Infofiche DPA-deposit

Transcriptie

1 Infofiche DPA-deposit Versie Inleiding Diplad, de IT-dochteronderneming van de Orde van Vlaamse Balies, zet sinds 2014 volop in op de professionalisering van het IT-beleid in overleg met FOD Justitie en andere beroepsgroepen. Dat culmineerde in juni 2016 in de ondertekening van een protocolakkoord tussen FOD Justitie en de juridische beroepen. Met dan protocol werden duidelijke afspraken gemaakt over de digitale uitwisseling van informatie via centrale platformen. Voor de advocatuur zijn OVB en OBFG de partners van justitie voor de verdere informatisering. Projecten worden samen door de 2 Ordes ontwikkeld, zoals het DPA (= Digital Platform for Attorneys) met DPA-deposit en de DPA-box, het elektronisch faillissementsdossier en de module collectieve schuldenregeling. Op termijn zullen andere applicaties volgen. 2. DPA DPA is een gemeenschappelijk platform voor alle advocaten ingeschreven aan een Belgische balie. Het is een gezamenlijk project van de Orde van Vlaamse Balies en de Ordre des barreaux francophones et germanophone. DPA verzamelt verschillende applicaties op één platform waardoor advocaten zich slechts eenmaal moeten aanmelden om die applicaties te kunnen gebruiken. Op termijn wordt het bovendien gekoppeld aan de meest gangbare advocatensoftware, zodat advocaten rechtstreeks vanuit hun eigen software de applicaties kunnen raadplegen. De eerste applicaties op het DPA-platform zijn: - DPA-deposit - DPA-box 3. DPA-deposit Waarom? Justitie heeft E-deposit ter beschikking gesteld aan de burger en de advocaat. Iedere Belgische burger en advocaat kan met zijn eid (elektronische identiteitskaart) via die webtoepassing conclusies en stukkenbundels elektronisch neerleggen bij de hoven van beroep en de rechtbanken van koophandel. E-deposit is een grote stap vooruit in de weg naar de digitalisering van justitie, maar heeft voor de advocatuur enkele belangrijke nadelen, o.a. op het vlak van veiligheid: Er is geen sprake van authenticatie van de hoedanigheid van advocaat, m.a.w. eender wie kan zich aanmelden als advocaat. 1

2 Er is geen beveiligde en gegarandeerde communicatie tussen advocaten onderling mogelijk. De neerlegging gebeurt in een dossier document per document (er kunnen geen meerdere documenten in één keer opgeladen worden). De neerlegging is beperkt tot een aantal rechtbanken. Ok op lange termijn zal nooit een neerlegging kunnen plaatsvinden naar rechtbanken die niet onder justitie vallen (zoals Raad van State) Er is geen integratie ingepland met het DPA en met de softwarepakketten voor de advocaten om rechtstreeks documenten op te laden en te versturen vanuit die pakketten. Alles verloopt via een geïsoleerde website. Er wordt een bevestiging van ontvangst teruggezonden, maar de inhoud van de neergelegde documenten kan nadien niet geraadpleegd worden. Er is geen mogelijkheid om de advocaat van de tegenpartij, de betrokken cliënt(en) en/of partijen op de hoogte te brengen. Hoe werkt DPA-deposit? Sinds midden juni 2017 is DPA-deposit online en kunnen advocaten digitaal communiceren met justitie (alle Belgische rechtbanken), confraters en derden. Ze kunnen conclusies neerleggen, stukken verzenden naar de rechtbank, en hun confraters of derde partijen. De advocaat surft naar en meldt aan met zijn advocatenkaart. De eerste keer moet hij de algemene voorwaarden en de privacyafspraken bevestigen. Voordelen Veiligheid. Enkel de advocaat kan DPA-deposit gebruiken, via de advocatenkaart. Hij moet zich eerst authentiseren via de gangbare DPA-authenticatie die verbonden is met het advocatenregister (= authentieke bron van advocaten). De OVB/OBFG garandeert de overheid dat de aangemelde persoon wel degelijk een advocaat in functie is. Vertrouwelijkheid: DPA-deposit biedt meer bescherming van de vertrouwelijkheid van de communicatie tussen advocaten, rechtbanken en cliënten, waardoor de privacy van de burgers en de bedrijven optimaal wordt verzekerd. Bij de neerlegging kunnen verschillende documenten tegelijk worden opgeladen en verzonden naar verschillende ontvangers. Een advocaat voert zijn acties uit via één systeem, maar achterliggend is dat systeem gekoppeld met allerlei andere. Zo zal een advocaat elektronisch documenten kunnen verzenden naar rechtbanken die gekoppeld zijn met e-deposit. Het DPA-systeem stuurt dan achterliggend de documenten door naar e-deposit zodat de rechtbank ze kan ontvangen. Wil een advocaat documenten verzenden naar een rechtbank die niet gekoppeld is met e-deposit, dan zal hij kunnen kiezen tussen de kanalen fax of brief. Hij moet die documenten dan niet zelf op de post doen, DPA-deposit regelt dat voor hem. (zie schema) 2

