Verslag over de jaarrekening van de gemeenschappelijke onderneming ENIAC betreffende het begrotingsjaar 2011

Transcriptie

1 ЕВРОПЕЙСКА СМЕТНА ПАЛАТА TRIBUNAL DE CUENTAS EUROPEO EVROPSKÝ ÚČETNÍ DVŮR DEN EUROPÆISKE REVISIONSRET EUROPÄISCHER RECHNUNGSHOF EUROOPA KONTROLLIKODA ΕΥΡΩΠΑΪΚΟ ΕΛΕΓΚΤΙΚΟ ΣΥΝΕΔΡΙO EUROPEAN COURT OF AUDITORS COUR DES COMPTES EUROPÉENNE CÚIRT INIÚCHÓIRÍ NA HEORPA CORTE DEI CONTI EUROPEA EIROPAS REVĪZIJAS PALĀTA EUROPOS AUDITO RŪMAI EURÓPAI SZÁMVEVŐSZÉK IL-QORTI EWROPEA TAL-AWDITURI EUROPESE REKENKAMER EUROPEJSKI TRYBUNAŁ OBRACHUNKOWY TRIBUNAL DE CONTAS EUROPEU CURTEA DE CONTURI EUROPEANĂ EURÓPSKY DVOR AUDÍTOROV EVROPSKO RAČUNSKO SODIŠČE EUROOPAN TILINTARKASTUSTUOMIOISTUIN EUROPEISKA REVISIONSRÄTTEN Verslag over de jaarrekening van de gemeenschappelijke onderneming ENIAC betreffende het begrotingsjaar 2011 vergezeld van de antwoorden van de gemeenschappelijke onderneming 12, RUE ALCIDE DE GASPERI TELEPHONE (+352) euraud@eca.europa.eu L LUXEMBOURG TELEFAX (+352) INTERNET:

2 2 INLEIDING 1. De Europese gemeenschappelijke onderneming voor de toepassing van het gezamenlijk technologie-initiatief inzake nano-elektronica (de gemeenschappelijke onderneming ENIAC), gevestigd te Brussel, werd in december opgericht voor een periode van tien jaar. 2. De voornaamste doelstelling van de gemeenschappelijke onderneming is het vaststellen en ten uitvoer leggen van een onderzoeksagenda voor de ontwikkeling van cruciale competenties voor nano-elektronica op verschillende toepassingsgebieden, teneinde het Europese concurrentievermogen en de duurzaamheid van de economie te versterken en het ontstaan van nieuwe markten en maatschappelijke toepassingen te bevorderen 3. De oprichtende leden van de gemeenschappelijke onderneming ENIAC zijn de Europese Unie, vertegenwoordigd door de Commissie, de lidstaten België, Duitsland, Estland, Frankrijk, Griekenland, Ierland, Italië, Nederland, Polen, Portugal, Spanje, het Verenigd Koninkrijk en Zweden, en AENEAS, de vereniging voor Europese nano-elektronische activiteiten. Andere lidstaten en geassocieerde landen, alsmede alle andere landen of elke andere rechtspersoon die in staat is een wezenlijke financiële bijdrage te leveren aan de verwezenlijking van de doelstellingen van de gemeenschappelijke onderneming ENIAC, kunnen toetreden tot de gemeenschappelijke onderneming ENIAC. 4. De maximale EU-bijdrage aan de gemeenschappelijke onderneming ENIAC ter dekking van de bedrijfskosten en onderzoeksactiviteiten bedraagt Verordening (EG) nr. 72/2008 van de Raad van 20 december 2007 betreffende de oprichting van de gemeenschappelijke onderneming ENIAC (PB L 30 van , blz. 21). Ter informatie geeft de bijlage een overzicht van de bevoegdheden en activiteiten van de gemeenschappelijke onderneming en van de haar ter beschikking gestelde middelen.

3 3 450 miljoen euro en wordt betaald uit de begroting van het zevende kaderprogramma voor onderzoek 3. AENEAS betaalt een maximale bijdrage van 30 miljoen euro voor de bedrijfskosten van de gemeenschappelijke onderneming. De lidstaten van ENIAC betalen bijdragen in natura voor de bedrijfskosten (door het bevorderen van de uitvoering van projecten) alsook financiële bijdragen die ten minste 1,8 maal de EU-bijdrage belopen. Bijdragen in natura worden ook betaald door de onderzoeksorganisaties die deelnemen aan projecten. De organisaties die deelnemen aan onderzoeksprojecten moeten een bijdrage in natura leveren die ten minste gelijk is aan die van de Commissie en de lidstaten. 5. De gemeenschappelijke onderneming werd financieel autonoom op 26 juli TOELICHTING BIJ DE BETROUWBAARHEIDSVERKLARING 6. De door de Rekenkamer gehanteerde controleaanpak omvat analytische controleprocedures, toetsing van verrichtingen op het niveau van de gemeenschappelijke onderneming en een beoordeling van de essentiële controles van de toezicht- en controlesystemen. Hierbij komt nog controleinformatie die voortkomt uit het werk van andere controleurs (indien relevant) en een analyse van de 'management representations'. BETROUWBAARHEIDSVERKLARING 7. Overeenkomstig het bepaalde in artikel 287, lid 1, van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie controleerde de Rekenkamer de 3 Het zevende kaderprogramma, vastgesteld bij Besluit nr. 1982/2006/EG van het Europees Parlement en de Raad van 18 december 2006, brengt alle onderzoeksgerelateerde EU-initiatieven samen onder één dak en speelt een cruciale rol bij de verwezenlijking van de doelstellingen voor groei, concurrentievermogen en werkgelegenheid. Het is tevens een hoeksteen van de Europese Onderzoeksruimte.

