Reglement Bestuur Stichting GroenWest

Transcriptie

1 Reglement Bestuur Stichting GroenWest Ex artikel 7 lid 3 van de statuten Vastgesteld Bestuur 14 september 2016 Goedgekeurd RvC 27 september 2016 Preambule Visie op bestuur en toezicht vastgesteld RvC 27 september 2016 Reglement Bestuur Stichting GroenWest 1

2 Preambule bij RvC-reglement en Bestuursreglement Vastgesteld RvC 27 september 2016 Visie Bestuur en Raad van Commissarissen op besturen en toezicht houden bij GroenWest De Governancecode 2015 vraagt van Raad van Commissarissen (RvC) en bestuur dat zij een visie hebben op besturen en toezicht houden, waarbij wordt ingegaan op de verantwoordelijkheid voor het realiseren van de doelstellingen, de strategie, het beleid, de financiering en de onderlinge wisselwerking in rollen. Deze visie van RvC en bestuur van GroenWest staat hieronder verwoord. Wet- en regelgeving, waaronder de nieuwe Woningwet 2015 en de Governancecode Woningcorporaties 2015, beschrijven de taken en spelregels voor het bestuur en de Raad van Commissarissen. In de statuten en reglementen van GroenWest zijn de verantwoordelijkheden en rollen nader uitgewerkt. Good Governance GroenWest hecht veel waarde aan een goed ondernemingsbestuur, waarin transparantie, betrouwbaarheid en zorgvuldigheid centraal staan. GroenWest onderschrijft daarom ook de Governancecode Woningcorporaties en de principes die hieraan ten grondslag liggen, en wel: 1. Bestuur en RvC hanteren normen en waarden die passen bij de maatschappelijke opdracht van de corporatie. 2. Bestuur en RvC zijn aanspreekbaar op prestaties en leggen actief verantwoording af. 3. Bestuur en RvC zijn geschikt voor hun taak. 4. Bestuur en RvC handelen in dialoog met belanghebbende partijen. 5. Bestuur en RvC kennen en beheersen de risico's verbonden aan de activiteiten. Deze Governancecode geeft normen voor goed bestuur en toezicht en externe verantwoording. GroenWest hanteert de code bij haar functioneren en is daarop intern en extern aanspreekbaar. 1. Visie op de maatschappelijke rol en opdracht van GroenWest Zoals in de Governancecode staat beschreven staan woningcorporaties voor het huisvesten van mensen met een bescheiden inkomen en voor kwetsbare groepen. De zorg voor een leefbare omgeving hoort daarbij. GroenWest is een maatschappelijke organisatie, die met een maatschappelijke opdracht een volkshuisvestelijke taak uitvoert. Het realiseren van de maatschappelijke doelen staat voorop, met de financiële continuïteit van de organisatie als randvoorwaarde. GroenWest is zelf verantwoordelijk voor de manier waarop de maatschappelijke prestaties worden gerealiseerd. De prestaties komen in samenspraak met primair (vertegenwoordigers van) haar doelgroep, en secundair de gemeenten tot stand. Daarbij heeft GroenWest ook oog voor andere stakeholders Bewaken van belangen van huurders en woningzoekenden. Het bestuur en de Raad van Commissarissen zien het als hun primaire taak om ervoor te zorgen dan wel te bewaken dat GroenWest tegemoet komt aan de belangen van mensen die op de woningmarkt in een kwetsbare positie verkeren. Dit zijn mensen die gezien hun inkomen of om andere redenen onvoldoende in staat zijn om zelfstandig in hun huisvesting te voorzien. GroenWest opereert aldus primair voor deze huurders en woningzoekenden. Daarbij heeft GroenWest, naast de huisvestingstaak, ook oog voor het bredere welzijn van de individuele huurder, en fungeert het als aangever naar instanties die op andere terreinen een primaire verantwoordelijkheid hebben. De Raad van Commissarissen en het bestuur realiseren zich dat belangen van verschillende groepen huurders en woningzoekenden kunnen botsen en afwegingen gemaakt moeten worden. Reglement Bestuur Stichting GroenWest 2

3 1.2. Bewaken algemeen maatschappelijk belang Door zich in te zetten voor de belangen van mensen die zich in een kwetsbare positie op de woningmarkt bevinden, dient GroenWest ook een breder maatschappelijk belang. Zij levert daarmee een grote bijdrage aan gezonde en leefbare wijken, die zich kenmerken door diversiteit, de afwezigheid van segregatie en verbinding tussen de diverse groepen in de samenleving Legitimatie De samenleving moet erop kunnen vertrouwen dat de belangen van de belanghouders van GroenWest, met name van de huidige en toekomstige huurders en woningzoekenden worden geborgd en dat de corporatie zorgt voor de nodige voorwaarden om dat te (blijven) doen. Van GroenWest (bestuur en Raad van Commissarissen) mag worden verwacht dat zij naar de wensen en behoeften van huurders en woningzoekenden en ook naar de wensen van gemeenten en andere belangrijke stakeholders luistert en hun inbreng serieus mee neemt in de afwegingen. Dat betekent echter niet dat de samenleving (waaronder de gemeenten) bepaalt welke keuzen gemaakt worden. Dat is de verantwoordelijkheid van het bestuur van GroenWest en de Raad van Commissarissen als toezichthouder, die primair rekening houden met de belangen van de huidige en toekomstige huurders en woningzoekenden en secundair met andere maatschappelijke belangen. Het is aan het bestuur en de Raad van Commissarissen van GroenWest om zich over de keuzen te verantwoorden (ook als dat lastig is) en meer in het algemeen om te blijven werken aan het vasthouden/vergroten van het vertrouwen en een goede reputatie als legitimatie. 2. Visie op besturen en toezicht houden GroenWest 2.1. Visie op toezicht De Raad van Commissarissen heeft tot taak toezicht te houden op het tot stand komen en uitvoeren van het beleid door het bestuur en op de algemene gang van zaken bij de corporatie en het bestuur gevraagd en ongevraagd met raad ter zijde te staan. Naast het houden van toezicht en het functioneren als klankbord functioneert de Raad als werkgever voor de bestuurder. Bij het toezicht is de Woningwet (en overige wet- en regelgeving) leidend en worden de Aedescode en de Governancecode woningcorporaties 2015 onderschreven. De Raad van Commissarissen van GroenWest richt zich bij haar toezicht vooral op het bewaken van de maatschappelijke doelstellingen passend binnen de statuten, visie en missie van de corporatie en uitgewerkt in het ondernemingsplan. Bij de vervulling van hun taak richten de commissarissen zich naar het belang van de corporatie, naar het te behartigen maatschappelijk belang en naar het belang van de betrokken belanghebbenden, primair de bewoners en woningzoekenden en de gemeenten in het werkgebied van GroenWest. Verder hanteert de Raad van Commissarissen de volgende vijf uitgangspunten. Een gezamenlijke en eenduidige visie op de maatschappelijke rol en opdracht van GroenWest, zowel binnen de Raad van Commissarissen als tussen de Raad en bestuurder. Die visie vindt zijn concretisering in de strategie van GroenWest en de wijze waarop die in praktijk wordt gebracht. Daarop stuurt het bestuur en daarop ziet de Raad van Commissarissen toe. Vertrouwen in het bestuur met respect voor rollen en verantwoordelijkheid van bestuur en toezichthouder. Vertrouwen betekent niet blind vertrouwen. Het is de taak van de Raad van Commissarissen om zich blijvend ervan te vergewissen dat het vertrouwen gegeven kan worden. Reglement Bestuur Stichting GroenWest 3

4 Passend samenspel met de bestuurder. De Raad van Commissarissen, biedt zo nodig tegenwicht aan de bestuurder (checks and balances), is steun voor de bestuurder bij lastige vraagstukken en kiest steeds voor een goed evenwicht tussen het stellen van kaders en het bieden van speelruimte. Proactief opereren. De Raad van Commissarissen is proactief, dat wil zeggen dat zij niet alleen volgt wat wordt voorgelegd, maar ook zelf een beeld heeft van wat op de toezichtagenda hoort en ervoor zorgt dat die gevolgd wordt. Aandacht voor cultuur en gedrag binnen de RvC. Openheid, integriteit en kritische betrokkenheid zijn kenmerken van de cultuur binnen de Raad van Commissarissen, haar relatie met het bestuur en de belangrijk stakeholders. Daarnaast hoort ook de Raad van Commissarissen in haar handelen de kernwaarden van GroenWest uit te dragen Visie op besturen De stichting wordt bestuurd door een eenhoofdig bestuur. Het bestuur is belast met het besturen van de organisatie. Het werkt vanuit een heldere missie: Iedereen verdient een stevige thuisbasis. Daarom maken wij wonen in het Groene Hart betaalbaar en steunen we kwetsbare groepen met passende woningen. Wij gaan hierbij zorgvuldig om met ons maatschappelijk kapitaal Het bestuur formuleert op basis hiervan zijn doelstellingen en heeft de verantwoordelijkheid deze te realiseren. Het bestuur zet daartoe de strategie uit, bepaalt het beleid, ziet toe op de uitvoering hiervan en is verantwoordelijk voor de resultaten. Daarbij