Regeling nevenwerkzaamheden TU Delft 2013 HET COLLEGE VAN BESTUUR VAN DE TECHNISCHE UNIVERSITEIT DELFT

Transcriptie

1 TUDelft Regeling nevenwerkzaamheden TU Delft 2013 HET COLLEGE VAN BESTUUR VAN DE TECHNISCHE UNIVERSITEIT DELFT Overweegt, dat nevenwerkzaamheden van werknemers een positieve bijdrage kunnen leveren aan de kwaliteit van de functievervulling en aan de universitaire belangen; dat het in dat kader van belang is dat er waarborgen zijn voor het toetsen van de nevenwerkzaamheden aan de belangen van de universiteit; dat het wenselijk is een nieuwe regeling voor nevenwerkzaamheden vast te stellen; Gelet op artikel 1.14, vierde lid, van de CAO Nederlandse Universiteiten ; Gehoord de OR (overlegvergadering van 13 december 2012, brief 10 februari 2013 nr. 13.OR-UIT.007); Met instemming van de werknemersorganisaties in het Lokaal Ovedeg (overlegvergadering van 18 februari 2013, brief 19 februari 2013 nr. VLO-UIT-73); de volgende regeling vast te stellen: EN BESLUIT: Artikel 1 Definitie In deze regeling wordt verstaan onder nevenwerkzaamheden: alle werkzaamheden die een werknemer niet uit hoofde van de functie bij de universiteit verricht, ongeacht de omvang van het dienstverband bij de universiteit en waarbij het niet van belang is of de werknemer voor de nevenwerkzaamheden een beloning ontvangt en op welk tijdstip de werkzaamheden worden verricht. Artikel 2 Melding 1. Een werknemer is verplicht aan de werkgever melding te doen van zijn nevenwerkzaamheden, die de belangen van de universiteit kunnen raken, voordat hij daarmee aanvangt dan wel bij aanvang van zijn dienstverband. Voor nevenwerkzaamheden die samenhangen met de functie geldt dat zij de belangen van de universiteit raken. 2. De melding vindt plaats bij de leidinggevende. Decanen melden hun nevenwerkzaamheden bij het College van Bestuur en leden van het College van Bestuur melden hun nevenwerkzaamheden blj de Raad van Toezicht. 3. Een werknemer die bij aanvang van zijn dienstverband geen te melden nevenwerkzaamheden verricht verklaart dit bij indiensttreding op het meldingsformulier. Artikel 3 Toestemming 1. Nevenwerkzaamheden die dienen te worden gemeld kunnen slechts worden verricht met toestemming van de werkgever. 2. De toestemming wordt verleend door de decaan of de beheerder van de Universiteitsdienst na advies van de leidinggevende. Bij decanen wordt de toestemming verleend door het College van Bestuur en bij leden van het College van Bestuur door de Raad van Toezicht. 1

2 3. Voor het verrichten van nevenwerkzaamheden wordt toestemming verleend, tenzij er sprake is van het schaden van bedrijfsbelangen van de universiteit. Onder bedrijfsbelangen worden in ieder geval verstaan de in het vierde lid genoemde criteria. 4. Geen toestemming wordt verleend voor het verrichten van nevenwerkzaamheden: - die een volwaardige uitoefening van de functie belemmeren; - die de wetenschappelijke en zakelijke belangen van de TU Delft kunnen schaden; - die strijdig zijn met het aanzien van de instelling; - waarbij (de schijn van) belangenverstrengeling met de TU-werkzaamheden aanwezig is. 5. De toestemming kan onder voorwaarden worden verleend. Voorwaarden die aan het verlenen van toestemming kunnen worden verbonden zijn onder meer: a. verrekening van de neveninkomsten of een gedeelte daarvan; b. vermindering van de aanstelling; c. verrekening van vakantiedagen; d. de wijze waarop de uit hoofde van de functie te verrichten werkzaamheden worden uitgevoerd; e. de periode waarvoor de toestemming geldt; f. de te betalen vergoeding, indien bij het verrichten van nevenwerkzaamheden op enigerlei wijze gebruik wordt gemaakt van faciliteiten of capaciteit van de TU Delft. 6. Een verleende toestemming kan, bij wijziging van omstandigheden of indien de gestelde voorwaarden worden overtreden, worden ingetrokken. 