4 4 jaarrekening 4 van de gemeenschappelijke onderneming ENIAC, die bestaat uit de 'financiële staten' 5 en de 'verslagen over de uitvoering van de begroting' 6 betreffende het per 31 december 2011 afgesloten begrotingsjaar, alsmede de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening. 8. Deze verklaring is krachtens artikel 185, lid 2, van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad 7 aan het Europees Parlement en aan de Raad gericht. De verantwoordelijkheid van de leiding 9. Als ordonnateur voert de directeur de begroting aan de ontvangsten- en uitgavenzijde uit overeenkomstig de financiële regeling van de gemeenschappelijke onderneming, onder zijn eigen verantwoordelijkheid en binnen de grens van de toegekende kredieten 8. De directeur is verantwoordelijk voor het opzetten 9 van de organisatorische structuur en van de interne beheers- en controlesystemen en -procedures die van belang zijn om definitieve rekeningen 10 te kunnen opstellen die geen afwijkingen van De voorlopige jaarrekening is op 30 maart 2012 bij de Rekenkamer ingekomen. Bij deze rekening is een verslag gevoegd over het budgettair en financieel beheer tijdens het jaar, dat onder meer de uitvoeringsgraad van de kredieten vermeldt. De financiële staten omvatten de balans en de economische resultatenrekening, de tabel van de kasstromen, de staat van de veranderingen van de nettoactiva en de bijlage bij de financiële staten met een beschrijving van de voornaamste grondslagen voor financiële vastlegging en andere toelichtingen. De verslagen over de begrotingsuitvoering omvatten ook de resultatenrekening van de begrotingsuitvoering en de bijlage daarbij. PB L 248 van , blz. 1. Artikel 33 van Verordening (EG, Euratom) nr. 2343/2002 van de Commissie (PB L 357 van , blz. 72). Artikel 38 van Verordening (EG, Euratom) nr. 2343/2002. De regels inzake de rekening en verantwoording en de boekhouding van de EU-organen zijn vastgelegd in de hoofdstukken 1 en 2 van titel VII van

5 5 materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevatten en om te verzekeren dat de onderliggende verrichtingen bij deze rekeningen wettig en regelmatig zijn. De verantwoordelijkheid van de controleur 10. De Rekenkamer heeft de verantwoordelijkheid om op basis van haar controle een verklaring af te geven over de betrouwbaarheid van de jaarrekening van de gemeenschappelijke onderneming en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening. 11. De Rekenkamer heeft haar controle uitgevoerd overeenkomstig de internationale controlestandaarden en de regels inzake beroepsethiek van IFAC en ISSAI 11. Volgens die standaarden moet de Rekenkamer voldoen aan ethische en professionele voorschriften en de controle zodanig plannen en uitvoeren dat redelijke zekerheid wordt verkregen dat de rekeningen geen afwijkingen van materieel belang bevatten en de onderliggende verrichtingen wettig en regelmatig zijn. 12. De controle van de Rekenkamer houdt in dat procedures worden uitgevoerd om controle-informatie te verkrijgen over de bedragen en mededelingen in de rekeningen en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen daarbij. De keuze van de procedures, waaronder de beoordeling van de risico's van afwijkingen van materieel belang in de rekeningen of van onwettige of onregelmatige verrichtingen als gevolg van fraude of fouten, is afhankelijk van haar controleoordeel. Bij deze risicobeoordelingen wordt gekeken naar de interne controles met betrekking tot de opstelling en presentatie van de rekeningen door de entiteit om Verordening (EG, Euratom) nr. 2343/2002, zoals laatstelijk gewijzigd bij Verordening (EG, Euratom) nr. 652/2008 (PB L 181 van , blz. 23), en zijn als zodanig opgenomen in de financiële regeling van de gemeenschappelijke onderneming. 11 Internationale Federatie van Accountants (IFAC) en Internationale Standaarden van Hoge Controle-instanties (ISSAI).

