Samenwerken Of zich klaarmaken voor de toekomst. FrankHaemers, Juridische dienst BIBF

Transcriptie

1 Samenwerken Of zich klaarmaken voor de toekomst FrankHaemers, Juridische dienst BIBF

2 Dankzij de nieuwe technologiën is er voor de invoer en verwerking van financiële data nauwelijks menselijke handeling meer nodig. Middels datavisualisatie worden complexe financiële gegevens inzichtelijk gemaakt. Dit maakt de ondernemers slimmer en slimmer. Het advies en de rol van de boekhouder wijzigt hierdoor Hoe zal de boekhouder meer tijd kunnen vrijmaken voor advies en intensievere begeleiding van zijn cliënteel? Minder historisch zoals de bespreking van de boekhouding of opmaak van het jaarverslag, maar resoluut meer op de toekomst gericht, zoals de risico s die de onderneming loopt. (J.Meens op ) De ondernemer is immers niet geïnteresseerd in hoe de informatie tot stand komt, maar wel in de waarde van die informatie en hoe hij die concreet kan toepassen. De informatieverschaffer wordt een financiële coach die helpt bij de accurate interpretatie van de informatie. De boekhouding zelf gebeurt zo goed als virtueel. ( Praktische leidraad bij een duurzame strategie rond de digitalisering van uw financiële administratie Brochure VBO-BDO mei op

3 maar Voor 78% van de erkende boekhouders(-fiscalisten), accountants en belastingconsulenten is de complexiteit van de wetgeving een belemmering in de uitoefening van hun beroep. Wijzigingen in de wetgeving maken continue opvolging, bijsturen van adviezen naar klanten toe en proactief handelen noodzakelijk. De beschikbare tijd om de dienstverlening uit te werken en aan te bieden is een tweede belangrijke belemmerende factor voor 74% van de respondenten. Daarnaast is het aantrekken van competente medewerkers voor 46% van de erkende boekhouders(-fiscalisten), accountants en belastingconsulenten een moeilijke opgave. Voor 23% is het bovendien niet evident om competente medewerkers te behouden. (Pacioli, nr415»de erkende boekhouder (-fiscalist) anno 2015, klaar voor de toekomst? - )

4 OPLOSSING?: 1+1=3

5 Waarom is 1+1 = 3 bij samenwerken? Kennisuitbreiding : 2 weten meer dan 1 De klant wacht niet en wordt veeleisender. Daar moeten we op inspelen. Samenwerken is ook elkaars expertises gebruiken. Schaalvergroting: delen van kosten, maar ook meer opbrengsten mogelijk maken

6 Maar ook Continuïteit: wat als ik wil overdragen? Work-life balance/overmacht:

7 Hoe kunnen we samenwerken? Kan zeer veel verschillende vormen aannemen : Zonder rechtspersoonlijkheid Informeel : vb : feitelijke vereniging, netwerk Formeel : maatschap of samenwerkingsovereenkomst Met rechtspersoonlijkheid : Vennootschap VZW

8 Samenwerkingsvormen Uit «Handboek voor Vrije beroepen, Samenwerken in associatie «Federatie voor Vrije Beroepen» Verhouding Intensiteit Aard Losse samenwerking Confraterneel Ad hoc wanneer nodig Situatiegebonde n Verticale samenwerking Eerder hiërarchisch Langere termijn doch niet exclusief inhoudelijk Kostendelende samenwerking Instrumenteel Langere termijn ondersteunend Integrale samenwerking Collegiaal Eerder permanent Inhoudelijk & ondersteunend

9 Hoe beginnen? Failing to prepare, is preparing to fail (Benjamin Franklin) Algemeen Naar het Instituut toe

10 De eerste stappen- algemeen Zie

11 De eerste stappen - algemeen UITSCHRIJVEN PRINCIPES IN DRAAIBOEK Doel Partners Het beheer van de praktijk Verloning Met mekaar omgaan

