Manual - Handleiding. English / Nederlands. Scroll naar beneden om de Nederlandse handleiding te bekijken.

Transcriptie

1 Manual - Handleiding English / Nederlands Scroll naar beneden om de Nederlandse handleiding te bekijken.

2 English - Manual Inhoud: Introduc on Inloggen Dashboard (home) Offertes Approval process Payment through ideal Print proofs Print proof approval Logos and PMS colors Catalogues and Newsle er se Your account details Q&A Support ngs BeGlobal Promotions Customer Portal Manual Pagina 2 van 39

3 Introduction This is an instruction manual for the BeGlobal Promotions Customer Portal. In the manual you will find all necessary information to fully make use of the features of the BeGlobal Promotions Customer Portal. The BeGlobal Promotions Customer Portal in your own corporate Portal. It is designed to provide the following services. In the BeGlobal Promotions Customer Portal you can: Search, approve or decline product offers View your invoice history Approve or decline print proofs Look for old print proofs Manage your print files View the BeGlobal Promotions online catalogue Manage your company data View all BeGlobal Promotions contact details BeGlobal Promotions Customer Portal consists out of 7 parts: Pending and old quotations Chapter 4 Invoices Chapter 5 Pending and old printing proofs Chapter 6 Logos en PMS colors Chapter 7 Catalogues and Newsletter settings Chapter 8 Your account details Chapter 9 Q&A Support Chapter 10 In the following chapters we will explain all features part by part. In case of any questions or unclarities please contact your account manager at +31 (0) or via info@beglobal.nl. BeGlobal Promotions Customer Portal Manual Pagina 3 van 39

4 Log-in To login go to the website and enter your username and password and press log-on Om in te loggen gaat u naar de website voer uw gebruikersnaam en wachtwoord in en klik op inloggen. Picture log-in screen Please note to only log in in a safe environment where no one can view or copy your Password. Please press Problems logging in to retain a new password. For additional support contact your account manager at +31 (0) or via info@beglobal.nl BeGlobal Promotions Customer Portal Manual Pagina 4 van 39

5 Dashboard (home) After log-in you will arrive in your personal Dashboard. Picture Personal Dashboard The Dashboard provides an instant overview on all outstanding product offers and print proofs, the latest added logo and our contact info. The lay-out is divided in three parts Search engine tool on the top Menu on the left Latest information in the middle Picture Search Engine BeGlobal Promotions Customer Portal Manual Pagina 5 van 39

6 Picture Menu BeGlobal Promotions Customer Portal Manual Pagina 6 van 39

7 Picture Latest info BeGlobal Promotions Customer Portal Manual Pagina 7 van 39

8 Offertes The product offer overview you will find all actual and old product offers conveniently sorted. Picture Product offer overview You will go to the offer through clicking on the product line. You will also find the following icons on the end of the row. Remark; please press this to enter a question or remark. Click on the.pdf icon to download the product offer Click on the magnifier to see further details on the product offer. You can sort the product offers by clicking. BeGlobal Promotions Customer Portal Manual Pagina 8 van 39

9 Picture Product offer detail. You will have the choice out of the following details. Click on the green V to go to the verification page. Press the red X to decline the Product Offer. BeGlobal Promotions Customer Portal Manual Pagina 9 van 39

10 Click on the.pdf icon to download the product offer Remark; please press this to enter a question or remark. Approval process It will take 5 steps to approve with the product offer Step 1 Go to the overview screen and select the Product Offer you whish to approve. Step 2 Press Approve with Product Offer. You will now enter the verification process. Step 3 Check all the details on: Delivery address Invoice address Artwork Printing methods Quantity Price Step 4 Press Approve. You will now enter the second part of the process in which we explain to you the we have send an in which we will verify that it is really you that is ordering the products. Please read through this carefully. For safety reasons on the person that has access to the appointed e mail address is allowed to approve the order. If you receive an e mail without approving for the Product Offer, please immediately contact us.. If you don t receive an e mail, please contact us after checking your SPAM filter. Step 5 Click in the link in your to place the order. The order will now be processed in your system. You will receive a confirmation of this. BeGlobal Promotions Customer Portal Manual Pagina 10 van 39

