ERFGOED CONNECTIE UTRECHT Verslag bijeenkomst 6 oktober 2014, Het Utrechts Archief Thema Digital Born Erfgoed

Transcriptie

1 ERFGOED CONNECTIE UTRECHT Verslag bijeenkomst 6 oktober 2014, Het Utrechts Archief Thema Digital Born Erfgoed Introductie Chantal Keijsper, directeur van Het Utrechts Archief Als gastvrouw heet Chantal de ca. 40 aanwezigen van harte welkom. Er zijn twee soorten digitaal erfgoed: gedigitaliseerd erfgoed en digital born erfgoed. Beide moeten duurzaam worden bewaard en toegankelijk gemaakt. Vanmiddag gaat het om digital born erfgoed: erfgoed dat digitaal is ontstaan en dus geen analoog origineel heeft. Chantal start met een filmpje waarin de urgentie duidelijk wordt om NU na te denken over het omgaan met digital born erfgoed. Het Utrechts Archief heeft een dwingende plicht om voorzieningen te treffen. Vanaf 2017 werkt de overheid helemaal digitaal. HUA moet dus oplossingen zoeken en vinden voor het behoud van digital born erfgoed. Daarbij zijn er twee speerpunten: 1) digitaal beheer en 2) toezicht op de digitale overheid. Chantal benadrukt dat we moeten voorkomen dat ieder op zijn eigen manier op gaat slaan. Het is van belang om de krachten te bundelen want het gaat om nieuw te ontwikkelen techniek, die ook in de dagelijkse werkprocessen vraagt om andere competenties van mensen. Chantal hoopt dat deze middag bijdraagt aan kennisdelen en samenwerken. Aansluitend geeft Mieke Heurneman van Landschap Erfgoed Utrecht een korte toelichting op het programma, met sprekers vanuit diverse achtergronden. Van te voren heeft zij vragen geïnventariseerd van de aanmelders. Daaronder vragen over de alsmaar weer verouderende techniek, de benodigde technologische kennis van de medewerkers en keuzes over wat je wel/niet moet bewaren. Zeker is dat deze middag geen antwoord gaat geven op al die vragen, maar het is hopelijk een goede start om je bewust te worden van verschillende aspecten van het thema. De digitale informatiemaatschappij: kans of bedreiging? Jeanine Tieleman van de Stichting Digitaal Erfgoed Nederland/Culturele Coalitie Digitale Duurzaamheid (zie powerpoint in bijlage) Jeanine geeft in haar presentatie geen oplossingen, maar wel tips voor duurzaam bewaren. Die tips zal ze straks op papier uitdelen (zie bijlage). In haar presentatie gaat zij met name in op het digitale landschap. Ze geeft aan dat digitalisering veel verder gaat dan het digitaal plaatjes maken of scannen. Het gaat om processen waar je je hele organisatie op in moet richten. Zie de kwaliteitscyclus voor digitale duurzaamheid in haar powerpoint. Digitale duurzaamheid begint met een goed informatiebeleid. Verslag Erfgoed Utrecht Connectie Pagina 1

2 Jeanine onderscheidt 3 soorten digitale informatie: 1. Digitale informatie over (niet digitale) objecten 2. Gedigitaliseerd erfgoed 3. Born digital erfgoed Ze gaat in op de stand van zaken in Nederland op het gebied van digitalisering. We hebben te maken met het digitale drama : elke instelling is met z n eigen project bezig, zonder verband. Daardoor raakt het digitale landschap versnipperd Chantal wees er ook al op. En juist daardoor komt een belangrijk kenmerk van digitalisering, namelijk de potentie om alle informatie met elkaar te verbinden, niet tot zijn recht. Er zijn recentelijk echter wel een aantal initiatieven ontplooid om meer samen te werken op het gebied van het langdurig bewaren van digitale informatie: Jeanine laat een aantal daarvan de revue passeren. Zoals de twee samenwerkingsverbanden die uit de sector zelf voortkomen: Nationale Coalitie Digitale Duurzaamheid (NCDD) en Culturele Coalitie Digitale Duurzaamheid (CCDD), zie voor meer informatie: of de website van DEN, Een ander initiatief om digitale informatie meer te verbinden, is de ontwikkeling van een nationale aggregator (Digitale Collectie, dat is software die als het ware specifieke informatie uit databases naar binnen 'harkt' en deze informatie weer doorgeeft aan