Algemeen Reglement. Deel Ⅱ Regels voor Kwaliteitsmanagementsystemen NEDERLANDSE VERSIE 5.0 (IN GEVAL VAN TWIJFEL GELDT DE ENGELSE VERSIE.

Transcriptie

1 Algemeen Reglement Deel Ⅱ Regels voor Kwaliteitsmanagementsystemen NEDERLANDSE VERSIE 5.0 (IN GEVAL VAN TWIJFEL GELDT DE ENGELSE VERSIE.) GELDIG VANAF: 1 JULI 2015 VERPLICHT VANAF: 1 JULI 2016

2 INHOUDSOPGAVE 1. JURIDISCHE GRONDSLAG, ADMINISTRATIE EN STRUCTUUR JURIDISCHE GRONDSLAG PRODUCENTEN EN PRODUCTIELOCATIES INTERN REGISTER VAN PRODUCENT EN LOCATIE MANAGEMENT EN ORGANISATIE STRUCTUUR VAKBEKWAAMHEID EN OPLEIDING VAN PERSONEEL BEHEER VAN DOCUMENTEN EISEN AAN DOCUMENTBEHEER DOCUMENTEN/DOSSIERS KLACHTENAFHANDELING INTERNE AUDIT VAN HET KWALITEITSMANAGEMENTSYSTEEM INTERNE INSPECTIES VAN PRODUCENT EN PRODUCTIELOCATIE AFWIJKINGEN, CORRIGERENDE MAATREGELEN EN SANCTIES PRODUCTTRACEERBAARHEID EN SCHEIDING TERUGHALEN VAN PRODUCT ONDERAANNEMERS REGISTRATIE VAN EXTRA PRODUCENTEN OF PRODUCTIELOCATIES OP HET CERTIFICAAT GEBRUIK VAN HET LOGO BIJLAGE II.1 KWALIFICATIES EN VERANTWOORDELIJKHEDEN VAN INTERNE AUDITOREN EN INSPECTEURS HOOFDTAKEN INSPECTEURS: AUDITOREN: VAKBEKWAAMHEIDS-/OPLEIDINGSEISEN FORMELE OPLEIDINGSEISEN TECHNISCHE VAARDIGHEDEN EN KWALIFICATIES COMMUNICATIEVE VAARDIGHEDEN ONAFHANKELIJKHEID EN VERTROUWELIJKHEID Pag.: 2 van 13

3 In dit onderdeel worden de eisen vastgesteld waaraan producentengroepen en producenten met multi-sites (waar een kwaliteitsbeheersysteem (QMS) geïmplementeerd is) moeten voldoen om gecertificeerd te kunnen worden. Voldoening aan deze eisen moet intern en extern beoordeeld worden via de QMS-checklist van GLOBALG.A.P. om volledigheid en doeltreffendheid zeker te stellen Eisen voor multi-sites MET QMS en producentengroepen 1. JURIDISCHE GRONDSLAG, ADMINISTRATIE EN STRUCTUUR 1.1 JURIDISCHE GRONDSLAG a) Er moet documentatie zijn waarin duidelijk wordt aangetoond dat de aanvrager een juridische entiteit is. b) De juridische entiteit moet het wettelijke recht verkregen hebben om agrarische productie en/of handel uit te voeren en in staat zijn een wettelijke overeenkomst aan te gaan met en op te treden als vertegenwoordiger van de groepsleden en productielocaties. c) De juridische entiteit gaat een overeenkomst met GLOBALG.A.P. aan door de Sublicentieen Certificeringsovereenkomst voor GLOBALG.A.P. in de meest recente versie (te vinden op de GLOBALG.A.P.-website) aan te gaan met een door GLOBALG.A.P. erkende CI OF de juridische entiteit moet uitdrukkelijk met zijn/haar handtekening op de serviceovereenkomst met de CI verklaren de Sublicentie- en Certificeringsovereenkomst voor GLOBALG.A.P. te hebben ontvangen en deze in de desbetreffende overeenkomst opgenomen te beschouwen en de CI moet een exemplaar van de Sublicentie- en Certificeringsovereenkomst voor GLOBALG.A.P. overhandigen aan het QMS. De juridische entiteit wordt de enige houder van het GLOBALG.A.P.-certificaat. d) Eén juridische entiteit kan slechts volgens één QMS per teelt per land werken. Alleen een juridische entiteit die gecertificeerd kan worden onder Optie 1 mag zich aansluiten bij een groep voor certificering onder Optie 2. Indien een groep of een multi-site zich aansluit bij een andere groep of een andere multi-site, gaan de twee kwaliteitsmanagementsystemen samen tot één systeem dat beheerd wordt door één juridische entiteit die de certificaathouder is. 1.2 PRODUCENTEN EN PRODUCTIELOCATIES Vereisten voor leden-producenten en producentengroepen (i) Er moeten getekende overeenkomsten van kracht zijn tussen elke lid-producent en de juridische entiteit. De overeenkomst moet de volgende elementen omvatten: naam producentengroep en juridische identificatie; naam en/of juridische identificatie van de producent; contactadres van de producent; gegevens over de individuele productielocaties, waaronder begrepen zowel gecertificeerde als niet-gecertificeerde producten (in het contract kan voor deze informatie naar het interne register van de producentengroep worden verwezen); gegevens over areaal (gewassen) of hoeveelheid (tonnage) (in het contract kan voor deze informatie naar het interne register van de producentengroep worden verwezen); de toezegging van de producent de eisen van de GLOBALG.A.P.- standaard te zullen naleven; de verbintenis van de producent te zullen voldoen aan de gedocumenteerde procedures, het beleid en, waar voorzien, het technische advies van de groep; sancties die kunnen worden opgelegd indien niet wordt voldaan aan de GLOBALG.A.P.-eisen en andere interne eisen; handtekening(en) van de producent en groepsvertegenwoordigers. Pag.: 3 van 13