7. Inkomsten uit nevenwerkzaamheden die niet samenhangen met de functie komen toe aan de werknemer. Inkomsten uit nevenwerkzaamheden die wel samenhangen met de functie kunnen na overleg met de werknemer ter bepaling van de decaan of beheerder van de Universiteitsdienst geheel of gedeeltelijk worden toegevoegd aan het budget van de afdeling of aan de werknemer toekomen. In de voorwaarden wordt dit nader ingevuld. Artikel 4 Procedure voor melding en toestemming. 1. Bij de melding van nevenwerkzaamheden moet in ieder geval worden opgegeven: a. de aard van de te verrichten nevenwerkzaamheden; b. de instantie waarvoor de nevenwerkzaamheden worden verricht; c. het belang dat de nevenwerkzaamheden kunnen hebben voor de TU Delft; d. de mogelijkheid van aantasting van de belangen van de TU Delft; e. het tijdsbeslag, de verwachte tijdstippen, en de verwachte duur van de nevenwerkzaamheden; f. of voor het uitoefenen van de nevenwerkzaamheden inkomsten worden genoten. 2. De opgave wordt genoteerd op een formulier, dat wordt geaccordeerd door de werknemer en daarmee geldt als verklaring van opgave van zijn nevenwerkzaamheden. 3. Indien degene die bevoegd is tot het verlenen van toestemming met de nevenwerkzaamheden instemt, accordeert deze het formulier dat daarmee geldt als toestemming voor het verrichten van de nevenwerkzaamheden. 4. Indien geen toestemming wordt verleend voor het verrichten van de nevenwerkzaamheden, of indien aan het verlenen van toestemming voorwaarden worden verbonden, vermeldt de tot toestemming bevoegde persoon dit in een apart besluit dat binnen vier weken na dagtekening van het verzoek om toestemming wordt verzonden. 5. De opgave en invulling van nevenwerkzaamheden wordt regelmatig besproken, in ieder geval bij het R&O-gesprek. 2

3 Artikel 5 Registratie 1. Van de verleende toestemmingen wordt een registratie bijgehouden op basis van de ingevolge artikel 4, eerste lid, verstrekte gegevens. 2. De werknemer publiceert de nevenwerkzaamheden waarvoor toestemming is verleend op zijn medewerkerspagina van de TU-website, met in ieder geval vermelding van de aard van de werkzaamheden en de instantie waarvoor deze worden verricht. Indien de vertrouwelijkheid tussen de werknemer en de instantie waarvoor de nevenwerkzaamheden worden verricht dit vereist, kan de werknemer bij uitzondering volstaan met het vermelden van minimaal de branche waarvoor de nevenwerkzaamheden worden verricht. Artikel 6 Intrekking De Regeling nevenwerkzaamheden TU Delft uit 1999 wordt ingetrokken. Artikel 7 Inwerkingtreding Deze regeling treedt in werking met ingang van de eerste dag na de dagtekening van de TU-nieuwsbrief, waarin kennisgeving wordt gedaan van de regeling. Artikel 8 Citeertitel Deze regeling wordt aangehaald als Regeling nevenwerkzaamheden TU Delft Deze regeling wordt tot twee maanden na inwerkingtreding ter inzage gelegd bij de afdelingen HR van de beheerseenheden. De regeling zal worden geplaatst op de website van de TU Delft. Van deze regeling, de plaatsing op de website en de ter inzage legging zal kennisgeving worden gedaan in het TU-nieuws, de digitale nieuwsbrief van de Technische Universiteit Delft. Aid ua vastgesteld in de vergadering van 26 februari D.J. van den Berg Voorzitte 3

4 TOELICHTING Algemeen In het kader van het TU Delft brede integriteltsprogramma wordt een aantal regelingen herzien, waaronder de regeling nevenwerkzaamheden. De regeling van nevenwerkzaamheden heeft meer aandacht gekregen door de toegenomen belangstelling voor bestuurlijke integriteit, zoals bijvoorbeeld verwoord in de code Tabaksblatt. Ook in de In januari 2005 door de VSNU vastgestelde, en in 2012 gewijzigde, Nederlandse Gedragscode Wetenschapsbeoefening is aandacht besteed aan nevenwerkzaamheden van het wetenschappelijke personeel. In deze code is onder meer bepaald, dat universiteiten in het jaarverslag vermelden hoe is omgegaan met het rapporteren van nevenfuncties van zijn werknemers. De onderhavige regeling is overigens van toepassing op zowel het wetenschappelijke als het overige personeel. Het is aldus wenselijk de bestaande regeling nevenwerkzaamheden uit 1999 te