Privacy- en klachtenreglement

Transcriptie

1 Privacy- en klachtenreglement (gericht op cliënten) van Lets Work Now en Lets Work Now vervoer vof. Versie Dit privacyreglement voldoet aan de wettelijke eisen die de Wet Bescherming Persoonsgegevens hieraan stelt en is voorgelegd aan het College Bescherming. Persoonsgegevens. Tevens is het reglement aangepast aan de AVG normen.

2 1 Algemeen LETS WORK NOW EN LETS WORK NOW VERVOER VOF is actief op de reintegratiemarkt middels uitzendactiviteiten. Zij streeft ernaar de (arbeids)participatie van de bij haar in traject zijnde cliënten te herstellen c.q. te bevorderen. Hiertoe ontwikkelt LETS WORK NOW EN LETS WORK NOW VERVOER VOF bemiddeling en uitzend activiteiten producten en voert deze met name in de vorm van arbeidsbemiddeling uit. Ten behoeve van al haar re-integratieactiviteiten-, arbeidsdeskundige- en arbeidsbemiddeling activiteiten registreert LETS WORK NOW EN LETS WORK NOW VERVOER VOF gegevens van haar cliënten. Het doel van dit privacyreglement is de cliënten op de hoogte te stellen van de aard van de gegevens die worden verwerkt, waarom ze worden verwerkt, wat er mee gebeurd en welke rechten een cliënt heeft ten aanzien van de gegevensverwerking. De aard van de gegevens zijn: a. De gegevens welke zijn vermeld in een standaard curriculum vitae. - Naam, voornaam en achternaam - Adres, woonplaats - Telefoonnummer - Geboorte datum - Arbeidsverleden - Diploma s - Hobby s b. Deze gegevens worden aangevuld met privé gegevens over de privé omstandigheden welke van belang zijn de arbeidsbemiddeling. c. Deze informatie wordt na toestemming van de klant aan een potentiele werkgever ter beschikking en alleen aan deze organisatie ter beschikking gesteld. Deze verwerking bij de potentiele werkgever en opslag hiervan vindt buiten ons zichtveld plaats. d. De notities en aantekeningen welke tijdens een intake of andere gesprekken worden verzameld; nadat deze zijn gebruikt voor bemiddeling, opgeslagen. e. De documenten zoals een overeenkomst tot inlening, een overeenkomst tot detachering, tijdelijk verrichten van arbeid of anderszins worden digitaal opgeslagen in een systeem. f. Overige gegevens welke tijdens de arbeidsbemiddeling ter beschikking van de bemiddelaar wordt gesteld in het kader van het uitoefenen van de begeleidingstaak worden slechts digitaal opgeslagen. Papieren worden vernietigd middels een papierversnipperaar. Papieren welke voor de de controle van de overheid bewaard dienen te blijven worden in afgesloten ruimtes bewaard. Hierbij denken wij aan loonadministratie, arbeidsovereenkomsten, inleen overeenkomsten, afdrachten loonheffingen, boekhouding, id bewijzen, bankafschriften etc. g. Correspondentie van potentiele werkgever met betrekking tot de klant en arbeidsbemiddeling wordt slechts dan digitaal opgeslagen indien deze relevant 2

