Administratieve medewerker voor het Europese project EIP-Agri (M/V)

Transcriptie

1 De Vlaamse Landmaatschappij werft aan in contractueel dienstverband: Administratieve medewerker voor het Europese project EIP-Agri (M/V) Afdeling: Platteland en Mestbeleid Graad en rang: deskundige, B1 Standplaats: Brussel Vacaturenummer: EVAO1502 DE ORGANISATIE De Vlaamse Landmaatschappij, met als missie Samen investeren in de open ruimte, is een echte duizendpoot binnen het beleidsdomein Leefmilieu en Natuur in Vlaanderen. De VLM zorgt o.a. voor de kwaliteitsvolle inrichting van het buitengebied, de plattelandsontwikkeling en het Vlaams plattelandsbeleid. De VLM voorziet ook in een flankerend beleid bij grote strategische en Europese ontwikkelingsprojecten. Daarnaast behoren ook bedrijfsbegeleiding voor landbouwers en controle op de mestwetgeving tot ons takenpakket. De VLM telt ongeveer 680 personeelsleden, verdeeld over de regio s Oost en West, met een vestiging in elke provincie, en een centrale directie in Brussel. Hoogopgeleide specialisten vormen samen met de administratieve medewerkers een hecht team. Samen werken we aan een meer harmonische en vooral meer duurzame open ruimte. Onze bedrijfscultuur wordt geïnspireerd door de waarden creativiteit, klantgerichtheid, vakmanschap, samenwerken en loyauteit. De vacante betrekking situeert zich bij het EIP-AGRI Service Point in de afdeling Platteland en Mestbeleid te Brussel. Het EIP-AGRI Service Point voert taken uit in opdracht van de Europese Commissie. Het omvat mensen uit zeven organisaties uit zes verschillende Europese lidstaten (België, Duitsland, Estland, Frankrijk, Nederland en Spanje), met VLM als lead partner. Meerdere VLM-medewerkers werken voltijds of deeltijds voor dit project. Personeel van de andere partners werkt in het Service Point of is actief vanuit de eigen organisatie. Alle communicatie binnen het service point en naar buiten gebeurt in het Engels en beperkt in het Frans, via mail, Lync en telefoon. Meer informatie over de EIP-activiteiten en het service point is te vinden op Voor de administratieve ondersteuning van het EIP Service Point zoeken we een enthousiaste medewerker die verantwoordelijkheid opneemt en pragmatisch bijdraagt aan het succes van het hele project. FUNCTIEBESCHRIJVING Doel van de functie: Je ondersteunt het secretariaat van het EIP-AGRI Service Point, opgestart in de kantoren

2 van de VLM in april 2013 in opdracht van het Europese Directoraat Generaal voor Landbouw (DG Agri). Het project wordt jaarlijks verlengd tot maximaal februari Het Service Point moet telefonisch bereikbaar zijn tussen 9 en 17 u. Je kan ingeschakeld worden in deze telefonische permanentie. Resultaatgebieden: Informatiebeheer Verzorgen en ontsluiten van een klassement teneinde zichzelf en anderen in staat te stellen snel de gevraagde informatie terug te vinden. Voorbeelden van activiteiten : Archiefbeheer Collega's informeren over waar (elektronische) gegevens terug te vinden zijn... Klasseren van facturen, brieven, rapporten,... Behandelen en klasseren van s Documenten en informatie op de PC bewaren in een geordend systeem Je beheert zelfstandig de online registraties voor de workshops en seminaries, georganiseerd door het Service Point en volgt dit op tot het einde van het event Je verzorgt het klassement (papier / elektronisch) Informatieverzameling en -verwerking Verzamelen, invoeren, verwerken en actueel houden van gegevens met betrekking tot een duidelijk omlijnd onderwerp of vraagstuk teneinde op elk ogenblik correcte en recente informatie ter beschikking te hebben. Voorbeelden van activiteiten : Detecteren, lezen en samenvatten van relevante documenten Nakijken van documenten op volledigheid, correctheid en wettelijkheid Zelf inlichtingen inwinnen (telefonisch, schriftelijk of via ) Een adressenbestand van contactpersonen en organisaties bijhouden Periodiek verzamelen en invoeren van vaste, operationele gegevens en cijfers Ondersteunende taken Uitvoeren van allerhande operationeel ondersteunende taken om bij te dragen tot een vlotte werking van de dienst of afdeling. Je ondersteunt de praktische organisatie van focusgroepen, workshops, seminaries, Je springt in bij afwezigheid van collega's Je zorgt voor afdrukken en verzenden van documenten Je fotokopieert / scant documenten voor verdere verspreiding /archivering Je zoekt informatie op en bezorgt deze tijdig aan collega's, diensten, chef,... Je verzorgt allerlei typwerk en lay-out van documenten In samenwerking met een reisbureau organiseer je de reis en het verblijf voor de deelnemers aan onze focusgroepen (via Google drive, , SharePoint, telefoon, ) Informeren Informeren over de te volgen regels of procedures om ervoor te zorgen dat de (interne of externe) klant inzicht heeft in het gebruik en de mogelijkheden ervan. Je verspreidt informatie over afspraken en procedures naar interne en/of externe klanten /gebruikers /belanghebbenden

