WebHare Publisher. Handleiding (Universiteit Twente)

Transcriptie

1 WebHare Publisher Handleiding (Universiteit Twente) Deze handleiding bevat Een algemeen gedeelte (H2, H3, H4) Informatie specifiek over de oude witte template (H5) Informatie specifiek over de nieuwe template (H6) Datum: December 2015 Versie: 0.9

2 Inhoudsopgave 1 Introductie Wat is er nieuw (versie 4, November 2015)? Aan de slag Het startscherm De Publisher applicatie Maptypes Mappen en bestanden die beschermd zijn Mappen en bestanden met leesrechten Bestandstypes Intranetten (afschermen van bestanden) Voorkeuren Acties Bestanden beheren Mappen beheren Bestanden en publicatie De UT-website: oude witte template Opmaak en navigatie van de website Site-specifieke eigenschappen bewerken Blokken (banners en meer) De UT-website: nieuwe template 2013 (nog in ontwikkeling) Opmaak en navigatie van de corporate website Afwijkende opbouw voor (landing-)pages Elementen/onderwerpen WebHare Publisher - Inhoudsopgave

3 1 Introductie De Publisher in WebHare bied je een gebruiksvriendelijke omgeving voor het beheren van de informatie op uw Internetpagina s. Met behulp van sites, mappen en bestanden kun je je informatie publiceren naar websites (en afgeschermde intranetten/websites). WebHare creëert je website automatisch op basis van vooringestelde opmaak/sjablonen in de UT-stijl. Jij als beheerder vult alleen maar de content (tekst, foto, video) in een door jou bepaalde mappenstructuur, de rest wordt van zelf geregeld. Ook kun je de documenten en mappen voorzien van extra informatie (de eigenschappen van het bestand, de zogenaamde metadata) die kan worden gebruikt in de website en helpt onder andere zoekmachines, het bestand beter te vinden. In deze handleiding wordt duidelijk gemaakt hoe dit alles in zijn werk gaat. We gaan hierbij uit van een aanwezige site met voltooide opmaak. In je website kun je diverse soorten bestanden plaatsen. Enkele van deze bestandtypes, zoals pdf, Excel of Poweroint, zullen zonder verdere bewerking door WebHare gepubliceerd worden en als download worden aangeboden aan de website-bezoeker. Andere bestanden, zoals tekstpagina s, Worddocumenten en HTML bestanden, kunnen door WebHare bewerkt worden voordat ze gepubliceerd worden. Bij deze bewerking worden de Worddocumenten automatisch vertaald naar HTML bestanden en aangepast aan de opmaak van de site. Omdat de in deze handleiding opgenomen schermafbeeldingen en beschreven opties gebaseerd zijn op een gebruiker met rechten voor een volledige website, zullen enkele van de opties niet, of niet exact hetzelfde, beschikbaar zijn voor gebruikers met andere/beperkte rechten. In deze gevallen zullen de verschillen voor de relevante opties aangegeven worden. De schermafbeeldingen in deze handleiding geven de Engelse versie van WebHare weer, omdat deze versie ook onder de Nederlandse gebruikers veel wordt gebruikt. In de uitleg worden zowel de Nederlandse als ook Engelse benamingen van knoppen weergegeven, bijv. Eigenschappen/Properties. Wil je de taal van je WebHare-omgeving aanpassen? Klink dan in het startscherm links onderaan op je naam. Hier vind je alle WebHare-voorkeuren, verspreid over een aantal tabbladen. WebHare Publisher - Introductie 2

4 2 Wat is er nieuw in WebHare 4.0 (November 2015)? Indien je van de oude publisher (blauwe kleuren/webhare 3) overstapt naar de actuele versie (WebHare 4), zijn een aantal wijzigingen van toepassing. Deze worden hieronder toegelicht: Login: De login-pagina op webhare.utwente.nl biedt de optie om op twee verschillende manieren in te loggen: 1. met een ICT-account van de universiteit (zoals m-nummer of s-nummer) 2. met een specifiek voor WebHare aangemaakt account (voor mensen buiten de UT, zoals partners in projecten of algemene accounts voor toegang tot intranetten). Startscherm: Alle applicaties (onderdelen) van WebHare zijn na het inloggen direct op het startscherm zichtbaar. De Publisher is daardoor direct na inloggen aan te klikken en te openen. Previewscherm: Het previewscherm is verplaatst naar de rechter kant. Tevens heeft dit scherm een aantal opties: het toont direct bovenaan de URL van de betreffende pagina, het scherm is in te stellen voor preview op verschillende apparaten als smartphones en tablets. Ook zijn linkjes in het preview scherm aanklikbaar, waarbij de mappen aan de linker kan van je scherm meespringen naar de betreffende pagina, zodat je deze niet handmatig hoeft op te zoeken. Menu: Het menu van de publisher stond eerder bovenaan de grote symbolen, en is nu naar rechts boven verplaatst (drie strepen om menu te openen). De inhoud van het menu is nauwelijks veranderd. Hier vind je nog steeds je Publisher voorkeuren/preferences, de optie op een rapport met kapotte links uit te draaien, of bepaalde websites/mappen als favorieten aan je startmenu van WebHare toe te voegen. Volgorde van mappen/bestanden: Waar je de volgorde van mappen en bestanden in het verleden via de rechter muis > change ordening/volgorde aan kon passen, zit deze optie nu direct bovenaan je lijst van mappen/bestanden. Je kan zelf kiezen tussen de twee manieren van weergeven: 1. Op ABC-volgorde, dus op naam of titel, maar ook op wijzigingsdatum. 2. Zelfde volgorde als op de website ingesteld is. Als je deze optie kiest worden pijlen getoond, zodat je meteen ook de volgorde op de website kan aanpassen. Eigenschappen/properties van een bestand: Deze pop-up is nauwelijks veranderd. Het tabblad publiceren/publish heet nu taken/tasks en de informatie over het publiceren van een bestand (wel/niet publiceren, wel/niet index, laatste bewerker, etc) is verhuisd naar het eerste tabblad. Notificaties: WebHare toont in enkele gevallen notificaties, bij voorbeeld als aankondiging van onderhoud. Deze notificaties kunnen ook op je desktop weergegeven worden, als WebHare even op de achtergrond draait. Bij de eerste notificatie zal WebHare vragen of dit gewenst is. WebHare Publisher - Wat is er nieuw in WebHare 4.0 (November 2015)? 3

5 3 Aan de slag: overzicht Publisher 3.1 Het startscherm Als je hebt ingelogd via webhare.utwente.nl zie je op het startscherm direct alle applicaties waarvoor je rechten hebt (1). Deze lijst kan voor elke gebruikers anders zijn. De Publisher is de belangrijkste applicatie, hiermee beheer je je webpagina s. Daarnaast zie je regelmatig op het startscherm nieuwsberichten staan (2), die de beheerder van WebHare voor de gebruikers klaar heeft gezet. Andere op de UT veel gebruikte applicaties zijn: NEO (afkorting voor Nieuws/Evenementen/Onderwijsmededelingen), waar alle actuele berichten bijgehouden worden en gebruikers deze met elkaar kunnen delen (niet alle websites zijn hierop aangesloten). WebPack: Applicatie voor het aanmaken van simpele webformulieren (incl. automatische mails naar aanmelders en beheerders). Gebruikersbeheer/User Management: Hierin kun je andere gebruikers rechten geven, bijvoorbeeld voor door jou aangemaakt webformulieren. Elke applicatie wordt in een nieuw tabblad geopend. Wil je vaak gebruikte websites of dieper liggende mappen als favorieten op je startscherm plaatsen, zodat je deze sneller kan openen? Als je de Publisher opent en de betreffende map selecteert, kun je via het menu (rechts boven) de map aan het startmenu toevoegen. De volgorde en namen van je favorieten beheer je door op het startscherm van Webhare links onder op je eigen naam te klikken, en vervolgens naar het tabblad favorieten/favorites te gaan. Daar kun je naam en volgorde van je favorieten aanpassen. 3.2 De Publisher applicatie In deze paragraaf wordt een algemene beschrijving gegeven van functies en knoppen in de Publisher. De verschillende handelingen die noodzakelijk zijn worden in de volgende hoofdstukken uitgebreider besproken. De knoppenbalk Als je de publisher hebt gestart zie je een aantal knoppen: WebHare Publisher - Aan de slag: overzicht Publisher 4

6 De knoppen worden gebruikt voor veelgebruikte acties binnen de Publisher. Wanneer een knop/actie in grijs weergegeven wordt is de actie (tijdelijk) niet mogelijk. Dit kan bijvoorbeeld zijn omdat eerst een element uit Publisher moet worden geselecteerd voordat de actie kan worden uitgevoerd. Zo moet eerst een bestand of map worden geselecteerd voordat je de actie vervangen/replace of verwijderen/delete kunt uitvoeren. De functies van de knoppen: Nieuwe bestand/new file: een nieuw bestand in WebHare aanmaken (bijvoorbeeld een link) Nieuwe map/new folder: een nieuwe map aanmaken (bijvoorbeeld een normale map of een fotoalbum) Upload: een bestand van je computer in de publisher plaatsen (bijvoorbeeld een Worddocument of PDF/Excel/Powerpoint) Vervangen/replace: een eerder geupload bestand vervangen door een nieuwe versie Download: een bestand vanuit de publisher downloaden naar je computer (bijvoorbeeld om hem te bewerken) Bekijken/view: de gelecteerde webpagina in een nieuw browserscherm/tab bekijken Verwijderen/delete: een bestand/map of meerdere verwijderen Eigenschappen/properties: de eigenschappen van een bestand bekijken/aanpassen (bijvoorbeeld naam, titel) Het menu In de zelfde balk helemaal rechts vind je het menu: Het menu bevat veel meer opties dan de knoppen die op de knoppenbalk weergegeven worden. Niet alle acties zijn voor alle gebruikers zichtbaar als zij ingelogd zijn, dit hangt af van de rechten van de gebruiker. Ook hier geldt: wanneer een optie in het grijs weergegeven wordt, is deze niet beschikbaar op deze locatie. Interessante menu-opties zijn: Sites > Rapport/report voor een overzicht van kapotte links op je website of een lijst van recentelijk aangepast bestanden binnen je website. Via Aan startmenu toevoegen/add to startmenu kun je veelgebruikte mappen of websites aan je startpagina toevoegen, zodat je deze sneller kunt bereiken. Het hoofdscherm De rest van het scherm wordt in drie delen verdeeld: WebHare Publisher - Aan de slag: overzicht Publisher 5

7 Aan de linkerkant (1) wordt de mappenstructuur weergegeven. Hier vind je de mappen en websites waarvoor jij rechten hebt. Via het icoon (twee pijlen) links boven in het linker scherm kun je het scherm inklappen/uitklappen als je het tijdelijk wilt verbergen. Als je een map of website selecteert, wordt deze blauw gemarkeerd, en verschijnt in het tweede scherm (2) een lijst met mappen en bestanden die zich in de geselecteerde map of website bevinden. In deze lijst worden een aantal zaken weergegeven: De naam van het bestand of de map (komt bij websites in de URL). De titel van het bestand of de map (is op de website zichtbaar, bij voorbeeld als menu of titel bovenaan een pagina). De datum en tijd van de laatste aanpassing. De publicatiestatus, weergegeven door een pictogram. Rechts boven in het tweede scherm kun je via de iconen wisselen tussen deze en een wat ruimere opzet voor het scherm. De ruimere opzet kan prettiger werken op apparaten met touchscherm, zoals ipads. Daarnaast vind je boven in het tweede scherm een optie voor het instellen van de volgorde van bestanden/mappen (zie De volgorde van mappen en bestanden). Indien je in het tweede scherm een bestand selecteert, dat met succes is gepubliceerd (weergegeven door een groen vinkje als publicatiestatus) wordt in het voorbeeldscherm rechts (3) een voorbeeld (preview) van die webpagina getoond. Het voorbeeldscherm (3) toont bovenaan ook de URL van de betreffende pagina, een optie om de pagina te bekijken zoals deze op verschillende apparaten met een kleiner scherm worden weergegeven, en een optie om te verversen. De mappenstructuur en bestandenlijst werken op een manier die je wellicht bekend voorkomt, bijvoorbeeld van de Verkenner in Microsoft Windows. Zo kun je meerdere bestanden selecteren door de Ctrl of Shift toets ingedrukt te houden terwijl je op de bestanden klikt. Ook kun je bestanden verslepen naar andere mappen (wanneer je daarbij de Ctrl toets ingedrukt houdt wordt het bestand gekopieerd in plaats van verplaatst). Tevens kun je met de rechtermuisknop het contextmenu opvragen, zodat je snel een overzicht hebt van de veelgebruikte acties. Het contextmenu (rechter muisknop) Het contextmenu geeft een aan aantal opties weer, wanneer je met de rechter muisknop op een bestand of map klikt: WebHare Publisher - Aan de slag: overzicht Publisher 6

8 De opties in het eerste scherm (links) zijn: In een nieuwe tab openen/open in a new tab: website in een tab openen Inpakken/archiveren: de website als zip-bestand downloaden Herpubliceren/republish: bestanden opnieuw naar het internet sturen Kopiëren naar/copy to: bestand kopieren naar een andere map Eigenschappen/properties: eigenschappen bewerken (naam, titel, etc) Het contextmenu in het tweede/middelste scherm kent een aantal aanvullende/afwijkende opties die nog niet eerder genoemd zijn: Openen/open: map of bestand openen, inhoud tonen Open als MS Word/open as MS Word: opent een Worddocument direct online; opnieuw uploaden niet nodig. Zie voor toelichting het overzicht van de verschillende bestandstypes. Type wijzigen/edit type: Bestandstype aanpassen, bijv. van een normale map een foto-map maken, of van een normaal Worddocument een downloadbaar document maken Publicatiestatus In het bestandsoverzicht zie je een kolom met pictogrammen die de publicatiestatus van de bestanden weergeven. Hieronder vind je een overzicht van de mogelijke publicatiestatussen en de bijbehorende pictogrammen. Het pictogram aan de linkerkant wordt getoond als er geen taken zijn gepland voor het betreffende document. Het pictogram aan de rechterkant (met klokje) wordt getoond als er wel taken gepland zijn voor het document. Geslaagd Bezig Waarschuwing Fout Het bestand is met succes gepubliceerd. Het bestand wordt op dit moment gepubliceerd. De lijst zal worden ververst Het bestand is gepubliceerd op internet, maar met waarschuwingen (klik op de gele balk in het previewscherm voor toelichting). Er is een fout opgetreden, het bestand is niet gepubliceerd. WebHare Publisher - Aan de slag: overzicht Publisher 7

