18. Ordinantie voor het toezicht

Transcriptie

1 18. Ordinantie voor het toezicht I De regeling van het toezicht Artikel 1 Het doel van het toezicht 1. Het toezicht heeft ten doel te waken over de stoffelijke aangelegenheden van gemeenten en Kerk, het betreft de kerkelijke bezittingen, administraties, archieven en financiën en wordt mede dienstbaar gemaakt aan het bijeenbrengen van gegevens ten behoeve van de kerkelijke statistiek en het sociologisch onderzoek. Artikel 2 Door wie het toezicht gehouden wordt 1. Het toezicht wordt uitgeoefend door de provinciale diaconale commissies, de provinciale kerkvoogdij-commissies en het generaal college van toezicht. 2. Het generaal college van toezicht bestaat uit elf leden, door de generale synode benoemd uit de lidmaten der Kerk en wel twee leden uit een voordracht van de generale diaconale raad, twee leden uit een voordracht van de algemene kerkvoogdijraad, twee leden uit een voordracht van de generale financiële raad en vijf leden uit een voordracht van het breed moderamen der generale synode. 3. Het generaal college kan uit zijn midden kamers of commissies vormen, belast met de voorbereiding, behandeling of afdoening van daarvoor door het college aangewezen zaken. 4. Het generaal college van toezicht wijst uit zijn midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter aan, die met een derde door het college aangewezen lid het moderamen van dit college vormen, met dien verstande, dat als geen toepassing wordt gegeven aan het in het vijfde lid van dit artikel bepaalde, het generaal college uit zijn midden een secretaris aanwijst, die dan tevens als derde lid van het moderamen optreedt, terwijl voor de plaatsvervangend voorzitter en voor het derde moderamenlid tevens een secundus wordt aangewezen. 5. De generale synode benoemt uit de lidmaten der Kerk een secretaris, waartoe het generaal college een aanbeveling bij de synode indient. De secretaris, wiens taak en bevoegdheden door de generale synode op voorstel van het college bij instructie nader worden geregeld, is belast met de zorg voor de dagelijkse werkzaamheden van het college en heeft in diens vergaderingen een adviserende stem. 6. Een lid van een krachtens deze ordinantie toezichthoudend lichaam neemt in dat lichaam geen deel aan de behandeling van of aan de beslissing over zaken, waarbij hij zelf of zijn echtgenoot, dan wel een bloed- of aanverwant van hem tot in de derde graad, hetzij door het lidmaatschap van of andere verantwoordelijkheid voor het onder toezicht staande lichaam, hetzij door enig ander persoonlijk of zakelijk belang, betrokken is. Artikel 3 Over wie het toezicht zich uitstrekt 1. Het toezicht van de provinciale diaconale commissie strekt zich uit over alle kerkelijke lichamen, organen en administraties van diaconale aard, waarvan het territoir en de werkkring niet vallen buiten de grenzen van de kerkprovincie, met uitzondering van de lichamen, organen en administraties, die door of vanwege de provinciale kerkvergadering of enig ander provinciaal lichaam of orgaan worden bestuurd.

