B en W Adviesnota ADVIES. akoestische maatregelen gemeentehuis

Transcriptie

1 B en W Adviesnota Onderwerp akoestische maatregelen gemeentehuis Zaaknummer Teammanager Henk Loonen B & W datum 2 juli 2018 Afdeling/Team Stad Dorpen en Wijken/Groen en Vastgoed Naam steller Edwin Kroon Portefeuillehouder Martijn van der Putten Openbaarheid Bevoegd orgaan Deze adviesnota is openbaar B & W Per direct. Aanbieden via de Griffie aan Commissie Werken en Besturen ADVIES 1. Instemmen met het treffen van aanvullende akoestische voorzieningen op de 3 e verdieping (vleugel C) van het gemeentehuis 2. De incidentele kosten, circa ,- (excl. BTW) te dekken uit onvoorzien.

2 B en W Adviesnota Samenvatting Sinds de oplevering van het gerenoveerde gemeentehuis (2012) zijn er klachten van medewerkers die flexen in hun domein 3C, op de 3 e verdieping van het gemeentehuis. De klachten hebben betrekking op geluidsoverlast, en deze vorm van overlast is in zekere zin uniek op deze verdieping in het gemeentehuis omdat deze ontstaat als gevolg van meerdere geluidsversterkende factoren die op elkaar inwerken (zoals het hoge ongelijke plafond in combinatie met de geluidsoverdracht tussen de werkplekken en het vele glas en de harde oppervlakken in de ruimte). Het geproduceerde (omgevings-)geluid kaatst hierdoor af in willekeurige richtingen. De hinder, (in vaktermen uitgedrukt in galm ) die als gevolg hiervan ontstaat blijft daardoor niet beperkt tot enkele werkplekken, het treft de gehele kantoorruimte. Het staat vast dat in een galmende ruimte het geluid 5 tot 10 db (decibel) hoger is dan in een galmvrije ruimte. De maatregelen om de galm te reduceren hebben betrekking op het aanbrengen van akoestische panelen, in dit geval tussen de bureaus in combinatie met het aanbrengen van akoestische panelen tegen de schuine gedeelten van het plafond in de gehele ruimte. De leverancier garandeert het effect van de maatregelen. Hoewel omgevingsgeluid door iedereen anders wordt ervaren, betreft het hier een steeds terugkerende klacht op deze verdieping. De geluidshinder gaat in toenemende mate ten koste van het werkplezier en de concentratie op de werkvloer. Het advies is om maatregelen te nemen om het effect van geluidsoverbrenging/galm te reduceren. De aanpassingen in de akoestiek maken overigens onderdeel uit van bredere afspraken. Zo zijn binnen het domein al afspraken gemaakt over het gebruik van de pantry en dat, in geval van geluidsoverlast, medewerkers elkaar aanspreken. De teammanagers zien, waar nodig, hierop toe. Beoogd resultaat Een positief besluit voor het eenmalig dekken van de kosten voor het nemen van akoestische maatregelen om verdieping C3 geluidsarmer te maken. Argumenten Geluidsoverlast is terugkerende klacht op de 3 e verdieping van het gemeentehuis. Geluidsoverlast gaat ten koste van de concentratie en de productiviteit en kan zelfs leiden tot gezondheidsproblemen 1. De ruimtelijke kenmerken van het kantoor op de 3 e verdieping werken geluidshinder in de hand en de medewerkers werkzaam op deze verdieping ervaren dagelijks geluidshinder en wensen spoedig een structurele oplossing. Het geluidsniveau op de 3 e verdieping is onder invloed van galm. In een galmende ruimte, waarin niet wordt gesproken, loopt een geluidsniveau op tot waarden rond de 45 db(a). In het modale kantoor wordt het maximum van 40 db(a) als minimaal aanvaardbaar beschouwd om geconcentreerd te kunnen werken. Er zijn maatregelen nodig om het geluidsniveau in dit kantoor tot aanvaardbare proporties terug te brengen, de metingen bevestigen dit. 1 Geluidsoverlast nader toegelicht in de Wet (informatie Rijksoverheid)