6 6 controleprocedures op te zetten die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn. De controle van de Rekenkamer houdt tevens een beoordeling in van de geschiktheid van de gehanteerde grondslagen voor financiële verslaglegging en van de redelijkheid van de door de leiding gemaakte boekhoudkundige schattingen, evenals een beoordeling van de algehele presentatie van de rekeningen. 13. De Rekenkamer is van oordeel dat de verkregen controle-informatie toereikend is en geschikt als grondslag voor de navolgende oordelen. Oordeel over de betrouwbaarheid van de rekeningen 14. Naar het oordeel van de Rekenkamer geeft de jaarrekening van de gemeenschappelijke onderneming op alle materiële punten een getrouw beeld van haar financiële situatie per 31 december 2011 en van de resultaten van haar verrichtingen en kasstromen in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig de bepalingen van haar financiële regeling. Grondslag voor een verklaring met beperking ten aanzien van de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen 15. De strategie voor controle achteraf 12 van de gemeenschappelijke onderneming werd vastgesteld bij besluit van de raad van bestuur van 18 november 2010 en vormt een essentiële controle 13 bij de beoordeling van In de strategie voor controle achteraf van de gemeenschappelijke onderneming ENIAC wordt verklaard dat de gemeenschappelijke onderneming voldoende informatie zal trachten te verkrijgen met betrekking tot de procedures voor controle achteraf die worden gehanteerd in de ENIAC-lidstaten teneinde de nationale procedures te beoordelen ten aanzien van de geschiktheid ervan om voldoende zekerheid te bieden met betrekking tot de regelmatigheid en de wettigheid van de verrichtingen die verband houden met de projecten van de gemeenschappelijke onderneming ENIAC. In artikel 12 van Verordening (EG) nr. 72/2008 wordt bepaald dat de gemeenschappelijke onderneming er door het uitvoeren of laten uitvoeren van de nodige interne en externe controles, [over waakt] dat de financiële belangen van haar leden op adequate wijze worden beschermd en dat zij ter plaatse controles en financiële verificaties uit[voert] bij de ontvangers van openbare financiering

7 7 de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. De in 2011 verrichte betalingen in verband met de door de nationale financieringsinstanties (NFI s) van de lidstaten afgegeven kostenacceptatiecertificaten beliepen 6,8 miljoen euro, ofwel 45 % van het totaal aan betalingen voor beleidsactiviteiten. De tenuitvoerlegging van de strategie voor controles achteraf begon in De controle van de kostendeclaraties voor projecten is gedelegeerd aan de NFI s van de lidstaten. De met de NFI s gesloten administratieve overeenkomsten omvatten geen praktische regelingen voor controles achteraf. Aan het einde van de controle (september 2012) had de gemeenschappelijke onderneming onvoldoende informatie ontvangen over de controlestrategieën van de NFI s 14 en was zij niet in staat te beoordelen of de strategie voor controle achteraf voldoende zekerheid biedt over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen 15. Bovendien waren er door de NFI s geen controles achteraf verricht van de subsidies die tot eind 2011 waren uitgekeerd. door de gemeenschappelijke onderneming ENIAC. Deze controles en verificaties kunnen worden uitgevoerd, hetzij direct door de gemeenschappelijke onderneming ENIAC, hetzij door de ENIAC-lidstaten namens de gemeenschappelijke onderneming De gemeenschappelijke onderneming had van 7 van de 22 NFI s informatie ontvangen over de controlestrategieën. De van de zeven NFI s ontvangen documentatie is in de meeste gevallen ontoereikend om de gemeenschappelijke onderneming in staat te stellen de nationale procedures te beoordelen, aangezien er geen praktische details in zijn opgenomen over de controleregelingen (d.w.z. over de controleaanpak en -methodologie, de omvang van de steekproef, de aard van de door de NFI s te verrichten financiële controles, enz.). De dienst Interne audit van de Europese Commissie heeft de controlestrategieën van de lidstaten van ENIAC gecontroleerd. In juni 2012 heeft zij geconcludeerd dat de huidige strategie voor controle achteraf niet de informatie verschaft die nodig is om redelijke zekerheid te verkrijgen. Als gevolg daarvan werd de strategie voor controle achteraf herzien en worden verrichtingen getoetst op basis van steekproeven en wordt de NFI s verzocht de audit en de verrichte controles in detail te beschrijven.