2 2. Het toezicht van de provinciale kerkvoogdij-commissie strekt zich uit over alle overige kerkelijke lichamen, organen en administraties waarvan het territoir en de werkkring niet vallen buiten de grenzen van de kerkprovincie, met uitzondering van de lichamen, organen en administraties, die door of vanwege de provinciale kerkvergadering of enig ander provinciaal lichaam of orgaan worden bestuurd. 3. Het toezicht van het generaal college strekt zich uit over alle andere kerkelijke lichamen, organen en administraties. 4. Onder organen en administraties worden voor de toepassing van deze ordinantie mede verstaan en begrepen kassen, fondsen, beurzen, stichtingen, verenigingen of andere rechtspersonen, afzonderlijk beheerde erfenissen en legaten, welke zijn ingesteld of geregeld bij of krachtens ordinantie of waarvan het beheer wordt gevoerd door of vanwege ambtsdragers of kerkelijke functionarissen dan wel waarvan het beheer wordt gevoerd door personen, ambtshalve door ambtsdragers of kerkelijke functionarissen aangewezen. 5. Het generaal college van toezicht kan in bijzondere gevallen een administratie geheel of ten dele en desgewenst onder bepaalde voorwaarden vrijstellen van het toezicht, indien het college van oordeel is dat uit anderen hoofde reeds voldoende in het toezicht wordt voorzien. Artikel 4 Het verstrekken van inlichtingen 1. De kerkelijke organen verstrekken aan de met het toezicht belaste colleges op hun verzoek alle inlichtingen en gegevens en geven inzage in alle boeken en bescheiden. 2. Naar een regeling, te treffen tussen het generaal college van toezicht en visitatorengeneraal, verschaffen de provinciale diaconale commissie en de provinciale kerkvoogdijcommissie aan kerkvisitatoren de gegevens omtrent de stoffelijke omstandigheden der gemeenten, welke zij voor een goede uitoefening van het opzicht nodig hebben. Artikel 5 Bezwaren 1. Het kerkelijk orgaan, dat zich bezwaard voelt door een besluit krachtens het in deze ordinantie bepaalde van een provinciale diaconale commissie of een provinciale kerkvoogdij-commissie, kan binnen dertig dagen, nadat dit besluit te zijner kennis is gebracht, zijn bezwaren daartegen kenbaar maken aan het generaal college van toezicht met het verzoek een nadere voorziening te treffen. 2. Het generaal college kan het besluit vernietigen en een beslissing geven, zoals het meent dat genomen had moeten zijn, in welk geval het van zijn beslissing een afschrift zendt aan het orgaan, dat een nadere voorziening vroeg en aan het college, welks besluit werd vernietigd. 3. In het tegenovergestelde geval bericht het generaal college onder opgave van redenen geen aanleiding gevonden te hebben om aan het verzoek te voldoen en zendt een afschrift van dit bericht aan het college, welks besluit werd gehandhaafd. 4. Van beslissingen van het generaal college, waarvan de kennisneming naar zijn oordeel van algemeen belang is, publiceert het een samenvatting in het daarvoor in aanmerking komend orgaan van de kerkelijke pers. 5. (Vervallen per 1 januari 1992.) Artikel 6 Maatregelen bij nalatigheid

3 1. Indien een kerkelijk orgaan of een lid daarvan nalatig is terzake van een verplichting op de naleving waarvan het toezicht betrekking heeft, tracht het college onder wiens toezicht het orgaan is gesteld door raadgeving en overleg daarin veranderingen te brengen. 2. In ernstige gevallen van nalatigheid alsmede bij ontrouw of wanbeheer kan het college de betrokkene voorlopig schorsen in de uitoefening van zijn functie en voordragen tot ontslag bij het generaal college of - zo het een ambtsdrager betreft - bij de ambtelijke vergadering onder welker opzicht hij is gesteld. 3. Indien door de toepassing van dit artikel het aantal tot handelen bevoegde leden van een orgaan tijdelijk tot beneden twee derde van het voorgeschreven aantal leden is gedaald, treft het college, zo terzake niet reeds voor bepaalde gevallen bij ordinantie is voorzien, voor elk geval afzonderlijk een regeling. Artikel 7 Het jaaroverzicht 1. Het generaal college van toezicht stelt ieder jaar vóór 1 mei ten behoeve van de generale synode een overzicht op van het werk der Kerk op het aan dit college toebedeelde arbeidsveld in het afgelopen kalenderjaar en ontvangt daartoe van de provinciale commissies die met het toezicht zijn belast en van de organen, door welke de colleges van toezicht worden bijgestaan, vóór 1 april een gelijksoortig verslag. II Het toezicht op de kerkelijke bezittingen Artikel 8 Wat het toezicht omvat 2. Het toezicht op de kerkelijke bezittingen omvat het toezicht op de staat en het onderhoud van alle eigendommen ressorterende onder de organen en de administraties genoemd in ordinantie Artikel 9 Hoe het toezicht gehouden wordt 1. De wijze waarop de met het toezicht belaste colleges het hun opgedragen toezicht uitoefenen, wordt vastgesteld bij generale regeling der synode, ontworpen door het generaal college van toezicht, nadat dit daarover de generale diakonale raad, de algemene kerkvoogdijraad en de provinciale diakonale en kerkvoogdij-commissies heeft gehoord. 2. De colleges worden bij dit toezicht bijgestaan door een bouw- en restauratiecommissie en een orgelcommissie. 3. De bouw- en restauratiecommissie telt tenminste vijf leden, benoemd door de generale synode, waarvan de benadering twee vijfde van het aantal op voordracht van de algemene kerkvoogdijraad, een vijfde op voordracht van de generale diakonale raad, een vijfde op voordracht van de raad voor de eredienst en de overige leden naar vrije keuze. 4. De orgelcommissie telt vijf leden, benoemd door de generale synode, waarvan drie op voordracht van de algemene kerkvoogdijraad, een op voordracht van de raad voor de eredienst en een ter vrije keuze. 5. De bouw- en restauratiecommissie en de orgelcommissie verrichten haar werkzaamheden in verantwoordelijkheid aan het generaal college van toezicht. 6. De begrotingen van de bouw- en restauratiecommissie en van de orgelcommissie worden door het generaal college van toezicht, nadat het deze begroting heeft aanvaard, telken jare, met zijn eigen begroting, aan de generale financiële raad toegezonden. Artikel 10 De bouw- en restauratiecommissie

