Ons Kenmerk. Datum Afdeling. Brieven van de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd over het verscherpt toezicht bij Veilig Thuis

Transcriptie

1 aemeente opmeer INFORMATIEBRIEF AAN DE RAAD Ons Kenmerk Datum Afdeling augustus 2018 Zorg en Welzijn Onderwerp: Brieven van de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd over het verscherpt toezicht bij Veilig Thuis Aanleiding Op 26 juni en 6 juli ji. heeft de Gemeenschappelijke Gezondheidsdienst Hollands Noorden (GGD) brieven ontvangen van de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (inspectie). De eerste brief gaat over een onaangekondigd inspectiebezoek en de tweede over het Meerjarenplan van Veilig Thuis Noord-Holland Noord (Veilig Thuis). De brieven zijn op 10 juli respectievelijk 17 juli jl. gedeeld met de gemeenten. In deze brief wordt u geïnformeerd over de ínhoud van deze brieven. De brief is opgesteld in samenspraak met de andere West-Friese gemeenten. Zorgen De inspectie heeft tijdens haar onaangekondigd bezoek meerdere verbeterpunten geconstateerd. Daarnaast is de inspectie op basis van het meerjarenplan (nog) niet overtuigd dat Veilig Thuis voldoende flexibel en toekomstbestendig is. Dit is een voorwaarde voor het opheffen van het verscherpt toezicht. De inspectie oordeelt dat het ontbreekt aan een analyse van het 'hoe' en 'waarom' de problemen zijn ontstaan en dus onduidelijk is of de oorzaken opnieuw voor problemen kunnen zorgen. Ook mist het plan op een aantal punten voldoende concretisering. Wij maken ons ernstige zorgen over dit oordeel en nemen dit serieus. Onaangekondigd bezoek (brief 1) Op 11 juni jl. bracht de inspectie een onaangekondigd bezoek aan Veilig Thuis Noord-Holland Noord. De inspectie constateert dat Veilig Thuis concrete resultaten heeft behaald ten aanzien van de wachtlijst triage maar benoemt ook een aantal risico's waar zij zich zorgen over maakt. Voor het totaaloverzicht wordt u verwezen naar de brief in bijlage 1, hierna vindt u de hoofdlijnen: Klaproos VS Opmeer Postbus ZK Spanbroek telefoon: fax: gemeente@opmeer.nl KvK nummer IBAN NL94 BIMGH

2 » Financiering: omdat nog onduidelijk is of gemeenten instemmen met de aanvullende middelen voor 2018 en een structurele verruiming voor 2019 en verder is het nog onduidelijk of Veilig Thuis over voldoende middelen beschikt om haar taak uit te voeren. «Bestuurlijke context: vanwege de gemeenteraadsverkiezingen is er lange tijd geen dagelijks bestuur geweest. De inspectie vindt dit zorgelijk en verwacht dat gemeenten door de directeur GGD op de hoogte gehouden worden van de ontwikkelingen bij de GGD. «Extra personeel: onzeker blijft of de inzet van eigen personeel de komende tijd voldoende is gewaarborgd, mede in relatie tot de toename van het aantal meldingen, het hoge percentage ziekteverzuim en de (al dan niet tijdelijk) te vervullen vacatures. * Andere disciplines: de werkdruk voor de vertrouwensartsen en gedragswetenschappers is aanzienlijk toegenomen. De inspectie acht dit zorgelijk, mede doordat tijdelijk (ziekte)vervanging van deze disciplines minder voorspoedig verloopt. «Toename meldingen: Er is een toename in het aantal meldingen van de laatste periode. Deze toename is tot nu toe onverklaarbaar. De inspectie ontvangt zo spoedig mogelijk een analyse van deze toename.» Ziekteverzuim: De inspectie vindt het ziekteverzuim zorgelijk, te meer omdat over de verwachting over verdere daling en de aanpak geen eensluidende mening bestaat binnen de organisatie. Meerjarenplan (brief 2) Op 8 juni jl. heeft de inspectie op haar verzoek een meerjarenplan van Veilig Thuis ontvangen. Voor de inspectie staat het