SEPH MIDDEN- EN WEST-BRABANT. Vergadering ARHO dd 23 april Agendapunt 4: DigiSeph. Opinierend/besluitvormend

Transcriptie

1 SEPH MIDDEN- EN WEST-BRABANT Vergadering ARHO dd 23 april 2009 Agendapunt 4: DigiSeph Status: Opinierend/besluitvormend

2

3 Door het Seph is een enquête uitgezet over DigiSeph. Daarnaast is gekeken naar het gebruik van Digi- Seph sinds de introductie. Ook hebben we gekeken naar de participatie in het UVO in relatie tot het gebruik van DigiSeph. De resultaten hiervan, alsmede de conclusies, aanbevelingen en een hierop gebaseerd voorstel (zie bijlage) is voorgelegd aan UVO en dus de directe gebruikers van DigiSeph. Aan het UVO is aanbevolen: - Gezien het huidige gebruik om DigiSeph niet meer te gebruiken en te beëindigen. - Gezien het beperkte aantal stukken dat wordt uitgewisseld ter bespreking wordt aanbevolen om deze in voorkomende gevallen voorafgaand aan het UVO waarin deze besproken worden aan het Seph te sturen. Het Seph zal deze stukken dan als onderdeel van de vergaderstukken per aan de UVO-leden doorzenden. Hierbij dient te worden opgemerkt dat het gebruik van DigiSeph frequent in het UVO is besproken. Afspraken over het beter gebruiken van DigiSeph worden structureel door een groot deel van de handhavingspartners niet nagekomen. De conclusies en aanbevelingen zijn derhalve uitsluitend gebaseerd op de feiten. Aan het UVO is gezien het huidige gebruik van DigiSeph voorgesteld om in te stemmen met de aanbevelingen en DigiSeph te beëindigen. Het UVO heeft als volgt gereageerd.

4 REACTIE UVO OP VOORSTEL SEPH

5

6 Discussie en besluitvorming in het ARHO Heeft een discussie over het beter gebruik maken van DigiSeph nog zin? 0 Zo ja, op welke wijze kunnen de handhavingsparters een beter gebruik van DigiSeph waarborgen? 0 Zo nee, stemt het ARHO in met de navolgende aanbevelingen: - Gezien het huidige gebruik DigiSeph niet meer te gebruiken en te beëindigen. - Gezien het beperkte aantal stukken dat wordt uitgewisseld ter bespreking om deze stukken in voorkomende gevallen voorafgaand aan het UVO waarin deze besproken worden aan het Seph te sturen. Het Seph zal deze stukken dan als onderdeel van de vergaderstukken per aan de UVO-leden doorzenden. Indien wordt ingestemd met beëindiging van DigiSeph, op welke wijze denkt het ARHO de overige noodzakelijke informatieuitwisseling vorm te gaan geven?

7 BIJLAGE EVALUATIE ZOALS DIE IS VOORGELEGD AAN HET UVO GEBRUIK DIGISEPH (zie ook bijlage 1) - 59% van de handhavingspartners hebben sinds aanvang DigiSeph stukken opgevoerd. 41% heeft echter nog nooit gebruik gemaakt van Digiseph om stukken op te voeren. - Het opvoeren van stukken via DigiSeph vertoond een dalende trend. Slechts 40 % van de handhavingspartners heeft in het afgelopen half jaar stukken opgevoerd. 60% heeft dus, ondank verzoeken daartoe, afgelopen half jaar geen stukken opgevoerd. - Met de wetenschap dat de stukken die voor Bergen op Zoom, Halderberge en Roosendaal ook door de RMD worden opgevoerd zijn er maar 7 instanties (20%) die meer dan 10 stukken hebben opgevoerd sinds het in gebruik nemen van DigSeph. 28 instanties (80%) hebben minder dan 10 stukken opgevoerd. - Sinds ingebruikname van DigiSeph tot maart 2009 zijn er 987 stukken door de in het UVO participerende instanties opgevoerd. Hiervan zijn er 39 (= 3,95%) ter bespreking ingebracht. De overige 948 (= 96,05%) stukken zijn uitsluitend ter informatie uitgewisseld. - De operationele kosten (dus excl. Ontwikkelkosten) van Digiseph sinds de ingebruikname bedragen ca ,=. - De kosten voor het Seph bedragen op basis van het beoordeelde gebruik 14,18 per opevoerd stuk ofwel 358,97 per ter bespreking ingebracht stuk. AANWEZIGHEID OP UVO (zie ook bijlage 2) - 76% van de handhavingsparters is in een tijdsbestek van één jaar een of meerdere keren op het UVO geweest. 24 % komt echter nooit naar het UVO. Van de gemeenten komt 26% nooit naar het UVO. Van de bovenregionale partners is dat 20%. 24% komt altijd naar het UVO. Ca. 50% komt periodiek.. GEBRUIK DIGISEPH IN RELATIE TOT AANWEZIGHEID OP HET UVO - Van de handhavingspartners die nooit op het UVO komen gebruikt niemand Digiseph voor het opvoeren van stukken. Uitzondering vormt Dongen die in 2007 kort na ingebruikname van DigiSeph voor 1 UVO stukken heeft opgevoerd. - Van de handhavingspartners die afgelopen jaar het UVO een of meerdere keren bezochten heeft 21% nog nooit stukken via DigiSeph opgevoerd. 79% voert echter wel stukken op. ENQUETE DIGISEPH (zie ook bijlage 3) - De enquête had een respons van 39,5%. Alleen instanties die het UVO (periodiek) bijwonen hebben gereageerd op de enquête. Van deze groep heeft 53% gereageerd. - Van de respondenten geeft 47% aan DigiSeph te gebruiken voor de uitwisseling van operationele informatie ter uitvoering van art. 10 BOK. Meer dan de helft gebruikt DigiSeph hier dus niet of soms voor. - 80% van de respondenten geeft aan DigiSeph wel te gebruiken voor het opvoeren van te bespreken van bestuurlijke en/of strafrechtelijke uitvoeringszaken op handhavingsgebied.

