Bloed laten stromen Lean in de praktijk Martine Deckers, Klinisch Chemicus, Sint Lucas Andreas Ziekenhuis

Transcriptie

1 Bloed laten stromen Lean in de praktijk Martine Deckers, Klinisch Chemicus, Sint Lucas Andreas Ziekenhuis

2 Inhoud ié~å çéñêáëåìêëìë ié~å áå=çé=éê~âíáàâ fåîçéêéå=î~å=îéê~åçéêáåöéå `çååäìëáé aáëåìëëáé M.Deckers Bloed laten stromen

3 Als voorafje táé=ïéêâí=éê=ãéí=ib^k\ eçé=ä~åö=áë=çé=ï~åüííáàç=îççê=çé= ÄäçÉÇ~Ñå~ãÉ ^F=MJO=ãáåìíÉå _F=OJNR=ãáåìíÉå `F=PM=ãáåìíÉå af=ïééí=åáéí eçé=ä~åö=çììêí=ééå=äéòçéâ=éçäá=ääçéç~ñå~ãé ^F=NM=ãáåìíÉå _F=OM=ãáåìíÉå `F=PM=ãáåìíÉå=çÑ=ä~åÖÉê

4 LEAN OPFRISCURSUS ib^k=z=pä~åâ J[=ib^k=Z=pifj> påüê~éééå=î~å=çîéêäççáöé=ü~åçéäáåöéå ^ääééå=ü~åçéäáåöéå=çáé=î~å=ï~~êçé=òáàå=äéüçìçéå `êéøêéå=î~å=ñäçï Eî~å=_~íÅÜ=å~~ê=páåÖäÉ=máÉÅÉ ÑäçïF páñ páöã~z=öéêáåüí=çé=âï~äáíéáíëîéêäéíéêáåö áåçìëíêáéw=nlnm É S=~ÑïáàâÉåÇ ÖÉòçåÇÜÉáÇëòçêÖW=ÄÉÜÉÉêëí=éêçÅÉë=NLNMMM=~ÑïáàâÉåÇ

5 LEAN-SIX SIGMA LEAN-Six Sigma: hits op google PR=Üáíë=áå=éìÄãÉÇ NMN=iÉ~å ãéíüçççäçöó E`äáå `ÜÉã OMNMF Basis: Wat is de huidige prestatie Statistische analyse Frequency Histogram of Ligduur 3-Parameter Weibull Ligduur 36 Shape 1,684 Scale 9,746 Thresh 1,875 N 146 Doel: Wat is de wenselijke prestatie (of service level)? Stem van de klant is belangrijk Procesoptimalisatie: LEAN Six Sigma Variabiliteit verminderen -> Six Sigma Kwaliteit verbeteren -> Six Sigma Korte doorlooptijden -> LEAN Kleine voorraad -> LEAN M.Deckers Bloed laten stromen

6 LEAN SIX SIGMA IN DE PRAKTIJK ráíîçéê éêçàéåí=îá~=aj^f`=ãéíüççé c~ëé NW=aÉÑáåÉ c~ëé OW=jÉ~ëìêÉ c~ëé PW=^å~äóòÉ c~ëé QW=fãéêçîÉ c~ëé RW=`çåíêçä Managementstructuur op basis van terminologie uit de vechtsport Wat levert het op: Standaardisatie Overzichtelijke werkplek Rust op de werkvloer Minder variatie -> kwaliteit! M.Deckers Bloed laten stromen

7 LEAN SIX SIGMA IN DE PRAKTIJK 3 in de rij: Kassa erbij Borgen?!

8 Fase 1:Define DMAIC cçêãìäééê=îê~~öëíéääáåö=ejbbq_^^o>f píéä=éêçàéåíöêçéé=ë~ãéå J`Ü~ãéáçå EéêçÄäÉÉãÉáÖÉå~~êF EJ_ä~Åâ=_ÉäíF JdêÉÉå_Éäí EéêçàÉÅíäÉáÇÉêF Jlê~åÖÉ=_Éäí=EãÉÇÉïÉêâÉêëF aéñáåáééê=éêçåéë=epfml`f aéñáåáééê=ñáå~ååáøäé=ä~íéå aéñáåáééê=äéä~åöüéääéåçéå M.Deckers Bloed laten stromen

