Procedure Leerling dossier. Bijlage 20 bij het privacyreglement van De Nieuwe Veste Leerling dossier

Transcriptie

1 Bijlage 20 bij het privacyreglement van De Nieuwe Veste 1. Inleiding Binnen De Nieuwe Veste vindt verwerking van leerling gegevens zowel digitaal in het leerlingenadministratiesysteem SOM als op papier in het leerling dossier plaats. In aanvulling op het privacyreglement van De Nieuwe Veste worden in deze notitie de rechten en plichten van school en ouders met betrekking tot het verzamelen en verwerken van leerling gegevens beschreven. In beginsel moet alle (al dan niet geautomatiseerde) verwerking van persoonsgegevens worden gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens. De Nieuwe Veste heeft hiervoor vrijstelling omwille van de uitvoerbaarheid van haar taak. De Nieuwe Veste mag op grond van het Vrijstellingsbesluit Wbp informatie verzamelen en verwerken als dat nodig is voor de uitvoering van haar taken en als dat gericht is op specifieke doeleinden. De verwerking vindt plaats conform de Wet bescherming persoonsgegevens en overige privacywet- en regelgeving. Dit houdt onder andere in dat: de persoonlijke levenssfeer wordt beschermd tegen onrechtmatige verwerking en/of misbruik van die gegevens, tegen verlies en tegen het verwerken van onjuiste gegevens; wordt voorkomen dat persoonsgegevens worden verwerkt voor een ander doel dan het doel waarvoor ze verzameld zijn. 2. Doelen en grondslagen verwerking leerling gegevens De doelen en grondslagen voor de verwerking van leerling gegevens zijn vastgelegd in het privacyreglement van De Nieuwe Veste. De Nieuwe Veste mag geen andere persoonsgegevens verwerken dan: a. naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie bedoelde gegevens zoals het adres, alsmede het bankrekeningnummer van de betrokkene; b. het BSN-nummer; c. nationaliteit en geboorteplaats; d. persoonsgebonden nummer (leerling nummer); e. gegevens die noodzakelijk zijn met het oog op de gezondheid of het welzijn van de leerling; f. gegevens betreffende de godsdienst of levensovertuiging van de leerling, voor zover die noodzakelijk zijn voor het onderwijs; g. gegevens betreffende de aard en het verloop van het onderwijs, de behaalde studieresultaten, de diagnostische eindtoets, het werk van het centraal examen en de rekentoets; h. gegevens met het oog op de organisatie van het onderwijs en het verstrekken of ter beschikking stellen van (digitale) leermiddelen; i. gegevens met het oog op het berekenen, vastleggen en innen van inschrijvingsgelden, ouderbijdragen, vergoedingen voor leermiddelen en buitenschoolse activiteiten; j. foto's en videobeelden met of zonder geluid van (les-)activiteiten van de school; k. (digitale) pasfoto s; l. inloggegevens voor het schoolnetwerk, de door de school gebruikte digitale leermiddelen, sociale media en softwareapplicaties voor onderwijsdoeleinden alsmede inlogcodes voor de bestelling van reguliere leermiddelen bij de leverancier; m. gegevens als bedoeld onder a. en c., van de ouders, voogden of verzorgers van leerlingen alsmede hun beroep; Pagina 1 van 6