4 (ii) De geregistreerde leden van de producentengroep moeten juridisch verantwoordelijk zijn voor hun desbetreffende productielocaties, hoewel hierop het gemeenschappelijke QMS van de groep van toepassing is. (iii) Leden van een producentengroep zijn geen rechtsgeldige certificaathouders. Zij mogen daarom geen producten onder eigen naam met verwijzing naar het groepscertificaat in de handel brengen. Alle producten die zonder verwijzing naar het certificaat verkocht worden, moeten worden geregistreerd in een groepsgewijs massabalanssysteem Vereisten voor productielocaties in Optie 1 Multi-sites Zie Algemeen Reglement Deel I j 1.3 INTERN REGISTER VAN PRODUCENT EN LOCATIE (i) Er moet een register worden bijgehouden van alle producenten die lid zijn van de groep waarmee een overeenkomst is gesloten en van alle desbetreffende locaties waar productie plaatsvindt volgens de GLOBALG.A.P.-standaard Vereisten voor producentengroepen (i) Het register moet ten minste de volgende informatie voor elke producent bevatten: naam van de producent; naam van de contactpersoon; volledig adres (bezoekadres en postadres); contactgegevens (telefoonnummer, adres enfaxnummer, indien beschikbaar); overige identiteitsinformatie van de juridische entiteit (btw-nummer, ILN, UAID etc.) waar nodig voor het land van productie, zoals vermeld in bijlage I.2; geregistreerd product; gegevens over de individuele productielocaties en de specifieke locatie ervan, waaronder begrepen zowel gecertificeerde als niet-gecertificeerde producten; teelt-/productieareaal en/of hoeveelheid voor elk geregistreerd product; certificerende instelling(en) indien een producent gebruikmaakt van meer dan 1 CI; de status van de producent (interne status als gevolg van de laatste interne inspectie: goedgekeurd, geschorst etc.) datum van de laatste interne inspectie. (ii) De producenten van de juridische entiteit die geen aanvraag doen voor opname in de groepscertificering volgens GLOBALG.A.P. moeten afzonderlijk vermeld worden en hoeven niet geregistreerd te worden in de GLOBALG.A.P.-database (tenzij ze een aanvraag hebben ingediend voor een gebenchmarkte optie of een andere GLOBALG.A.P.-standaard). Deze lijst is bestemd voor managementdoeleinden binnen de producentengroep en bekendmaking van de inhoud ervan naar derden is niet vereist, tenzij dit nodig is voor het ophelderen van problemen die zich hebben voorgedaan, bijvoorbeeld ten aanzien van de doeltreffendheid van het kwaliteitsmanagementsysteem (QMS) van de producentengroep Vereisten voor multi-sites volgens Optie 1 met een geïmplementeerd QMS: In aanvulling op moet het register ten minste de volgende informatie met betrekking tot de relatie van de juridische entiteit tot de productielocatie te bevatten (eigendom, gehuurd etc.) voor elke locatie. Pag.: 4 van 13

5 In Optie 1 multi-site moet de status van de productielocatie in het interne register worden opgenomen in plaats van de status van de producent. 2. MANAGEMENT EN ORGANISATIE Het QMS moet robuust zijn en moet ervoor zorgen dat de geregistreerde leden of productielocaties van de groep op uniforme wijze voldoen aan de eisen van de GLOBALG.A.P.-standaard. 2.1 STRUCTUUR a) De structuur moet geschikt zijn voor de passende implementatie van een QMS bij alle geregistreerde leden-producenten of productielocaties. b) De aanvrager moet beschikken over een managementstructuur en adequaat getraind personeel om op doeltreffende wijze te waarborgen dat alle producenten en alle productielocaties voldoen aan de eisen van GLOBALG.A.P. De organisatiestructuur moet gedocumenteerd zijn en moet aangeven welke personen verantwoordelijk zijn voor: het beheren van het QMS; de jaarlijkse interne inspecties bij elke lid-producent en/of productielocatie (d.w.z. interne inspecteur(s)); de interne audit van het kwaliteitsmanagementsysteem en het controleren van de interne inspecties (d.w.z. interne auditor); De QMSstructuur moet ten minste één persoon omvatten (bijv. een interne auditor) die verantwoordelijk is voor het trainen van de interne inspecteurs en producenten en die deze trainingen kan verzorgen. technisch advies aan de groep (afhankelijk van de scope van de groep). c) Het management moet interne auditoren en inspecteurs voldoende gezag geven om tijdens de interne controles onafhankelijke en technisch gerechtvaardigde beslissingen te nemen. 2.2 VAKBEKWAAMHEID EN OPLEIDING VAN PERSONEEL a) De vakbekwaamheid, opleiding en kwalificaties voor personeel op sleutelposities (zoals genoemd in 1.2.1, maar ook ander geïdentificeerd personeel) moeten worden gedefinieerd en gedocumenteerd. Deze kwalificatievereisten zijn ook van toepassing op externe adviseurs. b) Het management moet erop toezien dat al het personeel dat verantwoordelijkheid draagt voor het naleven van de GLOBALG.A.P.