12 Eerste stappen doel of waar wil men heen? Beter beheren van het bestaande en/of Met aandacht voor heden en toekomst Streven naar groei Door overnames/fusies Organisch Bijkomende kantoren

13 Eerste stappen : met wie als partners? Alleen beroepsbeoefenaars of ook extern Actief (iedereen werkt mee ) passief (investeerders) Overdracht of niet Uitstap/pensioen/instap

14 Eerste stappen: beheer van de praktijk Taken verdelen! WIE DOET WAT [graaggoed]? Vinden en ontwikkelen van cliënteel De dienstverleningsstructuur Hoe organiseren we diensten naar het cliënteel : team, cliënt, partner? Het kantoor beheren (strategie, logistiek, marketing, personeelsbeleid, ict, AWW...) Dagdagelijkse aspecten van het kantoor Langere termijn (bv marketing, groeistrategie ) Overlegstructuur uitbouwen Voorzien dat men soms niet zal overeenkomen

15 Eerste stappen - verloning Vergoeding voor de prestaties Dienstverlening / managementtaken Vast variabel VAA Gelijke delen (bv elk 1/3) of formule (bv 30% gelijke delen, 35% in functie van aanbreng en 35 % in functie van omzet) of? Vergoeding aandeelhoudersschap Winstverdeling dividend

16 Eerste stappen- menselijke aspecten Arbeidsverdeling uitwerken Objectiveren van prestaties-vermijden van gevoel dat alles op één persoon terecht komt Vakantieregeling Langdurige afwezigheid bv door ziekte Wat in geval van wanprestatie of vertrouwensbreuk? Uitstap niet concurentiebedingen Instap doorgroei - familiale opvolging Kantoorcultuur : hoe omgaan met verschillende persoonlijkheden Aanpak van meningsverschillen voorzien (!!!!!!) Positief klimaat opbouwen Associatie moet meer worden dan louter de optelsom van de associés

17 Eerste stappen doe het zelf? Zelf nadenken & draaiboek maken is zeer belangrijk & noodzakelijk Individueel / collectief Maar : twee weten meer dan één : externe inbreng Andere denkpistes Sturen van de gesprekken : draaiboek volgen - objectiveren focus behouden

18 De eerste stappen-bibf Artikel 46 Wet van 22 april 1999! Ook de zelfstandige medewerkers ( onderaannemers ) die boekhouding doen moeten over een erkenning beschikken, zoniet boekhouder BIBF = medeplichtig aan onwettige uitoefening beroep Artikel 47 Wet van 22 april 1999! Wanneer het beroep van boekhouder wordt uitgeoefend in het kader van een rechtspersoon dient de rechtspersoon, tevens erkend te worden overeenkomstig de modaliteiten door de Koning bepaald. Koning = Koninklijk Besluit inzake de erkende boekhoudvennootschappen

19 U wil de erkenning nazien? : : : Indien niet gevonden = niet-erkend In geval van twijfel : info@bibf.be

20 De eerste stappen-deontologie Artikel 10 Reglement van Plichtenleer: melden Waarom? : Instituut toelaten conformiteit plichtenleer te controleren of bv waarschuwen onwettige uitoefening Samenwerkingsverband? = 2 essentiële elementen Duurzaamheid : occassionele samenwerking wordt dus niet beoogd Doel: Gemeenschappelijke uitoefening beroep boekhouder BIBF Ongeacht of dit via een vennootschap is Dus niet bv een overeenkomst met firma voor onderhoud van burelen In gemeenschap brengen van middelen Hoe? : brief / Wat? : kopie overeenkomst / statuten Wanneer: bij start en bij wijzigingen!

21 De eerste stappen-samenwerkingsovereenkomst Mondeling mag maar schriftelijk is aangewezen : BIBF-model samenwerkingsovereenkomst? = neen Is eigenlijk maatwerk Samen essentiële elementen bespreken en dan uitwerken (zelf of door een derde) BIBF-model onderaanneming?: BIBFopdrachtbrief gebruiken

22 De eerste stappen- rechtspersoon Middelenvennootschap art. 6 KB Wat? :in gemeenschap brengen van beroepsgebonden kosten Wat niet? : uitoefenen beroep, innen honoraria Daarom : maatschappelijke benaming mag geen verwarring met beroepsvennootschap veroorzaken Wat doen? VOORAF aan de oprichting toelating vragen aan Uitvoerende Kamer Hoe? Lidgeld betalen na toelating? : Neen, vennootschap wordt geen lid.

