOORNAAMCODE VOORNAAMCODE VOORNAAMCODE Met deze structuur kan men maximum 4 voornamen toevoegen. De dienstcode is Hernummering van de woningen. O.C. I.T. D NUMMER INDEX (ev) Deze structuur bevat de operatiecode (23) I.T. 020 met dienstcode 0 het gewijzigd nummer de index (eventueel) Een nieuwe informatie 020 wordt toegevoegd, met dezelfde datum, hetzelfde postnummer en dezelfde straatcode als in de meest recente informatie van dat dossier maar met het huisnummer (en eventueel de index) dat op de operatiecode 23 volgt. Deze bijzondere bijwerking is slechts toegelaten indien het vermelde huisnummer (eventueel de index), verschilt van dat van de informatie in het dossier. Bij gebruik van O.C. 23 mag geen andere wijziging aangebracht worden aan I.T Verbetering of toevoeging van een aktenummer. O.C. I.T. D DATUM AKTE NR D D M M J J J J De datum is die van de informatie in het dossier waarvoor een aktenummer moet ingebracht worden. Het kan ook om een informatie in historiek gaan.

28 48. Bijzonder geval van de verbetering. a. De te vermelden datum bij een verbetering met O.C. 11 is die van de correcte informatie. b. De controle betreffende het recenter zijn, wordt toegepast met de O.C. 11 en 20. De verbetering van de datum van de informatie wordt vergeleken met de datum van de voorlaatste informatie die aanwezig is in het dossier voor dat informatietype. Deze controle bestaat voor alle informatietypes voor zover een historiek mogelijk is. 49. Wijzigingen met kettingreactie (autogeneratie). De wijziging van een informatie met betrekking tot één persoon kan gevolgen hebben op andere personen. Zo wordt bij het overlijden van een gehuwde man zijn echtgenote weduwe, en vaak wordt zij ook referentiepersoon. Binnen zekere perken kan de computer meerdere wijzigingen aanbrengen uitgaande van één enkele. Voorbeeld : de informatie "samenstelling van het gezin". Voor de referentiepersoon van het gezin bevat deze informatie de lijst van de personen die tot het gezin behoren. Voor elk van deze personen bevat de informatie "plaats in het gezin" de naam van de referentiepersoon van het gezin. De gemeentelijke overheid moet alleen de informatie "plaats in het gezin" meedelen voor elk gezinslid, behalve voor de referentiepersoon van het gezin. De computer maakt automatisch de informatie "samenstelling van het gezin" aan voor de referentiepersoon van het gezin (autogeneratie). 50. Structuur van het antwoord op iedere transactie of op iedere constructie. Alle datums worden afgedrukt in 8 cijfers (DDMMJJJJ). Het identificatienummer van het Rijksregister van de natuurlijke personen (zie Deel 3 Hoofdstuk 1) wordt afgedrukt in 11 cijfers, maar voor de jaren na 1999 wordt een gelijkheidsteken geplaatst tussen de geboortedatum en het reeksnummer. voorbeeld : = Ter herinnering, de identificatienummers voor de jaren 18xx en 19xx worden als volgt afgedrukt : JJMMDD*NNN-CC (18xx) asterisk tussen geboortedatum en reeksnummer. JJMMDD NNN-CC (19xx) Reserve.

29 DEEL 3 DE INFORMATIES

30 HOOFDSTUK 1 I.T. 000 IDENTIFICATIENUMMER 100. Samenstelling van het identificatienummer Ieder persoon dient een enig identificatienummer te bezitten. Het identificatienummer van het Rijksregister van de natuurlijke personen (ook nationaal nummer genoemd) wordt automatisch toegekend na het invoeren van de collecte. Het identificatienummer wordt weergegeven door het informatietype 000. Het identificatienummer bevat 11 cijfers, te weten : - een eerste groep van zes cijfers gevormd door de geboortedatum in de volgorde : jaar, maand, dag; - een tweede groep van drie cijfers, ter identificatie van de personen die op dezelfde dag geboren zijn. Dit reeksnummer is paar voor een vrouw en onpaar voor een man. Het wordt in de volgorde van de inschrijvingen toegekend, namelijk 001 tot 997 (man) en van 002 tot 998 (vrouw); - een derde groep van twee cijfers, die een controlegetal op grond van de 9 voorafgaande cijfers uitmaakt. Dit controlegetal wordt als volgt berekend : - het getal van negen cijfers, gevormd door de geboortedatum en het reeksnummer, delen door 97; - de rest van de deling aftrekken van 97. Het resultaat van de aftrekking vormt het controlegetal. Voorbeeld : man op 22 januari 1942 geboren.

