RIS WIJKZORG 2.9 GEBRUIKERSHANDLEIDING

Transcriptie

1 RIS WIJKZORG 2.9 GEBRUIKERSHANDLEIDING Functioneel Beheer RIS Wijkzorg - Jodenbreestraat 25, 1011 NH Amsterdam, Tel: Handleiding RIS-WZ 2.9 juni

2 INHOUDSOPGAVE Voorwoord Algemeen... 4 Inleiding... 4 Opzet handleiding... 4 Kalender... 7 Opslaan... 8 Meldingen... 8 Verplichte velden Validatie Zoeken op items in de handleiding Afsluiten van de applicatie Wat te doen bij foutmeldingen en vragen over het gebruik van RIS Wijkzorg Algemene knoppen Inloggen en dashboard VPN inloggen Inloggen in RIS Wijkzorg Dossierrechten Ondersteuning van het wijkzorgproces door RIS Wijkzorg Aanmelden Gegevens van de cliënt en het netwerk Cliënt heeft geen vaste woon- of verblijfplaats Netwerk / relaties (personen &organisaties rondom de cliënt) Kortdurende ondersteuning Vraagverheldering en beoordeling Indien bij de vraagverheldering is aangevinkt Verantwoorddlijk voor kinderen (0-12 en jaar) dan wordt de zrm ouderschap toegevoegd Eigen bijdrage en Persoonsgebonden budget (Pgb) Opstellen ondersteuningsplan Blokkade op inzetten voorzieningen totdat het ondersteuningsplan is goedgekeurd Een voorziening aanvragen Het indicatieverzoek Adviesaanvraag bij cliënt niet akkoord met het ondersteuningsplan Second Opinion Evalueren Ondersteuningsplan Voortijdig beëindigen van voorziening Verlengen van voorziening Leverancierswissel Leverancierswissel bij een voorziening Toegang geven tot dossier en overdragen klanthouderschap Toegang tot dossier geven Klanthouderschap overdragen Berichten sturen aan andere zorgverlener(s) Interne berichten Afsluiten dossier Mogelijkheid tot hard afsluiten bij overlijden en verhuizen Algemene Acties Samenvatting / uittreksel van dit dossier Handleiding RIS-WZ 2.9 juni

3 VOORWOORD Beste lezer, Voor je ligt de handleiding voor het Registratie Informatie Systeem voor de Wijkzorg (RIS Wijkzorg). Het doel van deze handleiding is om jou wegwijs te maken in de belangrijkste functies van RIS Wijkzorg. Deze applicatie is ontwikkeld door Inforing. In de applicatie en ook in de handleiding is het proces van aanmelding tot afsluiting van het dossier het uitgangspunt en niet de computer. De computer dient ter ondersteuning. In deze handleiding worden alle onderdelen van de applicatie behandeld en zo nodig met voorbeelden verduidelijkt. Deze handleiding wordt door verschillende gebruikers en zorgaanbieders gebruikt. Iedere organisatie heeft zo zijn eigen werkafspraken. Niet alle onderdelen uit deze handleiding zullen dan ook voor iedereen relevant zijn. Bij deze handleiding zal gebruik worden gemaakt van diverse schermafbeeldingen. Op deze schermafbeeldingen staan gegevens van niet-bestaande cliënten. Factsheets en procedure beschrijvingen staan niet meer in ris wijkzorg vermeld. Hiervoor wordt verwezen naar de website: Kies vervolgens aan de rechterkant de tegel met Wmo documenten. Omdat zowel de wijkzorgprocessen als RIS Wijkzorg continu in ontwikkeling zijn, worden er regelmatig vernieuwde versies van deze documenten op de website gepubliceerd. Het is dus belangrijk om regelmatig de nieuwste versies te downloaden. Ook kunt u op deze website onder de tegel Wijkzorg bij de handleidingen instructiefilmpjes vinden over RIS Wijkzorg. Heeft u vragen over het wijkzorgproces, dan kunnen deze g d worden naar wijkzorg@amsterdam.nl. Veel succes! Functioneel beheer RIS Wijkzorg april 2018 Handleiding RIS-WZ 2.9 juni

4 1 ALGEMEEN INLEIDING RIS Wijkzorg is een digitaal systeem waar de dossiers van cliënten uit Wijkzorg beheerd en geregistreerd worden. RIS Wijkzorg ondersteunt het proces van aanmelding tot afsluiting van het dossier. Het doel van dit registratiesysteem is om het mogelijk te maken dat er per cliënt één ondersteuningsplan is en één klanthouder. In dit plan wordt alle zorg/ondersteuning die met de cliënt wordt afgesproken, geregistreerd. Dit geldt dus ook voor zorg/ondersteuning van andere personen/organisaties dan de klanthouder zelf, voor informele en professionele zorg, binnen of buiten het eigen wijkzorgnetwerk. Voor de cliënt (en daarmee ook voor de klanthouder) ontstaat met deze registratie een duidelijk overzicht van alle gemaakte afspraken met datum waarop deze gerealiseerd moeten zijn. De klanthouder kan andere zorgverleners toegang geven tot het dossier van de cliënt (na toestemming van de cliënt), zodat zij het dossier kunnen inzien. RIS Wijkzorg is ook van belang voor de facturering van de Wmo- voorzieningen. In het systeem wordt namelijk geregistreerd welke (geaccepteerde!) ondersteuningsplannen er zijn. Die plannen vormen een basis voor facturering door zorgaanbieders. Bij de facturering door de zorgaanbieders wordt getoetst of de facturatiegegevens in overeenstemming zijn met de geregistreerde gegevens in RIS Wijkzorg. Als er gefactureerd wordt voor ondersteuning vanuit het wijkzorgnetwerk, voor ambulante ondersteuning en/of dagbesteding die aan een cliënt zou zijn geleverd, maar deze cliënt is niet geregistreerd in RIS Wijkzorg met betreffende voorzieningen, dan is de factuur in principe niet betaalbaar. Geen registratie in RIS Wijkzorg betekent dus dat er niet betaald wordt. OPZET HANDLEIDING In dit hoofdstuk vind je de algemene werkwijze van RIS Wijkzorg. De volgende hoofdstukken gaan over de werking van de schermen. De volgorde van de hoofdstukken in deze handleiding komt overeen met de stappen die in RIS Wijkzorg genomen dienen te worden om een volledig cliëntdossier in te vullen. Deels zullen de in RIS Wijkzorg gevraagde gegevens overlappen met de gegevens die elke organisatie in haar eigen cliënten-/zorgadministratie bijhoudt, deels zullen het andere gegevens zijn. Tips en voorbeelden worden voorafgegaan door een! Let op: en zijn cursief gedrukt. Het overzicht hieronder geeft stapsgewijs aan hoe de cliënt door het wijkzorgproces gaat. Aan de hand van de stappen in dit proces wordt beschreven hoe deze in te vullen in RIS Wijkzorg. De stappen in de bovenste blauwe balk komen overeen met onderstaande invulstappen in RIS Wijkzorg: Stap Processchema Wijkzorg RIS Wijkzorg 1. Melden en ontvangen hulpvraag Aanmelden 2. Verhelderen hulpvraag & beoordelen Vraagverheldering en beoordeling 3. Opstellen ondersteuningsplan Ondersteuningsplan 4. Leveren Ondersteuningsplan, voorzieningen en indicatieverzoeken 5. Evalueren Evalueren ondersteuningsplan Handleiding RIS-WZ 2.9 juni

5 In dit registratiesysteem kan je alle stappen van het ondersteuningsproces van iedere cliënt waarvan jij klanthouder bent, registreren. Zo: Ontstaat er een overzicht van de voortgang in het ondersteuningsplan en een to-do lijst van de acties die je dient uit te voeren; kan je het resultaat van deze acties op de ingevoerde doelstellingen evalueren. Scores op de Zelfredzaamheid-Matrix (ZRM) kunnen in RIS Wijkzorg per leefgebied ingevuld worden om de zelfredzaamheid bij aanmelding, tijdens en na uitvoering van het ondersteuningsplan, te meten. Daarnaast is het mogelijk om: direct vanuit RIS Wijkzorg indicaties aan te vragen; andere bij de zorg voor deze cliënt betrokken personen lees- en of schrijfrecht te geven in het dossier; berichten te sturen aan andere bij de zorg betrokkenen; afspraken in te plannen met de cliënt en/of andere zorgverleners; hier verslag van te doen. Omdat deze registratie het centrale dossier vormt waarmee cliënt, klanthouder en alle andere betrokkenen inzicht krijgen in de ondersteuningsvraag en het ondersteuningsplan, is het essentieel dat RIS Wijkzorg en vooral het ondersteuningsplan zodanig ingevuld wordt, dat een nieuw te betrekken zorgverlener over alle informatie beschikt om met de cliënt aan de slag te gaan.! Let op: vul het dossier dus in zoals je het zelf overgedragen zou willen krijgen. In het kader van het waarborgen van de privacy van de cliënt is het van belang dat je zelf een inschatting maakt, welke informatie relevant is om op te nemen in de toelichtingsvelden van de ZRM en het ondersteuningsplan. Handleiding RIS-WZ 2.9 juni

6 Handleiding RIS-WZ 2.9 juni

7 KALENDER Op diverse plekken in de applicatie kan je datums invoeren. In een datumveld kan je direct de datum intypen. Vaak staat naast het datumveld nog een handig hulpmiddel: het kalendertje Wanneer je daarop klikt zie je het volgende schermpje: De datum van vandaag (in het voorbeeld ) is geselecteerd. Met de pijltjes bovenin het schermpje, blader je naar voren of naar achteren in de tijd. Je selecteert een datum door op de dag in de maand te klikken. Deze datum wordt dan ingevuld in het datumveld: De geselecteerde datum wordt in het datumveld gezet: Handleiding RIS-WZ 2.9 juni

8 OPSLAAN Onderaan de schermen vind je een knop met de diskette erop of een knop met het woord Opslaan. Hiermee kan je de registratie (tot zover) opslaan. MELDINGEN Bij diverse schermen in RIS Wijkzorg wordt aanvullende informatie gegeven of gevraagd door middel van meldingen. Deze kunnen er als volgt uit zien: Handleiding RIS-WZ 2.9 juni

9 VERPLICHTE VELDEN. In RIS Wijkzorg kunnen velden: niet verplicht, verplicht of hard verplicht zijn. Invoervelden die in een roze vlak liggen zijn verplicht. Als een hard verplicht veld niet is ingevuld, kan het scherm niet worden afgesloten. De volgende velden zijn bijvoorbeeld hard verplicht: BSN Adres ZRM (als je de ZRM invult, dien je op alle leefgebieden te scoren). Velden die niet hard verplicht zijn kun je leeg laten, maar dan krijg je later een extra actie als herinnering dat je deze velden nog in moet vullen. Velden die niet verplicht zijn kun je overslaan maar dat is niet praktisch.! Let op: vul zoveel mogelijk in. Handleiding RIS-WZ 2.9 juni

10 VALIDATIE Diverse velden in RIS Wijkzorg worden gevalideerd. Er wordt dan een controle uitgevoerd of je de juiste gegevens hebt ingevoerd. Heb je een foute waarde ingevoerd, dan wordt het veld donker roze weergegeven en krijg je een tip : Geadviseerd wordt om een donker roze veld direct aan te passen. ZOEKEN OP ITEMS IN DE HANDLEIDING Het is mogelijk om in deze handleiding te zoeken op bepaalde items door gebruik te maken van de zoekmogelijkheid in je tekstverwerker. In de meeste tekstverwerkers doe je dit door te klikken op de [Ctrl]-toets plus de [F]-toets. Het volgende scherm (of een vergelijkbaar scherm) verschijnt in beeld: Of: Handleiding RIS-WZ 2.9 juni