11 Invoices Here you will find a convenient overview of all your invoices: Picture Your invoice overview You will go to the invoice through clicking on the product line. You will also find the following icons on the end of the row. Remark; please press this to enter a question or remark. Click on the.pdf icon to download the invoice Click on the magnifier to see further details on the invoice. You can sort the invoices by clicking. BeGlobal Promotions Customer Portal Manual Pagina 11 van 39

12 Picture Invoice Click Pay to pay the invoice through Ideal (Dutch) Click PDF to download the invoice Click on the printer icon to print the invoice BeGlobal Promotions Customer Portal Manual Pagina 12 van 39

13 Payment through ideal First press Pay on the invoice. Picture 5.3 -i Payment with Deal Select ideal and press Pay. Picture Start ideal payment. You will be guided to the external ideal payment page. Picture ideal payment BeGlobal Promotions Customer Portal Manual Pagina 13 van 39

14 Picture Payment successful After finishing the IDeal process you will get a confirmation. *Please note that ideal is a Dutch payment service only. BeGlobal Promotions Customer Portal Manual Pagina 14 van 39

15 Print proofs In the print proofs overview you will find all your outstanding, approved and declined print proofs in a clear overview. Picture 6.1 -Print proof overview You will go to the print proof through clicking on the product line. You will also find the following icons on the end of the row. Remark; please press this to enter a question or remark. Click on the.pdf icon to download the print proof Click on the magnifier to see further details on the print proof You can sort the print proofs by clicking. BeGlobal Promotions Customer Portal Manual Pagina 15 van 39

16 Print proof approval To approve a print proof enter the proof and press the Approve button. To decline the print proof, press the Decline button and enter a remark in the field below. Picture Print proof detail page On the print proof detail screen you will find the following icons: Click on the green V to approve the print proof Click on the red X to decline the print proof. Click on the PDF icon to download the print proof BeGlobal Promotions Customer Portal Manual Pagina 16 van 39

17 Click on the remark balloon to ask a question Logos and PMS colors In your customer portal you can easily view and download your logos. Picture Logo's and PMS colors Please send your logos or amendment requests to studio@beglobal.nl (.eps,.ai of.pdf). BeGlobal Promotions Customer Portal Manual Pagina 17 van 39

18 Catalogues and Newsletter settings On this page you can adjust your preferred settings for receiving our newsletter or catalogues. picture 8.1 -Catalogues and Newsletter settings. BeGlobal Promotions Customer Portal Manual Pagina 18 van 39

19 Your account details On this page you can manage your personal details, such as addresses and password settings. Picture Your account settings BeGlobal Promotions Customer Portal Manual Pagina 19 van 39

20 Q&A Support Here you will find the answers to the most frequently asked questions. Picture Q&A Support BeGlobal Promotions Customer Portal Manual Pagina 20 van 39

21 Inhoud: 1 Inleiding 2 Inloggen 3 Dashboard (beginpagina) 4 Offertes 4.1 Een offerte goedkeuren 5 Facturen 5.1 Factuur betalen met ideal 6 Drukproeven 6.1 Drukproef goedkeuren 7 Logo s en PMS kleuren 8 Catalogus en nieuwsbrief instellingen 9 Uw account gegevens 10 Vraag en antwoord Handleiding BeGlobal Promotions Customer Portal Manual Pagina 21 van 39