9 Niet gepubliceerd Geen publicatie Gepind Bewerkt, maar nog niet gepubliceerd. Het bestand wordt niet gepubliceerd Het bestand wordt niet gepubliceerd; er is geen uitvoerlocatie. De website heeft geen URL. Het bestand is vastgezet en mag niet van naam veranderen (wel titel/inhoud). Een tekstbestand dat aangepast en opgeslagen is, zonder dat de wijzigingen op internet gepubliceerd zijn. Direct vóór de bestandsnaam kan ook een pictogram worden weergegeven: Indexdocument Dit bestand is het indexdocument voor de huidige map. Een indexdocument heeft vaak extra functies, die later in deze handleiding worden toegelicht. Eisen voor map- en bestandsnamen Hoewel je alle mappen en bestanden in WebHare van uitgebreide namen kunt voorzien, zijn vanwege duidelijkheid, consistentie en vindbaarheid in zoekmachines als Google de volgende afspraken voor de naamgeving van mappen en bestanden gemaakt: De naam van een map of bestand o bestaat uit kleine letters, cijfers en middenstreepje(s) als vervanging van spaties (goed: notulen-mt docx). o dient kort en bondig te zijn, bij voorkeur niet meer dan drie woorden o bevat woorden in de juiste taal o helpt om gevonden te worden in zoekmachines en bevat daarom vooral woorden waar de gebruiker mogelijk op zoekt o heeft in geval van bestanden altijd een extensie (.docx,.pdf,.whlink etc) o bevat GEEN informatie die mogelijk kan veranderen, zoals een datum of versienummer, omdat dan de URL zou wijzigen en linkjes naar dit bestand kapot gaan (fout: cv-prof-smit-versie-28-november.pdf) De titel van een map of bestand o dient altijd met een hoofdletter te beginnen. o bevat herkenbare woorden voor optimale vindbaarheid van de website o mag alle mogelijk karakters (zoals ", \, &, ^, $ en ) gebruiken, ook hoofdletters en spaties Goed voorbeeld: Omschrijving voor bestanden Je kunt voor ieder bestand in je WebHare site een omschrijving (description) invullen. Deze omschrijving kan door zoekmachines gebruikt worden en wordt in sommige gevallen door WebHare in de pagina afgedrukt. Voor de omschrijving gelden de volgende afspraken: Het invullen van een omschrijving voor een bestand is niet verplicht, maar wel zeer aan te raden, met name bij indexbestanden van belangrijke mappen. De omschrijving mag maximaal 2048 karakters bevatten. Het is echter aan te raden een kortere beschrijving op te nemen. WebHare Publisher - Aan de slag: overzicht Publisher 8

10 Kernwoorden voor bestanden Naast een omschrijving kun je ook enkele kernwoorden (keywords) voor een bestand invoeren. Deze kernwoorden kunnen zoekmachines helpen bij het beter indexeren van je bestanden, waardoor je website beter en sneller gevonden kan worden. Let op: Google gebruikt deze kernwoorden sinds 2009 niet meer, andere zoekmachines deels nog wel. Je hoeft hier dus geen/weinig aandacht aan te besteden. 3.3 Maptypes De Publisher applicatie kent verschillende soorten mappen. Hieronder zie je de pictogrammen waaraan je de maptypen kunt herkennen. Daaronder worden de verschillende soorten mappen kort toegelicht. In het hoofdstuk Acties wordt het aanmaken, bewerken en verwijderen van mappen besproken. De toelichting geldt in principe voor zowel de oude (witte) als de nieuwe (kleurrijkere) template van de UT. Als er een verschil zit, wordt dit toegelicht: Type folder (Deel)website Standaardmap Fotoalbum Nieuwsmap Evenementenmap Widgetmap Toelichting Hier begint een eigen (deelwebsite). Op de eigenschappen/properties van deze map zitten extra opties/instellingen die de gehele website betreffen. Oude UT-design (wit): deze website heeft een eigen menu Nieuwe UT-design: deze website heeft soms een eigen menu, en altijd een eigen footer Dit type map wordt het meest gebruikt. Een standaardmap kan onderliggende mappen en bestanden bevatten. Standaardmappen worden meestal gebruikt om de verschillende onderdelen van je website aan te maken. De mappen vormen dan de structuur waarover de content van je site wordt verdeeld. In dit type map kun je foto s of andere afbeeldingen plaatsen. Hiervan worden automatisch pagina's met miniatuurweergaven gegenereerd. Oude UT-design (wit): Bij de eigenschappen van dit type map kun je instellen hoeveel miniatuurweergaven u op één pagina wilt weergeven. Ook stel je hier in hoe groot de miniatuurweergaven en de grote afbeeldingen in de website moeten zijn. Nieuwe UT-design: Alle foto s worden op één pagina geplaatst. Oude UT-design (wit): Alleen nieuwsmappen beschikbaar; inhoud wordt in een nieuwsoverzicht weergegeven op de website: kleine foto met inleidende tekst per bericht en een doorklik-link naar het volledige bericht. Nieuwe UT-design: Zowel nieuws- als evenementmappen beschikbaar; vullen van nieuws/events is geregeld via een centrale applicatie ( NEO ), waarin alle webhare-beheerders berichten met elkaar kunnen delen en van elkaar over kunnen nemen. De WebHare-ondersteuners kunnen dit per website instellen/activeren en rechten uitdelen voor het nieuws/eventsysteem van de UT. Oude UT-design (wit): geen widgetmappen Nieuwe UT-design: Alle widgets (blokken/banners) die naast en WebHare Publisher - Aan de slag: overzicht Publisher 9

