Zehnder privacyverklaring

Transcriptie

1 Zehnder privacyverklaring In deze privacyverklaring lichten we toe hoe wij je persoonsgegevens verzamelen en gebruiken. 1. Wanneer is deze privacyverklaring van toepassing? Deze privacyverklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens die we verzamelen en gebruiken als we diensten leveren aan of contacten hebben met consumenten, websitebezoekers, installateurs, andere professionals en zakelijke contacten. We lichten dat hierna verder toe. Consumenten en websitebezoekers Deze privacyverklaring is van toepassing als je onze website bezoekt, een online aanvraagformulier invult, contact met ons opneemt over onze producten en diensten of wanneer in geval van garantie jouw gegevens doorgegeven worden aan de servicemonteur van Zehnder zodat deze de reparatie kan uitvoeren. Voorbeelden van diensten en verwerkingen voor consumenten die onder deze verklaring vallen zijn de tools waarmee we je advies geven over de selectie van een Zehnder product, of om je in contact te brengen met installateurs die Zehnder producten plaatsen of repareren. Ook de verwerking van persoonsgegevens in het kader van je garanties vallen onder deze privacyverklaring. Installateurs, andere professionals en zakelijke contacten Deze privacyverklaring is van toepassing als we je producten of diensten leveren of als je contact met ons hebt. Ben je een installateur, dan ondersteunen we je bijvoorbeeld met het plaatsen van orders. Dat doen we via de Mijn Zehnder omgeving. Hier kun je meedoen aan het Zehnder loyaliteitsprogramma (Eazy), heb je toegang tot verschillende elearnings, planningstools en kan je je aanmelden voor het volgen van trainingen en seminars via de Zehnder Academy. Deze privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd in juli 2018 en komt in de plaats van eerdere versies. We kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen. We stellen je van eventuele wijzigingen op de hoogte voordat zij in werking treden door de herziene versie van deze verklaring op onze websites te plaatsen. 2. Wie is verantwoordelijk voor je gegevens? Wij zijn Zehnder Group Nederland B.V. ( Zehnder ), een toonaangevende producent en distributeur van innovatieve ventilatiesystemen, design radiatoren en gerelateerde diensten. We zijn gevestigd aan de Lingenstaart 2, 8028 PM Zwolle. Zie onze website voor meer informatie over onze producten en diensten. Zehnder Group Nederland B.V. maakt deel uit van de Zehnder Group. Zehnder is verantwoordelijk voor het verzamelen en gebruiken van je persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring. Bij eventuele vragen, opmerkingen of klachten in 1

2 verband met de verwerking van je persoonsgegevens, kun je contact opnemen met ons opnemen via de contactgegevens die staan beschreven in hoofdstuk Welke gegevens verzamelen we en hoe doen we dat? Websitebezoekers Wanneer je onze website bezoekt en gebruik maakt van de online advieswijzers en/of invulformulieren verzamelen wij de volgende gegevens: (1) door jou ingevoerde gegevens, de daarop gebaseerde verstrekte adviezen en je offerteaanvragen, (2) je contactgegevens, (3) productgegevens, (4) communicatie met jou, zoals vragen, klachten, storingsmeldingen met betrekking tot onze producten en diensten, en (5) gegevens die wij verzamelen over het gebruik van onze online diensten. 1. Adviezen en offerte aanvragen Via onze website bieden we meerdere tools aan om je te helpen voor de juiste installatie te kiezen. Voorbeeld hiervan is de selectietool Dakventilatoren. 2. Contactgegevens Wanneer je je aanmeldt voor een nieuwsbrief, contact met ons opneemt, verwerken wij je contactgegevens. Zo kunnen we, afhankelijk van je voorkeuren, onder meer tips delen voor onderhoud aan je product, nieuwsbrieven sturen over nieuwe producten die we aanbieden, en je op de hoogte stellen als we onverwachts een gebrek aan een van onze producten vinden (bijv. door een fabrieksfout). 3. Productgegevens Voor het aanspraak maken op garantie verwerken wij het serienummer van je product, je contactgegevens, adresgegevens, installatiedatum en installateur. 4. Communicatie Als je ons mailt registeren wij de communicatie. Als je ons belt, registreert onze technische medewerker je vragen of klachten in onze database. We kunnen ook meeluisteren met telefoongesprekken of deze opnemen voor trainingsdoeleinden en om de kwaliteit van onze service te verhogen. 5. Website analytics Als je onze website bezoekt of je hebt aangemeld voor onze nieuwsbrieven en tips, dan verwerken wij gegevens om onze content te verbeteren en beter op je af te stemmen. Voor meer informatie over het gebruik van cookies, bekijk onze Privacyverklaring Zehnder website. Installateurs, andere professionals en zakelijke contacten Wanneer je een product aanschaft, gebruik maakt van onze diensten of contact met ons hebt, dan verzamelen en verwerken we de volgende gegevens over je: (1) je Mijn Zehnder accountgegevens (2) gegevens over je bestellingen, (3) communicatiegegevens en (4) website analytics. 2