niet vast dat met dit plan een flexibel en toekomstbestendig Veilig Thuis ontstaat met voldoende kwantitatieve en kwalitatieve waarborgen om invulling te geven aan de (deels nieuwe) taken. De inspectie vindt dat het meerjarenplan een goede basis vormt maar concretisering mist op een aantal punten. Daarnaast is de financiering (nog) niet volledig gedekt. De focus van het plan ligt op het oplossen van de huidige problemen. Waarom de problemen zijn ontstaan en of de oorzaken in de nabije toekomst opnieuw voor problemen kunnen zorgen blijft onderbelicht. De te nemen maatregelen zijn beperkt uitgewerkt en onvoldoende concreet in tijd en persoon. Verlengen verscherpt toezicht Uit de brieven maken wij op dat het verscherpt toezicht op 31 augustus a.s. verlengd kan worden. De consequentie daarvan is dat de inspectie de verbeteringen bij Veilig Thuis blijft monitoren. In een uiterst geval staat het geven van een Aanwijzing of een last onder dwangsom tot beschikking van de inspectie. Wij verwachten van Veilig Thuis daarom volledige medewerking aan de verbeterpunten die de inspectie noemt. Stand van zaken wachtlijsten Veilig thuis houdt de gemeente iedere twee weken op de hoogte van de ontwikkelingen in de wachtlijsten en andere verbeterpunten. Halverwege juli was de situatie als volgt: Klaproos VS Opmeer Postbus ZK Spanbroek telefoon: fax: gemeente@opmeer.nl KvK nummer IBAN-nummer IML94 BNGH

3 » Het aantal casussen dat langer dan 5 werkdagen wacht op triage is gedaald van 132 (mei) naar 6.» Het aantal casussen van vóór 15 april dat wacht op onderzoek is gedaald van 36 (mei) naar 3.» Het aantal casussen van na 15 april dat wacht op onderzoek is gestegen van 50 (mei) naar 69.» Er is net als voorheen geen wachtlijst voor onderzoek naar casussen met een hoge urgentie.» Het totaal aantal meldingen bij Veilig Thuis is 20o7o hoger dan voorzien in de begroting van Een analyse van de stijging wordt uiterlijk 1 augustus naar de inspectie gestuurd..» Het ziekteverzuim bij Veilig Thuis is onverminderd hoog: 14^0. Bestuurlijke betrokkenheid Het DB draagt samen met de directeur van de GGD de verantwoordelijkheid voor de dagelijkse bedrijfsvoering van de GGD en Veilig Thuis. De recent ingestelde ambtelijke begeleidingsgroep voert reeds gesprekken met de GGD over de verbeterpunten van de inspectie. De wethouders van Hoorn en Alkmaar hebben naar aanleiding van deze twee brieven in hun rol als lid van het Dagelijks Bestuur (DB) verzocht om zo spoedig mogelijk een DB-vergadering te houden. Deze vergadering vond plaats op 30 juli a.s. We zullen u z.s.m. informeren over de resultaten hiervan. De 18 gemeenten beraden zich de komende weken op de ínhoud en consequenties van de brieven van de inspectie en de reactie van de GGD hierop. Eind augustus vindt bestuurlijk overleg plaats met de GGD namens de 18 gemeenten via de bovenregionale Stuurgroep. Besluitvorming Met het meerjarenplan heeft de GGD een extra gemeentelijke bijdrage voor 2018 gevraagd en een aangepaste begroting voor 2019 gepresenteerd. Over deze plannen wordt door de ambtelijke begeleidingsgroep en de bovenregionale stuurgroep een advies voorbereid. Dit advies en een besluit over de extra financiering zal in de raad van november of december aan u worden voorgelegd. R. Liiiks G.J.A.M. f meentesecretaris Burgemee )pmeer Klaproos VS Opmeer Postbus ZK Spanbroek telefoon: fax: gemeente@opmeer.nl KvK nummer IBAN-nummer NL94 BNGH