11 Bij Zoeken naar: kun je het item invoeren waarnaar je wilt zoeken. Door te klikken op Volgende zoeken springt hij automatisch naar het desbetreffende item in de handleiding. AFSLUITEN VAN DE APPLICATIE Afsluiten kan op twee manieren: Door links bovenin op de sleutel te klikken, log je uit: Door rechts bovenin te klikken op het kruisje, sluit je de browser en tegelijk de applicatie af.! Let op: als je langer dan 30 minuten niets wijzigt, opslaat of typt in RIS Wijkzorg, dan wordt na je eerste muisklik gevraagd om opnieuw in RIS Wijkzorg in te loggen. De ingevoerde gegevens tot dan toe worden wel opgeslagen. Als je de applicatie zelf tussentijds afsluit, dan worden de gegevens niet automatisch opgeslagen. WAT TE DOEN BIJ FOUTMELDINGEN EN VRAGEN OVER HET GEBRUIK VAN RIS WIJKZORG Bij (technische) vragen tijdens het gebruik van RIS Wijkzorg kun je via de Helpdesk per contact opnemen met Functioneel Beheer Sociaal. Aan de linkerkant zie je de knop Helpdesk waar je een formulier kan invullen met jouw vraag. Het is ook mogelijk Functioneel Beheer Sociaal direct te mailen via het adres en/of te bellen met (bereikbaar op werkdagen tussen 9:00-17:00). Nadat er een melding gedaan is, wordt er een ticket aangemaakt en de melding wordt in behandeling genomen door Functioneel Beheer. In principe worden meldingen binnen tien werkdagen afgehandeld. Om jouw melding naar behoren af te kunnen handelen, heeft de Helpdesk en Functioneel Beheer zoveel mogelijk informatie van jou nodig (vooral bij meldingen via s), bijvoorbeeld: - Korte omschrijving van het probleem; - Dossiernummer(s) / BSN / naam cliënt waar het om gaat; - Welke actie(s) heb je uitgevoerd (voordat het probleem is ontstaan)? - Een schermprint van de foutmelding (door op de [Ctrl] + [Prt Scr]-knop te klikken en plak de afbeelding vervolgens in Word of in de mail door op [Ctrl] + [V] te klikken). - Hebben jouw collega's hetzelfde probleem? - Welke browser gebruik je? Het kan zijn dat je vragen hebt over het gebruik van RIS Wijkzorg of deze handleiding. Dan kan je terecht bij je superuser, je teamleider of Functioneel Beheer Sociaal. Binnen jouw organisatie zijn superusers. Een superuser is een medewerker van een organisatie die kennis heeft van RIS Wijkzorg en die collega s kan ondersteunen in het gebruik van het systeem. De superuser wordt getraind door de gemeente in het gebruik van RIS Wijkzorg. De superuser traint op zijn/haar beurt de collega s binnen de eigen organisatie. De superusers zijn jouw eerste aanspreekpunt om vragen aan te stellen. Als de superuser geen antwoord heeft op de vragen, kan hij/zij contact opnemen met de Helpdesk. Handleiding RIS-WZ 2.9 juni

12 2 ALGEMENE KNOPPEN Nadat u bent ingelogd zijn er een op de bovenste regel en aan de linkerkant van het scherm een aantal knoppen zichtbaar. Bovenste regel Op de bovenste grijze regel staat met welke naam u bent ingelogd (in dit geval Kees Handleiding). Tevens staat er wanneer u automatisch wordt uitgelogd. Daaronder onder staat een sleutel en Dashboard Sleutel (zie ook afsluiten applicatie) M.b.v. van het sleutel kunt u uitloggen. Er verschijnt een melding Weet u zeker dat u wilt stoppen met RIS te gebruiken? U kunt kiezen tussen Nee of Ja. Dashboard Dashboard geeft aan waar u in de ris wijkzorg applicatie bent, nl. in het Dashboard. Rechts bovenin op de bovenste regel staan de volgende knoppen. Tevens staat daar de dag + datum vermeld. Pijl M.b.v. van de pijl wordt er in uw browser een tweede tabblad van ris wijkzorg geopend. Slotje Hiermee kunt u uw eigen wachtwoord en adres aanpassen. Handleiding RIS-WZ 2.9 juni

13 LET OP: er staan meer gegevens in bovenstaande scherm dan zichtbaar is, zie hieronder. Zakelijk nummer Er zijn veel RIS Wijkzorg gebruikers die hun privémobiel gebruiken om in te kunnen loggen in RIS Wijkzorg. Zij willen niet op dit nummer benaderd worden voor vragen m.b.t. het klanthouderschap. Om het mogelijk te maken om naast het mobiele nummer, waarop de authenticatie SMS binnenkomt, een tweede nummer in te voeren is het zakelijk nummer toegevoegd in RIS Wijkzorg. - Telefoonnummer: algemeen zakelijk telefoonnummer - Mobiel nummer: nummer waarop de SMS-authenticatie binnenkomt - Zakelijk nummer: telefoonnummer dat getoond wordt als klanthouder van een dossier Handleiding RIS-WZ 2.9 juni

14 M.b.v. deze knop kunt u mailen naar Cluster Sociaal. Uw vraag of verzoek wordt dan geregistreerd in de applicatie topdesk. U ontvangt een ontvangst bericht, inclusief een registratienummer (b.v ). Vraagteken Hierdoor wordt de gebruikers handleiding van ris wijkzorg geopend. Linker kolom Aan de Linker kant van het ris scherm staan de volgende knoppen: Dashboard, Registreren, Acties, Berichten en Dashboard Handleiding RIS-WZ 2.9 juni

15 Registreren Hieronder vallen de volgende keuzes Registraties zoeken: hier zoekt u uw dossier/cliënt. U kunt zoeken op dossiernummer, BSN, Naam, Straat, Geboortedatum. Zie Hoofdstuk 4 Aanmelden. Nieuwe Registratie aanmaken: zie hoofdstuk4 Aanmelden. Overzicht teamleiders/superusers: hier verschijnt een overzicht van de teamleiders/superusers van uw organisatie. Dit overzicht kunt u afdrukken of exporteren naar excel. Acties Hieronder staan 2 opties. Openstaande actiepunten Knoppen Rode kruisje is verwijderen van actiepunt Handleiding RIS-WZ 2.9 juni

16 Blauwe pen wordt het dossier direct geopend. Blauwe mail : hiermee kunt u een mail versturen over dit actiepunt Wijzigingen in maatwerkleveringen Geeft een overzicht van afgesloten, verlengde of nieuwe leveringen. Let op: het duurt even voordat dit overzicht wordt aangemaakt. Berichten Staat beschreven in hoofdstuk 11. Helpdesk Hier staat het volgende overzicht. Deze worden als pdf bestand geopend. Handleiding RIS-WZ 2.9 juni

17 3 INLOGGEN EN DASHBOARD RIS Wijkzorg is een internetapplicatie, dit betekent dat het programma werkt via het World Wide Web. De geregistreerde gegevens in RIS Wijkzorg zijn privacygevoelig. Daarom is het belangrijk dat deze gegevens goed afgeschermd zijn. Om deze reden wordt er veel aandacht besteed aan de toegangsbeveiliging en zijn er diverse informatiebeveiligingsmaatregelen getroffen. De maatregelen die Amsterdam neemt om de privacy van cliënten te waarborgen, staan beschreven in de factsheet privacy. Je werkt met de applicatie via een webbrowser zoals Internet Explorer of Mozilla Firefox. Je kunt inloggen met iedere browser. Mocht het niet direct lukken, dan kan dat liggen aan de versie van je browser of mobiel apparaat. Je browser zal bijgewerkt moeten worden. Mobiele apparaten en software moeten voldoen aan de volgende optimalisatie: ipad: versie 4 in combinatie met IOS versie 8 of nieuwer iphone: versie 5s in combinatie met IOS versie 8 of nieuwer Android: versie of nieuwer Internet Explorer: versie 8 of nieuwer Mozilla Firefox: vanaf versie 45 Door in de adresbalk het juiste adres te typen kom je in het programma. De applicatie is bereikbaar via: Inloggen in RIS Wijkzorg is dubbel beveiligd door een persoonlijk password en SMS-authenticatie. Je hebt dus altijd een mobiele telefoon nodig, waarvan het telefoonnummer gekoppeld is aan jouw gebruikersaccount. Na invoeren van gebruikersnaam en password, ontvang je op deze telefoon een SMS met een 6-cijferige verificatiecode die je vervolgens invoert. VPN INLOGGEN Als je in een, voor RIS Wijkzorg, onbekende wifi-omgeving probeert in te loggen, dan worden er extra inloggegevens van je gevraagd. Nadat je kiest voor de URL van RIS Wijkzorg, krijg je eerst het VPN inlogscherm. In dit scherm log je in met jouw RIS Wijkzorg gebruikersnaam en (de eerste keer) een algemeen wachtwoord. Let op hoofdletters, kleine letters, spaties en streepjes. Na de eerste keer inloggen met het algemene wachtwoord word je gevraagd om het wachtwoord te veranderen. Als je het wachtwoord bent vergeten, zie je daarvoor een knop in beeld. Vervolgens wordt er om je RIS Wijkzorg gebruikersnaam en voor RIS Wijkzorg bekend mailadres gevraagd. Na het invullen krijg je op je mailadres een nieuw algemeen wachtwoord gestuurd. Handleiding RIS-WZ 2.9 juni

18 INLOGGEN IN RIS WIJKZORG Hieronder zie je het inlogscherm van RIS Wijkzorg. Dit scherm zie je als je in hebt gelogd via VPN of als er geen extra VPN-connectie nodig is. Je logt hier in met je eigen (gebruikers)naam. Het wachtwoord voor de eerste keer inloggen, krijg je van Functioneel Beheer Sociaal. Alleen geautoriseerde leden kunnen in RIS Wijkzorg. Ben je niet geautoriseerd of kan je niet inloggen? Vraag aan je superuser of teamleider of je bent aangemeld. De superuser neemt daarna contact op met Functioneel Beheer Sociaal. Na het invoeren van je naam en wachtwoord en het bevestigen daarvan, krijg je een extra scherm waar je een code moet invullen. Die krijg je via een sms op jouw telefoon. Deze code vul je in en je bevestigt de code. Mocht je de sms niet ontvangen, kan je in dit scherm kiezen om de sms nogmaals te laten versturen of de code via te versturen. Je ziet welk mailadres van jou bekend is binnen RIS Wijkzorg. Handleiding RIS-WZ 2.9 juni

19 Na de keuze voor het wijkzorgnetwerk kom je in het startscherm van RIS Wijkzorg: jouw persoonlijk dashboard. Hier zie je een lijst van de 10 dossiers die je recentelijk opgevoerd hebt, een overzicht van de berichten die je van andere RIS Wijkzorg gebruikers hebt ontvangen, nog niet verzonden verzoeken en ook eventuele overleggen die door jou of andere netwerkleden ingepland zijn. DOSSIERRECHTEN Vanuit privacy oogpunt zijn de persoonsdossiers toegankelijk voor één hulpverlener die als klanthouder het dossier aanmaakt. Bij het aanmaken van een nieuw dossier word je automatisch de klanthouder van het dossier. De klanthouder beheert het dossier: je hebt in RIZ Wijkzorg de bevoegdheid om het hele dossier in te zien, alle wijzigingen door te voeren en ook andere RIS Wijkzorg gebruikers toegang te geven tot het dossier (nadat de cliënt hier toestemming voor heeft gegeven). Stop je definitief of tijdelijk (vakantie, zwangerschapsverlof) met je werk als hulpverlener van RIS Wijkzorg? En heb je in overleg met de teamleider afgesproken welke collega jouw dossier(s) overneemt tijdens jouw afwezigheid? Dan zal je vóór jouw vertrek jouw dossiers in RIS Wijkzorg aan die specifieke collega s moeten overdragen door de klanthouder van het dossier te wijzigen. Bij tijdelijke afwezigheid kan je ook kiezen om in overleg met je teamleider ervoor te kiezen een collega toegang te geven tot het dossier. Als je als gebruiker toegang hebt tot een dossier, dan mag je het dossier inzien maar geen wijzigingen doorvoeren. Het is tevens ook niet mogelijk om beschikbare indicatieverzoeken in te zien. In het geval dat een klanthouder onverwachts uitvalt, kan de teamleider het dossier op een andere naam zetten (ook nu weer moet de cliënt hiervoor eerst toestemming hebben gegeven). De teamleider kan de persoonsdossiers zoeken via de caseload en deze overdragen.! Let op: In het kader van de privacyrechten van de cliënt is inzage door andere betrokken professionals in het dossier of het overdragen van een dossier alleen mogelijk met toestemming van de cliënt. Handleiding RIS-WZ 2.9 juni