22 Inleiding Dit is de handleiding van het BeGlobal Promotions Klantenportaal. In deze handleiding vindt u alle informatie die u nodig heeft om optimaal gebruik te maken van het BeGlobal Promotions klantenportaal. Het BeGlobal Promotions Klantenportaal is uw eigen persoonlijke klantenportaal van BeGlobal Promotions en is ontworpen om u als klant optimale service te kunnen bieden. Met het BeGlobal Promotions Klantenportaal kunt u: Offertes goedkeuren, afkeuren en terugzoeken Uw gehele factuur geschiedenis beheren Drukproeven inzien, goedkeuren en afkeuren Uw drukwerk bestanden beheren De online BeGlobal Catalogus bekijken Uw eigen bedrijfsgegevens beheren Alle contact informatie op één locatie vinden Het BeGlobal Promotions Klantenportaal bestaat uit 7 onderdelen: Openstaande en oude offertes Hoofdstuk 4 Openstaande en oude facturen Openstaande en oude drukproeven Hoofdstuk 5 Hoofdstuk 6 Logo s en PMS kleuren Hoofdstuk 7 Catalogus en Nieuwsbrief instellingen Hoofdstuk 8 Uw account gegevens Hoofdstuk 9 Vraag en antwoord Hoofdstuk 10 In de volgende hoofdstukken wordt u per onderdeel uitleg gegeven over de mogelijkheden die u tot uw beschikking heeft. Mocht er iets niet goed gaan of als iets niet duidelijk is dan kunt u altijd contact opnemen met telefoon nummer of een sturen naar info@beglobal.nl. BeGlobal Promotions Customer Portal Manual Pagina 22 van 39

23 Inloggen Om in te loggen gaat u naar de website voer uw gebruikersnaam en wachtwoord in en klik op inloggen. Afbeelding inlog scherm Als u een vinkje zet voor ingelogd blijven dan hoeft u de volgende keer dat u in wilt loggen in het BeGlobal Promotions Klantenportaal niet opnieuw u loginnaam en wachtwoord in te voeren. Log alleen in op een veilige computer anders is het mogelijk dat iemand anders uw gegevens kan inzien en wijzingen! Als u uw gebruikers naam of wachtwoord niet meer weet dan kunt u op de link Problemen met inloggen? klikken waarna u uw loginnaam kunt opvragen of uw wachtwoord opnieuw kunt instellen. U kunt bij problemen ook altijd contact opnemen met telefoon nummer of een sturen naar info@beglobal.nl. BeGlobal Promotions Customer Portal Manual Pagina 23 van 39

24 Dashboard (beginpagina) Als u ingelogd bent dan komt u terecht op uw persoonlijke dashboard. Afbeelding Uw persoonlijke dashboard Het dashboard biedt u een overzicht van alle openstaande offertes en drukproeven, uw laatst toegevoegde logo en uiteraard contact informatie van uw BeGlobal Promotions contactpersoon. De lay-out van de website is opgedeeld in drie gedeeltes: Een bovenbalk met inloggegevens en zoek functie. Het menu aan de linkerkant met de knoppen naar alle pagina s. Informatie gedeelte met voor u relevante informatie. Afbeelding De bovenbalk BeGlobal Promotions Customer Portal Manual Pagina 24 van 39

25 Afbeelding Het menu BeGlobal Promotions Customer Portal Manual Pagina 25 van 39

26 Afbeelding Het informatie overzicht BeGlobal Promotions Customer Portal Manual Pagina 26 van 39

27 Offertes Op de offerte overzichtpagina staan al uw nieuwe, goedgekeurde en afgekeurde offertes in een handig overzicht. De offertes staan per status gerangschikt zodat u deze altijd gemakkelijk terug kunt vinden en bekijken. Afbeelding Het offerte overzicht Door op de regel van een offerte te klikken kunt u de offerte in detail bekijken. Achter iedere offerte staan verschillende iconen met de volgende werking: Opmerking; klik op het opmerkingen ballonnetje om direct een opmerking of vraag over de offerte te stellen. Klik op het PDF icoon om de offerte direct als PDF bestand te downloaden Klik op het vergrootglas icoon om de offerte in detail te bekijken U kunt de offertes ook sorteren door op het driehoekje wilt sorteren. te klikken voor de offerte eigenschappen waarop u BeGlobal Promotions Customer Portal Manual Pagina 27 van 39

28 Afbeelding De offerte detail pagina Op de offerte detail pagina ziet u verschillende iconen met de volgende werking: Klik op de groene V om de offerte goed te keuren en naar de verificatie te gaan Klik op de rode X om de offerte af te keuren. Als u de offerte afkeurt wordt u gevraagd waarom u de offerte wilt afkeuren. BeGlobal Promotions Customer Portal Manual Pagina 28 van 39