9 Fase 2 Measure DMAIC _ÉëÅÜêáàÑ âï~äáíéáíëé~ê~ãéíéêë E`qnI=ãÉÉíÄ~~ê>FX=Ä~âÉå éêçàéåí=~ñ _ÉëÅÜêáàÑ `qn=ez=åêáíáå~ä=íç=èì~äáíóf låíê~ñéä éêçàéåí=çé=ãáåêç=åáîé~ì Es~äìÉ=ëíêÉ~ã=ã~éF Klant Takt: 10 sec. 6/min. Stap1 BWT:. Wachtrij s~äáçééê ãééíãéíüççé pí~êí=ãéíáåöeéåf Stap 2 BWT: 2 lijnen 25/uur. OK? 10 % M.Deckers Bloed laten stromen

10 Fase 3: Analyze DMAIC _ÉëíìÇÉÉê éêçåéë áå=çé=íáàç _ÉççêÇÉÉä ÖÉãáÇÇÉäÇÉL=ëéêÉáÇáåÖ mêçåéëéêéëí~íáé íçî âä~åíéåïéåë ^å~äóëééê éêçåéëîéêëéáääáåöéå Eî~äìÉ=ëíêÉ~ã=ã~éF= Klant Takt: 10 sec. 6/min. Stap 1 BWT: xx.x 2 lijnen 25/uur. Wachtrij WT: xx.x Stap 2 BWT: xx.x 2 lijnen 25/uur. fçéåíáñáåééê áåîäçéçëñ~åíçêéå E_ê~áåëíçêãF Aanlooppatroon Frequency , ,3 6 week 1-3 di ,0 12,3 17,0 12,3 tijd Histogram of Ligduur 3-Parameter Weibull Ligduur OK? 10% UCL=31,37 _ X=16,67 LCL=1,96 17,0 Shape 1,684 Scale 9,746 Thresh 1,875 N 146 M.Deckers Bloed laten stromen

11 Intermezzo: Soorten projecten

12 Intermezzo: Soorten projecten píêççãäáàåéå=ãçåëíéêëíêçãéå E~~åí~ä=ëççêíÉå=ÄìáòÉåLíáàÇëíáéF E`~åáëáìëF pí~åç~~êçáë~íáé=åéåíêáñìöéëí~éééå EawF sççêê~~çäéüééê=erj`df EeÉêJFfåÇÉäáåÖ=ä~Äçê~íçêáìã= EãáåÇÉê=äçéÉå>L=fp^i^ déò~ãéäáàâé fåâççé _äçéç~ñå~ãé=eawf ÉíÅ ÉíÅ

13 De praktijk M.Deckers Bloed laten stromen

14 Define (praktijk) DMAIC läëéêî~íáéw lé=äéé~~äçé=ãçãéåíéå=î~å=çé=ç~ö=òáàå=çé=ï~åüííáàçéå îççê= ÇÉ=ÄäçÉÇ~Ñå~ãÉ=íÉ=ä~åÖK=a~~êå~~ëí=ïçêÇÉå=Éê=Çççê=ÇÉ= ÅçãéäÉñáíÉáí=î~å=ÇÉ=~~åîê~ÖÉå=ÑçìíÉå=ÖÉã~~âíK=eáÉêÇççê= ãçéíéå=ãéåëéå=çéåáéìï=çéöéêçéééå=ïçêçéå=çã=öééêáâí=íé= ïçêçéåk Concreet mêçàéåíççéäéåw J t~åüííáàç=séêãáåçéêéå pi^w=vrb=î~å=é~íáéåíéå ÄáååÉå NM=ãáåìíÉå ÖÉÜçäéÉå J aççêäççéíáàç=îéêâçêíéå J séêüçöéå=î~å=çé=âï~äáíéáík= aáí=ë~ãéå=ò~ä=äéáçéå=íçí=ééå=üçöéêé=âä~åííéîêéçéåüéáç= Eò~ÅÜíÉ=Ä~íÉå>FK