3 B en W Adviesnota In een open kantoor dient altijd een absorberend plafond te worden aangebracht 2. In het kantoor op 3 e etage ontbreekt dit geluidsabsorberend plafond. Een comfortabele akoestiek wordt bereikt als de galmtijd korter is dan de huidige gemeten 0,8s en de ruimte niet te veel harde reflecties heeft. Het pakket aan beoogde maatregelen, op basis waarvan dit advies wordt gedaan, voorziet hierin. De gemeente Venray hecht waarde aan gezond en fitte werknemers die weten dat ze een gezonde en bewuste keuze op het werk kunnen maken en dit ook steeds vaker doen 3. Medewerkers zijn zich in toenemende mate bewust van hun persoonlijk welbevinden en hun gezondheid en de organisatie van de gemeente Venray stimuleert deze houding en leefstijl. Van de gemeente Venray mag dan ook verwacht worden dat deze haar werknemers faciliteert met een gezonde / prettige werkomgeving. De akoestische maatregelen zijn noodzakelijk en dragen hieraan bij. Risico s In het ergste geval is het risico dat de akoestische maatregelen niet afdoende werken. In dat geval wordt er beroep gedaan op de garanties/ condities van de opdracht, waardoor de opdrachtnemer maatregelen neemt tot het moment dat het gewenste effect wel wordt bereikt. Het risico dat kan ontstaan wanneer er geen maatregelen worden genomen is groter (toename ziekte verzuim, lage(ere) productiviteit, toenemende druk op flexwerkplekken elders in het gemeentehuis) Kanttekeningen De geluidsklachten op het kantoor op de 3 e verdieping ontstaan vooral als gevolg van het hoge plafond. Het is echter mogelijk dat er op andere plaatsen in het gebouw ook geluidsoverlast is, of in ieder geval als zodanig wordt ervaren. Mochten deze klachten alsnog aan het licht komen dan is er eerst nader onderzoek nodig om vast te of deze terecht zijn. De klachten zijn nu echter niet bekend en waren voorheen ook niet bekend. De klachten op de 3 e etage zijn daarentegen al geruime tijd bekend. De klachten zijn steeds weggewoven. Op aandringen van de teammanagers is er een geluidsmeting gedaan. Communicatie via de afdelingsmanager/ teammanagers aan personeel werkzaam binnen dit domein, met aandacht het effect van de maatregelen,. Financiële gevolgen De kosten voor de akoestische maatregelen bedragen circa ,- (excl. BTW). De kosten betreffen een investering en kunnen niet gezien worden als beheer (onderhoud). Daarmee vallen ze ook niet onder de onderhoudsvoorziening en ontbreekt budget voor deze maatregelen. Gezien de argumenten kan het nemen van akoestische gezien worden als onuitstelbaar en onontkoombaar, voorgesteld wordt dan ook om voor de dekking een beroep te doen op de post onvoorzien. De financiële gevolgen worden verwerkt in de 2 e berap Personele/organisatorische gevolgen Mogelijk personele- en organisatorische gevolgen. Indien met de akoestische maatregelen niet wordt ingestemd zullen er andere maatregelen moeten worden genomen die hun weerslag hebben op de organisatie of de interne huisvesting van deze organisatie. 2 Bron: TU Delft/ 3 bron: Venvitaal

4 B en W Adviesnota Juridische gevolgen Juridische gevolgen kunnen ontstaan wanneer werknemers de werkgever aansprakelijk stellen voor schade aan de gezondheid. Deze schade zal dan wel eerst aangetoond moeten worden. Het heeft echter niet de voorkeur een juridisch traject te verkiezen boven het eenmalig aanbrengen van geluidsabsorberende maatregelen. Rechtmatigheid n.v.t. Fatale termijnen n.v.t. Er wordt wel gevraagd om een urgente oplossing van het probleem omdat het voorduren van de klachten niet langer als wenselijk wordt ervaren. Vervolgtraject besluitvorming n.v.t. Evaluatie Evaluatie geluidseffect na periode van 2 maanden ná aanbrengen van de maatregelen. Bijlagen 1. offerte Naslagwerk n.v.t.