-standaard voldoende opgeleid is en aan de beschreven vakbekwaamheids-/opleidingseisen voldoet: De vakbekwaamheid van interne auditoren (zoals beschreven in bijlage II.1) moet door het management gecontroleerd worden. De vakbekwaamheid van interne inspecteurs (zoals beschreven in bijlage II.1) moet door de interne auditor gecontroleerd worden. Daar waar de interne auditor niet de noodzakelijke voedselveiligheids- en G.A.P.-training heeft gevolgd, maar alleen beschikt over training/ervaring op het gebied van QMS, moet een andere persoon met deze kwalificaties (die geïdentificeerd wordt in het QMS) onderdeel uitmaken van het auditteam dat de bedrijfsinspecties goedkeurt. Technische adviseurs voor de leden van de producentengroep of voor het bedrijf moeten voldoen aan de in de desbetreffende beheerspunten en vereisten (CPCC) beschreven eisen, afhankelijk van de te certificeren scope (bijv. CB 7.2.1, AB 5.2.1). c) Dossiers van opleidingen en trainingen moeten bijgehouden worden om de bekwaamheid aan te tonen van al het personeel op sleutelposities (managers, auditoren, inspecteurs etc.) dat betrokken is bij het naleven van de GLOBALG.A.P.-eisen. Pag.: 5 van 13

6 d) Indien er meer dan één interne auditor of inspecteur is, moeten zij opleidingen volgen en beoordeeld worden met het oog op een consistente benadering en interpretatie van de standaard (bijv. door gedocumenteerde schaduwaudits/-inspecties). e) Er moet een systematiek zijn waaruit blijkt dat het personeel op sleutelposities bekend is met en geïnformeerd over ontwikkelingen, aandachtspunten en wetswijzigingen die van belang zijn voor het naleven van de GLOBALG.A.P.-standaard. Er moet bewijs van introductie- en jaarlijkse opfristrainingen voor personeel op sleutelposities zoals hierboven gedefinieerd beschikbaar zijn. Het naleven van regelgeving indien van toepassing. 3. BEHEER VAN DOCUMENTEN a) Alle documentatie die van belang is voor het functioneren van het QMS voor naleving van de GLOBALG.A.P.-standaard moet naar behoren worden bijgehouden. Deze documentatie moet onder andere het volgende omvatten: het kwaliteitshandboek; bedrijfsprocedures voor GLOBALG.A.P.; werkinstructies; registratieformulieren; relevante externe standaarden, bijv. de actuele normatieve documenten van GLOBALG.A.P. b) Het beleid en de procedures moeten voldoende gedetailleerd worden beschreven om aan te tonen dat er controles zijn uitgevoerd van naleving van de eisen van de GLOBALG.A.P.- standaard. c) Er moeten procedures en beleidsdocumenten beschikbaar zijn voor geregistreerde leden van een producentengroep en het desbetreffende personeel. d) De inhoud van het kwaliteitshandboek moet periodiek worden beoordeeld en herzien om te zorgen dat dit aan de eisen van de GLOBALG.A.P.-standaard en die van de aanvrager blijft voldoen. Elke relevante aanpassing van de GLOBALG.A.P.-standaard of gepubliceerde richtlijnen die van kracht wordt, moet binnen de door GLOBALG.A.P. aangegeven periode in het kwaliteitshandboek worden opgenomen. 3.1 EISEN AAN DOCUMENTBEHEER a) Er moet een schriftelijke procedure zijn die het beheer van documenten beschrijft. b) Alle documenten moeten worden beoordeeld en goedgekeurd door geautoriseerde medewerkers alvorens ze uit te geven en te distribueren. c) Alle beheerde documenten moeten worden voorzien van een versienummer, versie- /beheerdatum en een goede pagina nummering.. d) Alle wijzigingen in deze documenten moeten worden beoordeeld en goedgekeurd door daartoe geautoriseerde medewerkers voordat distributie plaatsvindt. Waar mogelijk moet een toelichting op de reden en de aard van de veranderingen worden gegeven. e) Een kopie van alle relevante documentatie moet beschikbaar zijn op elke locatie waar het QMS wordt beheerd. f) Er moet een systeem zijn om ervoor te zorgen dat documentatie wordt herzien en dat volgend op de uitgave van nieuwe documenten verouderde documenten effectief opgeheven worden. 3.2 DOCUMENTEN/DOSSIERS a) Er moeten documenten/dossiers zijn die aantonen dat het QMS effectief beheerd en geïmplementeerd wordt en dat aan de eisen van de GLOBALG.A.P.-standaard wordt voldaan. b) Deze documenten/dossiers moeten ten minste 2 jaar bewaard worden. c) Documenten/dossiers moeten authentiek en leesbaar zijn, onder goede omstandigheden gearchiveerd en bewaard worden en waar nodig toegankelijk zijn voor inspectie. d) Documenten/dossiers die online of elektronisch bewaard worden, zijn geldig. Als een handtekening nodig is, dan kan dit een wachtwoord of elektronische handtekening zijn die de unieke referentie en autorisatie van de persoon die ondertekent zeker stelt. Als een schriftelijke handtekening van de verantwoordelijke persoon nodig is, dan moet deze Pag.: 6 van 13