15 fåíéêãéòòç séêï~åüíáåöéå=ib^k=éêçàéåíw mçäáãéçéïéêâéêëw=aêìâíéw=ráíäêéáçáåö=cqb iéáçáåö=h`iw=úë=çåüíéåçë=íé=çêìâi=ë=ãáçç~öë=eíéf=êìëíáö J[=ëíêççãäáàåÉå=éêçÅÉëëÉåI= cqb=áåòéí=åáéí=öçéç=îéêçééäç\

16 Define : SIPOC DMAIC Macro beschrijving van proces Leverancier Inputs Proces Outputs Klant Specialist Huisarts Patient Bloedafname Bloedbuis/ urine Patient Nummertje trekken Inschrijven aan Balie 2e wachtruimte bloedafname bloedbuis SIPOC= supplier, input, process, output, customer M.Deckers Bloed laten stromen

17 DEFINE: Batenanalyse DMAIC -Verwachte investeringen Uitbreiding module patientregistratie -Harde Baten : Verlagen kosten door doelmatiger inzetten personeel -Zachte baten Hogere servicekwaliteit Klanttevredenheid PR M.Deckers Bloed laten stromen

18 Measure: valideer meetmethode _ÉëÅÜêáàÑ `qnw= Jt~ÅÜííáàÇ J_ÉïÉêâáåÖëíáàÇ JaççêäççéíáàÇ Jcqb s~äáç~íáé ãééíãéíüççé ÄÉïÉêâáåÖëíáàÇÉå jéíüççé NW= ^ìíçã~íáëåüé ï~åüííáàçéå êéöáëíê~íáé qóééw=_~î~åi=njã~íáå EÜáëíçêáÉ ï~åüííáàçéå Éå= ÄÉïÉêâáåÖëíáàÇÉå åçî OMMU=Éå=à~å OMMVF jéíüççé OW píçéï~íåü=e~åíìéäé ÄÉïÉêâáåÖëíáàÇÉåF jéíüççé PW ^~åí~ä çêçéêë=ìáí i~äëóëíééã DMAIC M.Deckers Bloed laten stromen

19 Analyze; Gemiddelden?! DMAIC Huidig proces (nov 2008) nummer Wachtruimte 1 Wachttijd 6;30 min Aantal Patienten 16% van patienten wacht > 10 minuten % 16% Inschrijven balie Transactietijd 1 1;54 min wachttijd 2 (minuten) Wachtruimte 2 Gem 6;59 min prikken Transactietijd 2 Gemeten 2;59 min Doorlooptijd 17;03 min - Wachttijd 2= 6;59 min -Huidige prestatie 16% pat wacht > 10 min -Gewenste prestatie: <5% wacht >10 min M.Deckers Bloed laten stromen

20 Conclusie Measure en Analyze- fase Conclusie Validatie -Gegevens methode 1 en 2, kwamen goed overeen voor bewerkingstijden balie -Gegevens bewerkingstijden prikken kwamen minder goed overeen. Bias door observator??? -Gemiddelde waarden geven geen goede informatie -Uitgangssituatie was slechter dan het beoogde service level M.Deckers Bloed laten stromen

21 Analyze DMAIC - Wachttijd 1 =gemiddeld 6,4 min - % pat >10 min wacht = 14% - Gewenste SLA <5% - Wachttijd 2= 6,9 min - % pat > 10 min wacht = 17% - Gewenste SLA <5% Hoe kunnen we dit oplossen? 1) Inzicht in proces -> zijn er overbodige stappen (VSM) 2) Inzicht in proces -> zijn er verstoringen? I Chart of meten 3) BOB versus WOW 10 8 best of the best / worst of the worst Individual Value UCL=6,15 _ X=2,59 0 LCL=-0, Observation M.Deckers Bloed laten

22 Analyze Brainstormsessie DMAIC ^ääé î~ëíé ãéçéïéêâéêë ÄäçÉÇ~Ñå~ãÉ ESF lééê~íáçåééä j~å~öéê=enf dêééå=_éäí _ê~áåëíçêã=áå=p=öêçééàéë EOJOJPF _ê~áåëíçêã=çîéê=ä~äáééêçåéë L=éêáâéêçÅÉë _ÉåçÉã áåîäçéçëñ~åíçêéå séêîçäö~åíáéëw séêëéáääáåöéå ~~åöéîéå áå=s~äìé=ëíêé~ã=ã~é séêëíçêáåöéå ÖÉíìêÑÇ EÑêÉèìÉåíáÉ Éå=ëççêí) M.Deckers Bloed laten stromen