betrekt het bestuur de primaire belanghouders, de huurders (onder meer vertegenwoordigt in de HuurdersVereniging Weidelanden) en de gemeenten in haar werkgebied, actief en herkenbaar bij de beleidsvorming en -uitvoering. Het stelt zich daarbij toegankelijk op, zoekt verbinding met huurders en stakeholders en heeft oog voor overige maatschappelijke belangen. Het bestuur gaat zorgvuldig om met het maatschappelijk vermogen van GroenWest. Dit verplicht haar om op een scherpe manier te sturen op het vastgoed en de organisatie op een bedrijfsmatige manier aan te sturen. Daardoor kunnen de middelen zoveel mogelijk worden ingezet voor de maatschappelijke opgave van GroenWest. Het bestuur waarborgt een gezonde financiële positie zodat de continuïteit van de organisatie en haar missie op lange termijn is verzekerd. Het bestuur hecht veel waarde aan het integer zijn van haar medewerkers en aan het integer handelen door de organisatie. De kernwaarden van GroenWest zijn de uitgangspunten voor houding en gedrag van het bestuur en de organisatie: Slim: In hoe we onze keuzes maken en wat we doen, gaan we slagvaardig en efficiënt te werk. Open: In onze houding zijn we dichtbij, transparant, integer en responsief. Effectief: In wat we doen zijn we resultaatgericht en creatief. Samen: In hoe we ons werk doen halen we de schotten weg en werken we intern en extern optimaal samen. Het bestuur opereert transparant en legt gevraagd en ongevraagd verantwoording af over zijn handelen. Het schept voorwaarden voor een adequaat en kritisch intern toezicht. Het handhaaft de governancestructuur en leeft de principes van goed bestuur na. Het bestuur richt een professionele werkorganisatie in met een gedegen en doelmatige bedrijfsvoering. Het zorgt voor toereikende en goed functionerende risicobeheersings- en controle systemen. Als werkgever past het bestuur de beginselen van goed werkgeverschap actief toe. Reglement Bestuur Stichting GroenWest 4

5 Reglement Bestuur Stichting GroenWest Artikel 1 - Artikel 2 - Artikel 3 - Definities In dit reglement wordt verstaan onder: a. Aedes: de vereniging Aedes vereniging van woningcorporaties; b. Bestuur: het bestuur van de Stichting en dat wordt gevormd door de Directeur-bestuurder; c. Directeur-bestuurder: het Bestuur; d. Bijlage: een bijlage bij dit reglement; e. BTIV: Besluit toegelaten instellingen volkshuisvesting 2015; f. Huurdersorganisatie: de Huurdersorganisatie in de zin van de Wet op het overleg huurders verhuurder g. Gemeenten: de gemeente(n) waarin de Stichting feitelijk werkzaam is; h. Governancecode: de Governancecode woningcorporaties 2015 of zoals deze op enig moment luidt; i. RvC: de raad van commissarissen van de Stichting als bedoeld in artikel 30 van de Woningwet; j. Statuten: de statuten van de Stichting; k. Stichting: Stichting GroenWest, gevestigd te Woerden, kantoorhoudende aan de Oslolaan 2 te 3446 AA Woerden; l. Website: de website van de Stichting; m. Wet: Woningwet. Status en inhoud reglement 1. Dit reglement is opgesteld ter uitwerking van en in aanvulling op de Statuten. 2. Onverminderd het bepaalde in dit reglement zal het Bestuur voor zijn functioneren als uitgangspunt nemen de geldende Governancecode. In dit reglement zijn de principes uit de Governancecode zoveel mogelijk verwerkt. 3. Het Bestuur is gehouden tot naleving van dit reglement en de Governancecode. 4. Dit reglement wordt op de Website geplaatst. 5. Waar dit reglement strijdig is met Nederlands recht of de Statuten, prevaleren deze laatste. Waar dit reglement verenigbaar is met de Statuten, maar strijdig met Nederlands recht, prevaleert dit laatste. 6. Bij dit reglement behoren de volgende beleidsstukken, die ten kantore van de Stichting zullen worden gehouden: a. het reglement werving, selectie en (her)benoeming van de Directeurbestuurder; b. het reglement financieel beheer, inclusief het treasury- en het investeringsstatuut c. de procuratieregeling. Samenstelling, werving, selectie en (her)benoeming 1. De werving, selectie en (her)benoeming van de Directeur-bestuurder wordt voorzien door de RvC op de wijze zoals geregeld in artikel 4 van de Statuten en de artikelen 12 en 13 van het reglement van de RvC. 2. De benoeming van de Directeur-bestuurder geschiedt onverlet diens arbeidsrechtelijke positie voor een periode van vier jaar. 3. Bij ontstentenis of belet van de Directeur-bestuurder, wordt de voorzitter van de RvC onverwijld geïnformeerd. Reglement Bestuur Stichting GroenWest 5