actualiseren en de op 18 oktober 2005 vastgestelde uitvoeringsrichtlijn voor de duidelijkheid te integreren in de regeling. De huidige Regeling nevenwerkzaamheden TU Delft wordt ingetrokken en daarmee ook de bijzondere bepalingen over hoogleraren, omdat de nieuwe regeling voldoende mogelijkheden geeft om nevenwerkzaamheden te verrichten ook voor hoogleraren, waardoor specifieke bepalingen voor deze groep niet meer nodig zijn. Bestaande afspraken over nevenwerkzaamheden zullen veelal ook binnen de nieuwe kaders passen. Waar dit niet het geval is, is de nieuwe regeling het uitgangspunt en zullen de werknemer en zijn leidinggevende bespreken hoe de afspraken (op termijn, binnen ten hoogste twee jaar) in te passen in de nieuwe regeling. De TU Delft huldigt onverminderd het standpunt dat nevenwerkzaamheden een duidelijke verrijking kunnen betekenen voor zowel de TU Delft als voor de werknemers. De TU Delft wil vanuit haar maatschappelijke opdracht en kernwaarden een technische universiteit van internationaal erkend wereldniveau zijn die breed inzetbare ingenieurs opleidt, grensverleggend wetenschappelijk onderzoek verricht, nieuwe bedrijvigheid stimuleert en met kennis en kunde bijdraagt aan een innovatieve economie. Het door werknemers verrichten van nevenwerkzaamheden kan bijdragen aan het realiseren van deze missie omdat hierdoor een brug wordt geslagen tussen het wetenschappelijk werk aan de universiteit en het toepassen van wetenschappelijke kennis en kunde in de praktijk. Het door werknemers laten verrichten van nevenwerkzaamheden wordt door de TU Delft dus positief gewaardeerd. Wel dient de TU Delft er voor te waken dat haar wetenschappelijke reputatie en financiële belangen niet door het verrichtten van nevenwerkzaamheden geschaad worden. Daarom zijn In de regelingen waarborgen opgenomen voor het toetsen van de nevenwerkzaamheden aan de belangen van de TU Delft. In deze regeling komt niet aan de orde hoe om te gaan met belangen in bedrijven, waaronder start ups en spin offs, en hoe om te gaan met de inkomsten verkregen uit exploitatie van Intellectual Property (IP). Hiertoe wordt nog een afzonderlijke regeling ontworpen, mogelijk samenvallend met een nieuwe IP- (belonings)regeling. Opzet regeling Kort gezegd is sprake van een drietrapsraket begrip nevenwerkzaamheden - melding - toestemming: Het begrip nevenwerkzaamheden is ruim geformuleerd als 'alle werkzaamheden buiten de functie bij detu Delft' (artikel 1). Dit betekent niet dat elke nevenwerkzaamheid moet worden gemeld: dit hoeft niet als de belangen van de TU Delft niet worden geraakt, waarbij een zekere beoordelingsvrijheid aan de werknemer is gelaten vanuit het uitgangspunt van vertrouwen dat een werknemer moet genieten (artikel 2). Vervolgens is het uitgangspunt dat gemelde nevenwerkzaamheden worden getoetst en dat toestemming kan worden verleend, zo nodig onder voorwaarden. Toestemming wordt slechts onthouden indien geoordeeld wordt dat de belangen van de TU worden geschaad of kunnen worden geschaad. De criteria daarvoor zijn opgenomen in artikel 3. Artikel 4 en 5 behelzen bepalingen van procedurele aard over de wijze van melden en de registratie van de nevenwerkzaamheden. In de artikelsgewijze toelichting wordt deze opzet nader toegelicht per artikel(lld). 4

5 Voor een verdere verduidelijking zijn bij deze toelichting 2 bijlagen gevoegd. Het zijn dus toelichtende bijlagen en zij vormen geen onderdeel van de regeling zelf: 1) Het schema nevenwerkzaamheden wel/niet melden, dat in 9 stappen de procedure en beslismomenten geeft voor het bepalen of lets een nevenwerkzaamheid is, wanneer toestemming moet worden gevraagd en op welke wijze de toestemming al dan niet kan worden verleend. 2) Overzicht wat werkzaamheden zijn en wat nei/enwerkzaamheden. Hierin wordt blj nevenwerkzaamheden vervolgens onderscheid gemaakt tussen die samenhangen met de functie en die los staan van de functie. 5

6 Artikelsgewijs Artikel 1 Nevenwerkzaamheden zijn ruim gedefinieerd als alle werkzaamheden die een werknemer niet uit hoofde van de functie bij de universiteit verricht. Daarbij is het niet van belang of de werknemer voor de activiteiten een beloning ontvangt dan wel of de activiteiten binnen of buiten werktijd plaatsvinden. Ook de omvang van het dienstverband doet niet ter zake om vast te stellen wat nevenwerkzaamheden zijn en wat niet. Deze punten kunnen wel een rol spelen bij het al dan niet verlenen van toestemming en bij het stellen van voorwaarden (artikel 3). Voor de toepassing van bepaalde verplichtingen in deze regeling wordt het begrip nevenwerkzaamheden wel verder ingeperkt: bij de meldingsplicht gaat het om het al dan niet raken van de belangen van de universiteit. Een verder onderscheid wordt gemaakt tussen nevenwerkzaamheden die wel of niet samenhangen met de functie, welk onderscheid mede van belang is voor het beoordelen van de neveninkomsten. Werknemer is degene met een aanstelling bij de TU Delft; gedetacheerden van bulten de TU Delft en degenen die op de TU Delft werken met een gastvrijheidsverklaring vallen hier niet onder. Werkzaamheden die direct voortvloeien uit de functie bij de TU Delft, zoals beschreven in het UFO-profiel en de R&O-afspraken, zijn niet als nevenwerkzaamheden aan te duiden. Het is in eerste instantie de verantwoordelijkheid van de werknemer om te bepalen of iets onder de reguliere werkzaamheden of onder de nevenwerkzaamheden valt. Voorbeelden van reguliere werkzaamheden zijn: lidmaatschap visitatiecommissie, reviewer van tijdschriftartikelen, deelname aan interuniversitaire overlegorganen. Deze werkzaamheden vallen niet onder het bereik van deze regeling, evenmin als de eventuele beloning door derden voor deze werkzaamheden. Daar kunnen aparte afspraken over worden gemaakt (zie bijlage 2). Het gaat bij nevenwerkzaamheden om werkzaamheden naast het werk bij de TU Delft: ook als het andere werk de hoofdfunctie is en het werk bij de TU Delft In deeltijd wordt uitgeoefend. Het begrip 'nevenwerk' is dan wellicht anders dan in het normale woordgebruik (nl. een baantje ernaast, naast de hoofdfunctie), maar het gaat erom dat bekend moet zijn welk werk elders wordt gedaan. Ook de hoofdfunctie elders kan immers wijzigen. Bij aanvang van een aanstelling bij de TU zal meestal wel bekend zijn, welke hoofdfunctie elders wordt uitgeoefend (de aanstelling vindt soms juist plaats vanwege die hoofdfunctie elders). Artikel 2 Het eerste lid is gebaseerd op artikel CAO NU. Een melding houdt tevens in een verzoek om toestemming. Het melden bij en toestemming krijgen van 'werkgever' is in deze regeling als volgt uitgewerkt: de melding wordt gedaan bij leidinggevende (tweede lid van artikel 2), die het verzoek met advies doorspeelt aan de decaan of de beheerder Universiteitsdienst (UD), die beslist over de toestemming (artikel 3). Voor decanen en collegeleden geldt logischerwijs een ander orgaan, waar gemeld wordt en dat toestemming geeft. Met de ruime definitie van nevenwerkzaamheden in het achterhoofd, zorgt het eerste lid ervoor dat niet alle nevenwerkzaamheden hoeven te worden gemeld. Een belangrijk criterium Is dat de belangen van de universiteit in het geding moeten zijn. Dit is het geval bij nevenwerkzaamheden die samenhangen met de functie aan de TU Delft (zie bijlage 1, stap 4): de belangen van de TU Delft worden dan immers altijd geraakt en deze nevenwerkzaamheden dienen te worden gemeld. Voor nevenwerkzaamheden die niet samenhangen met de functie bij de TU Delft hoeft geen toestemming te worden gevraagd, tenzij de belangen van de TU Delft mogelijk geraakt kunnen worden. De verantwoordelijkheid voor de afweging of nevenwerkzaamheden die niet samenhangen met de functie aan de TU Delft mogelijkerwijs toch de belangen van de TU Delft raken, ligt in eerste instantie blj de werknemer en vervolgens bij de leidinggevende, die de decaan of beheerder UD adviseert over het verlenen van toestemming. Door dit oordeel aan de werknemers zelf over te laten, wordt het bewustzijn van mogelijke belangenverstrengelingen vergroot en wordt er aangesloten bij het in de Code of Ethics geformuleerde uitgangspunt van vertrouwen (trust). De werknemer kan - bij twijfel - met zijn leidinggevende bespreken of hij een bepaalde activiteit formeel moet melden. Het is verstandig elke nevenwerkzaamheid die het belang van de TU Delft mogelijkerwijs raakt te melden, of het nu wel of niet buiten werktijd is en wel of niet onbezoldigd. 6

