Privacy Policy Golfclub Dorhout Mees

Transcriptie

1 Strandgaperweg 30 Versie 27 juni 2018 Privacy Policy hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacy Policy willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval: - Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacy Policy; - Verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt; - Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens; - Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is; - Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt; - Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren. Als golfclub zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze Privacy Policy, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document. Verwerking van persoonsgegevens van leden Persoonsgegevens van leden worden door verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en): - Administratief; - Organiseren van golf gerelateerde activiteiten; - Communicatie d.m.v. nieuwsbrieven over clubactiviteiten en relevante activiteiten van de Centrale Wapenhandel Dorhout Mees B.V., kortweg de onderneming; - Communicatie over relevante algemene golfzaken.

2 Grondslag voor de verwerking van deze persoonsgegevens is: - Persoonsgegevens worden verwerkt voor het beoefenen en bevorderen van de golfsport en de vereniging; - Het bevorderen van het onderlinge contact tussen haar leden. Voor de bovenstaande doelstellingen kan de volgende persoonsgegevens van u vragen: - Voornaam; - Tussenvoegsel; - Achternaam en eventueel meisjesnaam; - (Zakelijk) Telefoon- en mobielnummer; - (Zakelijk) adres; - Geslacht; - Adres; - Geboortedatum; - Speelsterkte. Uw persoonsgegevens worden door opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode: - Gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar. Ook de aanmeldingsformulieren worden bij het beëindigen van het lidmaatschap vernietigd. Indien u geen belangstelling meer hebt in het ontvangen van onze nieuwsbrief dan kunt u gebruik maken van de opt out-optie, welke u onderaan de nieuwsbrief kunt vinden. Verstrekking aan derden De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo maken wij gebruik van een derde partij voor: - Het verzorgen van de internetomgeving van het AVG-programma; - Het verzorgen van de ledenadministratie; - Het verzorgen van golfactiviteiten Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft. Binnen de EU Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU. Wij maken wel gebruik van MailChimp t.b.v. het versturen van nieuwsbrieven. MailChimp ofwel The Rocket

3 Science Group LLC is een niet-europese maatschappij. De Golfclub heeft een verwerkersovereenkomst met MailChimp. Minderjarigen Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger. Bewaartermijn bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. Deelnemerslijsten en resultaten van golfevenementen worden voor de duur van 2 jaren bewaard t.b.v. het opstellen van jaaroverzichten en interne rapportages. Beveiliging Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen; - Alle personen die namens van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan. - We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen; - Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten; - We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen; - Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens. Rechten omtrent uw gegevens U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken. Regels voor het maken van foto s en films Om de privacy van onze leden te beschermen, zijn er regels voor het maken van foto's en films. Onderstaande regels gelden voor leden en bezoekers. Wees terughoudend met het maken van foto- of filmopnames van anderen. Wilt u toch een opname maken van iemand anders? Vraag dan vooraf toestemming aan diegene. Vertel er ook bij wat u met de foto of film wilt doen.

4 Als iemand niet in staat is om toestemming te geven, mag u géén foto- of filmopnames van die persoon maken. Ook van kinderen mag u geen foto- of filmopnames maken. Wilt u een foto of film bijvoorbeeld delen via social media? Zorg altijd dat er geen andere mensen op de achtergrond van uw foto / film zichtbaar zijn. Het gebruik van verborgen camera s is op het golfterrein en directe omgeving niet toegestaan. Op de website van de golfclub kunnen foto s van clubevenementen en wedstrijden worden geplaatst om een indruk te geven van de sfeer tijdens deze activiteit en t.b.v. wervende berichten voor komende evenementen. Indien u nadrukkelijk wilt dat er géén foto s van u worden geplaatst, dient u dat kenbaar te maken bij het secretariaat van de golfclub. Contactgegevens staan onderaan deze Privacy Policy. Regels voor het gebruik van social media Uiteraard mag u via social media laten weten wat u van de golfbaan en vindt. Graag zelfs! U mag echter niet zomaar foto s of filmpjes die u op de golfbaan en directe omgeving hebt gemaakt op social media zetten. Bij het gebruik van social media gelden de volgende regels: Vraag altijd vooraf, met inachtneming van de bovenstaande regels voor het maken van foto s en films, toestemming aan de persoon die u wilt fotograferen of filmen. Vertel er ook bij wat u met de foto of een film wilt doen. Ga er respectvol mee om wanneer iemand na plaatsing van een foto of film verzoekt om deze te verwijderen. Wees bewust van het karakter van social media. Als iets op internet staat, is het bijna onmogelijk om het ooit weer helemaal te verwijderen. Doe niets op social media wat u, andere leden, bezoekers of medewerkers van de golfbaan of kan schaden. Klachten Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming. Vragen Als u naar aanleiding van ons Privacy Statement nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op! Contactgegevens Strandgaperwegweg 30 secretariaat@dorhoutmeesgolf.nl Bijlage: Geheimhoudingsverklaring

5 Bijlage behorende bij Privacy Policy versie 27 juni 2018 Strandgaperweg 30 Geheimhoudingsverklaring versie 3 mei 2018 Ondergetekende is vrijwilliger bij en erkent dat haar/hem geheimhouding is opgelegd op alle bijzonderheden betreffende of verband houdende met de bedrijfsvoering van alsmede over alle bijzonderheden betreffende de (persoons)gegevens van haar leden. Ondergetekende verplicht zich dan ook strikte geheimhouding te betrachten ten aanzien van alles wat ten gevolge van haar/zijn activiteiten bij bekend wordt en waarvan zij/hij weet of kan vermoeden dat deze informatie van vertrouwelijke aard is. Het is vrijwilliger dan ook verboden zowel gedurende haar/zijn activiteiten bij als na afloop daarvan op enigerlei wijze aan derden direct of indirect, in welke vorm ook, enige mededeling te doen van of aangaande hetgeen bij de uitoefening van haar/zijn activiteiten te harer/zijner kennis is gekomen in verband met de zaken en belangen van en gelieerde organisaties. Vrijwilliger is zich bewust dat op (enige) overtreding van de geheimhoudingsverplichting een dadelijk en ineens zonder sommatie of ingebrekestelling opeisbare boete groot 1000,- aan haar/hem wordt opgelegd, onverminderd haar/zijn gehoudenheid tot betaling aan de van een volledige schadevergoeding te dezer zake, indien deze meer dan vermeld boetebedrag mocht belopen. Deze geheimhouding omvat mede alle (persoons)gegevens van leden en gegevens van andere relaties van waarvan vrijwilliger uit hoofde van zijn functie/activiteiten kennis heeft genomen of toegang toe heeft. Vrijwilliger zal eigendommen, alsmede alle correspondentie, aantekeningen, tekeningen, enige optische en/of elektronisch leesbare informatiedragers niet limitatief hier opgesomd die betrekking hebben op verenigingsaangelegenheden van bij het einde van de betrekking bij inleveren. Plaats: Datum: Naam: Handtekening: