Offerteaanvraag. Budgetbeheer

Transcriptie

1 Offerteaanvraag ten behoeve van de bestuurlijke aanbesteding Budgetbeheer ADVIES EN BEHEER Inkoop & aanbesteden afdeling ABINK steller Chr. Janssen doorkiesnummer datum 30 september 2015 registratienr.: contractnr.: Gehele of gedeeltelijke overneming of reproductie van de inhoud van dit document, op welke wijze dan ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de auteursrechthebbende is verboden, behoudens de beperkingen bij de wet gesteld. Het verbod betreft ook gehele of gedeeltelijke bewerking.

2 Inhoud: 1. Beschrijving 2. Bijlage 1 Akkoordverklaring 3. Bijlage 2 Programma van Eisen 4. Bijlage 3 Kwaliteitseisen branchevereniging PBI 5. Bijlage 4 Raamovereenkomst 6. Bijlage 5 Overzicht dienstverleners 7. Bijlage 6 Tarieven Budgetbeheer 8. Bijlage 7 Eigen Verklaring 1

3 Verkorte offerteaanvraag (behorend bij Offerteaanvraag Budgetbeheer/Bewindvoering) De gemeente Venlo wil middels een bestuurlijke aanbesteding komen tot een poule van budgetbeheerders waarmee kan worden samengewerkt teneinde onderstaande doelstellingen te realiseren. Zelfredzaamheid van burgers en teruglopende budgetten (bezuinigingen) spelen hier ook een belangrijke rol. Burgers kunnen uit deze poule kiezen. Dit document beschrijft de te nemen stappen om tot de poule te worden toegelaten. De gemeente heeft onlangs via een openbare Europese aanbesteding Conclusion B.V. (per 1 september gecontracteerd als professionele partner voor de schuldhulpverlening. Voorheen werd het budgetbeheer door Plangroep uitgevoerd. Het ligt in de bedoeling om bij nieuwe trajecten na 1 september het budgetbeheer niet meer door Plangroep te laten uitvoeren maar gebruik te maken van budgetbeheerders uit de poule. De doelstellingen met betrekking tot schuldhulpverlening die door de contractpartner Conclusion worden gerealiseerd zijn: Doelstelling 1. De aanpak van problematische schulden of financiële problematiek van cliënten die door de gemeente worden aangewezen, zo snel mogelijk toe te leiden naar een situatie waarbij financiële problemen zodanig zijn aangepakt dat zij geen belemmering meer vormen voor maatschappelijke- en/of arbeidsparticipatie voor de betreffende cliënt. Doelstelling 2. Het inrichten van het schuldhulpverleningsproces op een klantgerichte en efficiënte wijze, met zo kort mogelijke doorlooptijden, gebruik makend van een digitale werkwijze en digitale dossieropbouw. Doelstelling 3. Het optimaliseren van de samenwerking met zowel de Gemeente Venlo alsook de samenwerking met alle betrokken ketenpartners/partijen, waaronder het maatschappelijk middenveld, die betrokken zijn in het schuldhulptraject. Samenwerking binnen de schuldhulpverlening is altijd belangrijk geweest. De komende jaren leggen we meer de nadruk op samenwerken. Daarom wil de gemeente Venlo samenwerken met budgetbeheerders en bewindvoerders. Deze samenwerking is gericht op meer aansluiting en afstemming in de keten schuldhulpverlening. Op deze manier wordt de dienstverlening beter afgestemd en voorkomen we overlap en versnippering. Schematisch overzicht van de werkzaamheden. De werkzaamheden binnen het kader worden door Conclusion B.V. uitgevoerd. 2