7 Geen melding lioeft te worden gedaan -ofwel geen toestemming fioeft te worden gevraagd- voor activiteiten die dat naar fiun aard niet belioeven (bijv. vrijwilligerswerk op gebied van sport, welzijn en cultuur of incidenteel, op persoonlijke titel verstrekt, onbezoldigd advies). Het is niet werkbaar indien ook steeds dit soort activiteiten zouden moeten worden gemeld en vrijwel altijd zullen dergelijke activiteiten niet het belang van de TU Delft raken. Soms zullen werknemers het uit privacy overwegingen onwenselijk vinden om bepaalde nevenwerkzaamheden voor toestemming aan hun leidinggevende voor te leggen (denk aan werknemers die actief zijn binnen een kerkelijke vereniging). Wellicht ten overvloede wordt opgemerkt dat het melden van en oordeel geven over nevenwerkzaamheden nimmer de vrijheid van meningsuiting of van, vereniging zal aantasten en evenmin het passieve kiesrecht. Artikel 3 Het eerste lid is gebaseerd op artikel CAO NU. Het tweede lid regelt wie bevoegd zijn tot het vedenen van toestemming. Voor het merendeel van het personeel is dit de decaan (beheerder in de zin van het Bestuurs-en beheersreglement); voor de UDmedewerkers is dit de beheerder UD. Het spreekt voor zich dat de toestemming bij nevenwerkzaamheden van decanen wordt verleend door het College van Bestuur, en bij Collegeleden door de Raad van Toezicht. Het derde lid is gebaseerd op artikel CAO NU. Wanneer de nevenwerkzaamheden tot voordeel strekken van de TU Delft of bevorderend worden geacht voor de functievervulling of het loopbaanperspectief van de werknemer, kan daarmee rekening worden houden bij het verlenen van toestemming en bij het stellen van voorwaarden. Vierde lid De in het vierde lid opgenomen criteria vullen het begrip 'belang raken' uit artikel 2 (meldingsplicht) nader in, geven aan wat in ieder geval bedrijfsbelangen zijn en bevatten aldus weigeringsgronden voor gemelde nevenwerkzaamheden. Belemmering volwaardige uitoefening van de functie Uitgangspunt is dat de nevenwerkzaamheden niet van invloed zijn op de verplichtingen van het werk op de TU Delft, zoals het aanwezig moeten zijn voor onderwijs, commissies en bij andere afspraken. Schade aan de wetenschappelijke en zakelijke belangen van de TU Delft Het is evident dat geen met de TU Delft concurrerende activiteiten mogen worden uitgeoefend. Vaak zal de verhouding tussen werkzaamheden voor de TU Delft en nevenwerkzaamheden elders subtieler liggen en het criterium belangenverstrengeling een rol spelen. Strijdig met het aanzien van de TU Delft Hierbij kan worden gedacht aan situaties als consultant voor een bedrijf, dat aantoonbaar wettelijke regels voortdurend overtreedt. (schijn van) belangenverstrengeling In de algemene toelichting is aangegeven dat het door werknemers verrichten van nevenwerkzaamheden kan bijdragen aan het realiseren van de visie van de TU Delft, dat een brug moet worden geslagen tussen het wetenschappelijk werk aan de universiteit en het toepassen van wetenschappelijke kennis in de praktijk. Indien werknemers zowel werken voor de TU Delft als een andere organisatie is per definitie sprake van twee gelijktijdige belangen, wat niet ongewenst hoeft te zijn maar wat wel transparant moet zijn. Twee voorbeelden ter uitwerking van dit criterium zijn: 1) Het verrichten van nevenwerkzaamheden voor de TU Delft zelf is in beginsel niet toegestaan. Dit kan anders worden beoordeeld, indien als resultaat van een wettelijke (Europese) aanbestedingsprocedure of als resultaat van een enkel -of meervoudige onderhandse offerteprocedure op grond van de "Regeling Inkoopsegmenten TU Delft" de betrokken medewerker de opdracht gegund krijgt. Een tweede eis is dat hierbij andere leidinggevenden van 7

