IN VIER STAPPEN NAAR EEN CLOUD-ROADMAP. Augustus 2014

Transcriptie

1 IN VIER STAPPEN NAAR EEN CLOUD-ROADMAP white paper Cloud Augustus 2014

2 INLEIDINg wat komt ER OP U AF wanneer Uw BEDRIjF CLOUD wil ADOPTEREN? Veel bedrijven oriënteren zich tegenwoordig op cloud computing, maar hebben moeite om de gevolgen van cloud computing te overzien. Cloud impliceert een heel nieuw leveringsmodel voor IT-diensten en is daardoor niet alleen een technische aangelegenheid. Werkprocessen veranderen wanneer applicaties naar de cloud worden verhuisd, waardoor de organisatie zowel met technologische als organisatorische en procesmatige vernieuwingen te maken krijgt. In dit white paper brengt Simac de gevolgen van cloud computing voor uw organisatie in kaart. We reiken daarbij een methode aan om een cloud-roadmap op te stellen die uw organisatie gefaseerd naar het cloud-tijdperk brengt. Over de auteur Daphne Stronkman is cloud coach bij Simac en begeleidt in die rol organisaties in hun overgang naar de cloud. Haar kennis van communicatie, bedrijfskunde en werkprocessen stelt haar in staat om vanuit de bedrijfsprocessen naar ICT te kijken. Daphne Stronkman daphne.stronkman@simac.com 2 SIMAC CLOUD AUgUSTUS 2014

3 To cloud or not to cloud Cloud computing is de laatste jaren aan een snelle opmars bezig en potentieel aantrekkelijk voor zeer veel organisaties. Diensten zijn flexibel in te zetten, worden geüpdatet door een partnerpartij en zijn 24 uur per dag beschikbaar. En ook financieel zijn er voordelen. U betaalt voor het gebruik van een dienst en betaalt daardoor alleen voor de operationele kosten in plaats van een dure eenmalige aanschaf. Het belangrijkste voordeel is echter het feit dat de organisatie ontzorgd wordt. IT is niet de core business van de meeste bedrijven en cloud computing stelt u in staat om deze technische uitdaging uit te besteden. U kunt zich daardoor op een andere manier met de IT-techniek bezighouden, meer gericht op de functionaliteit en minder op een ecosysteem. Cloud first Er is momenteel geen enkel bedrijf in Nederland dat zich niet op de cloud oriënteert. Gartner becijferde onlangs zelfs dat in procent van de CIO s een cloud first strategie zal hebben. Cloud heeft echter grote consequenties voor de eigen organisatie. De impact blijft niet beperkt tot de techniek, ook operationeel en organisatorisch verandert er veel voor een bedrijf. De IT-afdeling krijgt bijvoorbeeld een andere rol en u krijgt ook een ander soort relatie met uw ICT-partners. Ook zal in de meeste gevallen een stap naar de cloud niet in één keer mogelijk zijn. Sommige applicaties kennen bijvoorbeeld een sterke onderlinge afhankelijkheid, waardoor het verhuizen naar de cloud ingewikkeld is. In veel gevallen zal er een hybride omgeving ontstaan met applicaties die zowel on-premise als in de cloud draaien, met alle complexiteit van dien. Het is belangrijk om u doelgericht voor te bereiden op de gevolgen die cloud computing heeft voor uw organisatie, voor u aan een implementatie begint. Dit white paper maakt inzichtelijk wat voor verander ingen op u afkomen wanneer u in de cloud gaat werken en beschrijft daarnaast een stappenplan waarmee u uw organisatie gefaseerd naar de cloud kan brengen. 3 Simac Cloud augustus 2014

