Privacybeleid LTV Harava

Transcriptie

1 Privacybeleid LTV Harava In dit document vind je het privacybeleid van LTV Harava. Dit is door het bestuur van LTV Harava op 2 juli 2018 goedgekeurd. Indien je vragen hebt, dan kun je contact opnemen via info@harava.nl. Inhoudsopgave 1. Privacybeleid Jouw privacy 1.2. Waarvoor verwerken wij je persoonsgegevens? 1.3. Persoonsgegevens die wij vastleggen 1.4. Administraties Foto s en video s 1.7. Recht van verzet 1.8. Gebruik van persoonsgegevens door derden 1.9. Sociale media Communicatiemiddelen gebruikt door leden Website van LTV Harava en andere websites 2. Ten slotte 2.1. Vragen 2.2. Meldpunt kwetsbaarheden 2.3. Wijzigingen privacybeleid 2.4. Verantwoording 1. Privacybeleid 1.1. Jouw privacy LTV Harava hecht waarde aan jouw privacy en de daarbij horende bescherming van persoonsgegevens. Daarom willen wij je in dit privacybeleid transparante informatie geven over de wijze waarop LTV Harava persoonsgegevens verwerkt van leden, leveranciers, vrijwilligers, partners en andere personen waarmee LTV Harava een relatie heeft. In dit document worden deze personen aangeduid met relatie. Uiteraard worden persoonsgegevens van relaties met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld en beveiligd. Hierbij houdt LTV Harava zich in alle gevallen

2 aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Verantwoordelijk voor de gegevensverwerking is LTV Harava, Sportlaantje 2, 6616 BD Hernen. Waar in dit document gesproken wordt over relatie zoals hierboven genoemd, wordt iedere rechtspersoon van 18 jaar en ouder bedoeld. Indien het om minderjarigen gaat, wordt daarmee de ouder, voogd of wettelijke vertegenwoordiger bedoeld Waarvoor verwerken wij je persoonsgegevens? Er zijn verschillende doeleinden waarvoor LTV Harava je persoonsgegevens verzamelt en verwerkt. In het kader van de activiteiten die LTV Harava uitvoert, verzamelt en verwerkt LTV Harava persoonsgegevens van de relatie: - Wanneer de relatie lid van LTV Harava is/wordt: Voor het verwerken van de contributie. Voor het versturen van nieuwsbrieven, aankondigen van evenementen. - Wanneer de relatie werknemer van LTV Harava is/wordt: Voor het informeren over planningen van vrijwilligerswerk zoals o.a. bardiensten. Voor het versturen van nieuwsbrieven, aankondigen van evenementen. - Wanneer de relatie mogelijk lid wordt van LTV Harava: Voor het onderhouden van het contact tot het moment dat je lid wordt of ervan afziet. - Wanneer de relatie meedoet aan een evenement georganiseerd door LTV Harava: Voor het verwerken van de kosten. Voor het informeren over indelingen, roosters en wijzigingen. Voor het versturen van nieuwsbrieven, aankondigen van evenementen. - Wanneer de relatie contact opneemt met LTV Harava via of sociale media: Voor het onderhouden van het contact. De gegevens, of daar een deel van, worden alleen gebruikt door (bestuurs)leden die die nodig hebben voor de uitvoering van zijn of haar functie. Verwerking van je persoonsgegevens blijft beperkt tot enkel die gegevens die minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze nodig zijn. De gegevens van de relatie blijven maximaal 1 jaar bewaard na het beëindigen van de relatie, tenzij het om financiële gegevens gaat, dan is LTV Harava wettelijk verplicht deze 7 jaar te bewaren.

3 1.3. Persoonsgegevens die wij vastleggen Persoonsgegevens die we verwerken: Voorletters Voornaam Tussenvoegsel Achternaam Geslacht Geboortedatum Telefoonnummer adres Straat en huisnummer Postcode Woonplaats Land (gevestigd) Bankrekeningnummer Betalingsverkeer tussen jou en LTV Harava Bondsnummer van de KNLTB Pasfoto 1.4. Administraties LTV Harava voert een ledenadministratie om de vereniging draaiende te houden. Hierbij minimaliseren we de persoonsgegevens in het systeem, maar leggen voldoende gegevens vast om een goede administratie te kunnen voeren. Hierbij gebruiken wij onder meer de faciliteiten van de KNLTB en daartoe stellen wij onze gegevens tevens ter beschikking van de KNLTB (zie voor het privacyregelement van de KNLTB). Om de contributies te innen gebruikt LTV Harava momenteel het programma PC Leden (alleen de penningmeester en de ledenadministratie hebben hier inzage in).