8 8 17. De beschikbare informatie over de tenuitvoerlegging van de strategie van de gemeenschappelijke onderneming voor controle achteraf is niet toereikend om uit te maken of deze essentiële controle doeltreffend werkt. Verklaring met beperking ten aanzien van de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen 18. Naar het oordeel van de Rekenkamer zijn de onderliggende verrichtingen bij de jaarrekening van de gemeenschappelijke onderneming betreffende het per 31 december 2011 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig, behoudens de mogelijke gevolgen van de kwestie die wordt beschreven in de grondslag voor een verklaring met beperking in de paragrafen De hierna in de paragrafen volgende opmerkingen doen niets af aan de oordelen van de Rekenkamer. OPMERKINGEN OVER HET BUDGETTAIR EN FINANCIEEL BEHEER Begrotingsuitvoering 20. De definitieve begroting 2011 bevatte vastleggings- en betalingskredieten ten belope van respectievelijk 66 miljoen euro en 35 miljoen euro. De bestedingsgraad voor de beschikbare vastleggings- en betalingskredieten was respectievelijk 97 % en 48 % 16. Van de 63,6 miljoen euro aan vastleggingskredieten die beschikbaar waren voor beleidsactiviteiten werd 20,1 miljoen euro uitgevoerd als een globale vastlegging voor de eerste oproep tot het indienen van voorstellen van 2011 en werd 42,2 miljoen euro uitgevoerd als een globale vastlegging voor de tweede oproep tot het indienen van voorstellen van De relatief lage bestedingsgraad voor beleidsbetalingen is te verklaren door het feit dat de betalingen van ENIAC pas plaatsvinden na de late ontvangst van het certificaat van de nationale instanties alsmede door vertragingen op het niveau van de lidstaat bij de onderteking van de nationale subsidieovereenkomst.

9 9 21. Bij de vrijmaking van ongebruikte kredieten werden een gebrek aan adequate procedures en gebreken in de controle geconstateerd. Kredieten die eind 2010 en eind 2011 hadden moeten zijn uitgevoerd, werden in januari 2012 vrijgemaakt. De ongebruikte globale vastlegging van 2,8 miljoen euro voor het begrotingsonderdeel beleidsactiviteiten voor 2010, met een uiterste uitvoeringsdatum van 31 december 2011, werd niet vrijgemaakt. Oproepen tot het indienen van voorstellen 22. De in 2008, 2009 en 2010 georganiseerde oproepen tot het indienen van voorstellen leidden tot de ondertekening van subsidieovereenkomsten met een totale waarde van 107,9 miljoen euro, hetgeen 25 % vertegenwoordigt van de maximale EU-bijdrage aan de gemeenschappelijke onderneming ten behoeve van onderzoeksactiviteiten 17. In 2011 werden twee oproepen tot het indienen van voorstellen gedaan voor een bedrag van 62,3 miljoen euro, maar de ondertekening van de subsidieovereenkomsten was nog niet afgerond. In 2012 werden nog eens twee oproepen tot het indienen van voorstellen gedaan voor een bedrag van 84,5 miljoen euro. Om ten volle gebruik te maken van de beschikbare EU-bijdrage van 440 miljoen euro zouden in 2013 oproepen tot het indienen van voorstellen moeten worden georganiseerd voor een budget van 185,3 miljoen euro (42 %). OPMERKINGEN OVER ESSENTIËLE CONTROLES VAN DE TOEZICHT- EN CONTROLESYSTEMEN VAN DE GEMEENSCHAPPELIJKE ONDERNEMING 23. De gemeenschappelijke onderneming heeft nog geen doeltreffende en efficiënte systemen voor interne controle en financiële informatie in gebruik 17 Volgens artikel 5 van Verordening (EG) nr. 72/2008 en artikel 11, lid 5, van de bijlage daarbij bedraagt de maximale bijdrage van de EU aan de bedrijfskosten en de onderzoeksactiviteiten van de gemeenschappelijke onderneming 450 miljoen euro, waarvan maximaal 10 miljoen euro voor de bedrijfskosten. Indien een deel van de bijdrage aan de bedrijfskosten niet wordt gebruikt, mag dat voor de onderzoeksactiviteiten ter beschikking worden gesteld.

10 10 genomen. Dit leidde tot significante fouten en vertragingen in de financiële verslaglegging, die werden gecorrigeerd voordat de definitieve rekeningen werden vastgesteld. 24. De rekenplichtige van de gemeenschappelijke onderneming heeft de financiële en boekhoudsystemen (ABAC en SAP) gevalideerd op 20 december De onderliggende bedrijfsprocessen waaruit financiële informatie voortkomt, met name het proces dat financiële informatie oplevert over de validering en betaling van de van de NFI s ontvangen kostendeclaraties, werden in 2011 echter niet gevalideerd. OVERIGE OPMERKINGEN Het interne controleorgaan en de dienst Interne audit van de Commissie 25. Artikel 6, lid 2, van de verordening van de Raad betreffende de oprichting van ENIAC bepaalt dat de gemeenschappelijke onderneming een intern controleorgaan krijgt. Dit belangrijke onderdeel van het internecontrolesysteem was eind 2011 echter nog niet ingesteld. 26. In 2011 verrichtte de dienst Interne audit van de Commissie een risicobeoordeling. Op basis van de resultaten van de risicobeoordeling werd het strategisch controleplan op 22 november 2011 aan de raad van bestuur voorgelegd voor vaststelling. 27. De taakomschrijving van de dienst Interne audit van de Commissie werd op 18 november 2010 vastgesteld door de raad van bestuur. De financiële regeling van de gemeenschappelijke onderneming werd echter nog niet gewijzigd om de bepaling uit de kaderregeling 18 ten aanzien van de bevoegdheden van de intern controleur van de Commissie erin op te nemen. 18 Verordening (EG, Euratom) nr. 2343/2002.