7 aanwezig zijn. De elektronische documenten/dossiers moeten beschikbaar zijn tijdens de inspecties door de CI. Back-ups moeten altijd voor controle beschikbaar zijn. 4. KLACHTENAFHANDELING a) De aanvrager moet beschikken over een systeem om klachten van klanten doeltreffend te behandelen en het desbetreffende gedeelte van het klachtensysteem moet beschikbaar zijn voor de leden-producenten. b) Er moet een gedocumenteerde procedure zijn waarin staat hoe klachten worden ontvangen, geregistreerd, geïdentificeerd, onderzocht, opgevolgd en beoordeeld. c) De procedure moet op verzoek beschikbaar zijn voor klanten. d) De procedure moet betrekking hebben op zowel klachten tegen de aanvrager als individuele producenten of locaties. 5. INTERNE AUDIT VAN HET KWALITEITSMANAGEMENTSYSTEEM a) Het QMS voor het GLOBALG.A.P- programma moet ten minste jaarlijks worden geaudit. b) Interne auditoren moeten voldoen aan de vereisten van bijlage II.1. c) Interne auditoren moeten onafhankelijk zijn van het gebied dat wordt geaudit. (i) Het is toegestaan dat een en dezelfde persoon het QMS in eerste instantie ontwikkelt en vervolgens de vereiste jaarlijkse QMS-audit uitvoert, maar het is de persoon die verantwoordelijk is voor het dagelijkse management van het QMS niet toegestaan om de interne QMS-audits uit te voeren.. d) Documenten/dossiers van het interne auditplan, de auditbevindingen en de opvolging van corrigerende maatregelen die volgen op een audit moeten worden bewaard en beschikbaar zijn. e) De ingevulde QMS-checklist met opmerkingen voor elk QMS-beheerspunt moet op de locatie beschikbaar zijn zodat de CI-auditor dit tijdens de externe audit kan beoordelen. f) De organisatie (producentengroep of multi-site-bedrijf) moet de verklaring over het voedselveiligheidsbeleid hebben ingevuld en ondertekend. Het invullen en ondertekenen van de verklaring over het voedselveiligheidsbeleid is een verbintenis die jaarlijks hernieuwd moet worden voor elke certificeringscyclus. Het centrale management mag deze verbintenis voor de organisatie en voor al haar leden op zich nemen door één verklaring op QMS-niveau in te vullen en te ondertekenen. Deze moet aan de voor de interne audit gebruikte QMS-checklist worden gecheckt Indien de verklaring over het voedselveiligheidsbeleid niet op QMS-niveau is ingevuld en ondertekend, moet elk groepslid/elke individuele productielocatie de verklaring individueel invullen en ondertekenen en aan de interne inspectie-checklist gehecht houden. g) Indien de interne audit niet op één dag wordt uitgevoerd, maar doorlopend gedurende een periode van 12 maanden, moet er vooraf een planning worden opgesteld. 6. INTERNE INSPECTIES VAN PRODUCENT EN PRODUCTIELOCATIE a) Er moeten ten minste één keer per jaar inspecties uitgevoerd worden bij elke geregistreerde producent (en de desbetreffende productielocaties) of productielocatie op alle relevante beheerspunten en vereisten van GLOBALG.A.P. b) De tijdsplanning voor de interne inspecties moet voldoen aan de in de Algemene Eisen en scopespecifieke regels vastgelegde regels. c) Interne inspecteurs moeten voldoen aan de vereisten van bijlage II.1. d) Interne inspecteurs moeten onafhankelijk zijn van het gebied dat wordt geaudit. Interne inspecteurs mogen niet hun dagelijkse werk inspecteren. e) Nieuwe leden van de groep en nieuwe productielocaties van de multi-site volgens Optie I moeten altijd intern geïnspecteerd en goedgekeurd worden voorafgaand aan opname in het interne register voor GLOBALG.A.P. f) De originele inspectieverslagen en aantekeningen moeten bewaard worden en beschikbaar zijn voor de CI-inspectie. g) Het inspectieverslag moet de volgende informatie bevatten: identificatie van de geregistreerde producent en/of productielocatie(s); handtekening van de geregistreerde producent of de verantwoordelijke voor de productielocatie; Pag.: 7 van 13

8 datum; naam van de inspecteur; geregistreerde producten; evaluatieresultaat voor elk GLOBALG.A.P.