TOPdesk 5 Handleiding VU SO

Transcriptie

1 TOPdesk 5 Handleiding VU SO

2 Intro TOPdesk is een meldingssysteem dat door de Vrije Universiteit wordt gebruikt voor het registreren en beantwoorden van studentvragen. Meldingen komen in TOPdesk terecht via digitale formulieren op VUnet of via mailimports. In TOPdesk kunnen meldingen direct worden doorgezet naar andere faculteiten of afdelingen binnen de organisatie. Zo wordt de samenwerking onderling vergroot en krijgen studenten sneller antwoord op hun vraag. Alle communicatie over deze meldingen vindt vanuit TOPdesk plaats. TOPdesk is in gebruik bij de volgende organisatie-onderdelen: Centrale Studentenadministratie (1e lijnsmeldingen en 2e lijnsmeldingen) Studentendecanen (Centrum voor Studie en Loopbaan) (2e lijnsmeldingen) International Office - team Outgoing (2e lijnsmeldingen) Faculteiten: (2e lijnsmeldingen) BETA-VU FEWEB FGB FSW GGL RCH FGW Per faculteit wordt TOPdesk door de volgende afdelingen gebruikt: Onderwijsbureau Examencommissie Toelatingscommissie Studieadviseurs Klachtenloket Matching 2

3 Inhoudsopgave 1 TOPdesk algemeen Startpagina (topdesk.vu.nl) Het overzicht Taken aanpassen De lijst met Taken sorteren Overzichten aanpassen 7 2 Werken met meldingen Toekennen van details van melding Statussen Mailen vanuit TOPdesk Melding direct afhandelen Aanvullende vraag aan student Mailen naar docent/externen Melding doorzetten van eerste naar tweede lijn Melding doorzetten naar een andere behandelaar in TOPdesk Zelf een melding aanmaken Direct een melding aanmaken Andere kaarten openen Een melding toevoegen aan Bladwijzers Standaardoplossingen en standaardteksten Kopiëren van meldingen Meldingen snel afmelden of archiveren 17 3 Zoeken en exporteren Zoeken PDF, of XLS maken 21 4 Planbord Inzicht in de werkverdeling Meldingen verdelen 24 3

4 4.3 Afspraken inplannen 24 5 Selecties Aanmaken Selecties op datum Extra mogelijkheden van het selectiesysteem 30 6 Rapporten Aanmaken Extra mogelijkheden in de rapporten 36 7 Publiceren van rapporten en selecties Dashboard Periodiek rapporteren 38 8 Zet TOPdesk naar uw hand Aanpassen van de startpagina Behandelaarsinstellingen aanpassen Aanpassen van de Snelstartbalk Quick calls 41 Bijlage 1: Sneltoetsen 43 Bijlage 2: HTML-codes 44 Bijlage 3: URL snelle melding 45 Opdrachten 46 Opdracht 1 Het overzicht Taken aanpassen 46 Opdracht 2 De lijst met Taken sorteren 46 Opdracht 3 Behandelaarsinstellingen aanpassen 46 4

5 Opdracht 4 Een filter instellen 47 Opdracht 5 Totaaloverzichten 47 Opdracht 6 Kolommen wijzigen in een overzicht 47 Opdracht 7 Sneller uploaden 48 Opdracht 8 Takenbord 48 Opdracht 9 Een melding toevoegen aan Bladwijzers 48 Opdracht 10 Standaardoplossingen 48 Opdracht 11 Standaardteksten 48 Opdracht 12 Melding kopieren 49 Opdracht 13 Sneltoetsen 49 Opdracht 14 Zoeken met een * 50 Opdracht 15 Uitgebreid zoeken 50 Opdracht 16 Een melding naar PDF maken 50 Opdracht 17 Overzichten printen 50 Opdracht 18 Werkverdeling in uw behandelaarsgroep 51 Opdracht 19 Verdeling van taken per behandelaar bekijken 51 Opdracht 20 Nieuwe meldingen toewijzen 51 Opdracht 21 Ingeplande meldingen opnieuw verdelen 51 Opdracht 22 Een afspraak inplannen 52 Opdracht 23 Enkelvoudige selectie 53 Opdracht 24 Meervoudige selectie 53 Opdracht 25 Relatieve datumselectie sturen 54 Opdracht 26 Relatieve datumselectie - sturen 54 Opdracht 27 Rapport met één groep aanmaken/controleren/sturen 55 Opdracht 28 Rapport met twee groepen aanmaken/sturen 55 Opdracht 29 Gefilterd rapport aanmaken/sturen 56 Opdracht 30 Rapport op basis van een selectie sturen/ motiveren 56 Opdracht 31 Rapport gegroepeerd op periode motiveren 56 Opdracht 32 Rapport gegroepeerd op periode controleren 57 Opdracht 33 Trendanalyse sturen 57 Opdracht 34 Dashboard 58 Opdracht 35 Periodiek rapporteren 58 Opdracht 36 Aanpassen van de startpagina 59 Opdracht 37 Een snelkoppeling op uw startpagina zetten 59 Opdracht 38 Aanpassen van de Snelstartbalk 59 Opdracht 39 Quick calls 60 5

6 1 TOPdesk algemeen 1.1 Startpagina (topdesk.vu.nl) Nadat u bent ingelogd komt u terecht op de Startpagina van TOPdesk. Rechts bovenin uw scherm kunt u op klikken om te zien onder welke gebruikersnaam u bent ingelogd. Op de startpagina vindt u: Snelstartbalk Taken Nieuwsoverzicht Snelkoppelingen Knoppen veel voorkomende handelingen direct uitvoeren openstaande taken die u moet afhandelen berichten die voor u bestemd zijn links naar rapporten, selecties en webpagina s die Planbord, Takenbord, Dashboard en Help&Support openen Zit u in meerder behandelaarsgroepen? Voeg dan met het + icoon rechtsboven het blok taken per groep toe. 1.2 Het overzicht Taken aanpassen U kunt de kolommen van het takenbord zelf aanpassen door rechtsboven op het pennetje te klikken (zie onder). U kunt hierbij uit de volgende opties kiezen: Eigen: alle meldingen waarvan u de behandelaar bent. 6

7 Groepen: alle meldingen die toegekend zijn aan een groep waar uzelf ook in zit. Alle: het totaal aantal openstaande meldingen. Niet toegewezen: meldingen die zijn aangemeld, maar waaraan nog geen behandelaar is toegekend. De kolommen van de Taken aanpassen 1 Klik bovenin het blok Taken op. 2 Kies voor kolom 1 en 2 welk overzicht u wilt zien. 3 Klik op Opslaan. U ziet nu de Taken van de gekozen opties. 1.3 De lijst met Taken sorteren Als u doorklikt op een getal in het blok Taken, dan krijgt u een lijst met de openstaande meldingen. In dit overzicht ziet u kolommen met informatie over de meldingen. Bijvoorbeeld wie de behandelaar is en wanneer de melding afgerond moet zijn. Voor elke medewerker is het verschillend welke informatie belangrijk is om in de Taken te zien. U kunt deze kolommen daarom sorteren en de inhoud aanpassen (zie 1.4 Kolommen wijzigen in overzicht). Het sorteren van een overzicht vergemakkelijkt het zoeken naar meldingen en zorgt voor prioritering van uw werkzaamheden. 1 Open de lijst met Taken door op een getal in de kolom Eigen te klikken. 2 Klik op het kolomhoofd van de kolom waarop u wilt sorteren. Aan het pijltje in het kolomhoofd ziet u in welke richting deze is gesorteerd. 1.4 Overzichten aanpassen Het blok Taken bevat standaard alleen de openstaande meldingen. Dit overzicht kunt u echter aanpassen. Als u op zoek bent naar een melding die al afgemeld is, kunt u het filter anders instellen. Met het filter kunt u bepalen welke meldingen u ziet in een overzicht. Een filter instellen Overzichten kunnen worden aangepast door middel van filters. Een filter beperkt de overzichten, zodat er gemakkelijk gezocht kan worden. Als een filter eenmaal is ingesteld, blijft deze actief, ook na het uitloggen. 7

8 1 Open een overzicht van meldingen door in het blok Taken op het getal achter meldingen te klikken. 2 Klik nu op Filter. 3 In de pop-up kiest u voor de gewenste opties. Het filter blijft behouden na het uitloggen. Let op: Behandelaars vergeten wel eens het filter waardoor zij denken meldingen kwijt te zijn. LET OP: u moet altijd nog de bijlage(n) aanvinken (in het tabblad Bijlagen) die u mee wilt sturen voordat u de mail verzendt in de pop-up met de ! Kolommen wijzigen in een overzicht U kunt de informatie die getoond wordt in de overzichten aanpassen. Elk veld dat u kunt vinden op een melding kunt u als kolom toevoegen aan het overzicht. Ook kunt u kolommen met irrelevante informatie weghalen, waardoor het overzicht beter leesbaar is. U past het overzicht aan door op de knop rechtsboven in het overzicht te klikken. 1 Open de lijst van meldingen die op uw naam staan, kies met het filter opnieuw voor Alle meldingen. 2 Pas de zichtbaarheid van kolommen aan door te klikken op Overzicht inrichten. Er verschijnt een pop-up waarin u met de horizontale pijltjes een veld kunt overhevelen van het blok Zichtbaar naar het blok Niet zichtbaar en andersom. Met de verticale pijltjes bepaalt u de volgorde in het overzicht. 3 Selecteer in de rechterkolom het veld dat u in de lijst als kolom wilt tonen en verplaats deze met de pijl naar links naar het blok Zichtbaar. 4 Sorteer nu het overzicht op de toegevoegde kolom. 8

9 2 Werken met meldingen 2.1 Toekennen van details van melding Een melding dient altijd voorzien te zijn van een Soort melding, Categorie en een Subcategorie. Dit kan op twee manieren: Vanuit het formulier op Vunet wordt dit automatisch meegegeven. U vult zelf deze details in door middel van een keuzemenu. De lijst met categorieën en subcategorieën wordt nog aangepast. Vertrouwelijke meldingen Er volgt een beleid voor het definieren van vertrouwelijke meldingen (nog in de maak). Een melding die de categorie Vertrouwelijk heeft kan niet door andere behandelgroepen worden ingezien. Zo kan de Centrale Studentenbalie dan bijvoorbeeld niet zien wat de status van deze melding is als student er een vraag over heeft. Natuurlijk is deze status soms echt noodzakelijk en dan kan er zeker gebruik van gemaakt worden, maar doe dit met beleid. 2.2 Statussen De volgende statussen zijn beschikbaar: Geregisteerd: bij binnenkomst van een melding staat deze op geregistreerd. In behandeling: de melding is opgepakt en in behandeling. Gebruik deze status ook als u een melding doorzet van centraal naar faculteit en andersom, of van faculteit naar faculteit. Wachten op aanmelder*: de melding is niet compleet en er is een aanvullende vraag aan de student gesteld. Aanmelder heeft gereageerd: deze status is ingericht voor HRM, die gebruiken we bij SOZ niet. 9

10 Student heeft gereageerd: als de student reageert op een vraag of een aanvullende vraag stelt via een reply op een mail uit TOPdesk. Wachten op leverancier*: dit is als u de melding via de mail uit TOPdesk doorstuurt naar iemand die niet in TOPdesk zit, bijvoorbeeld een docent. Afgemeld*: dit gebruikt u als de melding volledig is afgehandeld. Reageert aanmelder daarna alsnog? Dan wordt de melding heropend. Doorgezet naar IT*: als de melding is doorgezet naar de IT Servicedesk. * Bij het vastleggen van deze statussen zal er een pop-up (mail) verschijnen. Tevens is het mogelijk om handmatig een pop-up (mail) op te roepen via het contextmenu achter Naam in het aanmeldersblok ( aanvullende informatie/status doorgeven SO ). Zo kunt u eenvoudig een mail naar een aanmelder versturen als een statusupdate nodig of gewenst is. 2.3 Mailen vanuit TOPdesk Vanuit TOPdesk kunnen s verzonden worden. Voor deze s is de tekst grotendeels standaard vastgelegd, bijvoorbeeld de aanhef en de handtekening. Sommige s verschijnen automatisch als pop-up (dit kan soms even duren) bijvoorbeeld bij het selecteren van een status (zie overzicht statussen: zie begin hoofdstuk 2). In deze pop-up kunt u kiezen of u de wel of niet wilt verzenden. 10

11 Om een te verzenden, klikt u op Om een melding niet te verzenden, klikt u op Versturen. Niet versturen. U kunt de tekst ook nog aanpassen in deze pop-up, deze aanpassingen worden echter niet zichtbaar in het actieveld in de melding. Het is ook mogelijk om handmatig een pop-up met een op te roepen via een contextmenu achter Naam in het aanmelderblok ( aanvullende informatie/status doorgeven SO ). Zo kunt u eenvoudig een naar een aanmelder versturen als een statusupdate nodig of gewenst is. Bijlage(n) toevoegen aan Aan mails kunt u een bijlage toevoegen. Dat kan op verschillende manieren: Sleep de bijlagen die u mee wilt sturen vanaf uw Bureaublad of de betreffende map naar het Actie-veld: u ziet dat de bijlage nu wordt bijgevoegd. Klik op het paperclipje in het Actie-veld en selecteer de bijlage(n) die u wilt meesturen. Let op: u moet altijd nog de bijlage(n) aanvinken (in het tabblad Bijlagen) die u mee wilt sturen voordat u de mail verzendt in de pop-up met de ! 2.4 Melding direct afhandelen Dit doet u als u een vraag binnenkrijgt die u direct zelf kunt afhandelen. 1 Open de melding vanuit uw taken. 2 Typ het antwoord op de vraag in het actieveld. Typ hierin uw reactie zonder aanhef en afsluiting 11

12 3 Selecteer de status Afgemeld. 4 Er verschijnt een mail in een pop-up. Als reactie wordt altijd de laatste Actie meegenomen. In het bericht worden daarnaast onderaan (schuingedrukt) alle acties en ook het oorspronkelijke verzoek van de aanmelder getoond met als titel Volledige geschiedenis en Oorspronkelijk verzoek. Let op! Als u niet wilt dat een bepaald actieveld getoond wordt in de mail naar de student, vink dan het vakje Maak onzichtbaar voor aanmelder aan. Tip: het is ook mogelijk een bestand te slepen naar het Actieveld. Hierdoor voegt u via Drag and drop functionaliteit de bijlage aan de melding. De geopende kaarten blijven bovenin als tabbladen naast elkaar staan. Tip: het wordt aangeraden om bij het openen van een melding, deze gelijk op uw naam te zetten voordat u het gaat afhandelen. Dit kan eventueel ook snel via planbord (zie hoofdstuk 4), hier hoeft u geen verplichte velden in te vullen om werk te verdelen. Tip: het wordt aangeraden het vakje Maak onzichtbaar voor aanmelder aan te vinken als het niet om een bericht aan de student gaat. 2.5 Aanvullende vraag aan student Als u een aanvullende vraag hebt aan de student dan gebruikt u de status Wacht op aanmelder. Zet in het actieveld de aanvullende vraag, zet de status op Wacht op aanmelder, sla het op en de pop-up (mail) verschijnt. Verstuur de mail. 2.6 Mailen naar docent/externen Als u een mail wilt sturen naar een docent of externe partij (iemand die niet in TOPdesk werkt), tik dan in het actieveld de tekst, zet de status op Wacht op leverancier, sla op en de pop-up (mail) verschijnt. Verstuur de mail. Het actieveld wat u zojuist hebt verstuurd, is dan nog wel zichtbaar voor de student. Mocht u dat niet willen, vergeet dan niet Maak onzichtbaar voor aanmelder aan te vinken. 12

13 2.7 Melding doorzetten van eerste naar tweede lijn De centrale studentenbalie is de enige afhandelgroep die ingericht is als eerstelijns behandelgroep. Een eerstelijns melding kan doorgezet worden naar een tweedelijns melding. 1 Open de melding. 2 Klik op (Escaleren) 3 Sla de kaart op. Bovenin de melding is de 1 veranderd naar een 2. De eerstelijns melding is nu een tweedelijns melding geworden en er wordt een mail weergegeven die naar de student verstuurd moet worden. 2.8 Melding doorzetten naar een andere behandelaar in TOPdesk Als u een melding niet zelf kunt afhandelen moet u hem doorzetten naar iemand die dat wel kan. U werkt het veld Actie bij en zet het veld Status op In behandeling. Vink het vakje Maak onzichtbaar voor aanmelder aan als u niet wilt dat de tekst die u typt zichtbaar is voor de student, bijvoorbeeld als u hem doorzet naar een faculteit. Elke actie waar het vinkje niet aan staat wordt meegestuurd in de correspondentie met de student. Tip: Het wordt aangeraden het vakje Maak onzichtbaar voor aanmelder aan te vinken als het niet om een bericht aan de student gaat Vervolgens zet u de melding op een andere behandelaarsgroep waarvoor de vraag bestemd is door de naam van deze groep aan te passen in het veld behandelaarsgroep. Zie screenshot hieronder. Hiertoe vult u bij het veld Behandelaar ook de Behandelaarsgroep in als u hem wilt doorzetten naar de hele groep of u zet hem door naar een specifiek persoon in die behandelaarsgroep. Let op! De melding blijft op de status In behandeling staan. Als u de status op Afgemeld zou zetten dan ziet degene aan wie u het doorzet de melding niet meer, deze is voor TOPdesk immers afgehandeld. 13

14 2.9 Zelf een melding aanmaken Deze functie kan gebruikt worden als een student niet mailt of een formulier invult, maar belt of langskomt en u kunt de vraag of het verzoek niet direct afhandelen. 1 Klik in de Snelstartbalk op Aanmelderskaart 2 Vul de naam, studentnummer of het VUnet-ID van de aanmelder in. Zodra u de aanmelder geselecteerd hebt, verschijnen aan de onderkant van de kaart de meldingen die de aanmelder al eerder heeft gedaan. 3 Typ in het veld Aantekeningen wat de aanmelder vertelt. 4 Als de aanmelder nog niet eerder een melding heeft gedaan over dit onderwerp, maakt u een nieuwe eerstelijns of tweedelijns melding aan. Klik hiervoor op Nieuwe eerstelijns melding of Nieuwe tweedelijns melding. Alle gegevens van de Aanmelderkaart worden overgenomen in de nieuwe melding. 5 Als de aanmelder aanvullende informatie geeft over een bestaande melding, selecteert u deze melding uit de lijst en klikt bovenin op Toevoegen aan geselecteerde melding. Alle gegevens van de Aanmelderkaart worden overgenomen in het actieveld van de bestaande melding. Of u klikt de betreffende melding open en typt daar in het actieveld de aanvullende informatie. 6 Vul de meldingkaart verder aan. 7 Sla de meldingkaart op Direct een melding aanmaken Als u zeker weet dat een aanmelder een nieuwe melding aanmeldt, kunt u ook direct een nieuwe melding aanmaken. 1 Klik op Nieuwe eerstelijns melding of Nieuwe tweedelijns melding in de Snelstartbalk. In beide gevallen wordt een lege meldingskaart geopend. 2 Vul de meldingskaart in. 3 Sla de kaart op Andere kaarten openen Als u op het pijltje achter een veld klikt, dan ontvouwt zich een opzoeklijst met verschillende opties. 14

15 1 Klik op het pijltje achter een veld. Bijvoorbeeld als u achter Aanmelder op het pijltje klikt dan krijgt u het contextmenu. 2 Kies in het contextmenu voor de optie Openen en kies daarna welke kaart u wilt zien Een melding toevoegen aan Bladwijzers Soms zet u bij het behandelen een melding door naar een collega. Dan ziet u deze melding niet in uw overzicht terug. Als u de melding toch wilt blijven volgen, dan kunt u deze toevoegen aan uw Bladwijzers. 1 Open een bestaande melding. 2 Klik links bovenin naast het meldingnummer op Voeg toe aan uw bladwijzers. Uw melding is nu toegevoegd aan Bladwijzers en is herkenbaar aan het label. 3 Om de Bladwijzers te bekijken klikt u in de Snelstartbalk op Standaardoplossingen en standaardteksten Bij verschillende meldingen kan het zijn dat u hetzelfde wilt communiceren. Dit kan door middel van een standaardoplossing of standaardtekst. Het verschil is dat een standaardtekst is niet afhankelijk van de inhoud van de melding(bijvoorbeeld Ik heb je geprobeerd te bellen, maar je nam niet op. Zou je contact met mij opwillen nemen ), niet gebonden aan een bepaalde categorie/subcategorie en het is alleen zichtbaar voor de ingelogde behandelaar. Een standaardoplossing is wel afhankelijk van de inhoud van de melding ( het tentamenrooster kan niet meer worden gewijzigd ), gebonden aan categorie/subcategorie en zichtbaar voor iedereen in TOPdesk. Standaardoplossing aanmaken In een Standaardoplossing kunt u een aantal zaken vastleggen, zoals de te ondernemen actie, de doorlooptijd, behandelaar en status. Wanneer zo'n melding zich voordoet kunt u deze informatie snel naar een meldingenkaart kopiëren. Zo voorkomt u dat u vaak dezelfde informatie moet typen. 15

16 U kunt zelf standaardoplossingen aanmaken voor antwoorden die vaak moeten worden gegeven. Dat gaat als volgt: 1 Ga in het Home-scherm naar linksboven (TOPdesk Menu) en kies Nieuw Meldingbeheer Standaardoplossing. 2 Begin in de korte omschrijving (dit is ook de titel) met de afkorting van uw faculteit of dienst zodat duidelijk is voor andere gebruikers van wie de standaardoplossing afkomstig is. Voor standaardoplossingen die voor iedereen te gebruiken zijn kan een meer algemene afkorting gebruikt worden, bijvoorbeeld SO of EXCIE. 3 Vul de verdere gegevens in van de standaardoplossing. Hoe meer gegevens u invult, hoe gerichter de standaardoplossing gebruikt kan worden (en hoe minder de gebruiker nog zelf hoeft in te vullen bij gebruik). Vul in ieder geval de Categorie en Subcategorie in. 4 Sla de standaardoplossing op. 5 Nu kan de standaardoplossing gebruikt worden. Standaardoplossing gebruiken Bij het invullen van een melding kan rechtsboven een lampje oplichten. Dit lampje gaat branden als u een Categorie en Subcategorie kiest waarvoor een Standaardoplossing is ingesteld. 1 Vul in een nieuwe melding de Categorie en Subcategorie in (tip: zoek eerst via de module pagina s op welke standaardoplossingen er allemaal zijn). 2 Als het lampje rechts bovenin gaat branden, klikt u hierop en kiest u een standaardoplossing. Er verschijnt nu tekst in Actie en Verzoek en andere velden worden ook automatisch gevuld uit de Standaardoplossing. Deze gegevens kunt u nog wijzigen als u wilt. 3 Vul de melding verder aan en sla deze op. Standaardteksten aanmaken Als u dagelijks met TOPdesk werkt, dan merkt u dat u vaker dezelfde teksten gebruikt. Bijvoorbeeld: 'Ik heb de klant gebeld, maar er wordt niet opgenomen. Morgen nogmaals proberen.' Het is mogelijk om voor dergelijke veel voorkomende teksten standaardteksten in te voeren. Om standaardteksten aan te maken: 1 Klik op Voeg standaardtekst toe bij het Actieveld. U ziet 9 blokken met de beschikbare standaardteksten. 2 Klik op Standaardtekst invoegen om tekst in een blok toe te voegen of te wijzigen. 16

17 3 Voer de tekst in als standaardtekst in en kies Opslaan. Standaardteksten gebruiken Om standaardteksten te gebruiken: 1 Klik op Voeg standaardtekst toe om de 9 beschikbare standaardteksten te zien. 2 Kies de tekst die u wilt gebruiken. Als u erop klikt wordt deze ingevoegd. Als u in het Actieveld op shift F12 drukt, opent u ook het blok met beschikbare standaardteksten Kopiëren van meldingen Als u bepaalde informatie uit een bestaande melding wilt kopiëren naar een nieuwe melding, bijvoorbeeld als u een melding die twee vragen bevat wilt splitsen, kunt u een nieuwe melding aanmaken vanuit een bestaande melding. 1 Open de melding uit uw Taken die u wilt kopiëren. 2 Klik op Nieuwe melding aanmaken. 3 Kies in de pop-up welke gegevens u wilt kopiëren naar de nieuwe melding. Een tabblad opent met een nieuwe melding waarin deze gegevens zijn overgenomen Meldingen snel afmelden of archiveren Afmeldmagier Het kost veel tijd om meldingen, zoals bedankjes en out of office replies, met de hand te openen en dan stuk voor stuk af te melden. Maar archiveer deze meldingen niet! Als er een aantal in uw overzicht staan en die wilt u in één keer afmelden zonder mail te versturen, gebruik dan de afmeldmagiër ( bovenin de menubalk): 1 Vink de meldingen aan die u wilt afmelden 2 Klik op de afmeldmagiër. 3 Er verschijnt een serie vragen waarop u met OK/ga door moet antwoorden, dit geeft u meteen ook de tijd om na te denken of u echt alle aangevinkte meldingen wilt afmelden. 17

18 Let op: bij stap 3 moet goed worden nagegaan of 1 of meer van de meldingen uit deelmeldingen bestaat. Is dat het geval of weet u het niet zeker kies dan voor optie 2 Niet gereed melden en hoofdmelding niet veranderen. 4 Als wordt gevraagd om een Actie, zet hier dan in waarom u de melding afmeldt. Er gaat geen mail naar de aanmelder maar dit is wel handig voor medegebruikers. 5 Klik op Voltooien. De geselecteerde meldingen zijn nu allemaal afgemeld. Archiveren van meldingen De functie Archiveren is bedoeld om Spam mails of mails met bijvoorbeeld de teskt postvak is vol snel op te ruimen/weg te gooien. De gearchiveerde meldingen zijn nog wel terug te vinden, maar komen niet meer in selecties en rapportages voor, dus let heel goed op wat u archiveert. 1 Open een overzichtspagina, bijvoorbeeld uw takenlijst of een selectie. 2 Klik 1 keer op een melding om het verzoek te kunnen lezen (groen omrand), u kunt er daarna met de pijltjes doorheen om snel meer meldingen te bekijken. 3 Selecteer de meldingen die u wilt archiveren door ze aan te vinken (rood omrand). 4 Klik op de archiveer knop (blauw omrand). 5 Er verschijnt een pop-up met reden van archiveren, hier staat als standaardwaarde niet relevant voor TOPdesk. Deze mag u laten staan, klik op ok. Let op! Bedankjes op afgeronde meldingen of out-of-office replies moeten niet gearchiveerd worden; deze kunt u gewoon opnieuw afmelden. De meldingen komen in het archief van TOPdesk terecht. U kunt ze nog steeds terugvinden door te zoeken, of door via de module-paginas het totaaloverzicht van meldingen op te roepen (let 18

19 op: filter moet staan op alle). Meldingen kunnen niet worden bewerkt als ze gearchiveerd zijn, maar u kunt ze wel weer uit het archief halen (gelijk aan archiveren, maar kies de knop Dearchiveren ). Let op! Gearchiveerde meldingen komen niet naar voren in rapportages. Let op! Meldingen moet u archiveren vanuit een overzicht. Als u dit vanuit de melding zelf doet zal u eerst alle verplichte velden moeten invullen (en dat willen we juist niet!). 19

20 3 Zoeken en exporteren 3.1 Zoeken Zoeken binnen TOPdesk kan op verschillende manieren. Snelzoeken Klik op het vergrootglas aan de linkerkant. U kunt hier zoeken binnen verschillende onderwerpen (zie lijstje). Het meest gebruikte zoekonderwerp is Meldingen, die staat automatisch geselecteerd. U kunt zoeken op allerlei zaken die kenmerkend zijn voor een melding. Zoals meldingsnummer, studentnummer, naam, onderwerp, categorie, trefwoord, etc. Klik op zoeken en er verschijnt een lijst met meldingen die voldoet aan de zoekterm. Uitgebreid zoeken Soms zijn er veel zoekresultaten, omdat er veel woorden lijken op uw zoekwoord. Het kan handig zijn om in dat geval alleen op het precieze woord te zoeken, zodat u alleen die resultaten krijgt met het exacte woord dat u zoekt. Hiervoor kunt u de optie Als u naast de zoekbalk de optie Fuzzy zoeken uitvinkt, dan krijgt u een exact zoekresultaat. Zoeken met een * Het kan voorkomen dat u meldingen zoekt waarvan u zich de zoekwoorden nog maar gedeeltelijk herinnert. In zulke gevallen kunt u een gedeelte van het woord invullen en het onbekende gedeelte vervangen door een *. Door het zoekresultaat vervolgens te sorteren, kunt u meldingen makkelijk terugvinden. In de tabel hiernaast staan ook nog andere zoekspecificaties die u kunt gebruiken om makkelijker te zoeken. 20

21 Aanmelderskaart Deze zoekfunctie kunt u gebruiken als u wilt weten of er al eerdere meldingen zijn binnengekomen van een student. Klik op het icoontje van de aamelderskaart. U kunt zoeken op naam, studentnummer (personeelsnummer) of vu-net-id (inlognaam netwerk). U ziet onderin alle meldingen van de betreffende student. Verschijnt er niks, dan zijn er geen meldingen. U kunt dan wel rechtsboven een nieuwe melding aanmaken (zie 2.7). 3.2 PDF, of XLS maken U kunt vanuit elke kaart en elk overzicht de informatie verwerken in een pdf (om bijvoorbeeld te printen) of naar Excel exporteren. Een melding naar PDF maken De informatie uit een melding kan binnen uw organisatie voor verschillende doelen gebruikt worden. Bijvoorbeeld als werklijst of als uitdraai voor een bespreking. U kunt een melding als verschillende typen rapport in het PDF verwerken: Werkorder of Melding. 1 Klik links boven de melding op Printen. 2 U krijgt nu een pop-up met keuze voor Werkorder of Melding. 3 Geef het type rapport aan in de pop-up en klik op Printen. Overzichten printen Als u een uitdraai van een overzicht maakt, wordt alleen die informatie geprint of geëxporteerd die u in uw overzichten hebt ingesteld. De kolommen in uw overzicht bepalen dus hoe uw print of Excelbestand eruitziet. Het is daarom aan te raden deze van tevoren naar uw wens in te stellen. 1 Stel de kolommen van uw overzicht in. 2 Klik op Printen of Exporteren. U krijgt nu een pop-up met opties voor Printen of Exporteren. 3 Geef uw voorkeuren aan in de pop-up en klik op OK. 21

22 Een selectie printen Het kan voorkomen dat u slechts enkele meldingen uit het overzicht wilt printen. 1 Vink links in het overzicht de betreffende meldingen aan. 2 Klik op Printen of Exporteren. 3 Kies in de pop-up voor de optie Selectie printen. 22

23 4 Planbord Op het Planbord krijgt u een overzicht van waar collega's mee bezig zijn en kunt u tevens taken verdelen. U ziet per behandelaarsgroep een lijst van alle behandelaars en hun aanwezigheid. In het Planbord ziet u hoeveel taken uw collega's deze dagen afgerond moeten hebben en hoeveel taken vóór of na deze week op hun naam staan. Dit geeft inzicht in de werkdruk van alle collega's in uw team. Als een collega druk, ziek of met vakantie is, kunnen zijn taken ook worden verplaatst naar andere collega's. Meldingen of andere taken die nog niet zijn verdeeld, kunt u in het Planbord ook aan een behandelaar toewijzen. 4.1 Inzicht in de werkverdeling Op het Planbord kan worden ingesteld met welke activiteit medewerkers bezig zijn. Op de servicedesk wisselen medewerkers wel eens tussen front-office en back-office. Ook werken sommige collega's parttime of hebben een studiedag. De verdeling van dergelijke activiteiten in een weekrooster kunt u terugzien en wijzigen op het Planbord. Werkverdeling in uw behandelaarsgroep 1 Klik vanuit de startpagina op Planbord. 2 Stel in het Filter in welke behandelaarsgroep u wilt zien. U krijgt nu een overzicht van de behandelaars in deze groep. De kleur van de blokjes geeft per dag aan met welke activiteit zij bezig zijn. De behandelaarsgroepen die u instelt in het filter worden door TOPdesk onthouden, ook nadat u bent uitgelogd. Verdeling van taken per behandelaar bekijken Verschillende behandelaars hebben al meldingen en andere taken op hun naam staan. Per dag van de week ziet u aan het getal hoeveel taken er dan af moeten zijn. In de kolommen links, voor de weekdagen, staat welke meldingen er al eerder afgemeld hadden moeten zijn. In de kolommen rechts, naast de week, ziet u welke taken er voor de toekomst al staan ingepland. Om een overzicht van ingeplande taken te zien: 23

24 1 Klik op het blokje bij uw naam waar een getal in staat. Er opent nu een lijst met taken. 2 Klik nu een specifieke taak om te zien waarom het gaat. De taak wordt in de rechterkolom geopend. U kunt deze wijzigen door er op te dubbelklikken. 4.2 Meldingen verdelen Nieuwe meldingen toewijzen In het Planbord kunt u meldingen en andere taken die nog geen behandelaar hebben verdelen. 1 Kies aan de linkerkant van uw scherm in het Dispatch-panel voor de niet toegewezen meldingen van alle vestigingen en alle categorieën. U ziet nu een lijstje openstaande meldingen en andere taken die nog verdeeld moeten worden. 2 Zorg dat de juiste behandelaarsgroep is gefilterd. 3 Sleep een melding uit het Dispatch-panel naar de naam van de betreffende behandelaar. Ingeplande meldingen opnieuw verdelen Ook meldingen en andere taken die al op naam staan, kunt u opnieuw toewijzen aan een andere behandelaar. Bijvoorbeeld vanwege drukte, ziekte of vakantie. 1 Klik bij de behandelaar wiens werk u wilt herverdelen op het blokje met het getal. U ziet nu een lijstje openstaande meldingen en andere taken bij deze behandelaar. 2 Kies onderin het blok voor << Toon taken in Dispatch-panel. 3 Sleep een taak uit het Dispatch-panel naar de nieuwe behandelaar of behandelaarsgroep. 4.3 Afspraken inplannen Een afspraak inplannen Soms moeten meldingen of andere taken op een specifieke tijd of locatie worden afgehandeld. U kunt daar als behandelaar een Afspraak voor inplannen in het Planbord. In een afspraak kunnen meerdere taken worden opgenomen. 24

25 1 Sleep een incident vanuit het Dispatch-panel op een dag in de werkweek van de gewenste behandelaar. Het venster Taak inplannen verschijnt. 2 Geef het tijdstip, de contactgegevens en een omschrijving van de afspraak op. 3 Klik op Opslaan. U hebt een nieuwe afspraak ingepland met daarin het incident opgenomen. Nieuwe taken aan de afspraak voegt u toe door deze vanuit het Dispatch-panel op de afspraak te slepen. Een afspraak wijzigen of verwijderen Een afspraak verplaatsen naar een andere week doet u door de afspraak eerst naar het Dispatch-panel te verwijzen en van daaruit op een nieuw tijdstip in te plannen. Om een afspraak te verwijderen: 1 Zorg dat u alle in de afspraak opgenomen taken verwijdert, afrondt of herverdeelt. 2 Open de afspraak en klik op Deze Afspraak verwijderen ( ) en op OK. De afspraak is nu verwijderd, zowel uit het Planbord als van het Takenbord 25

26 5 Selecties Met het selectiesysteem kunt u meldingen in TOPdesk selecteren en tonen in een overzicht. Dat doet u op basis van criteria: voorwaarden waaraan de meldingen moeten voldoen. U kunt filteren op ieder willekeurig veld in de melding. Tevens kunt u meerdere criteria gebruiken om tot zeer specifieke informatie te komen. Met een selectie kunt u bijvoorbeeld werklijstjes maken, zoals alle meldingen over hetzelfde vak naar voren roepen. U kunt de overzichten op basis van selecties gebruiken bij het exporteren van gegevens (zie hoofdstuk 3) of het maken van rapporten (zie hoofdstuk 6). In dit hoofdstuk leert u hoe u selecties opvraagt en aanmaakt. 5.1 Aanmaken Enkelvoudige selectie Een nieuwe enkelvoudige selectie maakt u als volgt aan: 1 Open het TOPdesk Menu linksboven in het scherm. 2 Klik op Nieuw > Selecties > [Gewenste meldingssoort]. 3 Klik op de hyperlink die In dit scherm kiest u de veldnaam die u een selectiecriterium wenst mee te geven. U heeft de keuze uit alle velden die voorkomen in de betreffende melding. 4 Klik op de hyperlink van de veldnaam waarover u een selectiecriterium wenst mee te geven. 5 Selecteer onder Criteria de gewenste waarden. 6 Klik op Toepassen. U ziet nu dat de zin Selecteer alle Meldingen die.. wordt uitgebreid met het gekozen criterium. Veldsoorten In het scherm waarin u de veldnaam kunt kiezen waarover u een selectiecriterium wilt meegeven zijn in totaal zeven soorten velden te onderscheiden: Checkbox 26

27 Opzoeklijst Tekstveld Datum-Tijd veld (bedoeld om een specifiek moment mee te geven) Tijdsduurveld (bedoeld om een termijn mee te geven) Getalveld Financieel veld Selectiecriteria Na het aangeven van het selectiecriterium geeft u het criterium op waaraan de selectie moet voldoen. Het eerste opzoeklijstje staat standaard op Gelijk aan. Vaak zijn hier meerdere mogelijkheden als Bevat, Begint met of Groter dan. In het tweede opzoeklijstje kunt u opgeven dat u een Waarde wilt invullen (zoals een vestigingsnaam of categorie), dat het veld Leeg moet zijn, of dat TOPdesk naar een waarde moet Vragen tijdens gebruik. Deze laatste optie zorgt ervoor dat bij het uitvoeren van de selectie een pop-up verschijnt waarin de gewenste waarde kan worden opgegeven. Dit is met name handig wanneer u de selectie opslaat en vaker gebruikt, maar de te selecteren waarde steeds kan verschillen. Wanneer u kiest voor Waarde dan geeft u in het derde veld de betreffende waarde op. Het vinkje Toon archief als mogelijke waarden zorgt ervoor dat de gearchiveerde opzoekwaarden getoond worden als te kiezen criterium. Dit vinkje heeft geen invloed op het wel of niet tonen van gearchiveerde meldingen! Het vinkje Maak ontkennend zorgt ervoor dat het gekozen statement ontkennend wordt gebruikt. 27

28 Meervoudige selectie U kunt de selectie zoveel uitbreiden als u wilt. Zo kunt u verschillende Waarden binnen één veld kiezen door achter het criterium op of te klikken. Ook kunt u een extra criterium toevoegen door onder het criterium op het bedoelde woord bij en/of te klikken. Selectie opslaan Zodra de selectie klaar is, kunt u deze direct gebruiken. Ook kunt u de selectie opslaan. Als u ervoor kiest om de selectie op te slaan, kunt u naast uzelf ook alle andere TOPdeskbehandelaars of behandelaars in een bepaalde rechtengroep toegang geven tot deze selectie. Er is geen veld dat weergeeft dat een melding openstaat, maar wel Afgemeld. Door het vinkje maak ontkennend te gebruiken vindt u alles wat openstaat. 5.2 Selecties op datum Absolute datumselectie De selecties die te maken hebben met datumvelden (te herkennen aan het icoon) hebben wat meer uitleg nodig. Bij dit type veld zijn meer mogelijkheden dan bij de velden van een ander type. Een belangrijk verschil bij selecties op datum is het onderscheid in absoluut en relatief. 28

29 Met een absolute datumselectie worden meldingen geselecteerd die voldoen aan een gedefinieerde datum of aan een periode tussen twee gedefinieerde data. Het uitvoeren van de selectie gebeurt dan altijd over dezelfde tijdspanne. Voorbeeld De selectie selecteer alle meldingen die zijn aangemeld tussen 1 juli 2011 en 31 juli 2011 wordt uitgevoerd op 1 augustus 2011 en op 1 december Het resultaat is op beide data hetzelfde, namelijk de meldingen die in de maand juli zijn aangemeld. Er kan geselecteerd worden op een bepaalde datum, voor een bepaalde datum, na een bepaalde datum of tussen twee data. Daarna kan ook gekozen worden voor Waarde, Leeg of Vragen tijdens gebruik. In het veld rechts hiervan kan een datum en een tijdstip worden ingevuld. Het tijdstip is hierbij optioneel. Onderin staan de dagen van de week en de maanden in een jaar geselecteerd. Standaard staat hier alles aangevinkt. Wanneer u een dag of een maand wil uitsluiten van de resultaten van een selectie, verwijder dan het vinkje onder de betreffende dag of maand. Relatieve datumselectie Tegenover de absolute datumselectie staat de relatieve datumselectie. Bij een relatieve selectie selecteert u over een tijdstip of periode ten opzichte van het moment van uitvoeren van de selectie. Hierdoor schuift het tijdstip of periode waarover u selecteert mee met het verstrijken van de tijd. Voorbeeld De selectie selecteer alle meldingen die zijn aangemeld exact 1 maand geleden wordt uitgevoerd op 1 augustus 2011 en op 1 december Het resultaat is voor beide data verschillend, namelijk op 1 augustus verschijnen de meldingen die in de maand juli zijn aangemeld en op 1 december verschijnen de meldingen uit november. 29

30 Selecties met relatieve tijdscriteria zijn vaak geschikter om met regelmaat te gebruiken dan selecties met absolute tijdscriteria. De resultaten zijn immers altijd even actueel (of: even verouderd) als ten tijde van het aanmaken van die selectie. De tijdseenheden betreffen hier altijd kalender eenheden. Men kan bijvoorbeeld een selectie maken van alle meldingen die één maand geleden zijn aangemeld, waarmee wordt bedoeld: alle meldingen aangemeld in de vorige kalendermaand ten opzichte van het heden. In het opzoeklijstje kiest u tussen exact, hoogstens, minstens en tussen. Helemaal rechts kiest u de periode. Hierbij kunt u kiezen uit: uur, dagen, weken, maanden, kwartalen en jaren. 5.3 Extra mogelijkheden van het selectiesysteem Selecteren op koppelingen Hierboven is besproken hoe u een selectiecriterium meegeeft op een veld dat op de melding staat waarover u een selectie maakt. In deze paragraaf gaan we in op het meegeven van selectiecriteria over velden op gekoppelde kaartbakken. Voorbeeld Zo kunt u bijvoorbeeld bij een selectie op Meldingen kiezen om op Categorie te selecteren en via een gekoppelde kaart ook op Functie van de Aanmelder. Om een dergelijke selectie mogelijk te maken, kunt u binnen TOPdesk ook selectiecriteria meegeven over gekoppelde kaartenbakken. Dit doet u als volgt: 1 Ga naar Dashboard. 2 Kies voor de widget Selecties en klik op Alle selecties. 3 Ga naar Nieuwe Selecties (rechts van het overzicht) en klik op de door u gewenste kaartsoort. 4 Klik op de link die 5 Klik op de hyperlink Koppelingen. 6 Klik op de hyperlink van de kaartsoort waarop het veld zich bevindt, waarover u een selectiecriterium wenst mee te geven. 30

31 7 Klik op de link die 8 Klik op de hyperlink van een veldnaam waarover u een selectiecriterium wenst mee te geven. 9 Selecteer onder Criteria de gewenste waarden. 10 Klik op Toepassen. 31

32 6 Rapporten De resultaatoverzichten van de selecties die u in het vorige hoofdstuk heeft gemaakt, geven veel detailinformatie. Dergelijk informatie blijkt vooral nuttig te zijn op operationeel niveau. De kwantitatieve informatie in het overzicht beperkt zich tot het totaal aantal resultaten onderaan het overzicht. Voor het produceren van uitgebreidere getalgegevens en/of meer tactische en strategische informatie lenen de Rapporten zich het best. U zult dan ook al snel de rapportages gaan gebruiken om aantallen, procentuele verhoudingen, tijden en kosten uit TOPdesk te halen. Een rapport geeft inzicht, bijvoorbeeld over hoeveel vragen er gesteld worden over intekenen. In dit hoofdstuk leert u hoe u nieuwe rapporten aanmaakt. In verschillende modules in TOPdesk kunnen rapporten worden aangemaakt. In dit hoofdstuk wordt ingegaan op rapporten in de module Meldingbeheer. De andere modules hanteren een vergelijkbare werkwijze. 6.1 Aanmaken De gemakkelijkste en snelste manier om een nieuw rapport te maken, is de volgende: 1 Open het TOPdesk Menu linksboven in het scherm. 2 Klik op Nieuw. 3 Klik vervolgens op Rapport 4 Kies de door u gewenste kaartsoort. Volg de stappen 1 tot en met 5 voor het maken van een rapport. Stap 1: Filters In deze stap filtert u de gegevens waarop u wilt rapporteren. U kiest de meldingen die meegenomen moeten worden in uw rapportage. U kunt filteren met behulp van de kaartfilter en/of de datumfilter. Kaartfilter Bij de kaartfilter geeft u aan over welke meldingen het rapport moet worden opgebouwd. Dit doet u op basis van een aantal basiseigenschappen van meldingen: 32

33 Alle meldingen Alleen afgeronde meldingen Geen filtering. Meldingen die gereed- dan wel afgemeld zijn (afhankelijk van uw systeeminstellingen). Alleen huidige openstaande meldingen Meldingen die op moment van uitvoeren van het Maakt gebruik van SLA Archief meenemen rapport niet zijn afgerond. Meldingen waar een SLA aan gekoppeld is (alleen van toepassing als u de module Contractbeheer en SLM heeft aangeschaft). Meldingen die gearchiveerd zijn worden wel of niet meegenomen. Niet gearchiveerde meldingen worden altijd meegenomen in het rapport. Tot slot kunt u in de kaartfilter meegeven dat u een opgeslagen selectie wilt toepassen. Dit veld is alleen zichtbaar wanneer u tenminste één selectie in deze module heeft opgeslagen. Indien u binnen de selectie gebruikmaakt van de optie Vragen tijdens gebruik, dan krijgt u ook bij het uitvoeren van de rapportage eerst een pop-up om de gewenste waarde in te vullen. Datumfilter Bij de datumfilter geeft u aan over welke meldingen het rapport moet worden opgebouwd. Dit doet u op basis van de datumvelden van een meldingkaart. Hierbij wordt onderscheid gemaakt naar een absolute periode (bijvoorbeeld van 1 januari tot 15 mei) en een relatieve periode (bijvoorbeeld 1 maand geleden). Voor verder uitleg over de begrippen absoluut en relatief, zie paragraaf 0. Het gebruik van relatieve filters is met name handig als rapporten worden opgeslagen. De keuze van een datum(periode) heeft in deze fase nog geen invloed op het feit of aanmelddata of juist afsluitdata in de betreffende periode vallen. Dit wordt verder gespecificeerd in stap 2. Stap 2: Kengetallen In stap 2 kiest u de kengetallen van het rapport. Kengetallen zijn de feitelijk getallen die getoond gaan worden in het rapport: Welke informatie moet het rapport bevatten? Welke cijfers moeten 33

34 naar voren worden gehaald? Voorbeelden van kengetallen zijn Aantal aangemelde eerstelijns meldingen en Gemiddelde doorlooptijd van meldingen. U moet altijd minsten één kengetal selecteren voordat u door kunt gaan naar stap 3. De kengetallen zijn gegroepeerd in de volgende categorieën: Aantal SLA (alleen van toepassing bij aanschaf van de module Contractbeheer & SLM ) Bestede tijd Doorlooptijd Kosten Kiest u bijvoorbeeld voor het kengetal Aangemeld, dan wordt in het rapport het aantal meldingen getoond die zijn aangemeld in de periode die in stap 1 is gekozen (datum aanmelding). Kiest u bijvoorbeeld voor het kengetal Afgerond, dan wordt in het rapport het aantal meldingen getoond die zijn afgerond in de periode die in stap 1 is gekozen (datum afronding). Kiest u beide kengetallen in hetzelfde rapport, dan zal het ene kengetal gebaseerd zijn op datum aanmelding en het andere kengetal op datum afronding. Stap 3: Groepen In het rapport worden de gekozen kengetallen uit stap 2 berekend per Groep. In stap 3 bepaalt u welke groepen dat zijn. Wilt u bijvoorbeeld in het rapport het totaal aantal aangemelde meldingen (kengetal uit stap 2) per afdeling terugzien, dan groepeert u de meldingen op veld Afdeling. U kunt de meldingen in het rapport op drie niveaus groeperen: Groep 1, 2 en 3. Als u groepeert op Veld, dan heeft u een uitgebreide keuze van velden op de Meldingkaart, waaronder: vestiging, afdeling, behandelaar en categorie. U heeft de mogelijkheid om een rapport één specifieke waarde mee te geven: 1 Vul bij Veld het gewenste veld in waarop de filter moet werken. 2 Klik op de Filter rechts van de invoervelden. 3 Selecteer één/meerdere specifieke waarden. 34

35 Het rapport zal dan alleen voor de gekozen filter waarde(n) de resultaten tonen. Daarnaast heeft u de mogelijkheid om binnen een groep een sortering aan te geven: Standaardvolgorde Alfabetisch Op waarde De lijst wordt gepresenteerd zoals de opzoeklijst in TOPdesk is gesorteerd. Van A tot Z gesorteerd. De lijst wordt gepresenteerd in een door u gekozen volgorde, gebaseerd op veld (kengetal) en kaartsoort (1e lijns, 2e lijns of totaal). Oplopend staat standaard aangevinkt, uitschakelen zorgt voor aflopend sorteren. Let op! De keuze van kengetal in stap 2 en de keuze om te sorteren op een bepaald kengetal hoeven niet gelijk te zijn. Zo kunt u geïnteresseerd zijn in het aantal aangemelde meldingen per categorie, maar sorteren op het aantal afgeronde meldingen. Het gevolg kan zijn dat de sorteervolgorde niet perfect op- of aflopend oogt. Stap 4: Uitvoermogelijkheden In de vierde stap kiest u de presentatie van het rapport. U kunt kiezen uit de volgende presentatievormen: Tabel Dynamische tabel Taartdiagram Staafdiagram Lijndiagram Afhankelijk van de samenstelling van het rapport (bjiv. Aantal toegepaste groepen) wordt een aantal van deze presentatievormen aangeboden. Nadat het rapport is uitgevoerd heeft u nog altijd de mogelijkheid een andere presentatievorm te kiezen. 35

36 Stap 5: Opslaan van rapportages Na het maken van een rapport kunt u het rapport opslaan. Bij het opslaan worden de keuzes per stap (de queries) opgeslagen, dus niet het resultaat. Dit zorgt ervoor dat wanneer u een eerder opgeslagen rapport opvraagt, het rapport altijd een up-to-date weergave van de situatie is (binnen de meegegeven voorwaarden). Bij het opslaan kunt u de naam en een beschrijving van het rapport opgegeven. U kunt het rapport opslaan voor persoonlijk gebruik, voor algemeen gebruik of voor behandelaars in een bepaalde rechtengroep. Deze rechtengroepen zijn samengesteld door de applicatiebeheerder van TOPdesk. Indien u het resultaat wilt opslaan buiten TOPdesk kan dat door deze te Printen als een PDF-bestand of te Exporteren naar een Excelbestand. 6.2 Extra mogelijkheden in de rapporten Rapport op basis van een selectie Met het selectiesysteem kan een bepaalde selectie van gegevens uit de database naar voren worden gehaald. Met rapportages kunnen aantallen en tijdsbestedingen worden getoond in grafieken en tabellen. Nu gaan we beide mogelijkheden combineren. Tijdens stap 1 kan er worden gekozen voor een eerder opgeslagen selectie. De selectie filtert de gegevens waarmee het rapport rekening dient te houden. Het gebruik van de selectie is additioneel aan de andere filteropties uit stap 1 (kaartfilter en datumfilter). 36

37 7 Publiceren van rapporten en selecties Een opgeslagen selectie of rapport kan beschikbaar worden gesteld op de Startpagina. In dit hoofdstuk bekijken we de overige manieren waarop u uw selecties en rapportages kunt publiceren voor uzelf en anderen. 7.1 Dashboard Om opgeslagen selecties te vinden kunt u terecht op de Dashboard pagina. Op deze pagina heeft u de mogelijkheid om een widgets in te richten waarvandaan u selecties of rapportages kunt oproepen. In de widget staat standaard één hyperlink om een overzicht van Alle selecties of Alle rapporten te openen. Naar eigen behoefte kunt u rechtstreekse verwijzingen naar opgeslagen selecties en rapporten in de widget aanmaken. Om opgeslagen selecties te vinden kunt u terecht op de Dashboard pagina. Op deze pagina heeft u de mogelijkheid om een widgets in te richten waarvandaan u selecties of rapportages kunt oproepen. In de widget staat standaard één hyperlink om een overzicht van Alle selecties of Alle rapporten te openen. Naar eigen behoefte kunt u rechtstreekse verwijzingen naar opgeslagen selecties en rapporten in de widget aanmaken. 37

38 U voegt een verwijzing als volgt toe: 1 Klik op Wijzigen. 2 Klik op de selectie en hevel deze met Artikel toevoegen naar het blok Wel tonen. 3 Sla de instelling op. Naast het samenstellen van de lijst met hyperlinks in de widget Rapporten, biedt TOPdesk ook de mogelijkheid om op het Dashboard één of meer widgets te plaatsen waarin het resultaat van het rapport wordt getoond. U bouwt daarmee direct een overzicht op om de stand van zaken op uw afdeling te monitoren. Een dergelijk resultaat van een rapport voegt u als volgt toe: 1 Ga naar het Dashboard van de gewenste module. 2 Klik op Voeg widget toe. 3 Klik op de knop Rapport/KPI. 4 Selecteer achter Rapport het gewenste rapport. 5 Selecteer onder Toon rapport als de gewenste weergave. 6 Klik op OK. 7.2 Periodiek rapporteren Nadat u een rapport heeft opgeslagen kunt u in TOPdesk inplannen dat het rapport met een vast interval wordt verstuurd aan één/meerder ontvangers. Dit doet u als volgt: 1 Ga naar het Resultaat van het opgeslagen rapport dat u wilt inplannen. 2 Klik op Inplannen links bovenaan het rapport. 3 Vul de kaart in met de door u gewenste waarden. In het blok Algemeen geeft u een naam aan de taak en het rapport (dit kan een andere naam zijn dan het eigenlijke rapport) en geeft bij Soort uitvoer aan hoe u het rapport wilt uitvoeren (PDF of Excel). worden. Het rapport dat als bron geldt voor het ingeplande rapport kan niet gewijzigd 38

39 In het blok Uitvoer maakt u de keuze of u het rapport periodiek wilt opslaan of periodiek per wilt toezenden. De rapporten worden opgeslagen op het gelijknamige tabblad. Wanneer u heeft gekozen voor een , wordt het rapport toegezonden aan de gekozen geadresseerden op het tabblad Geadresseerden. Dit kunnen zowel personen als behandelaars zijn. In het blok Inplannen wordt het interval meegegeven aan het rapport. Rechtenafhankelijk De resultaten die in een rapport worden getoond, zijn mede afhankelijk van rechten die de persoon heeft die het rapport uitvoert. Wordt het rapport bijvoorbeeld gestuurd naar iemand die valt onder een bepaalde categoriefilter, dan ziet diegene alleen de categorieën in het rapport die hij mag zien. 39