11 onder de websitetekst worden geplaatst worden in een centrale widgetmap van de betreffende website aangemaakt. Footermap Afgesloten website Systeemmap Externe map Oude UT-design (wit): geen footermappen Nieuwe UT-design: Hierin worden kolommen (mappen) en daarbij behorende linkjes voor de footer van een website aangemaakt. Website is niet meer te bewerken/oud Voor de meeste gebruikers niet zichtbaar. Hierin wordt informatie opgeslagen voor bijvoorbeeld de opmaak van de website (UT-stijl). Voor de meeste gebruikers niet zichtbaar. Een externe map geeft aan dat de info elders beheerd wordt, maar niet in deze specifieke WebHare-website. 3.4 Mappen en bestanden die beschermd zijn Een bestand of map kan beschermd zijn. Dit kan door de website-ontwikkelaar zijn gedaan om een belangrijk onderdeel van de website te beschermen, bijvoorbeeld een nieuws- of archiefmap die niet mag worden gewijzigd. Ook wordt een map vaak afgeschermd als een verkorte link zoals er naartoe leidt. Een beschermde map of bestand kan niet worden hernoemd, verplaatst of verwijderd. Ook kun je de publicatie-instellingen en taken van een beschermd bestand niet aanpassen. Van een beschermde map kun je tot slot ook het indexdocument niet aanpassen. Voor aanpassingen van beschermde mappen en bestanden kun je contact opnemen met de centrale WebHare-ondersteuners. Beschermde mappen herken je aan de punaise in de status-kolom: 3.5 Mappen en bestanden met leesrechten In een aantal gevallen worden leesrechten uitgedeeld voor mappen of gehele websites. Met leesrechten kun je de betreffende bestanden wel inzien in WebHare, maar zelf niet aanpassen. Leesrechten voor mappen of websites zijn herkenbaar aan een rood symbool: WebHare Publisher - Aan de slag: overzicht Publisher 10

12 Situaties waarin leesrechten kunnen worden uitgedeeld: 1) Voorbeeldwebsite: de gebruiker kan een website aan de achterkant bekijken, zodat hij kan zien hoe bepaalde functionaliteiten werken. Voor alle WebHaregebruikers zijn specifieke voorbeeldwebsites beschikbaar. Deze testwebsites ontvangt elke website-beheerder automatisch. 2) Beheerrechten voor een deel van een website: als een gebruiker uitsluitend een specifiek gedeelte van een website mag beheren, dan ontvangt hij leesrechten voor de gehele website, en schrijfrechten voor het specifieke gedeelte. Dat specifieke gedeelte met schrijfrechten is herkenbaar doordat het geen rood icoon heeft. 3) Voor het plaatsen van onderlinge links: om interne linkjes te kunnen plaatsen naar een site is het nodig om voor die site leesrechten te hebben. Het plaatsen van externe linkjes in WebHare is ook zonder leesrechten mogelijk, maar deze vorm van linkjes dient zoveel mogelijk voorkomen te worden omdat deze bij wijzigingen niet automatisch meeveranderen. 3.6 Bestandstypes Het meest gebruikt bestandstype voor de oude witte UT-websites is het Microsoft Worddocument (.doc of.docx). Je upload een Worddocument met tekst, plaatjes, tabellen etc, en WebHare zet dit om naar een webpagina in HTML, in de opmaak zoals door de beheerders ingesteld (UT stijl). Nieuwere websites (na 2012 ontstaan) gebruiken bijna uitsluitend Rich Text documenten (.rtd) en geen Worddocumenten meer. Verder ondersteunt de Publisher-applicatie nog een groot aantal andere bestandstypes, die in een website geplaats kunnen worden en vervolgens door WebHare op het internet gepubliceerd worden. In deze paragraaf worden de meest belangrijke bestandstypes en de mogelijkheden daarvan toegelicht. In het hoofdstuk Acties wordt het aanmaken, bewerken en verwijderen van deze bestanden besproken. Alle bestanden worden in de navigatie van de website opgenomen, zodra deze een gepubliceerd zijn en een titel ingevuld is. Type bestand Worddocument (.doc of.docx) of downloadbaar Worddocument Toelichting Na het uploaden is een Worddocument direct op internet beschikbaar; Oude UT-design (wit): Dit is het basisbestand om tekstpagina s te genereren. In een tekstbestand kun je tekst, foto s, video s en andere opmaak plaatsen. Ook is het mogelijk om HTMLcode in een Worddocument toe te voegen, bijvoorbeeld om een video vanuit YouTube te integreren. Daarnaast kun je een Worddocument ook downloadbaar maken, zodat het in een nieuw scherm opent, en niet als webpagina: via het WebHare Publisher - Aan de slag: overzicht Publisher 11

13 contextmenu (rechter muis), dan type aanpassen kan een Worddocument downloadbaar worden gemaakt. Worddocumenten kun je indien gewenst ook online bewerken via de functie Open als MS Word in het contextmenu. Als je met een universiteitsaccount (m- s- of x-nummer) inlogt, dien je in het dan popup-inlogscherm van Word een ander password in te vullen. Dit password kun je genereren door in het startscherm van WebHare op je naam te klikken en op het eerste tabblad een wachtwoord aan te maken. Nieuwe UT-design: Een Worddocument wordt in het nieuwe design niet meer gebruikt om een web-/tekstpagina te genereren. Het is uitsluitend nog als downloadbaar bestand te plaatsen. Na het uploaden kun je via het contextmenu (rechter muis), dan type aanpassen om een Worddocument downloadbaar te maken. Rich Tekst Document (.rtd) Externe link Interne link Contentlink PDF of MS Officebestanden Bij het plaatsen van een Rich Tekst document is het bestand pas na publicatie zichtbaar op internet. Dit bestandstype zal in de toekomst voor alle websites worden gebruikt. Een.rtd bestand biedt het voordeel om snel online aanpassingen te kunnen doen en om interne links te gebruiken binnen WebHare. Oude UT-design (wit): Dit bestandstype wordt ondersteund, maar is nog in de ontwikkelingsfase. Je mag het gebruiken, maar de opties zijn mogelijk beperkt. Nieuwe UT-design: Dit is het basisbestand om tekstpagina s te genereren. In een tekstbestand kun je tekst, foto s, video s en andere opmaak plaatsen. Een linkbestand plaats je om naar een webpagina binnen of buiten WebHare te linken. Als je linkt naar een pagina buiten je eigen WebHareomgeving, dan plaats je een externe link: je vult dan de URL van de pagina in, bijvoorbeeld: Link je naar een pagina binnen je eigen WebHare-omgeving, gebruik dan en interne link of een contentlink. Deze zijn vast verbonden met het bestand waar ze naartoe verwijzen, en veranderen bij wijzigingen automatisch mee. Een interne link brengt de bezoeker geheel naar de gelinkte pagina. Een contentlink zorgt ervoor dat bezoeker op de bestaande website blijft, en de tekst in het hoofdscherm binnen wordt gehaald. Hiermee kan tekst van website A binnen website B worden getoond, of inhoud op meerdere plaatsen, terwijl het maar op een locatie bijgewerkt moet worden. Het aanmaken van een interne of contentlink is te vergelijken met een snelkoppeling binnen windows: je bladert door al je bestanden heen, en geeft aan waar de link heen moet verwijzen. Een link-bestand kan niet geopend of gedownload worden. Wel is het mogelijk om de eigenschappen van een link via de knop eigenschappen/properties aan te passen. Naast Worddocumenten kun je in WebHare ook documenten met een ander bestandstype publiceren. Deze bestanden zullen niet worden aangepast aan de huisstijl van je website, maar bijvoorbeeld als downloadbaar bestand aangeboden worden. Zo kun je bijvoorbeeld een PDF-bestand aanbieden WebHare Publisher - Aan de slag: overzicht Publisher 12

