Hoe bereidt u zich het best voor op een ERP-project?

Transcriptie

1 SAP white paper Wees nu al klaar voor uw ERP-traject Hoe bereidt u zich het best voor op een ERP-project? ERP-projecten zijn voor geen enkel bedrijf dagelijkse kost. Een ERP-systeem maakt immers het kloppende hart van uw onderneming uit en zoiets verandert u niet vaak. Daarom begint u wellicht pas over de implementatie na te denken wanneer het zover is. Om u heel wat stress te besparen, loont het echter de moeite om al een tijdje op voorhand uit te klaren wat u van een ERP-systeem verwacht en wat u met het project juist wil bereiken. Als u bijvoorbeeld nu al weet dat u volgend jaar een nieuwe ERP-implementatie zult uitvoeren, kijkt u het beste al eens naar uw vereisten. Op die manier bent u al goed voorbereid als het moment van de implementatie er aankomt en u een keuze moet maken voor een ERP-product en implementatiepartner. Lees hier hoe een goede voorbereiding eruitziet. De analyse 1 Wat zijn uw bedrijfsdoelstellingen en uw bedrijfsstrategie? Need to have and nice to have Uiteraard is er een budget waaraan u zich moet houden, en vaak is dat niet voldoende om al uw vereisten uit te werken. U vereenvoudigt uw selectie van een ERP-pakket later echter al heel wat als u op voorhand op al uw vereisten een prioriteit kleeft. Dat vereist wat introspectie: wat is er juist essentieel voor uw bedrijf en wat is daarentegen een nice-to-have functie? Sommige vereisten zijn nu eenmaal hardere vereisten omdat ze een kritiek pijnpunt oplossen, terwijl andere vereisten niet zo n grote impact op uw bedrijf hebben. Uiteraard weet u nu nog niet hoeveel het gaat kosten om al die functies in een ERP-pakket te implementeren, omdat u nog geen ERP-pakket aan het selecteren bent, maar u kunt wellicht al wel vrij goed inschatten hoeveel die functies uw bedrijf gaan opbrengen. Als u deze oefening maakt, bent u later bij de start van uw implementatietraject al vrij snel in staat om de ROI te berekenen.

2 Future proof Hou bij het bepalen van de businessstrategie voldoende rekening met de toekomst. Daarbij kunt u al zeker gebruikmaken van markttrends. Als de verwachtingen van alle analisten zijn dat de markt waarin u actief bent de komende jaren gaat boomen, stemt u uiteraard uw verwachtingen hierop af. Bepaalde aspecten die u nu nog niet hoeft te veranderen, worden dan immers misschien wél pijnpunten. Kunt u bij een sterke groei bijvoorbeeld nog even efficiënt uw klanten bedienen of heeft u daarbij extra ondersteuning nodig? Veranderingen van uw strategie achteraf zijn vaak duurder en soms onmogelijk in te voeren, dus u bent maar beter voorbereid op de toekomst. 2 Detecteer pijnpunten en opportuniteiten met benchmarks Bekijk de toestand van uw onderneming eens vanuit een bird s-eye view: wat zijn uw unique selling points en waar valt er nog te verbeteren? Ga hiervoor niet af op uw buikgevoel, maar aarzel niet om benchmarks te gebruiken die uw bedrijf op allerlei aspecten vergelijken met uw concurrenten. Dat is de beste manier om uw zwakke punten te weten te komen en te bepalen hoe u uw bedrijfsvoering verbetert. Als u zo bijvoorbeeld ontdekt dat u een significant grotere voorraad aanhoudt dan andere bedrijven in uw sector, dan weet u dat u moet werken aan een efficiënter voorraadbeheer. Liggen uw kosten te hoog, klagen uw klanten over een gebrekkige dienstverlening, of laat de doorlooptijd van uw projecten te wensen over? Bekijk het allemaal en werk op basis van de gevonden pijnpunten een businessstrategie uit. 3 Gebruik best practices als toetssteen Dit is ook een goed moment om uw werkprocessen aan een kritische blik te onderwerpen: implementeert u in uw businessprocessen wel de best practices uit uw industrie? Elke industrie heeft zijn goede gewoontes die uit jarenlange ervaring zijn ontstaan, maar evengoed heeft elk bedrijf om historische redenen allerlei processen ad hoc ingevoerd. Als u de toestand van uw bedrijf aan het evalueren bent, bekijkt u daarom het best ook eens dit aspect: in hoeverre wijken uw interne processen af van de best practices uit uw industrie? Ligt daar misschien gedeeltelijk de oorzaak van uw pijnpunten?

3 Door het omarmen van die best practices verbetert u overigens niet alleen uw businessprocessen, maar is uw bedrijf ook automatisch beter voorbereid op een ERP-implementatie, want heel wat ERP-pakketten implementeren juist die best practices. Op die manier verkort u de doorlooptijd van uw ERP-implementatie omdat u niet van een wit blad moet beginnen. Hier geldt immers de fameuze 80/20-regel: 80% van de functionaliteit die u nodig hebt is al in het standaardpakket voorgeconfigureerd; voor 20% is bijkomende configuratie vereist. Uit de vergelijking van uw huidige situatie met de best practises uit uw sector, maakt u een fit gap analysis. Daarmee brengt u precies in kaart waar en hoe u met uw nieuwe ERP configuratie efficiënter kunt werken. 4 Bepaal uw IT-strategie en strategic roadmap Software Op basis van de uitgestippelde businessstrategie bepaalt u uw IT-strategie. Die laatste moet immers die eerste in de praktijk implementeren. Kijk daarvoor op welke vlakken uw huidige IT-infrastructuur tekortschiet. Is één van uw pijnpunten bijvoorbeeld een gebrekkige dienstverlening, onderzoek dan wat daarvan de oorzaak is. Koppelt uw CRM misschien niet voldoende informatie aan elkaar, zodat uw klantendienst uw klanten vaak niet verder kan helpen? Of haalt u de aan uw klanten beloofde levertermijnen slechts zelden? Voor het eerste probleem is een snel op te roepen dashboard met alle informatie over die klant wellicht een oplossing; voor het tweede probleem kan forecasting helpen. Analyseer zo welke functionaliteit u nodig hebt om uw pijnpunten op te lossen. Hardware Focus niet enkel op de zichtbare IT, zoals uw huidige ERP- of CRM-pakket, maar vergeet ook de onderliggende IT-infrastructuur niet aan een kritische blik te onderwerpen, zoals de database en vooral de hardware. Op dat vlak is het heel belangrijk dat u rekening houdt met uw toekomstige groei. Als uw huidige hardware immers niet voldoende groot gedimensioneerd is, kan ze uw groei niet aan en moet u over enkele jaren al nieuwe hardware kopen. Een nakende ERP-implementatie is dus een goed moment voor een evaluatie van uw infrastructuur.

4 De businesscase Elke businesscase gaat over het transformeren van uw bedrijf, en in elke succesvolle bedrijfstransformatie staan drie elementen centraal: people, process & technology. Beschrijf dus ten eerste in uw businesscase wat de effecten van het invoeren van het nieuwe ERP-pakket zijn op uw werknemers. Moeten ze anders gaan werken? Moeten ze bijvoorbeeld meer rekening houden met uw klanten, meer samenwerken met elkaar of een ander soort werk doen omdat het ERP-pakket een deel van hun taken overneemt? Ten tweede moet de businesscase blootleggen welke verbeteringen aan uw businessprocessen tot kostenbesparingen zullen leiden. En ten derde moet de businesscase voldoende de technologische vereisten onder de loep leggen, zoals de KPI s (key performance indicators) waaraan het ERP-pakket moet voldoen. 5 Schrijf een businesscase uit: de kosten en baten voor uw bedrijf Een businesscase is in essentie een presentatie op managementniveau waarin de kosten en baten voor het gehele bedrijf worden afgewogen. Een ERP-project heeft een aantal typische kosten, opbrengsten en risico s waar u het best rekening mee kan houden. Een ERP-specialist kan voor u deze factoren vanuit zijn ervaring met andere projecten concreet becijferen.

5 (2013/02) 2013 SAP AG. All rights reserved. SAP, R/3, SAP NetWeaver, Duet, PartnerEdge, ByDesign, SAP BusinessObjects Explorer, StreamWork, SAP HANA, and other SAP products and services mentioned herein as well as their respective logos are trademarks or registered trademarks of SAP AG in Germany and other countries. Business Objects and the Business Objects logo, BusinessObjects, Crystal Reports, Crystal Decisions, Web Intelligence, Xcelsius, and other Business Objects products and services mentioned herein as well as their respective logos are trademarks or registered trademarks of Business Objects Software Ltd. Business Objects is an SAP company. Sybase and Adaptive Server, ianywhere, Sybase 365, SQL Anywhere, and other Sybase products and services mentioned herein as well as their respective logos are trademarks or registered trademarks of Sybase Inc. Sybase is an SAP company. Crossgate, EDDY, B2B 360, and B2B 360 Services are registered trademarks of Crossgate AG in Germany and other countries. Crossgate is an SAP company. All other product and service names mentioned are the trademarks of their respective companies. Data contained in this document serves informational purposes only. National product specifications may vary. These materials are subject to change without notice. These materials are provided by SAP AG and its affiliated companies ( SAP Group ) for informational purposes only, without representation or warranty of any kind, and SAP Group shall not be liable for errors or omissions with respect to the materials. The only warranties for SAP Group products and services are those that are set forth in the express warranty statements accompanying such products and services, if any. Nothing herein should be constructed as constitution an additional warranty. Kosten Aankoop software en hardware Analyse en implementatie Onderhoud Eigen personeel voor het uitvoeren van het ERP-project Training en change management Mogelijke uitbreidingen Opbrengsten Meer groei voor uw bedrijf Verhoogde efficiëntie Betere rapportering Betere besluitvorming Besparing manuren Betere integratie met klanten en leveranciers 6 Change management niet vergeten Een ERP-implementatie heeft gevolgen voor uw hele onderneming, en niet zelden zorgt nieuwe software voor heel wat beroering op de werkvloer. Betrek daarom zo vroeg mogelijk alle stakeholders bij het ERP-traject, niet in het minst uw werknemers die door het ERP-pakket immers op een andere manier moeten werken. Een goed change management is een belangrijke vereiste voor een succesvolle ERP-implementatie. Zorg allereerst voor sensibilisering, zodat uw werknemers het nut inzien van de veranderingen die ze moeten ondergaan. Voorzie daarnaast ook voldoende opleiding, zodat uw werknemers niet in de kou blijven staan maar zich ondersteund voelen bij de overstap naar het nieuwe ERP-pakket.