Pool Service B.V Latest update:

Transcriptie

1 Werkinstructies Pool Service B.V Latest update:

2 Contents 1. Leveranciers Inloggen en wachtwoord wijzigen Orders plaatsen Orders wijzigen en transacties terugvinden Order annuleren Meer dan 1 order in één keer invoeren Ordernummer/Bon nummer toevoegen in Transactiescherm Overhevelen / locaties Orderlijst uitdraaien/printen uit Transactiescherm Transactiescherm geeft geen transacties of transacties van één bepaald CBL type weer? Bestelscherm overzichtelijker/kleiner maken Retailer Depots Invoeren voorraden Orders boeken English version: Manual for retail depots Quick Guide Sign up Main menu Entering stock levels Depot plan / Charts Finishing orders Logging Off... 22

3 1. Leveranciers 1.1 Inloggen en wachtwoord wijzigen 1. Open Avalanche (via onze website link rechtsboven) 2. Vul uw gebruikersnaam en wachtwoord in om in te loggen. 3. De username is identiek aan username LogLink, wachtwoord is welkom (WIJZIGEN NA EERSTE KEER INLOGGEN!) 4. Klik op LOG IN 5. Dit is het hoofdscherm van Avalanche. Hier ziet u de website van Pool Service en rechtsboven in de hoek kunt u zien dat u bent ingelogd. 6. Linksboven ziet u de optie Extra. Hier staan uw persoonlijke instellingen die u kunt wijzigen. Wanneer u deze opent ziet u onder Algemeen uw persoonlijke gegevens. 7. Hier kunt u tevens uw wachtwoord wijzigen en de rest van uw gegevens (telefoonnummer etc.) invullen. 8. Via WELKOM komt u altijd weer terug op de startpagina. 1.2 Orders plaatsen 1. Klik op TRANSACTIES 2. Klik op ORDERS 3. Klik op de regel Beschikbaar voor bestelling (zie screenshot hieronder) bij de gewenste CBL item en het daarbij behorende depot 4. Vul de gegevens in; bloktijd is nieuw en verplicht. 5. Klik op OPSLAAN EN SLUITEN om ingevulde gegevens te bewaren of klik op OPSLAAN EN NIEUW om een nieuwe order in te voeren Voorbeeld: U wilt CBL 7 bestellen bij de AH op , dan dient u op het saldo te klikken zoals hieronder aangegeven

4 1.3 Orders wijzigen en transacties terugvinden 1. Klik op TRANSACTIES om het zoekscherm voor transacties te openen. 2. Hier heeft u de mogelijkheid om zoekcriteria in te vullen voor een gepersonaliseerde lijst van transacties. Wij raden aan om zo min mogelijk zoekcriteria in te vullen bij het zoeken, om te voorkomen dat transacties worden gemist 3. Klik op SELECTIE UITVOEREN voor de lijst met gevonden transacties 4. Dit scherm geeft alle transacties binnen de geselecteerde zoekcriteria weer. Als een transactie de status Aangevraagd heeft, kan deze worden gewijzigd indien deze plaatsvindt buiten de freeze period (freeze period = dag A naar dag B). 5. Dubbelklik op een TRANSACTIE om deze te openen 6. U kunt de ophaaldatum, de bloktijden, de ladingdrager, het aantal en de item conditie wijzigen. 7. Klik op OPSLAAN EN SLUITEN om gemaakte wijzigingen te behouden 1.4 Order annuleren 1. Open desbetreffende order (dubbelklik op transactie in transactiescherm) 2. Verander bij Status de status van Aangevraagd naar GEANNULEERD 3. Klik op OPSLAAN / OPSLAAN EN SLUITEN

5 1.5 Meer dan 1 order in één keer invoeren 1. Klik op TRANSACTIES 2. Klik op ORDERS 3. Klik op de regel Beschikbaar voor bestelling bij de gewenste CBL item en het daarbij behorende depot 4. Vul de gegevens in; bloktijd is nieuw en verplicht. 5. Op bijv. 2 volle wagens CBL 11 in te voeren, bij aantal pallets het maximum per wagen invoeren. Bijv.: 66 pallets CBL 11; worden op de dag tijdens het draaien van de planning opgesplitst in 2x 33 pallets CBL 11. Dit geldt ook voor overhevelingen. 1.6 Ordernummer/Bon nummer toevoegen in Transactiescherm 6. Klik op TRANSACTIES 7. Klik met rechtermuisknop op één van uw transacties 8. Klik vervolgens op Toon kolomkiezer 9. Onderstaande kolom (zie pijl) wordt geopend 10. Zoek vervolgens in de kolom het veld Transactie Id (ordernummer) of CMR (bon nummer). In de veldkiezer kunt u ook andere gegevens toevoegen in het overzicht, zoals bijvoorbeeld de transporteur of externe notities. 11. Sleep het veld (bijv.) Transactie Id tussen één van de kolommen in de grijze balk (klikken, vasthouden en slepen) 12. De kolom Transactie Id is nu toegevoegd aan de transactielijst (eenmaal toegevoegd wordt dit opgeslagen voor volgende sessies)