14 dat door de gebruiker gemakkelijk kan worden afgedrukt. Andere veel gebruikte bestanden die als download worden aangeboden op websites zijn Excel en Powerpoint. HTML-bestand (.html) Foto- en videobestanden Archief (.zip) Je kunt in je website HTML bestanden plaatsen, bijvoorbeeld omdat je elementen in de website wilt integreren die niet mogelijk zijn met behulp van een Word-document. Bij Worddocumenten wordt automatisch UT-tekstopmaak toegepast die in het gekozen profiel is opgegeven, bijvoorbeeld voor koppen en standaard tekst. Dit is bij HTML bestanden niet het geval. Je moet alle opmaak zelf goed instellen in de HTMLcode. WebHare ondersteunt diverse soorten afbeeldingen, zoals JPG, PNG en GIF. Deze afbeeldingen kunnen in de meeste gevallen echter het beste in de tekstdocumenten(word of Rich Tekst Document) worden opgenomen of in een fotomap worden geplaatst om een fotoalbum aan te maken. Videobestanden kunnen direct in WebHare worden geplaatst. Omdat deze erg groot zijn wordt echter geadviseerd video s op Youtube of Vimeo te plaatsen, en de video s vervolgens in de tekstbestanden te embedden. Indien nodig kunnen de bestanden ook direct in WebHare worden geplaatst en bijvoorbeeld als download worden aangeboden. Een archiefbestand bevat één of meer bestanden en mappen. Met de Publisher applicatie kun je een website of een deel ervan inpakken en als archief opslaan. Dit bestand kun je vervolgens downloaden naar je computer. Ook kun je een archiefbestand (.zip) in de Publisher uploaden en vervolgens uitpakken. Als je wilt verwijzen naar een bestand of map binnen je WebHare-omgeving, dan kun je het beste gebruik maken van een interne link. Wanneer de URL van het doelbestand of de doelmap verandert, dan wordt de interne link automatisch bijgewerkt. Een externe link wordt niet automatisch bijgewerkt en zou dan niet meer werken. 3.7 Voorkeuren Je kunt een aantal voorkeuren instellen voor de Publisher applicatie. Je vindt deze voorkeuren in het menu van de Publisher (onder de optie voorkeuren/preferences). De volgende voorkeuren kun je zelf instellen: WebHare Publisher - Aan de slag: overzicht Publisher 13

15 Eigenschappen openen na uploaden Wanneer je de optie Open het eigenschappenscherm na het uploaden van één bestand aanvinkt, dan wordt direct na het uploaden van één bestand altijd het eigenschappenscherm getoond. Als je direct na uploaden van een bestand altijd direct de titel en andere gegevens wilt opgeven voor publicatie dan maakt deze optie dit gemakkelijker je hoeft niet met de hand direct na uploaden de eigenschappen op te roepen. Mappen groeperen Wanneer je de optie Groepeer mappen in de bestandslijst aanvinkt worden zowel de bestanden als de mappen gesorteerd op de door jou gekozen kolom, maar de bestanden en mappen worden niet door elkaar geplaatst. Je ziet dan bijvoorbeeld eerst de mappen gesorteerd op alfabetische volgorde, gevolgd door de bestanden (eveneens gesorteerd op alfabetische volgorde). Wanneer je de optie uitvinkt zal alleen op de alfabetische volgorde worden gesorteerd en staan mappen en bestanden door elkaar. Bestandsnamen voor nieuwe bestanden Je kunt instellen of het WebHare systeem zelf een map- of bestandsnaam moet generen bij het aanmaken van een nieuw bestand of een nieuwe map. Als WebHare de naam genereert hoef je zelf geen naam te kiezen. Wel kun je later altijd alsnog de bestands- of mapnaam wijzigen door de eigenschappen van het bestand of de map te wijzigen. WebHare Publisher - Aan de slag: overzicht Publisher 14

16 4 Acties voor bestanden en mappen De acties in dit hoofdstuk worden allemaal via het menu aangeroepen. Voor sommige acties is echter ook een sneltoets, contextmenu-optie of knop beschikbaar. 4.1 Bestanden beheren Een bestand of map kan beschermd zijn. Beschermde bestanden kunnen niet worden aangepast of verwijderd. Zie het onderdeel Beschermde mappen en bestanden voor meer informatie. De eigenschappen van een bestand bewerken Je kunt de eigenschappen van een bestand bewerken via de actie Eigenschappen/Properties. 1. Selecteer het bestand (één keer klikken). 2. Kies uit de balk met grote knoppen bovenaan het scherm eigenschappen/properties. Deze functie zit tevens ook in het contextmenu (rechter muis). 3. Wijzig de gewenste gegevens, bijvoorbeeld naam/titel. Wanneer je in het tabblad Algemeen/General een titel invoert, dan zal het bestand daarmee in de navigatie worden opgenomen. Daaronder kun je ook de publicatie-instellingen aanpassen. Ook kun je taken beheren voor een map of bestand: zo kunt u een map of bestand pas vanaf een bepaalde datum laten publiceren of verwijderen. Klik daarvoor in het tabblad Taken/Tasks op de knop Toevoegen/Add en stel de gewenste taak in. Afhankelijk van de template van de website kunnen onder eigenschappen van bestanden, mappen of site extra instellingen beschikbaar zijn. Extra eigenschappen die alleen binnen specifieke templates beschikbaar zijn worden toegelicht in de laatste hoofdstukken: hoofdstuk 5 voor de oude/witte template, hoofdstuk 6 voor de nieuwe UT-template. 4. Klik op OK om de wijzigingen op te slaan. De wijzigingen zijn direct zichtbaar. Als de titel niet ingevuld is, dan wordt een bestand ook niet in de navigatie op de website weergegeven. Het bestand is echter wel via zoekmachines als Google te vinden. Als een bestand verouderd is, verwijder het dan uit WebHare om te voorkomen dat het nog gevonden wordt. Alternatief kun je een bestand via de eigenschappen/properties op niet publiceren zetten (eerste tabblad onderaan). Bestand uploaden Je kunt eenvoudig één of meer bestanden vanaf uw computer toevoegen aan je website door deze bestanden te uploaden. Je gebruikt hiervoor de actie Uploaden vanaf computer/upload. 1. Navigeer naar de map waarin u het bestand wilt plaatsen. 2. Kies uit de balk met grote knoppen bovenaan de knop Uploaden vanaf computer/upload. 3. Navigeer naar de map op je computer waarin het te uploaden bestand zich bevindt. Selecteer het bestand. Je kunt ook meerdere bestanden selecteren door deze met de CTRL of SHIFT knop ingedrukt aan te klikken. Bevestig de keuze. WebHare Publisher - Acties voor bestanden en mappen 15