31 101. Wijze van toekenning. Het identificatienummer wordt bij de verzameling van de basisgegevens voor een gegeven geslacht en geboortedatum automatisch toegekend. Vooraf zijn de informaties met betrekking tot de naam, de voornamen, de geboortedatum en het geslacht van de te registreren persoon reeds vergeleken met de bestaande inschrijvingen. Bij gelijkheid van deze informaties wordt de inschrijving niet aanvaard. Er valt op te merken dat deze vergelijking gedaan wordt voor een minimum aan informaties. Met andere woorden, is de te registreren persoon slechts met één voornaam opgenomen, dan zal de vergelijking slechts op één voornaam gebeuren. Omgekeerd, indien de persoon gecollecteerd wordt met minstens twee voornamen en indien in het Rijksregister reeds een persoon met één voornaam en met dezelfde karakteristieken voorkomt, zal de collecte eveneens geweigerd worden Bijzonder geval. Uitzonderlijk kan het gebeuren dat twee personen van hetzelfde geslacht, geboren op dezelfde dag, dezelfde naam en voornamen dragen. Na weigering tot inschrijving en na de vaststelling dat het wel degelijk om twee verschillende personen gaat, kan de gemeente de collecte aanvragen aan de hand van het formulier A. 83, ondertekend en voorzien van het gemeentezegel, aan de regionale afvaardiging van het Rijksregister Onvolledige geboortedatum. De onderrichtingen betreffende de collecte schrijven voor op welke wijze de personen, waarvan slechts het geboortejaar en de maand of zelfs enkel het jaar bekend zijn, moeten geregistreerd worden. Voorbeeld : Wanneer in dit geval, alle nummers van de reeks zijn opgebruikt, (van 001 tot 997 voor de mannen bijvoorbeeld) zal de computer als eerste groep een geboortedag geven gelijk aan 01 en herbegint bij de reeks met 001 : Voorbeeld : In voorkomend geval, zal het getal 02 voor de dag gebruikt worden, als de reeks met het getal 01 volledig uitgeput is, enzovoort. 103bis. Onbekende geboortedatum. Wanneer geen enkel gegeven van de geboortedatum bekend is, moet de fictieve datum of gebruikt worden.

32 104. Fout in het geslacht, de geboortedatum of de eeuw. Iedere fout in het geslacht of in de geboortedatum bij de collecte maakt het identificatienummer voor de betrokken persoon onbruikbaar. Het is dus noodzakelijk het dossier te annuleren vermits een verbetering van het identificatienummer niet mogelijk is, en de collecte opnieuw in te voeren. Bij een fout in het geslacht moet de collecte gebeuren door het Rijksregister De vernietiging van een identificatienummer kan enkel uitgevoerd worden door het hoofdbestuur van het Rijksregister. Bijgevolg moet de gemeente altijd een schriftelijke aanvraag tot vernietiging van een identificatienummer opsturen naar het hoofdbestuur van het Rijksregister, vergezeld van de nodige documenten (fotocopie geboorteakte paspoort enz.). Het identificatienummer van het Rijksregister van de natuurlijke personen en de overgang naar het jaar Het koninklijk besluit van 25 november 1997, gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad van 16 december 1997, wijzigt het koninklijk besluit van 3 april 1984 betreffende de samenstelling van het identificatienummer van de personen die ingeschreven zijn in het Rijksregister van de natuurlijke personen. Het besluit voorziet geen wijzigingen aan de eigenlijke structuur van het identificatienummer, dat blijft bestaan uit 11 cijfers. De voornaamste wijzigingen zijn de volgende : Het volgnummer van inschrijving herbegint bij 001 en 002 respectievelijk voor de mannen en de vrouwen geboren vanaf 1 januari Een toegekend identificatienummer kan niet hergebruikt worden. Voor de berekening van het controlegetal wordt het cijfer 2 geplaatst vóór de eerste negen cijfers van het identificatienummer van de personen geboren na Het volgnummer van inschrijving wordt hergebruikt. Het identificatienummer kan niet meer alleen bepaald worden door de eerste negen cijfers, aangezien het controlegetal berekend wordt op basis van de eeuw van de geboortedatum. Hieruit volgt dat de bestanden die het controlegetal ter identificatie niet bevatten, moeten aangepast worden door het controlegetal en de eeuw toe te voegen. Voor de dossiers 18xx en 19xx wordt het controlegetal uit dezelfde reeks getrokken. Voor de dossiers 20xx wordt het controlegetal uit een andere reeks getrokken Geen hergebruik van het identificatienummer. Er wordt niet meer voorzien in de recuperatie van identificatienummers.