6 Artikel 4 - Artikel 5 - Introductieprogramma, opleiding en training 1. De Directeur-bestuurder volgt na benoeming een introductieprogramma waarin de relevante aspecten van de functie aan bod komen. In het introductieprogramma wordt in ieder geval aandacht besteed aan de volgende zaken: a. de verantwoordelijkheden van een Directeur-bestuurder; b. de risico s die zijn verbonden aan het werk als Directeur-bestuurder; c. algemene financiële en juridische zaken; d. de financiële verslaggeving; e. kennis over volkshuisvesting; f. opleiding en educatie; g. de Governancecode en de naleving daarvan; h. de voorbeeldfunctie van een Directeur-bestuurder. 2. De Directeur-bestuurder is gehouden zijn kennis steeds te blijven ontwikkelen door middel van training en opleiding, waarbij aandacht wordt besteed aan gewenst gedrag. Het Bestuur is zelf verantwoordelijk voor het goed uitoefenen van zijn taken en verantwoordelijkheden. In dat kader beoordeelt de Directeur-bestuurder jaarlijks op welke onderdelen gedurende zijn zittingsperiode behoefte is aan nadere training en opleiding. 3. Op de training en opleiding van de Directeur-bestuurder is de Permanente Educatie-systematiek zoals vastgelegd in het Reglement permanente educatie van Aedes of een vervanging daarvan van toepassing. In het jaarverslag worden de door Directeur-bestuurder behaalde Permanente Educatie-punten vermeld. Tegenstrijdig belang 1. De Stichting verstrekt de Directeur-bestuurder geen persoonlijke leningen of garanties of andere financiële voordelen die niet vallen onder het beloningsbeleid zoals voorzien in de Statuten en/of reglementen van de Stichting. De Directeurbestuurder is verantwoordelijk voor het voorkomen van belangenverstrengeling en dient ook de schijn daarvan te vermijden. De Directeur-bestuurder mag onder geen voorwaarde activiteiten ontplooien die in concurrentie treden met de Stichting, schenkingen aannemen van de Stichting en haar relaties, of derden op kosten van de Stichting voordelen verschaffen. De in dit artikel vermelde eisen worden voorzien van normen vastgelegd in de integriteitscode van de Stichting. 2. Een Directeur-bestuurder heeft in ieder geval een (potentieel) tegenstrijdig belang indien: a. de Stichting voornemens is een transactie aan te gaan met de Directeurbestuurder en/of een rechtspersoon of onderneming waarin de Directeurbestuurder persoonlijk een materieel financieel belang houdt; b. de Stichting voornemens is een transactie aan te gaan met een rechtspersoon of onderneming waarvan de Directeur-bestuurder, diens echtgenoot, geregistreerde partner of een andere levensgezel, pleegkind of bloed- of aanverwant tot in de tweede graad een bestuurs- of toezichthoudende functie vervult, met uitzondering van rechtspersonen welke als een verbinding van de Stichting kwalificeren; c. de RvC heeft geoordeeld dat een tegenstrijdig belang bestaat, of geacht wordt te bestaan. 3. De Directeur-bestuurder meldt een (potentieel) tegenstrijdig belang onmiddellijk aan de voorzitter van de RvC. Daarbij geeft de Directeur-bestuurder inzicht in alle relevante informatie, inclusief de relevante informatie inzake zijn echtgenoot, Reglement Bestuur Stichting GroenWest 6

7 geregistreerde partner of een andere levensgezel, pleegkind en bloed- en aanverwanten tot in de tweede graad. 4. Ingeval de Directeur-bestuurder een (potentieel) tegenstrijdig belang meldt aan de voorzitter van de RvC conform het bepaalde in lid 3, treedt deze laatste zo spoedig mogelijk met de Directeur-bestuurder in overleg omtrent de wijze waarop hij het tegenstrijdig belang zal voorkomen dan wel zal beëindigen. 