3 wordt geacht. Dit ter beoordeling van de betreffende arbeidsbemiddelaar. Mededelingen of inhoud van informatieve aard wordt niet geacht relevant te zijn. 2. Welke gegevens? LETS WORK NOW EN LETS WORK NOW VERVOER VOF verwerkt de gegevens die door haar opdrachtgever bij aanvang van het bemiddelingstraject worden aangeleverd. Dit zijn gegevens als naam, adres, woonplaats, geslacht, geboortedatum, sofi-nummer, telefoonnummer, nationaliteit, gegevens over uw eventuele uitkering, gevolgde opleidingen, diploma s en opgedane werkervaring. Ook worden gegevens verwerkt die bij het intakegesprek naar voren zijn gekomen en die van belang (kunnen) zijn in het kader van het streven naar herstel van (arbeids)participatie. Dit kunnen ook gegevens zijn over mogelijke (medische) beperkingen van de cliënten en zijn eventuele arbeidsmarktvoorkeuren zijn. LETS WORK NOW EN LETS WORK NOW VERVOER VOF heeft voornoemde gegevensverwerking conform de eisen van de wet gemeld bij het College Bescherming Persoonsgegevens (CBP). Deze melding is openbaar en is te bekijken op de internetsite van CBP. 3. Doel Gegevensverwerking is noodzakelijk voor de administratieve verwerking van de in te zetten re-integratieactiviteiten, arbeidsbemiddeling en producten. Daarnaast is gegevensverwerking nodig bij de uitwerken van een plaatsing in werk met de daarbij behorende contracten en documenten. LETS WORK NOW EN LETS WORK NOW VERVOER VOF verwerkt gegevens ten behoeve van de volgende doelen: Het bevorderen van de reïntegratie van geheel of gedeeltelijk zieke en/of arbeidsongeschikte cliënten die in dienst van een opdrachtgever zijn uitgevallen binnen de organisatie van opdrachtgever danwel een andere organisatie; Het komen tot (arbeids)participatie van cliënten die al dan niet verkeren in een uitkeringssituatie; In het bijzonder: De beoordeling van de geschiktheid van cliënten voor het verrichten van werkzaamheden bij de eigen en/of potentiële nieuwe werkgever aan de hand van criteria zoals genoten opleiding, opgedane werkervaring, eventuele medische beperkingen en voorkeur voor bepaalde werkzaamheden. Het begeleiden naar passend, duurzaam werk bij een andere werkgever op basis van een arbeidsovereenkomst of uitzendcontract, al dan niet voor bepaalde tijd. Het al dan niet vanuit een uitkeringssituatie begeleiden van een cliënt naar passend, duurzaam werk bij een werkgever op basis van een arbeidsovereenkomst, een overeenkomst van opdracht (bijv. detachering, uitzendovereenkomst), of een vorm van 3

4 gesubsidieerd werk of andere vorm van participatie afhankelijk van de afspraken die daarover met de opdrachtgever zijn gemaakt. De administratieve afhandeling rond bovengenoemde punten. 4. Hoe lang worden gegevens bewaard (bewaartermijn)? Nadat het plaatsingstraject/ arbeidsbemiddeling is afgerond, worden de gedurende het traject verwerkte persoonsgegevens geretourneerd aan de opdrachtgever van LETS WORK NOW EN LETS WORK NOW VERVOER VOF houdt een kopie van de persoonsgegevens. Tot vijf jaar ( wettelijke termijn) na het tijdstip van afsluiting van het re-integratietraject of aanvraag voor arbeidsbemiddeling worden persoonsgegevens bewaard. Dit is anders indien cliënt verzoekt de gegevens eerder te verwijderen, tenzij de wet zich hier tegen verzet; de gegevens die ter voldoening van een wettelijke bewaarplicht langer bewaard moeten blijven, worden pas verwijderd na het verstrijken van deze langere termijn. 5. Wat gebeurt er met verwerkte gegevens? Persoonsgegevens worden verwerkt voor zover dat noodzakelijk is voor een optimale uitoefening van de bemiddeling en uitzendactiviteiten de inzet van producten; dit betekent dat in eerste aanleg alleen de aan de cliënt toegewezen intercedent toegang heeft tot inzage en bewerking van de persoonsgegevens van de cliënt. Persoonsgegevens worden slechts verstrekt aan een (potentiële nieuwe) werkgever indien dit nodig is met het oog op een vaste-, tijdelijke- of proefplaatsing. Persoonsgegevens zijn voor andere adviseurs van LETS WORK NOW EN LETS WORK NOW VERVOER VOF toegankelijk voor zover dit nodig is om de dienstverlening optimaal te kunnen uitvoeren of wanneer dit noodzakelijk is voor een normale bedrijfsvoering. De adviseurs die toegang hebben tot de persoonsgegevens van cliënten hebben ten aanzien van deze gegevens een geheimhoudingsverplichting om onnodige verspreiding van deze gegevens tegen te gaan. Dit betekent onder meer dat persoonsgegevens, anders dan aan opdrachtgevers, niet (in kopie dan wel anderszins) aan derden worden verstrekt, tenzij hiervoor uitdrukkelijk door de cliënten toestemming is gegeven of wanneer een wettelijke bepaling dit voorschrijft. In het kader van bemiddeling en uitzendactiviteitenis de WBP van toepassing. Het verbod om persoonsgegevens over iemands gezondheid te verwerken is niet van toepassing als de verwerking van de gegevens geschiedt voor de reïntegratie of begeleiding van werknemers of (al dan niet) uitkeringsgerechtigden in verband met ziekte of arbeidsongeschiktheid. LETS WORK NOW EN LETS WORK NOW VERVOER VOF zal u wel informeren over het feit dat uw gegevens worden verwerkt. Indien de persoonsgegevens aan derden worden verstrekt is hiervoor toestemming nodig van de klant. Het re-integratiebedrijf gebruikt uw gegevens niet voor commerciële of charitatieve doeleinden. Het re-integratiebedrijf zal op verzoek van de cliënt de verwerking van uw gegevens direct moeten beëindigen en de aanwezige gegevens worden vernietigd zover dat binnen de macht en mogelijkheden van LETS WORK NOW EN LETS WORK NOW VERVOER VOF ligt. 4