23 Analyze: procesverspilling DMAIC 30% 70% patient ja Nummer voorrang 34/u 10% nee 90% Wachttijd 1% ,3 min nee receptie ja 1% Nieuwe patient Afmelden ja Buizen op labtafel nee Waste buizenpost cito Waste ja Ok? nee Waste Afname 4 hokjes 5 min Wachttijd cito Balie 2 lijnen nee ja Pat ID / Test Inbrengen 2,5 min nee Ok? 4% ja doorsturen Waste nummer ja Wachttijd voorrang Cito 10% nee Pat ID Oproep Wachttijd 7 min Wachttijd 2

24 Improve : DMAIC - Wachttijd 1 =gemiddeld 6,4 min - % pat >10 min wacht = 14% - gewenst 5% week 1-3 di 9.30u UCL=31,37 Aanlooppatroon Oplossing _ X=16, ,3 12,3 1 17,0 12,3 tijd 17,0 12,3 17,0 LCL=1,96 M.Deckers Bloed laten

25 Improve: Groepeer DMAIC invloedsfactoren fåîäçéçëñ~åíçê `qn çéäçëëáåö táåëí _Éïáàë Ñ~Åíçê NK=sê~ÖÉå L= êçìíéw t~åüííáàçl qêk=íáàç fåëíêìåíáé é~íáéåí oéçìåíáé ï~åüííáàç k~ãéíáåö séêëíçêáåö OK=fåÉÑÑáÅáÉåí= téêâéêçåéë t~åüííáàçl qêkíáàç _~ä~ååéêéå LäççéÖÉÇê~Ö å~ãéíáåö L= ï~åüííáàçy NM=ãáå k~ãéíáåö E_^s^`F fåéññáåáøåíáé PK= `çãéäéñáíéáí LçåîçääÉÇáÖÉ ~~åîê~~öw qêkíáàç mçäáâäáåk= ÇáÖáí~~ä ~~åîê~öéå OOR=ãáå= LÇ~Ö= ERMBF Ek~FjÉíáåÖ L=spjF fåéññáåáøåíáé QK=aêìâíÉW cqbjáåòéíl ï~åüííáàç _ÉòÉííáåÖ ~~å éáéâ ~~åé~ëëéå êéçìåíáé ï~åüííáàç máäçí= E_^s^`F píììê Focus op de grootste klapper! M.Deckers Bloed laten

26 Improve: Verbeteracties 1.Patienten instructie: poster/ meest gestelde vragen op scherm/ website (to do) 2. Inefficienties aanpakken:ticket automaat verplaatst Loopgedrag aanpassen medewerker P P P P P P Balanceren (1:2) P P P P B B P P P P P P B B B 3.Poliklinisch digitaal aanvragen: Poli s instrueren (To do) 4.Flexibiliteit Planning Pilot uitvoeren, nieuwe weekplanning maken

27 Rekenvoorbeeld Inefficiencties opheffen 1) Buizen naar labtafel brengen: 30 sec per patient Aantal patienten per dag: *300= 9000 sec -> 150 min /dag Alleen met cito s lopen: slechts in 10% van patienten lopen. (30*30 sec) + 30*40 sec (buizenpost)=2100 -> 35 minuten/dag Capaciteit neemt maximaal met 12% toe, wachttijd patient neemt af 300x P P P P 30x P P P P M.Deckers Bloed laten

28 Improve cqb áåòéí DMAIC Probleem bezetting capaciteit aanloop voorspelbaar Koffiepauze 4 ipv 6 van u 66% 40 -> 28/u 34/u Ja Bezetting 08.00u 5 ipv 6 85% >40/u Ja Functieproef 5 ipv 6 85% >40/u Ja Bezetting na vrije dagen Rustige Middagen 6 (2+4) Balie is bottleneck 100% >40/u Ja 5/4 100%/85% 20-25/u redelijk M.Deckers Bloed laten