23 De eerste stappen- rechtspersoon Middelenvennootschap model maatschappelijk doel De vennootschap heeft als burgerlijk doel: Het ter beschikking stellen, zelfs tegen kostprijs, van immateriële, materiële en menselijke middelen aan haar eigen vennoten of aan de vennootschappen van haar eigen vennoten om de uitoefening van de beroepsactiviteiten van haar vennoten te vergemakkelijken. De vennootschap mag niet worden belast met het innen van de honoraria voor de opdrachten die behoren tot de beroepsactiviteiten van haar leden. De vennootschap mag op generlei wijze de onafhankelijkheid van haar leden in de uitoefening van hun opdracht schaden. De vennootschap mag in België en in het buitenland, alle industriële, handels-, financiële, roerende en onroerende verrichtingen verwezenlijken die rechtstreeks of onrechtstreeks haar onderneming kunnen uitbreiden of bevorderen en voor zover deze in overeenstemming zijn met de plichtenleer die geldt voor de beroepen van de vennoten. De vennootschap kan, op welke wijze ook, belangen nemen in alle verenigingen, zaken, ondernemingen of vennootschappen die eenzelfde, gelijkaardig of verwant doel nastreven of die haar onderneming kunnen bevorderen en ermee kan samenwerken of fusioneren en voor zover in overeenstemming met de plichtenleer die geldt voor de beroepen van de vennoten. De vennootschap mag uitsluitend in eigen naam en voor eigen rekening het uit haar activiteiten voortkomende patrimonium in de ruimste zin van het woord beheren en oordeelkundig uitbreiden. Zij mag haar patrimonium uitbreiden door alle onroerende goederen, zowel in volle eigendom als in vruchtgebruik en/of blote eigendom, alle onroerende zakelijke rechten zoals onder meer erfpacht- en opstalrechten en alle roerende goederen als investering te verwerven, beheren, in stand houden en valoriseren; beheer wordt in deze zin verstaan dat aankoop, verhuring, uitrusting, verbouwing en vervreemding toegelaten zijn in zoverre zij nuttig of noodzakelijk zijn of bijdragen tot een meer gunstige samenstelling van het vennootschapspatrimonium. Daartoe mag zij alle onroerende, roerende en financiële handelingen verrichten, zoals ondermeer haar onroerende goederen in hypotheek stellen en al haar andere goederen, in pand stellen. Dit alles met inachtneming van het voorgaande en in overeenstemming met de plichtenleer die geldt voor haar vennoten.

24 De eerste stappen- rechtspersoon Beroepsvennootschap art 7 KB Erkenning verplicht!!!! Uitoefenen via niet-erkende vennootschap = onwettige uitoefening EN deontologische inbreuk!! Hoe erkenning vragen?

25 Boekhoudkantoor & rechtspersoon Rechtsvorm Burgerlijke vennootschap : Van V.O.F. tot BVBA of NV, maar ook VZW is mogelijk Samenstelling kapitaal Meerderheid stemrechten (51%) : BIBF (natuurlijke persoon of andere erkende BIBF vennootschap) Minderheid stemrechten (49%): alle derden Persoonlijk : bv familie, partner, Professioneel : bv ander vrij beroep IAB/IBR

26 Boekhoudkantoor & rechtspersoon Bestuur Meerderheid = BIBF erkende vennootschap of natuurlijke persoon Minderheid = eender wie Indien slechts twee bestuurders : minstens 1 BIBF + andere persoon bevoegd om boekhouding voor derden te doen = boekhouder/accountant/bedrijfsrevisor Boekhouder moet steeds doorslaggevende stem hebben!! Enkel erkende beroepsbeoefenaars kunnen de vennootschap vertegenwoordigen voor boekhoudwerkzaamheden!!!! Onafhankelijkheid moet blijven Rol van derden blijft dus steeds ondergeschikt aan deontologisch correcte beroepsuitoefening