4 Wat is Cloud? Wanneer u de consequenties van het invoeren van cloud computing wilt overzien, moet u eerst scherp krijgen wat cloud computing eigenlijk is. Voor een technische definitie van cloud verwijzen we naar die van het NIST (National Institute for Standards and Technology): Op afroep netwerktoegang bieden tot een gedeelde verzameling configureerbare computer middelen (zoals netwerken, servers, opslag, toepassingen en diensten), die snel geleverd en afgesloten kunnen worden met een minimale managementinspanning of interactie met de serviceprovider. Afrekening is op basis van werkelijk verbruik. Wanneer het gaat om de impact die cloud heeft op een organisatie, kunt u het echter ook zien als een vergaande vorm van outsourcing. Niet alleen personeel wordt uitbesteed, maar de techniek als geheel. In de praktijk zal het erop neerkomen dat de organisatie ICT gaat beheren vanuit een regie-rol. Goede leveringsafspraken en een strakkere beheersing van de eigen werkprocessen vervangen de noodzaak kennis te hebben van de techniek. SaaS, PaaS en IaaS Cloud computing kent verschillende vormen die allemaal op hun eigen manier consequenties hebben voor de regievoering. Op onze website is daar al veel over geschreven, maar in het kort: SaaS (Software as a Service): Software wordt als dienst over het internet aangeboden aan eindgebruikers. PaaS (Platform as a Service): Een platformomgeving wordt over het netwerk aangeboden, waarop gebruikers eigen applicaties kunnen ontwikkelen en hosten. De zorg voor het beheer en de technische ondersteuning van de hardware en het platform ligt bij de cloud-provider. IaaS (Infrastructure as a Service): Bedrijven krijgen de beschikking over hardware-diensten, zoals server- en storage-capaciteit, processing-power en infrastructuur. Het technische beheer van de apparatuur is uitbesteed. Het platform en het applicatielandschap dat op de apparatuur draait, valt onder eigen beheer. 4 Simac Cloud augustus 2014

5 Saas, PaaS of IaaS kennen allemaal hun eigen voordelen en uitdagingen. SaaS-diensten hebben als voordeel dat ze (relatief) snel ingezet kunnen worden. Salesforce is bijvoorbeeld succesvol geworden omdat verkoopafdelingen massaal de dienst gingen aanschaffen en gebruiken. Een gevaar van SaaS is wel dat er wildgroei kan ontstaan in het gebruik van diensten als u dit niet in de hand houdt. Veel shadow IT ( het gebruik van IT-middelen buiten de weet van de IT-afdeling om) is een gevolg van de opkomst van SaaS. PaaS heeft als voordeel dat het creatieve ontwikkelaars van een IT-afdeling de gelegenheid geeft zelf mooie applicaties te ontwikkelen. U moet die mensen dan uiteraard wel in huis hebben. IaaS is de vorm van uitbesteden die het minst ver gaat. U blijft gebruik maken van de bestaande applicaties, maar krijgt flexibiliteit terug en kostenvoordelen die aan cloud verwant zijn. Bij IaaS is de uitdaging vooral het applicatielandschap zo goed mogelijk op een externe cloud te laten landen. Private, community en public Verder is er ook een onderscheid te maken tussen private cloud en public cloud omgevingen. Private: Bij private cloud computing is de dienstverlening alleen op u gericht, een dedicated service die enkel voor uw organisatie is ingericht. U kunt die apparatuur uiteraard wel weer laten beheren door een derde partij. Community: Bij community cloud computing is de dienstverlening niet alleen op u gericht, maar deelt u de diensten met een gemeenschap van bedrijven met dezelfde belangen. Een mooi voorbeeld in dit verband is de Rijkscloud, waarbij de Dienst ICT Uitvoering vanuit een centrale omgeving meerdere ministeries bedient. In feite heeft community-cloud veel weg van een private cloud. Public: Bij public cloud computing maakt u gedeeld gebruik van de middelen van een IT-dienstverlener. De servers van een dienst als Dropbox worden bijvoorbeeld niet door één partij gebruikt, maar door een groot aantal bedrijven tegelijkertijd. Die omgevingen zijn uiteraard virtueel van elkaar gescheiden. In de praktijk gebruiken bedrijven verschillende typen clouds door elkaar, een vorm die we ook wel hybdrid cloud computing noemen. Private clouds zijn populair, omdat IT-afdelingen zo zelf grip kunnen houden op de beveiliging van gegevens. Ook privacywetgeving kan een rol spelen bij een keuze voor een private cloud. De kostenvoordelen en schaalvoordelen van cloud heeft u echter vooral wanneer u voor een public cloud kiest. 5 Simac Cloud augustus 2014