20 4 ONDERSTEUNING VAN HET WIJKZORGPROCES DOOR RIS WIJKZORG AANMELDEN! Let op: per dossier kan er maar één cliënt geregistreerd worden. In een huishouden waar meerdere personen hulp krijgen vanuit het wijkzorgteam, heeft elke persoon een eigen dossier in RIS Wijkzorg.! Let op: per persoon kan er maar één dossier bestaan in RIS Wijkzorg (behalve in het geval van een second opinion ). Eerst zoek je of de cliënt al bestaat en of er een actief dossier rondom de cliënt is. Je zoekt door aan de linkerkant van het scherm een keer te klikken op registreren (het telefoontje) en Registraties zoeken te klikken met een handige zoekterm gebaseerd op kenmerken van de cliënt. Denk aan BSN, de naam, of een deel van het adres van de cliënt. Door gebruik te maken van de aanvullende zoekfilters kan de database met gegevens nog nauwkeuriger worden doorzocht. Je kunt verschillende zoekresultaten krijgen. Degene die je zoekt kan cliënt zijn in een open of gesloten dossier. Heeft de cliënt een dossier bij een andere klanthouder? Dan vind je alleen de contactgegevens van de betrokken klanthouder, maar geen inhoudelijke dossiergegevens. Ben je zelf klanthouder van het bewuste dossier? Dan kan je vanuit het zoekscherm meteen in het dossier.! Let op: het kan voorkomen dat je bij registratie van de cliënt een melding krijgt dat de cliënt al een dossier heeft in RIS Wijkzorg. Ga dan niet verder maar neem contact op met de klanthouder of zijn teammanager zoals aangegeven in de melding. Handleiding RIS-WZ 2.9 juni

21 Indien je een melding krijgt dat de cliënt al een dossier heeft in RIS-SD (Samen Doen), kun je wél verder gaan met het registreren van de cliënt in RIS Wijkzorg. Het is raadzaam om contact op te nemen met de genoemde professional in de melding. Als er geen actief dossier rondom jouw gezochte cliënt bestaat: klik links in het menu op registreren en daarna kies je Nieuwe registratie aanmaken. Je bevestigt in de pop-up dat je een nieuw WZ dossier wilt aanmaken. Er is nu een uniek dossiernummer gecreëerd en jij bent toegewezen als klanthouder. Handleiding RIS-WZ 2.9 juni

22 Gegevens van de cliënt en het netwerk Door op de link Er zijn nog geen persoonsgegevens ingevoerd te klikken kom je in het volgende invoerscherm terecht: Vul het kopje Persoonsgegevens zoveel mogelijk in: - BSN en de geboortedatum zijn verplicht. Bij de aanmelding word je wel geacht te toetsen of je de juiste persoon voor je hebt. Doe dit aan de hand van een geldig identificatiebewijs. Neem hiervan het BSN over. Het systeem controleert op bestaanbaarheid van het BSN, maar jij dient zelf te controleren of de combinatie BSN cliënt klopt. - Jij staat nu ingevuld als klanthouder, maar als het een collega moet zijn, dan kan je zijn/haar naam selecteren. Kopje Contactgegevens : - Het gaat hier om de contactgegevens van de cliënt. - Vul bij Telefoon het vaste telefoonnummer in van de cliënt (indien aanwezig). - Vul het adres in, door de postcode en het huisnummer in te voren, hoef je zelf de straatnaam niet in te typen. Deze wordt opgezocht. Na het invullen van een geldig adres verschijnt direct de buurt en het wijkzorg gebied waar de cliënt onder valt. Als blijkt dat cliënt op basis van zijn woonadres niet in jouw wijk valt, verschijnt er een vermelding van de wijk waar je de cliënt naar toe moet verwijzen. - Als de cliënt een ander postadres of bezoekadres heeft dan het eerder opgegeven adres, kan dat hier ingevuld worden. De wijkzorg is gebaseerd op het idee van gebiedsgericht werken met wijkzorgnetwerken per gebied. In RIS Wijkzorg zijn 22 wijkzorgnetwerken opgenomen voor de 22 gebieden die onderscheiden worden in Amsterdam. Medewerkers die participeren in een wijkzorgnetwerk worden in RIS Wijkzorg gekoppeld aan dit wijkzorgnetwerk. Indien een medewerker werkzaam is in meerdere gebieden, wordt deze medewerker in RIS Wijkzorg ook aan meerdere gebieden gekoppeld. Handleiding RIS-WZ 2.9 juni

23 Een cliënt wordt altijd geregistreerd in het wijkzorgnetwerk waarin hij/zij woont. Als het (woon)adres van de cliënt niet ligt in het gebied c.q. het wijkzorgnetwerk waarin jij op dat moment werkt, krijg je een melding De cliënt dient door wijkzorgnetwerk..[gebied]..geholpen te worden. Ga dan niet verder, maar stuur de cliënt naar het wijkzorgnetwerk waar hij/zij ondersteund dient te worden. Ben jij zelf geautoriseerd voor het betreffende wijkzorgnetwerk, ga dan terug naar het hoofdmenu en kies het gewenste wijkzorgnetwerk. Cliënt heeft geen vaste woon- of verblijfplaats Indien de cliënt geen vaste woon- of verblijfplaats heeft: - Vink de optie Geen vaste woon- of verblijfplaats aan. Nu verschijnt de vraag: "Aan welk wijkzorgnetwerk dient de cliënt gekoppeld te worden? Daarbij worden de mogelijke wijkzorgnetwerken gepresenteerd. Dit zijn uitsluitend wijkzorgnetwerken waar de klanthouder/gebruiker toegang toe heeft. Handleiding RIS-WZ 2.9 juni

24 - selecteer één van de getoonde wijkzorgnetwerken. Het adres blijft leeg. Zodra het wijkzorgnetwerk is geselecteerd, dan wordt in de cliëntkaart zichtbaar aan welk werkgebied de cliënt is gekoppeld.! Let op: het koppelen van een wijkzorgnetwerk is essentieel voor het eventueel toegang verlenen aan (andere) wijkzorgprofessionals en hulpverleners. Kopje Algemene gegevens : - Hier kan de datum van aanmelding desgewenst aangepast worden. - De naam van de aanmelder kan eventueel geselecteerd worden als dit niet de klanthouder is. - Andere gegevens die al van belang kunnen zijn bij het voeren van een vervolg gesprek. Handleiding RIS-WZ 2.9 juni

25 Kopje Hulpvraag : - Het veld Organisatie waar cliënt als eerste is geregistreerd wordt automatisch bepaald: dit is de organisatie waaraan de (eerste) klanthouder is gekoppeld.! Let op: dit houdt in dat niet de organisatie in het wijkzorgnetwerk waar de cliënt binnenkomt wordt geregistreerd, maar de organisatie van de eerste klanthouder. - Bij cliënt komt via moet geselecteerd worden wie de cliënt heeft verwezen naar het wijkzorgnetwerk. Kopje Vervolg - Het invoeren van Beslissing op hulpvraag is bepalend voor de mogelijke vervolgstappen. -! Let op: de vervolgstappen in RIS Wijkzorg kunnen niet benaderd worden als je hier geen keuze maakt. De keuzes zijn: Beslissing Cliënt is zelfredzaam eventueel in combinatie met activiteiten 0 de lijn Kortdurende ondersteuning Cliënt gaat door naar vraagverheldering en beoordeling Cliënt komt niet in aanmerking voor ondersteuning Vervolg opties - Alleen informatie en advies noodzakelijk: datum gepland gesprek kan ingevoerd worden. - Als de cliënt uitsluitend een WRV-voorziening (Wonen, Rollen, Vervoer) nodig heeft, dan wordt de cliënt doorverwezen naar de Wmo-Helpdesk. - Als de cliënt zelfredzaam is, maar wel wat ondersteuning van een welzijnsorganisatie (0 de lijn) kan gebruiken, dan kan hij/zij daarnaartoe worden doorverwezen. De instantie kan ingevuld worden. - De registratie in RIS Wijkzorg stopt hiermee en áls er al een dossier is aangemaakt, kan deze weer worden afgesloten (ga naar de rubriek Algemene acties / link Dit dossier afsluiten ). - Gespreksverslagen invoeren; - Een verslag van het kortdurende traject opmaken en aan de cliënt overhandigen als de ondersteuning stopt. - Traject afsluiten en bepalen wat het vervolg is. Dit opent de mogelijkheid om de rubriek Vraagverheldering en beoordeling in te vullen. Vervolgens kan de datum waarop het vraagverhelderingsgesprek (intake) gepland is aangegeven worden. Cliënt wordt reeds ondersteund bij ander WZ; Cliënt wordt reeds ondersteund door Samen Doen; Andere reden: te weten.. - Bij aantekeningen kun je eventueel nog extra informatie kwijt. Handleiding RIS-WZ 2.9 juni

26 Als alle (beschikbare) gegevens zijn ingevuld, sla je de pagina op door onderaan op de knop opslaan te klikken. Met de Annuleren-knop links onderaan, keer je terug naar het beginscherm zonder de gewijzigde gegevens op te slaan. Netwerk / relaties (personen &organisaties rondom de cliënt) Hier kunnen de contactgegevens van zowel informele ondersteuners van de cliënt (betrokken vrijwilligers, mantelzorgers, huisgenoten) als wijkzorgprofessionals (met de betreffende organisatie waar zij werken) ingevoerd worden. Als de cliënt een wettelijk vertegenwoordiger heeft, is het essentieel dat deze persoon in het netwerk van de cliënt wordt geregistreerd.! Let op: dit is vooral handig om later deze personen direct aan te kunnen vinken (bijv. aanwezig bij gesprek, of bij uit te voeren acties). Door op de knop + Een onderdeel van het netwerk toevoegen te klikken kom je in het volgende invoerscherm terecht: Handleiding RIS-WZ 2.9 juni

27 Vul het kopje Persoonsgegevens zoveel mogelijk in - Indien je Ja selecteert bij Maakt de contactpersoon onderdeel uit van een organisatie?, verschijnt het veld Organisatie waar je vervolgens een selectie kunt maken. - Indien je Nee selecteert bij Maakt de contactpersoon onderdeel uit van een organisatie?, verschijnt bij het kopje Aanvullende gegevens een extra invoerveld: Aard van de relatie tot de cliënt. Kopje Contactgegevens - Vul bij Telefoon het vaste telefoonnummer in van de relatie. - Indien aanwezig of bekent, het mobiele nummer en een adres. Handleiding RIS-WZ 2.9 juni

