Functiebeschrijving. Functie. Doel van de entiteit. Plaats in de organisatie. Functienaam: Dienst: Bibliotheek. Functiefamilie: leidinggevende

Transcriptie

1 Functiebeschrijving Functie Graadnaam: bibliothecaris Functienaam: Functiefamilie: leidinggevende Functionele loopbaan: B1-B3 Afdeling: Socio-culturele zaken Dienst: Bibliotheek Subdienst: Code: Doel van de entiteit Deze afdeling socio-culturele zaken heeft tot doel het beleid van de gemeente op vlak van sport, jeugd, cultuur en bibliotheek te stimuleren via de opmaak, uitvoering en evaluatie van een beleidsplan en/of het organiseren en promoten van activiteiten. Ook de informatietaak van de gemeente naar de bevolking (passief en actief) situeert zich op deze dienst. De bibliotheek zorgt ervoor dat de bevolking kan gebruik maken van het hele spectrum informatiedragers (boeken, CD-rom, internet, e.a.). Zij doet dit door : -collecties aan te schaffen en uitbreidingsactiviteiten te organiseren in een geest van objectiviteit en aangepast aan de behoeften van ontwikkeling, opvoeding, informatie en ontspanning van de gehele bevolking - in onderlinge samenwerking en in overleg met andere bibliotheken de nodige voorwaarden te scheppen voor een doelmatige en doeltreffende organisatie van het aanbod en het gebruik ervan, met bijzondere aandacht voor specifieke doelgroepen - een degelijke uitlening van de diverse informatiedragers te bezorgen. Plaats in de organisatie Werkt onder leiding van: bestuurssecretaris (Socio-culturele zaken) Geeft leiding aan: alle medewerkers van de dienst

2 Voor kennisname Schrijf voor kennisname, vul datum en naam in en plaats uw handtekening Personeelslid Direct Leidinggevende Voor kennisname Datum Handtekening Naam

3 Kernresultaten Interne regelgeving De regelgeving van toepassing op de organisatie en entiteit hanteren. Doel: de werking van de organisatie (en de entiteit) laten gebeuren volgens de afgesproken regels en procedures naleven van het arbeidsreglement o.a. door het correct gebruik van de tikklok, het gebruik van internet en op het werk, naleven van de deontologische code interne afspraken en procedures naleven Wetgeving en regelgeving Zich op de hoogte houden van de ontwikkelingen rondom de wetgeving en regelgeving van belang voor de entiteit. Doel: de entiteit voorzien van de nodige kennis voor het uitvoeren van de taken wetgeving en regelgeving m.b.t. entiteit kunnen toepassen de nodige vakkennis opdoen en de opgedane kennis integreren in de werking van de organisatie vakgerichte informatie raadplegen briefen en vertalen van wetgeving en regelgeving in richtlijnen naar de medewerkers van de eigen entiteit organiseren van bijscholing, vorming, voor het op peil houden van het benodigde kennisniveau Interne communicatie Instaan voor een open interne communicatie naar de medewerkers, de dienstverantwoordelijke, de andere entiteiten en het bestuur. Doel: zorgen dat iedereen toegang heeft tot de informatie die noodzakelijk is om zijn taak optimaal te kunnen realiseren bevorderen van communicatie in alle richtingen (top-down, bottom-up en horizontaal) organiseren en opvolgen van intern overleg waken over en meewerken aan een optimale interne communicatie binnen de entiteit ontvangen en afhandelen van binnenkomende vragen en opmerkingen signaleren van noden, behoeften en tekorten vastgesteld tijdens het werken met de diverse entiteiten en medewerkers verstrekken van nuttige informatie omtrent probleemgroepen aan verantwoordelijken van andere entiteiten die dit kunnen aanbelangen

4 zorgen voor een optimale communicatie met de functioneel bevoegde schepen informeren van de leden van het managementteam over de projecten en werkzaamheden van de entiteit informeren van de medewerkers van de eigen entiteit over het strategisch beleid, veranderingsprocessen zorgen voor de informatiestroom van de entiteit naar de dienst communicatie (intranet, info voor de website, folders en brochures, jaarverslag, pers, ) Externe communicatie Instaan voor een open externe communicatie. Doel: verzorgen van de communicatiestroom naar de burger en andere belanghebbenden telefonische- en schriftelijke contacten op een efficiënte en professionele manier afhandelen instaan voor een vlot contact met de burger ontvangen en afhandelen van binnenkomende vragen en opmerkingen bestaande relaties met externen (andere openbare diensten, toezichthoudende overheden, ) in kaart brengen en onderhouden de organisatie en/of entiteit vertegenwoordigen in diverse organisaties of op evenementen, fora, verzorgen van public relations o.a. door het voeren van promotie Coördinatie en leiding van de entiteit Instaan voor de oordeelkundige planning, organisatie, aansturing en opvolging van de werking van de entiteit en deze vertalen naar concrete doelstellingen voor de directe medewerkers. Doel: continuïteit en kwalitatieve werking van de entiteit garanderen coördineren van de dagelijkse activiteiten van de entiteit zorgen voor de dagelijkse, wekelijkse en maandelijkse planning van de werkzaamheden waken over de uitvoering van de opdrachten begeleiden en optimaal inzetten van medewerkers tijdig opstarten, zorgvuldig (doen) toepassen en opvolgen van de diverse projecten en administratieve procedures nemen van ambtelijke eindverantwoordelijkheid van alle beslissingen binnen de entiteit instaan voor de continuïteit van de entiteit kwaliteitszorg implementeren en opvolgen coördineren en opvolgen van specifieke belangrijke dossiers en projecten

5 Personeelsbeleid Instaan voor het personeelsbeleid van de entiteit in overleg met de verantwoordelijke van de personeelsdienst. Doel: het ontwikkelen en behouden van de aanwezige competenties rekening houdend met de veranderende mogelijkheden en behoeften Administratie coördineren, plannen en organiseren van taken m.b.t. personeelsbeheer leiden, coachen, motiveren en sensibiliseren van de medewerkers van de entiteit volgens de principes en richtlijnen van het personeelsbeleid instaan voor het voeren van functionerings- en evaluatiegesprekken met de medewerkers op regelmatige basis. Hierbij staan taakplanning, opvolging, jobcoaching en resultaatgerichtheid centraal signaleren van wervings- en vormingsbehoeften personeelsbehoeften van de entiteit objectiveren en opvolgen toepassen van de principes van het personeelsbeleid rekening houdend met de eigenheid van de entiteit Uitvoeren van administratieve handelingen. Doel: administratieve ondersteuning bieden aan de entiteit Collectievorming opstellen van beleidsbeslissingen tijdig opstarten, zorgvuldig toepassen en opvolgen van de diverse administratieve procedures opmaken van verslagen en nota's opmaken van uitgaande brieven administratieve opvolging subsidieaanvragen voorbereiden, opvolgen en/of afwerken van dossiers door middel van het verzamelen van informatie en materieel om het dossier te vervolledigen opstellen van ontwerpbeslissingen voor bestuursorganen opstellen artikels voor het infoblad en de website Instaan voor een zorgvuldige en evenwichtige collectievorming en toegang bieden tot zoveel mogelijk informatie. Doel: tegemoetkomen aan de informatie- en ontspanningsbehoefte van de (potentiële) gebruikers ontsluiten van bibliotheekmaterialen op basis van de diverse inhoudelijke ontsluitingssystemen (thema, trefwoord, onderwerpscodes, ) verantwoordelijk voor het aanschaf- en afvoerbeleid van een aantal onderdelen van de collectie

6 instaan voor en begeleiden van medewerkers op vlak van ontsluiting, verwerking, opstelling van de collectie en doen toepassen van de gemaakte afspraken en procedures toezien op uitvoering publieksvriendelijke opstelling en signalisatie binnen het eigen domein instaan voor een onderdeel van de collectievorming, in samenspraak met de eindverantwoordelijke opvolgen evoluties (nieuwe media) binnen het informatieaanbod en ontsluiten Catalografische taken Het zorgvuldig uitvoeren van de catalografische taken. Doel: zorgen voor een betere dienstverlening naar de gebruikers toepassen van de catalografische regelgeving bij invoeren van de bibliotheekmaterialen inhoudelijk ontsluiten van bibliotheekmaterialen controleren van invoer van materialen binnen het eigen domein Doelgroepenwerking Definiëren van de te bereiken groepen. Acties en activiteiten specifiek voor hen uitwerken op korte en lange termijn. Doel: doelgroepen van (potentiële ) lezers bereiken en hun leesgedrag stimuleren het opzetten van projecten gericht naar bepaalde doelgroepen (zoals kinderen & jeugd, senioren, ) opzetten van korte- en lange termijnplanning rond bereiken en werven van specifieke doelgroepen Bibliotheekpromotie en public relations Promotie en bekendmaking van de mogelijkheden en de dienstverlening van de bibliotheek via diverse acties en evenementen al dan niet in samenwerkingsverband. Doel: bijdragen tot cultuurparticipatie in het algemeen en leesbevordering in het bijzonder ter beschikking stellen van educatieve boekenpakketten promotieactiviteiten ontwikkelen die gericht zijn op de eigen bibliotheekbezoekers, specifieke doelgroepen en/of potentiële gebruikers verzorgen van rondleidingen voor geïnteresseerden (individueel of groepen) plannen en opzetten van infostands rond bepaalde thema s uitwerken van activiteiten die passen in een ruimer kader (jeugdboekenweek, bibliotheekweek) werken aan de ontmoetingsfunctie van de bibliotheek door het samenbrengen van mensen in het kader van een actie of evenement

