Doelmatig Inschrijven

Transcriptie

1 Doelmatig Inschrijven 16 september 2015, dia 1 van 20.

2 Jan Willem Smeenk: Even voorstellen 1 16 september 2015, dia 2 van 20.

3 Workshop deelnemers: Even voorstellen 2 Workshop 14:30 uur: Inkopers : 5 Ondernemers : 18???? : 7 Workshop 15:30 uur: Inkopers : 2 Ondernemers : 16???? : september 2015, dia 3 van 20.

4 Transcriptie telefoongesprek Moi JW, T.a.v. jouw presentatie op het IPG congres in september. Kun je iets met offertes uitbrengen of inschrijven doen of zo. Jouw opmerking dat jij 70% van de offertes niet begrijpt die je ontvangt van leveranciers is interessant. Misschien is het wel dat leveranciers 70% van de offerte aanvragen niet begrijpen. Het zou mooi zijn als je wat inzicht kan geven in de redenen waarom heel veel offertes meer vragen oproepen dan antwoorden. Dat lijkt niet doelmatig. Welke mechanismen zitten daar achter? Wat zou je daar in mee kunnen geven? Daarnaast is het ook leuk als je in het algemeen iets meer kan vertellen over de commerciële dynamiek tussen een verkopende en inkopende partij. Wat zijn jouw belangrijkste inzichten, hoe is jouw aanpak t.a.v. vraagstukken in de tijd veranderd. Hoe is de aard van hetgeen je inkoopt van invloed in de verstandhouding die je wenst op te bouwen met een leverancier. Ohw ja, je hebt pakweg 45 minuten inclusief interactie.. 16 september 2015, dia 4 van 20.

5 Mijn welgemeende excuses voor: Veel te veel tekst en dia s Te veel bekeken vanuit het inkoopstandpunt Geheel onsamenhangend verhaal Geen idee of dit de vraag beantwoord Onlogisch gebruik van kleuren Knippen en plakken van sheets. Maar we krijgen wel een interessante discussie. Excuses 16 september 2015, dia 5 van 20.

6 Praktijkvoorbeeld 7 inschrijvers: Ca pagina s tekst! >> 1TB verklarende info Winnaar!! 16 september 2015, dia 6 van 20.

7 Mind setting Mind Setting 16 september 2015, dia 7 van 20.

8 Definitie Een definitie van een inkoper: Een inkoper is het zelfde als een verkoper Maar dan zonder de sociale vaardigheden!! 16 september 2015, dia 8 van 20.

9 95% Het optimale racewagen model Organisatiebeleid Inkoopbeleid Methoden & procedures Organisatie & personeel Interne klanten Specificeren Selecteren Contracteren Bestellen Bewaken Nazorg Leveranciers (markt) Informatievoorziening Control en prestatie-indicatoren 16 september 2015, dia 9 van 20.

10 Het racewagen model in de praktijk Interne klant Inkoop Leveranciers 16 september 2015, dia 10 van 20.

11 Doelen inkoopproces De inkopende organisatie wil bereiken (theorie): Offertes die (snel) zeer goed vergelijkbaar zijn Inzage of leveranciers kunnen bieden wat gevraagd wordt Dat er wordt nagedacht over het probleem en niet over de oplossing Een geringe kans op over-specificatie (gold-plating) Dat de leverancier wordt vertelt wat de uitkomst van het inkoopproces moet zijn Dat leveranciers hun kennis inbrengen Dat leveranciers aangeven hoe Dat er meer leveranciers worden gevonden tijdens de marktsurvey Dat de kans op een monopolistische situatie kleiner wordt (v.b. Intel, MicroSoft) Dat er meer alternatieven worden gevonden Dat leveranciers de kans krijgen om hun toegevoegde waarde te tonen Dat de leverancier de verantwoordelijkheid neemt voor de juiste (technische) oplossing De laagst mogelijke totale kosten (TCO). 16 september 2015, dia 11 van 20.

12 Maar nu de praktijk Algemene praktijk sales / inkoop: Meer dan 95% wordt niet door (strategisch-tactische) inkoop beïnvloed Afdelingen (m.n. ICT) stellen zelfstandig RFI s`, RFP s en RFQ s op Sales stelt zelfstandig, op basis van eigen interpretaties, offertes op Hoge tijdsdruk bij alle partijen is heel gebruikelijk Er wordt veel gebruik gemaakt van voorkeursleveranciers Sales van voorkeursleveranciers lopen de deur plat bij de interne klant Er is een beperkte kennis van de markt ( de wereld is groot ) Er is geen grip op uitgaven en resultaten (opdrachtgever en nemer) Er wordt erg weinig met resultaatsverplichtingen gewerkt Inkopers / sales kennen de (interne) klant en haar business niet Inkopers / sales hebben weinig inhoudelijke kennis tendens BVP Veelal op basis van leveranciersvoorwaarden ( battle of forms ) (Europees) aanbesteden wordt als een enorme hindernis ervaren Ervaren wordt dat inkoop vertragend werkt. 16 september 2015, dia 12 van 20.

13 Risico Risico als leverancier en opdrachtgever elkaar niet begrijpen: Overspecificatie Te duur Het product of de dienst voldoet niet (doet niet wat het wel moet doen) Onverwachte neveneffecten (doet wel wat het niet moet doen) (Fout) Voorbeeld nieuw gevechtsvliegtuig (USA 1940, R-40C): Commandanten: Beter schootsveld Monteurs: Inpassen binnen bestaande service-infrastructuur Flightcontrol: Niet groter dan bestaande toestellen Magazijn: Uitsluitend gebruik van bestaande materialen Human resource: Vliegend personeel hoeft niet opnieuw getraind te worden Bewapening: Bommenrek moet even snel te beladen zijn als.. R&D: Innovatief gebruik van bestaande technologieën US propaganda: Hier kunnen we mee winnen!!! Leverancier: Dit gaan we maken Curtiss-Wright XP-55 Ascender. 16 september 2015, dia 13 van 20.