grote portals zoals Europeana. Op deze manier is het mogelijk om bijvoorbeeld informatie over een bepaald thema die in diverse Europese instellingen bewaard wordt, bij elkaar te presenteren op één website. Om je collectie aan een aggregator te kunnen aanbieden, moet de data aan bepaalde eisen voldoen, zoals bijvoorbeeld het gebruik van standaarden. DEN heeft hiervoor onder meer 'DE BASIS opgesteld als hulpmiddel. DE BASIS is een set van minimale kwaliteitseisen voor een bepaald aspect van digitalisering (bijvoorbeeld vindbaarheid van informatie). Voor een deel zijn deze eisen ook van toepassing op digital born erfgoed. Tevens biedt DEN ondersteuning aan instellingen die beter willen omgaan met behoud en beheer van digitale data en hier verbetering in willen brengen. Daarvoor is het zogenaamde scoremodel ontwikkeld. Met behulp van dit model kun je op eenvoudige wijze nagaan hoever je organisatie is met goed behoud en beheer van digitale data en wat je prioriteiten zijn om hier verbetering in aan te brengen. Tot slot werkt OCW op een veel hoger plan samen met een aantal grote instellingen zoals de KB, DANS, RCE, Beeld en Geluid en het NA aan een landelijke strategie voor digitaal erfgoed. Het doel daarvan is om te komen tot een nationale infrastructuur van voorzieningen en diensten voor digitale duurzaamheid. In verschillende groepen is men bezig om hierover na te denken. Is nog niet zo eenvoudig, omdat elke sector andere behoeften heeft. Digital born erfgoed is slechts één van de thema s. In de loop van de komende jaren zal de nationale infrastructuur zich verder uitkristalliseren. Archieven en born digital erfgoed Kaj van Vliet van Het Utrechts Archief (zie powerpoint in bijlage) Kaj schetst hoe HUA al een tijd bezig is om een plan te trekken voor de toekomst, waarbij het combineert wat er van bovenaf aangereikt wordt (via OCW) en wat er van onderop aan vragen en oplossingen komt. Niet alles kan in het e-depot. Je moet je vak als het ware opnieuw uitvinden, en je komt er niet meer met de oude criteria. Born digital documenten werden tot voor kort geprint en op papier gearchiveerd. Nu zitten we in een overgangsperiode, straks komt er geen papier meer aan te pas. Beeldmateriaal is steeds vaker uitsluitend digitaal. Hoe is dat in particuliere archieven? Duurzaam beheer van digitale informatie zal van twee kanten moeten komen: 1. Van de kant van de Archieven: e-depot 2. Van de kant van de archiefvormers: informatie zó opslaan dat het aan bepaalde criteria voldoet. HUA is bezig om de brug te bouwen tussen die twee kanten. Om te beginnen naar de overheden toe, daar zijn vele organisaties bij betrokken. Het Archiefconvenant uit 2012 is de onderlegger. Kaj werkt Verslag Erfgoed Utrecht Connectie Pagina 2

3 de metafoor van het bruggenbouwen verder uit: aan beide zijden wordt gebouwd, wat komt er straks over die brug? Een voorbeeld van een transitie: vroeger werden archieven na 20 jaar overgedragen. Met papier gaat dat prima, maar bij digitale informatie ben je dan simpelweg te laat. Er wordt daarom toegewerkt naar een eerdere overdracht in de vorm van uitplaatsen : vooruitlopend op de eigenlijke overdracht (inclusief openbaarmaking) worden digitale gegevens al overgedragen, maar op zo n manier dat de ambtenaren ze nog wel kunnen gebruiken. Dit is nog in discussie. De omgang met Digital Born erfgoed is nog onvoldoende doordacht. Het is er al lang, maar gaat vaak om complexe bestanden zoals GIS-bestanden, databases en websites. Het Utrechts Archief is bezig met pilots, om te verkennen waar ze tegenaan lopen in de praktijk. Bv. als het gaat om selectiemethoden. In het najaar zal hierover een workshop gehouden worden met particuliere archiefvormers. Ook gaat HUA verder samenwerken met de KB en Beeld & Geluid, want er moeten nog veel wielen uitgevonden worden. Dit is volop in beweging, maar het is wel duidelijk waar we uit moeten komen. Born digital kunst Arthur van Mourik en