5 Gemeente Venray t.a.v. Marleen Cranen Raadruisstraat MB Venray Betreft: Akoestiekverbetering kantoor. Referentie: Roermond, 07 Maart Geachte mevrouw Cranen, Naar aanleiding van ons inventarisatie bezoek op 14 december 2017 en het gesprek met u en uw collega, wil ik u graag een voorstel doen voor maatregelen die zowel de functie van afscheiding als van akoestische verbetering hebben. U vraagt een vermindering van de overdracht tussen de werkplekken en een comfortabele akoestiek voor uw medewerkers zodat zij hun werk zonder te veel afleiding kunnen uitvoeren. De oplossing die wordt voorgesteld betreft ARTceilings tegen de schuine plafonddelen in warm wit. En ARTdeskscreens tussen de werkplekken. Op de volgende pagina s zal ik aangeven wat er van de aangeboden producten verwacht mag worden en beargumenteren waarom dit een oplossing mag heten in uw situatie.

6 Over akoestiek: Een comfortabele akoestiek om in te werken wordt bereikt als de galmtijd korter is dan 0,8s en de ruimte niet te veel harde reflecties heeft. Het elimineren van storende reflecties gebeurt het meest effectief door wanden te bekleden en geluidsgolven te breken door meubels te plaatsen. Absorbtie van galm kan zowel op wanden, plafonds als de vloer plaatsvinden. De effectiviteit van de absorbtie wordt bepaald door de alpha waarde van het materiaal. Deze is frequentie afhankelijk en ideaal gesproken 1. Dan wordt 100% van het geluid geabsorbeerd. Bij lagere frequenties wordt deze alpha waarde echter minder goed, vooral als minder effectieve absorbers als (dunne)vloerbedekking en (dunne) gordijnen worden gebruikt. Speciale akoestische panelen presteren naar verhouding goed. Voor ARTpanel geldt dat deze alpha waarde bijna 1 is: Op de volgende pagina ziet u hoe via de akoestiekformule van Sabine aan de hand van de gemeten galmtijden het advies wordt berekend om tot de gewenste oppervlakte absorbtie te komen. Deze oppervlakte open raam gaat uit van een alpha waarde van 1 voor alle frequenties. De gemeten galmtijd staat aangegeven met de rode pijl.

7

8

9

10 Over geluidsdruk: De storende factor van collega s die bellen wordt veroorzaakt door het feit dat het (stem)geluid te gemakkelijk grote afstanden aflegt zonder veel te verzwakken. De glazen wanden/ramen en het plafond zijn hard en reflecterend. Reflectievlakken zijn uitstekende geluidsdragers en kunnen geluid via een omweg gemakkelijk bij een luisteraar brengen: Het concept van het kantoor is zo opgezet om contact met elkaar te kunnen hebben. Het doel moet dus zijn dat als men elkaar niet nodig heeft, de geluidsdrukniveau s zodanig laag zijn dat deze niet storend zijn voor de ander. Een normale conversatie tussen twee mensen vindt plaats op plm 60dB(A). Als meerdere sprekers en geluidsbronnen tegelijkertijd klinken tellen deze steeds met 3dB op waarbij we een gemiddeld geluidsdrukniveau kunnen aannemen van 66 tot 69dB(A) aan elke zijde. (Een eenvoudige controlemeting met een geluidsdrukmeter in de huidige situatie kan deze waarden bevestigen). In een galmvrije ruimte of buiten bedraagt de afname van de geluidsdruk steeds 6dB per afstandsverdubbeling. Zouden we geen reflectievlakken hebben, dan is het aan te nemen dat het geluidsdrukniveau op 2m 66dB(A), op 4m 60dB(A) en op 8m 54dB(A) zal zijn. Het geluidsdrukniveau in een galmende ruimte is gemiddeld 5 tot 10dB hoger dan in een goed gedempte ruimte. De verwachting is dat het geluidsdrukniveau in uw kantoor na de montage van de Artceilings als ruim twee keer zo zacht ervaren zal worden.