4 Inspectie Jeugdzorg Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport > Retouradres Postbus AL Utrecht Per Veilig Thuis Noord-Holland Noord T.a.v. de heer E.J. Paulina Directeur Publieke Gezondheid GGD Hollands Noorden Bezoekadres Stadsplateau AZ Utrecht T Inlichtingen bij mw. mr. J.T. Drenth Ons kenmerk IJZ/ MIJ/ H Datum 6 juli 2018 Betreft Meerjarenplan Geachte heer Paulina, Op 8 juni jongstleden ontving de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd in oprichting (hierna: de inspectie) het Meerjarenplan Veilig Thuis Noord-Holland Noord. Hierbij stel ik u op de hoogte van de inhoudelijke beoordeling van dit plan. Algemeen Voor de inspectie staat niet vast dat met dit plan een flexibel en toekomstbestendig Veilig Thuis Noord-Holland Noord ontstaat met voldoende kwantitatieve en kwalitatieve waarborgen om invulling te geven aan de (deels nieuwe) taken. De inspectie vindt het Meerjarenplan in de huidige vorm een goede basis voor de toekomst van Veilig Thuis Noord-Holland Noord, maar mist op een aantal punten concretisering van de te treffen maatregelen. De financiering van het plan is bovendien (nog) niet volledig gedekt. De focus van het plan richt zich met name op wat de huidige problemen/uitdagingen zijn voor Veilig Thuis Noord-Holland Noord. Waarom de problemen zijn ontstaan en of deze oorzaken in de nabije toekomst opnieuw voor problemen kunnen zorgen is vooralsnog onderbelicht gebleven. De wijze waarop de problemen worden opgelost, is daarnaast beperkt uitgewerkt en onvoldoende concreet in tijd en persoon. De inspectie signaleert het risico dat wanneer onvoldoende wordt stil gestaan bij het "waarom" en het "hoe", de oplossingen die nu ingezet worden niet toekomstbestendig zijn. In het navolgende treft u een toelichting op een aantal specifieke onderwerpen die uw aandacht behoeven. Financiering De kosten van het Meerjarenplan zijn deels begroot. Het plan bevat diverse "PM" posten. De inspectie vindt dit zorgelijk omdat het risico nog steeds onverminderd groot is dat de benodigde (deels aanvullende) middelen niet beschikbaar worden gesteld door de gemeenten. Dit in de wetenschap dat Veilig Thuis Noord-Holland Noord boven op de huidige taken per 1 januari 2019 daadwerkelijk invulling moet geven aan de nieuwe meldcode en daarmee aan de radarfunctie en monitorfunctie. Pagina 1 van 2

5 Benodigd personeel De doelstellingen ten aanzien van de wachtlijsten worden op dit moment gerealiseerd door de inzet van extra personeel, deels door het tijdelijk inzetten van extra eigen personeel en deels door het tijdelijk inzetten van medewerkers van externe bureaus. Onduidelijk is nog of de formatie eigen personeel op langere termijn voldoende is om invulling te kunnen geven aan de taken van Veilig Thuis Noord-Holland Noord. Dit vindt de inspectie des te zorgelijker omdat een aantal taken nu nog niet of onvoldoende wordt opgepakt, bijvoorbeeld de 24/7 bereikbaarheid van de vertrouwensartsen en de taken op het gebied van ouderenmishandeling. Bovendien moet Veilig Thuis Noord-Holland Noord per 1 januari 2019 invulling geven aan de eerdergenoemde nieuwe taken. ons kenmerk iiz/isozisioi-miĵ/is-ooi-h Bestuur In verband met de gemeenteraadsverkiezingen is recentelijk het nieuwe dagelijks bestuur van GGD Hollands Noorden gestart. De inspectie neemt aan dat u het bestuur, als vertegenwoordigers van alle gemeenten in uw werkgebied, nadrukkelijk betrekt bij de invulling van de hiaten in het meerjarenplan, onder andere waar het de financiering betreft. Tot slot Op dit moment is de inspectie (nog) niet overtuigd dat het meerjarenplan leidt tot een flexibel en toekomstbestendig Veilig Thuis Noord-Holland Noord, hetgeen een belangrijke voorwaarde is voor het opheffen van het verscherpt toezicht. De inspectie verwacht dat u tijdig invulling geeft aan de genoemde hiaten zodat u deze doelstelling alsnog bereikt. Graag voert de inspectie hierover eind augustus met u een gesprek. De inspectie neemt aan u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Heeft u vragen naar aanleiding van deze brief, neemt u dan contact op met mevrouw drs. Femke de Groot, projectleider vanaf 6 juli 2018 en tevens contactpersoon voor Veilig Thuis Noord-Holland Noord. Hoogachtend, mw. mr. J.T. Drenth senior inspecteur IJZ1 1 Tot wijziging van diverse wetten op het terrein van de volksgezondheid en jeugdhulp in verband met de fusie van de Inspectie voor de Gezondheidszorg en de Inspectie Jeugdzorg tot de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd in oprichting heeft plaatsgevonden, hanteren wij bij ondertekening de in de wet genoemde organisatienaam Pagina 2 van 2

6 Inspectie Jeugdzorg Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Spon > Retouradres Postbus AL Utrecht Veilig Thuis Noord-Holland Noord T.a.v. de directeur Publieke Gezondheid GGD Hollands Noorden De heer E.J. Paulina Postbus GG ALKMAAR Bezoekadres Stadsplateau AZ Utrecht T Inlichtingen bij mw. mr. J.T. Drenth Ons kenmerk IJZ/ MLJ/ H Datum 26 juni 2018 Betreft Verscherpt toezicht Veilig Thuis Noord-Holland Noord Geachte heer Paulina, Op 11 juni jongstleden bracht de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd in oprichting (hierna: de inspectie) een onaangekondigd bezoek aan Veilig Thuis Noord-Holland Noord. Dit in het kader van het lopende traject verscherpt toezicht. Hierbij stel ik u op de hoogte van de bevindingen tijdens het bezoek. In de beoordeling maakt de inspectie tevens gebruik van de door Veilig Thuis in de afgelopen tijd verstuurde schríftelijke informatie zoals opgenomen in de periodiek ontvangen dashboards. Op 8 juni jongstleden ontving de inspectie het meerjarenplan van Veilig Thuis Noord-Holland Noord. Over de inhoudelijke beoordeling van dit plan stuurt de inspectie u een aparte brief. Bevindingen inspectie Tijdens het bovengenoemde onaangekondigd bezoek sprak de inspectie met een vertegenwoordiging van de directie, het management, de uitvoerende medewerkers, een gedragswetenschapper en de vertrouwensartsen. Door (landelijke) technische problemen van het systeem REGAS kon de inspectie op deze dag geen dossiers raadplegen. De inspectie constateert dat Veilig Thuis Noord-Holland Noord concrete resultaten heeft behaald ten aanzien van de wachtlijst triage. Nieuwe meldingen worden bovendien sinds medio april bijna altijd (970Zo) binnen vijf werkdagen getriageerd. De inspectie vindt dit positief, zeker in het licht van het aantal toegenomen meldingen de afgelopen tijd. De wachtlijst van te onderzoeken zaken is toegenomen. Deze toename is, hoewel niet gehoopt, niet volledig onverwacht gezien de toename van het aantal meldingen dat niet langer op de wachtlijst triage staat. De inspectie vindt de hierdoor ontstane toename van de werkdruk voor een aantal disciplines zorgelijk. In het navolgende treft u de nadere beoordeling uitgesplitst in een aantal onderwerpen. Pagina 1 van 4

7 ŴBttc Financiering De kosten van het plan van aanpak wachtlijsten, zoals de inzet van extern personeel, zijn in eerste instantie bekostigd uit de initiële begroting van Veilig Thuis Noord-Holland Noord Inmiddels is door Veilig Thuis Noord-Holland Noord een herziene begroting opgesteld en voorgelegd aan de gemeenten. Onduidelijk is of de betrokken gemeenten hiermee instemmen. Gezien de berichten in de media over zorgen bij gemeenten over de financiële situatie bij GGD Hollands Noorden, vindt de inspectie dit zorgelijk. Het risico is nog steeds onverminderd groot dat de benodigde aanvullende