11 11 Bijdragen van de ENIAC-lidstaten 28. In de statuten van de gemeenschappelijke onderneming ENIAC is bepaald dat de financiële bijdragen van de ENIAC-lidstaten ten minste 1,8 maal 19 de financiële bijdrage van de EU moeten bedragen, terwijl de subsidies van de gemeenschappelijke onderneming maximaal 16,7 % van de totale subsidiabele kosten van een project mogen bedragen. Voor de eerste vijf oproepen tot het indienen van voorstellen bedroeg de financiële bijdrage van de ENIAC-lidstaten 1,55 maal de financiële bijdrage van de EU. 29. In strijd met de statuten van de gemeenschappelijke onderneming ENIAC gebruikt Griekenland de EU-structuurfondsen ter dekking van zijn nationale bijdragen voor de Griekse begunstigden van de ENIAC-projecten 21, in plaats van nationale middelen te verstrekken. De gemeenschappelijke onderneming accepteerde de voortzetting van Griekse deelname aan ENIAC-projecten maar verstrekt geen financiering aan de Griekse begunstigden, omdat cofinanciering uit andere bronnen van EU-middelen niet is toegestaan Artikel 11, lid 6, onder b), van de statuten gevoegd bij Verordening (EG) nr. 72/ In artikel 13, lid 1, van de statuten gevoegd bij Verordening (EG) nr. 72/2008 is het volgende bepaald: De publieke financiering voor projecten, geselecteerd op basis van door de gemeenschappelijke onderneming ENIAC gepubliceerde uitnodigingen tot het indienen van voorstellen, bestaat uit de nationale financiële bijdragen van de ENIAC-lidstaten en/of uit de financiële bijdrage van de gemeenschappelijke onderneming ENIAC. Overheidssteun in het kader van dit initiatief laat de procedurele en materiële staatssteunregels, wanneer van toepassing, onverlet. Het totale budget van de Griekse deelname aan ENIAC-projecten van de oproepen van 2008, 2009 en 2010 bedraagt 9,7 miljoen euro (4,4 miljoen euro aan nationale middelen, 1,6 miljoen euro bijgedragen door de gemeenschappelijke onderneming, en de rest van de projectdeelnemers). Artikel 54, lid 5, van Verordening (EG) nr. 1083/2006 van de Raad van 11 juli 2006 houdende algemene bepalingen inzake het Europees Fonds voor Regionale Ontwikkeling, het Europees Sociaal Fonds en het Cohesiefonds (PB L 210 van , blz. 25) bepaalt het volgende: Voor uitgaven die uit de fondsen

12 12 Jaarlijks activiteitenverslag 30. Ingevolge artikel 19, lid 4, van de statuten van de gemeenschappelijke onderneming en artikel 40 van haar financiële regeling dient de uitvoerend directeur een jaarlijks activiteitenverslag op te stellen. Het jaarlijks activiteitenverslag behelst de resultaten van de verrichtingen ten opzichte van de gestelde doelen, de aan die verrichtingen verbonden risico s, het gebruik van de middelen die ter beschikking zijn gesteld, en de doelmatigheid en doeltreffendheid van het internecontrolesysteem. In het verslag moet tevens worden bevestigd dat de in het verslag opgenomen gegevens een getrouw beeld geven, tenzij anders wordt aangegeven in punten van voorbehoud betreffende welbepaalde ontvangsten- en uitgaventerreinen. 31. Het jaarlijks activiteitenverslag bevat geen beoordeling van de doelmatigheid en doeltreffendheid van het internecontrolesysteem. Het jaarlijks activiteitenverslag vertoont de volgende tekortkomingen: - gebrek aan informatie over de tenuitvoerlegging van de strategie voor controle achteraf. De informatie is niet toereikend om te concluderen of deze essentiële controle doeltreffend werkt; dit had tot een voorbehoud moeten leiden; - het bevat geen informatie over de gedeeltelijke validering van de financiële en boekhoudsystemen door de rekenplichtige. Deze heeft alleen het deel gevalideerd dat onder rechtstreekse controle van de gemeenschappelijke onderneming staat, maar niet de systemen die informatie aanleveren van de nationale financieringsinstanties (zie paragraaf 24). - De geconstateerde controlegebreken ten aanzien van de boekhoudkundige en financiële verslaglegging leidden niet tot een voorbehoud (zie paragraaf 23). worden gecofinancierd, mag geen bijstand uit andere communautaire financieringsinstrumenten worden verleend.