3 1. Mijn Zehnder accountgegevens Wanneer je je als installateur inschrijft voor Mijn Zehnder verzamelen en verwerken we tijdens de inschrijving de volgende gegevens: naam, bedrijfsnaam, klantnummer, adresgegevens, telefoonnummer en adres. Via Mijn Zehnder kan je toegang krijgen tot andere specifieke diensten zoals ons loyaliteitsprogramma Zehnder Eazy. We verwerken ook persoonsgegevens in het kader van deze diensten, zoals de punten die je hebt verdiend via het loyaliteitsprogramma en aankopen uit de Eazy cadeaushop. 2. Bestellingen Voor het bestellen, leveren en factureren van je bestelling verwerken we bijvoorbeeld de volgende gegevens: financiële gegevens die nodig zijn om te factureren, adresgegevens voor het leveren van producten en gegevens die kenmerkend voor je order zijn. 3. Informatie die we verzamelen wanneer je contact met ons opneemt Als je ons t of op een andere manier zakelijk contact met ons hebt, registeren wij het contact. Ook als je ons belt, registreert onze supportdesk je vragen of klachten in onze database. We kunnen ook meeluisteren met telefoongesprekken of deze opnemen voor trainingsdoeleinden en om de kwaliteit van onze service te verhogen. 4. Website analytics Als je onze website bezoekt of je hebt aangemeld voor onze nieuwsbrieven en tips, dan verwerken wij gegevens om onze content te verbeteren en beter op je af te stemmen. Voor meer informatie over het gebruik van cookies, bekijk onze Privacyverklaring Zehnder website We verzamelen deze gegevenscategorieën op de volgende manieren: (1) we verzamelen gegevens die je zelf aan ons verstrekt (bijvoorbeeld als je contact met ons opneemt, bij het opvragen van een offerte, of bij het gebruik van Mijn Zehnder); (2) we verzamelen automatisch gegevens van je door het gebruik van cookies en vergelijkbare technologieën. 4. Hoe gebruiken we je gegevens? Consument en websitebezoekers We gebruiken je persoonsgegevens voor de volgende doeleinden (1) om na de installatie van je product garantie en service te kunnen bieden, (2) om onze diensten te verbeteren en je een betere ervaring te bieden bij het gebruik van onze website en diensten, (4) voor direct marketing doeleinden, en (5) voor het bijhouden van administratie en om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen. 1. Garantie en service Als je product aangemeld wordt voor garantiedoeleinden verwerken wij je contactgegevens en productgegevens, zodat we je de juiste service kunnen bieden en we je op verzoek in contact kunnen brengen met de Zehnder service monteur of de installateur die de installatie heeft geïnstalleerd. Hieronder valt ook het verwerken van contact- en adresgegevens om met je te kunnen communiceren bij vragen of klachten. Ook registreren we onze communicatie om te zorgen dat je vragen goed beantwoord worden en om geschillen op te kunnen lossen. 3