6 ORgANISATIE, PROCESSEN EN TEChNIEk Wanneer u IT-diensten niet meer zelf door een interne IT-dienst laat beheren, maar gaat inkopen bij een externe organisatie komen er verschillende veranderingen op uw organisatie af. Wij maken zelf het onderscheid tussen Organisatie, Processen en Techniek. Organisatie: De organisatorische veranderingen hebben vooral betrekking op de IT-afdeling. Zij zijn van oorsprong de aanbieder van IT in de organisatie. Cloud computing brengt echter ook organisatorische veranderingen mee voor andere bedrijfsonderdelen. Nieuw functieprofiel voor IT: Regie vereist andere kwaliteiten van een IT er. Zij moeten bijvoorbeeld de kwaliteit van dienstverlening kunnen relateren aan sleutelindicatoren (KPI s) en moeten hierover kunnen onderhandelen met de cloud-provider. Dat zijn heel andere kwaliteiten dan het oplossen van een bepaald infrastructuurprobleem. Bereid uw personeel voor op deze nieuwe regierol. Stel functieprofielen op rond de ideale cloudwerker, train uw mensen voor die nieuwe rol en trek eventueel nieuwe mensen aan die over de juiste kwaliteiten beschikken. Verkleinen van de IT-afdeling: Wanneer u veel werk naar de cloud uitbesteedt, zal uw IT-afdeling waarschijnlijk krimpen. Werknemers die goed zijn in onderhoud van servers zijn in een dienstverband bij het bedrijf niet meer nodig. Zorg daarom voor draagvlak voor uitbesteden van middelen naar de cloud en reken op weerstand vanuit de IT-afdeling. Nieuwe budgetverdeling voor IT-middelen: De IT-afdeling is van oorsprong het bedrijfsonderdeel dat gaat over de aanschaf van IT-middelen. Zij moeten die producten gaan ondersteunen. In een cloud-omgeving is die ondersteuning uitbesteed, een gesprek over de aanschaf van een nieuw product zal daardoor vooral gaan over functionaliteit. De business kan daar veel beter een mening over vormen dan de IT-afdeling. Een HR-afdeling kan bijvoorbeeld zelf beter aangeven met welk HRM-systeem ze willen werken dan de IT-afdeling. Cloud kan zodoende een reden zijn om IT-budgetten anders te verdelen en ten gunste van de business. 6 SIMAC CLOUD AUgUSTUS 2014

7 Processen: De werkprocessen in een organisatie veranderen als gevolg van cloud computing, omdat de techni-sche ICT-middelen die die werkprocessen ondersteunen op een andere manier worden aangeleverd (via het netwerk in plaats van geïnstalleerd op de computer). Met name de rol van de IT-partner verandert daardoor. IT-partner wordt innovatiepartner: Wanneer u applicaties uit een externe cloud gebruikt, is het niet meer mogelijk om zelf aan de knoppen te draaien om innovaties door te voeren. U gaat innovatie nu veelal inkopen bij uw IT-partners, of dat nu gaat om extra functies in een SaaS-dienst of meer verwerkingskracht voor een Big Data workload (IaaS). In de regel zult u vaker met uw partner in gesprek moeten over bepaalde wensen van de business in plaats van dat u een technisch gesprek voert over infrastructuur. Omring u dus met IT-partners die dit gesprek aankunnen en in staat zijn business-vragen te relateren aan de eisen van uw infrastructuur. Inkoop wint aan gewicht: Als u applicaties naar de cloud verhuist of in de cloud gaat werken besteedt u de zorg voor de techniek uit. Dat is natuurlijk prettig, maar u kunt dus ook geen ingrepen doen wanneer de techniek niet werkt. De leveringsafspraken (uptime, beveiliging, etc.) die u afspreekt in de contractfase zijn daarom cruciaal en de procedures bij het inkopen van nieuwe diensten worden daarom belangrijker bij cloud computing. Zorg ervoor dat er een goede afstemming is tussen de IT-afdeling en de business. Zo zorgt u ervoor dat u zowel de gewenste functionaliteit als de gewenste leveringsgaranties in huis haalt. Kostenbeheersing wint aan gewicht: Een kenmerk van cloud computing is dat diensten op afroep kunnen worden aangeschaft. De business krijgt de beschikking over een portal en kan daar bestellen wat ze wil, van storage tot verwerkingskracht en kan ook veel sneller over IT-middelen beschikken, wat een groot voordeel is. Er komt echter wel een verantwoordelijkheid bij met betrekking tot het beheer van zo n portal. In de praktijk komt het bijvoorbeeld nog wel eens voor dat een bedrijf voor de duur van een project een testserver huurt en dat deze vervolgens niet wordt afgeschaald. Richt in ieder geval een autorisatieproces in en maak mensen verantwoordelijk voor het aanschaffen van diensten. IT-partner schuift naar voren in het escalatieproces: Bij cloud computing wordt de techniek beheerd door de IT-partner, niet door de IT-afdeling ter plaatse. Wanneer er een escalatie plaatsvindt, kan de IT-afdeling daardoor maar beperkt ingrepen doen. Ze zullen veel sneller moeten bellen met de IT-partner om hen te bewegen de problemen op te lossen. 7 Simac Cloud augustus 2014