13 13 Follow-up van eerdere opmerkingen 32. In 2011 stelde de gemeenschappelijke onderneming een bedrijfscontinuïteitsplan vast en boekte zij vooruitgang bij de formalisering van haar IT-beveiligingsbeleid. Er moet meer werk worden verzet om het rampenherstelplan te voltooien. 33. De gastheerschapsovereenkomst 23 tussen de gemeenschappelijke onderneming en de Belgische autoriteiten betreffende kantoorruimte, voorrechten en immuniteiten en andere te verstrekken ondersteunende maatregelen werd op 2 februari 2012 ondertekend. Dit verslag werd door de Rekenkamer te Luxemburg vastgesteld op haar vergadering van 15 november Voor de Rekenkamer Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA President 23 Paragraaf 25 van het verslag van de Rekenkamer over de jaarrekening van de gemeenschappelijke onderneming ENIAC betreffende het begrotingsjaar 2010, vergezeld van de antwoorden van de gemeenschappelijke onderneming (PB C 368 van , blz. 48).

14 14 Bijlage Gemeenschappelijke onderneming ENIAC (Brussel) Bevoegdheden en activiteiten Bevoegdheden van de Unie volgens het Verdrag (Artikel 187 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie) Bevoegdheden van de gemeenschappelijke onderneming (Verordening (EG) nr. 72/2008 van de Raad) Bestuur De gemeenschappelijke onderneming is een communautair orgaan en voor de uitvoering van de begroting ervan moet dan ook kwijting worden verleend door het Europees Parlement, dat echter rekening moet houden met de specifieke aard van GTI's als publiek-private partnerschappen en in het bijzonder met de bijdrage van de particuliere sector. De gemeenschappelijke onderneming ENIAC werd opgericht bij Verordening (EG) nr. 72/2008 van de Raad van 20 december 2007 (PB L 30 van , blz. 21). Doelstellingen De gemeenschappelijke onderneming ENIAC draagt bij tot de uitvoering van het zevende kaderprogramma van de Europese Gemeenschap voor activiteiten op het gebied van onderzoek, technologische ontwikkeling en demonstratie ( ) en het thema Informatie- en communicatietechnologieën van het specifieke programma Samenwerking. Zij zal met name: Leden een onderzoeksagenda voor de ontwikkeling van cruciale competenties voor nano-elektronica op verschillende toepassingsgebieden vaststellen en ten uitvoer leggen, teneinde het Europese concurrentievermogen en de duurzaamheid van de economie te versterken en het ontstaan van nieuwe markten en maatschappelijke toepassingen te bevorderen; de voor de tenuitvoerlegging van de onderzoeksagenda vereiste activiteiten (hierna O&O-activiteiten genoemd) ondersteunen, met name door het toekennen van financiering aan de deelnemers in projecten die geselecteerd zijn op basis van vergelijkende uitnodigingen tot het indienen van voorstellen; een publiek-privaat partnerschap bevorderen met het oog op het mobiliseren en samenbrengen van communautaire, nationale en particuliere inspanningen, waardoor de totale investeringen voor onderzoek en ontwikkeling op het gebied van nano-elektronica worden verhoogd en de samenwerking tussen de publieke en particuliere sectoren wordt versterkt; de efficiëntie en duurzaamheid garanderen van het GTI op het gebied van nano-elektronica; synergie en coördinatie bewerkstelligen van de Europese onderzoeks- en ontwikkelingsinspanningen op het gebied van nano-elektronica, inclusief de geleidelijke integratie in de gemeenschappelijke onderneming ENIAC van verwante activiteiten op dit gebied die momenteel worden uitgevoerd in het kader van intergouvernementele stelsels voor onderzoek en ontwikkeling (Eureka). Eind 2011 telde de gemeenschappelijke onderneming ENIAC de volgende leden: AENEAS, als vertegenwoordiger van de bedrijfstak, de Europese Unie, vertegenwoordigd door de Commissie en de ENIAC-lidstaten (België, Duitsland, Estland, Finland, Frankrijk, Griekenland, Hongarije, Ierland, Italië, Letland, Nederland, Noorwegen, Oostenrijk, Polen, Portugal, Roemenië, Slowakije, Spanje, de Tsjechische Republiek, het Verenigd Koninkrijk en Zweden). De raad van bestuur De raad van bestuur bestaat uit vertegenwoordigers van de leden van de gemeenschappelijke onderneming ENIAC en de voorzitter van het comité Industrie en Onderzoek. De raad van bestuur heeft de eindverantwoordelijkheid voor de werkzaamheden van de gemeenschappelijke onderneming ENIAC en houdt toezicht op de tenuitvoerlegging van haar activiteiten. De raad van openbare instanties De raad van openbare instanties bestaat uit de openbare instanties van de lidstaten van de gemeenschappelijke onderneming ENIAC. Het comité Industrie en onderzoek

