GEBRUIKSVOORWAARDEN EN VERWERKERSOVEREENKOMST KOLIBRI

Transcriptie

1 GEBRUIKSVOORWAARDEN EN VERWERKERSOVEREENKOMST KOLIBRI Welkom als nieuwe gebruiker van Kolibri. Voordat u Kolibri kunt gaan gebruiken, dient u deze voorwaarden te accepteren. In dit document staan de afspraken ten aanzien van de overeenkomst over het gebruik van Kolibri (de Overeenkomst ) die u met Venum aangaat. In het eerste deel staan de gebruiksvoorwaarden zoals de licentie, de betaling van de vergoedingen, intellectuele eigendomsrechten, garantie, aansprakelijkheid en beëindiging van de overeenkomst (hierna: De Gebruiksvoorwaarden ). Het tweede van deze overeenkomst is een zogenaamde verwerkersovereenkomst (hierna: de Verwerkersovereenkomst ). Dit is nodig omdat wij, als u Kolibri gaat gebruiken, persoonsgegevens van uw klanten opslaan. U bent verantwoordelijk voor deze persoonsgegevens, en wij verwerken die in uw opdracht. Op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming is een verwerkersovereenkomst, waarin afspraken zijn opgenomen over de verwerking van deze persoonsgegevens, verplicht. U dient zelf na te gaan of u met aanbieders van applicaties die via Kolibri toegankelijk zijn ook verwerkersovereenkomsten aan moet gaan en of u aan de andere verplichtingen uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming hebt voldaan. U gaat de Overeenkomst, deze voorwaarden en de verwerkersovereenkomst in eerste plaats aan met Venum B.V. (hierna: Venum ). Venum is eigenaar van de Kolibri software en heeft opdracht gegeven aan Wazzup B.V. (hierna: Wazzup ) om de software aan makelaars aan te bieden, en om waar nodig problemen op te lossen. De voorwaarden in deze overeenkomst zijn onverkort van toepassing op Wazzup; waar Venum staat is dus ook steeds Wazzup bedoeld. In deze voorwaarden wordt u verder aangeduid als de Makelaar. Deel I: Gebruiksvoorwaarden Artikel 1 Licentie Kolibri 1. Venum verleent de Makelaar een niet-exclusieve licentie voor het eigen gebruik in Nederland van de CRM software Kolibri onder de in deze Gebruiksvoorwaarden genoemde voorwaarden. De licentie geldt alleen voor gebruik binnen de organisatie van de Makelaar en voor het aantal gebruikers waarvoor de licentie is verstrekt. 2. De Makelaar mag Kolibri, of onderdelen daarvan, niet zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Venum aanpassen, verveelvoudigen of (verder) openbaar maken. De Makelaar mag zonder voorafgaande toestemming van Venum geen sub-licenties aan derden verstrekken. Artikel 2 Betaling gebruiksvergoeding 1. In ruil voor de in artikel 1 verleende licentie betaalt de Makelaar aan Venum de overeengekomen gebruiksvergoeding voor het afgesloten abonnement. De gebruiksvergoeding wordt via automatische incasso afgeschreven. Indien de Makelaar kiest voor een andere manier van betaling, brengt Venum een kostentoeslag in rekening.

