We adviseren u deze privacyverklaring goed door te lezen, voordat u akkoord gaat en het VWC toestemming geeft om uw persoonsgegevens te verwerken.

Transcriptie

1 PRIVACYVERKLARING Deze privacyverklaring is opgesteld volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en is van toepassing op alle persoonsgegevens en alle verwerkingen van persoonsgegevens die de stichting Vrijwilligerscentrum Haarlem & omgeving, en de aan haar gelieerde projecten/initiatieven, hierna te noemen het VWC, uitvoert voor u als vrijwilliger, cursist en/of klant, of door anderen op basis van een verwerkersovereenkomst laat uitvoeren. Het VWC is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens, met welk doel deze worden verwerkt en door wie. Wij zorgen ervoor dat deze verwerking binnen de regels van de AVG plaatsvindt en dat uw persoonsgegevens worden beschermd. Hoe we dat doen wordt toegelicht in deze privacyverklaring. We adviseren u deze privacyverklaring goed door te lezen, voordat u akkoord gaat en het VWC toestemming geeft om uw persoonsgegevens te verwerken. Hieronder zetten we de belangrijkste begrippen uit de privacywet (AVG) voor u op een rij. - Persoonsgegevens: elk gegeven over een identificeerbare of geïdentificeerde natuurlijke persoon. Dat betekent dat informatie ofwel direct over iemand gaat ofwel naar die persoon te herleiden is. - Verwerkingsverantwoordelijke: de organisatie die het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt - Betrokkene: de persoon van wie persoonsgegevens worden verwerkt - Gegevensverwerking: alles wat met persoonsgegevens wordt gedaan, vb. het vastleggen, wijzigen, archiveren maar ook het vernietigen van persoonsgegevens - Verwerker: een instantie (natuurlijke persoon of rechtspersoon) die in opdracht van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt - Ontvanger: een instantie (natuurlijke persoon of rechtspersoon) waaraan de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verstrekt. - Derden: geen van voorgaand genoemde partijen 1. Verwerkingsverantwoordelijke Het VWC is verwerkingsverantwoordelijk. U vindt ons aan de Raaks VA in Haarlem. Wij zijn telefonisch bereikbaar op Of per privacy@vwc-haarlem.nl. Omdat wij de bescherming van uw gegevens serieus nemen hebben wij een Functionaris Gegevensbescherming aangesteld. Die is per bereikbaar via: privacy@vwc-haarlem.nl o.v.v. Functionaris Gegevensbescherming 2. Verplichtingen van het VWC Wij verplichten ons ertoe dat persoonsgegevens van u als betrokkene: a) worden verwerkt op een manier die rechtmatig en transparant is; b) worden verzameld voor duidelijke, uitdrukkelijk omschreven en rechtmatige doelen en in overeenstemming met die doelen worden verwerkt; c) beperkt blijven tot wat nodig is voor de doelen waarvoor zij worden verwerkt; d) kloppen en zo nodig worden bijgewerkt; Onjuiste persoonsgegevens worden gewist of gecorrigeerd; e) worden bewaard in een vorm die het onmogelijk maakt u te kunnen identificeren, behalve voor de doelen waarvoor de persoonsgegevens noodzakelijk zijn; f) zo worden verwerkt dat beveiliging ervan zo goed mogelijk gewaarborgd is, en onder meer beschermd zijn tegen niet geoorloofde verwerking, tegen verlies, vernietiging of beschadiging.