33 109. Het identificatienummer blijft bestaan uit 11 cijfers. Het identificatienummer blijft bestaan uit 11 cijfers, maar voor het identificatienummer van personen, geboren vanaf 1 januari 2000, zal het cijfer 2 geregistreerd worden in de eerste halve byte van de zone waarin het identificatienummer is opgenomen. Deze procedure is van toepassing op alle informatietypes van het binair dossier behalve voor het eerste identificatienummer van het IT 110. In het IT 110 (afstamming) wordt de eerste halve byte, voor de 11 cijfers van het eerste identificatienummer, ingenomen door de code van de afstamming. Het is dus niet mogelijk om het cijfer 2 op te nemen. Om te kunnen vaststellen of het identificatienummer betrekking heeft op iemand die geboren is in 18xx, 19xx of 20xx moet het controlegetal berekend worden. Voor de personen die geboren worden vanaf 1 januari 2000 wordt het controlegetal als volgt berekend: toevoeging van het cijfer 2 vóór de eerste negen cijfers van het identificatienummer. Dit getal van 10 cijfers wordt gedeeld door 97. Het controlegetal wordt bekomen door de rest van genoemde deling af te trekken van Reserve.

34 HOOFDSTUK 2 I.T. 002 REFERENTIEDOSSIER 111. Algemeenheden. Deze informatie beoogt de invoering van een Rijksregisternummer in een geannuleerd dossier, wat betekent dat het dossier in kwestie een ander identificatienummer heeft bekomen. Het nieuw dossier neemt geenszins automatisch de inhoud van het vorige dossier over. Bovendien wordt de rechtvaardiging van de annulatie van het dossier opgenomen. Opmerking : Het uitvoeren van deze informatie geschiedt door tussenkomst van de centrale diensten van het Rijksregister, aangezien het betrokken dossier geannuleerd wordt. Alle aanvragen tot vernietiging (annulatie) van een Rijksregisternummer moeten schriftelijk worden gestuurd naar volgend adres: Rijksregister, Dienst Codering, Park Atrium, Koloniënstraat 11 te 1000 Brussel, of per fax op nr , of via IPIB-Annul@rrn.fgov.be. De actieve of aangevraagde identiteitsdocumenten in België moeten voorafgaandelijk worden geannuleerd; het correcte dossier moet aangemaakt en verrijkt worden, eventueel door tussenkomst van de bevoegde regionale afvaardiging van het Rijksregister 112. Bestanddelen. a) Deze informatie bevat : - De datum : de datum van de annulatie van het dossier; - Het Rijksregisternummer : van het referentiedossier; - Code rechtvaardiging van de annulatie (C.R.) : Code C.R. N Het dossier wordt gecreëerd terwijl de persoon niet voldoet aan de inschrijvingsvoorwaarden 02 Fout in de geboortedatum of betreffende het geslacht bij de verzameling 03 Er bestaan twee identificatienummers voor dezelfde persoon 04 Verzameling van meerdere dossiers per vergissing (programmafout) 05 Geslachtsverandering 06 Incorrecte Identiteit

35 b) Structuur O.C. I.T. D DATUM N N D D M M J J J J RIJKSREGISTERNUMMER C.R. N N N N N N N N N N N N N Toegelaten operatiecodes : 10, 12 en 13 c) Deze structuur is van toepassing vanaf 15 september De oude structuur (dit is zonder vermelding van de rechtvaardiging van de annulatie) blijft bewaard in de eerder geannuleerde dossiers Controles. Toevoeging van een verplicht veld Rechtvaardiging van de annulatie in het IT002. Een informatie IT002 moet verplicht aanwezig zijn in het geannuleerde dossier. Wanneer een dossier wordt gecollecteerd hoewel de persoon niet in de voorwaarden was om te worden ingeschreven, wordt geen referentiedossier opgemaakt en moet het rijksregisternummer ingevuld worden met nullen. Indien de gemeente nadien vraagt om het dossier opnieuw te activeren, wordt het IT002 niet geannuleerd, maar wel gesupprimeerd (OC 12), met andere woorden een einddatum wordt toegevoegd op het moment van reactivering. Dit is enkel het geval voor vreemdelingen. In de oude reeds eerder geannuleerde dossiers werd voor deze dossiers een rechtvaardiging opgenomen in het IT246 (Gemeentelijke informatie). Toevoeging van een controle op de aanwezigheid van een IT002 bij de registratie van een code (geannuleerd dossier) in het IT001. De rechtvaardigingscode 00 wordt verworpen.

