adres Aanwezig: volgende bespreking 31 leden, inclusief bestuur datum tijd

Transcriptie

1 TVL (Tennis Vereniging Loosdrecht) Alg. Leden Vergadering Vergadering d.d.: 28 januari 2015 Onderwerp: Notulen ALV opgesteld door Aldie Hamming datum telefoon archiefcode 28 januari `14 ALV002 adres Aanwezig: volgende bespreking 31 leden, inclusief bestuur datum tijd Met kennisgeving afwezig: Zie punt 2. binnengekomen post verslag 1. Opening: De voorzitter heet een ieder welkom en opent de vergadering. Plaats: Clubhuis TVL actie/termijn 2. Binnengekomen post (mail): Er is een bericht van verhindering per binnengekomen van Hennie Hagendoorn, Loek van Altena, Noor van der Laken en Timo Fokker. En mondeling van Janine van Reenen. 3. Vaststellen agenda: Er worden geen punten toegevoegd aan de agenda. 4. Verslag ALV vergadering van 27 januari 2014 Er zijn geen op- en/of aanmerkingen op de tekst en de notulen wordt goedgekeurd en ondertekend. 5. N.a.v. de notulen van de ALV: Vragen Willem van Reenen: 1. Komen er nog nieuwe banen? Neen, de Canada Ten banen worden gerenoveerd. 2. Kan er onderzocht worden of er niet gepind kan worden i.p.l.v contante betaling. Wordt uitgezocht, net gisteren een brochure hierover ontvangen. Hans Majoor 6. Mededelingen : Het Open toernooi 2015 is aangevraagd en bevestiging is binnen. Het jeugdtoernooi gaat niet door. 7. Beleidsplan: De voorzitter soms de diverse acties die opgestart zijn op. Voor een overzicht zie bijlage Ondernomen acties beleidsplan TVL/ KNLTB 8. Financiën: Hans Majoor presenteert de balans 2014 en begroting Met afschrijvingen hebben wij in 2014 een verlies geleden van EUR 2.056,= Wij hebben op dit moment ca. 160 leden. Het verlies voor 2015, wordt inclusief afschrijvingen, geraamd op EUR ,= De contributie voor 2014 blijft EUR 150,= voor een senior en EUR 90,= voor junior en EUR 60,= voor pupil. Ook in 2014 mogelijkheid zomerlidmaatschap voor EUR 60,= Dit specifiek voor niet Loosdrecht ingezetenen, maar wel voor bijvoorbeeld campinggasten. blad 1-10 TVL