28 Kopje Aanvullende gegevens Als je bij Betreft contactpersoon Ja selecteert, verschijnen er extra velden: Is de contactpersoon de wettelijk vertegenwoordiger van de cliënt? Indien je hier Ja op antwoordt, kun je ook het soort relatie invullen, bovendien zijn bij het registreren van de wettelijk vertegenwoordiger het BSN en de geboortedatum verplichte velden. Als de cliënt alleen benaderd kan worden (post, bezoek, telefoon of ) via een contactpersoon, kan je Ja aanvinken bij Betreft contactpersoon (Bijvoorbeeld als cliënt dementerend is of anderszins beperkt, waardoor het niet wenselijk is direct contact met haar of hem op te nemen). Zowel de contactgegevens van de contactpersoon als van de wettelijke vertegenwoordiger worden dan opgenomen in een eventuele indicatieaanvraag of een leveringsverzoek. Bij een indicatieaanvraag ontvangen zij dan ook de beslissing hierop. - Indien je Ja selecteert bij Betreft contactpersoon, wordt om het correspondentieadres van de contactpersoon gevraagd. - Wanneer op de vraag Is de contactpersoon de wettelijk vertegenwoordiger van de cliënt? Ja wordt geantwoord, moet ook de soort relatie ingevuld worden. Als alle (beschikbare) gegevens zijn ingevuld, sla de pagina dan op door onderaan op de knop opslaan te klikken. Handleiding RIS-WZ 2.9 juni

29 5 KORTDURENDE ONDERSTEUNING Indien bij aanmelding voor kortdurende ondersteuning is gekozen, geeft de procesbalk (de groene vakjes onder aan de cliëntkaart) aan dat er nu een traject van kortdurende ondersteuning is ingegaan. Dit ondersteuningstraject is geschikt voor cliënten waarvan je verwacht dat ze met gemiddeld 5 gesprekken met jou of met een collega uit het wijkzorgnetwerk geholpen zijn, zonder dat daar andersoortige ondersteuning bij nodig is. Dit traject kan al direct bij de aanmelding maar ook nog tijdens de vraagverheldering en beoordeling gekozen worden. Voor kortdurende ondersteuning is het afnemen van de ZRM verplicht, tenzij, de klanthouder tot overweging komt dat hiermee de hulpverlening belemmerd wordt.. Als je besloten hebt dat de cliënt kortdurende ondersteuning krijgt, kan je nu de verschillende gesprekken inplannen en de gespreksaantekeningen in RIS Wijkzorg maken. Handleiding RIS-WZ 2.9 juni

30 Bij elk gesprek kan je beslissen dat de cliënt alsnog langdurige ondersteuning nodig heeft. Als je dit traject beëindigt, kan je een verslag opstellen en daarbij kiezen welke gespreksverslagen er vanuit RIS Wijkzorg overgenomen worden.! Let op: Dit verslag is verplicht en moet in geprinte vorm meegegeven worden aan de cliënt. Bij afsluiten van de kortdurende ondersteuning bepaal je samen met de cliënt het vervolgtraject door één van de opties aan te vinken. Als de cliënt alsnog langdurige ondersteuning en een ondersteuningsplan nodig heeft, dan dien je eerst deze optie te selecteren in het scherm Vervolgtraject en Vervolgtraject opslaan : De procesbalk geeft nu aan dat het scherm Vraagverheldering en beoordeling is ontstaan. In de rubriek Vraagverheldering en beoordeling verschijnt nu de knop: Gegevens rondom de vraagverheldering en beoordeling bewerken. Als uit het kortdurend ondersteuningstraject blijkt dat de cliënt uitsluitend dagbesteding nodig heeft, ga je ook door naar Vraagverheldering en beoordeling. Als de cliënt zelfredzaam is, of niet in aanmerking komt voor verdere ondersteuning vanuit het wijkzorgnetwerk, dan sluit je het dossier af. Ongeacht de keuze die gemaakt wordt, krijgt de cliënt wel een verslag van het kortdurende ondersteuningstraject. Handleiding RIS-WZ 2.9 juni

31 6 VRAAGVERHELDERING EN BEOORDELING Dit is de fase die ook wel bekend staat als de intake. Ga naar de rubriek vraagverheldering en beoordeling en klik op de knop Gegevens rondom de vraagverheldering en beoordeling bewerken. Vul deze pagina zo volledig mogelijk in. Vul bij datum intake de datum van het eerst geplande gesprek in. Handleiding RIS-WZ 2.9 juni

32 De naam van de klanthouder is hier vooraf geselecteerd. Vul hier de naam in van degene die het gesprek met de cliënt voert (de hulpverlener van de cliënt, in veel gevallen je eigen naam). Verander niets als de goede naam al is gekoppeld. Vul bij datum ZRM de datum in dat alle relevante domeinen zijn uitgevraagd (dit kan dus een andere datum zijn dan de datum van het eerste gesprek). Geef aan of er sprake is van risico op overbelasting van de mantelzorger. Neem (eventueel na overleg met collega s) een besluit over het vervolgtraject. Sla de pagina op door onderaan op het diskette-icoontje te klikken. De ingevulde ZRM is te zien in de rubriek Zelfredzaamheid-Matrix aan de rechterkant van de cliëntkaart.! Let op: De handleiding ZRM en de uitleg van de ZRM-scores vind je aan de linkerkant van het scherm onder de knop Helpdesk (het apenstaartje). Het uitvragen van alle leefgebieden is niet verplicht. Wel is het belangrijk om aan te geven dat een bepaald leefgebied niet is uitgevraagd. De ZRM wordt alleen opgeslagen als bij elk leefgebied een score is ingevuld (1 t/m 5 of niet uitgevraagd ). Daarnaast is bij elk leefgebied ook ruimte om aan te geven of er al hulp aanwezig is op dit leefgebied. Antwoordopties zijn: formele hulp, informele hulp of geen.! Let op: de ZRM-score dient bepaald te worden met de al ingezette hulp. Handleiding RIS-WZ 2.9 juni

33 In het commentaarvakje kan je dit leefgebied explicieter beschrijven. Het tekstvak sluit zich door opnieuw op de knop commentaar te klikken.! Let op: deze ingevulde ZRM zal meegestuurd worden met een eventuele indicatieaanvraag, dus vul dit zorgvuldig in. In het kader van privacy is het van belang dat professionals zelf een inschatting maken, welke informatie relevant is om op te nemen in de toelichtingsvelden van de ZRM. Beslis na het invullen van de ZRM samen met de cliënt of en in welke vorm de cliënt verder geholpen wordt door Wijkzorg. De keuze die je hier maakt, bepaalt de verdere ondersteuning die de cliënt van het wijkzorgnetwerk krijgt en daarmee ook de registratiemogelijkheden in RIS Wijkzorg. Handleiding RIS-WZ 2.9 juni

34 Indien bij de vraagverheldering is aangevinkt Verantwoorddlijk voor kinderen (0-12 en jaar) dan wordt de zrm ouderschap toegevoegd. Beslissing Cliënt is zelfredzaam eventueel in combinatie met activiteiten 0 de lijn Kortdurende ondersteuning Langdurige ondersteuning met ondersteuningsplan Cliënt moet overgedragen worden aan Samen Vervolg opties Geen, behalve invullen waar de cliënt naartoe verwezen is. Geen, behalve het maken van een verslag van gevoerde gesprekken en deze aan de cliënt overhandigen. Eerst Eigen bijdrage en Pgb bespreken, waarna het ondersteuningsplan opgesteld kan worden. Geen: sluit dossier af (na afstemming met Samen Handleiding RIS-WZ 2.9 juni

35 Doen Cliënt komt niet in aanmerking voor ondersteuning Doen). Cliënt wordt reeds ondersteund bij ander WZ; Cliënt wordt reeds ondersteund door Samen Doen; Andere reden. Te weten: Sluit het dossier hierna af. Na deze fase is het verstandig om de cliëntkaart nog een keer te controleren om te zien of je alle benodigde velden in de registratie voor deze cliënt hebt ingevuld. Jouw beslissing op de vraagverheldering wordt direct onder het dossiernummer weergegeven op de cliëntkaart en de registratiemogelijkheid voor het (eventuele) vervolg op deze beslissing wordt nu geopend. EIGEN BIJDRAGE EN PERSOONSGEBONDEN BUDGET (PGB) Als je met de cliënt tot de conclusie komt dat langdurige ondersteuning nodig is, wordt het mogelijk om aan te vinken of je de Eigen bijdrage en de mogelijkheden van een Pgb uitgelegd hebt.! Let op: bekijk factsheet Eigenbijdrage Wmo en factsheet Werkinstructies Pgb voor wijkzorgprofessionals april Handleiding RIS-WZ 2.9 juni

36 Ook als alle nog aan te vragen voorzieningen via een Pgb geleverd gaan worden, blijf jij als klanthouder verantwoordelijk voor het aanvragen van indicaties. De cliënt levert zelf een ingevuld en ondertekend Pgb-plan aan bij het indicatieadviesbureau. Dit doet de cliënt voorafgaand aan het gesprek met het indicatieadviesbureau. Indien er sprake is van enkel een Pgb wordt het klanthouderschap overgedragen aan het Indicatieadviesbureau, na beschikking door het Backoffice van de gemeente. In geval van een combinatie van voorzieningen via Zorg in natura en Pgb blijf jij de klanthouder. Meer informatie zie Stedelijk kader Wijkzorg 2018 (versie maart ) Handleiding RIS-WZ 2.9 juni

37 7 OPSTELLEN ONDERSTEUNINGSPLAN! Let op: bekijk factsheet Ondersteuningsplan versie april 2017 op In deze paragraaf lees je een beknopte, algemene doorloop van het opstellen van een ondersteuningsplan waarbij het invoeren van doelstellingen en acties beschreven wordt tot en met het selecteren van de eventueel aan te vragen Wmo- voorzieningen. Ga naar het kader Ondersteuningsplan en klik op de knop Ondersteuningsplan oproepen. 1. Het scherm Ondersteuningsplan opstellen verschijnt. Bij Opsteller plan wordt de medewerker ingevuld die het gesprek heeft gevoerd met de cliënt (en de ZRM heeft afgenomen). In veel gevallen is dit automatisch ingevuld. Bij Hoofddoel maak je de keuze uit: Verbetering, Stabiliseren of Begeleiding bij achteruitgang. Geplande evaluatiedatum wordt automatisch ingevuld. De evaluatie dient altijd uitgevoerd te worden binnen één jaar na ondertekening van het ondersteuningsplan.! Let op: het veld Evaluatiedatum is gekoppeld aan het moment van goedkeuren van het ondersteuningsplan: iedere keer dat het ondersteuningsplan wordt geaccepteerd (na aanpassen + afdrukken voor de cliënt), wordt de evaluatiedatum automatisch aangepast. Handleiding RIS-WZ 2.9 juni

38 Evaluatiedatum = datum acceptatie ondersteuningsplan + (1 jaar 6 weken). Voorbeeld: - Datum acceptatie ondersteuningsplan: donderdag 28 januari jaar gerekend vanaf donderdag 28 januari 2016 zou zijn: donderdag 26 januari Minus 6 weken: donderdag 26 januari weken = donderdag 15 december 2016! Let op: evalueer minstens 1 keer per jaar. Zorg voor spreiding van evaluatiedata van verschillende cliënten over het gehele jaar. Handleiding RIS-WZ 2.9 juni

39 Je kunt nu direct een doelstelling (met onderliggende acties) aanmaken. 2. Klik links onderaan op de knop + Doelstelling : Vul bij Naam doelstelling een korte bondige tekst van maximaal 60 karakters in. Bijvoorbeeld: Structuur brengen in dagelijkse activiteiten., of: Mobiliseren cliënt. Geef bij Omschrijving een nadere omschrijving of toelichting (S.M.A.R.T.) op de doelstelling. Dit veld is 800 karakters lang. Handleiding RIS-WZ 2.9 juni

40 Selecteer de leefgebied(en) waarop deze doelstelling betrekking heeft. Klik met de rechtermuisknop in het veld bij Leefgebied(en) en selecteer één of meerdere toepasselijke leefgebieden uit de lijst. Handleiding RIS-WZ 2.9 juni