2 n. camerabeelden van het schoolterrein en de algemeen toegankelijke ruimten van de school, schoolzaal en gangen; o. de gegevens met betrekking tot het tijdstip, de datum en de plaats waarop de camera-opnamen zijn gemaakt; p. andere dan de onder a. tot en met o. bedoelde gegevens waarvan de verwerking wordt vereist of noodzakelijk is met het oog op de toepassing van een wettelijke regeling. 3. Verwerking leerling gegevens De Nieuwe Veste houdt in de leerlingenadministratie de gegevens van inschrijving en uitschrijving, de verzuimregistratie en de gegevens van de leerlingen en hun ouders die noodzakelijk zijn voor de vaststelling van de bekostiging bij. Het leerling dossier bevat: de leerlingenadministratie; rapporten, uitslagen van toetsresultaten, gegevens uit het leerlingvolgsysteem; verslagen van speciale onderzoeken, gegevens over sociaal-emotionele ontwikkeling, gegevens over doorverwijzing naar bijvoorbeeld schoolmaatschappelijk werk; verslagen van gesprekken met ouders; afspraken die er over de leerling zijn gemaakt; eventueel het onderwijskundig rapport. Het gaat in het leerling dossier om het bijhouden van leer- en begeleidingsgegevens. Als het gaat om een gespreksverslag of de beschrijving van een bepaalde gebeurtenis moet dit zakelijk en objectief worden verwoord. Het leerling dossier mag geen verzameling van persoonlijke opvattingen worden. 4. Recht op inzage, correctie en verwijdering Het recht op inzage betreft alleen inzage in de eigen gegevens. De Nieuwe Veste gebruikt in haar organisatie persoonlijke werkaantekeningen in de dossiers. Deze aantekeningen vallen niet onder het inzagerecht en worden voor de inzage verwijderd. Indien deze aantekeningen officieel aan het dossier worden toegevoegd, of worden verstrekt aan anderen vallen ze onder de reikwijdte van het inzagerecht volgens de Wbp. Ook niet onder de reikwijdte van het inzagerecht valt een eventueel procesdossier, omdat het geen gestructureerd geheel van gegevens is herleidbaar tot een persoon. Het inzagerecht mag geen aantasting van de rechten of belangen van derden veroorzaken. Daardoor vallen bijvoorbeeld observatieverslagen niet onder het inzagerecht als hier opmerkingen over de school, klas, docent of medeleerlingen in staan. De ouders of wettelijke vertegenwoordigers van leerlingen kunnen de school schriftelijk verzoeken de gegevens te verbeteren, aan te vullen of te verwijderen, indien deze gegevens niet juist, onvolledig of niet ter zake dienend zijn, dan wel in strijd met het wettelijk voorschrift in de registratie opgenomen zijn. Het correctierecht is niet bedoeld voor het corrigeren van professionele indrukken, meningen en conclusies waarmee men het niet eens is, voor zover deze ter zake doen. De verzoeker mag wel van de school verwachten dat deze in ieder geval zijn schriftelijke mening toevoegt aan het dossier. Dat kan vooral een oplossing bieden bij situaties waarbij het om niet objectief vast te stellen feiten gaat. Het recht op inzage, correctie en verwijdering is nader uitgewerkt in het privacyreglement van De Nieuwe Veste. 5. Naamgebruik Het komt voor, dat een gescheiden ouder of een leerling met gescheiden ouders het verzoek doet om binnen De Nieuwe Veste een afwijkende achternaam van de leerling, anders dan de officiële, juridische achternaam te voeren. Pagina 2 van 6

3 Wij zijn juridisch verplicht om een leerling (ongeacht de leeftijd) binnen de school in het leerlingenadministratiesysteem SOM te registreren met de officiële juridische achternaam. Dit omdat wij de leerling moeten aanschrijven met de officiële achternaam en de officiële achternaam ook op documenten, zoals cijferlijsten, rapporten e.d. moet staan. Dit betekent, dat wij niet kunnen voldoen aan verzoeken om binnen De Nieuwe Veste een afwijkende achternaam van de leerling, anders dan de officiële, juridische achternaam te voeren en dat wij de leerling in het leerlingenadministratiesysteem SOM registreren met de officiële, juridische achternaam. Ouders en leerlingen van 18 jaar en ouder kunnen een officieel verzoek tot achternaamwijziging indienen bij screeningsautoriteit Justis. 6. Digitale verwerking documenten Indien documenten digitaal zijn verwerkt is het in principe niet meer noodzakelijk om het originele papieren document te bewaren. Digitale documenten hebben zogenaamde vrije bewijskracht. Dit houdt in dat de rechter vrij is om digitale documenten wel of niet tot het bewijs te rekenen. Hierbij zijn van belang de juistheid, volledigheid, integriteit en de controleerbaarheid van documenten. Digitale documenten hebben dus geen dwingende bewijskracht. De rechter kan de bewijslast naast zich neerleggen. Binnen De Nieuwe Veste worden alle papieren documenten met betrekking tot leerlingen gedigitaliseerd en opgenomen in het leerlingenadministratiesysteem SOM. Aangezien de digitale documenten geen dwingende bewijskracht hebben, worden in ieder geval alle officiële papieren documenten (voorzien van een handtekening) toegevoegd aan het papieren leerling dossier. Na uitschrijving van de leerling worden de papieren documenten direct vernietigd (en niet gearchiveerd), mits de documenten gedigitaliseerd zijn en zijn opgenomen in het leerlingenadministratiesysteem SOM 1. Dit wordt bij de uitschrijving van de leerling gecontroleerd door de afdelingssecretaresse. Originele verklaring, zoals dyslexie/dyscalculie worden door de afdelingssecretaresse teruggestuurd naar de ouders/leerling. De digitale documenten worden bewaard conform de geldende bewaartermijnen en kunnen, indien nodig, ook na uitschrijving van de leerling nog dienen als bewijslast. 7. Overstap naar een andere school Bij de overstap van een leerling naar een andere school (VO, mbo of hoger onderwijs) is De Nieuwe Veste verplicht om relevante informatie tijdig te delen met de nieuwe school. Daarbij is het uitgangspunt, dat wij alleen gegevens overdragen die relevant zijn voor de nieuwe school om de leerling goed te begeleiden en te laten leren. De gegevens worden mondeling, schriftelijk of digitaal (via Overstap Service Onderwijs (OSO)) overgedragen. Om zeker te weten, dat het overstapdossier gegevens bevat die relevant zijn voor de nieuwe school en aansluiten bij de wet- en regelgeving ten aanzien van privacy 2 hanteren wij de afspraken die zijn vastgelegd in de OSO standaard. Conform de OSO standaard worden de volgende gegevens van leerlingen overdragen: gegevens van de instelling/school, inclusief gegevens van de contactpersoon; 1 De Nieuwe Veste is in schooljaar 2015/2016 gestart met het digitaliseren en opnemen van digitale documenten in het leerlingenadministratiesysteem SOM. 2 Bijzondere persoonsgegevens van een leerling, zoals de geboorteplaats van de leerling, godsdienst, levensovertuiging, etniciteit, nationaliteit, geboorteland, datum van vestiging in Nederland of verblijfstitel mogen volgens de wet niet worden overgedragen en maken geen deel uit van het overstapdossier. Pagina 3 van 6