4 1.5. LTV Harava verstuurt nieuwsbrieven via om haar relaties te informeren over de ontwikkelingen binnen LTV Harava. Daarnaast worden s verstuurd om evenementen aan te kondigen. Je kunt altijd de toestemming voor het versturen van intrekken door de afmeldlink in de te gebruiken of door te antwoorden op de Foto s en video s Gedurende evenementen en sportactiviteiten kunnen foto s en/of video s worden gemaakt. Deze foto s en/of video s kunnen op de website van LTV Harava of sociale media terechtkomen. Bij het plaatsen op een van deze media wordt altijd beoordeeld of de foto's niet aanstootgevend zijn. Dit geldt ook voor de reclame-uitingen die worden geplaatst. Indien er toch een foto op staat die je privacy aantast, stuur dan een naar info@harava.nl onder vermelding van de referentie naar de foto/video en we zullen de foto s en/of video s verwijderen. LTV Harava heeft geen invloed op foto s en video s die gemaakt zijn door derden en die geplaatst zijn op sociale media. Indien je van mening bent dat LTV Harava een rol speelt of kan spelen om de betreffende foto s/video s te verwijderen, neem dan contact op met LTV Harava via info@haraval.nl met een duidelijke verwijzing naar waar het materiaal zich bevindt. LTV Harava zal hier dan advies geven of helpen om het materiaal te verwijderen. Ben je er wel van bewust dat eenmaal geplaatste gegevens op sociale media zich moeilijk laten verwijderen. Hierin heeft LTV Harava geen verantwoordelijkheid, tenzij het materiaal door LTV Harava zelf is geplaatst Recht van verzet Indien je in het geheel geen prijs stelt op nieuwsbrieven of aankondigingen van evenementen, stuur dan een naar info@harava.nl met de beschrijving van welke informatie je niet meer wil ontvangen. Indien je informatie wenst over welke gegevens wij vastgelegd hebben, of wil je gegevens wijzigen, neem dan contact op met de ledenadministratie via ledenadministratie@harava.nl.

5 1.8. Gebruik van persoonsgegevens door derden LTV Harava laat geen gebruik van persoonsgegevens door derden zelf toe voor commerciële, charitatieve of ideële doeleinden Sociale media LTV Harava gaat graag, via het web en (eigen) sociale-mediakanalen, in dialoog met leden, gebruikers van apps en bezoekers van de website. Het doel is om nuttige en relevante informatie te bieden en/of vragen die via sociale media kenbaar worden gemaakt te beantwoorden. Indien de relatie vragen of opmerkingen heeft, kan de relatie contact opnemen met LTV Harava via Communicatiemiddelen gebruikt door leden Voor het uitoefenen van bepaalde functies binnen LTV Harava, kan de desbetreffende vertegenwoordiger gebruik maken van communicatiemiddelen waarop LTV Harava geen invloed heeft. Onder communicatiemiddelen worden verstaan: , WhatsApp/Messenger, direct messages zoals via Facebook, telefoongesprekken, et cetera. De leden dienen zich te houden aan dit privacybeleid. Voorbeelden van communicatie via WhatsApp: de teamcaptain of trainer die een groepsapp aanmaakt Website van LTV Harava en andere websites Op de website van LTV Harava tref je een aantal links aan naar andere websites. LTV Harava draagt geen verantwoordelijkheid voor de omgang met jouw gegevens door die partijen. 2. Ten slotte 2.1. Vragen Heb je na het lezen vragen of opmerkingen over ons privacybeleid, dan kun je deze richten aan: LTV Harava, onderwerp Privacy, Sportlaantje 2, 6616 BD Hernen of via een naar

6 2.2. Meldpunt kwetsbaarheden Ben je deskundig en ontdek je een kwetsbaarheid in onze systemen? Help ons dan door deze kwetsbaarheid te melden via Zo kunnen we samen de veiligheid en betrouwbaarheid van onze systemen verbeteren Wijzigingen privacy beleid LTV Harava behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in het privacybeleid. Wij adviseren je dan ook om regelmatig op de betreffende websitepagina te kijken of er wijzigingen zijn aangebracht. Indien LTV Harava een belangrijke wijziging doorvoert die gevolgen heeft voor de wijze waarop LTV Harava de persoonsgegevens van relaties verwerkt, dan maken wij dit kenbaar via berichtgeving op onze website, in onze nieuwsbrief of op sociale media Verantwoording Voor het toepassen en uitvoeren van dit privacybeleid is het bestuur van LTV Harava verantwoordelijk. Het bestuur is bereikbaar via Dit privacydocument wordt regelmatig actueel gemaakt, deze laatste versie is vastgesteld in de bestuursvergadering van ***