41 3. Elke doelstelling heeft één of meer actiepunten nodig om deze te bereiken. Klik linksonder in het venster op één van de knoppen + Actiepunt : + Actiepunt: Door cliënt zelf: ook deze optie is belangrijk om op te voeren. De actie wordt opgenomen in het plan dat de cliënt gaat ondertekenen en wordt daarmee een harde afspraak tussen jou en de cliënt en kan daarnaast bij een indicatieaanvraag aantonen dat de cliënt gedeeltelijk in zijn eigen ondersteuningsvraag voorziet. + Actiepunt: Voor het netwerk van de cliënt: selecteer bij Actie door wie een persoon uit het netwerk van de cliënt die de actie gaat uitvoeren. + Actiepunt: Oplossingen in de wijk, vrijwilligers/activiteiten: Geef aan bij Actie door wie een oplossing in de wijk, vrijwilliger/activiteiten die deze actie gaat uitvoeren. + Actiepunt: Inzet Wmo-voorziening binnen de Wijkzorg: de klanthouder kan direct vanuit RIS Wijkzorg een voorziening aanvragen. Voor voorzieningen wordt vanuit RIS Wijkzorg indien nodig eerst een indicatieaanvraag opgesteld. Verderop in de handleiding wordt uitgelegd hoe het toekennen van een Wmo-voorziening in zijn werk gaat (paragraaf Toekennen Wmovoorziening ). + Actiepunt: Overig, bijvoorbeeld verpleging, ZvW, etc.: het gaat hier om een actie die uitgevoerd wordt door een hulpverlener van een maatschappelijk dienstverlener of van MEE AZ. Beschrijf de gewenste actie duidelijk, zodat een collega die deze actie gaat uitvoeren, na lezen van het ondersteuningsplan goed weet wat er van hem/haar verwacht wordt. Neem desgewenst contact op met deze collega om te horen of hij/zij deze actie ook uit kan voeren, of dat je beter een andere collega kan selecteren voor deze actie. Handleiding RIS-WZ 2.9 juni

42 Vul bij Actie een korte bondige tekst van maximaal 60 karakters in. Geef een geplande einddatum aan waarop de actie uitgevoerd moet zijn. Geef een status op Geef bij Omschrijving een nadere omschrijving of toelichting op de Actie. Dit veld is 800 karakters lang. Handleiding RIS-WZ 2.9 juni

43 Sla de pagina op door rechts onderaan op de knop Opslaan te klikken. Handleiding RIS-WZ 2.9 juni

44 Toekennen Wmo-voorziening: Als de cliënt professionele ondersteuning nodig heeft, dan kan dit worden geboden in de vorm van een voorziening. In het ondersteuningsplan kies je dan altijd voor de knop + Actiepunt: Inzet Wmo-voorziening binnen de Wijkzorg. Vul bij Actie een korte bondige tekst van maximaal 60 karakters in. Geef een geplande einddatum aan waarop de actie uitgevoerd moet zijn. Geef een status op Handleiding RIS-WZ 2.9 juni

45 Selecteer de gewenste voorziening Geef bij Omschrijving een nadere omschrijving of toelichting op de Actie. Dit veld is 800 karakters lang. De voorziening wordt direct zichtbaar in de actie: Klik nu op het pennetje rechts naast de voorziening: Vul het venster Productgegevens in en geef hier na overleg met de cliënt, een voorkeursleverancier op. Als alle gegevens zijn ingevuld, sla het venster Productgegevens dan op door links onderaan op Opslaan te klikken. Handleiding RIS-WZ 2.9 juni

46 Vul de resultaatgebieden in die van toepassing zijn. De resultaatgebieden die in te vullen zijn, zijn afhankelijk van de gekozen voorziening. Je moet minimaal 1 vraag met ja beanwtoorden. Handleiding RIS-WZ 2.9 juni

47 De verschillende resultaatgebieden: Resultaatgebieden Dagbesteding Het bieden van de mogelijkheid om in te lopen Meedoen in de samenleving Meewerken in de samenleving Arbeidsmatige activering: Een stabiele werksetting met ondersteuning in het sociaal netwerk Resultaatgebieden Ambulante ondersteuning Waarborging basale en dagelijkse levensbehoeften Passende sociale aansluiting Optimale mogelijkheden tot activiteiten en participatie Resultaatgebieden Kortdurend Verblijf Het bieden van veilig Kortdurend verblijf in huiselijke omgeving om mantelzorger(s) respijt te bieden. Waarborging van basale en dagelijkse levensbehoefte voor de cliënt. Opties o Ja o Nee o Ja o Nee o Ja o Nee o Ja o Nee Opties o Ja o Nee o Ja o Nee o Ja o Nee Opties o Ja o Nee o Ja o Nee Indien je hebt gekozen voor een product Hulp bij huishouden (Hbh), wordt i.p.v. de resultaatgebieden het afsprakenoverzicht geladen. Hierin kunnen de afspraken met de cliënt m.b.t. het huishouden vastgelegd worden. In het afsprakenoverzicht vink je de onderdelen aan die van toepassing zijn. Kruis vervolgens aan door wie een activiteit wordt uitgevoerd. Handleiding RIS-WZ 2.9 juni

48 Handleiding RIS-WZ 2.9 juni

49 Bij het opvoeren van een voorziening in het ondersteuningsplan is het verplicht om de motivatie op te voeren. Onder het resultaatgebied staat de knop Motivatie invullen. Klik op de knop Het volgende scherm opent. Standaard zijn de vragen 1 t/m 4 met nee beantwoord. Klik op opslaan om de motivatie op te slaan Handleiding RIS-WZ 2.9 juni

50 De knop Motivatie invullen is nu groen 4. Herhaal stap 2 en 3 als je nog een doelstelling met bijbehorend actiepunt(en) wilt toevoegen.! Let op: per actiepunt kun je slechts één Wmo-voorziening selecteren. Het is niet mogelijk om één en dezelfde Wmo-voorziening meer dan één keer te selecteren en aan te vragen.! Let op: pas op met teveel doelstellingen toevoegen. Bedenk hierbij wat relevant en realiseerbaar is. Dat is onderdeel van de overzichtstaak van de klanthouder.! Let op: check: controleer met de blik van een buitenstaander of het ondersteuningsplan voldoende richting geeft voor de cliënt, het netwerk en professionals. In het kader van privacy is het van belang dat professionals zelf een inschatting maken, welke informatie relevant is om op te nemen in het ondersteuningsplan. Handleiding RIS-WZ 2.9 juni

51 5. Als alle doelstellingen en bijbehorende actiepunten zijn geregistreerd tot en met het opgeven van de voorkeursleveranciers van de Wmo-voorzieningen, sla je het ondersteuningsplan op. De voorziening is dan toegevoegd in het dossier onder het kopje Voorzieningen. Het ondersteuningsplan moet nu in geprinte vorm ter ondertekening aangeboden worden aan de cliënt en hiermee is de fase Opstellen Plan beëindigd. Je hebt nu het ondersteuningsplan aangemaakt dat meegezonden moet worden met een eventuele indicatieaanvraag.! Let op: als je later gaat wijzigen in het ondersteuningsplan, dan zal de cliënt opnieuw akkoord moeten geven. Het ondersteuningsplan moet dan dus opnieuw geprint en ondertekend worden. BLOKKADE OP INZETTEN VOORZIENINGEN TOTDAT HET ONDERSTEUNINGSPLAN IS GOEDGEKEURD! Let op: een geaccepteerd ondersteuningsplan is een kwaliteitseis die de gemeente stelt aan de aanbieders en een voorwaarde om te kunnen factureren. Voorzieningen kunnen alleen worden aangevraagd als er een geaccepteerd ondersteuningsplan aanwezig is. Zolang er geen geaccepteerd ondersteuningsplan aanwezig is, kun je nog niet verder met de aanvraag van deze voorziening. De voorziening is nog helemaal grijs. De cliënt moet gevraagd worden akkoord te geven op het ondersteuningsplan vóórdat voorzieningen aangevraagd worden. Als het ondersteuningsplan na bijvoorbeeld een evaluatie gewijzigd wordt, dan dient de cliënt opnieuw akkoord te geven. Door een uitgeprinte versie van het ondersteuningsplan door zowel klanthouder als cliënt te laten ondertekenen, wordt het ondersteuningsplan (opnieuw) bekrachtigd. Ondersteuningsplan uitprinten voor de cliënt Roep het plan op in de rubriek Ondersteuningsplan door op de blauwe knop Ondersteuningsplan oproepen te klikken en kies onderaan voor afdrukken. Handleiding RIS-WZ 2.9 juni

52 . Er wordt dan een zogenaamde ondertekeningversie van het ondersteuningsplan geopend met de in het plan benoemde doelstellingen en actiepunten.! Let op: vertel de cliënt dat hij/zij hiermee toestemming geeft om zijn gegevens te delen met professionals die bij zijn of haar ondersteuning zijn betrokken. Klik in de pop up die volgt op afdrukken voor De cliënt : Handleiding RIS-WZ 2.9 juni

53 Er volgt een tweede pop up met de printversie van het ondersteuningsplan, deze druk je af en laat je ondertekenen door de cliënt. Zet als klanthouder ook een handtekening. Klik de printversie weg met het kruisje, er is nu een snapshot gemaakt. Handleiding RIS-WZ 2.9 juni

54 Snapshot accepteren Om het snapshot te accepteren, klik je vanuit het ondersteuningsplan op de knop Snapshots : Dit opent een nieuw scherm met een lijst van de versies die geprint zijn voor de cliënt, de snapshots : De mouseover geeft bij de i aan welke voorziening is gekoppeld aan het snapshot. Selecteer het juiste snapshot en geef bij Status aan of de cliënt deze wel of niet getekend heeft.! Let op: dit is handig, want deze versies worden bewaard en je kunt dus later altijd terugzien waar de cliënt wel of niet mee akkoord is gegaan. Als de cliënt wel akkoord is, dan dien je dit getekende ondersteuningsplan binnen je eigen organisatie te archiveren (digitaal of op papier).! Let op: bij een factuurcontrole kan de gemeente namelijk vragen om de papieren getekende versie. Als de cliënt weigert te tekenen, zet dan de status van het betreffende snapshot op geweigerd. Dit opent de mogelijkheid bij Vervolg om aan te tekenen dat je toch zorg gaat leveren (als je vanuit jouw professionele inzicht daartoe besluit), of dat je van verdere zorgverlening afziet. Handleiding RIS-WZ 2.9 juni

55 In het geval de cliënt weigert te tekenen, kan je ook een second opinion aanbieden.! Let op: bekijk Factsheet second opinion. Indien de cliënt geen second opninion wil, kan je hem/ haar wijzen op de mogelijkheid tot een onafhankelijk onderzoek door het Indicatieadviesbureau of het indienen van een bezwaar. Meer informatie zie Stedelijk kader Wijkzorg 2018 (versie maart ). Nadat je de status hebt aangegeven, klik je op het kruisje rechts bovenin: Handleiding RIS-WZ 2.9 juni

56 Sla nu het ondersteuningsplan op, zodat alle acties die je zojuist hebt uitgevoerd opgeslagen zijn, door rechts onderin op opslaan te klikken. Het aanvraagproces voor de voorziening kan nu afgemaakt worden: Handleiding RIS-WZ 2.9 juni