4 gegevens van de leerling en zijn ouders en eventueel verzorgers (naam, voornaam, geslacht, geboortedatum, adres, telefoonnummer); het persoonsgebonden nummer van de leerling; het overstapadvies; gegevens over de schoolloopbaan en zorg; handelingsplan; verslag van sociaal-emotioneel functioneren (t.a.v. schooltaken en werkhouding); verzuim; toetsresultaten; cijferlijst. Zie voor meer informatie het voorbeeld overstapdossier VO-VO en het schematisch overzicht van de gegevens set van OSO. Het overstapdossier wordt samengesteld door de afdelingssecretaresse in overleg met de leerlingcoördinator. Voor de overstap van een leerling naar een andere school vindt er overleg plaats tussen de leerlingcoördinator en de ouders. Tijdens dit gesprek worden onder andere afspraken gemaakt over de overdracht van de gegevens naar de nieuwe school en hebben ouders recht op inzage in het overstapdossier. De gemaakte afspraken worden schriftelijk vastgelegd. De ouders wordt gevraagd om toestemming te geven voor de overdracht van het overstapdossier naar de nieuwe school. Eventuele bezwaren van ouders tegen de overdracht van het overstapdossier worden tijdens het gesprek besproken 3. De ouders ontvangen ook het formulier toestemming oud-leerling. Indien een leerling 16 jaar of ouder is, is hij hiervoor zelf verantwoordelijk (zie punt 7 van deze procedure). Na ontvangst van de verklaring van toestemming zorgt de afdelingssecretaresse in overleg met de leerlingcoördinator voor de overdracht van het overstapdossier naar de nieuwe school. De verklaring van toestemming van ouders wordt samen met een verslag van de gemaakte afspraken door de afdelingssecretaresse als bijlage opgenomen in het leerlingenadministratiesysteem (bij het aanmeldingsformulier en bewijzen van in- en uitschrijving). Het origineel wordt opgenomen in het leerling dossier. Als leerlingen jonger zijn dan 16 jaar beslissen de wettelijk vertegenwoordigers (de ouders) over de privacy. De wet gaat ervan uit dat wij als school mogen vertrouwen op de toestemming van één ouder. Als dat vertrouwen terecht is, dan is de andere ouder ook gebonden aan die toestemming. Bij het ondertekenen van de toestemmingsverklaring, mogen wij dus vertrouwen op de toestemming als één ouder die geeft. Alleen als wij weten dat de andere ouder (die niet getekend heeft) tegen de toestemming is, mogen wij niet uitgaan van die ene ondertekening. Dan moeten wij van beide ouders toestemming hebben. Voor het intrekken van toestemming is overigens de mededeling van één ouder voldoende. Indien eerder gegeven toestemming door een ouder dan wel de leerling wordt ingetrokken dient een nieuwe verklaring van toestemming te worden ondertekend. 8. Leerlingen van 16 jaar en ouder Indien een leerling 16 jaar of ouder is dan is de leerling volgens de Wbp zelf verantwoordelijk voor zijn privacy en dan zijn het niet meer de ouders die beslissen, tenzij de leerling onder curatele is gesteld of er een mentorschap is ingesteld. De Nieuwe Veste informeert leerlingen van 16 jaar en ouder over het verzamelen en verwerken van persoonsgegevens en vraagt indien nodig toestemming van de leerlingen, bijvoorbeeld voor de 3 Zonder toestemming worden er geen gegevens uitgewisseld met de nieuwe school. Pagina 4 van 6