17 4. De bestanden worden geüpload. De applicatie toont een voortgangsindicatie met de verwachte tijd die het uploaden in beslag zal nemen. Na het uploaden worden de bestanden direct in de gekozen map geplaatst. Wanneer het een publiceerbaar bestand is, zoals een Word-document, wordt het document direct gepubliceerd. Als je één bestand hebt geüpload zal, afhankelijk van je voorkeuren, direct het eigenschappenscherm worden getoond om bijvoorbeeld naam of titel te kunnen wijzigen. Een bestand downloaden Je kunt een bestand downloaden naar je computer met de actie Downloaden/Download. 1. Selecteer het gewenste bestand. 2. Kies uit de balk met de grote knoppen bovenaan de optie Downloaden naar computer/download. Het downloaden van bestanden is afhankelijk van het besturingssysteem en de Webbrowser waarvan je gebruik maakt. Hieronder zie je bijvoorbeeld de dialoog die wordt getoond door de Webbrowser Internet Explorer 11 in het besturingssysteem Microsoft Windows Klik op de pijl naast save en kies save as. Met deze optie kun je zelf bepalen waar je het bestand wilt opslaan. Kies een makkelijk terug te vinden locatie zoals je bureaublad/desktop en bevestig de keuze. Het bestand wordt nu op je computer opgeslagen. Het is niet mogelijk meerdere bestanden in één actie te downloaden. Je kunt een map inclusief bestanden wel inpakken in een archiefbestand (.zip). Dit archiefbestand kun je vervolgens downloaden en op je computer weer uitpakken. Zie Bestandstypes voor meer informatie. Je kunt het gedownloade bestand nu op je computer openen en wijzigen, en vervolgens opslaan op je computer. Daarna kun je het bestand in de Publisher vervangen door het door jou gewijzigde bestand. Zie hiervoor het onderdeel Een bestand vervangen hieronder. Een bestand vervangen Met de actie Vervangen/Replace kun je een bestand in de Publisher vervangen door een bestand op je computer. 1. Selecteer in WebHare het bestand dat je wilt vervangen. 2. Kies uit de balk met grote knoppen bovenaan Bestand vervangen/replace. 3. Navigeer naar de juiste map op je computer. Selecteer het bestand op je computer dat je wilt gebruiken en bevestig de keuze. De precieze invulling van de bestandskeuze is afhankelijk van het besturingssysteem en de Webbrowser waarvan je gebruik maakt. In onderstaande afbeelding zie je de dialoog die Windows 7 toont in de Webbrowser Internet Explorer 11. WebHare Publisher - Acties voor bestanden en mappen 16

18 4. Het bestand wordt geüpload naar de Publisher applicatie. De applicatie toont een voortgangsindicatie met de verwachte tijd die het uploaden in beslag zal nemen. Het bestand wordt direct vervangen door het zojuist geüploade bestand en, indien van toepassing, gepubliceerd. Bij het vervangen van een bestand behoudt het bestand in WebHare de oude naam. De naam van het bestand dat vanuit de computer wordt geüpload wordt niet gebruikt. Dit is belangrijk, omdat de naam in de URL van de betreffende pagina voorkomt. Een wijziging van naam zou betekenen dat linkjes naar deze pagina niet meer zouden werken. Een leeg bestand aanmaken Je kunt leeg bestand aanmaken via de actie Nieuw bestand/new file. Deze actie kan worden gebruikt voor het aanmaken van bestanden die niet kunnen worden geüpload of gedownload, zoals interne of externe links, contentlinks of bestanden met de WebHare-teksteditor (Rich Tekst documenten,.rtd). 1. Navigeer naar de gewenste map. 2. Kies uit de balk met de grote knoppen bovenaan de optie Nieuw bestand/new file. 3. Kies het type bestand dat je wilt aanmaken (zie voor uitleg over de verschillende bestandstypes het onderdeel Bestandstypes.) 4. Geef in elk geval de naam van het bestand op. Afhankelijk van het gekozen bestandstype kunnen ook andere velden verplicht zijn. Verplichte velden zijn geel gemarkeerd. De titel is nodig om het bestand op de website zichtbaar te maken. 5. Klik op OK om het bestand aan te maken. Het bestand is aangemaakt en verschijnt direct in het overzicht. Indien van toepassing zal het direct worden gepubliceerd. Een bestand openen Je kunt een bestand openen via de actie Openen/Open. Bij het openen van het bestand wordt de inhoud ervan aangepast (zoals de tekst en opmaak in een Worddocument) en niet de eigenschappen van een bestand (zoals de naam of de titel). 1. Selecteer het gewenste bestand. 2. Dubbelklik het bestand of kies uit het contextmenu (rechter muis) de optie Openen/Open. WebHare Publisher - Acties voor bestanden en mappen 17

19 3. Afhankelijk van het bestandstype en je voorkeuren zal het volgende gebeuren: Worddocumenten: WebHare zal melden dat het bestand niet op deze manier te openen is. Om een Worddocument te openen, gebruik je een specifieke functie in het contextmenu (rechter muis), namelijk Open als MS Word/Open as MS Word. Alternatief kun je een Worddocument ook downloaden, aanpassen (en op je computer opslaan) en weer uploaden zoals hierboven beschreven. Bewerkbare bestanden: voor het bewerken van sommige bestandstypen biedt de Publisher een eigen editor: dit is bijvoorbeeld het geval voor het aanpassen van tekstbestanden zoals HTML- en WebHarebestanden. Als je een dergelijk bestand opent zal daarvoor de betreffende editor worden gestart. Je kunt wijzigingen aan het bestand direct in deze editor opslaan en publiceren. Wanneer er geen editor beschikbaar is voor het bestandstype wordt je gevraagd om het bestand te downloaden, zodat je het op je eigen computer kunt bewerken. Hierna vervang je het bestaande bestand door het gewijzigde bestand. Zie voor de benodigde stappen de onderdelen Een bestand downloaden en Een bestand vervangen Niet bewerkbare bestanden: sommige bestandstypen kunnen niet worden gedownload of bewerkt. Deze bestanden kun je niet openen. Dit is bijvoorbeeld het geval bij een interne of externe link of contentlink. Je kunt wel de eigenschappen van deze bestanden aanpassen. De volgorde van mappen en bestanden instellen Via het menu bovenaan je bestandenlijst kun je kiezen in welke volgorde je de bestanden in WebHare wilt weergeven, maar ook wat de volgorde op de website is. Kies het uitklapmenu Set web ordering en selecteer een optie: 1. Set web ordering om de volgorde te tonen, zoals deze ook op de website ingesteld is 2. Sorted by name/titel/modified/status om de bestanden op alphabet binnen WebHare te tonen Indien je voor weergave 1) kiest verschijnen bovenaan pijlen om de volgorde aan te passen. De buitenste pijlen met streep zetten een bestand helemaal bovenaan of helemaal onderaan. De middelste pijlen verplaatsen het bestand een positie naar boven/naar onder. Via de voorkeuren/preferences in het menu van de Publisher kun je aangeven, of je mappen en bestanden door elkaar wilt tonen in WebHare of in twee gescheiden lijsten, zie Mappen groeperen. WebHare Publisher - Acties voor bestanden en mappen 18