29 Klik op het PDF icoon om de offerte direct als PDF bestand te downloaden Opmerking; klik op het opmerkingen ballonnetje om direct een opmerking of vraag over de offerte te stellen. Een offerte goedkeuren Om een offerte goed te keuren volgt u de volgende 5 stappen: Stap 1 Ga naar het offerte overzichtscherm en selecteer de offerte die u wilt goedkeuren. U komt terecht op de offerte detail pagina. Stap 2 Klik bovenaan op offerte goedkeuren U wordt nu naar verificatie stap 1 van 2 wordt gestuurd. Stap 3 Controleer alle gegevens goed. Controleer alle gegevens voor het afleveradres, de facturatie, het gewenste drukwerk en PMS kleuren voor bedrukkingen en bewerkingen. Stap 4 Klik op gegevens goedkeuren. U komt nu bij de verificatie 2 van 2 pagina waar een melding staat dat u een ontvangt met daarin een link om de opdracht te bevestigen. Lees deze pagina en de goed door! Om misbruik te voorkomen worden opdrachten alleen in behandeling genomen door op de link in de te klikken. Ontvangt u een maar heeft uzelf geen offerte goedgekeurd neem dan direct contact op met BeGlobal Promotions om uw account te laten contoleren. Ontvangt u geen kijk dan in uw spam folder of de daar per abuis terecht is gekomen. Geen in uw spam folder neem dan contact op met Stap 5 Klik op de link in de ontvangen . De opdracht is nu goedgekeurd en is door BeGlobal Promotions ontvangen en wordt in behandeling genomen. Zodra de definitieve afleverdatum bekend is dan krijgt u een opdrachtbevestiging toegestuurd. Ondersteuning Heeft u vragen, kunt u iets niet vinden of heeft u ergens problemen mee, neem dan contact op met of stuur een naar info@beglobal.nl. BeGlobal Promotions Customer Portal Manual Pagina 29 van 39

30 Facturen Op de facturen overzichtpagina staan al uw openstaande, betaalde, credit en Pro-forma facturen in een handig overzicht. De facturen staan per status gerangschikt zodat u deze altijd gemakkelijk terug kunt vinden en bekijken. Afbeelding Het facturen overzicht Door op de regel van een factuur te klikken kunt u de factuur in detail bekijken. Achter iedere factuur staan verschillende iconen met de volgende werking: Klik op het PDF icoon om de factuur als PDF bestand te downloaden Klik op het vergrootglas icoon om de factuur in detail te bekijken U kunt de facturen ook sorteren door op het driehoekje wilt sorteren. te klikken voor de factuur eigenschappen waarop u BeGlobal Promotions Customer Portal Manual Pagina 30 van 39

31 Afbeelding De factuur detail pagina Op de factuur detail pagina ziet u verschillende iconen met de volgende werking: Klik op Betalen om de factuur te betalen via ideal Klik op het PDF icoon om de offerte als PDF bestand te downloaden Klik op het printer icoon om de offerte af te drukken BeGlobal Promotions Customer Portal Manual Pagina 31 van 39

32 Factuur betalen met ideal Als u een factuur online wilt betalen dan gaat u naar de factuur die u wilt betalen en klikt u op Betalen. U komt hierna op de Facturen betalen stap 1 pagina terecht. Afbeelding Factuur betalen met ideal Selecteer in stap 1 ideal en klik op Betalen en in het volgende scherm op Start ideal betaling. Afbeelding Start ideal betaling U komt nu terecht op de ideal betaal pagina. Selecteer uw bank en vul uw gegevens in om de betaling te doen. Afbeelding ideal betaling Nadat u de ideal betaling heeft voltooid komt u terug in uw klantenportaal met de melding dat de betaling succesvol ontvangen is. BeGlobal Promotions Customer Portal Manual Pagina 32 van 39

33 Afbeelding Betaling voltooid U heeft nu de factuur betaalt! BeGlobal Promotions Customer Portal Manual Pagina 33 van 39

