Notulen Algemene Ledenvergadering

Transcriptie

1 Notulen Algemene Ledenvergadering Datum: 29 januari 2015 Locatie: Aanwezig: Amsterdam, De Hallen Carlijn Aarts, Carien Arendz, Emily Boom, René van den Broek, Jan Korevaar, Monique Korting, Arthur Liem, Mark Lorist, Arnaud Lykles, Gerard van Middelaar, Marco Mosselman (notulist), Erik Noordam, René Scheenaard, Wiert Jan Siefkes, George Soebiantono (voorzitter), Erik van der Velde, Olivia Yuen Toehoorders: Jurrien Endenburg, Arthur Marquard, Stephanie Morssinkhof 1. Opening en mededelingen George Soebiantono opent de vergadering en heet de aanwezigen hartelijk welkom. Het Bestuur heeft één mededeling en die betreft de datum op de notulen van de vorige Algemene Ledenvergadering ( ALV ) welke bij de vergaderstukken zijn gevoegd. Op de notulen staat de datum 29 januari 2013, dat moet 29 januari 2014 zijn. Verder zijn er geen mededelingen. 2. Vaststellen notulen Algemene Ledenvergadering 2014 Besluit: De ALV stelt de notulen zonder aanvullende opmerkingen vast. 3. Stand van zaken ASRE Jurrien Endenburg geeft een toelichting op de ontwikkelingen bij de ASRE en MSRE opleiding. Ze is verheugd dat ze een positief verhaal kan vertellen. Het gaat namelijk goed met de MSRE. Het aantal inschrijvingen is fors gestegen en voor Investeringsanalyse is er zelfs weer een wachtlijst. Omdat het aantal inschrijvingen de afgelopen jaren achterbleef, is nagegaan waar overlap is tussen de MSRE- en MRE-opleiding en waar mogelijk onderdelen samengevoegd zouden kunnen worden. Omdat het aantal inschrijvingen dit collegejaar weer is toegenomen is er van samenvoegen op dit moment geen sprake meer. Het WO-overgangsprogramma is nu afgerond. In totaal hebben 165 studenten aan het programma deelgenomen. Hiervan hebben 65 studenten hun reed behaalde MSRE-diploma op WO-niveau gebracht. De overige studenten waren nog niet afgestudeerd en hebben de reeds behaalde vakken op WO-niveau gebracht. Het afgelopen jaar is het team van de ASRE bezig geweest met het meer zichtbaar maken van de onderwijsvisie. De visie is gereed en staat op de website van de ASRE ( De kern van de visie is dat docenten én studenten samen veel over vastgoedkennis en ervaring beschikken, en dat het onderwijs gericht moet zijn op uitwisseling van deze kennis tussen docenten en studenten, én tussen studenten onderling. In 2011 is de WO-accreditatie behaald; de eerstkomende visitatie staat gepland voor De ASRE is nu al druk bezig met de voorbereidingen van deze visitatie. Wiert Jan Siefkes vraagt wat er bij zo n visitatie allemaal komt kijken. "

2 Jurrien antwoordt dat het een uitgebreid proces is, waarbij wordt getoetst of de studenten het beoogde niveau behaald hebben. Dit wordt onder meer getoetst door de kwaliteit van scripties te beoordelen, door het onderwijs en het proces te reviewen. Arthur Marquard benadrukt dat bij de visitatie ook het onderzoek van groot belang is. Echter, door de vele bezuinigingen, zowel in het bedrijfsleven als bij de overheid, zijn onderzoeksbudgetten, traineeprogramma s en promotieplannen schaars geworden. Vandaar is er door de ASRE, in samenwerking met de SWOOV, een Academisch fonds vastgoedkunde opgericht. Het nieuwe fonds wil jonge onderzoekers de kans geven hun talenten verder te ontwikkelen. Verder is de ASRE zich gaan toeleggen op special education en op nascholing die aansluit op de Permanente Educatie-systemen van beroepsorganisaties van accountants, taxateurs en de RICS. Komend voorjaar staan er twee programma s op de rol: één over veranderende regelgeving omtrent overdrachtsbelasting, en een vervolgopleiding beleggen in vastgoed. 