middelen voor 2018 en structurele verruiming voor 2019 en verder niet beschikbaar worden gesteld. Het is daarmee nog onduidelijk of Veilig Thuis Noord-Holland Noord over voldoende middelen beschikt om haar taken voor de kwetsbare burgers naar behoren uit te kunnen voeren. Ons kenmerk UZ/18O MD/ H Bestuurlijke context In verband met de recentelijk gehouden gemeenteraadsverkiezingen bevindt het dagelijks bestuur van GGD Hollands Noorden zich in een overgangsfase. De inspectie vindt dit zorgelijk en verzoekt u expliciet zorg te dragen dat de verschillende gemeenten ook in deze fase op de hoogte worden gehouden van de ontwikkelingen bij GGD Hollands Noorden. Daarnaast verwacht de inspectie dat het bestuur van Veilig Thuis Noord-Holland Noord zorg draagt voor continuïteit in de bestuurlijke aansturing van Veilig Thuis en in de vertegenwoordiging van het gezamenlijk belang en draagvlak van de gemeenten in het gebied. Inzet (extra) uitvoerend personeel De doelstellingen ten aanzien van de aanpak van de wachtlijsten realiseert Veilig Thuis door de inzet van extra personeel. Deels door het tijdelijk inzetten van extra eigen personeel en deels door het tijdelijk inzetten van medewerkers van externe bureaus. De inzet van extern personeel leidde tot een daling van de wachtlijst te triageren zaken. Ook leidde dit vanaf medio april tot het triageren van nieuwe meldingen binnen vijf werkdagen. Dit ondanks dat de afgelopen maanden sprake was van een forse, grotendeels nog niet verklaarbare, toename van het aantal meldingen. Onzeker blijft of de inzet van eigen personeel de komende tijd voldoende is gewaarborgd, mede in relatie tot de toename van het aantal meldingen, het relatief hoge percentage ziekteverzuim en de (al dan niet tijdelijk) te vervullen vacatures. Gevolgen andere disciplines De inzet van extra uitvoerende medewerkers heeft gevolgen voor de te verrichten werkzaamheden van andere disciplines zoals de administratie, de vertrouwensartsen en de gedragswetenschappers. De werkdruk is voor deze disciplines aanzienlijk toegenomen. De bezetting gedragswetenschappers en administratief medewerkers is op dit moment voldoende om een normale instroom van meldingen aan te kunnen (bezetting is gelijk aan de formatie). Op dit moment is echter sprake van een nog niet verklaarbare toename van het aantal meldingen. Daarnaast verloopt de tijdelijke (ziekte)vervanging bij deze disciplines minder voorspoedig. Pagina 2 van 4

8 De bezetting van de functie vertrouwensartsen is sinds 1 juni 2018 uitgebreid met ons kenmerk 1 fte. De nieuw aangestelde vertrouwensarts in opleiding wordt momenteel UZ/18O MD/ H ingewerkt, met name door de al aanwezige vertrouwensarts in opleiding, terwijl ook voor deze functie geldt dat de werkdruk aanzienlijk is toegenomen in de afgelopen periode. Inzet teamleider Sinds medio april is voor de duur van een halfjaar een tijdelijke teamleider werkzaam bij Veilig Thuis Noord-Holland Noord. De medewerkers ervaren dit als positief. De functie lijkt bij te dragen aan eenduidigheid en structuur in de werkwijze. Veiligheid Veilig Thuis Noord-Holland Noord hanteert een werkproces "zicht houden op veiligheid" voor meldingen die op de wachtlijst staan voor onderzoek. Op dit moment wordt het proces met de inzet van een externe adviseur verder verbeterd. Graag ontvangt de inspectie het uiteindelijke werkproces zo spoedig mogelijk. Toename meldingen In de afgelopen periode nam het aantal meldingen bij Veilig Thuis Noord-Holland Noord aanzienlijk toe. Deels is de toename te verklaren door een inhaalslag van de politie. Echter, grotendeels is de toename op dit moment nog