5 publicatie van beeldmateriaal, het uitwisselen van leerling gegevens, excursies en stages en registratie van gegevens na uitschrijving. Leerlingen van 16 jaar en ouder kunnen zich zonder toestemming van hun ouders in- en uitschrijven bij onze school. De afdelingssecretaresse draagt er zorg voor, dat leerlingen zo spoedig mogelijk na hun 16 e verjaardag een formulier ontvangen 4 met het verzoek om toestemming te geven voor publicatie van beeldmateriaal, het uitwisselen van leerling gegevens en indien van toepassing excursies en stages, tenzij de leerlingen in de examenklas zitten en na 1 april de leeftijd van 16 jaar bereiken. De afdelingssecretaresse draagt zorg voor ontvangst van de verklaring van toestemming van de leerlingen 5. De verklaring van toestemming van de leerlingen wordt door de afdelingssecretaresse als bijlage opgenomen in het leerlingenadministratiesysteem (bij het aanmeldingsformulier en bewijzen van in- en uitschrijving). Het origineel wordt opgenomen in het leerling dossier. Indien eerder gegeven toestemming door de leerling wordt ingetrokken dient een nieuwe verklaring van toestemming te worden ondertekend. 9. Leerlingen van 18 jaar en ouder Leerlingen van 18 jaar en ouder zijn juridisch gezien meerderjarig en handelingsbekwaam. Indien leerlingen 18 jaar en ouder zijn dan zijn zij zelf het eerste aanspreekpunt voor De Nieuwe Veste (en niet langer de ouders). Dit betekent, dat leerlingen van 18 jaar en ouder zichzelf ziek kunnen melden, zelf verlof aan kunnen vragen en dat wij ouders niet langer informeren over verzuim. Indien leerlingen 18 jaar of ouder zijn rapporteert De Nieuwe Veste aan de leerlingen zelf over hun vorderingen (resultaten en cijfers). De afdelingssecretaresse draagt hier zorg voor. Het SOMtoday-account van ouders van leerlingen van 18 jaar en ouder wordt geblokkeerd en het e- mailadres van de ouders wordt uit SOM gehaald. De afdelingssecretaresse draagt hier zorg voor. Dit betekent, dat ouders de cijfers niet meer kunnen inzien. Ouders kunnen zich ook niet meer inschrijven voor 10-minutengesprekken. De afdelingssecretaresse draagt er zorg voor, dat leerlingen zo spoedig mogelijk na hun 18 e verjaardag een formulier ontvangen 6 met het verzoek om aan te geven of hun ouders wel of geen recht op informatie en inzage in gegevens houden en/of hun gebruikelijke taak blijven vervullen, tenzij de leerlingen in de examenklas zitten en na 1 april de leeftijd van 18 jaar bereiken. De afdelingssecretaresse draagt zorg voor ontvangst van de verklaring van toestemming van de leerlingen 7. De verklaring van toestemming van de leerlingen wordt door de afdelingssecretaresse als bijlage opgenomen in het leerlingenadministratiesysteem (bij het aanmeldingsformulier en bewijzen van in- en uitschrijving). Het origineel wordt opgenomen in het leerling dossier. Indien eerder gegeven toestemming door leerling wordt ingetrokken dient een nieuwe verklaring van toestemming te worden ondertekend. Als er door de leerling geen toestemming wordt/is gegeven, is het voor De Nieuwe Veste niet toegestaan om de ouders (via welke weg dan ook) te voorzien van de nodige informatie/gegevens. 4 Het formulier wordt digitaal verstuurd via contactmomenten in SOM en dient op papier en voorzien van een handtekening te worden ingeleverd. 5 Indien de leerling het toestemmingsformulier niet inlevert, is het niet toegestaan om gegevens van de leerling uit te wisselen en beeldmateriaal van de leerling te gebruiken. 6 Het formulier wordt digitaal verstuurd via contactmomenten in SOM en dient op papier en voorzien van een handtekening te worden ingeleverd. 7 Indien de leerling het toestemmingsformulier niet inlevert, is het niet toegestaan om gegevens van de leerling uit te wisselen en beeldmateriaal van de leerling te gebruiken. Pagina 5 van 6

6 10. Bewaartermijnen In het algemeen geldt, dat De Nieuwe Veste de gegevens in de leerlingenadministratie minimaal vijf jaar moet bewaren, nadat de leerling is uitgeschreven. Voor het leerlingendossier geldt in het algemeen, dat De Nieuwe Veste de gegevens niet langer moet bewaren dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld of worden gebruikt en maximaal twee jaar, nadat de leerling is uitgeschreven. De bewaartermijnen nader uitgewerkt in de procedure bewaartermijnen van De Nieuwe Veste Pagina 6 van 6