5. Indien de RvC van oordeel is dat er sprake is van een structureel tegenstrijdig belang, zal de Directeur-bestuurder aftreden. Indien de Directeur-bestuurder niet eigener beweging aftreedt, neemt de RvC een daartoe strekkend besluit op de wijze als bepaald in artikel 4 lid 2 van de Statuten. Artikel 6 - Taken en bevoegdheden 1. Het Bestuur is belast met het besturen van de Stichting en is verantwoordelijk voor de naleving van alle relevante wet- en regelgeving en de realisatie van zijn doelstellingen, de strategie, de financiering en het beleid en de daaruit voortvloeiende resultatenontwikkeling, alsmede het beleid ten aanzien van deelnemingen van de Stichting. Het Bestuur legt hierover verantwoording af aan de RvC. 2. Met verwijzing naar de statuten, artikel 7 lid 4 c: Aan de goedkeuring van de Raad van Commissarissen zijn onderworpen de besluiten van het bestuur omtrent het doen van een investering ten behoeve van de volkshuisvesting indien daarmee ten minste , inclusief BTW gemoeid is. 3. Met verwijzing naar de statuten, artikel 7 lid 4 i: Aan besluiten tot het vervreemden van onroerende zaken en hun onroerende en infrastructurele aanhorigheden van de stichting, het daarop vestigen van een recht van erfpacht, opstal of vruchtgebruik, en het overdragen van de economische eigendom daarvan, verleent de Raad van Commissarissen bij voorbaat goedkeuring zolang het belang het bedrag van ,- (zegge één miljoen euro) inclusief BTW niet te boven gaat. Het bestuur informeert de Raad van Commissarissen bij de eerstvolgende vergadering over de krachtens deze bepaling genomen besluiten. 4. Het Bestuur legt in het strategisch ondernemingsplan vast wat hij ziet als zijn maatschappelijke, operationele en financiële doelen. Dit strategisch ondernemingsplan wordt goedgekeurd door de RvC en vastgesteld door het Bestuur. De vastgestelde doelen zijn de uitkomst van een zorgvuldig en transparant proces waarbij de Stichting de mening betrekt van belanghebbenden, waaronder de (toekomstige) bewoners, Huurdersorganisatie en de Gemeenten. De Stichting is eindverantwoordelijk voor de afweging van belangen en de keuzes die op basis daarvan worden gemaakt. In de preambule bij dit reglement Bestuur staat de visie die het Bestuur heeft op het besturen van de Stichting. Daarbij wordt ingegaan op de verantwoordelijkheid voor het realiseren van de doelstellingen, de strategie, het beleid, de financiering en de onderlinge wisselwerking en rollen. In dit beleidsdocument wordt de visie van de RvC als bedoeld in het reglement van de RvC ook verankerd. In het ondernemingsplan wordt tevens aandacht besteed aan de zaken die betrekking hebben op het extern overleg als bedoeld in artikel Het Bestuur draagt zorg voor het intern en extern communiceren van kernwaarden en zorgt voor bekendheid van de Governancecode. 6. Het Bestuur draagt actief bij aan voorwaarden die goede besluitvorming mogelijk maken, zoals onderling respect, goed luisteren, een open oog voor andere invalshoeken, met als doel te komen tot gezamenlijke opvattingen; Reglement Bestuur Stichting GroenWest 7

8 7. Het Bestuur streeft een cultuur na en schept voorwaarden voor het zorgvuldig voorbereiden en nemen van besluiten en voor het uitoefenen van toezicht daarop door de RvC. 8. Het Bestuur brengt de risico s die verband houden met de activiteiten van de Stichting in kaart en hanteert een inzichtelijk beleid voor het beheersen van die risico s, waarbij het in ieder geval gaat over het opdrachtgeverschap van de Stichting, het sluiten van contracten, samenwerkingsverbanden en/of grote transacties met derden. Artikel 7 - Artikel 8 - Artikel 9 - Toezicht- en toetsingskader en beleidsstukken 1. Het toezichtskader voor de Stichting is hetgeen uit de wet- en regelgeving blijkt. Als toetsingskader hanteert het Bestuur die documenten waaraan de maatschappelijke en financiële prestaties van de Stichting kunnen worden getoetst. 2. Het toetsingskader van de Stichting wordt in samenspraak tussen Bestuur en RvC vastgesteld en bevat onder meer de volgende reglementen en beleidsstukken: a. de Statuten; b. het reglement van de RvC met bijlagen en het reglement Bestuur met bijlagen; c. het reglement financieel beleid en beheer en het treasury-, investerings- en verbindingsstatuut; d. het ondernemingsplan; e. de begroting; f. de procuratieregeling. 3. In het treasury statuut wordt in ieder geval beschreven het renterisico, het beschikbaarheidsrisico en het tegenpartijrisico. Uitgangspunt is daarnaast dat treasury van de Stichting geen winstoogmerk heeft maar ten dienste van het risicobeleid staat. 4. In de procuratieregeling wordt in ieder geval vastgelegd hoe wordt omgegaan met: a. bevoegdheden ingeval van ontstentenis of belet; b. tekenbevoegdheid voor het aangaan van verplichtingen; 5. De vaststelling van het reglement financieel beheer geschiedt onder voorbehoud van goedkeuring door de minister belast met de zorg voor de volkshuisvesting. Schorsing, ontslag en aftreden 1. Schorsing, ontslag en aftreden van de Directeur-bestuurder geschiedt op de wijze zoals voorzien in artikel 4 van de Statuten. 