4 Wat is bestuurlijk aanbesteden? Bestuurlijke aanbesteding is een nieuwe vorm van aanbesteden, waarbij als principe geldt dat zoveel mogelijk kennis en kunde vanuit de markt wordt ingebracht. Dat is anders dan in een klassieke aanbesteding. Daarin heeft de aanbestedende partij een aantal concrete kaders waarop marktpartijen vervolgens een aanbieding doen. Bestuurlijk aanbesteden gaat uit van een dialoog tussen gemeenten en aanbieders waarin de kaders gezamenlijk worden ontwikkeld. Een voordeel van bestuurlijk aanbesteden is dat u (als aanbieder) geen uitgebreide offerte hoeft te schrijven om in aanmerking te komen voor een contract met de gemeente. Een ander voordeel is dat iedere organisatie, die aan de prijs- en kwaliteitsvoorwaarden van de gemeente voldoet, en de dienstverlening volgens het programma van eisen kan verrichten, in aanmerking komt voor een contract. Ook kunt u tijdens de looptijd van de overeenkomsten als aanbieder instappen maar ook weer uitstappen. Ontwikkeltafelbijeenkomst In navolging van de eerste bijeenkomst op 25 augustus 2015 zal er op 21 oktober 2015 een vervolgbijeenkomst plaats vinden op de locatie Kazerneterrein Garnizoenweg 3 Venlo gebouw D 1.13 van 14:30 uur tot 16:00 uur. Per bureau kan één afgevaardigde deelnemen aan deze ontwikkeltafel. Prijs- en kwaliteitsvoorwaarden In de offerteaanvraag zijn naast de te hanteren tarieven ook kwaliteitsvoorwaarden waar een potentiele Inschrijver aan dient te voldoen en een (concept) raamovereenkomst opgesteld. Voorwaarden waar aan moet worden voldaan om in aanmerking te komen voor de raamovereenkomst: 1.Uniforme Eigen Verklaring (ingevuld en rechtsgeldig ondertekend) Met daar in de verklaring te voldoen aan de gestelde kwaliteitseisen bijlage 3 2.Inschrijving Kamer van Koophandel en kopie ID van degene die rechtsgeldig ondertekent 3. Akkoordverklaring -Aanbestedingsprocedure, -Taken en tarieven,-raamovereenkomst, -Algemene voorwaarden diensten en leveringen 2008 gemeente Venlo 3

5 Planning aanbesteding Datum Tijdstip Publiceren Offerteaanvraag op www. venlo.nl en Uiterste datum voor aanmelding bijeenkomst Week oktober 2015 Ontwikkeltafelbijeenkomst 21 oktober :30-16:00 uur Toezending definitieve Offerteaanvraag en 27 oktober 2015 Raamovereenkomst Aanmelding uiterlijk 16 november 2015 Toelating tot Raamovereenkomst Contractondertekening Week november :00 uur Vragen? Heeft u vragen? Voor inhoudelijke vragen kunt u een mail sturen naar Jolijn van Beckhoven J.vanbeckhoven@venlo.nl (afdeling SLW) en voor de vragen omtrent het proces, naar Chris Janssen chr.janssen@venlo.nl (team inkoop) Aanmelding Uw aanmelding dient voor 16 november 16:00 uur in een gesloten envelop te worden ingeleverd op onderstaand adres: Gemeente Venlo Stadswinkel Prinsessesingel 30, 5911 HT Venlo Duidelijk op de envelop vermelden: Niet openen! Aanmelding Raamovereenkomst Budgetbeheer. Ter attentie van ABINK Lucia de Jong. Checklist: 1. Uniforme Eigen Verklaring (ingevuld en rechtsgeldig ondertekend)bijlage.. 2. Inschrijving Kamer van Koophandel (waar uit de vertegenwoordigingsbevoegdheid niet ouder dan 6 maanden voor 16 november 2015) blijkt en kopie ID van degene die rechtsgeldig ondertekent 3. Akkoordverklaring bijlage 1 4

6 BIJLAGE 1 Akkoordverklaringen Akkoordverklaring aanbestedingsprocedure Middels ondertekening van deze Verklaring verklaart de Inschrijver zich akkoord met de door de Aanbestedende Dienst in hoofdstuk 2 van de Offerteaanvraag Budgetbeheer beschreven Aanbestedingsprocedure, Akkoordverklaring Programma van Eisen, Middels ondertekening van deze Verklaring verklaart de Inschrijver zich akkoord met het door de Aanbestedende Dienst in bijlage 4 van de Offerteaanvraag Budgetbeheer beschreven Programma van Eisen. Akkoordverklaring Raamovereenkomst Middels ondertekening van deze Verklaring verklaart de Inschrijver zich akkoord met het door de Aanbestedende Dienst in bijlage 6 van de Offerteaanvraag Budgetbeheer beschreven Raamovereenkomst. Akkoordverklaring Algemene voorwaarden diensten en leveringen 2008 gemeente Venlo Middels ondertekening van deze Verklaring verklaart de Inschrijver zich akkoord met het door de Aanbestedende Dienst in bijlage 10 van de Offerteaanvraag Budgetbeheer beschreven Algemene voorwaarden diensten en leveringen 2008 gemeente Venlo. Naam: Functie: Bedrijf: Handtekening: Datum: 5