8 Note Seph: Deze uitkomst is opmerkelijk daar uit de analyse van het gebruik van DigiSeph blijkt dat van de handhavingspartners die op de enquête hebben geageerd er 40% is die nog nooit stukken heeft aangeboden ter bespreking. - 80% van de respondenten bezoekt DigiSeph voorafgaand aan een UVO. Toch is er nog 20% die dat niet of soms doen. - DigiSeph is door de meeste respondenten nog vrij recent bezocht. - De inhoud van Digiseph wordt door 80% van de respondenten als goed beoordeeld. - Qua overzichtelijkheid meldt de meerderheid (53%) dat deze als goed wordt beoordeeld. Toch is er nog 43 % die dit onderdeel als matig beschouwd. 7% heeft geen mening. - De structuur van DigiSeph wordt door de overgrote meerderheid (80%) goed bevonden. - Ook de vormgeving wordt door meer veel respondenten (67%) als goed beschouwd. 26% beschouwd de vormgeving echter als matig. - Wat gebruikvriendelijkheid betreft zijn de waarderingen minder. 26% van de respondenten beoordeelt deze als matig en 13% zelfs als slecht. Toch vindt ongeveer de helft (47%) dat de gebruiksvriendelijkheid als goed te kwalificeren is. Door een gemeente is aangegeven dat de slechte waardering wellicht te maken heeft met hun onbekendheid van de mogelijkheden/functionaliteiten van DigiSeph. Note Seph Door het Seph is in juni 2007 bij de introductie van DigiSeph een cursus gebruik DigiSeph gegeven. Het aanbod in de UVO s om desgewenst bij de individuele gemeenten nog eens uit te leggen hoe DigiSeph werkt heeft geen gehoor gevonden. - 73% van de respondenten is van mening dat er geen toepassingen ontbreken of weet dit gewoon niet. Als er zaken gemist worden dan gaan deze met namen over de actuele onderwerpen die gemist worden. Note Seph De nieuwsfunctie op DigiSeph heeft slecht betrekking op DigiSeph zelf. Zolang daarin niets wijzigt is er in feiten geen nieuwe info. Voor de gemiste info is de website van de Seph s ( het medium. - 67% van de respondenten heeft geen suggesties voor verbetering of weet het gewoon niet. De voorgestelde verbeteringen zijn: - lopende handhavingsacties, regionaal handhavingsprogramma, convenanten, besproken aandachts punten/speerpunten, actualiteiten, links; - meer gebruiken om kennis en informatie tussen de verschillende HH instanties uit te wisselen op bv thema niveau. Nu wordt het met name gebruikt als doorgeef luik van brieven e.d. - zorgen dat de scheiding van UVO TO/BB omgezet wordt naar UVO MWB - zoekfunctie verbeteren