-beheerspunt; het onderdeel Opmerkingen van de checklist moet informatie bevatten voor de Major Must-beheerspunten waaraan voldaan blijkt te zijn, Major en Minor Mustbeheerspunten waaraan niet voldaan blijkt te zijn, en Major en Minor Mustbeheerspunten die niet van toepassing blijken te zijn, tenzij GLOBALG.A.P. een checklist opstelt waarin wordt vastgelegd voor welke beheerspunten en vereisten een opmerking moet worden opgenomen. Dit is nodig om achteraf inzicht te krijgen in hoe de audit is uitgevoerd; details van alle geïdentificeerde afwijkingen en de tijdsduur voor de corrigerende maatregelen; inspectieresultaat met berekening van de mate van naleving; duur van de inspectie; naam van de interne auditor die de checklist heeft goedgekeurd. h) De interne auditor (of het auditteam; zie punt b) beoordeelt en neemt op basis van de inspectieverslagen die worden overgelegd door de interne inspecteur de beslissing of de producent of locatie aan de eisen van GLOBALG.A.P. voldoet. i) Indien er slechts één interne auditor is die ook de interne inspecties uitvoert, moet een andere persoon, bijv. de in het QMS geïdentificeerde vertegenwoordiger van het management, de interne inspecties goedkeuren. j) Indien de interne inspecties doorlopend gedurende een periode van 12 maanden plaatsvinden, moet daarvoor een vooraf gedefinieerde planning op worden toegepast. 7. AFWIJKINGEN, CORRIGERENDE MAATREGELEN EN SANCTIES a) Er moet een procedure zijn die aangeeft hoe te handelen bij afwijkingen en corrigerende maatregelen die het gevolg kunnen zijn van interne of externe audits en/of inspecties, klachten van klanten of gebreken in het QMS. b) Er moeten gedocumenteerde procedures zijn voor de identificatie en beoordeling van tekortkomingen en afwijkingen ten opzichte van het QMS door de groep of respectievelijk door haar leden. c) Corrigerende maatregelen die volgen op afwijkingen moeten worden geëvalueerd en er moet een periode worden bepaald waarin de maatregelen uitgevoerd moeten worden. d) De verantwoordelijkheid voor de uitvoering van en het oplossen van de corrigerende maatregelen moet worden beschreven. e) Er moet een systeem van sancties en tekortkomingen gebruikt worden bij producenten of productielocaties die voldoen aan de in Deel I van het Algemeen Reglement van GLOBALG.A.P. vastgelegde eisen. In het geval van contractuele tekortkomingen (bijv. het niet voldoen aan een QMS-intern beleid), moet het QMS over sancties beslissen. f) Er moeten procedures geïmplementeerd zijn om de door GLOBALG.A.P. erkende certificerende instelling onmiddellijk op de hoogte te stellen van schorsingen of beëindigingen van geregistreerde producenten of productielocaties. g) Van alle sancties moeten documenten/dossiers worden bewaard, inclusief bewijs van de daaropvolgende corrigerende maatregelen en besluitvormingsprocessen. 8. PRODUCTTRACEERBAARHEID EN SCHEIDING a) Er moet een gedocumenteerde procedure zijn voor de identificatie van geregistreerde producten en om traceerbaarheid van alle, al dan niet afwijkende, producten naar de desbetreffende productielocatie mogelijk te maken. Er moet ten minste eens per jaar een massabalans per product worden uitgevoerd om naleving binnen de juridische entiteit aan te tonen (zie de punten e) tot en met k)). b) Een product dat voldoet aan de eisen van de GLOBALG.A.P.-standaard en als zodanig op de markt wordt gebracht, moet dusdanig worden behandeld dat vermenging met producten die niet aan de GLOBALG.A.P.-standaard voldoen wordt voorkomen. Er moet een doeltreffend systeem toegepast worden om te zorgen dat gecertificeerde en niet- Pag.: 8 van 13

9 gecertificeerde producten gescheiden worden. Dit kan men doen via fysieke identificatie of productbewerkingsprocedures, met inbegrip van de desbetreffende registraties. c) Er moeten effectieve systemen en procedures aanwezig zijn om het risico van het verkeerd etiketteren van volgens GLOBALG.A.P. gecertificeerde producten en niet volgens GLOBALG.A.P. gecertificeerde producten uit te sluiten. Volgens GLOBALG.A.P. gecertificeerde producten die het proces binnenkomen (vanaf lidproducenten/productielocaties of vanaf externe bronnen) moeten onmiddellijk worden geïdentificeerd met het GGN of een andere verwijzing die duidelijk wordt uitgelegd in het bedrijfsbeleid en die een unieke verwijzing biedt naar de certificeringsstatus. Deze verwijzing moet op de kleinste individueel geïdentificeerde eenheid worden toegepast. d) In het geval van parallelle productie/parallel eigendom moet het QMS ervoor zorgen dat alle verkoopklare eindproducten (die al dan niet nog een bewerking na het oogsten hebben ondergaan), die afkomstig zijn van een gecertificeerd productieproces op de juiste wijze met een GGN geïdentificeerd worden. In het geval van Optie 2 moet dit het GGN van de groep zijn en mag het in aanvulling daarop het GGN van de bron omvatten. In het geval van Optie 1 multi-site moet dit het GGN van de individuele producent zijn. Het GGN moet worden toegepast op de kleinste individueel verpakte eenheid, ongeacht of dit al dan niet een consumentenverpakking is. Het GGN mag niet gebruikt worden voor het etiketteren van niet-gecertificeerd product. Dit is alleen niet van toepassing als er een schriftelijke overeenkomst beschikbaar is tussen de producent en de cliënt dat het GGN niet gebruikt zal worden op het product dat gereed is om verkocht te worden. Dit kunnen ook de eigen etiketspecificaties van een cliënt zijn waarvan een GGN geen deel uitmaakt. e) Er moet een eindcontrole van de documenten zijn om de correcte productverzending van gecertificeerde en niet-gecertificeerde producten zeker te stellen. f) Alle transactiedocumenten (verkoopfacturen, overige verkoopgerelateerde, verzenddocumentatie etc.) in verband met de verkoop van gecertificeerd product moeten het GGN bevatten van de certificaathouder, evenals een verwijzing naar de GLOBALG.A.P.