2 Het blijkt dat de telefoonkosten jaarlijks ca. EUR 900,= bedragen. Dat is extreem veel. Omdat wij ook WiFi hebben moet onderzocht worden of de combinatie bellen en internet niet veel goedkoper is. De penningmeester zoekt het uit. Neem daarbij de vraag naar pinbetaling mee. Hans Majoor De kascommissie bestond dit jaar uit Roelf Groeneveld en Tim Corbijn. Hebben geen onjuistheden gevonden. Hebben de diverse aanbevelingen en opmerkingen, zie bijlage. De kascommissie stelt voor de penningmeester décharge te verlenen, hetgeen gebeurt. Voor volgend jaar hebben in de kascommissie zitting Roelf Groeneveld en John Glazemaker. Reserve Jaap Phernambucq 9. Overzicht ondernomen acties bestuur: De secretaris meldt dat het bestuur de afgelopen periode 17x heeft vergaderd. Het was geen gemakkelijke opgave, omdat het gehele bestuur nieuw was en alles uitgezocht moest worden. Er zijn zeker fouten gemaakt en het was soms niet volledig. Denk aan de zomerleden, de tijdelijke pasjes, e.d. Het neemt niet weg dat veel zaken nu goed op de rails staan. De diverse acties die het bestuur heeft ondernomen zijn vanavond de revue al gepasseerd. 10. Vacatures en Commissies: Helaas moet de secretaris omwille van drukke werkzaamheden zijn functie ter beschikking te stellen. Ook zijn er nog diverse vacatures bij de jeugd- en de sponsorcommissie. Er wordt een klemmend beroep op iedereen gedaan zich op te geven of uit te zien naar geschikte kandidaten. Is het een optie een vrijwilliger te zoeken van buiten de vereniging via een vrijwilligerscentrale mits deze bestaat. Janine van Reenen geeft zich op als lid van de sponsorcommissie, Ria Groot wil helpen bij de jeugdcommissie en Willem van Reenen geeft zich op als lid van de toernooicommissie. Ook geeft Willem aan dat Janine met haar bedrijf sponsor wil worden van TVL. Eens te meer is duidelijk hoe belangrijk een sponsorcommissie is. Er is het afgelopen jaar alleen geld geïnd van de Rabobank. Andere sponsors hebben geen factuur ontvangen en dus niet betaald. De vraag is wat de kosten zijn van het groene winddoek met reclame in de baan. De kosten van zo`n doek zijn ca. EUR 600,= exclusief reclameprint en exclusief de jaarlijkse kosten van ca. EUR 300,= per jaar. 11. Rondvraag: a. Barcommissie: Hoe zit het afkopen van een bardienst? Het is mogelijk voor EUR 50,= de verplichting van het draaien van bardiensten af te kopen. Het is niet ideaal, maar als men perse niet wil, blijft het moeilijk. b. Rinus Vlakveld: Hoeveel keer mag je een introducé meenemen à EUR 5,= Uitgangspunt is maximaal 4 à 5 keer per jaar en vooraf betalen. c. Herman Machielse: Hoe zat het de Boni actie? Deze heeft EUR 508,= opgebracht. een mooi resultaat. Helaas kon niemand aanwezig zijn op de slot (feest) avond. d. Er wordt een applaus gevraagd voor de groenploeg. Complimenten en een luid applaus volgen. Het park ligt er perfect bij. e. Willem van Reenen heeft een groot aantal aanbevelingen. Zet deze op de mail en stuurt deze naar Arthur. Alleen vragen kunnen worden gesteld tijdens de rondvraag. 12. Sluiting: Rond uur sluit Arthur de vergadering en bedankt een ieder voor zijn inbreng en aanwezigheid. Vraagt de leden of zij actief ook willen zoeken naar nieuwe leden. Ervaring leert dat leden / W6.10d blad 2-10 TVL

3 leden werven. Kijk ook goed naar kandidaten voor de vacature van de secretaris en van de diverse commissieleden. Ook wordt er met enkele woorden van dank afscheid genomen van de secretaris. Akkoord bevonden en ondertekend op de ALV van januari 2016: Arthur Boumann Voorzitter.. Secretaris / W6.10d blad 3-10 TVL

4 Bijlage: Ondernomen acties beleidsplan TVL/ KNLTB 1. Inleiding In de lente van 2014 hebben een aantal (bestuurs-) leden van TVL samen met ondersteuning van de KNLTB een plan opgesteld om de club te verbeteren. De vereniging draaide toen, en nu voor een deel, niet goed. Er hadden in de periode 2013/ 2014 in korte tijd veel bestuurswisselingen plaatsgevonden met vaak plannen die niet gedeeld werden met de leden. Het leden aantal is ook nu nog, te klein om een gezonde exploitatie te realiseren. Belangrijk is de vraag hoe de vereniging zijn bestaansrecht kan realiseren en het aantal leden kan vergroten en binden. TVL krijgt steeds meer te maken met een snel veranderende en steeds complexer wordende omgeving. Bij een plan gaat het om de continuïteit en professionaliteit van de vereniging. Het geeft overzicht en verduidelijkt samenhang in de structuur van de vereniging, zodanig dat opvolgende bestuurders en vrijwilligers weten waar de vereniging naartoe gaat. Project beleid Het huidige bestuur heeft samen Ellen, projectondersteuner van de KNLTB, in januari 2014 een bijeenkomst gehouden over de toekomst van onze vereniging. Daarna is tijdens de ALV van 13 maart een eerste aanzet gegeven over beleidsuitgangspunten voor TVL. Zes leden hebben zitting genomen in een tijdelijk projectteam om het gewenste beleid uit te werken. Het projectteam met (staand van links naar rechts) Hannie van Schutterhoef, Judith van Slingerlandt, Arthur Boumann, Aldie Hamming. (zittend:) Jos de Boer, Dé Gortzak, Simone van Staveren. Jaap Phernambucq ontbreekt op de foto. 2. Trends in de samenleving/omgeving van Loosdrecht We hebben gekeken naar de demografische ontwikkelingen in Loosdrecht. Deze waren: Vergrijzing zal toenemen. De categorie 50 plussers zal groeien in navolging van de landelijke tendens. Deze categorie is langer fit en heeft een toenemende behoefte aan sportbeoefening mede in het kader van een leven lang bewegen. In Loosdrecht vergrijst en krimpt de bevolking (-11%) en er is een sterke daling van de leeftijdsgroep tot 12 jaar / W6.10d blad 4-10 TVL