7 Bijlage 2 Zie aparte bijlage 2 (Concept) Programma van Eisen Gezamenlijk doel Stabiliteit in de financiële situatie voor inwoners van Venlo die dat zelfstandig niet kunnen realiseren. Uiteindelijk doel is om mensen financieel zelfstandig te krijgen. In het kader van de zelfredzaamheid van de inwoners van Gemeente Venlo wordt er gestreefd om dat product in te zetten waar klant het meeste baat bij heeft. Budgetbeheer wordt ingezet voor klanten die leerbaar zijn maar tijdelijk (bijvoorbeeld gedurende de schuldregeling) ondersteuning nodig hebben. Beschermingsbewindvoering wordt ingezet bij die klanten waarvan de inschatting wordt gemaakt dat er langdurige behoefte is aan deze vorm van ondersteuning. BIJLAGE 3 Zie aparte bijlage 3 Kwaliteitseisen Budgetbeheerders/Inkomensbeheerders conform de Kwaliteitsverordening per 1 juli 2015 van de branchevereniging PBI. Aantonen door bewijs lidmaatschap van de branchevereniging BPI of een andere gelijkwaardige branchevereniging. 6

8 Bijlage 4 Raamovereenkomst Budgetbeheer 1. De Gemeente Venlo, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door, in zijn hoedanigheid van, hierna te noemen: de Gemeente en 2. De Dienstverleners genoemd in bijlage 1, hierna te noemen: Dienstverlener ; Ondergetekenden sub 1 en 2 ook gezamenlijk te noemen "partijen". nemen in aanmerking dat: - De Gemeente heeft behoefte aan Dienstverleners die diensten in verband met budgetbeheer kunnen leveren aan haar inwoners. - De Gemeente hiertoe afspraken wil maken met Dienstverleners die aan door de Gemeente gestelde eisen voldoen; - Er op [datum] hiervoor een procedure tot aanmelding als (potentiele) Dienstverlener is gehouden; - Het resultaat van deze aanbesteding is dat een lijst van Dienstverleners is tot stand gekomen die aan de gestelde kwalificaties voldoen; - De Gemeente zal putten uit deze lijst bij het verstrekken van concrete opdrachten tot budgetbeheer. en komen overeen als volgt: 7