8 de TU Delft betrokken zijn dan de leidinggevenden van de desbetreffende werknemer (verleggen van de bevoegdheid). 2) Nevenwerkzaamheden ten behoeve van derden waarmee de TU Delft een zakelijke relatie onderhoudt (leverancier-afnemer), zijn alleen toegestaan als en voor zover vermenging van belangen op voorhand is uitgesloten. Het is niet toelaatbaar dat werknemers die uit hoofde van hun functie betrokken zijn bij de totstandkoming van inkoopcontracten tussen de TU Delft en derden, nevenwerkzaamheden ten behoeve van deze derden verrichten. Aldus wordt de verantwoordelijkheid primair bij de werknemers zelf neergelegd, maar wordt ook gestimuleerd om op afdelingsniveau te bespreken hoe met inkomsten uit nevenwerkzaamheden om te gaan. Viifde lid In het gesprek tussen leidinggevende en werknemer wordt nagegaan of de nevenwerkzaamheid voldoet aan de toestemmingsvereisten. Mocht dit niet het geval zijn, dan kan worden bekeken of hier alsnog aan voldaan kan worden door bepaalde maatregelen van het vijfde lid te nemen. De voorwaarden in het vijfde lid maken het mogelijk een toestemming met de nodige nuances te verlenen, geven als het ware een nadere invulling van de 'belangen van de universiteit' en maken aldus een goede belangenafweging mogelijk bij de beslissing al dan niet toestemming te vedenen. De voorwaarden onder a tot en met d zullen vooral een rol spelen bij nevenwerkzaamheden die op gespannen voet staan met een volwaardige uitoefening van de functie: compensatie door werknemers is redelijk. De toestemming kan voor een bepaalde periode worden verleend (e). Daarnaast zal een toestemming altijd periodiek moeten worden geëvalueerd, met name bij het jaarlijkse R&O-gesprek (zie artikel 4, vijfde lid), terwijl het zesde lid de mogelijkheid geeft een toestemming in te trekken bij wijziging van omstandigheden bij de werknemer (bijv. wijziging van de nevenwerkzaamheden) of bij de werkgever (bijv. gewenste invulling van de TU-werkzaamheden). De voorwaarde onder f is logisch: indien bij de nevenwerkzaamheden gebruik wordt gemaakt van TU-faciliteiten (bijv. laboratoria, netwerk, computers, opstellingen, energie, diensten) of capaciteit van personeel (bijv. secretariële of technische ondersteuning) dient voor het gebruik hiervan een vergoedingsregeling te worden afgesproken. Zevende lid Inkomsten uit nevenwerkzaamheden die niet samenhangen met de functie kan de werknemer behouden. Bij inkomsten uit nevenwerkzaamheden die samenhangen met de functie Is het uitgangspunt dat de werknemer en de leidinggevende namens de decaan (of beheerder UD) goed bespreken, wat de beste bestemming kan zijn van de neveninkomsten. Behoud van (een deel van) de neveninkomsten door de werknemer is mogelijk, maar deze inkomsten kunnen ook geheel of gedeeltelijk ten goede komen aan het budget van zijn afdeling om zaken op het gebied van onderzoek, onderwijs en organisatie te bekostigen. Het voordeel hiervan is dat het te ontvangen bedrag vrij van inkomstenbelasting aan de TU Delft ten goede komt. Uiteindelijk is dit, na goed overleg, ter bepaling van de decaan (of beheerder UD), die in de voorwaarden een nadere Invulling kan geven aan de bestemming van de neveninkomsten. Artikel 4 Dit artikel, met name het eerste lid, was opgenomen in de ultvoeringsnchtlijn. De gegevens uit het eerste lid worden genoteerd op de checklist (formulier) nevenwerkzaamheden, de leidinggevende loopt deze lijst door met de werknemer. De checklist wordt door de werknemer geaccordeerd en geldt als verklaring van opgave van zijn nevenwerkzaamheden, ook indien geen nevenwerkzaamheden worden verricht. De checklist wordt voorzien van de goedkeuring van de decaan/beheerder UD (op advies van de leidinggevende), waarmee hij toestemming geeft voor het verrichten van de nevenwerkzaamheden. De checklist wordt aan het personeelsdossier toegevoegd. Indien geen toestemming wordt verleend of indien toestemming onder voorwaarden wordt vedeend, zal dit uit een separaat besluit moeten blijken. Dit besluitmoet binnen 4 weken na dagtekening van het verzoek om toestemming uitvoering nevenwerkzaamheden verzonden worden. Het betreft een rechtspositioneel besluit waartegen de gebruikelijke bezwaarschriftprocedure openstaat, en vervolgens beroep bij de bestuursrechter. 8