5 De politiek is minder betrokken. De politiek is als gevolg van schaalvergroting afstandelijker en zakelijker geworden. Gemeentes sturen erop aan dat de sportverenigingen hun eigen broek moeten kunnen ophouden. Subsidies verminderen en verantwoordelijkheden voor onderhoud ed. wordt bij de verenigingen gelegd. Toenemende complexiteit van wet- en regelgeving, bijv. milieuwetten, aansprakelijkheid, huurrechten. Het besturen van een vereniging vraagt om steeds meer professionaliteit. De trend van beide ouders werkend zet door. Druk, druk, druk. Er is een toenemende behoefte aan kinderactiviteiten en kinderopvang. Invloed en gemak van Internet, en sociale media neemt toe. Zowel interne - als externe communicatie gebeurt meer en meer middels eigen website, , sms, webcam, etc. Het ledental van de KNLTB daalt. Tennisverenigingen zijn veelal conservatief ingesteld. (intern gericht). In de nabije omgeving van TV Loosdrecht zijn veel andere tennisverenigingen actief. TV Westerveld, TV Nederhorst en de Ankeveense RTV liggen binnen een straal van13km.tv De Rading ligt op steenworp afstand. Zowel jongeren als ouderen hebben een korte aandachtsboog en vertonen meer zap - gedrag. Individualisering neemt toe. Gehaast leven betekent minder tijd voor sport. Er is minder loyaliteit naar de vereniging en het daarbij behorende vrijwilligerswerk. Wat wil TVL TV Loosdrecht wil een gezonde en compacte tennisvereniging zijn van meer dan 280 leden waarbij: plezier en gezelligheid, saamhorigheid en sociale binding essentieel zijn; leden werving essentieel is voor het behoud; jongeren, ouderen en vooral families zich thuis voelen en de gelegenheid krijgen te groeien als tennisser; TVL ziet zichzelf als een gezellige familiaire tennisvereniging voor jong en oud. TVL is dé familieclub voor jong en oud! Het is dé plek om te ontdekken en tennis te leren en verrassend leuk te spelen. 3. Imago van TV Huidige situatie Gewenste situatie / W6.10d blad 5-10 TVL

6 Gebeurt weinig bij TVL. Saai. Grijs imago. Verrassend en afwijkend. Enthousiaste leden die meedoen met en bij TVL. Met het actief uitdragen van de kernwaarden van TV Loosdrecht wordt het huidige imago zowel intern als extern omgebogen naar het gewenste imago. Met het actief uitdragen van de kernwaarden wil TVL werken aan de identiteit: # Verrassend # Warm welkom op het mooie park Verrassend: Onze tennisclub heeft in het verleden een druk verenigingsleven gekend. Er werden veel toernooitjes en gezellige bijeenkomsten en feesten georganiseerd. We blijven dit doen, maar ook nieuwe activiteiten moeten worden aangeboord om verrassend uit de hoek te komen. Door met nieuwe ideeën te komen trekken we meer mensen aan die gaan deelnemen aan deze activiteiten. Het verrassende karakter spreekt zich door. En dat is de beste reclame voor je vereniging. Warm welkom: Onze vereniging heeft een open karakter. Dat wil zeggen dat veel leden hun best doen om nieuwe leden een warm welkom te geven. Nieuwe leden worden meteen uitgenodigd om naar de tossavond te komen, ze worden gevraagd om mee te spelen in al bestaande groepjes en mensen worden aan iedereen voorgesteld. De binding wordt meteen sterk! Een belangrijke identiteiteigenschap die gewaardeerd wordt door nieuwe leden. De club moet zorgen dat dit naar buiten wordt uitgedragen: dat we bekend staan als een vereniging met grote open armen. De club organiseert ieder jaar een BBQ om elkaar ook buiten het tennis om te leren kennen. TVL heeft, ondanks dat ze een kleine vereniging is, een groot aantal vrijwilligers die de club groter willen maken. Er wordt hard gewerkt, en er is een goede samenwerking tussen bestuur en commissies. Iedereen wordt dan ook van harte uitgenodigd om mee te denken en te werken. Nieuwe leden kunnen zich ook daardoor meteen opgenomen voelen in de vereniging. Mooi park: Onze vereniging heeft een grote groenploeg. Elke dinsdagochtend - zomer en winter- wordt er hard gewerkt om het park er schitterend te laten uit zien. Dit is een sterk punt voor onze club, en deze groenploeg wordt dan ook zeer gewaardeerd. Iedereen die op het park komt is verrast door de mooie ligging en het mooi onderhouden park. Ook nieuwe leden zijn welkom om aan deze groenploeg deel te nemen. 4. Algemene doelstellingen Het groeidoel voor 2015/2016 is 280 leden. Het beleid volgt de volgende strategie / W6.10d blad 6-10 TVL