15 15 AENEAS wijst de leden van het comité Industrie en Onderzoek aan. De uitvoerend directeur De uitvoerend directeur is als hoogste uitvoerend functionaris belast met het dagelijks beheer van de gemeenschappelijke onderneming ENIAC en is de wettige vertegenwoordiger ervan. Externe controle Rekenkamer. Kwijtingverlenende autoriteit Europees Parlement, op aanbeveling van de Raad. In 2011 ter beschikking van de gemeenschappelijke onderneming gestelde middelen Begroting Goedgekeurde begroting 2011 in euro: Vastleggingen Betalingen TITEL I - Personeel , ,72 TITEL II - Administratie , ,28 TOTAAL TITELS I & II , ,00 TITEL III - Beleid , ,00 TOTAAL TITELS I, II & III , ,00 Personeelsbestand per 31 december 2011 Lijst van het aantal ambten 2011 Bezet per 31 december 2011 Tijdelijk personeel 6 6 Arbeidscontractanten 7 7 Totaal personeelsbestand waarvan er: - 6 uitvoerende taken, - 4 administratieve taken, en - 3 gemengde taken vervullen. In 2011 geleverde producten en diensten A - OPERATIONELE VOORUITGANG IN DE RICHTING VAN DE DOELSTELLINGEN Vaststelling van de onderzoeksagenda Eind 2011 beliepen de totale subsidiabele kosten van de voor financiering geselecteerde projecten meer dan 1 miljard euro. Ze hebben betrekking op alle O&O-terreinen die zijn beschreven in het strategisch meerjarenplan (MASP). Gunning van financiering aan deelnemers Sinds haar oprichting heeft de GO ENIAC 171,6 miljoen euro gegund aan de deelnemers, een stijging ten opzichte van de 109,3 miljoen euro per eind 2010, waarmee in 2011 een stijging van 85 % van jaar tot jaar is gerealiseerd en wordt aangetoond dat de GO ENIAC aanzienlijke vooruitgang heeft geboekt. Verhogen van de O&O-investeringen in nano-elektronica Ongeveer 47 % van het totaal van de circa onderzoekers die in 2012 betrokken zijn bij O&O in nano-elektronica zal actief worden in de door de GO ENIAC voor financiering geselecteerde projecten, waarmee synergie en coördinatie van de Europese O&O-inspanning wordt gerealiseerd. De GO ENIAC coördineerde haar activiteiten hoofdzakelijk met het Eureka-cluster Caterne, dat het Europees Forum voor Nano-elektronica mede organiseert.

16 16 Bevorderen van de deelname van kleine en middelgrote ondernemingen Kmo s zijn leidend in de projecten van de GO ENIAC en vertegenwoordigen 40,7 % van de deelnemende organisaties (30,5 % zijn universiteiten en onderzoeksinstellingen en 28,8 % zijn grote industriële ondernemingen). B - FUNCTIONELE PRESTATIES Er was geen wijziging in de lidmaatschappen van de GO ENIAC in De organisatie boekte enorme vooruitgang en: - verhuisde naar het White Atrium -gebouw, installeerde haar nieuwe kantoren en IT-infrastructuur; - wierf en integreerde nieuwe teamleden; - ging zonder problemen over op de CIRCABC-dataopslag; - structureerde haar documentenbeheer; - stelde procedures vast voor haar nieuwe taken; - boekte vooruitgang in het sluiten van subsidieovereenkomsten; - verrichtte en verantwoordde meer dan betalingen sinds zij autonoom werd; - verrichtte de eerste technische beoordelingen van lopende projecten; - publiceerde en voltooide twee oproepen tot het indienen van voorstellen in één jaar; - verfijnde en rapporteerde essentiële prestatie-indicatoren; - organiseerde grootschalige publieksevenementen, produceerde kleinschalige publicaties en goed ontvangen persberichten. UITVOERING VAN DE BEGROTING 2011 Aan het eind van het jaar had de GO ENIAC alle kredieten vastgelegd voor de projecten naar aanleiding van de oproepen 2011_1 (Oproep 4) en 2011_2 (Oproep 5) en had zij 48,09 % van de operationele betalingen verricht. Bron: Door de gemeenschappelijke onderneming verstrekte gegevens.

17 1 ENIAC Replies of the Joint Undertaking Already from 2010, the ENIAC JU engaged, together with the ARTEMIS JU, in a process of collecting the relevant information regarding the audit procedures in the ENIAC member States. In 2011, in line with the strategic audit plan, the Internal Audit Service of the Commission (IAS), acting as internal auditor of the Joint Undertaking, has started a consultancy engagement on assessing whether the execution of audit strategies already in existence in the ENIAC member States can provide reasonable assurance, IAS has only finished the assessment in 2012, concluding that this approach will not provide the necessary information to reach reasonable assurance, Consequently, the ENIAC JU defined and started executing its own ex-post audit plan that shall be completed before the end of the year. 21. The ENIAC JU suffered from a lack of resources at the end of 2012 and executed the decommittment too late. Actions have been taken to avoid any future recurrence, in particular executing the hiring plan, defining a detailed procedure for managing the year end closure, and setting hard deadlines. 23. The ENIAC JU has strong reasons to consider that all its financial operations are regular and reliable. Detailed plans for monitoring accounting have been put In place, but serious difficulties have been encountered in running appropriately the financial and accounting systems. This situation has been aggravated by the lack of adequate training programmes, inexistent procedures applicable to our case and insufficient user support available. Nonetheless, all errors mentioned in connection with this finding have been solved, as shown in the previous replies. The ENIAC JU will continue dedicating serious efforts to overcome the difficulties and accelerate the progress. EN