36 HOOFDSTUK 3 I.T. 004 DE GESLACHTSVERANDERING 114. Algemeenheden. De geslachtsverandering brengt de annulatie in het Rijksregister van het dossier van betrokken persoon met zich mee, alsmede de collecte van een nieuw dossier met een nieuw identificatienummer. De bevolkingsregisters bevatten een verwijzing naar een eventuele geslachtsverandering; artikel 1, 2, van het K.B. van 16 juli 1992 tot vaststelling van de informatie die wordt opgenomen in de bevolkingsregisters en het vreemdelingenregister, omvat de vermelding van het geslacht en eventueel de verwijzing naar de gerechtelijke beslissing die een rechtzetting van de geboorteakte met zich heeft gebracht wat betreft het geslacht. Het rijksregister bevat eveneens een informatietype (IT 004) dat toelaat om de verwijzing naar deze gerechtelijke beslissing op te nemen. Met toepassing van de wet van 10 mei 2007 betreffende de transseksualiteit (B.S. van 11 juli 2007), die in werking treedt op 1 september 2007, wordt de gerechtelijke procedure die wordt afgesloten met een vonnis of een arrest houdende vaststelling van de geslachtsverandering vervangen door een administratieve procedure voor de ambtenaar van de burgerlijke stand op basis van een verklaring van betrokkene (aangifte van geslachtsaanpassing). Ten vervolge van deze aangifte stelt de ambtenaar van de burgerlijke stand een akte op houdende vermelding van het nieuwe geslacht; in voorkomend geval kan de ambtenaar van de burgerlijke stand, bij met redenen omklede beslissing, weigeren een akte houdende vermelding van het nieuwe geslacht op te maken. De akte houdende vermelding van het nieuwe geslacht heeft uitwerking vanaf de inschrijving in het register van de akten van geboorten. De akte vermeldt de naam, de voornamen, de plaats en datum van geboorte en het nieuwe geslacht, alsmede de nieuwe afstammingsband met de moeder en de vader, zo de afstamming langs vaderszijde vaststaat. De inschrijving van de akte houdende vermelding van het nieuwe geslacht in het register van de akten van geboorten gebeurt wanneer de ambtenaar van de burgerlijke stand vaststelt dat geen verhaal bij de rechtbank van eerste aanleg tegen voormelde akte werd aangetekend, en ten vroegste 30 dagen na het verstrijken van de verhaaltermijn, dit wil zeggen 90 dagen te rekenen vanaf de dag waarop de akte houdende vermelding van het nieuwe geslacht werd opgemaakt. Tegen de weigering van de ambtenaar van de burgerlijke stand tot opmaak van een akte houdende vermelding van het nieuwe geslacht kan bij de rechtbank van eerste aanleg beroep worden ingesteld, dit binnen zestig dagen te rekenen vanaf de dag van de kennisgeving door de ambtenaar van de burgerlijke stand van de weigering tot opmaak van deze akte.

37 Indien, aan het eind van voornoemde juridische procedure, het beschikkend gedeelte van het vonnis of arrest het nieuwe geslacht vaststelt, schrijft de ambtenaar van de burgerlijke stand onverwijld de bestaande akte houdende vermelding van het nieuwe geslacht in, en schrijft hij het beschikkend gedeelte van het vonnis of arrest over in het register van de akten van geboorten. Van het beschikkend gedeelte wordt melding gemaakt op de kant van de akte houdende vermelding van het nieuwe geslacht. Indien nog geen akte houdende vermelding van het nieuwe geslacht werd opgesteld, schrijft de ambtenaar van de burgerlijke stand het beschikkend gedeelte van het vonnis of arrest over in het register van de akten van geboorten. Het vonnis of het arrest betreffende de wijziging van het geslacht van een persoon heeft uitwerking vanaf de overschrijving van het beschikkend gedeelte ervan in het register van de akten van geboorten Bestanddelen. De informatie bevat : - de datum van de inschrijving van de akte in het register van de akten van geboorten of de datum van de overschrijving van het vonnis of arrest in het register van de akten van geboorten in geval van beroep tegen de beslissing van de ambtenaar van de burgerlijke stand (opmaak van de akte houdende vermelding van het nieuwe geslacht of weigering tot opmaak van genoemde akte); deze datum dient recenter te zijn dan de geboortedatum; - de code 1 wordt ingevoerd wanneer de betrokkene man is geworden, en de code 2 indien betrokkene vrouw is geworden; - de grafiek die de referenties bevat van de administratieve procedure, en desgevallend van de gerechtelijke procedure (indien beroep of verhaal werd ingesteld). Toegestane operatiecodes : 10 en 13 : enkel door het Rijksregister. Er wordt geen historiek bijgehouden Structuur. O.C. I.T. D DATUM CODE GRAFIEK N N N D D M M J J J J N X...X max. 40 alfanumerieke tekens Het invoeren van een IT 004 heeft tot gevolg dat er een annulatie van het dossier plaatsgrijpt alsook de automatische generatie van de N.I.S.-code (geannuleerd dossier) in het IT 001 met dezelfde datum als het IT 004. Er dient dus voor gezorgd te worden dat alle transacties (bijvoorbeeld annulatie identiteitskaart,...) voordien gebeurd zijn. Voorts grijpt bij het invoeren van het IT 004 een controle plaats tussen de code van het opgegeven geslacht en het volgnummer van het identificatienummer. Dus bij een even volgnummer kan nooit een code 2 ingevoerd worden en vice versa.