3 Ook aangetekend verzenden met ontvangst van een afgiftebewijs van de post is mogelijk. De advocaat krijgt dan de trackingcode van de verzending in zijn persoonlijke mailbox. Via het DPA-deposit kan een advocaat niet alleen documenten verzenden naar alle Belgische rechtbanken, maar ook naar zijn confrater en zelfs naar zijn cliënt. Er komt een volledige integratie met de advocatensoftwarepakketten, zodat advocaten rechtstreeks vanuit hun software documenten kunnen verzenden via het DPA-deposit. Momenteel zijn verschillende softwareleveranciers bezig met de voorbereiding van de integratie. Alle neergelegde documenten worden gedurende een periode van minimaal 2 jaar bewaard in een centrale documentendatabank, de DPA-box. De advocaat kan die steeds raadplegen. Die termijn kan later nog verlengd worden. Wat kost DPA-deposit? Tot 1 februari zijn verzendingen gratis. De kosten die aangerekend worden door de post voor de verzending van een brief, worden uiteraard wel aangerekend. Vanaf 1 februari gelden verschillende tarieven voor een elektronische verzending via DPA-deposit: 3

4 Aard Conclusie Stukken Rest Niet pro Deo 9,00 6,00 1,00 pro Deo 3,00 2,00 0,50 4. DPA-box In de DPA-box kan een advocaat de details van elke verzonden en ontvangen transactie raadplegen. 5. Advocatenkaart Alle advocaten moeten vanaf 1 januari 2018 beschikken over een elektronische advocatenkaart. Dat staat bepaald in de Codex Deontologie voor Advocaten. De papieren CCBE-pasjes zijn vanaf dan niet meer geldig. De advocaat heeft zijn elektronische advocatenkaart nodig om aan te kunnen melden op het DPA-deposit. 6. Service desk voor vragen over DPA-deposit en advocatenkaart Advocaten kunnen met vragen over DPA-deposit terecht bij de servicedesk (optie 1) of support@dp-a.be. Met vragen over het aanvragen van de advocatenkaart kunnen ze terecht bij de servicedesk (optie 1). 7. Toekomst Op 1 februari wordt een aangepaste versie van DPA-deposit (v1.3) gelanceerd, waarbij enkele technische wijzigingen het systeem performanter en gebruiksvriendelijker zullen maken. Zo wordt er een automatische controle op het rolnummer gedaan en zullen meerdere rechtbanken elektronisch te bereiken zijn. Ook justitie ziet de meerwaarde van het neerleggen en verzenden van documenten via de beroepsgroepen en het DPA-deposit. Er worden momenteel afspraken gemaakt met justitie om e-deposit enkel beschikbaar te maken voor de burgers. Integratie DPA-deposit met advocatensoftware. Op dit moment is er druk overleg met de belangrijkste leveranciers van advocatensoftware zodat advocaten vanuit hun eigen software documenten via DPA-deposit kunnen verzenden. 4

5 Delegatie. Binnenkort zullen ook medewerkers van advocatenkantoren een medewerkerskaart kunnen aanvragen, waarmee ze kunnen inloggen op het DPAdeposit. Elke advocaat kan in het systeem aanduiden wie voor hem/haar welke taken mag uitvoeren. Integratie van Regsol op het DPA, zodat de advocaten/curatoren naar deze applicatie kunnen gaan via het DPA. Verzenden van stukken en conclusies naar andere rechtbanken, zoals Raad van State en Raad voor Vreemdelingenbetwistingen. 5