2. Over een eventueel te communiceren schorsing of ontslag zullen tevoren door de RvC en het Bestuur een te volgen gedragslijn worden overeengekomen. Bezoldiging en onkostenvergoeding 1. De Directeur-bestuurder wordt bezoldigd voor de uitoefening van zijn functie. De bezoldiging en de overige arbeidsvoorwaarden van de Directeur-bestuurder wordt door de RvC vastgesteld met in achtneming van artikel 4 lid 10 van de Statuten. 2. De kosten verband houdende met introductieprogramma, training en opleiding, komen voor rekening van de Stichting. Artikel 10 - Vergaderingen en besluitvorming 1. In aanvulling op het bepaalde in artikel 7 van de Statuten geldt ten aanzien van de vergadering en besluitvorming van het Bestuur het bepaalde in dit artikel 10. Reglement Bestuur Stichting GroenWest 8

9 2. Het Bestuur streeft een cultuur na en schept voorwaarden voor het zorgvuldig voorbereiden en nemen van besluiten en voor het uitoefenen van toezicht daarop. 3. Het Bestuur informeert de voorzitter van de RvC vooraf over geplande absentie langer dan vijftien achtereenvolgende werkdagen en over ongeplande absentie langer dan vijf werkdagen. 4. Bij afwezigheid door ziekte of anderen redenen, niet zijnde een situatie van belet of ontstentenis als is bedoeld in artikel 6 van de statuten, draagt het bestuur, met kennisgeving aan de voorzitter van de RvC, er zorg voor dat lopende zaken doorgang kunnen vinden onder leiding van een of meer hem daartoe aangewezen medewerker(s) 5. De door het bestuur daartoe aangewezen medewerkers vormen met elkaar het Management Team (MT). a. Het MT vergadert zo dikwijls als nodig is op uitnodiging van het bestuur. b. De vergaderingen van het MT worden geleid door de Directeur-bestuurder. c. In een vergadering van het MT worden in elk geval behandeld alle voorgenomen besluiten van het bestuur die op grond van de statuten en van dit reglement onderworpen zijn aan goedkeuring door de RvC; d. Het MT kan aanbevelingen doen ter zake van de door het bestuur te nemen besluiten. e. Indien het MT een aanbeveling heeft gedaan als bedoeld onder d., voegt het bestuur deze aanbeveling toe aan zijn verzoek aan de RvC tot goedkeuring van het desbetreffende besluit. 6. Conform het bepaalde in artikel 27 van de Wet en nader uitgewerkt in het BTIV zijn bepaalde besluiten onderworpen aan de goedkeuring van de minister belast met de zorg voor de volkshuisvesting. 7. Indien de RvC goedkeuring heeft verleend aan bestuursbesluiten, zoals bedoeld in artikel 7 lid 4 van de Statuten maakt de RvC hiervan melding in het jaarverslag. Artikel 11 - Informatievoorziening en relatie met de RvC 1. Het Bestuur verschaft de RvC tijdig en (zo mogelijk) schriftelijk informatie over de feiten en ontwikkelingen aangaande de Stichting die de RvC nodig mocht hebben voor het naar behoren uitoefenen van zijn taak en ten behoeve van (het toezicht op) de risicobeheersing, waaronder: a. risicoanalyses van de operationele en financiële doelstellingen; b. de financiële verslaggeving; c. periodieke monitoring en rapportages waarmee al gedurende een jaar inzicht wordt gegeven in de (financiële) prestaties van de Stichting; d. criteria die worden gehanteerd bij het aangaan en beëindigen van contracten en/of samenwerkingsverbanden met derden; e. criteria die worden gehanteerd bij het doen van (des)investeringen in vastgoed; f. vergelijkende benchmarks (waaronder in ieder geval de Aedesbenchmark), waarbij de prestaties van de Stichting worden vergeleken met andere corporaties; g. inzicht in en toezicht op de soft controls, zijnde gedragsbeïnvloedende omstandigheden op het persoonlijk functioneren van medewerkers. h. monitoring waaruit blijkt dat het Bestuur de risico s voor de komende periode voorziet en daarop acteert. 2. De Directeur-bestuurder is verplicht de voorzitter van de RvC de informatie te verschaffen die nodig is voor de vaststelling en het bijhouden van zijn Reglement Bestuur Stichting GroenWest 9