4 1. De bouw- en restauratiecommissie wordt bijgestaan in haar arbeid door een of meer deskundigen, te benoemen door de generale synode, op aanbeveling van de bouw- en restauratiecommissie, nadat de synode het generaal college van toezicht daarover heeft gehoord. 2. Indien bij een onder toezicht staand kerkelijk lichaam of orgaan, dan wel bij een onder toezicht staande administratie de wenselijkheid wordt gevoeld om te komen tot het aankopen, bouwen, verbouwen, uitbreiden, restaureren of afbreken van een gebouw, worden door de beheerders geen voorbereidende stappen gedaan tot het doen ontwerpen van plannen of kostenberekeningen, als niet tevoren a. door de beheerders de voorlichting is gevraagd van de bouw- en restauratiecommissie en b. voor de daaraan verbonden uitgaven een post in de begroting is opgenomen en op deze post de goedkeuring van het toezichthoudend lichaam is verkregen. 3. Tegelijk met de inzending van een verzoek om goedkeuring van zulk een begrotingspost leggen de beheerders aan het toezichthoudend lichaam een voorlopig advies terzake over van de bouw- en restauratiecommissie. 4. De uit de in het tweede en derde lid van dit artikel genoemde voorbereidende werkzaamheden, voortgekomen plannen en objecten worden met een kostenberekening en met voorstellen over de wijze waarop de kosten gefinancierd zullen worden, ingediend bij het toezichthoudend lichaam, dat het oordeel vraagt van de bouw- en restauratiecommissie over: - de bouwkundige waarde van het project en - de doelmatigheid daarvan, gelet op het bouwprogramma en de beschikbare bouwsom. 5. Indien het voor zoveel nodig gewijzigd project - met inachtneming van het bepaalde in ordinantie en de wijze, waarop de betaling daarvan gefinancierd zal worden, de goedkeuring van het toezichthoudend lichaam verkregen hebben, geeft dit daarvan schriftelijk kennis aan de beheerders, onder toezending van een afschrift daarvan aan de bouw- en restauratiecommissie. 6. Het met het toezicht belaste lichaam en de bouw- en restauratiecommissie houden elkaar op de hoogte zo dikwijls dit de goede naleving van het in dit artikel bepaalde kan bevorderen. 7. De bouw- en restauratiecommissie heeft mede tot taak desgevraagd voorlichting te geven aan alle kerkelijke organen en bemiddeling te verlenen bij de behandeling van zaken tussen de kerkelijke organen en de overheidsdiensten. 8. De bouw- en restauratiecommissie kan onder goedkeuring van het generaal college van toezicht die subcommissies instellen, waaraan zij bij de uitoefening van haar taak behoefte heeft.