2 2. De gebruiksvergoedingen worden elk jaar geïndexeerd volgens het CBS totaalprijsindexcijfer. Venum is verder gerechtigd de door haar gehanteerde gebruiksvergoedingen periodiek te wijzigen en zal de Makelaar daarvan ten minste twee maanden voordat de wijziging ingaat op de hoogte stellen. 3. Als er niet binnen de afgesproken betalingstermijn wordt betaald (bijvoorbeeld indien de automatische incasso mislukt) verkeert de Makelaar onmiddellijk in verzuim. Venum is dan gerechtigd de door haar verleende diensten op te schorten. Dit betekent dat de Makelaar in dat geval geen toegang meer heeft tot de Kolibri software, waaronder indien van toepassing de website, en dat de Makelaar onder meer geen gebruik kan maken van . Venum is niet aansprakelijk voor schade, nadeel of kosten die door deze opschorting wordt geleden. 4. De Makelaar is verplicht alle kosten die Venum moet maken ter incasso van haar vorderingen aan Venum te vergoeden. De incassokosten bedragen in elk geval 15% van het te incasseren bedrag met een minimum van 250,-. Artikel 3 Beschikbaarheid van diensten 1. Venum streeft ernaar om Kolibri altijd zo goed mogelijk te laten functioneren. Net als andere softwareoplossingen zal Kolibri echter soms te kampen hebben met storingen. De Makelaar kan dan contact met Venum opnemen en Venum zal haar uiterste best doen de storing zo snel mogelijk op te lossen. 2. Venum is niet aansprakelijk voor schade in verband met transmissiefouten, storingen of niet (volledige) beschikbaarheid van de diensten om enige andere reden, tenzij de schade voortvloeit uit opzet of grove schuld van Venum. Artikel 4 Rechtmatig gebruik Kolibri 1. De Makelaar mag Kolibri enkel gebruiken voor het doel waarvoor Kolibri is ontwikkeld (CRM software voor makelaars). 2. Het is niet toegestaan binnen Kolibri content te plaatsen waarmee inbreuk wordt gemaakt op intellectuele eigendomsrechten van derden. Door content binnen Kolibri te gebruiken garandeert de Makelaar dat hij/zij rechthebbende is met betrekking tot die content of toestemming heeft gekregen van de rechthebbende om de content in Kolibri te gebruiken. Venum (dan wel haar samenwerkingspartners) blijft te allen tijde eigenaar van de intellectuele eigendomsrechten die rusten op Kolibri. 3. De Makelaar garandeert ook dat content die hij/zij in Kolibri plaatst niet op andere wijze onrechtmatig of in strijd met de wet is. De content mag bijvoorbeeld niet beledigend of discriminerend zijn, aanzetten tot haat of inbreuk maken op privacy van derden. Artikel 5 Gebruik applicaties ontwikkeld door derden

3 1. Kolibri biedt toegang tot applicaties die zijn ontwikkeld door derden. Venum staat niet in voor de juistheid of het functioneren hiervan. Venum is niet aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit het gebruik van applicaties van derden en/of uit tekortkomingen of onrechtmatig handelen van derden. Artikel 6 Gebruik Kolibri Shop 1. Indien de Makelaar gebruik maakt van de Kolibri Shop, koopt de Makelaar niets van Venum. De Kolibri Shop is slechts een platform waarop derden hun producten kunnen aanbieden. Indien producten niet of niet op de juiste wijze worden geleverd, dient de Makelaar de verkoper aan te spreken, en niet Venum. Venum is niet aansprakelijk voor schade of nadeel voortvloeiend uit gebruik van de Kolibri Shop en/of uit tekortkomingen of onrechtmatig handelen van derden. Artikel 7 Anti- ronselbeding 1. Het is de Makelaar niet toegestaan tijdens de looptijd van de Overeenkomst of binnen een jaar na beëindiging daarvan, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Venum, direct dan wel indirect, zowel voor zichzelf als voor derden, werknemers van Venum of van aan Venum gelieerde vennootschappen, waaronder uitdrukkelijk Wazzup B.V., te benaderen teneinde hen te bewegen werkzaamheden te verrichten voor de Makelaar. Bij overtreding van dit beding verbeurt de Makelaar een onmiddellijk opeisbare boete van EUR ,-. Artikel 8 Gebruik data 1. De Makelaar verleent Venum een licentie voor het gebruik (waaronder begrepen het opvragen en hergebruiken van substantiële delen) op welke wijze dan ook en al dan niet commercieel van de (geaggregeerde) data die voortvloeit uit het gebruik van Kolibri. Hiervan zijn persoonsgegevens uitdrukkelijk uitgesloten. Artikel 9 Beperking aansprakelijkheid 1. De aansprakelijkheid van Venum is te allen tijde beperkt (ook wat betreft haar werkzaamheden als Verwerker onder de onderstaande Verwerkersovereenkomst) tot maximaal het bedrag waarvoor Venum is verzekerd, dan wel, indien de verzekering van Venum geen dekking biedt, tot het bedrag aan licentievergoedingen dat in het voorafgaande jaar door de Makelaar aan Venum is betaald. Venum is niet aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder gederfde winst, gemiste besparingen, verminderde goodwill, schade door bedrijfsstagnatie, schade door verlies van data en reputatieschade. 2. De in dit document opgenomen beperkingen van de aansprakelijkheid gelden niet indien de schade te wijten is aan opzet of grove schuld van Venum. Artikel 10 Duur van de Overeenkomst