4. Jaarverslag 2014 George licht toe dat de MSRE Alumni Association ( MSRE AA ) afgelopen jaar veel activiteiten heeft georganiseerd en dat deze in het algemeen een hoge opkomst kenden. Het doel van de activiteiten is dat de leden kunnen profiteren van het netwerk van de MSRE AA. Enkele van de activiteiten zijn georganiseerd in samenwerking met andere verenigingen, zoals de MRE alumnivereniging. Het bestuur wil hier komend jaar een vervolg aan geven. Een in 2014 onder de leden georganiseerde enquête geeft richting voor komende activiteiten. Ook is er in 2014 een nieuwe website ontwikkeld en is er een nieuwsbrief opgezet. Het bestuur heeft een sponsorbrochure ontwikkeld. Van de sponsoropbrengsten gaat 20% naar het Academisch fonds Vastgoedkunde. De rest wordt ingezet voor activiteiten van de MSRE AA. Inmiddels is er met Brecheisen Makelaars een eerste sponsor gevonden. In 2015 zal het sponsorbeleid verder worden uitgerold. De samenwerking met andere vastgoedverenigingen, zoals de MRE alumnivereniging en de RES (Antwerpen) zijn geïntensiveerd en komend jaar zal het Bestuur op zoek gaan naar nieuwe samenwerkingspartners. Gedacht wordt onder meer aan FIABCI. Gedurende 2014 is het aantal leden gegroeid tot 186 betalende leden, 13 betalende aspirant-leden en 8 niet-betalende aspirant-leden. 18 Leden hebben zich dit jaar uitgeschreven en er hebben zich 20 nieuwe leden aangemeld, waaronder 9 aspirant-leden. Wiert Jan vraagt of het bestuur zicht heeft op de redenen van opzeggen. George antwoordt dat de belangrijkste reden is dat men wegens tijdgebrek niet kan of wil deelnemen aan de activiteiten van de MSRE AA, en daardoor geen meerwaarde meer ziet in het lidmaatschap. Met de enquête heeft het bestuur meer aansluiting willen zoeken bij welk soort activiteiten de leden graag willen. Het bestuur wil daarnaast het lustrum in 2016 aangrijpen om alle afgestudeerden die geen lid zijn van de MSRE AA, actief te benaderen. René Scheenaard vraagt of er een samenhang is tussen wanbetaling en afhaken van leden. George antwoordt dat de betaalmoraal voor het bestuur zeker een belangrijk thema is. Het bestuur moet nu sterk najagen op de wanbetalers. Later in de vergadering komt een agendapunt aan de orde dat hier op in gaat. 5. Financieel jaarverslag #

3 Arnaud Lykles licht het financieel jaarverslag mondeling toe. Eerst behandelt hij de Winst en verliesrekening. De ALV had vorig jaar een exploitatiebegroting goedgekeurd met een totaal van De realisatie is uitgekomen op De meeste kosten waren lager dan begroot. Drie kostenposten wijken substantieel af. Ten eerste de bankkosten. Ten tweede de post attenties afgestudeerden omdat hieronder ook afzwaaipresentjes voor oud-bestuursleden zijn geboekt. Ten derde de post reservering lustrum omdat dit een sluitpost is. Het hoger dan begrote positieve resultaat is aan deze reserve toegevoegd. Het kost de penningmeester veel inspanning om een klein aantal wanbetalers achter de broek aan te zitten. Meestal lukt het wel om een groot deel van de uitstaande contributie alsnog binnen te krijgen. In 2014 hebben op drie na alle debiteuren van 2013 betaald. Per eind 2014 hadden nog 7 leden hun contributie over 2014 niet betaald; Arnaud verwacht dat de helft hiervan alsnog aan de verplichtingen zal voldoen. De Balans is toegenomen ten opzichte een jaar geleden. Op de balans staan nu de geactiveerde kosten van de website, waartoe de ALV in januari 2014 heeft besloten. De reservering voor het tweede lustrum is gegroeid en ligt op schema om in 2016 het doelbedrag van te bereiken. 