-status (gecertificeerd/niet gecertificeerd). In interne documentatie is dit niet verplicht. Positieve identificatie is voldoende (bijv.: GGN_GLOBALG.A.P. gecertificeerd(e) <productnaam> ). Aanduiding van de productstatus als 'gecertificeerd' is verplicht, ongeacht of het product wordt verkocht als gecertificeerd of niet gecertificeerd. (Dit kan echter niet worden gecontroleerd tijdens de initiële (allereerste) audit, aangezien de producentengroep/het bedrijf nog niet gecertificeerd is en voorafgaand aan de eerste positieve certificeringsbeslissing niet naar de status GLOBALG.A.P. gecertificeerd kan verwijzen.) Dit is alleen niet van toepassing in het geval dat er een schriftelijke overeenkomst beschikbaar is tussen de producentengroep of het bedrijf en de cliënt dat de GLOBALG.A.P.-status van het product en/of het GGN niet op de transactiedocumenten vermeld hoeft te worden. g) Er moeten procedures die passen bij de schaalgrootte van de activiteiten worden opgesteld, gedocumenteerd en onderhouden om binnenkomende gecertificeerde en nietgecertificeerde producten van leden van de groep of locaties van de multi-site-producent volgens Optie 1 of die zijn ingekocht van verschillende bronnen (d.w.z. andere producenten of handelaren) te identificeren. De registratie moet het volgende omvatten: Productbeschrijving GLOBALG.A.P.-certificeringsstatus Aantal binnenkomende/ingekocht(e) product(en) Leveranciersgegevens Kopie van de GLOBALG.A.P.-certificaten indien van toepassing Traceerbaarheidsgegevens/-codes met betrekking tot de binnenkomende/ingekochte producten Door de organisatie die beoordeeld wordt ontvangen inkooporders/facturen Lijst van goedgekeurde leveranciers. h) Verkoopgegevens van gecertificeerde en niet-gecertificeerde producten moeten geregistreerd worden, waarbij speciaal aandacht aan de als gecertificeerd geleverde/verkochte hoeveelheden besteed moet worden en omschrijvingen opgenomen moeten worden. Pag.: 9 van 13

10 i) Hoeveelheden (waaronder informatie over volumes of gewicht) van gecertificeerde en nietgecertificeerde binnenkomende, uitgaande en opgeslagen producten moeten geregistreerd worden en er moet een overzicht bijgehouden worden om het proces voor massabalansverificatie mogelijk te maken. De documenten moeten aantonen dat er een consistent evenwicht is tussen gecertificeerde en niet-gecertificeerde input en de output. De frequentie van de massabalansverificatie moet gedefinieerd worden en passen bij de schaalgrootte van de activiteiten, maar deze moet per product ten minste eenmaal per jaar plaatsvinden Documenten die de massabalans aantonen, moeten duidelijk herkenbaar zijn. j) De in de scope voor certificering van het QMS opgenomen PHU's moeten werken volgens procedures die het mogelijk maken geregistreerde producten te identificeren en te traceren vanaf ontvangst tot en met behandeling, opslag en verzending. k) Er moeten conversieratio's berekend worden en beschikbaar zijn voor elk relevant behandelproces. Alle hoeveelheden productafval die gegenereerd worden, moeten geregistreerd worden. l) Deze sectie moet zowel intern als extern ook op PHU-niveau worden geaudit, terwijl de PHU's in bedrijf zijn. 9. TERUGHALEN VAN PRODUCT a) Er moeten gedocumenteerde procedures zijn om het terughalen van geregistreerde producten effectief te sturen. b) De procedures moeten aangeven welke soorten gevallen kunnen leiden tot het terughalen van het product, welke personen verantwoordelijk zijn voor het nemen van beslissingen over het mogelijk terughalen van producten, welke procedures er zijn om de klanten en de door GLOBALG.A.P. erkende certificerende instelling op de hoogte te stellen en welke methodes worden gebruikt voor het aanpassen van de voorraad. c) De procedure moet op elk moment toegepast kunnen worden. d) De procedure moet tenminste één keer per jaar op een passende manier op zijn effectiviteit worden getest en de testrapporten moeten bewaard worden. 10. ONDERAANNEMERS a) Indien diensten worden uitbesteed aan derden, moeten er procedures bestaan om erop toe te zien dat deze werkzaamheden in overeenstemming met de eisen van de GLOBALG.A.P.