4 1. De Overeenkomst (en de bijbehorende Gebruiksvoorwaarden en Licentieovereenkomst) wordt aangegaan voor onbepaalde tijd en kan door één van beide Partijen schriftelijk worden opgezegd met een opzegtermijn van twee (2) maanden. 2. Elke Partij mag de Overeenkomst met onmiddellijke ingang ontbinden indien sprake is van één of meer van hieronder genoemde situaties: a) indien de andere Partij in staat van faillissement komt te verkeren, jegens haar surséance van betaling wordt verleend, of wanneer door haar of door anderen een faillissementsaanvraag of een aanvraag tot het verlenen van surséance wordt ingediend; of b) indien sprake is van een tekortkoming als bedoeld in artikel 6:265 Burgerlijk Wetboek; of c) indien omstandigheden buiten de macht van beide Partijen het één der Partijen onmogelijk maken om haar verplichtingen onder de Overeenkomst gedurende een periode van drie maanden deugdelijk na te komen zoals bedoeld in artikel 6:75 BW. 3. Venum mag de Overeenkomst met inachtneming van een opzegtermijn van één maand opzeggen indien zij voornemens is te stoppen met het aanbieden van Kolibri. 4. Artikelen 7, 8 en 9 blijven na beëindiging van de Overeenkomst (op welke wijze dan ook) onverkort van kracht. Artikel 11 Diversen 1. De algemene voorwaarden van de Makelaar zijn niet van toepassing op de Overeenkomst. 2. Indien een bepaling van deze Gebruiksvoorwaarden of onderstaande Verwerkersovereenkomst onverbindend is of wordt, blijven de overige bepalingen onverminderd van kracht. Partijen verbinden zich om die niet-verbindende bepaling te vervangen door een bepaling die wel verbindend is en die qua inhoud en strekking zo min mogelijk afwijkt van de niet-verbindende bepaling. 3. Venum is gerechtigd deze Gebruiksvoorwaarden van tijd tot tijd te wijzigen. Wijzigingen worden uiterlijk een maand voorafgaand aan het van kracht worden van de wijziging gemaakt via en via de website van Wazzup. 4. Op de Overeenkomst, de Gebruiksvoorwaarden, en op de onderstaande Verwerkersovereenkomst is Nederlands recht van toepassing. Geschillen die voortvloeien uit deze Overeenkomst, de Gebruiksvoorwaarden, en/of de onderstaande Verwerkersovereenkomst zullen uitsluitend worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in Amsterdam.

5 DEEL II VERWERKERSOVEREENKOMST Artikel 12 Verwerking persoonsgegevens 1. De Makelaar slaat in Kolibri verschillende Persoonsgegevens op van klanten. Venum verwerkt daarmee Persoonsgegevens in opdracht van de Makelaar, waarbij de Makelaar het doel en de middelen van de verwerking bepaalt. Venum treedt derhalve op als Verwerker in de zin van de (AVG). De afspraken over de verwerking van de persoonsgegevens door Venum worden in deze Verwerkersovereenkomst vastgelegd. 2. In Deel II van deze overeenkomst (de Verwerkersovereenkomst) wordt onder de volgende begrippen verstaan: Betrokkene Inbreuk in verband met Persoonsgegevens: Persoonsgegevens: Verwerking: Verwerker: Degene op wie de Persoonsgegevens betrekking hebben. Iedere inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte Persoonsgegevens zoals bedoeld in artikel 4 AVG. Elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon zoals bedoeld in artikel 4 AVG. een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot Persoonsgegevens of een geheel van Persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens als bedoeld in artikel 4 AVG. Venum