7 Confrontatie TV Loosdrecht Sterke punten van de club Kansen voor de club Aanvallen Leden werven Samen met de buren Vakantiegebied, zomergasten werven Website verbeteren Bedreigingen Aandacht Overcapaciteit tennisverenigingen in de omgeving Bewoners dorp groeien niet Weinig leden Zwakke punten van de club Bijstellen Kern van leden doet vrijwilligers werk Zeur cultuur Risico Contributie andere verenigingen PR en sponsoring oppakken Aanvallen TVL zet in op het aantrekken van zomerspelers en sporters die op regelmatige basis tennis erbij willen doen. Dit nieuwe type leden voetbalt, golft of recreëert in en om Loosdrecht. Ze komen veelal door samenwerking met andere sportaanbieders. Ze genieten van de prachtige tennisplek en het warme welkom bij de club. Het zijn betalende potentiële leden die gestimuleerd zullen worden om zich als lid aan TVL te verbinden. Aandacht Bij TVL wordt - gerelateerd aan het overheidsbeleid - ingezet op een positieve sport en beweegcultuur. Leden bewegen zich op en naast de baan; de inzet en betrokkenheid wordt zichtbaar gewaardeerd. Niet dat het mensen zich daarom inzetten maar gewoon omdat iedereen beseft dat we met zijn allen TVL zijn en willen blijven. Bijstellen Ook voor nieuwe supporters en nieuwe leden is er ruimte om iets te organiseren. Vanuit het principe voor & door TVL worden ervaren organisatoren gekoppeld aan mensen met nieuwe ideeën voor activiteiten. De kernwaarden van TVL geven richting en inspiratie aan alle activiteiten. Risico TVL houdt er rekening mee dat de concurrentie op de loer ligt. Er is in de nabije omgeving geen direct aanwijsbare nieuwe doelgroep. Er is een risico dat grote wervingsinspanning niet direct grote ledenwinst oplevert. Extra inkomsten via sponsoring en winstgevende programma s naast fondsen- en subsidiewerving zijn nodig om het liquiditeitsrisico te verlagen. 5 Huidige en gewenste situatie & acties per aandachtsgebied 5.1 Organisatiestructuur Bestuur jaar compleet. Nu vacature secretaris. Er wordt gewerkt aan draaiboeken toernooien, ledenadministratie. Sponsoren zijn benaderd Bar- en recreatiecommissie en tuinploeg zeer actief / W6.10d blad 7-10 TVL