5 6. De zorgplicht met betrekking tot de bewaarde gegevens van de cliënten. LETS WORK NOW EN LETS WORK NOW VOF zorgt voor een passende technische en organisatorische maatregelen ten einde te voorkomen dat de bewaarde gegevens in handen kunnen komen van onbevoegden. Er is door de afd. ICT een wachtwoordsysteem gehanteerd en de kasten met de gegevens worden afgesloten met een slot. De sleutels zijn uitsluitend in bezit van de directeur en de bevoegde medewerksters. Tevens zijn de gegevens beveiligd tegen vernietiging, hetzij per ongeluk hetzij onrechtmatig, tegen toevallig verlies, vervalsing, niet-toelaten verspreiding of toegang, niet toegelaten vermenigvuldiging dan wel tegen enige andere vorm van onwettige verwerking. Mede door het o.a. hanteren van een backup systeem kunnen er geen gegevens verloren gaan. 7. Wat zijn de rechten van de cliënten m.b.t. de gegevens? Wanneer de cliënt vragen heeft over de gegevens die LETS WORK NOW EN LETS WORK NOW VERVOER VOF verwerkt, kan hij zich wenden tot zijn: Contactpersoon arbeidsbemiddeling. Tevens probeert de contactpersoon binnen LETS WORK NOW EN LETS WORK NOW VERVOER VOF te bemiddelen indien discussie is ontstaan over de uitleg en toepassing van hetgeen in dit reglement is bepaald. Ook verzoeken van cliënten om gegevens in te zien, te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen indien deze gegevens niet juist of niet ter zake dienend zijn, moeten worden gericht aan de contactpersoon. Aan een dusdanig verzoek wordt zondemeer voldaan. ( behoudens wettelijke verplichtingen) LETS WORK NOW EN LETS WORK NOW VERVOER VOF zal voor een verzoek tot inzage, wijziging of vernietiging van de persoonsgegevens geen kosten in rekening brengen. 8. U heeft een klacht? Indien u van mening bent dat de bepalingen van dit reglement niet worden nageleefd of indien u andere redenen heeft tot klagen, dient u zich te wenden tot LETS WORK NOW EN LETS WORK NOW VOF B.V.. Deze zal de klacht conform het klachtenreglement in behandeling nemen. Het klachtenreglement is bijgevoegd in bijlage 1. 5