6 1.7 Overhevelen / locaties 1. Ga naar het OrderEntry scherm (het scherm waar een bestelling wordt geplaatst) 2. Klik bij Klant op het loepje 3. Nieuw scherm wordt geopend met (overhevelings)locaties 4. Kies de gewenste locatie (overhevelingslocatie voor overhevelingen etc.) 5. Plaats bestelling zoals beschreven in Orders plaatsen

7 1.8 Orderlijst uitdraaien/printen uit Transactiescherm Naast een Rapport kunt u ook via uw transactiescherm een handige lijst uitdraaien voor uw transacties. 1. Klik op TRANSACTIES 2. Klik op SELECTIE UITVOEREN (na selecteren datum/periode) 3. Klik met rechtermuisknop op één van uw transacties 4. Onderstaande kolom (zie pijl) wordt geopend 5. Klik op EXPORTEREN NAAR 6. Kies voor Pdf, Xls (Excel, aangeraden), Rtf (bijv. Word), Csv (afgeraden) 1.9 Transactiescherm geeft geen transacties of transacties van één bepaald CBL type weer? Voor het aanvragen van een order dient er, zoals beschreven onder nummer 2 Order plaatsen, gekozen te worden voor het saldo onder de regel Beschikbaar voor bestelling. Graag goed in de gaten houden dat u onder Beschikbaar voor bestelling klikt voor het plaatsen van een order. Wanneer u onder de verkeerde regel op het saldo klikt ( Bestellingen of Saldo-/- Bestellingen ), dan kan het namelijk voorkomen dat de transactielijst (bij Transacties) een CBL type vasthoudt waardoor uw transacties niet/foutief worden weergegeven in de transactielijst.

8 2.0 Bestelscherm overzichtelijker/kleiner maken Het bestelscherm/saldoscherm (onder het kopje Orders ) kan overzichtelijker/kleiner worden gemaakt door te klikken op het kleine mintekentje bij Account, zie hieronder: Het overzicht wordt dan compacter getoond, zie hieronder:

9 2. Retailer Depots 2.1 Invoeren voorraden 1. Klik op SALDI. 2. Klik links boven op NIEUW U ziet hier de algemene gegevens van het depot. De audit status is altijd nieuw en de datum is altijd de datum van vandaag. Bij Audit Door kan eventueel worden aangekaart door wie de voorraden zijn ingevoerd. Bij notities heeft u de mogelijkheid om een toelichting te geven. 3. Voer hierna het aantal ladingdragers in per CBL type en item staat (vuil/gewassen). Na het invullen van een aantal wordt de totale voorraad getoond. 4. Klik op OPSLAAN EN SLUITEN om gemaakte wijzigingen te behouden 2.2 Orders boeken 1. Klik op TAKEN Bij status kunt u kiezen welke taken u zichtbaar wilt maken. Ook kunt u alleen de afgeronde taken zien door het aanvinken van Toon afgeronde taken 2. Klik na het selecteren van de criteria op selectie uitvoeren 3. Dubbelklik op een order om deze te openen 4. Klik hierna op bevestigen en wijzigen om deze te kunnen boeken. 5. Dit is het boekingsscherm. De meeste velden zijn door Avalanche automatisch ingevuld. Controleer altijd even deze gegevens. LET OP! NIET op ENTER drukken (op uw toetsenbord) bij het aanpassen van aantallen in het veld ladingdrager. De order wordt dan direct geboekt op het initiële aantal en het aangepaste aantal wordt NIET meegenomen in de opgeslagen boeking. Graag daarom bij het wijzigen van het aantal ladingdragers, drukken op Tab op het toetsenbord of ergens anders op het scherm klikken (buiten het veld ladingdrager ), zodat de aantallen direct worden aangepast. 6. Na het eventueel aanpassen van de order, wordt deze geboekt door te klikken op Opslaan of Opslaan en sluiten. 7. U kunt de geboekte orders bekijken door links in het menu te klikken op TRANSACTIES 8. Klik op OPSLAAN EN SLUITEN om gemaakte wijzigingen te behouden

10 3. English version: Manual for retail depots 3.1 Quick Guide Website Sign in/sign out: Sign in: Enter Username and Password, then click at Login. Sign out: Go to File, then click on Log Off and conform the question Are you sure you want to log of? by clicking on either Ok or Cancel. Entering supplies: Menu: Balances > New Enter the number of pallets/carriers per barrel type and click on Save and close. Printing depot plan: Menu: Rapport (Rapport) > Select the date from and until > Select Depot plan > Tick the depot plan > Click on Open rapport. Via Rapports you will see a window where you can choose the date range, the type of report. After ticking the depot you can open the report by clicking on Open rapports. This is printable as a PDF file by clicking on Printer at the bottom of the page. Booking orders: Menu: Task > Select the task (Double click on the line) Click on Confirm and change Enter a reference. This has to be a unique reference. If necessary change the date to the actual date of the concerning day. If necessary change the delivered order numbers (and pallet type if applicable) and choose the correct reason code. Click on Save and close. The system will automatically go back to your tasks.