6. Verslag kascontrolecommissie 2014 George licht toe dat het gebruikelijk is dat de kascontrolecommisie bestaat uit twee leden die elk een zittingsperiode hebben van twee jaar. Doordat zij wisselend aftreden, is er telkens één nieuw lid en één lid voor de tweede keer in de commissie zitting heeft. Op de vorige ALV zijn Emily Boom en Richard Buijtendijk benoemd als kascontrolecommissie. Omdat Richard zijn lidmaatschap heeft opgezegd, heeft het bestuur in Gerard van Middelaar een vervanger gevonden. Besluit: De vergadering stemt in met de benoeming van Gerard. Gerard van Middelaar doet verslag van de controle, maar vraagt zich eerst af of de bevoegdheid van de kascontrolecommissie stopt bij het beoordelen van de juistheid van de boekhouding, of dat hij zich ook mag uitlaten over het gevoerde beleid. Zo vraagt hij zich af waarom de kosten van de website geactiveerd zijn terwijl er voldoende geld in kas is om de kosten direct in één jaar te nemen. Gerard merkt op dat hij nog wacht op een afschrift van de deposito. Er is één rekening aangetroffen waarbij het lijkt dat de MSRE AA een rekening heeft betaald die niet voor de vereniging bestemd was. Ook heeft Gerard een suggestie ten aanzien van wanbetalers: een verplichte automatische incasso scheelt in zijn ogen veel tijd en geld. De post vergaderkosten is sterk gestegen en Gerard vraagt zich af of dit in overeenstemming is met het beleid. Ten slotte ontbreekt er van één declaratie een bewijsstuk. Arnaud beantwoordt de punten van Gerard als volgt: de kosten van de website zijn geactiveerd omdat de vorige ALV daar unaniem toe heeft besloten; Arnaud gaat overleggen met Slier & Partners of de geactiveerde kosten materiële of immateriële activa zijn. Het dagafschrift van de deposito wordt nagezonden. De ogenschijnlijk ten onrechte betaalde factuur betreft een factuur voor webhosting die dubbel is betaald als gevolg van de bestuurswisseling in We hebben echter al op schrift de toezegging verkregen dat het bedrag wordt terugbetaald. Verder wordt de webhosting in het vervolg bij een andere partij ondergebracht. Ten aanzien van de wanbetalers, daarover is bij het vorige agendapunt gesproken en dit zal ook later nog aan de orde komen. De hoogte van de vergaderkosten is uitvoerig besproken op de ALV van Er is toen besloten om een budget beschikbaar te stellen voor reiskosten (0,19 / km), parkeerkosten en dineren ( 25 per persoon per vergadering) met een maximum van per jaar. Het ontbrekende bewijsstuk betreft de vergoeding voor het gebruik van een privé-sloep voor de sloepentocht. Het bestuur heeft verschillende offertes opgevraagd voor $

4 sloepenhuur en de vergoeding ligt onder het niveau van deze offertes. Besloten wordt dat in dergelijke gevallen voortaan een factuur zal worden opgesteld. Na het verkrijgen van deze antwoorden stelt de kascontrolecommissie aan de ALV voor om het bestuur decharge te verlenen voor het gevoerde beleid, onder voorwaarde dat het dagafschrift van de deposito alsnog aan de kascontrolecommissie zal worden verstrekt. Besluit: De ALV besluit conform voorstel en verleent het bestuur aldus decharge voor het gevoerde beleid. [5/2/3015: het afschrift van de depositie is inmiddels beschikbaar gesteld aan de kascontrolecommissie, waarmee aan de voorwaarden voor de decharge is voldaan.] 7. Verkiezing kascontrolecommissie 2015 Gezien de traditie dat één lid in de commissie blijft zitten, vraagt George Soebiantono aan Gerard van Middelaar om nog een keer plaatst te willen nemen in de commissie. Gerard stemt toe. Als nieuw lid wordt René van den Broek voorgedragen. Besluit: De ALV benoemt Gerard van Middelaar en René van den Broek als leden van de kascontrolecommissie voor Vaststelling contributie 2016 Arnaud licht toe dat hij een duidelijk stappenplan en een tijdslijn heeft opgezet om de contributie eerder en strakker te factureren. De factuur wordt in maart verzonden, 6 weken laten een eerste herinnering en nog eens zes weken laten een tweede. Daardoor heeft het bestuur de gehele tweede helft van het kalenderjaar beschikbaar om wanbetalers na te jagen. Om het proces verder te verbeteren, heeft