6 Artikel 13 Reikwijdte van de Verwerkersovereenkomst Verantwoordelijke geeft hierbij opdracht aan Verwerker om namens hem Persoonsgegevens te verwerken onder de voorwaarden in deze Overeenkomst. Verwerker verwerkt de Persoonsgegevens uitsluitend op basis van deze Overeenkomst en de instructies van Verantwoordelijke en verwerkt de Persoonsgegevens niet voor andere of eigen doeleinden. Verwerker heeft geen zeggenschap over het doel en de middelen voor de verwerking van de Persoonsgegevens. Verwerker verwerkt de Persoonsgegevens enkel in de Europese Unie. De Verwerkersovereenkomst ziet niet op verwerking binnen applicaties die door derden ter beschikking worden gesteld via Kolibri. De betreffende derden zijn de verwerker van de Persoonsgegevens die onder verantwoordelijkheid van Verantwoordelijke in de applicaties worden verwerkt. Artikel 14 Geheimhouding van Persoonsgegevens 1. Verwerker zal Persoonsgegevens waarvan zij kennis neemt strikt geheim houden en derhalve onder geen omstandigheid delen met of verstrekken aan derden, behoudens indien en voor zover a. Verwerker daartoe voorafgaande toestemming of opdracht van Verantwoordelijke heeft gekregen of b. enig dwingendrechtelijke wettelijk bepaling haar tot verstrekking verplicht. 2. Indien Verwerker op grond van dwingendrechtelijke regelgeving verplicht is om de Persoonsgegevens te delen met of te verstrekken aan derden, zal Verwerker Verantwoordelijke hierover voorafgaand informeren, tenzij dit niet is toegestaan op basis van de genoemde regelgeving. 3. Verwerker waarborgt dat de tot het verwerken van de Persoonsgegevens gemachtigde personen, waaronder haar werknemers en eventuele Sub-bewerkers, zich vooraf schriftelijk hebben verbonden vertrouwelijkheid in acht te nemen. Artikel 15 Beveiligingsmaatregelen Verwerker zal rekening houdend met de stand van de techniek, de uitvoeringkosten, en met de aard, de omvang, de context en de verwerkingsdoeleinden en de qua waarschijnlijkheid en ernst uiteenlopende risico s voor de rechten en vrijheden van personen passende technische en organisatorische maatregelen treffen om een op het risico afgestemd beveiligingsniveau te waarborgen conform artikel 32 AVG. De beveiligingsmaatregelen zijn omschreven in Bijlage 1 bij deze Overeenkomst.

7 Artikel 16 Verlenen van Bijstand 1. Verwerker zal a. Rekening houdend met de aard van de verwerking, voor zover mogelijk bijstand verlenen aan de Verantwoordelijke bij een gegevensbeschermingeffectbeoordeling dan wel voorafgaande raadpleging van de Autoriteit Persoonsgegevens. b. Aan Verantwoordelijke alle informatie ter beschikking te stellen die Verantwoordelijke nodig heeft om te voldoen aan de wettelijke en contractuele verplichtingen die op haar rusten in het kader van de verwerking van Persoonsgegevens door Verwerker. c. Rekening houdend met de aard van de verwerking door middel van passende technische en organisatorische maatregelen, voor zover mogelijk, aan Verantwoordelijke bijstand verlenen bij het vervullen van diens plicht om verzoeken om uitoefening van de wettelijke rechten van betrokkene zoals vastgesteld in hoofdstuk III van de AVG te beantwoorden (onder andere het recht van inzage, rectificatie, gegevenswissing of verwerkingsbeperking en het recht van bezwaar). Artikel 17 Toezicht op Naleving 1. Verwerker stelt Verantwoordelijke in staat om ten minste eenmaal per kalenderjaar, onder aanzegging van een redelijke termijn, de naleving van Verwerker te controleren van de Verwerkersovereenkomst en met name de beveiligingsmaatregelen genoemd in artikel 15 en Bijlage Daartoe zal Verwerker aan onafhankelijke auditors ingehuurd door (en op kosten van) Verantwoordelijke toegang verschaffen tot relevante delen van de ruimtes, systemen en/of servers waarin/waarmee de verwerking van de Persoonsgegevens plaatsvindt en zal aan Verantwoordelijke en/of auditors ingehuurd door Verantwoordelijke, alle relevante informatie verstrekken. Artikel 18 Inbreuk in verband met Persoonsgegevens (datalek) 1. Zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen achtenveertig (48) uur nadat Verwerker kennisneemt van een Inbreuk in verband met Persoonsgegevens, stelt Verwerker Verantwoordelijke hiervan op de hoogte en zal in ieder geval informatie verstrekken over het volgende: i) de aard van de inbreuk in verband met Persoonsgegevens, waar mogelijk onder vermelding van categorieën van Betrokkenen en, bij benadering, het aantal Betrokkenen; ii) de vastgestelde en verwachte gevolgen van de Inbreuk in verband met Persoonsgegevens en iii) de maatregelen die Verwerker heeft getroffen en zal treffen om de Inbreuk in verband met de Persoonsgegevens aan te pakken, waaronder, in voorkomend geval, de maatregelen ter beperking van de eventuele nadelige gevolgen