14 16 september 2015, dia 14 van 20.

15 Praktijk inkoopstrategie De praktijk achter de offerte aanvragen en offertes: Confrontatie strategie (take-it or leave-it) Hoe mooier en meer de offertetekst hoe beter (vaak wollig) Veel knock-out criteria Meest voorkomend is een voorselectie (voorkeursleveranciers) Copy and paste van (standaard) teksten Complexe trajecten / procedures worden veelal uitbesteed Er wordt geen rekening gehouden met de praktijk op de werkvloer Raamcontracten met meerdere leveranciers, dienstverleners Bij iedere opdracht c.q. inhuur wordt een offerte uitgevraagd Neiging om per opdracht een nieuw contract op te stellen Beperken van werk en omvang (Europese) aanbesteding Er wordt veel schijnzekerheid ingebouwd. Er wordt veel niet begrepen!! 16 september 2015, dia 15 van 20.

16 Werkwijze offerte-aanvragen Enkelvoudig Traceerbaar Toetsbaar Eigenschap Indien gekwantificeerd: voorzien van +/- marges Actueel Eenduidig Uniek Positief geformuleerd Haalbaar Consistent Noodzakelijk Unieke identificatie Oplossingsvrij Offerte-aanvragen: kenmerken goede eisen Één eis per eis. Toelichting Herleidbaar naar boven- en onderliggende eisen t.b.v. o.a. het verificatietraject. Objectief kunnen bepalen of aan de eis wordt voldaan. Er dient aangegeven te worden binnen welke marges een waarde, die bij de verificatie bepaald wordt, moet vallen om te voldoen aan de eis. Passend bij de laatste stand van zaken. Slechts voor één uitleg vatbaar. Per onderwerp / aspect komt één eis voor. Niet: niet minder dan, maar: tenminste. Eisen die niet haalbaar zijn voegen niets toe Samenhangend en volledig De eis dient toegevoegde waarde te hebben; zonder die eis gaat er iets mis. T.b.v. identificatie en verwijzing / tracering. Een eis dient vrij van (verwijzingen naar) oplossingen te zijn. 16 september 2015, dia 16 van 20.

17 Gewenst gedrag sales Goed gedrag van de sales afdeling: Speel het spel van de inkopende organisatie Houd je strikt aan hetgeen gevraagd is (letterlijke interpretatie) Wees niet bang vervelend gevonden te worden (vraag oplossingsgericht) Stel vragen waarbij je blijk ervan geeft dat je de inkoper begrijpt Stel vragen waarbij je blijk ervan geeft dat je je eigen organisatie kent Maak gebruik van iedere (procedurele) mogelijkheid van contact Houd je aan de gestelde deadlines Hoe minder tekst, hoe beter (to the point en concreet) Hanteer rigide het buyers format (vertaal het Bedrijfs verhaal) Probeer je bedrijf niet te verkopen ( Kijk eens hoe goed we zijn. ) maar ken terdege de plaats van je eigen bedrijf in de markt (Kraljic, Porter etc.) Niet gevraagde toelichtingen niet opnemen Verkoop niet wat je niet kunt verkopen (valse beloftes). 16 september 2015, dia 17 van 20.

18 Sociale media (internet) De invloed van de sociale media (internet) op de inkooppraktijk: Internet heeft de dagelijkse inkooppraktijk stevig beïnvloed Onvoorstelbaar veel informatie is aanwezig Wat is de core-business van het bedrijf ( Wij hebben oplossingen ) Steeds meer potentiële aanbieders worden gevonden Congruentie (de offerte is niet meer het belangrijkste document, 6-XNH-73) Openbaarheid van gegevens (benchmark) Genoemde personen worden ge-googled Leveranciers hebben de kans een reëler inzicht te krijgen op hun positie in de markt Leveranciers kunnen een compleet beeld krijgen van de Opdrachtgever Relationeel verschuiving van puur zakelijk naar partners. 16 september 2015, dia 18 van 20.

19 Werkwijze voor het indienen van een offerte: Benoem een DMU (multidisciplinair bid-team) Maak een analyse van de (digitale) offerteaanvraag Benoem probleem eigenaren en voor een congruentie test uit Maak een strakke planning STEL GERICHTE VRAGEN (koppel de offerteaanvraag analyse terug aan de opdrachtgever) Heb op de plank klaar liggen (ook onderhouden): KvK uittreksel (maximaal 3 maand oud, zie ook aanbestedingsdocumenten) Kopie polissen verzekeringen (maximaal 1 jaar oud, zie ook aanbestedingsdocumenten) Kopie certificaten (let op geldigheidsdatum) CV s van in te zetten personeel Uitgewerkte referenties Financiële gegevens (van 3 jaar terug) Jaarverslagen (van 3 jaar terug) Voorbereiden bankgaranties.. Opstellen concept antwoorden Accoord DMU Indien niet digitaal: collationeren Ondertekenen (moet overeenkomen met KvK uittreksel) Indienen (op tijd). Werkwijze 16 september 2015, dia 19 van 20.

20 W.V.T.T.K. 16 september 2015, dia 20 van 20.