Stichting Sportcomplex Groenendaal

Transcriptie

1 oktober 2018 P R I V A C Y V E R K L A R I N G - SSG Dit is de privacyverklaring van (SSG)d, gevestigd te Den Haag en ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer Deze privacyverklaring omschrijft welke persoonsgegevens SSG voor welke doeleinden verwerkt, wie deze persoonsgegevens eventueel van SSG ontvangt, hoe lang de gegevens worden bewaard, en welke rechten betrokkenen hebben, dit conform de eisen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Met vragen of opmerkingen over deze privacyverklaring kan men contact opnemen met SSG via ssg.privacy@hdmonline.nl. I. Verwerking van persoonsgegevens van beroepskrachten en vrijwilligers met een overeenkomst van (potentiële) beroepskrachten (werknemers, opdrachtnemers en vrijwilligers met overeenkomst) kunnen worden verwerkt voor: - het aangaan van, en uitvoering geven aan, de overeenkomst met de betrokkene, - het voeren van de personeels-, salaris-, contract- en financiële administratie, - verificatie identiteit en screening integriteit van een (potentiële) beroepskracht (indien bepaald door bestuur), - informeren over relevant hdm beleid en opleiding, - het onderhouden van contacten intern en extern over, het gebruik en het onderhoud van de accommodatie, - de exploitatie door SSG van (delen van) het hdm-complex, - het ondersteunen via onder meer bar- en keukenbezetting van evenementen, bijeenkomsten en andere activiteiten door hdm geïnitieerd, - het aanbieden en beheren van de openbare hdm website en het besloten deel (ledenportal) ervan, en eventuele apps, - het delen van namen op de openbare hdm website, en - het voldoen aan wettelijke vereisten (zoals boekhouding en fiscale wetgeving). Voor bovenstaande doeleind(en) kan SSG de volgende persoonsgegevens verwerken: - adres en woonplaats, - telefoonnummer, - adres, - geboortedatum, - kopie paspoort / identiteitsbewijs, - Burger Service Nummer, - bankgegevens, - Verklaring Omtrent Gedrag (VOG), - gegevens over salaris en vergoeding

2 - overeenkomst met de betrokkene, - gerechtvaardigd belang van SSG om bovenstaande doeleinden te bereiken, kunnen worden gedeeld met, en verwerkt door, derden, waaronder bijvoorbeeld: - AllUnited voor het hosten van de hdm website, - Roundcube voor de webmailvoorziening van aanvraag@hdmonline.nl, - leveranciers ten behoeve van de uitvoering van door SSG afgenomen diensten en producten, - derden die screeningdiensten verlenen, - de interne SSG financiële administratie, - de externe salarisadministratie, - Roundcube Webmail. II. Verwerking van persoonsgegevens van vrijwilligers zonder overeenkomst van vrijwilligers (zonder overeenkomst) (zoals bijvoorbeeld bestuurders, leden van de verschillende commissies kunnen worden verwerkt voor: - de organisatie van hdm en het informeren van leden en andere belanghebbenden daarover, - het onderhouden van contacten intern en extern, - het uitvoeren van werkzaamheden (bar, keuken, schoonmaak) zoals ter ondersteuning van activiteiten en/of evenementen van hdm, - het uitvoeren van contracten met derden, - de exploitatie door SSG van (delen van) het hdm-complex, - screening integriteit van een (potentiële) vrijwilliger (indien bepaald door bestuur), - het aanbieden en beheren van de openbare hdm website en het besloten deel (ledenportal) ervan, en eventuele apps, - het delen van namen op de openbare website, - het voldoen aan wettelijke vereisten (zoals privacy wetgeving). - telefoonnummer, - adres, - Verklaring Omtrent Gedrag VOG). - gerechtvaardigd belang van hdm om bovenstaande doeleinden te bereiken en/of kunnen worden gedeeld met, en verwerkt door, derden, waaronder bijvoorbeeld: - AllUnited voor het hosten van de hdm website, - leveranciers ten behoeve van de uitvoering van door SSG afgenomen diensten en producten, - derden die screeningdiensten verlenen, en - sponsoren en relaties van hdm