4 2. Onderzoek om onze producten en diensten te verbeteren We voeren onderzoek uit naar algemene trends in de wijze waarop consumenten en websitebezoekers onze producten en diensten gebruiken. We doen dit om beter inzicht te krijgen in het gedrag en de voorkeuren van onze installateurs en consumenten, zodat we nieuwe producten en diensten kunnen ontwikkelen en onze bestaande producten en diensten kunnen verbeteren. Om dergelijk onderzoek uit te voeren maken we gebruik van cookies en vergelijkbare technologieën. Meer informatie over het gebruik hiervan, kun je vinden in onze Privacyverklaring Zehnder website. 4. Direct marketing We gebruiken je account- en contactgegevens om je op de hoogte te stellen van nieuwe of geüpdate producten en diensten van onze merken die interessant zouden kunnen zijn voor je. Wij sturen je uitsluitend direct marketingberichten als je daarmee van tevoren akkoord bent gegaan. Je kunt je altijd afmelden voor dergelijke direct marketingberichten door de instructies in de betreffende marketingcommunicatie op te volgen, door je accountvoorkeuren aan te passen (indien beschikbaar) of door contact op te nemen met onze serviceafdeling. Je kunt te allen tijde bezwaar maken tegen het gebruiken van je persoonsgegevens voor direct marketingdoeleinden (zie hoofdstuk 7). Installateurs, andere professionals en zakelijke contacten We gebruiken je persoonsgegevens voor de volgende doeleinden (1) om je bestellingen en orders te verwerken en te bezorgen, (2) om onze diensten te verbeteren en je een betere ervaring te bieden bij het gebruik van onze website en diensten, (3) om contact met je te onderhouden en voor direct marketing doeleinden, en (4) voor het bijhouden van administratie en om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen. 1. Orders Wanneer je als installateur bestellingen plaatst, verwerken we gegevens die relevant zijn voor het bestellen, leveren en factureren van dergelijke orders, zoals factuurgegevens, adresgegevens, contactgegevens en financiële gegevens voor de verwerking van orders. 2. Onderzoek om onze producten en diensten te verbeteren In het kader van onderzoek naar onze producten en diensten in het algemeen op de website, verwerken we je bezoek en zoekgegevens. 3. Contact onderhouden en direct marketing We gebruiken je persoonsgegevens om contact met je te onderhouden. We gebruiken je account- en contactgegevens om je op de hoogte te stellen van nieuwe of geüpdate producten en diensten van onze merken die interessant zouden kunnen zijn voor je. Direct marketingberichten (zoals acties en aanbiedingen) sturen we alleen als je daarmee van tevoren akkoord bent gegaan. Je kunt je altijd afmelden voor dergelijke direct marketingberichten door de instructies in de betreffende marketingcommunicatie op te volgen, door je accountvoorkeuren aan te passen (indien beschikbaar) of door contact op te nemen met onze serviceafdeling. Wij analyseren je persoonsgegevens en nemen op jouw afgestemde aanbiedingen op in onze direct marketingberichten op basis van ons 4

5 gerechtvaardigd belang om je relevante aanbiedingen te doen. Je kunt te allen tijde bezwaar maken tegen het gebruiken van je persoonsgegevens voor direct marketingdoeleinden (zie hoofdstuk 7). 6. Bijhouden van onze administratie en voldoen aan onze wettelijke verplichtingen We verzamelen, bewaren en gebruiken je gegevens voor interne doeleinden, zoals voor het bijhouden van onze administratie en om te voldoen aan onze wettelijke en fiscale verplichtingen. Je hebt te allen tijde het recht om, vanwege met jouw specifieke situatie verband houdende redenen, bezwaar te maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens voor onderzoeksdoeleinden (zie hoofdstuk 7). We verzamelen, gebruiken, delen en bewaren je persoonsgegevens om onze diensten aan je te kunnen leveren, om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen, om onze gerechtvaardigde belangen en die van derden te beschermen, of wanneer wij je persoonsgegevens gebruiken voor direct marketingdoeleinden op basis van je toestemming. Het is mogelijk dat wij niet in staat zijn (een gedeelte van) de door jou gevraagde diensten te leveren indien je weigert om persoonsgegevens te verstrekken die wij van je vragen ten behoeve van de uitvoering van de overeenkomst of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Als wij je persoonsgegevens verwerken ten behoeve van onze gerechtvaardigde belangen of die van derden, hebben wij deze belangen afgewogen tegen je recht op privacy. Wij nemen alle voorzorgsmaatregelen om je privacy te beschermen en om waar nodig te voorkomen dat je belangen worden geschaad. Onze gerechtvaardigde belangen kunnen bijvoorbeeld beveiligings- en veiligheidsmaatregelen betreffen, of het verbeteren van ons productaanbod en onze dienstverlening. Zie voor meer informatie over deze belangen de hierboven genoemde doeleinden waarvoor wij je persoonsgegevens verwerken. Op verzoek verstrekken wij je meer informatie over deze belangenafwegingen. Je kunt te allen tijde bezwaar maken, op grond van met jouw specifieke situatie verband houdende redenen, tegen het verwerken van je persoonsgegevens voor onze gerechtvaardigde belangen of die van derden (zie hoofdstuk 7). 5. Welke derden hebben toegang tot je gegevens? Wij kunnen je persoonsgegevens ten behoeve van de volgende doelen doorgeven aan, of delen met, Zehnder Group, serviceproviders en partners: (1) om derden in staat te stellen diensten aan je te leveren, (2) ter ondersteuning van onze bedrijfsfuncties, en (3) ten behoeve van onderzoek en direct marketing. 1. Om derden in staat te stellen diensten aan je te leveren In bepaalde gevallen bieden wij je diensten aan in samenwerking met een van onze partners, bijvoorbeeld indien je een beroep doet op de garantie. In dergelijke gevallen kunnen wij je 5