8 daarvan. 2. Verwerker zal alle benodigde maatregelen treffen die nodig zijn om de (mogelijke) nadelige gevolgen van de Inbreuk in verband met de Persoonsgegevens te beperken en eventuele herhaling te voorkomen en zal Verantwoordelijke ondersteunen bij meldingen aan Betrokkenen en/of autoriteiten. Artikel 19 Inschakelen Sub-Verwerkers 1. Verwerker schakelt slechts derden in voor de verwerking van Persoonsgegevens ( Sub- Verwerker(s) ) nadat Verantwoordelijke daartoe schriftelijke toestemming heeft verstrekt en in het geval van Sub-Verwerker(s) aan hem door middel van een sub- Verwerkersovereenkomst dezelfde verantwoordelijkheden en plichten heeft opgelegd die aan Verwerker zijn opgelegd in deze Verwerkersovereenkomst. Verantwoordelijke geeft hierbij toestemming voor het inschakelen van Sub-verwerkers voor het opslaan van Persoonsgegevens. De huidige Sub-verwerkers zijn opgenomen in de lijst van Subverwerkers in Bijlage 2. Verwerker kan deze lijst van tijd tot tijd aanpassen en zal Verantwoordelijke hier tijdig over informeren, en Verantwoordelijke de mogelijkheid geven bezwaar te maken tegen inzet van nieuwe Sub-verwerkers. 2. Op eerste verzoek van Verantwoordelijke verstrekt Verwerker aan Verantwoordelijke een kopie van de met deze Sub-Verwerker(s) gesloten Sub-Verwerkersovereenkomst. Artikel 20 Verplichtingen Verantwoordelijke 1. De Verantwoordelijke is zelf verantwoordelijk voor het informeren en - indien naar oordeel van Verantwoordelijke nodig - het verkrijgen van toestemming van de Betrokkene voor het verwerken van zijn of haar Persoonsgegevens binnen Kolibri. Verwerker is niet aansprakelijk voor het niet of niet op de juiste wijze informeren of verkrijgen van toestemming van de Betrokkene. Artikel 21 Beëindiging 1. Bij beëindiging van de Overeenkomst zal Verwerker op verzoek van Verantwoordelijke alle gegevensdragers waarop of waarin zich Persoonsgegevens bevinden, retourneren aan Verantwoordelijke. Indien Verwerker niet binnen vier weken na beëindiging van de Overeenkomst een dergelijk verzoek heeft ontvangen, zal hij alle gegevensdragers waarop of waarin zich Persoonsgegevens bevinden vernietigen, met uitzondering van het in artikel lid 2 bepaalde. 2. Indien Verwerker op grond van een wettelijke bewaarplicht bepaalde Persoonsgegevens en/of documenten, computer disks of andere gegevensdragers waarop of waarin zich Persoonsgegevens bevinden gedurende een wettelijke termijn moet bewaren, dan zal Verwerker zorgdragen voor de vernietiging van deze Persoonsgegevens en/of gegevensdragers binnen vier weken na beëindiging van de wettelijke bewaarplicht.

9 3. Zo lang Verwerker Persoonsgegevens onder zich heeft blijven alle in deze Verwerkersovereenkomst genoemde restricties van kracht. Bijlage 1: Beveiligingsmaatregelen getroffen door Venum Bijlage 2: Lijst van Sub-Verwerkers

10 Bijlage 1: Beveiligingsmaatregelen De actuele beveiligingsmaatregelen die we nemen om je privacy te waarborgen vind je hier:

11 Bijlage 2: lijst van Sub-Verwerkers Bij wie Barion Highrise CRM imuis Mailchimp Pipedrive Pipefy Quote roller Sign Request Zendesk Categorie Gewone en bijzondere persoonsgegevens Gewone en bijzondere persoonsgegevens