-standaard worden verricht (zie het beheerspunt Alle Agrarische Bedrijven AF 5.1). b) Er moeten documenten/dossiers bijgehouden worden die aantonen dat de vakbekwaamheid van elke onderaannemer is beoordeeld en dat deze voldoet aan de eisen van de standaard. c) Onderaannemers moeten conform het QMS en de desbetreffende procedures van de groep werken en dit moet worden gespecificeerd in SLA's (overeenkomsten inzake het serviceniveau). 11. REGISTRATIE VAN EXTRA PRODUCENTEN OF PRODUCTIELOCATIES OP HET CERTIFICAAT Er mogen nieuwe producenten en locaties worden toegevoegd aan een bestaand certificaat (mits voldaan wordt aan interne goedkeuringsprocedures). Het is de verantwoordelijkheid van de certificaathouder (groep of multi-site) om de CI onmiddellijk op de hoogte te brengen van iedere producent en/of locatie die wordt toegevoegd aan of verwijderd van de lijst met geregistreerde producenten. a) Er mag maximaal 10% nieuwe producenten (in groepen) of locaties (in multi-sites) binnen één jaar aan de goedgekeurde lijst worden toegevoegd door die producenten of locaties te registreren bij de door GLOBALG.A.P. erkende certificerende instelling zonder dat nadere verificatie door de certificerende instelling nodig is. b) Indien het aantal erkende geregistreerde producenten (in groepen) of locaties (in multisites) met meer dan 10% per jaar toeneemt, kunnen nadere externe steekproefsgewijze inspecties (het minimum is de vierkantswortel van de nieuwe producenten of locaties) van de nieuw toegevoegde producenten/locaties en eventueel een audit van het QMS Pag.: 10 van 13

11 gedurende dat jaar vereist worden, voordat aanvullende producenten/locaties aan de goedgekeurde lijst kunnen worden toegevoegd. c) Ongeacht het percentage waarmee het aantal erkende geregistreerde producenten/locaties per jaar toeneemt, is de regel dat indien het areaal of het aantal dieren van eerder erkende geregistreerde producten door de toevoeging van nieuw erkende geregistreerde bedrijven met meer dan 10% per jaar toeneemt, of indien er een verandering van 10% optreedt van het aantal producenten (in groepen) of locaties (in multi-sites), nadere externe steekproefsgewijze inspecties (het minimum is de vierkantswortel van de nieuwe producenten/locaties) van de nieuw toegevoegde bedrijven of producenten/locaties en eventueel een audit van het kwaliteitsmanagementsysteem gedurende dat jaar vereist zijn, voordat nieuwe producenten/locaties aan de goedgekeurde lijst kunnen worden toegevoegd. d) Als er, tussen vervolg- en certificeringsaudits in, een nieuw product moet worden toegevoegd aan het certificaat, moet, ongeacht het aantal producenten/het bedrijfsareaal/het aantal stuks vee, een inspectie worden uitgevoerd op de vierkantswortel van het aantal producenten dat het nieuwe product teelt. 12. GEBRUIK VAN HET LOGO a) De producent/producentengroep moet het GLOBALG.A.P.-woord, -handelsmerk of -logo en het GGN gebruiken conform het Algemeen Reglement en conform de Sublicentie- en Certificeringsovereenkomst. Het GLOBALG.A.P.-woord, -handelsmerk of -logo mag nooit voorkomen op het eindproduct, op de consumentenverpakking of op het verkooppunt, maar de certificaathouder mag een en ander wel gebruiken in business-to-business communicatie. b) Het GLOBALG.A.P.-handelsmerk mag worden gebruikt op volgens Mengvoederproductie (CFM) gecertificeerd voer, op volgens GLOBALG.A.P. gecertifieerd Vermeerderingsmateriaal, op volgens IFA gecertificeerde aquacultuur-input (bijv.: eitjes, zaailingen etc.), en op volgens IFA gecertificeerde input voor dierlijke productie (bijv.: kuikens) die worden gebruikt als input voor de productie van de eindproducten (zoals vermeld in de productlijst van GLOBALG.A.P.), die niet bestemd zijn voor verkoop aan eindverbruikers en die niet zullen verschijnen op het verkooppunt waar verkoop aan eindverbruikers plaatsvindt. c) Het GLOBALG.A.P.-woord, -handelsmerk of -logo mag niet in gebruik zijn tijdens de initiële (allereerste) inspectie, aangezien de producent nog niet gecertificeerd is en daarom nog niet naar de status gecertificeerd kan verwijzen. Pag.: 11 van 13