9 Artikel 0: Begrippen. Cliënt: Diensten: Opdracht: Overeenkomst: Inwoner van de Gemeente Venlo die een budgetbeheertraject krijgt aangeboden Diensten die betrekking hebben op budgetbeheer; Dienstverlener is bereid en in staat deze op kwalitatief adequate wijze uit te voeren. De tussen partijen gesloten overeenkomst betreffende diensten i.v.m. budgetbeheer Deze Basisovereenkomst Budgetbeheer Artikel 1: Voorwerp van de overeenkomst 1.1 In deze overeenkomst worden de voorwaarden vastgelegd waaronder de Gemeente Opdrachten in verband met budgetbeheer aan Dienstverleners kan verstrekken. Dienstverleners is verplicht Opdrachten te aanvaarden maar de Gemeente geeft geen garantie dat ook daadwerkelijk Opdrachten worden verstrekt. 1.2 Voor Cliënten van de Gemeente bestaat de mogelijkheid om Diensten in verband met budgetbeheer te betrekken bij één der Dienstverleners als opgesomd in Bijlage 1. De keuze voor een Dienstverlener wordt door de Client van de Gemeente gemaakt en door de gemeente gefiatteerd waarna aan de betreffende Dienstverlener een Opdracht wordt verstrekt. 1.3 De precieze inhoud van een te verstrekken Opdracht wordt door de Gemeente in samenspraak met de betreffende belanghebbende bepaald alvorens tot Opdrachtverstrekking wordt overgegaan. 1.4 De volgende Bijlagen maken onverbrekelijk deel uit van deze Overeenkomst: 1. de Nota van Inlichtingen d.d. ; 2. de Uitnodiging tot kwalificatie als geschikte Dienstverlener, inclusief alle Bijlagen, d.d. [datum] 2015; 3. de Aanmelding van de Dienstverlener d.d. [datum] 2015; Artikel 2: Doel en inhoud van de Diensten 2.1 Het doel van de per Client van de gemeente te verstrekken Opdracht is in alle gevallen dat de Cliënt voor wat betreft zijn financiële aangelegenheden zo spoedig mogelijk (weer) op eigen benen kan staan. Het doel van budgetbeheer is het garanderen dat betalingen tijdig gedaan worden en dat er geen (nieuwe) schulden of betalingsachterstanden ontstaan. Dit heeft minimaal betrekking op huur/hypotheek, nutsvoorzieningen en wettelijk verplichte verzekeringen. 2.2 De inhoud van de Opdracht kan bestaan uit Pakket 1 of Pakket 2 zoals beschreven in het Programma van Eisen( bijlage 2). 2.3 De omvang van de Opdracht kan door de Gemeente gedurende de looptijd van een Opdracht worden uitgebreid of beperkt, afhankelijk van de behoefte van persoon wiens budget wordt beheerd. 8

10 Artikel 3: Duur van de overeenkomst 3.1 Deze Overeenkomst is van kracht met ingang van [datum] en eindigt op [datum] Opdrachten die al verstrekt zijn op basis van deze overeenkomst lopen gewoon door onder voorwaarden van deze Overeenkomst. Artikel 4: Opdrachten 4.1 De Gemeente kan in het kader van deze overeenkomst Opdrachten verstrekken aan de Dienstverleners als opgesomd in Bijlage In de Opdrachten is ten minste het volgende geregeld: b. naam en kwalificaties van de inhoudelijk betrokkene namens de Dienstverlener; c. naam functie van de betrokkene namens de Gemeente; d. naam van de betrokkene voor wie de Diensten worden uitgevoerd; e. Omvang en inhoud van de te leveren Diensten en te behalen resultaat; f. Looptijd, tarieven, indexering; g. Aanwezig zijnde mogelijkheden om de Diensten te beperken dan wel uit te breiden tijdens de looptijd; h. indien van toepassing: het relevante wettelijke kader; i. de wijze van monitoren en verslaglegging van activiteiten en te behalen resultaten. 4.3 Opdrachten zullen worden aangegaan op basis van de Algemene Inkoopvoorwaarden 2008, update mei 2014 van de Gemeente. Artikel 5: Eisen aan de Dienstverlener 5.1 Dienstverlener voldoet en garandeert gedurende de looptijd van deze overeenkomst aan de kwaliteitseisen zoals gesteld in de Kwaliteitsverordening van de branchevereniging PBI. 5.2 Indien op enig moment blijkt dat niet meer is voldaan aan het in het eerste lid bepaalde dan kan de Gemeente deze overeenkomst en verstrekte Opdrachten met onmiddellijke ingang ontbinden zonder hiervoor schadeplichtig te zijn of verplicht om kosten te vergoeden. De gemeente heeft op haar beurt het recht de hierdoor geleden schade te verhalen op Dienstverlener. Artikel 6: Eisen aan de Dienstverlening 6.1 Indien de Gemeente een Opdracht verstrekt aan Dienstverlener dan gelden ten minste de volgende eisen: Volgens het Programma van Eisen Budgetbeheer 9