10 nevenfuncties. Het door de Directeur-bestuurder aanvaarden van een nevenfunctie behoeft de voorafgaande goedkeuring van de RvC. 3. Het Bestuur woont de vergaderingen van de RvC bij, tenzij de RvC anders aangeeft. 4. Kostendeclaraties van de Directeur-bestuurder ten laste van GroenWest, worden eerst vergoed na goedkeuring van de (vice-) voorzitter van de RvC. Artikel 12 - Intern en extern overleg 1. Het Bestuur legt vast wie als belanghebbende partijen worden beschouwd en onderhoudt contact met hen. Het Bestuur gaat periodiek na of hij met alle relevante belanghebbenden in gesprek is. 2. Het Bestuur voert overleg met de eigen in zijn woningmarktregio werkzame Huurdersorganisatie en bewonerscommissies en de ondernemingsraad. Het overleg heeft onder meer betrekking op de betaalbaarheid, de voorgenomen werkzaamheden en welke bijdrage daarmee wordt beoogd aan de uitvoering van het volkshuisvestingsbeleid dat in de desbetreffende regio geldt. 3. Het Bestuur schept randvoorwaarden om te komen tot sterke en professionele Huurdersorganisatie. 4. Het Bestuur respecteert de rol van de Gemeenten, voert daarmee overleg en maakt prestatieafspraken over de bijdrage die de Stichting levert aan de uitvoering van het in de betrokken Gemeenten geldende volkshuisvestingsbeleid. 5. Overige als belanghebbend beschouwde partijen worden actief betrokken bij (de vormgeving van) het beleid van de Stichting en de behaalde prestaties. Het Bestuur publiceert in het jaarverslag wie en hoe met de belanghebbenden overleg is gevoerd. 6. Het Bestuur treedt ten minste eenmaal per jaar in overleg met de RvC over de omgang met, en de participatie en invloed van belanghebbenden. 7. In het jaarverslag wordt aan de onderwerpen als bedoeld in lid 1 tot en met 6 van dit artikel ruim aandacht besteed. 8. Het Bestuur informeert de RvC over de relevante onderwerpen die aan de orde zijn geweest tijdens het overleg met de Huurdersorganisatie en de ondernemingsraad. Artikel 13 - Verantwoording en evaluatie 1. Het Bestuur legt verantwoording af aan de RvC over zijn handelen in hoedanigheid als Bestuur van de Stichting op de wijze zoals omschreven in de Statuten en dit reglement. 2. In het jaarverslag rapporteert het Bestuur over de gerealiseerde maatschappelijke, operationele en financiële resultaten van de Stichting. Daarbij wordt ook aandacht gegeven aan de doelmatigheid van de Stichting en de mate waarin de Stichting in staat is haar maatschappelijke taak op langere termijn te vervullen. Het jaarverslag wordt na vaststelling door de RvC openbaar gemaakt door plaatsing op de Website. 3. Conform het bepaalde in de Wet, wordt in het jaarverslag: een opgave van de nevenfuncties van de Directeur-bestuurder en van leden van de RvC opgenomen; een afzonderlijk verslag van de RvC opgenomen van de wijze waarop in het jaarverslag toepassing is gegeven aan het bepaalde bij en krachtens de artikelen 26, 31, eerste en tweede lid, en 35, derde lid van de Wet, en van de naleving in dat verslagjaar van het bepaalde bij en krachtens artikel 30 van de Wet; Reglement Bestuur Stichting GroenWest 10

11 afzonderlijk verslag gedaan ten aanzien van de verbonden ondernemingen ten aanzien van bovenstaande punten. 4. Conform het bepaalde in de Governancecode, wordt in het jaarverslag: een samenvatting opgenomen uit het verslag dat het Bestuur aan de RvC uitbrengt over ingediende klachten bij toegelaten instelling (bepaling 1.5 Governancecode); melding gemaakt van de in het verslagjaar behaalde PE-punten van zowel het Bestuur als de RvC (bepaling 1.8 Governancecode); door het Bestuur gerapporteerd over de gerealiseerde maatschappelijke, operationele en financiële resultaten van de toegelaten instelling. Daarbij wordt ook aandacht gegeven aan de doelmatigheid van de toegelaten instelling (efficiëntie) en de mate waarin de toegelaten instelling in staat is haar maatschappelijke taak op langere termijn te vervullen (continuïteit). (bepaling 2.3 Governancecode); het beloningsbeleid, inclusief de beloning van het Bestuur gepubliceerd (bepaling 3.5 Governancecode); door de RvC gerapporteerd over het proces van de jaarlijkse beoordeling van de Directeur-bestuurder (bepaling 3.9 Governancecode); door de RvC een verslag van de werkzaamheden in dat verslagjaar gepubliceerd (bepaling 3.14 Governancecode); de honorering van leden van de RvC vermeld (bepaling 3.15 Governancecode); de gevolgde procedure van werving en selectie van leden van het Bestuur en RvC verantwoord (bepaling 3.17 Governancecode); het rooster