6 gegevens uitwisselen met deze partners zodat je optimaal gebruik kunt maken van hun of onze gezamenlijke dienstverlening. We doen dit alleen als we vinden dat externe partijen een goede aanvulling op onze diensten vormen. Bovendien delen we je gegevens pas met deze partners nadat we je op de hoogte hebben gesteld van onze plannen en met je voorafgaande toestemming. 2. Ter ondersteuning van onze bedrijfsfuncties In bepaalde gevallen kunnen we je persoonsgegevens delen met betrouwbare derden voor het uitvoeren van bedrijfsfuncties (bijv. hostingproviders, social network-providers) of het leveren van diensten namens ons (bijv. ondersteuningsdiensten). Met deze derde partijen zijn verwerkingsovereenkomsten gesloten, zodat zij voldoen aan de eisen van Zehnder. 3. Onderzoek en direct marketing Zehnder maakt deel uit van de Zehnder Group. Binnen onze groepsmaatschappij kunnen we informatie uitwisselen voor onderzoeks- en direct marketing-doeleinden (zie hoofdstuk 4). Indien wij hiertoe wettelijk verplicht zijn, delen we je persoonsgegevens ook met toezichthouders en opsporingsinstanties of de belastingdienst. Onze groepsmaatschappijen, serviceproviders en partners kunnen gevestigd zijn in een land buiten de Europese Economische Ruimte (EER, d.w.z. alle EU-landen plus Liechtenstein, Noorwegen en IJsland). In dergelijke gevallen is er sprake van internationale doorgifte van persoonsgegevens. De wet- en regelgeving van deze landen biedt niet altijd dezelfde mate van bescherming van je persoonsgegevens als de wet- en regelgeving van Nederland. Indien nodig zorgen we ervoor dat er passende veiligheidsmaatregelen worden genomen om te waarborgen dat de voorschriften op het gebied van de internationale doorgifte van persoonsgegevens worden nageleefd, zoals de in Europees verband vastgelegde standaardcontractbepalingen (zie art. 46 AVG) als waarborgen of, in geval van dienstverlening door derden, met je uitdrukkelijke toestemming (zie art. 49 AVG). 6. Hoe beveiligen we je gegevens en hoe lang bewaren we deze? Wij treffen de nodige technische en organisatorische maatregelen om te waarborgen dat je persoonsgegevens goed beveiligd zijn en dus beschermd tegen ongeoorloofd of onwettig gebruik, wijziging, ongeoorloofde toegang of openbaarmaking, onbedoelde of onrechtmatige vernietiging en verlies. Wij slaan je gegevens op in onze systemen zo lang dit nodig is voor de in deze privacyverklaring beschreven doelstellingen, maar in geen geval langer dan drie jaar, tenzij dit nodig is om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, voor het oplossen van geschillen of voor de garantie op je product. Als je als installateur je account verwijdert of als we je gegevens niet langer nodig hebben, verwijderen of anonimiseren we de gegevens. Wil je je keuze wijzigen voor de cookies die we gebruiken via deze website? Ga dan naar onze Privacyverklaring Zehnder website, waar we verwijzen naar de relevante pagina s van de meest gebruikte webbrowsers. 6