18 2 24. On 20 December , after only three month of implementing the own budget, the accounting officer had validated the financial and accounting systems put in place at the ENIAC JU, and included a number of recommendations in his validation decision. In 2011, the ENIAC JU went through a period of frequent changes, caused by moving to new premises, using a completely new IT infrastructure for Its financial transactions, executing the recruiting process that considerable Increased the census and experiencing a strong increase In the overall level of activity. Consequently, the financial circuits underwent a strong and continuous evolution. Although the internal control systems continue being strengthened and optimized, a complementary validation became possible in 2012, once the circuits and systems stabilized after the first full budgetary exercise managed autonomously, This has been done on 25 June 2012, also including an analysis of the main activities and administrative processes carried out by the ENIAC JU to support the financial management systems. 25. The IAC function has been set up on 7 February 2011 in the 13 th Governing Board meeting, being fulfilled by the Internal Audit Service of the Commission (IAS). The IAS has informed the ENIAC JU on 6 October 2011 that the provision of IAC services "would unfortunately need to be suspended for the time being", due to pending discussions within the services of the Commission. As no progress has been achieved in unblocking this function, the ENIAC JU decided in 2012 to assign a member of Its own staff to the IAC function as per decision ENIAC-ED of 25 April The amendment of the Framework Financial Regulation falls under the competence of the Commission which is currently in the process of preparing the alignment of the existing Framework Financial Regulation with the new EU General Financial Regulation. The ENIAC JU shall adopt the revised version as soon as available. 1 The ENIAC JU acquired the capacity to implement its own budget In September EN

19 3 28. The ENIAC JU contributions to any participant in the projects arising from a given call for proposals must be exactly the same percentage of the total eligible costs that participant incurs. The percentage contribution of the ENIAC member States is limited to the difference between the maximum state aid intensity specified in the Commission Regulation (EC) No 800/2008 and the ENIAC JU contribution. For example, if the ENIAC JU percentage is 16,7 %, then the ENIAC member State will vary from 8,3 % (in the case of a state aid of max. 25 %, for a large enterprise in an experimental development) to 83,3 % (for a University). The average aid intensity that the ENIAC member State can contribute is unpredictable, depending on the type or R&D performed, the status of the participants, and the amounts each of them engages. Noticing that the average departed from the specified ratio of 1,8, the EC proposed in 2012 to reduce the ENIAC JU contribution to 15 %, although this also resulted in a reduction of the total R&D volume, in contradiction with the overall objective to increase the R&D investments. 29. The condition under which Greece has been participating in the programme is not contradicting the ENIAC JU statutes. The aim and general objectives of the programme consist in achieving synergies and coordination for ensuring a wide participation in the projects. In that context, and entirely in line with the Statutes, there are in the programme a number of legal entities which are legitimate members of a consortium after signing the accession form defined in the JU Grant Agreement template, although they do not receive any JU funding or did not sign any national grant agreement. This is the case for legal entities receiving regional financial support, or located in countries that are not ENIAC member States. Prohibiting the participation of legai entities from ENIAC member States on such grounds would constitute discrimination with respect to the participants from non ENIAC member States, who have no obligation to disclose their sources of national funding, if any. This would contradict the overall objectives of the programme. 31. The Annual Activity Report 2011 contains a detailed analysis of the efficiency and effectiveness of the ICS in chapter 3.1. The status of the ex-post audit activities is included in paragraph The status of the validation of the financial and EN

20 4 accounting systems was unchanged with respect to the previous year, for the reasons listed under paragraph 24. Since the ENIAC JU Statutes 2 stipulate in the Article 19(4) that "The Annual Activity Report shall be presented by the executive director together with the annual accounts and the balance sheets.", the ENIAC JU considers that the reservations formulated and included in the latter documents also apply to the former, and will not duplicate them. 32. On 28 January 2011, the ENIAC JU has finalised and validated Its business continuity plan and set up a specific financial circuit for ensuring continuity in case of crisis. The latter provisions constitute the Disaster Recovery Plan that is not elaborated as a separate document. This plan is submitted to periodic reviews and improvements, the last review taking into account the important evolutions throughout 2011 has been finalized on 20 April 2012, including further detailed provisions addressing disaster recovery. 2 Council Regulation (EC) No 72/2008 (OJ L 30, , p. 21). EN