3 III. Verwerking van persoonsgegevens van externe relaties van (potentiële) externe relaties kunnen worden verwerkt voor: - het (mogelijk) aangaan van, en uitvoering geven aan een overeenkomst (bijv. met een -potentiëleleverancier), - het werven van nieuwe en onderhouden van contacten met bestaande (externe) relaties (zoals hdm en hdm-leden), de gemeente, belangenorganisaties, - het meewerken aan en ondersteunen van de organisatie van evenementen, bijeenkomsten en andere activiteiten, - het beheren van een database van (potentiële) relaties, - het voeren van de financiële- en contract-administratie, en - het voldoen aan wettelijke vereisten (zoals boekhouding en fiscale wetgeving). - telefoonnummer (eventueel zakelijk), - adres (eventueel zakelijk), - functie; - relatietype, - bankgegevens. - overeenkomst, - gerechtvaardigd belang van hdm om bovenstaande doeleinden te bereiken, en/of kunnen worden gedeeld met, en verwerkt door derden, waaronder bijvoorbeeld, AllUnited voor het hosten van de hdm website en leveranciers ten behoeve van de uitvoering van door SSG afgenomen diensten en producten. IV. Foto- en beeldmateriaal hdm Tijdens trainingen, wedstrijden en door hdm georganiseerde activiteiten en evenementen worden regelmatig foto s genomen en videobeelden gemaakt van acties en sfeerbeelden waarop leden van hdm, leden van bezoekende verenigingen of andere geïnteresseerden staan afgebeeld. Ter promotie van hdm of verslaggeving van wedstrijden en sportieve prestaties van hdm teams of haar leden kunnen deze foto s en videobeelden (met naam) in het hdm clubhuis, op de openbare website van hdm, op het ledenportal, of op social media worden gepubliceerd. Verder kan foto- en beeldmateriaal worden gedeeld met derden voor publicatie, bijvoorbeeld in programmaboekjes, met de pers of bijvoorbeeld met hockey.nl en hoofdklassehockey.nl. Zo ook foto s (met naam) van personen die een functie vervullen binnen hdm ter promotie van hdm en zichtbaarheid van de organisatie. Hdm kan foto s en videobeelden tonen en bewaren voor behoud van haar clubhistorie (archief). Indien een betrokkene bezwaar heeft tegen een publicatie dient deze dit via ssg.privacy@hdmonline.nl gemotiveerd aan hdm kenbaar te maken. Het betreffende materiaal zal dan zo spoedig mogelijk worden verwijderd

4 Deze opt-out mogelijkheid is niet van toepassing op algemene actiebeelden of sfeerbeelden waarop de betrokkene niet centraal of niet duidelijk herkenbaar is afgebeeld, of indien duidelijk voor de foto of camera geposeerd is. SSG/hdm is niet verantwoordelijk voor bijvoorbeeld ouders en anderen die uit eigen beweging foto s en videobeelden maken en deze publiceren op bijvoorbeeld social media. Ten behoeve van de bescherming van de belangen, eigendommen en integriteit van gebruikers van het complex, zoals hdm-leden en haar bezoekers, wordt er cameratoezicht toegepast op het complex. Dit is aangekondigd door middel van een mededeling bij de hoofdingang van het complex en mogelijk ook op andere plaatsen. Het cameratoezicht wordt uitgeoefend, inclusief bevoegdheden en bewaartermijnen, in overeenstemming met een daartoe strekkend cameraprotocol. V. Beveiliging van persoonsgegevens SSG zal adequate technische en organisatorische maatregelen treffen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of onrechtmatige verwerking. Gegevens zijn veelal opgeslagen in beveiligde systemen met wachtwoorden en beveiligde back-ups. Ondanks het feit dat SSG alle mogelijke beveiligingsmaatregelen heeft genomen en zal nemen, zijn aan de verwerking van persoonsgegevens via het internet risico s verbonden die inherent zijn aan het internetgebruik in het maatschappelijk verkeer. VI. Cookies (algemeen) Hdm maakt gebruik van zogenaamde cookies. Cookies zijn kleine tekstbestanden die een computer opslaat als de hdm website wordt bezocht. Er worden geen persoonsgegevens opgeslagen. VII. Google Analytics Hdm maakt gebruik van Google Analytics, een webanalyse-service die wordt aangeboden door Google, Inc. (Google). Google Analytics maakt gebruik van cookies om te analyseren hoe bezoekers de hdm website gebruiken. Google gebruikt voornoemde informatie om bij te houden hoe bezoekers de hdm website gebruiken, om rapporten over de hdm website activiteit op te stellen voor hdm en andere diensten aan te bieden met betrekking tot hdm website activiteit en internetgebruik. Google mag deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover deze derden de informatie namens Google verwerken. De informatie wordt overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Google stelt zich te houden aan de aldaar geldende privacyregelgeving. Dit houdt in dat sprake zou zijn van een passend beschermingsniveau voor de verwerking van (persoons)gegevens. Hdm is hiervoor niet verantwoordelijk en sluit alle aansprakelijkheid hieromtrent uit. VIII. Sociale netwerken Op de hdm website zijn buttons opgenomen om websites en/of webpagina s te kunnen promoten of delen op sociale netwerken zoals Facebook van Facebook Inc., Twitter van Twitter Inc. en YouTube van YouTube LLC. Deze buttons werken door middel van stukjes code die van de sociale netwerken zelf afkomstig zijn. Door middel van deze codes worden cookies geplaatst. Hdm heeft daarop geen invloed. Bezoekers wordt aangeraden de privacyverklaringen van de sociale netwerken (die regelmatig kunnen wijzigen) te lezen, om te zien wat zij met de persoonsgegevens doen die zij via deze cookies verwerken. De informatie die de sociale netwerken verzamelen wordt overgebracht naar en door de sociale netwerken opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. De sociale netwerken stellen zich te houden aan de aldaar geldende privacy- en cookieregelgeving. Dit houdt in dat sprake zou zijn van een passend beschermingsniveau voor de verwerking van eventuele persoonsgegevens. Hdm en SSG zijn is hiervoor niet verantwoordelijk en sluiten alle aansprakelijkheid hieromtrent uit