3 Je neemt actief deel aan vergaderingen, werkgroepen, stuurgroepen,... Je beantwoordt vragen van deelnemers aan onze evenementen (reis en verblijf) Opstellen van documenten Alle documenten voor het Service Point worden opgesteld in het Engels, gedeeltelijk ook in het Frans. Op basis van typedocumenten maak je specifieke documenten op Je stelt notulen, briefwisseling, betalingsopdrachten, bestelbons, aanwezigheidslijsten, facturen,... op of vervolledigt ze Je notuleert de wekelijkse stafvergadering in het Engels Omgaan met diversiteit Binnen het EIP-project krijg je te maken met de medewerkers van de verschillende partners. De deelnemers aan onze evenementen komen uit heel de EU. Zowel landbouwers als onderzoekers, voedings- en landbouwtoeleveringsbedrijven, landbouw- en overheidsorganisaties maken deel uit van ons publiek. Je hebt kennis van en begrip voor andere culturen en werkmethodes Je past je taalgebruik aan je gesprekspartner aan PROFIELBESCHRIJVING Vaktechnische competenties Je hebt een zeer goede kennis van het Engels, de voertaal van het EIP. Je kan een gesprek voeren en mails opstellen in het Frans. Je informaticakennis is up to date (MS Office, online tools, internet en ). Je kan regels (laten) toepassen, verbetermogelijkheden identificeren en waar nodig verzoeken die afwijken laten goedkeuren. Persoonlijke competenties Verantwoordelijkheid nemen Handelen in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie Niveau 2 Handelt in het belang van de organisatie Draagt actief bij aan de doelen en waarden van de organisatie Overweegt de gevolgen van zijn voorstellen en acties voor de organisatie Blijft consequent handelen, ook in lastige of onzekere situaties Zegt wat hij doet, is open over de door hem gehanteerde waarden en normen Wekt vertrouwen in zijn objectiviteit en integriteit Communiceren Informatie en ideeën schriftelijk en/of mondeling begrijpelijk overbrengen, rekening houdend met de cultuurverschillen binnen de ploeg. Niveau 2 Verzorgt de interactie Kiest een communicatiewijze naargelang de behoeften, mogelijkheden of eigenheden van het doelpubliek Hanteert een stijl die aangepast is aan de situatie (zakelijk, onderhoudend, informatief, interactief, ) Richt zich tot het publiek en neemt het in zijn gedachtegang mee

4 Zorgt voor een correcte uitwisseling van informatie (gaat na of zijn boodschap duidelijk is, vat de boodschap van anderen samen, ) Stimuleert de communicatie in twee richtingen (stelt vragen, verzoekt om inbreng, ) Samenwerken Een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is Niveau 1 Informeert, pleegt overleg en werkt mee Stemt zijn inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep Deelt kennis, informatie en ervaringen en vraagt anderen naar hun mening Biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder zijn opdracht Houdt rekening met de gevoeligheden en met de verscheidenheid van mensen Draagt bij aan een positieve werksfeer en teamgeest (toont enthousiasme, geeft complimenten, ) Initiatief Kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen of ondernemen Niveau 1 Neemt het initiatief om binnen zijn takendomein acties te initiëren (reactief en ad hoc) Doet eerst zelf al het mogelijke om een probleem op te lossen alvorens de hulp van anderen in te roepen Onderneemt uit eigen beweging gerichte acties om concrete problemen op te lossen Gaat uit zichzelf achter informatie aan Ziet werk liggen en gaat over tot actie Grijpt de kansen die zich aandienen Klantgerichtheid Wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie onderkennen en er adequaat op reageren Niveau 2 Optimaliseert de dienstverlening aan belanghebbenden binnen afgesproken kaders Onderzoekt de wensen, behoeften en verwachtingen van belanghebbenden via gericht systematisch onderzoek (tevredenheidsenquêtes, mondelinge enquêtes, ) Verleent nazorg en onderneemt concrete acties naar aanleiding van specifieke feedback van belanghebbenden Gaat kritisch na op welke punten de dienstverlening kan worden verbeterd en formuleert hiertoe concrete voorstellen Zet nieuwe mogelijkheden op het vlak van dienstverlening meteen om in de praktijk Onderneemt acties om de dienstverlening aan specifieke doelgroepen te optimaliseren, rekening houdend met hun beperkingen en behoeften (bv. handicap, kinderen, ) Plannen en organiseren Op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken Niveau 2 Coördineert het eigen werk en dat van anderen Structureert informatie, situaties en problemen en handelt deze efficiënt en effectief af Weet wat er aan tijd, mensen en middelen nodig is om het gewenste resultaat te behalen