van aftreden van de RvC gepubliceerd (bepaling 3.19 Governancecode); de vaststelling van de RvC of de leden van de RvC onafhankelijk toezicht kunnen houden gemeld (bepaling 3.17 Governancecode); de samenstelling, het aantal vergaderingen en de belangrijkste onderwerpen die op de agenda stonden vermeld (bepaling 3.29 Governancecode) aan de dialoog met belanghebbende partijen ruim aandacht besteed (artikel 4.8 Governancecode); door het Bestuur verantwoording afgelegd over de risico s die het Bestuur in kaart heeft gebracht die verband houden met de activiteiten van de Stichting en het beleid voor het beheersen van die risico s (bepaling 5.1 Governancecode); het selectieproces van de externe accountant door de RvC toegelicht, alsmede de redenen die aan de wisseling van externe accountant ten grondslag liggen (bepaling 5.8 Governancecode); melding gemaakt van de belangrijkste conclusies door de RvC omtrent de beoordeling van het functioneren van de externe accountant (bepaling 5.11 Governancecode). Reglement Bestuur Stichting GroenWest 11

12 Artikel 14 - Visitatie 1. De Stichting laat haar maatschappelijke prestaties minimaal eens per vier jaar onderzoeken door een door de Stichting Visitatie Woningcorporaties Nederland geaccrediteerd visitatiebureau. De opdracht tot het uitvoeren van visitatie bij de stichting wordt gegeven door de RvC een en ander conform artikel 7 lid 6 onder n van het reglement RvC. 2. Het visitatierapport wordt op de Website geplaatst, samen met een reactie daarop van het Bestuur en de RvC. Het visitatierapport wordt besproken met de Huurdersorganisatie en het college van Burgemeester en Wethouders van de Gemeenten als belanghebbenden. 3. Het Bestuur zendt het visitatierapport, vergezeld van de reactie van de RvC daarop als bedoeld in lid 2, binnen zes weken aan de minister belast met de zorg voor de volkshuisvesting, alle belanghebbenden en degenen die in het kader van het onderzoek hun zienswijze hebben gegeven. Artikel 15 - Integriteitscode 1. Het Bestuur zorgt voor een integriteitscode met normen en waarden die medewerkers van de Stichting in acht moeten nemen. De integriteitscode wordt vastgesteld door het Bestuur en ter goedkeuring voorgelegd aan de RvC. 2. De integriteitscode wordt op de Website gepubliceerd. Artikel 16 - Klokkenluidersregeling 1. Het Bestuur draagt er zorg voor dat werknemers zonder gevaar voor hun rechtspositie de mogelijkheid hebben te rapporteren over vermeende onregelmatigheden van algemene, operationele en financiële aard binnen de Stichting aan het Bestuur of een door hem aangewezen functionaris. Vermeende onregelmatigheden die het functioneren van het Bestuur betreffen worden gerapporteerd aan de voorzitter van de RvC. Het voorgaande wordt geregeld in een klokkenluidersregeling, welke wordt vastgesteld door het Bestuur en ter goedkeuring wordt voorgelegd aan de RvC. Na vaststelling wordt de klokkenluidersregeling op de Website gepubliceerd. Artikel 17 - Bedrijfscontroller/bestuurssecretaris 1. De bedrijfscontroller en bestuurssecretaris functioneren onder de arbeidsrechtelijke verantwoordelijkheid van het Bestuur. 2. Voordat het Bestuur besluit tot benoeming van een bedrijfscontroller of bestuurssecretaris informeert het Bestuur de RvC. 3. Een besluit tot schorsing of ontslag van de bedrijfscontroller wordt niet genomen voordat goedkeuring van de RvC is verkregen. Artikel 18 - Geheimhouding 1. De Directeur-bestuurder dient ten aanzien van alle informatie en documentatie verkregen in het kader van zijn functie de nodige discretie en, waar het vertrouwelijke informatie betreft, geheimhouding te betrachten. Deze verplichting strekt zich mede uit na beëindiging van het lidmaatschap van het Bestuur. Artikel 19 - Slotbepalingen 1. Indien een van de bepalingen uit dit reglement niet of niet langer geldig is, tast dit de geldigheid van de overige bepalingen niet aan. De RvC zal de ongeldige bepalingen vervangen door geldige bepalingen waarvan het effect, gelet op de Reglement Bestuur Stichting GroenWest 12

13 inhoud en strekking daarvan zoveel mogelijk overeenstemt met dat van de ongeldige bepalingen. 2. De wijziging van dit reglement geschiedt bij besluit van het Bestuur na goedkeuring van de RvC. Van een dergelijk besluit wordt melding gemaakt in het jaarverslag. Reglement Bestuur Stichting GroenWest 13