5 IX. Links naar en cookies op websites van derden Op de hdm website zijn links naar websites van derden opgenomen. Wanneer bezoekers deze websites bezoeken, zijn de privacyverklaringen van deze derden van toepassing. SSG en/of hdm is niet verantwoordelijk voor de wijze waarop door derden mogelijk met persoonsgegevens van bezoekers wordt omgegaan dan wel voor de cookies die worden gebruikt op deze websites van derden. X. Bewaartermijnen SSG hanteert de volgende bewaartermijnen: - persoonsgegevens van betrokkenen opgenomen in de financiële- en loonadministratie van SSG voor zolang als nodig is ter voldoening aan een wettelijke bewaarplicht (te weten onder meer 5 en 7 jaar; - persoonsgegevens van beroepskrachten en vrijwilligers met overeenkomst, (externe relaties) voor zolang de overeenkomst of het contact voortduurt en tot twee jaren na beëindiging daarvan; - persoonsgegevens van vrijwilligers zonder overeenkomst voor zolang de betrokkene de functie vervult; - foto s, videobeelden en informatie (bijvoorbeeld over sportieve prestaties, personen in functies en bruikleen van hdm materialen) kunnen langer dan voornoemd worden bewaard ten behoeve van de (club)historie en/of statistieken. XI. Rechten van betrokkenen Betrokkenen kunnen contact opnemen met SSG via ssg.privacy@hdmonline.nl voor: - meer informatie over de wijze waarop SSG persoonsgegevens verwerkt, - vragen naar aanleiding van deze privacyverklaring, - inzage in de persoonsgegevens die SSG met betrekking tot de betrokkene verwerkt, - correctie, beperking, wissen of overdracht van persoonsgegevens, - bezwaar tegen het gebruik van persoonsgegevens door hdm. Hdm-leden wordt verzocht zelf hun persoonsgegevens up-to-date te houden door regelmatig te kijken en waar nodig, (een deel van) hun gegevens aan te passen via inloggen op de hdm website. Meer informatie: Waar persoonsgegevens worden verwerkt op basis van daartoe gegeven toestemming, heeft de betrokkene altijd het recht om deze toestemming alsnog in te trekken door een bericht te sturen naar ssg.privacy@hdmonline.nl. Hdm tracht een verzoek tot intrekking zo spoedig als redelijkerwijs mogelijk te behandelen. XII. Klachten Ingeval van een klacht over de verwerking van persoonsgegevens wordt betrokkene verzocht hierover direct contact op te nemen met SSG via ssg.privacy@hdmonline.nl. Betrokkenen hebben altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit. Dat is de Nederlandse toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming. XIII. Wijzigingen van deze privacyverklaring Het kan voorkomen dat SSG deze privacyverklaring in de toekomst wijzigt. SSG beveelt daarom aan om deze privacyverklaring regelmatig te raadplegen