5 Maakt een helder plan voor de eigen en andermans werkzaamheden met doelen en activiteiten (concreet, volledig, overzichtelijk) Verdeelt werkzaamheden en maakt afspraken met de betrokkenen over de uitvoering Bouwt meetmomenten in om de voortgang van het werk te volgen Zorgvuldigheid Handelen met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten Niveau 2 Blijft onder verhoogde druk kwaliteitsvol werk afleveren en correct communiceren met alle betrokkenen Blijft onder tijdsdruk op details letten zonder zich erin te verliezen Combineert snelheid met nauwkeurigheid, combineert kwantiteit met kwaliteit Kiest de exacte methode of procedure op basis van de gevraagde nauwkeurigheid of snelheid Gebruikt hulpmiddelen om zijn werk te controleren Maakt gebruik van instrumenten of technieken om fouten te vermijden Flexibiliteit Zijn werkwijze, aanpak of stijl veranderen om doelen te bereiken. In verschillende situaties of ten aanzien van verschillende personen op een efficiënte wijze zijn gedrag kunnen aanpassen Niveau 1 Past zijn aanpak of gedrag aan als de concrete situatie dat vereist Schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden Handelt doelmatig en effectief bij tijdsdruk, wijzigende prioriteiten, nieuwe gegevens, dringende vragen of behoeften Is bereid taken uit te voeren die niet tot het normale pakket behoren, als de omstandigheden dat vereisen Zoekt tijdig een alternatieve oplossing of aanpak als blijkt dat de gekozen aanpak niet geschikt is Staat open voor andere werkwijzen en is bereid zijn aanpak bij te stellen DEELNEMINGSVOORWAARDEN Je beschikt over een diploma graduaat/bachelor, bij voorkeur in de richting Office Management of je beschikt over een ander diploma graduaat/bachelor en hebt enige ervaring als management assistant of als klantendienstmedewerker. Je bent jonger dan 25 jaar op het moment van je kandidatuurstelling. Een gedrag hebben dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking. De burgerlijke en politieke rechten genieten. Aan de dienstplichtwetten voldoen. De medische geschiktheid bezitten die vereist is voor de uit te oefenen functie. AANBOD Het gaat om een contractuele betrekking van 1 jaar. Een boeiende en uitdagende functie met maatschappelijke relevantie. Je komt terecht in een dynamische organisatie die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft. Je krijgt ruime mogelijkheden inzake vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT.

6 Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om de combinatie privé-werk zo optimaal mogelijk te laten verlopen: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar en een systeem van glijdende werktijden. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer is gratis alsook je hospitalisatieverzekering. Er is catering voorzien in de werkzetel. Verloning gebeurt in de salarisschaal B111 (startsalaris is 2235,68 bruto per maand) en per gewerkte dag ontvang je een maaltijdcheque van 7. Functierelevante ervaring uit de private sector of als zelfstandige wordt gevaloriseerd met een maximum van 20 jaar. Voor meer informatie over de arbeidsvoorwaarden bij de Vlaamse Overheid: De Vlaamse Landmaatschappij wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Kandidaten worden dan ook geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht leeftijd, geslacht, afkomst of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kunt deelnemen aan de selecties. SELECTIEPROCEDURE Afhankelijk van het aantal kandidaten zal er een eerste selectie gebeuren op basis van relevante ervaring opgenomen in het cv. De eigenlijke selectie bestaat uit een gedragsgericht interview, eventueel aangevuld met een gevallenstudie of praktijkoefening. De selectiegesprekken zullen plaatsvinden op 23 april en, afhankelijk van het aantal kandidaten, eventueel op 28 april 2015 (onder voorbehoud). MEER INFORMATIE? Voor meer informatie over de inhoud van de functie kan je terecht bij Véronique Rebholtz, tel: 02/ , Als je meer informatie wilt over de arbeidsvoorwaarden en/of de selectieprocedure kan je terecht bij Karen De Swaef, HR-verantwoordelijke, tel.: 02/ , HOE SOLLICITEREN? Solliciteren voor deze functie kan tot uiterlijk 12 april Om te solliciteren vul je het standaard-cv in dat je kunt vinden op Je stuurt het standaard-cv bij voorkeur via naar of eventueel per post naar: Vlaamse Landmaatschappij Personeelsdienst t.a.v. Karen De Swaef Gulden Vlieslaan Brussel