9 Artikel 5 De registratie van toestemmingen voor nevenwerkzaamheden is alleen ter inzage voor de leiding van de faculteit of dienst en door hen aangewezen personen, en voor de werknemer voor zover het de eigen melding betreft. Ingevolge de Nederlandse Gedragscode Wetenschapsbeoefening (VSNU, gewijzigd 2012) is de TU Delft gehouden in het jaarverslag te melden hoe is omgegaan met het rapporteren van nevenwerkzaamheden van zijn werknemers. Deze VSNU-code schrijft voor dat een wetenschapper verplicht is zijn relevante nevenwerkzaamheden te publiceren via de website van de universiteit. De TU Delft breidt deze plicht uit tot alle werknemers. De wijze van publicatie is op de zogenaamde medewerkerspagina van de website. 9

10 BIJLAGE 1 bij "Regeling Nevenwerkzaamheden TU Delft 2013" Geldend voor wp en obp, alle faculteiten en directies, voltijd- en deeltijdfuncties, bezoldigde en onbezoldigde nevenwerkzaamheden Wijzigingen in werkzaamlieden? bespreken tijdens werkoverleg en RStO Werkzaamheden Werkzaamheden die een werknemer van de TU Delft uit hoofde van defunctie bij de universiteit verricht en die beschreven zijn in de UFO-profielen. Nevenwerkzaamheden Additionele geldelijke of materiele beloning? waarde beloning <= 70 euro waarde beloning > 70 euro mag medewerker zelf houden (geldelijke beloningen onder verrekening van evt reis- en verblijfkosten) in het geheel terug naar het eigen organisatieonderdeel of niet aannemen niet in regeling NW, maar in nog te ontwikkelen beleid/ richtlijn Werkzaamheden die een werknemer van de TU Delft (geldelijke beloningen onder verrekening niet uit hoofde van de functie bij' de universiteit verricht; van evt reis- en verblijfkosten) waarbij het niet van belang is of de werknemer voor de werkzaamheden een beloning ontvangt dan wel of de werkzaamheden binnen of buiten werktijd plaatsvinden. Ook de omvang van het dienstverband van de werknemer met de universiteit doet niet terzake. Art.l Oordeel werknemer of toestemming vragen? Art. 2.1 samenhang functie TUD ; Toets bij aanvaarden nevenwerkzaamheid: A) Word ik op persoonlijke tite! gevraagd of vanwege mijn functie? BjStel ik krijg in de toekomst een andere baan buiten-of een andere functie binnen - de TUD. Blijf ik de nevenwerkzaamheid dan doen 7 T geen samenhang functie TUD ; ja, toestemming vragen kans op belangenconflict Toestemmingsverzoek bij \ ^ leidinggevende indienen (a.h.v. een checklist) Art. 2.1 en 2.2 Het verzoek geeft inzicht in: aard van de nevenwerkzaamheden, instantie waarvoor ze worden verricht, belang voorde TUD, mogelijke aantasting belangen TUD, tijdsbeslag en duur, al Gesprek medewerker en leidinggevende over (condities) verlenen toestemming Toestemmingsvereisten: Art. 3.4 en 3.3 A) Geen belemmering volwaardige uitoefening functie aan TUD B) Niet schadelijk voor wetenschappelijke en zakelijke belangen van de TUD C) Niet strijdig het aanzien van de TUD met D) Geen belangenverstrengeling geen kans op belangenconflict dan niet genieten van een beloning Art. A.l en 4.2!