57 EEN VOORZIENING AANVRAGEN! Let op: bekijk factsheet Ambulante Ondersteuning ; factsheet Hulp bij het huishouden ; factsheet Dagbesteding en factsheet Logeeropvang (voorheen kortdurend verblijf)'; Je kunt in RIS Wijkzorg als klanthouder zelf een voorziening toewijzen, daar komt geen backoffice of Indicatieorgaan aan te pas. Alleen voor voorzieningen in leveringsvorm Pgb en het bijzondere product van hulp bij het huishouden Resultaat Thuis zorgen voor kinderen, is een indicatieverzoek vereist. Open de voorziening door op het oogje te klikken helemaal rechts bij de voorziening. Open het scherm Productgegevens door op de knop Invoeren te klikken: Of klik in het ondersteuningsplan op het pennetje naast de voorziening. Je kiest in overleg met de cliënt de leverancier van de in RIS Wijkzorg getoonde lijst van leveranciers die een contract hebben afgesloten voor het leveren van de voorziening. In principe wordt de cliënt geplaatst bij zijn voorkeursleverancier. Je voert daarbij de naam en het adres in van de contactpersoon van deze organisatie. Geef een Start- en einddatum op; Sla de gegevens op. Handleiding RIS-WZ 2.9 juni

58 De volgende stap is optioneel! Indien je in jouw dossier een voorziening opvoert voor een andere aanbieder, kan het handig zijn d.m.v. het aanleveren bij de leverancier de andere aanbider eervan op de hoogte te stellen dat u de voorziening heeft opgevoerd in het dossier Als dit scherm is ingevuld en de knop Invoeren is groen, dan kan je door op de knop Aanmelden bij leverancier een leveringsverzoek aanmaken dat je eventueel kan aanvullen. Handleiding RIS-WZ 2.9 juni

59 Vervolgens stuur je dit leveringsverzoek als intern RIS Wijkzorg bericht naar de betreffende leverancier door bovenaan te klikken op de knop portal. In het scherm Verzenden naar Portal dat verschijnt, selecteer je de betreffende leverancier / contactpersoon en klik je op verzenden. Handleiding RIS-WZ 2.9 juni

60 Het blok Aanmelden is nu groen en de datum van aanmelding staat vermeld: Aangemeld bij leverancier d.d. dd/mm/jjjj. De leverancier zal contact met je opnemen (meestal telefonisch) om te laten weten of hij deze cliënt de gevraagde zorg kan leveren en wie dan de klanthouder/behandelaar bij de leverancier wordt. Deze reactie (wel of niet mogelijk zorg te leveren) vul je in bij het blok Behandeling door te klikken op de knop Acceptatie leverancier. Als de leverancier jouw cliënt kan helpen, is ook het derde blokje groen en staat er een groen kader om de voorziening. Bovendien is de status dan gewijzigd naar Lopend. Handleiding RIS-WZ 2.9 juni

61 HET INDICATIEVERZOEK! Let op: Het indicatieadviesbureau zal alleen nog maar aanvragen voor Pgb en het bijzondere product van hulp bij het huishouden Resultaat Thuis zorgen voor kinderen beoordelen en de gemeente hierover adviseren. Pgb De cliënt kan altijd een Pgb aanvragen en kan bij iedere organisatie aankloppen. De indicatiestelling verloopt altijd via het indicatieadviesbureau. Als uit het ondersteuningsplan naar voren komt dat een cliënt een voorziening via een Pgb wenst te ontvangen, al dan niet in combinatie met voorziening via Zorg in Natura, zorg jij als klanthouder ervoor dat een ingevulde aanvraag bij het indicatieadviesbureau wordt ingediend. Dit houdt in een verzoek voorzien van motivatie en een scan van het ondertekende ondersteuningsplan. Vervolgens stuurt het indicatieadviesbureau een 'leeg' Pgb-plan toe aan de cliënt en nodigt de cliënt uit voor een gesprek. De cliënt levert zelf een ingevuld en ondertekend Pgb-plan aan bij het indicatieadviesbureau. Dit doet de cliënt voorafgaand aan het gesprek. Indien er sprake is van enkel een Pgb wordt het klanthouderschap overgedragen aan het Indicatieadviesbureau, na beschikking door het Backoffice van de gemeente. Dit betekent dat het indicatieadviesbureau zelf evalueert en het ondersteuningsplan bijwerkt. In geval van een combinatie van Zorg in natura en Pgb blijf jij de klanthouder. Meer informatie zie Stedelijk kader Wijkzorg 2018 (versie maart ). Klik vervolgens op Indicatieverzoek naar Indicatieorgaan Handleiding RIS-WZ 2.9 juni

62 Vul het indicatie formulier zo compleet mogelijk in.! Let op: RIS Wijkzorg heeft een aantal gegevens vooraf ingevuld. Controleer deze en vul de ontbrekende gevens in. De velden bij de onderbouwing zijn verplicht. Handleiding RIS-WZ 2.9 juni

63 ! Let op: vink onderaan het formulier de bijlages aan die je mee wilt meesturen. Klik bovenaan het formulier op de knop naar Indicatieorgaan. Het formulier wordt verzonden. Bij de voorziening is de eerste knop nu groen en is de datum toegevoegd dat het indicatieverzoek verzonden is. Het Indicatieorgaan geeft hierna een advies en daarna geeft de Wmo- backoffice (BO) een beschikking af. Indien de BO een positieve beschikking afgeeft, dan plaatst de BO de cliënt direct bij de opgegeven voorkeursleverancier(s). Dit geldt zowel ambulante ondersteuning als voor dagbesteding. Jij als klanthouder ontvangt bericht van de BO over de beslissing op de indicatieaanvraag, de beslissing op de toekenning van het Pgb (indien aangevraagd), het wel of niet afgeven van een beschikking voor de voorzieningen(en) met eventuele redenen van afwijzing en de eventuele plaatsing. Als dit allemaal gebeurd is, ziet het betreffende blokje er bij toekenning als volgt uit: Handleiding RIS-WZ 2.9 juni

64 ADVIESAANVRAAG BIJ CLIËNT NIET AKKOORD MET HET ONDERSTEUNINGSPLAN Indien de cliënt niet akkoord is met het ondersteuningsplan, kies je bij het snapshot voor geweigerd en vervolgens geef je aan wat de reden is. Ook geef je aan wat het vervolg is, tenzij je hebt gekozen voor Cliënt wil een beschikking ontvangen (via indicatieorgaan of direct). Op het moment dat het snapshot is geweigerd en dit ook is opgeslagen in het ondersteuningsplan, zijn er 2 processen gestart in het voorzieningenkader. Het bovenste proces (#1) is het aanvraagproces voor de voorziening. Hier vraagt u de voorziening aan bij de leverancier conform de reguliere route. Het tweede proces (#2) is het aanvraagproces voor de beschikking of adviesaanvraag. Klik op het oogje in het aanvraagproces voor de adviesaanvraag. Handleiding RIS-WZ 2.9 juni

65 Klik op de knop Adviesaanvraag indicatieorgaan om een advies aan te vragen. Het formulier Aanvraagformulier voor advies van het indicatieorgaan bij cliënt niet-akkoord opent. Vul de onderbouwing in (de 2 vragen bij de onderbouwing zijn verplichte vragen). Onderaan het formulier kun je de bijlagen selecteren die meegestuurd moeten worden. Handleiding RIS-WZ 2.9 juni

66 Klik bovenaan het formulier op de knop naar Indicatieorgaan om het formulier te versturen. De knop Adviesaanvraag Indicatieorgaan verstuurd d.d. xx-xx-xxxx is groen gekleurd en de datum van verzenden is ingevuld. Zodra het Indicatieorgaan de aanvraag heeft ingezien wordt de knop Gezien door Indicatieorgaan d.d. xx-xx-xxxx groen gekleurd en wordt de datum van inzage ingevuld. Handleiding RIS-WZ 2.9 juni

67 Het resultaat van de beslissing van het adviesorgaan is ook te zien in het dossier. Het aanvraagproces wordt vervolgens afgerond en de gegevens worden aan de voorziening toegevoegd. De laatste knop Beschikking toegekend d.d. xx-xx-xxxx is groen gekleurd en de datum van toekenning is ingevuld. Handleiding RIS-WZ 2.9 juni

68 8 SECOND OPINION! Let op: Bekijk het Stedelijk kader Wijkzorg 2018 (versie maart ) en de factsheet second opinion voor een duidelijke beschrijving van de situaties waarin een second opinion gevraagd kan worden. Een second opinion wordt uitgevoerd door een andere wijkzorgmedewerker uit de wijk van de cliënt en kan, als de cliënt daar akkoord mee gaat, van dezelfde organisatie zijn als jij zolang hij/zij maar niet betrokken is geweest bij het opstellen van het geweigerde ondersteuningsplan. Deze professional zal dan het proces van vraagverheldering en beoordeling tot en met het opstellen van een nieuw ondersteuningsplan met de cliënt doorlopen. Als een second opinion door de cliënt gewenst wordt, dan is de eerste stap in RIS Wijkzorg om een nieuw second opinion dossier aan te maken. Deze mogelijkheid vind je rechtsonder op de cliëntkaart, in de rubriek Algemene acties. Na de keuze Maak een second opinion dossier selecteer je de second opinion klanthouder uit de lijst van wijkzorgmedewerkers bij het pijltje en klik je op Dossier aanmaken..! Let op: het is wel de bedoeling dat je deze medewerker van te voren op de hoogte stelt over deze second opinion. Er wordt nu een nieuw dossier geopend van de aangewezen second opinion klanthouder met de aanduiding second opinion dossier. In dit dossier zijn alleen de cliëntgegevens van het oorspronkelijke dossier overgenomen, maar de beslissing op de aanmelding staat nog open. Van hieruit kan de second opinion klanthouder het dossier met de cliënt invullen. Als cliënt het eens is met een nieuw ondersteuningsplan in het second opinion dossier, dan dient het primaire dossier aangepast te worden aan het second opinion dossier. Handleiding RIS-WZ 2.9 juni

69 9 EVALUEREN ONDERSTEUNINGSPLAN Op het moment dat er leveringsverzoeken of indicatieaanvragen verstuurd zijn vanuit RIS Wijkzorg, wordt het mogelijk om te evalueren. Dit dient in elk geval te gebeuren op of vóór de datum die eerder opgegeven is in het ondersteuningsplan. Dit proces kent verschillende stappen en RIS Wijkzorg leidt u door deze stappen heen. Klik in het ondersteuningsplan op de knop + Evaluatie toevoegen. Het volgende venster opent: De datum evaluatie en klanthouder evaluatie worden autoatisch ingevuld. Het evaluatie proces bestaat uit 4 onderdelen: -Nieuwe ZRM (volledig ingevuld en definitief) -Bijgewerkt ondersteuningsplan -Ondersteuningsplan geprint voor cliënt -Geformaliseerd ondersteuningsplan (snapshot) Hierachter staat de status van het onderdeel. Handleiding RIS-WZ 2.9 juni

70 status nog niet afgerond status afgerond Door op het statusicoontje te klikken kunt u het onderdeel invullen. Vul de onderdelen van boven naar beneden in. Indien u zich niet aan deze volgorde houdt, dan verschijnt er een foutmelding Let op! U dient eerst de voorgaande activiteit van de evaluatie af te ronden. 1. Nieuwe ZRM (volledig ingevuld en definitief) Indien er een recente (jonger dan 30 dagen) ZRM bestaat, dan krijgt u hierover een melding. Indien uw keuze ja is, wordt deze ZRM direct gekoppeld aan de evaluatie en gaat u verder naar de volgende stap. Indien u kiest voor Nieuwe ZRM, komt u in het scherm om een nieuwe ZRM op te voeren. Als er geen recente (jonger dan 30 dagen) ZRM aanwezig is, opent direct het scherm om een nieuwe ZRM op te voeren. Na het invullen van de ZRM klikt u op Opslaan. Er verschijnt een melding: Als u zeker weet dat u alles correct heeft ingevuld, klikt op op ja. Hierna keert u terug op het venster cliënt evalueren. Handleiding RIS-WZ 2.9 juni