29 Improve: Pilot DMAIC 2 weken lang uitgeprobeerd in september ) Met 6 personen om 8.00u starten ipv 5 2) 1 persoon tegelijk naar de koffie (15 min pauze) 3) Opplussen voor Koffiepauze (cito-prikster, pieper naar lab) 4) Opplussen voor functieproeven 5) Minder lopen 6) Balanceren P P P P P P 7) Bij vergaderingen extra persoon inplannen M.Deckers Bloed laten

30 Analyse Pilot DMAIC % patienten binnen 10 minuten geholpen nov-08 pilot okt-09 Service level bloedafname gewenst nov 2008 M.Deckers Bloed laten

31 Intermezzo t~í=öéäéìêí=éê=ãéí=üéí=íé~ãöéîçéä=~äë=í~~âéêçåéëëéå= ~~åöéé~ëí=ãçéíéå=ïçêçéå\= dêçééëöéîçéä=ëíéêâéêi=ã~~ê=âêáíáëåü=íçî îéê~åçéêáåöéåi=åéö~íáéîé=ëñééê máäçí Éå=ÉÑÑÉÅí=çé=ïÉêâéêçÅÉë=äÉáÇÇÉ=íçí=~ÅÅÉéí~íáÉ cçåìë=çé=çé=éçëáíáéîéå=áå=çé=öêçéé J[=òáà=íêÉââÉå=ÇÉ=êÉëí=ãÉÉ> báöéå=îéê~åíïççêçéäáàâüéáç=j[=ñäéñáäéäé=âçññáéé~ìòéë J[=åáÉìïÉ=ïÉêâïáàòÉ=òÉäÑ=ä~íÉå=ìáíÇê~ÖÉå= EáåíÉêîáÉïF wéäñ=éä~ååéå J[=wÉäÑ=ãÉíáåÖÉå=ä~íÉå=ÇçÉå=íáàÇÉåë=éêçàÉÅí=ï~ë=îççê= ~ÅÅÉéí~íáÉ=ÄÉíÉê=ÖÉïÉÉëí M.Deckers Bloed laten

32 Hoe is het nu? DMAIC Service level na invoering LEAN project Doorlooptijd (minuten) nov 2008 okt nov dec jan feb maart Service level (%) Doorlooptijden Service level Maand + To Bevoegdheden do: van coordinerende Poliklinisch medewerkers digitaal aanvragen toegenomen (Planning functieproeven, Werkschema medewerkers, aanpassen aansturing) Stap 1: -0,5 FTE op rustige momenten Stap 2: -0,5 FTE na digitaliseren

33 Borgen (Control) DMAIC Dag-tot-dag Bloedafnamemedewerkers: wachttijden (op scherm) actieplan in SOP Coordinatoren: Doorlooptijden/planning/ werkschema ad hoc aanpassen als wachttijd oploopt Lange termijn: KF: OM-er: interne audits (vast schema) doorlooptijden dagelijks; later wekelijks Afwijkingen bespreken in TD-overleg (maandelijks) M.Deckers Bloed laten

34 Intermezzo: Wat is de rol van de leidinggevenden? Improve en Borgings-fase zijn de belangrijkste fases! Verdiep je in de belanghebbenden! Zorg voor positieve energie Zorg voor inbreng van medewerkers, geef iedereen een rol Hak knopen door Zorg voor openheid en communiceer frequent en laagdrempelig over de voortgang Creëer draagvlak (pas snelheid van invoeren hier op aan) Extra verantwoordelijkheden, kunnen draagvlak vergroten M.Deckers Bloed laten

35 Conclusie -LEAN-Six Sigma werkt! Wachtruimte is gehalveerd! -LEAN-Six Sigma kan gebruikt worden om kwaliteit van het proces te monitoren -Wachttijden oplossen vereisen niet per definitie meer personeel (verwachte besparing tenminste 0,5 FTE) -LEAN-methodiek brengt rust op de werkvloer SLA voor en na de pilot Oct-09 Jan-08 SLA (%) Ma Ma Ma Ma dagen M.Deckers Bloed laten

36 Dankbetuiging Medewerkers Bloedafname DZ: Har Salden (Champion) Dion van Weerden (ICT) IBIS-UVA Ronald van der Does Fons Vermeij M.Deckers Bloed laten

37