7 Uitleenactiviteiten bij het plannen en organiseren van acties inspelen op lokale en bovenlokale evenementen plannen en vastleggen modaliteiten op vlak van samenwerking met scholen, verenigingen, Instaan voor de uitleenactiviteiten op basis van de vastgelegde uitleenmodaliteiten en - procedures. Doel: de gebruikers op een klantvriendelijke wijze helpen telefonische dienstverlening (reserveren - verlengen - alg. vragen) maken van een kasoverzicht en aan de hand hiervan de inkomsten verzamelen opvolgen reservaties en versturen van reservatiebrieven kranten- en tijdschriftenbeheer wegwijs maken van individuele leners en hen begeleiden in hun zoektocht naar informatie, cultuur en ontspanning versturen maningsbrieven uitlenen en innemen van materialen Strategisch bibliotheekbeleid Opzetten, opvolgen, evalueren en bijsturen van een strategisch bibliotheekbeleid Doel: nastreven van een kwalitatief bibliotheekbeleid voor de burger uitbouwen en stimuleren van de participatie aan een kwalitatief en integraal lokaal bibliotheekbeleid begeleiden van de processen die verbonden zijn met de uitvoering en de evaluatie van het bibliotheekbeleidsplan of het integraal cultuurbeleidsplan formuleren van beleidsadviezen aan het gemeentebestuur en daarbij rekening houden met de basisopdrachten en de rol van de bibliotheek zoals vastgelegd in het cultuurdecreet evalueren van de effecten van het gevoerde beleid met het oog op eventuele vernieuwing ervan waken over de efficiëntie en effectieve vertaling van de strategische visie in operationele doelstellingen verzamelen van werkingsresultaten bibliotheek en de verslaggeving ervan voorleggen aan het bestuur coördineren en begeleiden van de opmaak van een strategisch bibliotheekbeleidsplan of integraal cultuurbeleidsplan waarin missie, visie en strategie worden bepaald en dit in overleg met bevoegde mandataris(sen) opmaken, uitvoeren en evalueren van het bibliotheekbeleidsplan, het jaarlijkse actieplan en het jaarlijkse werkingsverslag

8 Dagontvangsten ontvangen van geringe dagontvangsten en omgaan met wisselgeld bijhouden van kasboek interne afspraken met betrekking tot dagontvangsten naleven correct toepassen van de vastgestelde retributies Verruimende bepaling: op vraag van de direct leidinggevende verricht de werknemer ondersteunende taken van de eigen dienst of van andere diensten.

9 grondig voldoende elementair Gemeente Galmaarden Functieprofiel De definities en gradaties van de technische en gedragscompetenties worden ter beschikking gesteld in de competentiegids. Per competentie worden 3 gradaties onderscheiden. Een hogere gradatie impliceert steeds dat de lagere gradatie ook is verworven. Technische Competenties Niveau Cluster Competentie Management en beleid Financieel management X X HRM-management X Strategisch management X X PC-Vaardigheden Software eigen aan de functie X X X Tekstverwerking X X Werking en werkmiddelen Procedures en procesbeheer X X Projectmatig werken X X X Werking van de organisatie X X Wetgeving en regelgeving Kennis van de wetgeving m.b.t. de functie X X X Kennis van de wetgeving m.b.t. de organisatie X Gedragscompetenties Niveau Cluster Competentie Beheersmatige Plannen en organiseren vaardigheden X Interactief gedrag Mondelinge communicatie X Schriftelijke communicatie X X Teamwerk en samenwerken X X Leiderschap Coaching X X Leidinggeven Persoonsgebonden Kwaliteit en accuraatheid X X gedrag Probleemoplossend Creativiteit X X X gedrag Klantgerichtheid X X Waardegebonden gedrag Integriteit X X