8 Aandacht jeugdcommissie. Dringend leden gezocht die dit met Ingeborg op willen pakken. Schoonmaak, baanonderhoud en park onderhoud in control verdeling commissies binnen bestuur geregeld Bestuur streeft naar overzichtelijke en kleinere taken (met projectvrijwilligers) voor vrijwilligers. Werving door vrijwilligers, voor vrijwilligers Jaarplan en jaarkalender opstellen 5.2 Wijze van besturen Huishoudelijk reglement TVL in clubhuis beschikbaar In Nieuwsbrief positieve sfeer en positiviteit TVL verwoorden Continuïteit bestuur nastreven signalen vereniging worden door trainers en leden meer doorgegeven aan bestuur Statuten TVL actualiseren. Aantal leden die vrijwilligers werk doen onvoldoende 5.3 Accommodatie Parkonderhoud dik op orde Lijnen banen wordt voorjaar 2015 opgepakt Vervanging banen in 2015 niet aan de orde. Bardiensten wordt in 2015 opnieuw opgepakt. Afkopen kan weer. Gezien financiële situatie geen plannen renovatie keuken 5.4 Sfeer en betrokkenheid Recreatiecommissie actief met instuif toernooien en activiteiten Barcommissie actief organiseren BBQ Teamkleding, tegen eigen vergoeding, zal voorjaar opgepakt worden Trainers en leden geven aan dat er rust is in de vereniging Overzicht activiteiten in jaarkalender Aandacht voor bijzondere en speciale leden in Nieuwsbrief. Een starterprogramma voor nieuwe leden opstellen olv een gastvrouw/-heer van TVL. 5.5 Sport technische zaken Twee teams kampioen geworden in 2014 en vijf teams tweede geworden. Mooi resultaat. Voldoende trainers om op elk niveau te kunnen trainen. Met trainers contract overeen gekomen. Zijn ZZP. Voor 2015 verder in gesprek met trainers over hun bijdrage aan TVL. Ingeborg Vonk wordt (weer) lid jeugd commissie / W6.10d blad 8-10 TVL

9 Trainers verzorgen hun eigen PR m.b.t. hun lessen. Zijn zelfstandig. Het technisch beleid dat erin voorziet dat elk lid zich op tennisgebied kan ontplooien verder ontwikkelen, tot het door hem of haar gewenste en/of haalbare niveau 5.6 Ledenwerving/behoud Ex- leden zijn door bestuur aangeschreven om weer lid te worden. Redenen vertrek (jeugd) leden nu meer bekend. Nu vaak financiële reden (recessie). Jeugd kiest op oudere leeftijd vaak voor teamsporten. Deelname jeugd aan open tennisdagen plaats gevonden. leden zijn benaderd om tijdens open toernooi vooral met leden van andere verenigingen samen te spelen actie lidmaatschap zomerleden succesvol 2014 (9 vaste leden) Voor zomerleden is een pakket les en zomer lidmaatschap gerealiseerd. Ingeborg Vonk heeft dit opgepakt. Groei jeugdleden stagneert Suggestie opa/ oma toernooi organiseren met (eigen) kleinkinderen. 5.7 Vrijwilligersbeleid Werving via Nieuwsbrief, vrijwilligersavonden en persoonlijk. Werk voor de club in stukjes hakken zodat er projectvrijwilligers zijn die voor een klus gaan en daarna stoppen of andere klus oppakken jongeren actief benaderen om voor leeftijdsgenoten activiteit te organiseren op de club 5.8 Jeugd PR op scholen en de BSO (bij de voetbalclub) opgepakt door Bestuur en krijgt vervolg. Contacten met naschoolse opvang gehad met Ingeborg Vonk om tennislessen te verzorgen. Verwachting maart/april. Ouder-kind toernooi plaats gevonden Commissieleden jeigd commissie moet structureel opgepakt worden. Onduidelijk hoe. Toss middag jeugd (via ouders van jeugd, jeugd via jeugd, scholen) Vriendjes tennis 5.9 Communicatie P/R Aandacht in de krant en op de website over evenementen bij TVL (Oude) sponsoren benaderd. Winkeliersvereniging Gijsbrecht en Loosdrecht zijn benaderd Nieuwe website ontwikkelen sponsor commissie opstarten / W6.10d blad 9-10 TVL

10 5.10 Inkomsten genereren Nieuwe leden die contributie betalen via kortingen flyer actie ingezet voorjaar 2014, ook via locale sportclubs in de regio. Verzenden van nota s per mail i.p.v per post Ouderenbonden zijn benaderd in kader "meer bewegen" Commerciële verhuur aan bedrijven, hotels, pensions en camping Toernooien en koffie-ochtenden Sponsorteam 5.12 Financieel Kosten beheersing door aanpassing energierekening prijzen consumpties aanpassen sponsoren benaderen Leden stimuleren om consumpties te nuttigen om baromzet te verhogen. Motto "Effe anders" Zo kan het ook / W6.10d blad TVL