8 Techniek: Bij de overstap naar de cloud gaat de meeste aandacht doorgaans uit naar de techniek. Daar spelen in ieder geval de volgende componenten een rol: Herinrichting netwerkinfrastructuur: Wanneer je diensten uit de cloud gaat betrekken heeft dit consequenties voor het gebruik van het netwerk. In veel gevallen zal het intensiever worden gebruikt. Daar moeten maatregelen op genomen worden door het netwerkverkeer effectief te organiseren, bijvoorbeeld door voor bedrijfskritische diensten een minimale bandbreedte te reserveren. Soms zal er bovendien extra bandbreedte nodig zijn. Migratie: Het invoeren van cloud-diensten gaat veelal gepaard met de migratie van gegevens en applicaties. Daar komen de nodige handelingen bij kijken. Bij de verhuizing van de gegevens naar een public cloud, moet er bijvoorbeeld soms tooling van de vorige aanbieder afgehaald worden voordat de migratie kan worden ingezet. Wanneer het om SaaS gaat, zullen er ook gegevens uit momenteel gebruikte software gehaald moeten worden om deze over te zetten in de nieuwe applicatie. Verder moeten de applicaties worden getest om te kijken of ze het in de nieuwe omgeving wel doen. Wat verandert er niet? De verantwoordelijkheid voor de gegevens blijft bij cloud computing bij de organisatie zelf liggen. Dat betekent dat het bedrijf zelf verantwoordelijk is voor het afdwingen van een adequate beveiliging van gegevens. Dit is met name van belang wanneer er gewerkt wordt met gegevens die voor de wet een hoger veiligheidsniveau vereisen, zoals bijvoorbeeld persoonsgegevens. Hoe een cloud is bevei-ligd, staat omschreven in de SLA (service level agreement) en dit is dus ook een belangrijk gegeven bij de inkoop. Hou hierbij rekening met het feit dat er bij cloud computing gewerkt wordt met gestan-daardiseerde contracten en het niet altijd mogelijk is aanvullende beveiligingsafspraken te maken. Amerikaanse cloud-leveranciers hebben momenteel een wat lastige positie door de Amerikaanse Patriot Act en de vele onthullingen over de dataverzamelingspraktijken van de NSA. In de praktijk blijken veiligheidsdiensten de gegevens van klanten van Amerikaanse bedrijven op ieder gewenst moment te kunnen inzien. Als u gegevens onderbrengt bij een Nederlands of Europees bedrijf, dan heeft u daar geen last van. 8 Simac Cloud augustus 2014