71 Het eerste onderdeel is correct ingevuld, hierdoor is de status gewijzigd naar afgerond. Nu kan het volgende onderdeel worden ingevuld. U kunt nu ook kiezen voor sluiten en later de evaluatie afmaken. 2. Bijgewerkt ondersteuningsplan. Het volgende venster opent zich. De ingevulde gegevens worden automatisch uit het ondersteuningsplan overgenomen. Deze kunt u eventueel aanpassen. De evaluatiedatum wordt berekend door einddatum van de voorziening minus 6 weken. Indien er meerdere einddata zijn, wordt de eerst komende einddatum genomen. Klik vervolgens op de knop opslaan en door naar de doestellingen om het ondersteuningsplan aan te passen. Handleiding RIS-WZ 2.9 juni

72 U vult hier eerste de bovenste regel in doelstelling bereikt?. Hierdoor verschijnt er een 2 e vraag Wilt u de ingezette zorg bijstellen of met een jaar verlengen?. En u beantwoord ook de vraag: Wilt u deze doelstelling afsluiten. Na beantwoorden van deze vragen vult u de rest van het scherm in. Let vooral op dat u de status en de datum invult. Eventueel kunt u ook de voorziening aanpassen door op de roze balk aanpassen voorziening te klikken. Hier kun je de voorziening verlengen door de nieuwe looptijd op te voren: Handleiding RIS-WZ 2.9 juni

73 Klik op Opslaan. Voor de verlengde voorziening moet wel een nieuw motivatie worden opgevoerd in het ondersteuningsplan, pas indien nodig ook de resultaatgebieden aan: Vervolgens klikt op de opslaan en naar de volgende doelstelling als er meerdere doelstellingen zijn of klik op Opslaan en naar overzicht om het aanpassen van het ondersteuningsplan af te ronden. Nadat u alles heeft ingevuld keert u terug naar het venster cliënt evalueren. Handleiding RIS-WZ 2.9 juni

74 De status van bijgewerkt ondersteuningsplan is nu gewijzigd naar afgerond. 3. Ondersteuningsplan geprint voor cliënt Door op het status icoontje van ondersteuningsplan geprint voor cli:ent te klikken verschijnt de volgende vraag. Hier maakt u een keuze. Om een snapshot te maken kiest u hier voor De cliënt. Deze procedure staat volledig beschreven op pagina 54 (en verder). Na het afdrukken wordt de status van ondersteuningsplan is nu gewijzigd naar afgerond. Na het correct invullen van het onderdeel wijzigt de status naar status afgerond. Handleiding RIS-WZ 2.9 juni

75 4. Geformaliseerd ondersteuningsplan (snapshot) Hier wijzigt u de status door op status wijzigen te klikken.. De procedure van snapshots staat beschreven op pagina 55 (en verder). Nadat er een groen bolletje achter de datum is verschenen is de snapshot goed aangemaakt en kunt u het venster snapshots verlaten door de rode knop kruisje. De status van Geformaliseerd ondersteuningsplan (snapshot) is nu gewijzigd naar afgerond. Tevens is de (onderste regel) Evaluatie afgerond gewijzigd naar status afgerond. Door op de sluiten te klikken verlaat u het venster cliënt evalueren. Deze ingevulde evaluatie kunt u terug vinden in het ondersteuningsplan onder de groene knop evaluatie. Handleiding RIS-WZ 2.9 juni

76 VOORTIJDIG BEËINDIGEN VAN VOORZIENING Bij evaluatie van de doelstellingen kan er besloten worden om een levering voortijdig te beëindigen. Nadat de resultaten van de actie en de evaluatie van de doelstelling waaraan de voorziening gekoppeld is vastgelegd is, dient de levering voorziening daadwerkelijk te worden beëindigd. In het venster Productgegevens dient het veld Voortijdige beëindiging ingevuld te worden met een datum voor de einddatum levering. Nadat er een datum is ingevuld bij het veld Voortijdige Beëindiging, wordt in de levering het veld Einddatum levering met dezelfde datum gevuld. Voor een voorziening met een indicatie betekent dit dat alleen de levering wordt beëindigd, de indicatie is nog geldig en de einddatum indicatie blijft ongewijzigd. Indien een voorziening voortijdig wordt beëindigd zonder eerst de resultaten van de actie en de evaluatie van de doelstelling te hebben vastgelegd, volgt een melding: LET OP: Er is een voortijdige beëindigingsdatum ingevuld bij de voorziening `naam van de specifieke voorziening`, zonder dat de resultaten van de actie en de evaluatie van de doelstelling zijn vastgelegd. VERLENGEN VAN VOORZIENING Voor het verlengen van een voorziening zie hoofdstuk 9 evalueren ondersteuningsplan op pagina 70. LEVERANCIERSWISSEL Naast het voortijdig beëindigen van de levering van een voorziening, is het ook mogelijk om over te stappen van de ene leverancier naar een andere (leverancierswissel), terwijl de leveringsperiode en/of de indicatie periode nog geldig is. Leverancierswissel bij een voorziening Als je van leverancier wilt veranderen bij een voorziening, klik dan op het oogje, en vervolgens op de knop Leverancierswissel. Hierna opent het venster Leverancierswissel. Handleiding RIS-WZ 2.9 juni

77 Op het scherm is te zien wat de einddatum is van de levering van de huidige leverancier. Bij de Einddatum huidige levering vul je de datum in van wanneer de cliënt wilt stoppen bij de huidige leverancier. De einddatum moet voor de huidige einddatum van de levering liggen. Na het opslaan van de Einddatum, wordt de bestaande voorziening op slot gezet en het aanvraagproces voor een nieuwe voorziening wordt opgestart. Bij de nieuwe voorziening dient dan de nieuwe leverancier gekozen te worden en daarna volgt het aanmelden bij de nieuwe leverancier( zie paragraaf Een voorziening aanvragen ). Handleiding RIS-WZ 2.9 juni

78 10 TOEGANG GEVEN TOT DOSSIER EN OVERDRAGEN KLANTHOUDERSCHAP Als klanthouder van een dossier heb je in RIZ-WZ de bevoegdheid om andere RIS-gebruikers toegang te geven tot het dossier. Dit betekent dat zij het dossier kunnen inzien. Als jij wil achterhalen wie er wat gemuteerd heeft in het dossier, kan je in de rubriek Algemene acties het logboek van het dossier openen.! Let op: het is belangrijk om andere bij de cliënt betrokken zorgverleners toegang tot het dossier te geven, zodat zij een totaalbeeld van de cliënt en van zijn/haar zorgbehoefte kunnen krijgen. Dit kan alleen met toestemming van de cliënt. Meer informatie: zie Stedelijk kader Wijkzorg 2018 (versie maart ). Het kan gedurende het wijkzorgproces duidelijk worden dat het klanthouderschap overgedragen dient te worden. Dit is bijvoorbeeld aan te raden als jij of de organisatie waarvoor je werkt, maar een heel klein deel van de zorg voor deze cliënt levert, of als jouw relatie met de cliënt verstoord is of als de cliënt dit zelf wil. In andere gevallen is het overdragen van het klanthouderschap verplicht, bijvoorbeeld als de cliënt verhuist naar een andere zorgwijk, of als jij niet meer (in de wijk van de cliënt) werkt. Dit kan alleen met toestemming van de cliënt. TOEGANG TOT DOSSIER GEVEN Toegang geven tot het dossier doe je aan de rechterkant van de cliëntkaart in de rubriek Toegang tot dit dossier. Klik op de knop + Toegang verlenen. Hiermee open je een selectielijst van alle RIS-gebruikers. Selecteer de gewenste persooon en klik op Bovenstaande gebruiker toegang verlenen om deze persoon toegang te verlenen. Daarna is de toegang voor deze persoon gerealiseerd. Stuur de persoon die je toegang verleend hebt nu een bericht waarin je dit vermeldt en vraag hem of haar kennis te nemen van het dossier en eventuele acties die door hem/haar uitgevoerd dienen te worden. Je kan de toegang voor deze persoon weer ongedaan maken door op het rode kruisje naast de naam te klikken. Handleiding RIS-WZ 2.9 juni

79 KLANTHOUDERSCHAP OVERDRAGEN. Voordat je werkelijk overdraagt, is het belangrijk om contact op te nemen met de beoogde nieuwe klanthouder om te vernemen of zij/hij het klanthouderschap van dit dossier accepteert. Dit kan telefonisch of via en bericht. Naast de klanthouder kan ook de Teamleider van de organisatie van de klanthouder het klanthouderschap overdragen. Ga naar de rubriek Toegang tot dit dossier en klik op het sleuteltje voor de naam van de klanthouder. Je krijgt de melding dat de klanthouder alleen met toestemming van de cliënt gewisseld kan worden. Selecteer in de selectielijst de beoogde klanhouder en klik op Bovenstaande gebruiker toegang verlenen. Daarna is de klanhoudertoegang voor deze persoon gerealiseerd. Twee redenen waarom de toekomstige klanthouder niet in de lijst voorkomt: - Hij/zij is niet gekoppeld aan het wijkzorgnetwerk van het dossier; - Hij/zij heeft al toegang tot het dossier. Indien dit het geval is, ontneem je deze persoon eerst de toegang tot het dossier door op het rode kruisje vóór diens naam te klikken. Daarna klik je weer op het sleuteltje voor de naam van de klanthouder en selecteer je deze persoon uit de lijst. Handleiding RIS-WZ 2.9 juni

80 Handleiding RIS-WZ 2.9 juni

81 11 BERICHTEN STUREN AAN ANDERE ZORGVERLENER(S) RIS Wijkzorg kent twee manieren om berichten te versturen: interne RIS Wijkzorg berichten en berichten naar reguliere adressen. Beide soorten berichten zijn gebonden aan het dossier van de cliënt, alleen bestemd voor andere RIS gebruikers, en zijn niet leesbaar voor onbevoegden. De berichten naar adressen zijn vooral bedoeld om gebruikers die niet dagelijks in RIS Wijkzorg registreren, en dus niet zien of zij nieuwe interne berichten hebben ontvangen, te attenderen op een door jou gevraagde actie, of wijziging in het dossier van de klant. INTERNE BERICHTEN Om een intern bericht te versturen aan een van de medewerkers in de wijk van de cliënt, kies je rechtsboven in de cliëntkaart in de rubriek Berichten op de knop + Bericht verzenden. Selecteer vervolgens aan wie je het bericht wilt verzenden, schrijf jouw bericht en druk op bovenstaand bericht verzenden. Het bericht zal de naam en het BSN nummer van de cliënt bevatten en wie de klanthouder is van het dossier. Het bericht komt nu terecht in de interne RIS Wijkzorg berichten box van de ontvanger, wordt op de cliëntkaart bijgeschreven als verstuurd bericht en is zichtbaar als verzonden bericht in jouw eigen RIS Wijkzorg berichten box. De RIS Wijkzorg berichten box is toegankelijk via de knop aan de linkerkant van het scherm (4 e van boven): De eventuele nummertjes bij deze knop geven het aantal ongelezen ontvangen berichten aan. Het berichten scherm is via deze knop altijd in RIS Wijkzorg bereikbaar. In het berichten scherm kan je zoeken op tekst, eerder gelezen berichten inzien, en zie je een lijst van alle door jou verstuurde berichten. Helemaal onderaan dit scherm is het ook mogelijk om een nieuw bericht op te stellen, dat dan niet aan een specifiek dossier gekoppeld zal zijn. Handleiding RIS-WZ 2.9 juni