2 3. Gegevensverwerking door het VWC Het VWC verwerkt persoonsgegevens zowel handmatige als geautomatiseerd. Het betreft alleen een verwerking om de door u met het VWC overeengekomen diensten te kunnen leveren. Deze diensten zijn: a) matchen van vraag & aanbod m.b.t. vrijwilligerswerk; b) aanbieden van cursussen, (taal)coaching, stadswandelingen, bijeenkomsten en overige gerelateerde activiteiten en evenementen; c) versturen van nieuwsbrieven (alleen met uw uitdrukkelijk toestemming) d) verkrijgen van management- en statistische informatie (geanonimiseerd) 4. Uw persoonsgegevens bij het VWC Het VWC verwerkt ten behoeve van de onder punt 3 beschreven gegevensverwerkingen de volgende categorieën persoonsgegevens: a) Voornaam, achternaam, tussenvoegsel b) Telefoonnummer, adres c) Adres, woonplaats, postcode (alleen voor bezorging van post en bezoek) d) Geslacht (alleen met uw toestemming) e) Land van herkomst, spreektaal, inburgering (alleen met uw uitdrukkelijke toestemming) f) Geboortedatum, leeftijd, burgerlijke staat (alleen met uw toestemming) g) Opleidingen, opleidingsniveau, werkervaring, hobby s, (alleen met uw toestemming) Wij verwerken geen persoonsgegevens waaruit uw politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, seksuele geaardheid of lidmaatschap van een vakbond blijken. Gegevens over gezondheid worden alleen verwerkt als u het VWC hiertoe uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven. Met betrekking tot het Taalcoach programma verwerken wij gegevens waaruit ras of etnische afkomst kunnen blijken, ten behoeve van de matching. Omdat een taalcoach normaal gesproken van hetzelfde geslacht is als de anderstalige wordt hiervoor ook het geslacht vastgelegd. U heeft daarvoor dan uitdrukkelijk toestemming gegeven. 5. Categorieën betrokkenen bij het VWC Het VWC verwerkt uw persoonsgegevens ten behoeve van haar dienstverlening aan de volgende categorieën van betrokkenen: a) Vrijwilligers, cursisten, klanten b) (Partner)organisaties c) Leveranciers 6. Verwerkers Het VWC geeft in een aantal gevallen aan anderen opdrachten waarbij deze uw persoonsgegevens zouden kunnen inzien, deze anderen zijn verwerkers. Denk daarbij bijvoorbeeld aan de website beheerder. Het VWC blijft verantwoordelijk voor die verwerkers en sluit daarmee verwerkingsovereenkomsten om uw privacy te waarborgen. Het betreffen dan: a) (Partner)organisaties b) Natuurlijk personen c) Rechtspersonen

3 d) Overheidsinstanties Het VWC verstrekt geen persoonsgegevens aan derden/andere partijen, tenzij dat noodzakelijk is om aangifte te doen van strafbare feiten. 7. Ontvangers Het VWC versterkt soms de van u verkregen persoonsgegevens in geanonimiseerde vorm aan de volgende categorieën van ontvangers: a) Overheidsinstanties, vb. de Gemeenten Haarlem en Bloemendaal b) Branche VWC (NOV) c) Anders subsidieverstrekkende organisaties, vb. het Oranjefonds Deze ontvangers kunnen dus niet zien wie u bent. 8. Gegevensverstrekking aan Derden Het VWC verstrekt geen persoonsgegevens aan derden, tenzij dat van rechtswege verplicht is. 9. Wanneer mogen wij uw persoonsgegevens verwerken Uw persoonsgegevens mogen door ons alleen onder strikte voorwaarden worden verwerkt. Het VWC verwerkt alleen gegevens als aan één van onderstaande voorwaarden wordt voldaan: a) u heeft het VWC toestemming gegeven voor de verwerking van uw persoonsgegevens voor een of meer specifieke doelen, bijvoorbeeld als onderdeel van een online aanmelding voor een nieuwsbrief; b) de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst tussen u en het VWC; c) de verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een aan het VWC opgelegde wettelijke verplichting; d) de verwerking is noodzakelijk om de vitale belangen van u of van een ander te beschermen, bijvoorbeeld bij een medisch noodgeval; e) de verwerking is noodzakelijk voor de vervulling van een taak van algemeen belang die aan het VWC is opgedragen, bijvoorbeeld het voor statistische doeleinden aan overheidsinstanties verstrekken van geanonimiseerde persoonsgegevens; f) de verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van het VWC of van een derde, voor zover dit niet in strijd is met uw belangen of grondrechten en fundamentele vrijheden van betrokkene. 10. Maatregelen ter beveiliging van uw persoonsgegevens Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen om een op het risico afgestemde gegevensbeveiliging te waarborgen. Deze maatregelen omvatten, waar passend, onder meer het volgende: a) pseudonimisering en versleuteling van persoonsgegevens; b) het vermogen om op permanente basis de vertrouwelijkheid, integriteit, beschikbaarheid en veerkracht van de verwerkingssystemen en diensten te garanderen; c) het vermogen om bij een fysiek of technisch incident de beschikbaarheid van en de toegang tot de persoonsgegevens tijdig te herstellen; d) het niet meer dan noodzakelijk vastleggen van persoonsgegevens voor het doel van de verwerking; e) het niet langer dan noodzakelijk bewaren van persoonsgegevens. Indien u langer dan een jaar geen vrijwilligerswerk, cursus of taalcoaching heeft gedaan, verwijderen wij uw persoonsgegevens uit onze systemen; f) een procedure voor het op gezette tijdstippen testen, beoordelen en evalueren van de doeltreffendheid van de technische en organisatorische maatregelen ter beveiliging van de verwerking.