11 Omdat uw kantoor na de akoestische aanpassingen harde glazen/ramen wanden blijft houden en er geen scheidingswanden tussen de werkplekken worden aangebracht blijft een bellende collega door de directe geluidsoverdracht nog steeds goed hoorbaar. Omdat de galm grotendeels is verdwenen neemt het akoestisch comfort wel toe. 12 ARTdeskscreens tussen de werkplekken van 200 cm x 60 cm incl. T-poten 60 cm (totalen hoogten 120 cm) kan het geluidsdrukniveau tussen twee werkplekken nogmaals met plm. 10dB verlagen. Dergelijke ARTdeskscreen hebben wij in 2012 ook geplaats in de callcenter. Condities: ARTpanel heeft de hoogste absorptie per m² materiaal nl. NRC = 0,95; Kleuren van omrandingsprofielen (56mm voor ARTpanel) zijn standaard in wit, zwart of aluminium, (92mm voor Artdeskscreens, Artscreens en Baffles) in wit of aluminium Prijzen zijn geldig tot 60 dagen na dagtekening van deze offerte. Incatro levert deze aanpassing met een 100% tevredenheidsgarantie. Om na te gaan of de reductie doel nagelmtijd behaald is, zal er nametingen uitgevoerd worden. Levertijd: (in overleg) na goedkeuring van digitale printbestanden. Betaling: 8 dagen netto na factuurdatum. Ik heb er alles aan gedaan om een zo duidelijk mogelijk voorstel te maken; heeft u echter vragen over het bovenstaande neem dan contact met mij op. Met vriendelijk groet, Incatro Room Acoustics B.V. Rick Kamzol Bijlagen: stukje over kantoor akoestiek, impressie foto s van ARTceiling en ARTdeskscreens die in 2012 door ons zijn geleverd.

12 Gemeente Venray t.a.v. Marleen Cranen Raadhuisstraat MB Venray AFLEVERADRES KLANT: Offerte nr.: Idem Datum: Uw order nr: xxxx Account Manager: Rick Kamzol OFFERTE NR Omschrijving B(cm): H(cm): Opp.(m2) Aantal Kleur Stuksprijs Subtotaal Kantoortuin 3C Prijzen excl. BTW ARTceiling Schuin plafonddeel ,11 2 RAL , ,00 ARTceiling Schuin plafonddeel ,10 2 RAL , ,00 ARTceiling Schuin plafonddeel ,44 1 RAL , ,00 ARTceiling Schuin plafonddeel ,74 2 RAL , ,00 ARTceiling Schuin plafonddeel ,32 2 RAL , ,00 ARTceiling Schuin plafonddeel ,87 1 RAL , ,00 ARTceiling Schuin plafonddeel ,20 2 RAL , ,00 ARTceiling Schuin plafonddeel ,20 2 RAL , ,00 ARTceiling Schuin plafonddeel ,76 1 RAL , ,00 ARTceiling Schuin plafonddeel ,27 2 RAL , ,00 ARTdeskscreen (incl. T-poot 60cm hoog) ,80 12 Uni stof 805, ,92 Totaal toegevoegd in oppervlakte absorptie: 108,80 Incatro BV garandeerd een reductie in de nagalmtijd naar 0,6 seconden (=NORM RGD) Om na te gaan of reductie doel nagalmtijd behaald is, zal er nametingen uitgevoerd worden. Op deze offerte bieden wij u onze unike 100% tevredenheidsgarantie. Keuze omrandingskleur profiel: Wit RAL9010 Werkvoorbereiding, Transport en Montage van bovengenoemde items 2.100,00 Prijzen onder voorbehoud van technische details op locatie! Projectkorting ,00 Uitvoering: buiten kantooruren Levertijd: circa 3 weken (in overleg). Betaling: na oplevering binnen 8 dagen netto. Geldigheidstermijn offerte: 60 dagen Totaal ex BTW ,92 BTW 21% 6.210,10 Bedankt voor u offerte aanvraag! Totaal incl. BTW ,02