\/logelijke maatregelen om aan de toestemmingsvereisten te voldoen: ^-"^ Geldelijke of materiele beloning? nee, geen toestemming vragen de omgang met (belangen in) bedrijven komt niet in de regeling NW; hiervoor komt een afzonderlijke regeling en/of het wordt meegenomen in de IPregeling Art verminderen aanstelling aan TUD Art. 3.5.b ' opnemen vakantiedagen Art. 3.5.c ' scheiden van of terugtrekken uit bepaalde rollen - overdragen van beshsbevoegdheden - vragen van onafhankelijk advies - et cetera Maken van afspraken over: mag medewerker zelf houden - tijdsbeslag en -duur Art. 3.5 d ene Art mogelijke betekenis voor reguliere werkzaamheden - (vergoeding) gebruik TU-faciliteiten Art. 3.5.f - ontvangen van geldelijke of materiele beloningen Art. 3.5 a Beslissing beheerder: Art. 5.7 Advies leidinggevende via de lijn aan beheerder (decaan/beheerder UD) a.h.v. een checklist Advies over het al dan niet verlenen van (^9^ Beslissing beheerder {decaan/beheerder - UD) Art. 3.1 en 3.2 geen toestemming Art. 4.4 wel toestemming Art. 4.3 gebruikelijke procedure van bezwaaren beroep ingevolge de Algemene wet bestuursrecht staat open bespreking omgang nevenwerkzaamheden tijdens Jaarlijkse R&O-cvclus Art. 4.5 A) naar eigen afdeling TU Delft B) werknemer zelf houden toestemming (incl. gehanteerde overwegingen) ondertekening checklist en vastlegging in een en een toelichting op de gemaakte afspraken. registratiesysteem (gedurende het Jaar) registratie in peoplesoft Art. 5.1 persoonlijke Art. 5.2 medewerkerspagina rapportages t.b.v. formele overleggen terugkoppeling in jaarverslag

11 Bijlage 2 bij Regeling nevenwerkzaamheden TU Delft 2013 Overzicht (neven)werkzaamheden, benodigde toestemming, beloning, publicatie Werkzaamheden Werkzaamheden die een werknemer van de TU Deift uit hoofde van de functie bij de universiteit verricht en die beschreven zijn in de UFO-profielen (deze hoeven niet perse aan de TU Delft zelf plaats te vinden) Bestuurlijke activiteiten: Een afdelingshoofd is lid van het facultaire MT, een directeur van het DT, een decaan van de GR etc. Wetenschappelijke activiteiten: bachelor- en masteronderwijs geven, het verrichten van onderzoek, lid promotiecommissie, lid examencommissie, reviewer van tijdschriftartikelen, redactielidmaatschappen, organiseren van congressen, lid van NWO-, STW- of visitatiecommissie, etc. Ondersteunde activiteiten: het ondersteunen en adviseren van bestuurders en leidinggevenden, deelname aan universitaire projecten en commissies, deelname aan interuniversitaire overlegorganen (VSNU/3TU/LDE), etc. Toestemming vragen? Nee Hoe omgaan met beloningen Werknemers mogen geldelijke en materiële beloningen tot een waarde van 70 per activiteit zelf houden. Alle beloningen daarboven gaan in het geheel terug naar het eigen organisatieonderdeel. Alle geldelijke beloningen worden verrekend met de evt reis- en verblijfkosten. Indien gewenst, mogen faculteiten en/of directies strengere richtlijnen hanteren. Verplicht op personal webpages? Nee (facultatief) Opmerking: omdat de omgang met beloningen uit reguliere werkzaamheden strikt genomen niet onder de regeling nevenwerkzaamheden valt, wordt hiervoor nog een afzonderlijke richtlijn ontwikkeld.

12 Datunn Kenmerk Typen nevenwerkzaamheden Werkzaamheden die een werknemer van de TU Delft niet uit hoofde van de functie bij de universiteit verricht Nevenwerkzaamheden die samenhangen met de functie aan de TU Delft (die in verband staan met de deskundigheid die de basis vormt voor de aanstelling aan de TUD) functies (bezoldigd en onbezoldigd) lidmaatschap landelijke adviescommissies, bestuur van beroepsverenigingen, etc. activiteiten (bezoldigd en onbezoldigd) advieswerk voor bedrijven/overheden/maatschappelijke organisaties, inzet voor topsectoren, verzorgen van postdoctoraal en post initieel onderwijs, schrijven van leerboeken (incl royalty's), etc. Nevenwerkzaamheden die niet samenhangen met de functie aan de TU Delft functies (bezoldigd en onbezoldigd) andere dienstbetrekkingen naast die aan de TU Delft, bestuurswerk, commissariaten, etc. activiteiten (bezoldigd en onbezoldigd) advieswerk, vrijwilligerswerk, etc. Toestemming vragen? Ja Nee (tenzij mogelijk Conflict of interest') Hoe omgaan met beloningen Keuze (ter bepaling door de beheerder): Beloningen gaan naar de eigen afdeling. Beloningen gaan naar de werknemer. Beloning is voor de persoon zelf Verplicht op personal webpages? Ja Nee (tenzij mogelijk 'conflict of interest')