5 Artikel 11 De orgelcommissie 1. De orgelcommissie wordt bijgestaan in haar arbeid door een of meer deskundigen, te benoemen door de generale synode op aanbeveling van de orgelcommissie, nadat de synode het generaal college van toezicht daarover heeft gehoord. 2. Voor het maken van plannen tot aankoop, bouw, verbouwing, vergroting, restauratie, verkoop of afbraak van orgels en voor de tenuitvoerlegging van zulke plannen is het bepaalde in ordinantie , -3, -4 en -5 van toepassing, met dien verstande dat hier, in plaats van de bouw- en restauratiecommissie, de orgelcommissie als het adviserend lichaam optreedt. 3. De orgelcommissie heeft mede tot taak desgevraagd voorlichting te geven aan alle kerkelijke organen en bemiddeling te verlenen bij de behandeling van zaken tussen de kerkelijke organen en de overheidsdiensten. 4. Bij generale regeling kunnen nadere bepalingen worden gesteld voor de werkwijze van de orgelcommissie. 5. Vaststelling en wijziging van deze generale regeling geschiedt niet, dan nadat daarover het oordeel is gevraagd van het generaal college van toezicht en van de algemene kerkvoogdijraad. III Het toezicht op de administraties en archieven Artikel 12 Wat het toezicht omvat 1. Het administratieve toezicht omvat - het toezicht op het bijhouden van de boeken en registers der gemeenten en op het uitwisselen van gegevens bij verhuizing van de leden der Kerk; - het toezicht op andere bij ordinantie aan de organen der Kerk voorgeschreven administratieve handelingen; en - het toezicht op de kerkelijke archieven en op kerkelijke verzamelingen van kunst- of historische waarde. Artikel 13 Hoe het toezicht gehouden wordt 1. Het administratieve toezicht geschiedt volgens de bepalingen vastgesteld bij de regeling, genoemd in ordinantie Artikel 14 Het toezicht op de archieven 1. Het toezicht op de archieven der kerkelijke lichamen wordt voor en in naam van de met het toezicht belaste colleges uitgeoefend door een commissie voor de archieven. 2. Deze commissie telt tenminste drie leden, benoemd door de generale synode op aanbeveling van het generaal college van toezicht. 3. De taak en de werkwijze van deze commissie worden vastgesteld bij de generale regeling der synode, genoemd in ordinantie De commissie wordt in haar arbeid bijgestaan door een of meer archivarissen, te benoemen door de generale synode op aanbeveling van de commissie voor de archieven, nadat de synode het generaal college van toezicht daarover heeft gehoord. 5. Het generaal college van toezicht ziet erop toe, dat tussen de commissie voor de archieven en de met het toezicht belaste provinciale commissies contact wordt gehouden, waar dit door de aard van dit werk geboden is.

6 6. De commissie voor de archieven verricht haar werkzaamheden in verantwoordelijkheid aan het generaal college van toezicht en zendt telkenjare vóór 1 april een verslag over haar werkzaamheden in het afgelopen kalenderjaar aan het generaal college van toezicht, dat dit verslag, tegelijk met zijn verslag over dat jaar, aan de generale synode doet toekomen. 7. De begroting van de commissie voor de archieven wordt door het generaal college van toezicht, nadat het deze begroting heeft aanvaard, telkenjare, met zijn eigen begroting, aan de generale financiële raad toegezonden. IV Het toezicht op de financiën Artikel 15 Wat het toezicht omvat 1. Het toezicht op de financiën omvat - het controleren van de financiële administraties; - het controleren en in de daarvoor aangewezen gevallen goedkeuren van de rekening en verantwoording; - het waken over de belegging van kapitalen en de uitzetting van kasgelden; - en het goedkeuren van daarvoor aangewezen daden van beheer. Artikel 16 Hoe het toezicht gehouden wordt 1. De wijze, waarop de colleges dit toezicht uitoefenen, wordt vastgesteld in de generale regeling, bedoeld in ordinantie Deze generale regeling bevat tevens voorschriften betreffende de inrichting der administraties en der rekeningen, betreffende belegging der gelden en betreffende bewaring van waardepapieren. Artikel 17 Voorafgaande goedkeuring van beheersdaden 1. Geen beheerder is bevoegd tot de tenuitvoerlegging van enig besluit, zo hij daarop niet tevoren de goedkeuring van het college, dat met het toezicht is belast, heeft verkregen, indien dat besluit betreft: a. het verkrijgen, vervreemden of bezwaren van registergoederen, orgels of effecten alsmede het verhuren of verpachten van registergoederen; b. het vervreemden, bezwaren of in gebruik geven van voorwerpen van oudheidkundige, historische, culturele of kunstwaarde; c. het verstrekken of aangaan van geldleningen; d. het al dan niet aanvaarden van schenkingen of legaten, waaraan een last of voorwaarde is verbonden, en van erfenissen; erfenissen kunnen slechts onder het voorrecht van boedelbeschrijving worden aanvaard; e. het verstrekken van persoonlijke of zakelijke zekerheden; f. het voeren of beëindigen, als eiser of gedaagde, van rechtsgedingen voor de burgerlijke of administratieve rechter; g. het aangaan van dadingen en het zich onderwerpen aan scheidsrechterlijke uitspraken of bindende adviezen; en h. het bouwen, verbouwen, afbreken, uitbreiden of restaureren van gebouwen en van orgels, en het nemen van, verplichtingen met zich brengende, voorbereidingen daartoe. c. a. Op een besluit van een college van diakenen, dat ter goedkeuring wordt voorgedragen, verleent de provinciale diakonale commissie de goedkeuring