12 BIJLAGE II.1 KWALIFICATIES EN VERANTWOORDELIJKHEDEN VAN INTERNE AUDITOREN EN INSPECTEURS 1. HOOFDTAKEN 1.1 INSPECTEURS: a) Mogen inspecties uitvoeren van bedrijven (productielocaties binnen een multi-site of van leden van een producentengroep) om te beoordelen of aan de certificeringseisen voldaan wordt. b) Mogen geen taken van auditoren uitvoeren. c) Moeten binnen de gestelde termijn accurate rapporten over die inspecties opstellen. 1.2 AUDITOREN: a) Auditen het QMS van de producentengroep of van de multi-site om te beoordelen of aan de certificeringseisen voldaan wordt. b) Verlenen goedkeuring voor de leden van de groep of van de productielocaties van een multi-site, op basis van inspectieverslagen van de interne inspecteur. Indien een interne auditor de inspectie verricht, kan hij/zij dat inspectieverslag niet goedkeuren. c) Stellen binnen de gestelde termijn accurate verslagen van de audits op. 2. VAKBEKWAAMHEIDS-/OPLEIDINGSEISEN 2.1 FORMELE OPLEIDINGSEISEN INSPECTEURS: (i) AUDITOREN: (i) Een diploma volgend op het middelbareschooldiploma in een discipline gerelateerd aan de te certificeren scope (Plantaardige productie en/of Dierlijke productie en/of Aquacultuur); of een diploma van een hogere agrarische opleiding met 2 jaar ervaring in de desbetreffende subscope na afstuderen; of een andere middelbareschoolkwalificatie met 3 jaar sectorspecifieke ervaring (bijv. bedrijfsmanagement, waaronder eigenaar-exploitanten, voor de relevante producten, commercieel adviseur voor het relevante product, praktijkervaring die relevant is voor specifieke producten) en deelname aan opleidingsmogelijkheden die relevant zijn voor de betreffende te certificeren scope. Een diploma volgend op het middelbareschooldiploma in een discipline gerelateerd aan de te certificeren scope (Plantaardige productie en/of Dierlijke productie en/of Aquacultuur); of een diploma van een hogere agrarische opleiding met 2 jaar ervaring in de desbetreffende subscope na afstuderen; of een andere middelbareschoolkwalificatie met 2 jaar ervaring met kwaliteitsmanagementsystemen en 3 jaar ervaring in de relevante subscope na het behalen van de kwalificatie. 2.2 TECHNISCHE VAARDIGHEDEN EN KWALIFICATIES TRAINING VOOR INSPECTEUR Interne inspecteurs kunnen zich alleen kwalificeren door: (i) Een praktische eendaagse inspectiecursus waarin de basisprincipes van inspectie worden uiteengezet; en (ii) Het bijwonen van 2 inspecties door de CI of 2 interne inspecties door een al gekwalificeerde inspecteur, hetzij voor GLOBALG.A.P. of een andere standaard, EN 1 succesvolle schaduwinspectie door de interne auditor, door een gekwalificeerde interne inspecteur of door de CI. Pag.: 12 van 13

13 2.2.2 TRAINING VOOR AUDITOR (i) Praktijkkennis van kwaliteitsmanagementsystemen. (ii) Het afronden van een interne cursus/opleiding tot auditor, gerelateerd aan het QMS (min.16 uur) TRAINING OP HET GEBIED VAN VOEDSELVEILIGHEID EN G.A.P.-TRAINING VOOR INSPECTEURS EN AUDITOREN (i) Training in HACCP-uitgangspunten, hetzij als onderdeel van de formele opleiding van de auditor, hetzij door het met succes afsluiten van een formele cursus op basis van de uitgangspunten van de Codex Alimentarius of training op het gebied van ISO (ii) Training op het gebied van voedselhygiëne, hetzij als onderdeel van de formele opleiding van de auditor, hetzij door het met succes afsluiten van een formele cursus. (iii) Voor de scope Plantaardige productie: training op het gebied van gewasbescherming, bemesting en IPM, hetzij als onderdeel van de formele opleiding, hetzij door het met succes afsluiten van een formele cursus. Deze trainingen behoren te worden gegeven door derden die gespecialiseerd zijn in trainingen over deze onderwerpen. Trainingen over productkenmerken en bewerkingsactiviteiten mogen interne trainingen zijn. (iv) Voor de scopes Dierlijke productie en Aquacultuur: basistraining diergeneeskunde en veehouderij inclusief diergezondheid- en welzijnsonderwerpen. (v) In alle gevallen moeten interne inspecteurs praktijkkennis hebben over de producten die zij inspecteren. 2.3 COMMUNICATIEVE VAARDIGHEDEN a) Kennis van 'vakterminologie' in de eigen taal. De taalvaardigheid moet ook de gespecialiseerde terminologie in de desbetreffende werktaal omvatten die lokaal gebruikt wordt. b) Uitzonderingen op deze regel moeten uitgelegd worden aan het GLOBALG.A.P.- secretariaat. 2.4 ONAFHANKELIJKHEID EN VERTROUWELIJKHEID a) Auditoren en inspecteurs mogen hun eigen werk niet auditen. Hun onafhankelijkheid moet worden gecontroleerd en zeker gesteld door het QMS (d.w.z. een interne inspecteur/auditor mag zijn/haar eigen activiteiten of een producent aan wie hij/zij tijdens de afgelopen 2 jaar ook advies heeft gegeven niet beoordelen). b) Auditoren en inspecteurs moeten zich strikt houden aan de procedures van de producentengroep/producent om vertrouwelijkheid van informatie en verslagen te handhaven. OPMERKING: Tijdens de externe inspecties moeten de CI s beoordelen of interne inspecteurs en auditoren aan de vakbekwaamheids-/opleidingseisen voldoen. Copyright: Copyright: GLOBALG.A.P. p/a FoodPLUS GmbH, Spichernstr. 55, Köln (Keulen); Duitsland. Kopiëren en verspreiding alleen toegestaan in niet-gewijzigde vorm. Pag.: 13 van 13