Privacybeleid van Esselte Business BVBA

Transcriptie

1 Bijgewerkt op: 25 mei 2018 Privacybeleid van Esselte Business BVBA Esselte Business BVBA hecht veel waarde aan uw privacy. We hebben dit privacybeleid ontwikkeld als leidraad voor onze organisatie en om u te informeren over hoe wij informatie over u, elektronisch of anderszins, kunnen verzamelen, beheren en gebruiken. Dit beleid geeft ook aan hoe u deze informatie kunt beheren. Voor vragen over dit beleid of over uw informatie kunt u altijd contact opnemen met ons door een te sturen naar DataPrivacy@acco.com. Wat valt onder dit beleid? Dit beleid beschrijft hoe Esselte Business BVBA en andere bedrijven in de Esselte Business BVBA -ondernemingsgroep (ook aangeduid als "Esselte", "wij", "we" of "ons") gegevens verzamelen, gebruiken en delen die u aan ons verstrekt wanneer u contact opneemt met ons bedrijf, onze werknemers of anderszins met ons communiceert. Het beschrijft ook uw rechten inzake gegevensbescherming, waaronder het recht om bezwaar te maken tegen bepaalde vormen van verwerkingen die Esselte uitvoert. Meer informatie over uw rechten en hoe u ze kunt uitoefenen, vindt u onder "Welke rechten heb ik?". Houd er rekening mee dat dit beleid niet van toepassing is op websites of andere digitale platformen waarop een ander privacybeleid is gepubliceerd. Welke informatie wordt er verzameld? Wij verzamelen en verwerken persoonlijke gegevens over u wanneer u communiceert met onze sales- en klantenservicemedewerkers, wanneer u goederen en diensten bij ons koopt of anderszins communiceert met onze onderneming of werknemers. De gegevens die we kunnen verzamelen of verwerken omvatten: uw volledige naam; uw bedrijfsadres, telefoonnummer en adres; uw functietitel, rol en afdeling; uw handtekening; uw nationaliteit; informatie over uw kredietlimiet; namen van de aandeelhouders of uiteindelijk begunstigde eigenaren van uw bedrijf; namen van het management van uw bedrijf; financiële accountgegevens van uw bedrijf; fiscaal of nationaal identificatienummer; bestelgegevens;

2 - of chatberichten; kopie van identificatiedocumenten, zoals een rijbewijs of paspoort; foto's van evenementen; werkgebieden van uw bedrijf; industrie van uw bedrijf; dieet- en andere voorkeuren die u kunt hebben bij het bijwonen van evenementen; uw marketingvoorkeuren, inclusief eventuele toestemmingen die u ons hebt gegeven; alle persoonlijke gegevens die u vrijwillig verstrekt. Welke informatie ontvangen we van derden? Soms ontvangen we informatie over u van derden. In het bijzonder is het mogelijk dat onze groothandelaren gegevens van u verzamelen en deze met ons delen om ervoor te zorgen dat wij u de best mogelijke service en ondersteuning kunnen bieden. Bovendien kunnen wij bij het uitvoeren van kredietreferentiecontroles en andere financiële due diligence, informatie ontvangen van externe kredietbeoordelingsbureaus die verschillende gegevens verzamelen, zoals maatschappelijk kapitaal, financiële rekeningen en betalingsgeschiedenis om relevante kredietrisico's te bepalen. Hoe gebruiken we deze informatie en wat is de wettelijke basis voor dit gebruik? We verwerken deze persoonlijke gegevens voor de volgende doeleinden: Om een contract uit te voeren of stappen te ondernemen in verband met een contract, in het bijzonder: o het uitvoeren van een contract tussen u of uw bedrijf en Esselte; o het verifiëren van uw identiteit; o het ontvangen en doen van betalingen; o het verwerken van bestellingen; o het communiceren met u; o het verlenen van klantenservice en het regelen van de levering of andere levering van producten, prijzen of diensten; o het verlenen van service na verkoop en garantiedekking. Zoals vereist door Esselte voor het uitvoeren van onze activiteiten en in het bijzonder om onze rechtmatige belangen na te streven, is het volgende van toepassing:

3 o we gebruiken gegevens om de door u gevraagde producten en diensten te leveren en reageren op eventuele opmerkingen of klachten die u ons toestuurt; o als u een creditcard of betaalpas als betaling verstrekt, gebruiken we derden om de geldigheid van de bankcode, het rekeningnummer en het kaartnummer dat u hebt ingevoerd te controleren om fraude te voorkomen (zie gegevens delen hieronder); o we controleren accounts om fraude, terrorisme, verkeerde interpretaties, veiligheidsincidenten of criminaliteit in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving te voorkomen, te onderzoeken en/of te rapporteren; o we gebruiken de gegevens die u verstrekt om eventuele klachten van u of anderen over ons bedrijf, onze producten of diensten te onderzoeken en om de veiligheid van onze producten te waarborgen; o we gebruiken gegevens om trainingen en andere evenementen te organiseren; o we gebruiken gegevens om onze intellectuele eigendomsrechten te beschermen; o we gebruiken gegevens om onze interne financiële processen uit te voeren, zoals interne boekhouding en betaling van relevante belastingen; o we gebruiken gegevens om kredietrisicobeoordelingen uit te voeren; o we gebruiken gegevens waar nodig in verband met juridische claims, compliance-, regelgevende en onderzoeksdoeleinden (inclusief openbaarmaking van dergelijke informatie in verband met juridische procedures of rechtszaken); o we gebruiken gegevens van bepaalde personen om hen uit te nodigen deel te nemen aan marketing- of promotieprogramma's. Als u ons toestemming geeft: o zullen wij u direct marketing sturen met betrekking tot onze relevante producten en diensten, of andere producten en diensten die worden geleverd door ons, onze gelieerde ondernemingen en zorgvuldig geselecteerde partners; o in andere gevallen waar we u om toestemming vragen, zullen we de gegevens gebruiken voor het doel dat we op dat moment toelichten. Voor doeleinden die wettelijk vereist zijn: o als reactie op verzoeken voor een kopie van uw gegevens, om uw gegevens te corrigeren, verwijderen of de verwerking ervan te beperken of om ons te vragen bepaalde informatie over te dragen aan andere organisaties;

4 o waar nodig in verband met juridische claims, compliance-, regelgevende- en onderzoeksdoeleinden (inclusief openbaarmaking van dergelijke gegevens in verband met juridische procedures of rechtszaken); o als reactie op verzoeken van overheden of wetshandhavingsinstanties die een onderzoek uitvoeren onder de toepasselijke wetgeving. Geautomatiseerde besluitvorming en profilering In sommige gevallen gebruiken we de door u verstrekte gegevens om een screening uit te voeren om ervoor te zorgen dat deze voldoet aan de relevante wetgeving. Bij deze processen worden de namen gecontroleerd aan de hand van openbaar beschikbare gegevens om mogelijke compliancerisico's te identificeren. Als een dergelijk risico wordt vastgesteld, kunnen we contact met u opnemen om te bevestigen of dergelijke gegevens juist zijn of om aanvullende informatie te verstrekken. Daarnaast gebruiken wij de gegevens die u verstrekt om kredietreferentiecontroles en andere financiële due diligence uit te voeren. Hiervoor verzenden we basisgegevens naar een extern kredietbeoordelingsbureau dat verschillende gegevens verzamelt, zoals maatschappelijk kapitaal, financiële rekeningen en betalingsgeschiedenis, om relevante kredietrisico's te bepalen. Toestemming intrekken of anderszins bezwaar maken tegen verwerking Waar wij afhankelijk zijn van uw toestemming, kunt u uw toestemming altijd intrekken, hoewel we mogelijkerwijs andere juridische gronden hebben om uw gegevens te verwerken voor andere doeleinden, zoals hierboven beschreven. In sommige gevallen kunnen we u zonder uw toestemming direct marketing sturen, waarbij we vertrouwen op onze rechtmatige belangen. U hebt op elk moment het absolute recht om u af te melden voor direct marketing of profilering die wij voor direct marketing uitvoeren. U kunt dit doen door de instructies in de communicatie te volgen in het geval van een elektronisch bericht, of door contact met ons op te nemen via de onderstaande informatie. Waar wij ons bezighouden met geautomatiseerde besluitvorming of profilering, kunt u bezwaar maken tegen deze verwerking door contact met ons op te nemen via de onderstaande informatie. Met wie, waar en wanneer delen we deze gegevens? We kunnen uw persoonlijke gegevens delen met bedrijven in de ondernemingsgroep van Esselte: om fraude, terrorisme, verkeerde interpretatie, beveiligingsincidenten of criminaliteit te voorkomen, te onderzoeken en/of te rapporteren, in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving; om onze vorderingen te beheren;

5 om ons klantloyaliteitsprogramma te beheren; om hen toe te laten producten te verkopen waar u mogelijk interesse in hebt; om klachten van u of anderen over ons bedrijf, producten of diensten te onderzoeken; waar nodig in verband met juridische claims, compliance-, regelgevende en onderzoeksdoeleinden (inclusief openbaarmaking van dergelijke informatie in verband met juridische procedures of rechtszaken). We kunnen uw gegevens met de volgende derden delen: externe dienstverleners, die deze namens Esselte zullen verwerken voor de bovengenoemde doeleinden, waaronder: o leveranciers, o reparatiediensten, o onze warehousing-, expeditie- en andere logistieke bedrijven, o complianceverkopers en o IT-serviceproviders; organisatoren van trainingen en evenementen, reisbureaus, hotels en andere locaties die kunnen helpen bij het coördineren van activiteiten; boekhouders, accountants, actuarissen, advocaten of andere professionele dienstverleners, onder voorbehoud van de toepasselijke contractuele waarborgen, indien wettelijk verplicht of indien vereist voor de wettelijke bescherming van onze rechtmatige belangen in overeenstemming met de toepasselijke wetten; verkoopagenten, om te helpen bij het bevorderen van onze zakelijke relatie; betalingsdienstaanbieders en banken voor de verwerking van betalingen en het naleven van wet- en regelgeving; kredietinformatiebureaus voor kredietreferentiecontroles; overheidsinstanties, belanghebbenden, eisers, klagers, ondervragers of rechtshandhavingsambtenaren indien vereist voor de bovenstaande doeleinden, indien wettelijk verplicht of indien nodig voor de wettelijke bescherming van onze rechtmatige belangen in overeenstemming met toepasselijke wetten;