7 7. Hoe kun je een beroep doen op je wettelijke rechten? Je kunt contact opnemen met onze serviceafdeling en/ of een bericht sturen naar onze data protection officer om uit hoofde van de toepasselijke wet- en regelgeving op het gebied van gegevensbescherming verleende rechten uit te oefenen, waaronder het recht (1) tot inzage, (2) op rectificatie, (3) op verwijdering, (4) op beperking van de verwerking van je gegevens, (5) om je gegevens over te dragen, en (6) om bezwaar te maken tegen de verwerking. NB. We zullen je in bepaalde gevallen vragen om aanvullende informatie zodat wij je identiteit kunnen vaststellen. 1. Recht tot inzage Je kunt ons vragen of wij persoonsgegevens van je verwerken en je kunt inzage verkrijgen in deze gegevens door het ontvangen van een afschrift daarvan. Als we reageren op je verzoek tot inzage verstrekken we je ook aanvullende informatie, zoals het doel van de verwerking, de betrokken categorieën persoonsgegevens en andere informatie die je nodig hebt om dit recht goed uit te kunnen oefenen. 2. Recht op rectificatie Je hebt het recht je gegevens te rectificeren wanneer deze onjuist of onvolledig zijn. Op je verzoek verbeteren we onjuiste persoonsgegevens over je, en vullen wij onvolledige persoonsgegevens aan, rekening houdend met de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt; dit kan ook de afgifte van een aanvullende verklaring inhouden. 3. Recht op verwijdering Je hebt het recht om je persoonsgegevens te laten wissen. Dit betekent dat wij je persoonsgegevens verwijderen en, voor zover mogelijk, dat andere verwerkingsverantwoordelijken met wie wij je gegevens hebben gedeeld dat ook doen. Overigens vindt verwijdering van je persoonsgegevens slechts in bepaalde, door de wet voorgeschreven gevallen plaats; deze gevallen staan vermeld in art. 17 van de AVG. Dit betreft onder meer gevallen waarin je persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor het doel waarvoor ze oorspronkelijk waren verzameld en gevallen waarin zij onrechtmatig zijn verwerkt. Vanwege de wijze waarop wij bepaalde diensten inrichten, kan het enige tijd duren voordat backups zijn gewist. 4. Recht op beperking van de verwerking Je hebt het recht de verwerking van je persoonsgegevens te laten beperken, wat inhoudt dat de verwerking van je gegevens gedurende een bepaalde tijd wordt opgeschort. Omstandigheden die aanleiding kunnen geven tot uitoefening van dit recht zijn bijvoorbeeld gevallen waarin de juistheid van je persoonsgegevens wordt betwist maar er enige tijd gemoeid is met het verifiëren daarvan. Dit recht belet ons niet om je persoonsgegevens te blijven opslaan. Voordat de beperking wordt opgeheven word je daarvan op de hoogte gesteld. 5. Recht op overdraagbaarheid van gegevens Het recht op overdraagbaarheid van gegevens houdt in dat je het recht hebt de op je 7

8 betrekking hebbende persoonsgegevens, indien technisch mogelijk, in een gestructureerde, gangbare en machine leesbare vorm te verkrijgen en deze aan een andere verwerkingsverantwoordelijke over te dragen. Op verzoek en indien technisch mogelijk, worden je persoonsgegevens door ons rechtstreeks overgedragen aan de andere verwerkingsverantwoordelijke. 6. Recht van bezwaar Je hebt het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens. Dit houdt in dat je ons kunt verzoeken je persoonsgegevens niet langer te verwerken. Dit is alleen van toepassing indien gerechtvaardigde belangen (met inbegrip van profilering) de rechtsgrond voor de verwerking vormt (zie hoofdstuk 4). Wanneer je persoonsgegevens worden verwerkt voor direct marketingdoeleinden, met inbegrip van profilering, voor zover dergelijke profilering verband houdt met direct marketing, heb je te allen tijde het recht hiertegen kosteloos bezwaar te maken. Wanneer je dit recht uitoefent worden je persoonsgegevens niet langer door ons voor dit doel verwerkt. Er kunnen zich situaties voordoen waarin wij gerechtigd zijn de in dit artikel bedoelde rechten te ontzeggen of beperken. In alle gevallen maken wij een zorgvuldige afweging of hiertoe reden bestaat en stellen wij je daarvan op de hoogte. Zo kan het recht tot inzage worden ontzegd wanneer dit nodig is om de rechten en vrijheden van andere personen te beschermen, of kan geweigerd worden je persoonsgegevens te wissen indien de verwerking van deze gegevens nodig is ter nakoming van wettelijke verplichtingen. Het recht op overdraagbaarheid van gegevens kan niet worden uitgeoefend wanneer deze persoonsgegevens niet door je zijn verstrekt of wanneer de gegevens niet op basis van je toestemming of ter uitvoering van een overeenkomst door ons zijn verwerkt. Ook bij vragen, opmerkingen en/of klachten met betrekking tot deze privacyverklaring kun je altijd contact met ons opnemen. Bij onopgeloste problemen heb je ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Vragen Wij nemen je privacy serieus. Als je specifieke vragen of opmerkingen hebt over je rechten dan kun je het beste contact opnemen door een te sturen naar Uiteraard kun je ook per post met ons communiceren via onderstaand adres: Zehnder Group Nederland B.V. T.a.v. Data Protection Officer Postbus AP Zwolle 8