11 3.2 Sign up Avalanche is to be found by using the following URL: The following window for logging in will then appear: User name: Password: (Will be given to you in a separate ) At the log in window you can enter you login credentials. If you have done that you click on Ok and the main menu will appear.

12 If you come across any problem with regards to signing up, please contact Henk Stroomberg or Gunnar Meijberg. Henk Stroomberg Gunnar Meijberg

13 3.3 Main menu After logging in the main menu will appear. At the left side on the bottom of the page you will see the following options: Transactions Balances Rapports Tasks In the menu click on Transactions to see more options. Transactions In the window displayed above you will be able to see different transactions (also the once already performed) by choosing a certain selection. You will have the following options: Date: Choose Date from and Date till. Transaction type: Here you will be able to select a transaction. The retail depot is only able to choose the transaction type Order. Next to that you can also enter the transaction number, if this is known and whether it is an ingoing or outgoing transaction. After that you click on Execute selection. The transactions that conform to the criteria entered by you will appear on your screen.

14 3.4 Entering stock levels The daily start stock levels can be entered by clicking on Balances in the menu after you click on New. By clicking on New the following screen will appear: In this screen you can enter the number of pallets/carriers per barrel. Avalanche automatically calculates the number of crates at Stock (By using Tab you can search through the different input screens). It is only possible to enter stocks of the concerning working day, so it is not possible to enter stocks for the next day. If the requested type of barrel/carrier combination is not in stock, you will have to enter 0. Always enter a number in all the empty fields!

15 When you have entered all the numbers you have to save these using Saving and Closing, at the top left of the screen. All the fields will then be empty again. If you try to enter a new number at the same day, you will get the following pop-up: If something needs to be corrected on the earlier entered (inventory)numbers later that day, please contact Pool Service.

16 In the balances menu there is always the option to look into earlier entered stock levels. To be able to see this you have to click on Stocks. The next window will then be shown to you; Select the numbers you want to see by double clicking on the concerned line. The numbers will then be opened and the window below will appear.

17 3.5 Depot plan / Charts Go to menu and go to Rapports You will see the next screen; In the entry above you can choose the date From and the date Till. Also, you can choose the type of rapport when clicking on Rapport, for the depot plan choose the option Depot Plan. Thereafter you can tick the depot and click on Open Rapport. The system generates all orders that are open to be issued on the chosen day(s). A new window will appear, which will show the rapport, that can then be printed in PDF.

18 Next to the depot plan there is also a Depot Oder Overview available. This can be requested almost the same way as the depot plan, however at the Rapport you will choose Depot Order Overview. 3.6 Finishing orders Extradite without Deviation Through the menu Taken You will be directed to the following screen:

19 Note: All orders that have had the final confirmation of Pool Service, have the status Confirmation available. In this screen you will see all the tasks that are ready for your depot on that day. Choose the task you want to round off by double clicking on the task. The following screen will then appear: Click on confirm and modify. You can now enter the mandatory fields (Fields that have *): If necessary change the date to the date of that day Fill in a reference (this has to be a unique reference) Fill in the correction reason. Also when an order is being send without modification, there needs to be entered a correction reason Conform Order. If the number of cargo carries is not changed, click on Save and Close. The order will then be processed and the system will automatically return to tasks.

20 3.6.2 Extradite with Deviation Through the menu Tasks The following screen will appear: In this window you will see the tasks that are ready for you depot in the upcoming period. Choose the task you want to round off by double clicking on it. The following screen will then appear:

21 Click on Confirm and Change, you can now fill in the mandatory fields (fields with *): Change the date to the actual pick-up date. Fill in the reference (this has to be a unique reference). If necessary change the delivered order numbers (and pallet type) and enter the correct correction reason. Choose the following correction reason for the change as follows: Booking an order with the number 0, use correction reason Order not picked-up by supplier or Partially/not available at the depot. Booking an order with a higher number than the planned number. Change planned number by using the correction reason More picked-up than order. Booking an order with a lower number than the planned numbers. Change planned number by using the correction reason Picked-up less than order or Not available at the depot. If an order is picked-up at a time which deviates strongly from the planned pick-up time use the correction reason Time deviates. If an order is picked up conform the planning, then use the correction reason Conform order. Click on Save and Close. The order will be booked, the task disappears and the system will return to the screen with the tasks. Note that the number of pallets automatically changes with the number of barrels!

22 If the mandatory fields Reference or Correction reason are not filled in, the system will give the following pop-up when using Save and Close. 3.7 Logging Off Logging off can be done the following way: Go to the top left of the screen and click on File Then click on Log Off

23 When you click on Log Off the following text will appear: Are you sure you want to log off? Answer that question with OK or Cancel.