4 Het VWC voorziet mede in voorgaande door haar werkwijze zoveel mogelijk te uniformeren en haar technische infrastructuur te standaardiseren, verbindingen te versleutelen en applicaties en gegevens onder te brengen bij een professionele cloud service provider. 11. Uw rechten U heeft onder de nieuwe regelgeving met betrekking tot uw persoonsgegevens een aantal rechten: a) Inzage: u heeft het recht om van het VWC inzage te krijgen in de op u van toepassing zijnde verwerkingen van persoonsgegevens, waaronder informatie over de verwerkingsdoelen, rechtmatigheid van de bewerkingen, betrokken categorieën van persoonsgegevens, ontvangers of categorieën van ontvangers, derden, opslagtermijnen en maatregelen m.b.t. gegevensbescherming; b) Rectificatie: U heeft het recht aanpassing te vragen van onjuiste of onvolledige persoonsgegevens. U kunt dit schriftelijk aanvragen en eventueel aanvullende informatie aan leveren; c) Gegevenswissing: U heeft het recht op wissing van uw persoonsgegevens. Als u uit de systemen gewist wil worden kunt u dat schriftelijk aangeven. Het VWC zal dit dan zo snel mogelijk doen, tenzij wij een wettelijke plicht hebben uw gegevens langer te bewaren; d) Overdraagbaarheid: U heeft het recht om uw persoonsgegevens op te vragen om ze aan een andere verwerkingsverantwoordelijke over kunnen te dragen. U krijgt uw gegevens dan in een gestructureerde, gangbare en machine leesbare vorm; e) Beperking: u heeft het recht om het VWC te vragen de verwerking van uw gegevens tijdelijk te beperken. In de door u aangegeven periode zal het VWC alleen met toestemming van u bewerkingen op uw gegevens uitvoeren; f) Geautomatiseerde besluitvorming: U heeft het recht niet te worden onderworpen aan een besluit dat alleen op geautomatiseerde verwerking, waaronder profilering, is gebaseerd. g) Bezwaar: U heeft altijd het recht om vanwege redenen die zien op uw specifieke situatie, bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. Het VWC stopt dan de verwerking van uw persoonsgegevens tenzij er gegronde redenen zijn die zwaarder wegen dan uw belangen en rechten. Als u van een van bovenstaande rechten gebruik wil maken kunt u contact opnemen met het VWC of de functionaris gegevensbescherming. 12. Plichten van het VWC In het kader van de regelgeving houdt het VWC zich aan de volgende verplichtingen: a) Verantwoordingsplicht: het VWC treft en onderhoud passende technische en organisatorische maatregelen, om te waarborgen en te kunnen aantonen dat de verwerking van uw persoonsgegevens in overeenstemming met de wet wordt uitgevoerd; b) Kennisgevingsplicht: het VWC zal elke ontvanger op de hoogte stellen van elke wijziging of doorhalingen van persoonsgegevens en van een eventuele beperking in de verwerking; c) Registerplicht: het VWC houdt een register bij van gegevensverwerkingen. Dit register geeft een actueel beeld van verwerkingsdoelen, categorieën persoonsgegevens, betrokkenen, ontvangers, bewaartermijnen en beveiligingsmaatregelen; d) Geheimhoudingplicht: het VWC houdt persoonsgegevens, die zij in het kader van een onder geheimhoudingsplicht vallende activiteit heeft verkregen, geheim; e) Meldingsplicht: het VWC legt datalekken vast en meldt elk datalek dat zich in het kader van haar gegevensverwerkingen voor doet bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Hierdoor kan de AP controleren of het VWC aan haar meldingsplicht heeft voldaan.

5 13. Het VWC heeft uw toestemming nodig Als u van de diensten van het VWC gebruik wilt maken vragen wij u vóórdat u het (online) vragenformulier invult/laat invullen en uw persoonsgegevens aanbiedt, eerst deze privacyverklaring goed te lezen. Als u daarmee akkoord gaat geeft u het VWC uitdrukkelijk toestemming om uw persoonsgegevens in lijn met deze privacyverklaring te verwerken. Deze privacyverklaring zal van tijd tot tijd worden aangepast, zowel aan nieuwe technische ontwikkelingen als aan wijzigingen in de werkwijze bij het VWC. Van substantiële wijzigingen brengen wij u op de hoogte. 14. Contact opnemen met het VWC U kunt het VWC bereiken via de onder punt 1 vermelde contactgegevens. Het VWC is als volgt bereikbaar: * Postadres : Raaks 36-5, 2011 VA Haarlem * Telefoon : * privacy@vwc-haarlem.nl