34 Drukproeven Op de drukproeven overzichtpagina staan al uw openstaande, goedgekeurde en afgekeurde drukproeven in een handig overzicht. De drukproeven staan per status gerangschikt zodat u deze altijd gemakkelijk terug kunt vinden en bekijken. Afbeelding Het drukproeven overzicht Door op de regel van een drukproef te klikken kunt u de drukproef in detail bekijken. Achter iedere drukproef staan verschillende iconen met de volgende werking: Klik op het PDF icoon om de drukproef als PDF bestand te downloaden Klik op het vergrootglas icoon om de drukproef in detail te bekijken U kunt de drukproef ook sorteren door op het driehoekje waarop u wilt sorteren. te klikken voor de drukproef eigenschappen BeGlobal Promotions Customer Portal Manual Pagina 34 van 39

35 Drukproef goedkeuren Om een drukproef goed te keuren gaat u naar de openstaande drukproef die u goed wilt keuren en klikt u bovenaan op Goedkeuren. Als de drukproef nog niet goed is dan klikt u op Drukproef afkeuren. U moet dan wel onderaan de pagina een reden opgeven waarom u de drukproef afkeurt. Afbeelding Drukproef detail pagina Op de drukproef detail pagina ziet u verschillende iconen met de volgende werking: Klik op de groene V om de drukproef goed te keuren Klik op de rode X om de drukproef af te keuren. Als u de drukproef afkeurt dan moet u onderaan de pagina een reden opgeven waarom u de drukproef afkeurt. wordt u gevraagd waarom u de offerte wilt afkeuren. BeGlobal Promotions Customer Portal Manual Pagina 35 van 39

36 Klik op het PDF icoon om de drukproef direct als PDF bestand te downloaden Opmerking; klik op het opmerkingen ballonnetje om direct een opmerking of vraag over de drukproef te stellen. Logo s en PMS kleuren In uw klantenportaal houdt BeGlobal Promotions uw logo s en PMS kleuren bij voor het drukwerk op uw relatiegeschenken. Op de Logo s en PMS kleuren pagina kunt u de in de database aanwezige logo s bekijken. Afbeelding Logo's en PMS kleuren U kunt logo s aan uw klantenportal toe laten voegen door een te sturen naar studio@beglobal.nl o.v.v. uw bedrijfsnaam en het logo als drukwerk bestand toevoegd (.eps,.ai of.pdf). BeGlobal Promotions Customer Portal Manual Pagina 36 van 39

37 Catalogus en nieuwsbrief instellingen Op de catalogus en nieuwsbrief instellingen pagina kunt u zelf instellen welk catalogus en nieuwsbrieven u wilt ontvangen en op welke adres u de nieuwsbrief wilt ontvangen. Als u geen catalogus of nieuwsbrief wilt ontvangen van BeGlobal Promotions dan kunt u dat hier instellen. Afbeelding De catalogus en nieuwsbrief instellingen BeGlobal Promotions Customer Portal Manual Pagina 37 van 39

38 Uw account gegevens Op de uw account gegevens pagina kunt u uw eigen contact gegevens en adressen beheren. Zo heeft BeGlobal Promotions altijd uw correcte gegevens voor het versturen van uw producten. Onder aan de pagina kunt u tevens uw wachtwoord wijzingen naar uw eigen wachtwoord. Afbeelding Uw account gegevens BeGlobal Promotions Customer Portal Manual Pagina 38 van 39

39 Vraag en antwoord Op de vraag en antwoord pagina kunt u antwoord vinden op de meest gestelde vragen. Als u een vraag heeft over de werking van uw klantenportaal dan kunt u hier een kijkje nemen. Afbeelding De vraag en antwoord pagina Op de vraag en antwoord pagina is het ook mogelijk om direct een bericht te sturen naar de helpdesk. Deze neemt dan zo snel mogelijk contact met u op over het probleem dat u heeft. De vraag en antwoord pagina wordt regelmatig geupdate om op de meest gestelde vragen een antwoord te geven. BeGlobal Promotions Customer Portal Manual Pagina 39 van 39