27 Boekhoudkantoor & rechtspersoon Doel : boekhouding en toegelaten activiteiten: De vennootschap heeft tot doel het uitoefenen van de burgerlijke beroepswerkzaamheid van boekhouder en/of boekhouder-fiscalist zoals bepaald in artikel 49 van de Wet van tweeëntwintig april negentienhonderd negenennegentig betreffende de boekhoudkundige en fiscale beroepen, evenals alle werkzaamheden die ermee verenigbaar zijn en die inzonderheid verenigbaar zijn met het Reglement van Plichtenleer en deontologie vastgesteld door het Beroepsinstituut van erkende boekhouders en fiscalisten, en onder meer doch niet uitsluitend: - de organisatie van boekhoudingsdiensten en raadgeving daaromtrent; - het openen, het houden, het centraliseren en het sluiten van boekingen, geschikt voor het opmaken van de rekeningen; - het bepalen van de resultaten en het opmaken van de jaarrekening in de door de wet bepaalde vorm; - het belastingadvies, bijstand en vertegenwoordiging van belastingplichtigen in alle belastingaangelegenheden; - juridische adviesverlening, in het bijzonder de bijstand bij de oprichting en de vereffening van vennootschappen; - studie-, organisatie- en raadgevend bureau inzake financiële, fiscale en sociale aangelegenheden. De vennootschap mag rechtstreeks of onrechtstreeks via inbreng, fusie, inschrijving of iedere andere manier deelnemen of belangen nemen in of optreden als bestuurder, zaakvoerder of lid van het directiecomité van andere rechtspersonen of burgerlijke vennootschappen met een gelijkaardig doel. De vennootschap mag optreden als vereffenaar van andere vennootschappen.

28 Boekhoudkantoor & rechtspersoon Mag de vennootschap een patrimonium beheren? : ja De vennootschap mag alle verrichtingen, met inbegrip van financiële, roerende en onroerende verrichtingen, doen die rechtstreeks of onrechtstreeks verband houden met het doel van de vennootschap en voor zover die verrichtingen in overeenstemmingen zijn met de plichtenleer die geldt voor het beroep van boekhouder en boekhouder-fiscalist. De vennootschap mag uitsluitend in eigen naam en voor eigen rekening het uit haar activiteiten voortkomende patrimonium in de ruimste zin van het woord beheren en oordeelkundig uitbreiden. Zij mag haar patrimonium uitbreiden door alle onroerende goederen, zowel in volle eigendom als in vruchtgebruik en/of blote eigendom, alle onroerende zakelijke rechten zoals onder meer erfpacht- en opstalrechten en alle roerende goederen als investering te verwerven, beheren, in stand houden en valoriseren; beheer wordt in deze zin verstaan dat aankoop, verhuring, uitrusting, verbouwing en vervreemding toegelaten zijn in zoverre zij nuttig of noodzakelijk zijn of bijdragen tot een meer gunstige samenstelling van het vennootschapspatrimonium. Daartoe mag zij alle onroerende, roerende en financiële handelingen verrichten, zoals ondermeer haar onroerende goederen in hypotheek stellen en al haar andere goederen, in pand stellen. Dit alles met inachtneming van het voorgaande en in overeenstemming met de plichtenleer die geldt voor het beroep van boekhouder en boekhouder-fiscalist. De vennootschap mag haar doel zowel in België als in het buitenland verwezenlijken, onder voorbehoud van eventuele internationale bepalingen ter zake.