Arnaud een paar suggesties die bij aan de ALV wil voorleggen ter consultatie. De suggesties worden dan verder uitgewerkt en in een volgende vergadering aan de leden voorgelegd. Het betreft de introductie van een automatische incasso en een boete voor late betalers. Beiden bedoeld om het late of niet betalen terug te dringen. Om leden te stimuleren om gebruik te maken van automatische incasso, stelt Arnaud voor om een korting van 5 te verstrekken. Leden die betalen via automatische incasso krijgen altijd nog een factuur toegestuurd. Dat is een wettelijke verplichting, maar is ook handig omdat sommige leden hun contributie dan kunnen declareren bij hun werkgever. René van den Broek merkt ten aanzien van de boete voor laatbetalers op dat hij liever een korting zou zien voor vroegbetalers. Wiert Jan vraagt of het wel handig is om de leden de keuze te laten tussen betalen per bank of per incasso, of dat het niet beter zou zijn om incasso te verplichten. Emily Boom vertelt toe dat zij voor een andere vereniging heeft uitgezocht of het verplicht stellen van een automatische incasso überhaupt mocht, en dat bleek inderdaad het geval te zijn. Wettelijk gezien mag het verplicht worden gesteld, maar er worden wel zware eisen gesteld aan de administratie en als vereniging moet je een speciale status aanvragen bij de bank. Arnaud antwoordt dat de tijdsinspanning vooral gaat zitten in het najagen van wanbetalers en dat het niet uitmaakt of men per bank of per incasso betaalt. Maar hoe meer incassomachtigingen er worden afgegeven, hoe kleiner de kans op wanbetalers. %

5 Arthur Liem vraagt zich af of een korting van 5 voldoende zal zijn om mensen over de streep te trekken. Olivia Yuen vertelt dat bij Fresh de korting voor automatische incasso ook 5 bedraagt op een totaalbedrag van 80. Arnaud vat samen dat de vergadering wel wat zou zien in een systeem waarbij de contributie 75 bedraagt, en dat leden die gebruik maken van een automatische incasso, of die binnen twee weken per bank betalen, 5 korting krijgen op de contributie. George rondt de discussie af met de toezegging dat het bestuur op een volgende vergadering zal komen met een voorstel omtrent voorgaande. Arnaud vertelt dat het bestuur ook graag zou willen komen met een aanscherping van de definitie van het aspirant-lidmaatschap. Met ingang van het verenigingsjaar 2016 zou hij graag een aangescherpte definitie willen invoeren, omdat de huidige definitie nog ruimte laat voor interpretatie. Indien dit een besluit van de ALV vereist, zal nog voor het eind van het jaar een extra ALV worden uitgeschreven om invoering per 1 januari 2016 mogelijk te maken. Gerard merkt op dat in een eerdere ALV is besloten dat aspirant-leden die op 1 januari van enig jaar 1 jaar of langer lid zijn, moeten gaan betalen. Dat laat volgens hem geen ruimte voor interpretatie. Arnaud benadrukt dat dit goed zal moeten worden vastgelegd. Verder deelt hij mee dat een besluit over de hoogte van de contributie voor 2016 op een latere ALV aan de leden zal worden voorgelegd en dat als dat niet gebeurt, de contributie gehandhaafd blijft op 70 per jaar. 9. Verkiezing bestuur George informeert de vergadering over de voordracht van Marco Mosselman, Carien Arendz en Jurrien Endenburg als nieuwe bestuursleden. Marco is bereid gevonden om de functie van secretaris te gaan vervullen. Carien zal zich binnen het bestuur richten op de communicatie. En Jurrien zal als vertegenwoordiger van de ASRE plaatsnemen in het bestuur. Gerard vraagt zich af of de statuten toestaan dat Jurrien wordt benoemd als bestuurslid omdat zij geen lid is van de vereniging. George zegt toch graag van de vergadering te willen vernemen hoe men tegen het voorstel aan kijkt, en indien nodig de statuten zo aan te passen dat de ASRE