7 niet, dan nadat gebleken is dat genoemd besluit genomen is met inachtneming van het bepaalde in ordinantie , dan wel binnen het kader van de begroting valt. 2. Op een besluit van een college van kerkvoogden, dat ter goedkeuring wordt voorgedragen, verleent de provinciale kerkvoogdij-commissie de goedkeuring niet, dan nadat gebleken is dat het college van kerkvoogden op grond van de regeling krachtens ordinantie terzake beslissingsbevoegd is, dan wel nadat gebleken is dat genoemd besluit genomen is met inachtneming van het bepaalde in ordinantie of binnen het kader van de begroting valt. 3. De provinciale diakonale commissie en de provinciale kerkvoogdij-commissie voor haar ressort en het generaal college van toezicht voor zijn ressort dan wel voor de Kerk in haar geheel, kunnen, hetzij aan bepaalde kerkelijke lichamen, organen of administraties afzonderlijk, hetzij in het algemeen, ten aanzien van bepaalde, regelmatig terugkerende, beheersdaden, een tot wederopzeggens toe doorlopende machtiging afgeven, onverminderd de gewone verantwoordelijkheid van de beheerders voor de krachtens deze machtiging verrichte beheersdaden. 4. Indien het generaal college van toezicht redenen aanwezig acht om de krachtens het eerste lid van dit artikel vereiste goedkeuring te onthouden aan een besluit, als in het eerste lid van dit artikel bedoeld, en indien het breed moderamen der generale synode nadien aan het generaal college van toezicht schriftelijk heeft verklaard dat besluit, na afweging van de apostolaire, pastorale of diakonale en de financiële belangen der Kerk, noodzakelijk en verantwoord te vinden, geeft de generale synode een eindbeslissing, na een bespreking ter zake in haar vergadering met een delegatie van het generaal college van toezicht en van de generale financiële raad. 5. De beheerders zijn bevoegd tot het treffen van conservatoire of spoedeisende maatregelen, mits daarvan terstond ter nadere goedkeuring aan het met het toezicht belaste college wordt kennis gegeven. Artikel 18 Beperkingen bij beheersdaden 1. Beheerders - waaronder worden verstaan allen die deelhebben of medewerken aan enig beheer, waarop krachtens deze ordinantie toezicht wordt gehouden - mogen noch onmiddellijk noch middellijk a. eigendommen, goederen of rechten, waarover het beheer zich uitstrekt, onderhands huren of pachten; deze in eigendom verwerven, of daarop krachtens bijzondere titel zakelijke of persoonlijke rechten verkrijgen; b. eigendommen, goederen of rechten aan de betrokken instelling onderhands verhuren of verpachten; of deze daaraan anders dan om niet overdragen; c. overgaan tot of deelhebben aan of belang hebben bij leveringen of aannemingen ten behoeve van de beheerde instelling, dan wel tegen vergoeding diensten of werkzaamheden daarvoor verrichten; en d. krachtens bijzondere titel schuldvorderingen ten laste van de betrokken instelling verkrijgen, tenzij het betreft obligaties aan toonder in een door of voor die instelling uitgegeven obligatielening. 2. Het met het toezicht belaste college kan - doch uitsluitend in het belang van de betrokken instelling - van het in het eerste lid van dit artikel bepaalde, zo nodig onder door dat college te stellen voorwaarden, ontheffing verlenen. Artikel 19 Aansprakelijkheid van de beheerders

8 1. De beheerders zijn - behoudens persoonlijke disculpatie - gezamenlijk verantwoordelijk voor schade, voortvloeiende uit achteloosheid, verzuim of kwade trouw, onverminderd ieders aansprakelijkheid naar burgerlijk recht. 2. Het generaal college van toezicht kan de financiële administraties de verplichting opleggen deel te nemen aan een regeling tot verzekering tegen financiële onregelmatigheden.