9 Cloud-roadmap Om alle veranderingen die met cloud computing gepaard gaan te kanaliseren is het verstandig om planmatig te werk te gaan. Simac werkt met een stappenplan, een cloud-roadmap, waarmee uw organisatie in staat is om gefaseerd van de voordelen van cloud computing te gaan profiteren. Stap 1: Breng uw processen in kaart en bekijk hoe IT hierbij ondersteunt Begin met het in kaart brengen van de verschillende processen in het bedrijf en maak daarbij onderscheid tussen sturende, primaire en secundaire processen. Stel daarbij voor elk proces vast welke applicaties en software daarbij worden gebruikt. Door het applicatielandschap in kaart te brengen kunt u vaststellen welke applicaties extra aandacht behoeven bij een overstap naar de cloud. Voor bedrijven die een complex applicatielandschap hebben, kan het bovendien een goed moment zijn om applicatierationalisatie door te voeren. Niet relevante en dubbele versies van applicaties worden tijdens zo n proces geëlimineerd. Ook wordt er binnen een organisatie vaak van veel schaduw-it gebruik gemaakt. Dit gebruik kan door applicatierationalisatie worden aangepakt. Stap 2: Breng de onderlinge verwevenheid van uw applicaties in kaart Nadat u de werkprocessen hebt onderzocht, is het belangrijk om te kijken naar de technische uitdagingen voor het verhuizen naar de cloud. Met name de onderlinge afhankelijkheid van applicaties is daarbij belangrijk. Denk bijvoorbeeld aan het gebruik van ERP-software, die vertakt is met payrolling-software en logistieke systemen. Die koppelingen zijn bij het verhuizen naar de cloud een complicerende factor en bepalen in belangrijke mate de hoeveelheid manuren die u moet steken in een transitie. Stap 3: Maak een plan voor uw toekomstige applicatielandschap Stel voor elk van uw applicaties vast of er een businesscase is om ze naar de cloud te verhuizen. Zaken die hierbij een rol spelen zijn: Het belang van het proces: Op basis van het belang van het proces dat de applicatie ondersteunt, bepaalt u de SLA die u nodig heeft. De complexiteit van een overstap naar de cloud: Als één van uw applicaties geheel verweven is met andere applicaties is het lastiger om deze naar de cloud te verhuizen en kost dit meer manuren. Levensduur van apparatuur: Wanneer u vorig jaar nog nieuwe servers heeft aangeschaft voor uw ondersteuning, kunt u die toepassing beter in een later stadium verhuizen. Een verhuizing naar de cloud betekent voor die toepassing een desinvestering. Los van de businesscase is het belangrijk een beeld te hebben van uw ambities op het gebied van cloud computing. Sommige organisaties willen bijvoorbeeld het gehele applicatielandschap in de cloud hosten, terwijl andere bedrijven geen grote strategische verandering van IT willen en zich richten op directe voordelen. Stap 4: Stel een cloud transitieplan op U heeft nu voor iedere applicatie inzichtelijk welke impact dit heeft binnen de business en waar u het snelst financiële en operationele voordelen gaat terugzien. Stel nu vast welke applicaties u als eerste naar de cloud gaat verhuizen, welke u later gaat doen en welke u niet naar de cloud gaat verhuizen. Teken dit uit in een schema waarbij u voor iedere applicatie een tijdspad beschrijft. De Simac cloud coach 9 Simac Cloud augustus 2014

10 Uw persoonlijke Cloud Coach Simac is een onafhankelijke dienstverlener die al meer dan 40 jaar actief is in de ICT-branche. De markt kijkt naar ons als een betrouwbare partner met een menselijk gezicht. Simac staat voor innovatieve, klantgerichte oplossingen, goede service en langdurige relaties. Kenmerkend is de persoonlijke aanpak waarmee we vele klanten voorzien van geïntegreerde ICT-oplossingen. Cloud Cloud staat voor een totaal nieuwe vorm van het leveren van ICT-diensten. Flexibel, elastisch en op afroep beschikbaar. Verschillende vormen van cloud zijn: Private Cloud, Public Cloud en Hybrid Cloud. Afhankelijk van de fase waarin uw bedrijf zich bevindt, kunnen wij u diensten aanbieden. Met name op het vlak van koppelingen tussen bestaande systemen en de eigen Cloudomgeving, inclusief integratie met publieke clouds, ligt de kracht van Simac. Simac Cloud Coach Wij beseffen als geen ander dat cloud nog veel vragen oproept. De belangrijkste vraag is misschien nog wel hoe u de voordelen van cloud toevoegt aan uw bestaande omgeving. De Simac Cloud coach scheidt feiten van fictie en begeleidt u stap voor stap, zodat u in elke fase weloverwogen beslissingen kunt nemen. Juist de persoonlijke aanpak verschaft u duidelijkheid en inzicht die van belang zijn om uw investeringen gefundeerd te onderbouwen. Meer informatie vindt u op 10 Simac Cloud augustus 2014

11 Met behulp van dit stappenplan kunt u bij uitstek overzien wat er op uw organisatie afkomt. Toch begrijpen wij dat het voor een organisatie lastig kan zijn om zelf zo n complex plan te ontwerpen. Simac heeft cloud-coaches in dienst die u in dit proces begeleiden. Ze doen een assessment op de huidige situatie, ontwerpen samen met u een toekomstig applicatielandschap en geven aan wat no-dig is om daar te komen. De beste manier om tot de ideale inzet van cloud te komen. IN VIER STAPPEN NAAR EEN CLOUD-ROADMAP white paper Cloud Simac ICT Nederland De Run LB Veldhoven Postbus AH Veldhoven Tel.: +31 (0) cloudcoach@simac.nl