20 Een bestand verplaatsen Je kunt één of meer bestanden of mappen verplaatsen binnen de Publisher applicatie met de actie Verplaatsen/Move. 1. Selecteer de bestanden of mappen die je wilt verplaatsen. 2. Kies uit het contextmenu (rechter muis op bestand) de optie Verplaatsen naar/move to. 3. Kies de map waarin je de geselecteerde onderdelen wilt plaatsen. 4. Klik op OK om de keuze te bevestigen. De bestanden en mappen worden direct verplaatst en verschijnen in de gekozen map. Een bestand kopiëren Je kunt een bestand kopiëren via de actie Kopiëren/Copy. 1. Selecteer het bestand dat je wilt kopiëren. 2. Kies uit het contextmenu (rechter muis op bestand) de optie Kopiëren naar/copy to. 3. Kies de gewenste locatie. 4. Klik op OK om het bestand te kopiëren. Het bestand wordt direct naar de nieuwe locatie gekopieerd. Een bestand verwijderen Je kunt bestanden en mappen naar de prullenbak verplaatsen met de actie Verwijderen/Delete. 1. Selecteer de bestanden en mappen die je wilt verwijderen. 2. Kies uit de balk met grote knoppen de optie Verwijderen/Delete. 3. Je wordt gevraagd of je zeker weet dat je de geselecteerde onderdelen wilt verwijderen. WebHare Publisher - Acties voor bestanden en mappen 19

21 4. Klik op Ja/Yes om door te gaan. De gekozen bestanden en mappen worden direct in de prullenbak geplaatst. Een verwijderd bestand herstellen Je kunt bestanden die in de prullenbak zijn geplaatst terughalen. Dit kan niet meer als de prullenbak automatisch of handmatig geleegd is, of wanneer het bestand of de map vanuit de prullenbak permanent verwijderd is. De prullenbalk wordt na 30 dagen automatisch geleegd. 1. Navigeer naar de Prullenbak onderaan in het linker scherm. 2. Geef in het onderdeel Prullenbak doorzoeken de juiste criteria op waarmee het verwijderde bestand kan worden gevonden en klik op Zoeken. 3. Selecteer de map of het bestand dat je wilt herstellen. 4. Als de map van waaruit het bestand is verwijderd nog bestaat, kun je uit het contextmenu (rechter muis op bestand) de optie Herstellen/Restore kiezen. Het verwijderde bestand wordt dan teruggeplaatst in de map van waaruit het is verwijderd. Ook wanneer deze map verplaatst is of een andere naam heeft gekregen zal het bestand in die oorspronkelijke map worden geplaatst: je verwijdert een bestand uit de map mijnsite\map\submap je verplaatst de map submap omhoog naar de map mijnsite je verandert de naam van de map in map1 je herstelt het verwijderde bestand het bestand zal worden geplaatst in de map mijnsite\map1 5. Als de oorspronkelijke locatie niet meer bestaat, kun je het bestand vanuit de prullenbak verplaatsen met behulp van de actie Verplaatsen/Move. Zie het onderdeel Een bestand verplaatsen voor meer informatie. Het bestand is hersteld en uit de prullenbak verdwenen. Bestanden inpakken in een archiefbestand Je kunt een map of website, inclusief alle onderliggende mappen en bestanden, inpakken in een archiefbestand en downloaden naar je computer. 1. Selecteer de map of website die je wilt inpakken in het linker scherm. 2. Kies in het contextmenu (rechter muis op map/website) de optie Map inpakken/archive folder. Het volgende dialoogscherm verschijnt: 3. Als je ook alle onderliggende mappen en de bestanden daarin wilt toevoegen, laat dan de optie Voeg alle submappen van de geselecteerde map(pen) recursief toe WebHare Publisher - Acties voor bestanden en mappen 20

22 aangevinkt. Als je deze optie niet aanvinkt zullen alleen de bestanden die direct in de gekozen map staan worden ingepakt. 4. Geef aan waar je het archief wilt plaatsen in de Publisher, of kies voor de optie om het archiefbestand direct naar je computer te downloaden. 5. Klik op OK om door te gaan. Als je een locatie binnen de Publisher hebt gekozen wordt het archiefbestand aangemaakt en in die map geplaatst. Als je ervoor gekozen hebt het bestand direct te downloaden wordt het bestand niet in de Publisher opgeslagen maar als download aangeboden. Een archiefbestand uitpakken Je kunt een archiefbestand uitpakken met de actie Uitpakken/Unzip. De mappen in het archiefbestand worden uitgepakt in de map waarin het archiefbestand staat. Upload het bestand met de uploadfunctie, zie Bestand uploaden. 1. Selecteer het archiefbestand dat je wilt uitpakken. 2. Kies uit het contextmenu (rechter muis op bestand) de optie Uitpakken/Unzip. 3. Geef aan of je bestaande bestanden en mappen wilt overschrijven of niet: Wanneer je bestaande bestanden en mappen laat overschrijven zullen deze worden vervangen door bestanden en mappen uit het archief die dezelfde naam hebben. Bestaande bestanden en mappen met een andere naam blijven staan, bestanden en mappen die alleen in het archief voorkomen worden toegevoegd. Wanneer je bestanden en mappen niet laat overschrijven worden alleen nietbestaande bestanden en mappen uit het archief toegevoegd. 4. Geef aan of het archiefbestand moet worden verwijderd na het uitpakken. Als je deze optie aanvinkt zal het uitgepakte archiefbestand in de prullenbak geplaatst worden. Intranetten (afschermen van bestanden) Het is mogelijk, onderdelen van websites af te schermen voor de buitenwereld. Hiervoor zijn twee opties: 1) Afschermen op IP-adres: alleen computers op het UT netwerk rechten geven om een specifiek onderdeel te bekijken. Om dit te bereiken maak je een map met de naam intranet (voorkeur) of intra aan. De inhoud hiervan is automatisch buiten het UT-netwerk afgeschermd. (Om een map met een andere naam voor de buitenwereld af te schermen kun je contact opnemen met de WebHare-ondersteuners bij de UT. Dit heeft echter geen voorkeur.) 2) Afschermen met login: uitsluitend mensen met een bepaald account of wachtwoord toegang geven. De WebHare-ondersteuners van de UT kunnen intranetten met login instellen. Rechten om met m-nummer in te loggen kunnen WebHare Publisher - Acties voor bestanden en mappen 21