11 Artikel 7: Nieuwe Dienstverleners 7.1 Opdrachten kunnen alleen worden verstrekt aan Dienstverleners die in Bijlage 5 zijn opgenomen. Deze lijst is niet statisch: gedurende de looptijd kunnen er Dienstverleners afvallen, bijvoorbeeld als gevolg van het bepaalde in het tweede lid van artikel 5 of bijkomen, als gevolg van het bepaalde in het tweede lid van dit artikel. 7.2 Gedurende de looptijd van de Overeenkomst kunnen nieuwe Dienstverleners zich aanmelden bij de Gemeente. De Gemeente toetst of de nieuwe Dienstverlener voldoet aan de eisen gesteld in deze Overeenkomst en de bijbehorende bijlagen. Als de Gemeente besluit tot toelating sluit de Gemeente deze Overeenkomst, inclusief de conform deze Overeenkomst tussen Partijen overeengekomen wijzigingen, met de nieuwe Dienstverlener. De Gemeente informeert alle Partijen over de toetreding van een nieuwe Dienstverlener tot deze Overeenkomst. Artikel 8: Opzegging en Ontbinding van de Overeenkomst 8.1 Een Dienstverlener kan deelname aan deze Overeenkomst bij aangetekend schrijven opzeggen, waarbij deze een termijn van zes maanden in acht moet nemen rekenend vanaf datum van verzenden van het aangetekend schrijven. Als een Dienstverlener van deze mogelijkheid gebruik maakt worden automatisch ook de Opdrachten opgezegd. 8.2 Naast de mogelijk tot ontbinding in het geval als bedoeld in artikel 5.2 is de Gemeente bevoegd deze overeenkomst buitengerechtelijk te ontbinden indien Dienstverlener niet meer voldoet aan het bepaalde in deze Overeenkomst. De Gemeente is in die situatie geen schadevergoeding of vergoeding van andere kosten verschuldigd. Artikel 9: Contactpersonen 9.1 Contactpersoon voor Opdrachtgever is [naam] of diens plaatsvervangers of opvolgers; de contactpersoon voor Dienstverlener staat genoemd in bijlage 1 [naam namens Dienstverlener], of diens plaatsvervangers of opvolgers. Artikel 10: Periodieke evaluatie; wijzigingen 10.1 Gedurende de looptijd van deze Overeenkomst vindt periodiek overleg plaats tussen de Gemeente en Dienstverleners over de uitvoering van de Overeenkomst en eventuele knelpunten daarbij Partijen kunnen verbetervoorstellen doen voor de wijze van samenwerking en het oplossen van knelpunten Wijzigingen in deze Overeenkomst, alsmede aanvullingen daarop, zijn slechts geldig voor zover deze schriftelijk gezamenlijk zijn overeengekomen. 10

12 Artikel 11: Overdracht rechten en verplichtingen 11.1 Dienstverlener is niet gerechtigd de uit de Overeenkomst voortvloeiende rechten en verplichtingen zonder schriftelijke toestemming van de Gemeente aan een derde over te dragen. De toestemming zal niet zonder redelijke grond worden gew eigerd. De gemeente kan aan deze toestemming voorwaarden verbinden. Artikel 12: Geschillen 12.1 Partijen leggen geschillen voor aan de bevoegde rechter in het arrondissement Limburg Nederlands recht: op deze Overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Aldus in tweevoud opgemaakt en ondertekend d.d. Gemeente Venlo Dienstverlener de van toepassing zijnde Europese aanbestedingsdrempel zijn punt Bijlagen: 11

13 Bijlage 5: Overzicht Dienstverleners Deze lijst is dynamisch; de Gemeente beheert deze lijst en publiceert deze is te raadplegen op Des 2 en 3 van toepassing,4 maakt geen deel uit van de Eigen verklaring. Des 2 en 3 van toepassing,4 maakt geen deel uit van de Eigen verklaring. 12

14 Bijlage 6 Eenpersoonsbudgetbeheer opmaken eindafrekening en verantwoording ( eenmalig) intake uren (per jaar) Maandtarief Jaar Basis pakket 1 192,5 ( ca 3 uur) 225 (ca 3,5) 7, Totaal pakket 2 192, ,5 59,5 714 Budgetbeheeer voorafgaand aan bewindvoering nvt 130 Tweepersoonsbudgetbeheer intake Maandtarief Jaar Basis pakket1 192,5 280 ( 4,5 uur) Totaal pakket 2 192, ,5 834 Budgetbeheeer voorafgaand aan bewindvoering Overige werkzaamheden nvt 130 Uurtarief Vrijstelling BTW? uurtarief Bewind en budget 65 Bijlage 7 Zie aparte bijlage Eigen verklaring (pdf alleen openen met Adobe reader) 13