onverklaarbaar. De inspectie vindt dit een zorgelijke ontwikkeling en verwacht dat er bij een verdere toename van het aantal meldingen nieuwe wachtlijsten ontstaan. De inspectie ontvangt graag zo spoedig mogelijk een nadere analyse van de toename van het aantal meldingen. Sfeer De inspectie constateert dat de werksfeer onder de medewerkers onverminderd positief is. Het management neemt de medewerkers mee in de verbeterslagen en de medewerkers voelen zich gehoord. Medewerkers geven aan het prettig te vinden om weer met actuele casuïstiek te werken. Hierbij merkt de inspectie op dat met name de gedragswetenschappers en vertrouwensartsen zorgen uiten over de toegenomen werkdruk en de snelheid waarmee geanticipeerd wordt op veranderingen. De inspectie vindt dit zorgelijk. Ziekteverzuim De inspectie constateert dat het ziekteverzuim aanzienlijk is gedaald, maar hoog blijft. Met name het langdurende ziekteverzuim beïnvloedt momenteel het percentage. De inspectie vindt dit zorgelijk te meer daar over de verwachting over verdere daling van het ziekteverzuim de komende tijd en de aanpak van het langdurig verzuim, geen eensluidende mening bestaat binnen de organisatie. Verbetermaatreaelen toezicht Veilig Thuis Stap 2 Tijdens het bezoek besteedde de inspectie ook aandacht aan de uitvoering van de door te voeren verbetermaatregelen naar aanleiding van het toezicht Veilig Thuis Stap 2, uitgevoerd in januari De inspectie constateert dat de uitvoering hiervan de afgelopen tijd minder prioriteit kreeg dan de actuele problematiek rond de wachtlijsten en verzoekt u toe te zien dat Veilig Thuis Noord-Holland Noord ook deze maatregelen oppakt. Expliciet vraagt de inspectie aandacht voor de monitoring van afgeronde zaken en het borgen van 24/7 bereikbaarheid van de vertrouwensartsen. Pagina 3 van 4

9 In de brief waarin de inspectie het verscherpt toezicht instelt sprak de inspectie de verwachting uit dat de monitoring van afgeronde onderzoeken uiterlijk 1 juni 2018 uitgevoerd moet zijn. Veilig Thuis Noord-Holland Noord heeft dit in afstemming met de inspectie bijgesteld naar 1 juli Het is voor de inspectie op dit moment niet duidelijk in hoeverre deze datum zal worden gehaald. Graag ontvangt de inspectie, zoals afgesproken tijdens het bezoek van 11 juni jongstleden, zo spoedig mogelijk de lijst met de nog te monitoren zaken en verzoekt u deze informatie structureel toe te voegen aan de periodieke dashboards. Ons kenmerk IJZ/ MIJ/ H Daarnaast verzoek ik u de inspectie op de hoogte te brengen van de situatie rond het borgen van de 24/7 bereikbaarheid van vertrouwensartsen (al dan niet samen met andere Veilig Thuis organisaties). Na eerdere uitleg waarom de deadline voor het halen van deze norm niet is gehaald en toezeggingen voor het alsnog organiseren van de 24/7 bereikbaarheid van vertrouwensartsen door een aantal gezamenlijke Veilig Thuis organisaties waaronder Veilig Thuis Noord-Holland Noord is het stil gebleven. Tijdens het bezoek werd duidelijk dat Veilig Thuis Noord-Holland Noord (nog) niet aan deze norm voldoet. Het betreft echter geen facultatieve norm en ook Veilig Thuis Noord-Holland Noord moet (alsnog) aan deze norm gaan voldoen. Tot slot De inspectie volgt ook de komende periode nauwkeurig of Veilig Thuis Noord- Holland Noord de verbetermaatregelen uitvoert en borgt. De inspectie brengt voor het einde van de periode van het verscherpt toezicht wederom aangekondigde en onaangekondigde bezoeken aan Veilig Thuis Noord-Holland Noord. De inspectie neemt aan u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Hoogachtend, mw. mr. J.T. Drenth senior inspecteur IJZ Pagina 4 van 4