82 Handleiding RIS-WZ 2.9 juni

83 12 AFSLUITEN DOSSIER MOGELIJKHEID TOT HARD AFSLUITEN BIJ OVERLIJDEN EN VERHUIZEN Het mogelijk om het dossier versneld af te sluiten zonder evaluatie uit te voeren en een ZRM in te vullen. Reden voor versneld afsluiten kan zijn: overlijden, verhuizen buiten Amsterdam, of op verzoek van de cliënt. Klik in de rubriek Algemene acties op de link Dit dossier versneld afsluiten. Het venster Dossier versneld afsluiten verschijnt. Vink hier Overlijden van cliënt, Verhuizen van cliënt buiten Amsterdam, of Stopzetten op verzoek van de cliënt aan en vul de Datum van overlijden (in geval van overlijden) en een Afsluitdatum op. Sla het venster op door onderaan op het diskette-icoontje te klikken. Op de cliëntkaart is op een aantal plaatsen te zien dat het dossier is afgesloten: Het slotje vóór het dossiernummer Handleiding RIS-WZ 2.9 juni

84 Het overlijdenskruis bij de naam van de cliënt De statusbalk onderaan de cliëntkaart (bij overlijden) (bij verhuizen buiten Amsterdam, of op verzoek van de cliënt) De voorzieningen gaan op slot (rood kader om de voorziening): Verhuizing van de cliënt Wanneer een cliënt zonder vaste woon- of verblijfplaats moet worden overgedragen naar een ander wijkzorgnetwerk, dan klik je in de rubriek Algemene acties op de link: Verhuizing van de cliënt en/of overdracht naar ander wijkzorgnetwerk. Handleiding RIS-WZ 2.9 juni

85 Het venster Verhuizing van de cliënt verschijnt. Indien de cliënt nu een vast woon- of verblijfplaats heeft gekregen, vul je deze gegevens in onder Nieuw adres. Bij Nieuwe klanthouder selecteer je een andere wijkzorgprofessional indien je zelf niet aan het nieuwe wijkzorgnetwerk gekoppeld bent, of jezelf. Handleiding RIS-WZ 2.9 juni

86 Indien de cliënt enkel naar een ander wijkzorgnetwerk moet worden overgedragen, vink je bij Nieuw adres wederom Cliënt heeft geen vaste woon- of verblijfplaats aan. Bij Nieuw wijkzorgnetwerk selecteer je het juiste wijkzorgnetwerk. Bij Nieuw klanthouder selecteer je een andere wijkzorgprofessional, of jezelf. Indicatieverzoek Als de cliënt geen vaste woon- of verblijfplaats heeft, wordt dit in het indicatieverzoek opgenomen. Handleiding RIS-WZ 2.9 juni

87 Handleiding RIS-WZ 2.9 juni

88 13 ALGEMENE ACTIES In het overzicht van het dossier staat rechts onderin de Algemene acties. Indien u bepaalde acties niet ziet, wordt dit veroorzaakt door de rol die u binnen ris wijkzorg heeft. Bv. Een klanthouder mag een leeg dossier verwijderen een gebruiker kan dit niet. Indien het dossier is afgesloten zijn er 2 andere opties zichtbaar in het bovenstaande overzicht, namelijk Dit dossier heropenen en Afsluit gegevens inzien. Zie het hoofdstuk: Dit dossier afsluiten. SAMENVATTING / UITTREKSEL VAN DIT DOSSIER Door de blauwe regel Samenvatting/ Uittreksel van dit dossier aan te klikken verschijnt onderstaande venster. U kunt hier een keuze maken uit: De cliënt, De vraagverheldering en beoordeling en het ondersteuningsplan. Standaard zijn alle keuzes aangevinkt. Blauwe regel/link Handleiding RIS-WZ 2.9 juni

89 Alles aanvinken Alles uitvinken Alles omdraaien Knop Sluiten Tonen hiermee worden alle keuzes aangevinkt hiermee worden alle vinkjes uitgevinkt hiermee worden aanvinken/uitvinken weer gewijzigd. hiermee gaat u terug naar dossier venster geeft in een nieuw venster de samenvatting (om privacy redenen wordt alleen het bovenste deel van de samenvatting getoond) afdrukken De samenvatting wordt geprint. Er verschijnt nog wel een venster waarin u de printer moet selecteren. Hier kunt u ook een pdf creator selecteren. Tevens kunt u hier de pagina s die geprint moeten worden selecteren en het aantal exemplaren. LOGBOEK VAN DIT DOSSIER In dit logboek staat een overzicht van handelingen die er in een dossier zijn uitgevoerd. Dit staat chronische vermeld, tevens wordt de naam van de medewerker getoond. Handleiding RIS-WZ 2.9 juni

90 (i.v.m. privacy is de naam van de medewerker in bovenstaande kolom Door verwijderd ) VERHUIZING VAN DE CLIENT EN/OF OVERDRACHT NAAR ANDER WIJKZORGNETWERK Door de blauwe regel Verhuizing van de clíënt en/of overdracht naar ander zorgnetwerk aan te klikken verschijnt onderstaande venster. In bovenstaand scherm vult u het nieuwe adres van de cliënt in. U hoeft alleen de postcode en het huisnummer in te vullen (eventueel ook de huisnummertoevoeging). De straatnaam en woonplaats worden dan automatisch ingevuld. Door op de knop verzenden te drukken worden deze gegevens aangepast in het dossier. In het onderstaande scherm kan de klanthouder worden gewijzigd. M.b.v. het keuze menu kiest u de nieuwe klanthouder (gesorteerd op organisatie en naam medewerker). M.b.v. de knop verzenden word de wijziging ingevoerd in het dossier. Handleiding RIS-WZ 2.9 juni

91 DIT DOSSIER AFSLUITEN Door de blauwe regel Dit dossier afsluiten aan te klikken verschijnt onderstaande venster. Bovenstaande handelingen moet zijn uitgevoerd, voordat het dossier gesloten kan worden. Indien u alles goed heeft ingevuld, verschijnt de vraag weet u zeker dat u dit dossier wilt afsluiten?. Na uw keuze ja verschijnt onderstaande Afsluiting scherm. U vult de reden in en vervolgens is het dossier afgesloten. Als het dossier is afgesloten dan staat er linksboven in het dossier U heeft allen-lezen toegang tot dit dossier. Bij de algemene acties zijn er twee opties bijgekomen: dit dossier heropenen en Afsluit gegevens inzien. Dit dossier heropenen Door deze knop wordt het dossier heropend. De melding U heeft alleen-lezen toegang tot dit dossier ís verwijderd. Afsluitgegevens inzien. In dit venster staat de reden en datum van afsluiten. Handleiding RIS-WZ 2.9 juni

92 DIT DOSSIER VERSNELD AFSLUITEN Door de blauwe regel Dit dossier versneld afsluiten aan te klikken verschijnt onderstaande venster. Zie hoofdstuk 11 voor verdere beschrijving van deze functionaliteit. MAAK EEN SECOND OPINION VAN DIT DOSSIER Zie de website: In het middelste blok staat factsheets. Hieronder staat second opinion. Door de blauwe regel/link Maak een second opinion van dit dossier aan te klikken verschijnt de onderstaande venster. Selecteer hier de klanthouder van het second opinion dossier. Klik op Dossier aanmaken. Er verschijnt een nieuw dossier pagina. Dit dossier krijgt ook een nieuw dossier nummer, met verwijzing naar het oorspronkelijke dossier nummer. Handleiding RIS-WZ 2.9 juni

93 Bij algemene acties staat vermeld: Dit dossier is een second opinion dossier van # Ook bij het oorspronkelijke dossier staat een verwijzing naar het second opinion dossier ( Van dit dossier is reeds een second opinion dossier gemaakt #177260) Dit nieuwe dossier vult u geheel in. DIT DOSSIER VOLLEDIG VERWIJDEREN OF DIT LEGE DOSSIER VERWIJDEREN Door de blauwe regel Dit lege dossier verwijderen aan te klikken verschijnt de onderstaande waarschuwing. Omdat alle gegevens definitief worden gewist, krijg u nogmaals een bevestigingsvraag. Kiest u weer ja dan wordt het dossier verwijderd. Dit duurt enkele seconden. Indien het dossier is verwijderd, dan verschijnt de dashboard pagina in beeld. Handleiding RIS-WZ 2.9 juni

94 DIT VOLLEDIGE DOSSIER ANONIEM MAKEN (PERSOONSGEGEVENS VERWIJDEREN) Door de blauwe regel/link Dit dossier volledig anoniem maken aan te klikken verschijnt de onderstaande waarschuwing. Omdat de cliënt gegevens worden gewijzigd, krijg u nogmaals een bevestigingsvraag. Kiest u weer ja dan worden de persoon gegevens gewijzigd. Voornaam en naam van de cliënt zijn gewijzigd in Anoniem Adres en bsn nummer van de cliënt zijn verwijderd. Huisarts is gewijzigd in Anoniem Naam netwerk/relatie is gewijzigd in Anoniem Adres netwerk/relatie is verwijderd. ER ZIJN NOG GEEN BIJLAGEN AANWEZIG Door de blauwe regel Er zijn nog geen bijlagen aanwezig aan te klikken verschijnt de onderstaande venster. Handleiding RIS-WZ 2.9 juni

95 M.b.v blauwe knop +Bestanden selecteren verschijnt de navigator van uw home directory. Hier selecteert u het bestand dat u wilt uploaden. Het bestand dat u geselecteerd heeft, verschijnt midden in beeld in het kader (in dit geval heet het bestand: voorbeeld bestand.docx). M.b.v blauwe knop Bestanden toevoegen wordt het bestand toegevoegd (aan de onderstaande tabel). Uploaddatum en bestandsgrootte staan hierin vermeld. Knopjes Handleiding RIS-WZ 2.9 juni

96 Blauwe knop: bestand openen. Oranje knop: naam van het bestand wijzigen. Rode knop: bestand verwijderen. M.b.v. de knop sluiten gaat u terug naar het dossier scherm. Als u de pagina ververst dan verschijnt de regel Er is 1 bijlage aanwezig. Indien u meerdere bijlagen heeft ge-upload dan staat hier het aantal bijlagen vermeld (b.v. er zijn 4 bijlagen aanwezig.). Overige functies Indien er vele bijlagen (b.v. meer dan 50) zijn toegevoegd, dan zijn de volgende knoppen handig om te gebruiken. Deze knoppen spreken voor zichzelf. ER IS 1 BIJLAGE AANWEZIG Door de blauwe regel/link Er is 1 bijlage aanwezig aan te klikken verschijnt de onderstaande venster. Hierin staat de naam, de upload datum en de grootte van het bestand vermeld. Handleiding RIS-WZ 2.9 juni

97 Voor een beschrijving van bovenstaande venster zie het hoofdstuk er is nog geen bijlage aanwezig. ER ZIJN NOG GEEN RAPPELS AANWEZIG (OF ER IS 1 RAPPEL AANWEZIG) Door de blauwe regel/link Er is nog geen rappel aanwezig aan te klikken verschijnt de onderstaande venster. In dit venster is wel een afgerond rappel zichtbaar. (i.v.m. privacy is de naam van de medewerker onleesbaar gemaakt.) Handleiding RIS-WZ 2.9 juni

98 M.b.v. tabblad Nieuw kunt u zelf een rappel bericht instellen. ER IS 1 RAPPEL AANWEZIG Door de blauwe regel Er is 1 rappel aanwezig aan te klikken verschijnt de onderstaande venster (i.v.m. privacy is de naam van de medewerker onleesbaar gemaakt). M.b.v. blauwe knop wijzigen kunt de bestande rappel aanpassen. M.b.v. oranje knop afronden kunt de bestande rappel afronden. Wijzigen Afronden Het rappel bericht kunt u afronden. Handleiding RIS-WZ 2.9 juni

99 Indien u ja kiest wordt het bericht afgerond. (i.v.m. privacy is de naam van de medewerker onleesbaar gemaakt) Het bericht wordt in lichtgrijze letters weergegeven. De datum van afronding staat rechts vermeld. Indien gewenst kunt u het rappel bericht m.b.v. het rode kruisje knopje verwijderen. Handleiding RIS-WZ 2.9 juni