9 CONCLUSIES: Alleen de instanties die het UVO bijwonen maken gebruik van DigiSeph. Hiervan heeft echter 80% sinds de in gebruikname van DigiSeph minder dan 10 stukken ingevoerd. DigiSeph wordt door de meeste instanties niet gebruikt als instrument voor operationele informatieuitwisseling ter uitvoering van art. 10 uit de Bestuursovereenkomst. DigiSeph wordt nagenoeg niet gebruikt voor het opvoeren van stukken die specifiek aangeduid worden om te bespreken. Sinds de ingebruikname zijn er namelijk maar 39 stukken ingebracht ter bespreking. De waardering van DigiSeph voor de onderdelen inhoud, overzichtelijkheid, stuctuur en vormgeving wordt over het algemeen door de meerderheid als goed gekwalificeerd. Alleen de gebruikvriendelijk scoort minder. Toch vindt ongeveer de helft van de gebruikers van DigiSeph nog dat de gebruiksvriendelijkheid als goed te kwalificeren is. De kosten voor het Seph bedragen op basis van het beoordeelde gebruik 14,18 per opgevoerd stuk ofwel 358,97 per ter bespreking ingebracht stuk. AANBEVELINGEN: Gezien het huidige gebruik van DigiSeph wordt aanbevolen om DigiSeph niet meer te gebruiken en te beëindigen. Gezien het beperkte aantal stukken dat wordt uitgewisseld ter bespreking wordt aanbevolen om deze in voorkomende gevallen voorafgaand aan het UVO waarin deze besproken worden aan het Seph te sturen. Het Seph zal deze stukken dan als onderdeel van de vergaderstukken per aan de UVO-leden doorzenden. VOORSTEL: Het Seph stelt voor om in te stemmen met de aanbevelingen en DigiSeph te beëindigen.

10 Bijlage 1. Gebruik DigiSeph (meetperiode vanaf aanvang DigiSeph tot maart 2009) Instantie GEBRUIK DIGISEPH VANF INVOERING juni 2006 tot maart 2009 Ingebrachte stukken (informeren/bespreken) vanaf aanvang Digiseph Stukken ingevoerd via Digiseph Absoluut Relatief (in Laatste keer %) Aalburg NEE 0 0 Alphen-Chaam NEE 0 0 Baarle-Nassau NEE 0 0 Bergen op Zoom JA (via RMD) 17 juni ,3 Voor bespreking ingebracht Breda JA 28 jan ,30 3 Dongen JA 14 juni ,41 1 Drimmelen NEE 0 0 Etten-Leur JA 6 feb ,30 1 Geertruidenberg NEE 0 0 Gilze en Rijen JA 21 nov ,60 1 Goirle JA 14 okt ,41 1 Halderberge JA (via RMD) 10 feb Hilvarenbeek JA 10 juli ,60 1 Loon op Zand JA 23 okt ,30 Moerdijk NEE 0 0 Oisterwijk JA 10 juli ,10 1 Oosterhout JA 5 okt ,41 Roosendaal JA (via RMD) 4 maart ,51 Rucphen JA 18 sept ,60 Steenbergen JA 5 feb ,79 2 Tilburg JA 2 mrt ,94 Waalwijk JA 3 mrt ,68 Werkendam JA 10 nov ,24 8 Woensdrecht Nee 0 0 Woudrichem NEE 0 0 Zundert NEE 0 0 KLPD NEE 0 0 Politie MWB NEE 0 0 OM JA 19 feb ,46 4 Provincie NB JA 24 feb ,43 8 RWS DNB JA 5 jan ,2 1 RWS DZH NEE 0 0 RMHT JA 4 mrt ,01 VIZ NEE 0 0 WS BD JA 16 feb ,78 7 WS DD NEE 0 0 WS RL NEE 0 0 RMD (Prov hh) JA 4 mrt ,53 TOTAAL

11 Bijlage 2. AANWEZIGHEID UVO s periode dec 07 - nov 08 Instantie 13 dec feb apr sep nov 08 % aanwezig Aalburg 0 Alphen-Chaam 0 Baarle-Nassau 0 Bergen op Zoom 100 (via RMD) Breda 60 Dongen 0 Drimmelen 0 Etten-Leur 60 Geertruidenberg 60 Gilze en Rijen 40 Goirle 80 Halderberge 100 (via RMD) Hilvarenbeek 60 Loon op Zand 40 Moerdijk 0 Oisterwijk 40 Oosterhout 40 Roosendaal 100 (via RMD) Rucphen Via RMD 100 Steenbergen 80 Tilburg 100 Waalwijk 40 Werkendam 80 Woensdrecht 20 Woudrichem 0 Zundert 60 RMD 100 KLPD politie te water 40 Openbaar Ministerie 60 (FP) Rijkswaterstaat 0 district Z-H. Rijkswaterstaat 40 district N-Br. WSBD 100 WSDD 100 VROM Inspectie -Zuid 0 Politie 20 Provincie Noord- 100 Brabant Algemene Inspectiedienst 40