6 onze adviseurs, potentiële kopers en mogelijke adviseurs van potentiële kopers, in het geval dat ons bedrijf of onze activa worden verkocht of geïntegreerd met een ander bedrijf. In dergelijke gevallen kunnen uw gegevens worden doorgegeven aan de nieuwe entiteit. Vanwege de aard van ons bedrijf, moeten we de gegevens die u aan ons verstrekt mogelijkerwijs overdragen aan leden van de Esselte-groep of aan derden in landen met mogelijk andere wetten en vereisten inzake gegevensbescherming, waaronder landen waarvan de privacy- en gegevensbeschermingswetgeving mogelijk minder uitgebreid is dan in uw land. Wanneer informatie wordt overgedragen buiten de Europese Economische Ruimte en naar een land dat niet onderworpen is aan een besluit van de Europese Commissie waarbij een beschermingsniveau passend is verklaard, worden gegevens adequaat beschermd door de modelcontractbepalingen die zijn goedgekeurd door de Europese Commissie, een gepaste Privacy Shield-certificering of bindende bedrijfsvoorschriften van een leverancier. Op verzoek kunt u een kopie van het relevante mechanisme ter informatie opvragen door een te sturen naar DataPrivacy@acco.com. Welke rechten heb ik? U hebt het recht om een kopie van uw persoonlijke gegevens op te vragen, om uw persoonlijke gegevens te corrigeren of te verwijderen of verwerking van uw persoonlijke gegevens te beperken (of actieve verwerking ervan te stoppen), om de persoonlijke gegevens die u aan ons hebt verstrekt voor een contract of met uw toestemming in een gestructureerd, machinaal leesbaar formaat te verkrijgen en om ons te vragen deze gegevens te delen (overzetten) met een andere beheerder. Bovendien kunt u onder bepaalde omstandigheden bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonlijke gegevens (met name als we de gegevens niet hoeven te verwerken om te voldoen aan een contractuele of andere wettelijke vereiste, of als we de gegevens gebruiken voor direct marketing). Deze rechten kunnen beperkt zijn, bijvoorbeeld als het inwilligen van uw verzoek persoonlijke gegevens van een andere persoon onthult, of als u ons vraagt om informatie te verwijderen die wij wettelijk verplicht zijn te behouden of als we dwingende rechtmatige belangen hebben bij het behouden ervan. Om deze rechten uit te oefenen, kunt u contact met ons opnemen via de onderstaande informatie. Als u te maken hebt met onopgeloste problemen, hebt u het recht om een klacht in te dienen bij een Europese autoriteit voor gegevensbescherming waar u woont, werkt of waar u denkt dat er sprake is van inbreuk.

7 Met uitzondering van marketingvoorkeuren en persoonlijke gegevens die u vrijwillig verstrekt, is het verstrekken van bovengenoemde informatie noodzakelijk. Als de relevante gegevens niet worden verstrekt, kunnen we u de relevante producten, diensten, betalingen of prijzen niet aanbieden. Marketingvoorkeuren en andere gegevens die u verstrekt, zijn vrijwillig. Het niet verstrekken van die informatie kan echter betekenen dat we u geen relevante producten of promoties kunnen tonen die voor u mogelijk interessant zijn. Hoe kan ik contact met u opnemen? We doen ons best om uw vragen te beantwoorden over de manier waarop we uw gegevens verwerken. Als u vragen hebt over de manier waarop wij uw gegevens verwerken of als u zich wilt afmelden voor direct marketing, kunt u contact met ons opnemen door een te sturen naar DataPrivacy@acco.com of door te schrijven naar het fysieke adres van de beheerder hieronder. Welke Esselte-entiteit beheert mijn gegevens en met welke dochterondernemingen kunnen mijn gegevens worden gedeeld? De gegevensbeheerder voor uw informatie is: Esselte Business BVBA Industriepark Noord 29, 9100 Sint-Niklaas Telefoonnummer: DataPrivacy@acco.com Een lijst met groepsentiteiten van Esselte en hun contactgegevens vindt u hier. Hoelang bewaart u mijn gegevens? We onderhouden en beschermen gegevens voor de duur die nodig is in verband met de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld of anderszins rechtmatig zijn verwerkt, inclusief zoals vereist door toepasselijke wetgeving en verjaringstermijnen. Wanneer we persoonlijke gegevens verwerken voor marketingdoeleinden of met uw toestemming, verwerken we de gegevens totdat u ons vraagt om te stoppen en voor een korte periode hierna (om ons in staat te stellen uw verzoeken te implementeren). We houden ook bij dat u ons hebt gevraagd om u geen direct marketing te sturen of om de verwerking van uw gegevens voor onbepaalde tijd te stoppen, zodat we uw verzoek in de toekomst kunnen respecteren.