een vertegenwoordiger in het bestuur kan benoemen. Hij stelt voor dat Jurrien tot die tijd de vergaderingen als toehoorder bijwoont, en bij de Kamer van Koophandel als gemachtigde zal worden ingeschreven. René van den Broek stelt voor om in de statuten de mogelijkheid op te nemen dat de ASRE één bestuurslid benoemt. Besluit: De ALV gaat akkoord met de benoeming van Marco Mosselman en Carien Arendz als bestuursleden. Besluit: De ALV gaat akkoord met het voorstel om Jurrien bij de Kamer van Koophandel te machtigen namens het bestuur. George meldt de vergadering dat tussen het verzenden van de uitnodiging voor deze ALV en de ALV zelf, Sabine Bentvelzen zich heeft teruggetrokken als kandidaat-bestuurslid voor de portefeuille sponsoring. Het bestuur heeft Olivia Yuen bereid gevonden om deze portefeuille in het bestuur te &

6 gaan vervullen. Echter, omdat deze kandidatuur niet de vereiste twee weken voorafgaand aan de ALV bekend is gemaakt, vraagt George de vergadering allereerst of zij hier over wil stemmen, of niet. Besluit: De ALV besluit over het voorstel om Olivia te benoemen als bestuurslid te willen stemmen. Besluit: De ALV gaat bij acclamatie akkoord met de benoeming Olivia Yuen als bestuurslid. 10. Vooruitblik en begroting 2015 Jurrien vertelt over de activiteiten die de ASRE het komende jaar op het programma heeft staan. Hieronder zijn de diploma-uitreikingen, een career day, de Provada en het talent seminar. Monique Korting en Carlijn Aarts blikken kort terug op de activiteiten die zijn gehouden in 2014 en lichten de plannen voor de activiteiten van de MSRE AA voor 2015 toe. Hieronder zijn begrepen de ALV & nieuwjaarsborrel, een voorjaars- en een najaarsactiviteit, en de sloepentocht. Vanwege te weinig animo in voor de buitenlandactiviteit in 2013 en 2014, is het bestuur niet van plan om in 2015 een buitenlandactiviteit te organiseren. Erik Noordam geeft aan dat er mogelijkheden zijn om eventuele activiteiten gezamenlijk te organiseren, waaronder een buitenland activiteit. Hij denkt aan een samenwerking met FIABCI. Carlijn geeft aan om dit mee te nemen en nader te bekijken. Uit de enquête bleek dat de leden behoefte hebben aan lunch- of ontbijtsessies. Het bestuur probeert dit in te passen in de geplande activiteiten. Arthur Liem stelt voor om de sloepentocht eventueel te combineren met de Sail Amsterdam. Deze vindt plaats in augustus. Het bestuur neemt de suggestie mee. Olivia merkt op zelf vooral op zoek te zijn naar bijeenkomsten waar je iets van op steekt, zoals een workshop. Monique geeft aan dat dit tot mogelijkheden behoort maar dat hiervoor zeer waarschijnlijk een hoger budget aan gekoppeld moet worden. Ten aanzien van de begroting wil Arnaud vooral stil staan bij de afwijkingen ten opzichte van de realisatie Dit betreft drukwerk en secretariaatskosten. Beide verhogingen hebben te maken met de wens van het bestuur om de exposure van de MSRE AA te vergroten en daarom wordt in de media-strategie niet langer alleen ingezet op digitale communicatie, maar wordt ook weer gebruik gemaakt van fysieke verzendingen. Zo zal er een kerskaart worden verzonden, en ook de factuur zal per post worden verstuurd. René van den Broek vraagt of de post afboeking debiteuren echt nodig is. Kan de incasso van deze post niet uit handen worden gegeven aan een incassobureau? Dat werkt doorgaans erg goed. Arnaud licht toe dat hier kosten, en dus financiële risico s aan zitten. Het bestuur zal hier over nadenken. Het huidige beleid is dat wanbetalers na 1 jaar niet betalen automatisch geroyeerd worden. Besluit: De ALV besluit stelt de begroting voor 2015 vast conform het voorstel. 11. Rondvraag Er zijn geen punten voor de rondvraag 12. Sluiting George dankt de aanwezigen voor hun komst en sluit de vergadering. '