29 Boekhoudkantoor & rechtspersoon Veel Gestelde Vragen Statuten verplicht in ontwerp voorleggen? Niet verplicht maar wel nuttig. er zijn geen BIBF-modelstatuten Mag de vennootschap na oprichting al werken of factureren? opdrachten aanvaarden slechts VANAF inschrijving op tableau Stage en rechtspersoon : kan dit? Ja, zelfde basisvoorwaarden Bijkomende voorwaarde (art 51 3 Wet 22 april 1999) Verplicht medezaakvoer erkend boekhouder(-fiscalist) of accountant of bedrijfsrevisor aanstellen

30 Boekhoudkantoor & rechtspersoon Veel Gestelde Vragen Eerst erkennen of eerst oprichten? Eerst oprichten, neerleggen en inschrijven KBO/BTW!! Enkel NACE-code gebruiken!! Moet ik, na erkenning, mijn persoonlijk BTWnummer stopzetten? mag, maar hoeft niet Mag ik, na erkenning, mijn persoonlijk BIBFnummer stopzetten? mag, maar dan risico dat vennootschap niet meer aan erkenningsvoorwaarden voldoet

31 Boekhoudkantoor & rechtspersoon Veel Gestelde Vragen Mandaat in meerdere erkende vennootschappen?: geen enkel probleem Ledenbijdrage? vennootschap is een lid en betaalt zelf ook een eigen bijdrage (2018: 200,00 ) elke natuurlijke persoon BIBF blijft zijn/haar eigen bijdrage betalen

32 Boekhoudkantoor & rechtspersoon Veel Gestelde Vragen Beroepsaansprakelijkheidsverzekering?: A. Alleen BIBF-leden en allen zijn aangesloten bij de collectieve polis. Uitbreiding van de dekking naar de activiteiten verricht via de vennootschap en dit zonder premieverhoging is mogelijk. Aanvraag via het formulier dat men kan vinden op en behoorlijk ingevuld en ondertekend toe te voegen aan de aanvraag tot erkenning. B. Alleen BIBF-leden en allen zijn aangesloten bij een andere polis. Aan beroepsaansprakelijkheidsverzekaar om een uitbreiding van de dekking vragen en attest verzekeraar aan aanvraag tot erkenning toevoegen

33 Boekhoudkantoor & rechtspersoon Veel Gestelde Vragen Beroepsaansprakelijkheidsverzekering?: C. Alleen BIBF-leden doch iedere bij verschillende polis. Vennootschap onderschrijft in eigen naam afzonderlijke polis en elk indivdueel lid behoudt daarnaast ook de eigen polis of De leden besluiten allen naar één naar de collectieve polis over te stappen en de uitbreiding van de dekking naar de vennootschap te vragen D. BIBF-leden en leden IAB/IBR. Interprofessionele vennootschap onderschrijft in eigen naam afzonderlijke polis en elk indivdueel lid behoudt daarnaast ook de eigen polis Kan bij eender welke maatschappij Kan ook binnen het kader van de collectieve polis (info op Extranet) Vennootschap betaalt per premie per beroepsbeoefenaar BIBF-lid moet dan niet meer in eigen naam betalen

34 Boekhoudkantoor & rechtspersoon Veel Gestelde Vragen Wat met briefpapier website?: Artikel 25 2 reglement van Plichtenleer : verplicht zijn - de naam en voornaam van de externe boekhouders BIBF en deze van de andere mandatarissen die gemachtigd zijn het beroep uit te oefenen. - de titel «erkend boekhouder BIBF» of «erkend boekhouder-fiscalist BIBF» of de titel «stagiair boekhouder of stagiair boekhouder -fiscalist» en het inschrijvingsnummer op het tableau of lijst van stagiairs, - de firmanaam en juridische vorm, alsook het erkenningsnummer waaronder deze rechtspersoon is ingeschreven op het tableau - alle door alle andere wettelijke bepalingen opgelegde vermeldingen zoals bv Maatschappelijke zetel Ondernemingsnummer Artikel 25 2 reglement van Plichtenleer : mogen Logo, kantooradres(-sen), communicatiegegevens, kantooruren

35 Nog vragen? / Hartelijk dank voor uw aandacht! maar vergeet niet Failing to prepare, is preparing to fail