6 Bijlage 1: Klachtenreglement Toepassingsgebied Alle uitingen van ongenoegen over contacten met LETS WORK NOW EN LETS WORK NOW VERVOER VOF die niet onmiddellijk door de direct aangesprokene weggenomen kunnen worden. Doel Het op zorgvuldige en uniforme wijze registreren en afhandelen van klachten, het wegnemen van de oorzaken, en het nemen van adequate maatregelen om herhaling te voorkomen. 1. Ontvangst en registratie van een schriftelijke klacht De ontvanger registreert de klacht op het standaard klachtenformulier. De schriftelijke klacht wordt als bijlage bij het formulier gevoegd. De ontvanger neemt zo nodig telefonisch contact op met de klager om aanvullende informatie te verkrijgen. 2. Bepalen klachten afhandeling LETS WORK NOW EN LETS WORK NOW VERVOER VOF stelt een klachten afhandelaar aan. Dit kan de manager van de betrokken medewerker zijn; soms ook de verantwoordelijke voor het betreffende proces. De afhandelaar is nooit de medewerker die de dienst heeft verleend waarop de klacht betrekking heeft. Naam en functie van de afhandelaar worden vastgelegd op het standaard klachtenformulier. 3. Bevestiging De klachtafhandelaar stuurt uiterlijk binnen twee weken een ontvangstbevestiging, waarin zijn opgenomen: korte omschrijving van de klacht (inclusief datum, plaats en bijzondere omstandigheden), de verdere afhandeling van de klacht en de termijn waarbinnen men verwacht de klacht af te handelen. De verzending van de bevestiging wordt geregistreerd op het standaard klachtenformulier. 4. Onderzoek De klachtafhandelaar legt de ontvangen klacht voor aan de betrokken medewerker(s). De klachtafhandelaar vat de reactie van de betrokkene samen op het standaard klachtenformulier zodanig dat de betrokkene zich akkoord verklaart met de omschrijving. De klachtafhandelaar informeert de betrokkene over de verdere afhandeling. 5. Corrigerende maatregelen De klachtafhandelaar bepaalt of de klacht gegrond is. Vervolgens besluit hij - aan de hand van de ernst van de klacht, de aanwijsbare oorzaak en de verantwoordelijke - of er correctie, genoegdoening en/of een vervangende dienst aangeboden zullen worden. De klachtafhandelaar doet telefonisch het aanbod aan de klager, en peilt de tevredenheid van de klager over de maatregel / genoegdoening. Ook verstuurt de klachtafhandelaar een schriftelijke bevestiging van datgene dat besproken is. Zulks binnen vier weken na ontvangst van de klacht. 6

7 Wanneer de klager niet tevreden is met het aanbod, dan overweegt de klachtafhandelaar of nieuw intern onderzoek en/of een nieuw aanbod wenselijk is. Het aanbod en de reactie van de klager worden vastgelegd op het standaard klachtenformulier. 6. Verslaglegging De klachtafhandelaar doet schriftelijk verslag aan de klager en aan alle betrokkenen, uiterlijk binnen twee weken na het oplossen van de klacht. 7. Preventieve maatregelen De klachtafhandelaar bepaalt of er maatregelen genomen kunnen worden om herhaling te voorkomen van de omstandigheden die tot de klacht hebben geleid. Hij overlegt met diegene die effectieve verbeteringen kan doorvoeren. De preventieve maatregelen worden vastgelegd op het standaard klachtenformulier. 8. Rapportage De klachtenafhandelaar draagt zorg voor de afhandeling van datgene wat is afgesproken met klager. De klachtenafhandelaar analyseert elk jaar de klachten, hij beoordeelt of er trends zichtbaar zijn, of de corrigerende maatregel hebben geleid tot tevredenheid, en of de preventieve maatregelen hebben geleid tot verbetering. Deze analyse maakt deel uit van het kwaliteitsbeleid van de onderneming. 9. Beroep Mocht de klacht niet naar tevredenheid van de klager zijn afgehandeld, bestaat de mogelijkheid de klacht neer te leggen bij een mediator. In derde instantie kunt u contact opnemen met de Nationale Ombudsman of met de ombudsman in uw gemeente. Daarnaast zijn er instanties die de belangen van cliënten behartigen. Zoals Arcon ( Landelijke Vereniging Arbeidsongeschikten), Breed Platform Verzekerden en Werk, Helpdesk Gezondheid, Werk en Verzekeringen, de CG-Raad ( Raad voor Chronisch Zieken en Gehandicapten). 7