Marije Verduijn van het Centraal Museum (zie powerpoint in bijlage) Marije vertelt dat van de ca objecten in de verzameling van het museum er maar 20 born digital zijn. Toch heeft het museum nu al met veel aspecten van digitale duurzaamheid te maken. Bv. met de digitale collectieregistratie (toegankelijk via DimCoN) en het beheer van born digital beeldmateriaal. Het CM heeft ervaren dat hoe meer je bezig bent met deze materie, des te meer vragen er opkomen: je ontdekt wat je niet weet Denk bv. aan vraagstukken rondom rechten en digitale duurzaamheid op langere termijn. De conclusie is: we kunnen dit als museum niet alleen! Stichting Behoud Moderne Kunst heeft met DEN een publicatie gemaakt over born digital kunstwerken in Nederland, zie Arthur geeft een aantal voorbeelden uit de praktijk van multi-mediale presentaties, die opgebouwd worden met een hele batterij av/computerapparatuur en soms zelfs geuren: als je die op een andere plek opbouwt is het per definitie anders. En de dragers van de informatie veranderen in de tijd. Wat 10 jaar geleden op CD-rom ging, wordt nu anders aangeleverd. En hoe weet je zeker dat bv. een geluid dan nog precies zo klinkt als het is bedoeld? Dat geeft principiële vragen over het behoud van het kunstwerk. Wanneer is dat nog authentiek? In het algemeen wordt in musea geconserveerd o.b.v. onderzoek naar hoe het kunstwerk ooit is gemaakt. Dat is ook nu een goed startpunt. In dit geval vraagt dit om het vastleggen van het totaal van intenties en uitgangspunten van de kunstenaar (bv. vastleggen in kunstenaarsinterviews), de digitale data, welke dragers zijn gebruikt (apparatuur), gedetailleerde tekeningen van de opstelling, de werkwijze bij het inrichten van de tentoonstelling, maar ook om zaken als licenties/auteursrechten. Arthur voegt bv. de installatie-instructies toe aan de collectieregistratie van dit soort kunstwerken; die zeggen veel over de samenhang van alle onderdelen. Verslag Erfgoed Utrecht Connectie Pagina 3

4 Het CM probeert uit iedere case lering te trekken en benadert installatie-kunstwerken met verschillende omgangsvormen. De powerpoint bevat aan het eind bruikbare aanbevelingen voor registratie, documentatie, conservering en presentatie van multimedia installaties. Historische verenigingen en born digital erfgoed, Kort vraaggesprek o.l.v. Mieke Heurneman van Landschap Erfgoed Utrecht met Ellen Drees van Regionaal Historisch Centrum Vecht & Venen en Historische Kring d Oude School De Bilt en Frits Stuurman van Historische Vereniging Den Dolder. De HV Den Dolder wil graag de digitale nieuwsbrieven en foto s archiveren, maar ook hun website zelf. Bij het overgaan naar de nieuwe website, is de oude verloren gegaan, dat had niet zo moeten zijn. In De Bilt worden digitale archiefstukken geprint en in mappen gearchiveerd. Er is een poging gedaan om materialen te verzamelen op de centrale computer van de vereniging, maar in de praktijk staat het meeste nog op privé-computers van leden. Het besef van het archiveren van digitale bestanden begint nu te komen. Ellen raadt aan om met een expert te gaan praten, bv. met de archiefdienst in je regio. Hoe zit het met het digitaal vastleggen van onderzoeksgegevens? Frits geeft een voorbeeld van oral history onderzoeken, die nu tot een artikel zijn verwerkt, zou je ook in geluid/beeld kunnen publiceren. Bv. op de website Geheugen van Zeist. Terugkoppeling uit de discussiegroepjes De discussie is gevoerd rondom een aantal vragen over born digital erfgoed. 1. Wat herkent u in de presentaties in relatie tot uw eigen organisatie? De problemen met de opslag van digitale informatie zijn herkenbaar, maar deze middag heeft vooral gewerkt als een wake up call : veel nieuwe informatie. Goh, wat zijn zij al ver. Er valt veel te leren van elkaar. 