23 worden uitgedeeld per persoon of per gehele afdeling. Ook kunnen (handmatig) s- en x-nummers toegang krijgen. Indien een externe groep toegang moet krijgen met een login dan is het mogelijk een apart account als projectabc aan te maken voor dit onderdeel van de website. 4.2 Mappen beheren Een bestand of map kan beschermd zijn. Beschermde mappen kunnen bijvoorbeeld niet worden aangepast of verwijderd. Zie het onderdeel Beschermde mappen en bestanden voor meer informatie. Een map aanmaken Je kunt een map aanmaken via de actie Nieuwe map/new folder. 1. Kies uit de grote knoppen in de balk bovenaan de optie Nieuwe map/new Folder. 2. Kies het type map dat je wilt aanmaken (zie voor uitleg over de verschillende maptypes het onderdeel maptypes ). In de meeste gevallen is dit een normale map. 3. Vul de gewenste gegevens in. Je kunt onder andere de volgende gegevens invullen: Mapnaam (dit is verplicht wanneer je de namen niet door WebHare laat genereren). Titel van de map. Deze wordt gebruikt voor het aanmaken van de navigatiestructuur binnen je website. De titel van de map vormt bijvoorbeeld het menuitem waaronder de links naar de documenten in de map worden geplaatst. Omschrijving: optioneel voor betere vindbaarheid in zoekmachines. Daarnaast kunnen, afhankelijk van het type map en het type website andere gegevens worden ingevuld. 4. Klik op OK om de map aan te maken. De map verschijnt direct in het overzicht. Een map bewerken Je kunt een map bewerken via de actie Eigenschappen/Properties. 1. Kies uit de balk met grote knoppen de optie Eigenschappen/Properties. 2. Wijzig de gewenste gegevens. Wanneer je in het tabblad Algemeen/General een titel invoert, dan zal de map daarmee in de navigatie worden opgenomen. 3. Klik op OK om de wijzigingen op te slaan. De wijzigingen zijn direct zichtbaar. Het maptype wijzigen Je kunt het type van een map aanpassen via de actie Type wijzigen/edit type. 1. Selecteer de map waarvan je het type wilt wijzigen. 2. Kies uit het contextmenu de optie Type wijzigen/edit type. 3. Kies het gewenste maptype. 4. Klik op OK om de wijzigingen op te slaan. De wijzigingen zijn direct zichtbaar. Een map verplaatsen Je kunt een map verplaatsen via de actie Verplaatsen/Move. 1. Selecteer de map(pen) die je wilt verplaatsen. WebHare Publisher - Acties voor bestanden en mappen 22

24 2. Kies uit het contextmenu de optie Verplaatsen naar/move to. 3. Kies de gewenste locatie. 4. Klik op OK om de map te verplaatsen. De map wordt direct naar de nieuwe locatie verplaatst. Een map kopiëren Je kunt een map kopiëren via de actie Kopiëren/Copy. 1. Selecteer de map die je wilt kopiëren. 2. Kies uit het contextmenu de optie Kopiëren naar/copy to. 3. Kies de gewenste locatie. 4. Klik op OK om de map te kopiëren. De map wordt direct naar de nieuwe locatie gekopieerd. Een map verwijderen Je kunt een map, inclusief alle onderliggende mappen en bestanden, verwijderen via de actie Verwijderen/Delete. 1. Selecteer de map die je wilt verwijderen. Het selecteren van meerdere mappen is ook mogelijk. 2. Kies uit de balk met grote knoppen de optie Verwijderen/Delete. 3. Je wordt gevraagd of je zeker weet dat je de geselecteerde map(pen) wilt verwijderen. Controleer of je inderdaad deze map(pen) wilt verwijderen. 4. Klik op Ja/Yes om de map(pen) te verwijderen. De map of mappen (inclusief alle onderliggende mappen en bestanden) is/zijn in de prullenbak geplaatst. Indien gewenst kun je een map of bestand vanuit de prullenbak terugplaatsen. Dit is niet meer mogelijk wanneer de map uit de prullenbak is verwijderd, of als de prullenbak handmatig of automatisch geleegd is. Een verwijderde map herstellen Je kunt mappen die in de prullenbak zijn geplaatst terughalen. Dit kan niet meer als de prullenbak automatisch of handmatig geleegd is, of wanneer de map vanuit de prullenbak permanent verwijderd is. De prullenbak wordt automatisch na 30 dagen geleegd. 1. Navigeer naar de Prullenbak onderaan in het linker scherm. 2. Geef in het onderdeel Prullenbak doorzoeken de juiste criteria op waarmee de verwijderde map kan worden gevonden en klik op Zoeken. 3. Selecteer de map die je wilt herstellen. 4. Als de map van waaruit de map is verwijderd nog bestaat, kun je uit het contextmenu de optie Herstellen/Restore kiezen. De verwijderde map wordt dan teruggeplaatst in de map van waaruit hij is verwijderd. Ook wanneer deze map verplaatst is of een andere naam heeft gekregen zal de verwijderde map in die oorspronkelijke map worden geplaatst: je verwijdert een map uit de map mijnsite\map\submap je verplaatst de map submap omhoog naar de map mijnsite je verandert de naam van de submap in map1 WebHare Publisher - Acties voor bestanden en mappen 23

25 je herstelt de verwijderde map de verwijderde map zal worden teruggeplaatst in de map mijnsite\map1 5. Als de oorspronkelijke locatie niet meer bestaat, kun je de map vanuit de prullenbak verplaatsen met behulp van de actie Verplaatsen/Move. Zie het onderdeel Een map verplaatsen voor meer informatie. De map is hersteld en uit de prullenbak verdwenen. 4.3 Bestanden en publicatie Publiceerbare bestanden (zoals Worddocumenten, afbeeldingen en PDF documenten) worden direct gepubliceerd wanneer ze worden aangemaakt, of als ze zijn toegevoegd aan je site door ze te uploaden. Je kunt de publicatie van bestanden starten of stopzetten, en je kunt taken instellen voor een bestand. In dat geval wordt op een door jou gekozen moment een taak uitgevoerd, zoals het starten of stoppen van de publicatie, of het verplaatsen of verwijderen van het bestand. Op die manier kun je bijvoorbeeld een bericht klaarzetten dat automatisch vanaf een bepaalde datum op je website verschijnt. Als je nog een taak toevoegt dan kun je het onderdeel ook weer automatisch later verdwijnen, of bijvoorbeeld naar een archief binnen je site verplaatsen. Een bestand publiceren of publicatie beëindigen Om een bestand te publiceren of publicatie te beeindigen kun je de eigenschappen van het bestand aanpassen. 1. Selecteer het bestand waarvan je de publicatie-instellingen wilt wijzigen. 2. Kies uit de balk met grote knoppen de optie Eigenschappen/Properties. 3. Zet het selectievakje bij de optie Publiceer dit bestand/publish this file aan of uit, afhankelijk ervan of je wel/niet wilt publiceren. 4. Klik op OK om het bestand te publiceren. Het bestand wordt direct gepubliceerd of offline gehaald. Je kunt de publicatiestatus zien in de bestandslijst. Zie voor de betreffende pictogrammen het onderdeel Publicatiestatus. Wanneer er een fout optreedt bij de publicatie zal in het voorbeeldvenster een melding worden getoond met meer informatie. Taken inroosteren Je kunt voor publiceerbare bestanden taken instellen. Je kunt een bestand automatisch op een door jou bepaald moment laten publiceren, verplaatsen of verwijderen, of de publicatie beëindigen. 1. Selecteer het bestand waarvoor je een taak wilt inroosteren. 2. Kies uit de balk met grote knoppen de optie Eigenschappen/Properties. 3. Selecteer het tabblad Taken/Tasks. WebHare Publisher - Acties voor bestanden en mappen 24