12 Blijlage 3. Resultaten Enquête DigiSeph Uitgezet : bij 38 instanties. Retour ontvangen : van 15 instanties (respons 39,5%) De volgende instanties hebben aan het verzoek om de enquête in te vullen gehoor gegeven: Waterschap De Dommel; Waterschap Brabantse Delta; Provincie NB; Rijkswaterstaat NB; Breda; Drimmelen; Etten-Leur; Goirle; Loon op Zand; Rucphen; Steenbergen; Tilburg; Waalwijk; Werkendam; Woensdrecht; Opgemerkt wordt dat deze instanties m.u.v. Drimmelen, het UVO frequent bezoeken. 1. Voert u (of uw organisatie) operationele informatie in via ter uitvoering van art. 10 uit de Bestuursovereenkomst. )1 53 % Ja 27 % Nee 20 % Soms Opmerking van een gemeente: Ja. informatie blijft beperkt tot informeren OM e.d. DigiSeph wordt niet gebruikt voor informatie over gezamenlijke aanpak en oplossingen en/of projecten NB bij de gemeente die gereageerd hebben zat 1 gemeenten die met Ja heeft geantwoord, maar effectief nog nooit stukken via Digi- Seph heeft opgevoerd. Als hiermee rekening wordt gehouden dan is het beeld 47% Ja, 33% nee, 20% soms) 2. Voert u (of uw organisatie) informatie in via ten behoeve van het UVO met als doel het bespreken van bestuurlijke en/of strafrechtelijke uitvoeringszaken op handhavingsgebied. 60% Ja 20% Nee 20% Soms Opmerking van een gemeente: Ja. informatie blijft beperkt tot informeren OM e.d. NB bij de gemeente die gereageerd hebben zat 1 gemeenten die met Ja heeft geantwoord, maar effectief nog nooit stukken via Digi- Seph heeft opgevoerd. Als hiermee rekening wordt gehouden dan is het beeld 55% Ja, 27% nee, 20% soms) 3. Bezoekt u (of uw organisatie) voordat u naar het UVO komt? 80% Ja, altijd 7% Nee 13% Soms Opmerking van een gemeente: Ja. altijd i.v.m. agenda stukken. 4. Wanneer heeft u voor het laatst bezocht? - Deze week - Tijdens het laatste UVO dd 20/11/ Ca. 2 maanden geleden - 2 dagen voor het laatste overleg - Maand geleden - Circa 1 week geleden - Voor de laatste vergadering - 11 maart Januari Vrijdag 6 maart. Ook wordt DigiSeph structureel 1x in de twee weken bezocht (contactpersonen, adres gegevens, opvragen documenten) - 2 weken geleden - Deze week

13 - Vorige week maart 2009

14 5 Wat vindt u van de volgende aspecten van Inhoud Overzichtelijkheid Structuur Vormgeving Gebruiksvriendelijkheid Slecht 13% Matig 13% 40% 13% 26% 26% Goed 80% 53% 80% 67% 47% Uitstekend Geenmening 7% 7% 7% 7% 7% 6 Zijn er toepassingen die u op de mist 27% Ja namelijk: - lopende handhavingsacties, regionaal handhavingsprogramma, convenanten, besproken aandachts punten/speerpunten, actualiteiten, links; - actualiteit, nieuws is verouderd: Rubricering van stukken; - een algemeen overzicht van documenten die als laatste op DigiSeph zijn gezet; - meer overzicht/duidelijker qua kopjes \ 53% Nee -Heb er ook nog niet mee gewerkt qua opvoeren van agendapunten 20% Weet ik niet 7. Wat is de grootste tekortkoming van 67% Geen tekortkomingen 33% Wel tekortkomingen, namelijk: - SEPH nieuw is verouderd. Overige informatie is niet geordend terug te vinden. Daarnaast wordt het niet gebruikt om oa. Projecten e.d. bekend te maken en samen uit toe voeren. - Lopende handhavingsacties, regionaal handhavingsprogramma, convenanten, besproken aandachtspunten/speerpunten, actualiteiten, links; - Ondanks dat er geroepen wordt dat we meer moeten samenwerken, heeft Rijkswaterstaat tot op heden nog maar weinig documenten ontvangen; - Of de brieven juist worden opgeslagen hangt af van of degene die invoert zich aan de standaard kernwoorden houdt. - Geen tekortkomingen, omdat via Internet al zoveel digitaal is te vinden wordt DigiSeph eingenlijk niet geraadpleegd voor extra informatie 8 Heeft u suggesties ter verbetering van 33% Ja namelijk: - lopende handhavingsacties, regionaal handhavingsprogramma, convenanten, besproken aandachts punten/speerpunten, actualiteiten, links; - meer gebruiken om kennis en informatie tussen de verschillende HH instanties uit te wisselen op bv thema niveau. Nu wordt het met name gebruikt als doorgeef luik van brieven e.d. - zorgen dat de scheiding van UVO TO/BB omgezet wordt naar UVO MWB - zoekfunctie verbeteren 60% Nee, 1 reactie met de opmerking: Heb er ook nog niet mee gewerkt qua opvoeren van agendapunten 7% Weet ik niet