2. Op welke manier heeft/krijgt uw organisatie te maken met born digital erfgoed? Hoe gaat u daarmee om? De meesten zijn bezig met digitalisering. De overgang van fysiek naar digitaal werken brengt eigen problemen met zich mee. Nu heb je twee stromen tegelijk, want materiaal komt zowel op papier als digitaal binnen. Er blijkt amper beleid voor het bewaren van belangrijk mailverkeer. Vanuit het Spoorwegmuseum komt een voorbeeld van een typisch overgangsprobleem: tot voor kort kreeg het museum automatisch elk jaar het spoorboekje toegestuurd per post voor opname in de collectie. Nu het spoorboekje alleen nog digitaal is, ontvangen ze het niet meer. Zo kan er zomaar een gat in de collectie ontstaan. Afhankelijkheid van systemen gaat gepaard met risico s. Zo kon een museum niet meer verder met de database doordat de leverancier die niet meer verder kon ontwikkelen. 3. Hoe zou u dit onderwerp in uw eigen organisatie aan kunnen pakken? Gedeelde bewustwording van de materie is stap 1. Niet pas als het fout gaat, zoals in een voorbeeld uit de zaal. Die bewustwording is nodig in de hele organisatie, dus niet alleen bij de mensen die er dagelijks mee te maken hebben, maar ook op directie/bestuursniveau. Het is van belang om duidelijkheid te krijgen over de financiële kant van de zaak. Gaat om structurele financiering, bovendien lopen de oude systemen nu ook nog door. Hoe zit het met de duurzaamheid van gekozen oplossingen? Het werken met open data roept vragen op: kan dat zomaar? En is het dan allemaal gratis? Verslag Erfgoed Utrecht Connectie Pagina 4

5 Samenwerking is belangrijk om het gevaar van versnippering tegen te gaan. Kan LEU een rol spelen hierin? En een expertisecentrum e-depot? Op lange termijn wordt een structurele aanpak op landelijk niveau verwacht, maar wat doe je in de tussentijd? Ook wordt aandacht gevraagd voor de gebruikers: wie zijn zij? Wordt er voldoende gekeken naar wat zij nodig hebben? 4. Met welke andere (erfgoed)organisaties zou u hierin samen kunnen werken? Hoe? Je kunt veel leren van vergelijkbare organisaties, dus connecties zijn belangrijk, zoals met de mensen hier vanmiddag. Kruisbestuiving werkt. Daarnaast kun je leren van koepelorganisaties, zoals DEN en van expertisecentra in de regio. Bv. over de beste manier voor migratie van gegevens in databases. Kan tijdrovend en duur zijn en soms raak je info kwijt. Wat werkt het beste? 5. Wat hebt u nu nodig om u goed voor te bereiden op toekomstige ontwikkelingen wat betreft born digital erfgoed? Een Middag als deze schrijft één groepje. Uit alle terugkoppelingen is duidelijk dat het besef van urgentie het belangrijkste is. Problemen in termen van mensen, tijd en geld komen direct in een ander perspectief te staan als dat urgentiebesef er is. Wat mensen betreft, vraagt het om meer competenties op digitaal gebied. Afsluiting Chantal Keijsper benadrukt dat het weliswaar eerst extra investeringskosten en een tijdelijke taakverzwaring betekent, maar uiteindelijk scheelt het tijd. Dit besef is belangrijk om te voorkomen dat collega s het als extra taak zien. Naar particuliere archiefvormers toe is het van belang om hulpmiddelen te ontwikkelen waarmee zij makkelijk aan de gang kunnen met archivering van digital born erfgoed en meer in het algemeen om de overgang naar digitale opslag te maken. Vanuit DEN komt de opmerking dat de laatste jaren veel aandacht is uitgegaan naar publieksfuncties, in plaats van naar de back office. Die kant vraagt nu actie. Veel digitaliseringsprojecten zijn vaak behoorlijk ad hoc gestart, zonder te letten op duurzaamheid. Nu gaat het erom toe te werken naar structurele oplossingen voor de langere termijn. Voor de korte termijn kan iedereen zelf aan de slag met de 10 tips voor duurzame toegankelijkheid (zie bijlage). Bijlagen: - Pdf 10 tips van DEN voor duurzame toegankelijkheid - Powerpoint Jeanine Tieleman: Het digitale informatielandschap van de toekomst - Powerpoint Kaj van Vliet: Archieven en born digital erfgoed - Powerpoint Marije Verduijn en Arthur van Mourik: Born digital in het CM Verslag Erfgoed Utrecht Connectie Pagina 5