Colland Arbeidsmarktbeleid ESF Gebruikershandleiding -Deelnemers -

Transcriptie

1 Colland Arbeidsmarktbeleid ESF Gebruikershandleiding -Deelnemers - Versie oktober 2011

2 INLEIDING Werknemers en ZZP ers die werkzaam zijn in de sectoren Glastuinbouw, Hoveniers, Loonwerk en Open Teelten (Tuinbouw, Landbouw en Boomkwekerij) én die een opleiding volgen van maximaal MBO niveau 4 kunnen in aanmerking komen voor een bijdrage vanuit ESF. Het accent van dit ESFproject is dat voornamelijk laaggeschoolden gestimuleerd worden om opleidingen te volgen. Via het webportal kunnen werkgevers ESF subsidie aanvragen over de opleidingen die in het project zijn opgenomen. Bedrijven kunnen met behulp van dit webportal op een vereenvoudigde wijze aanspraak maken op ESF-subsidie. Zo maakt Colland Arbeidsmarktbeleid (hierna: Colland) subsidiegelden bereikbaar voor de gehele sector, van ZZP er, MKB er tot grootbedrijf. Colland beseft dat het verkrijgen van ESF-subsidie sinds jaar en dag een administratieve uitdaging is voor u als gebruiker. Middels dit webportal en de afspraken die Colland met diverse opleiders maakt hebben wij getracht het gehele ESF-proces eenvoudiger voor u te maken. U kunt het webportal zien als een digitaal loket waar u deelnemers kunt aanmelden, om zo voor subsidie in aanmerking te komen. Het webportal neemt u daarna aan de hand mee in de verantwoording van alle administratieve documentatie. Ondanks deze vereenvoudiging blijven wij op enkele punten altijd afhankelijk van uw medewerking. Het is daarom belangrijk dat u goed geïnformeerd bent over ESF, Colland en het webportal. Het is ons doel om middels deze gebruikershandleiding u overzichtelijke informatie te bieden over hoe u ESF subsidie kunt verkrijgen via het webportal. Als gebruiker van het portal kunt u de stappen in deze handleiding volgen om subsidie aan te vragen voor uw werknemers. Wij zullen alles in het werk stellen om een prettige samenwerking met u te realiseren! Namens Colland Arbeidsmarktbeleid, Mevrouw J. H. Zweverink Bosch Werkgeversvoorzitter De heer J. Bosma Werknemersvoorzitter En: Kunt u in deze brochure het antwoord op u vraag niet vinden? Kijkt u dan op de laatste pagina voor diverse contactgegevens waar u meer informatie kunt krijgen op het gebied van ESF-subsidies. 2

3 1. COLLAND EN ESF, EEN INTRODUCTIE Colland is als Opleidings- en Ontwikkelingsfonds door de minister erkend als subsidieaanvrager aangaande ESF actie D. Dit geeft Colland de unieke positie om voor haar doelgroep subsidie aan te vragen die bijdraagt aan de doelstelling van de stichting. Bedrijven die behoren tot de doelgroep van Colland kunnen immers niet rechtstreeks subsidie aanvragen bij het Agentschap SZW. Colland wil de deelname van werknemers en ZZP ers in de agrarische en groene sectoren aan opleidingen stimuleren en subsidieert onder bepaalde voorwaarden deelname aan opleidingen. Colland heeft ervoor gekozen om namens de sectoren glastuinbouw, hoveniers, loonwerk, ESFsubsidie aan te vragen en deze subsidie beschikbaar te stellen middels een aanbodmodel. Inhoudelijk wenst Colland met dit ESF-aanbodproject bij te dragen aan het scholen van werkenden, waardoor ze zich gemakkelijker kunnen aanpassen aan de veranderingen op de arbeidsmarkt en zo hun arbeidsmarktpositie in algemene zin kunnen verbeteren. Deze ontwikkeling draagt bij aan de doelstelling van Colland. Dit project richt zich op werknemers van organisaties (bedrijven) in de 6 deelsectoren die passen binnen de werkingssfeer van de CAO Colland. Voor subsidie komen in aanmerking: 1. Organisaties (bedrijven) uit de sectoren Glastuinbouw, Hoveniers en Loonwerk, Open Teelten (Landbouw, Tuinbouw en Boomkwekerij) die passen binnen het doelgroepkader van Colland Arbeidsmarktbeleid zoals vermeld; 2. Deel uitmaken van een Nederlands fiscale eenheid; 3. Kosten maken voor werknemers die deelnemen aan opleidingsactiviteiten uit dit project, deze werknemers ontstijgen het MBO-4 niveau niet. Zoals eerder is aangegeven komen ZZP ers ook in aanmerking voor subsidiëring van de opleidingsactiviteiten indien zij aan bovenstaande voorwaarden voldoen. Dit dient te worden aangetoond middels het leveren van een bewijs van inschrijving van de Kamer van Koophandel. Looptijd project Colland heeft in februari 2011 een nieuwe sectorale ESF aanvraag ingediend onder de regeling ESF en subsidie toegewezen gekregen voor scholing van werkenden (Actie D). Deze subsidie wordt beschikbaar gesteld voor de sectoren: Glastuinbouw, Hoveniers- en Groenvoorziening, Loonwerk, Open Teelten (Landbouw, Tuinbouw en Boomkwekerij). Uw opleidingskosten kunnen voor subsidie in aanmerking komen als deze in de periode t/m vallen. Per , kunnen werkgevers naast de subsidie op de cursussen, ook subsidie aanvragen voor BBL-leerlingen. Deze subsidie wordt verstrekt middels een vaste lumpsum vergoeding, waardoor het aantonen van werkelijke kosten middels een factuur en betaalbewijs niet van toepassing is. Ook voor BBL kan (met terugwerkende kracht) vanaf subsidie aangevraagd worden. Colland heeft na afstemming met de diverse sectoren een vast aanbod van BBL opleidingen opgenomen op het webportal. Alleen de voor deze opleidingen erkende opleiders zijn opgenomen in het aanbod. U kunt voor opleidingskosten voor cursorisch onderwijs maximaal 40% van de kosten aan subsidie ontvangen. Dit is onveranderd ten opzichte van het eerste ESF project van Colland in Voor BBL geldt een afwijkende regeling: u kunt per leerling per leerjaar aanspraak maken op maximaal 1480,- subsidie. De daadwerkelijke subsidie wordt berekend naar ratio per week van de projectperiode. Ook worden op dit bedrag administratieve kosten in mindering gebracht. Het verstrekken van ESF-subsidie geldt zolang er budget beschikbaar is. Wanneer het budget uitgeput dreigt te raken of een projectperiode afloopt waardoor er geen subsidie meer beschikbaar is, wordt u hierover geïnformeerd via het webportal. 3

4 Opleidingsaanbod Voorafgaand aan dit project heeft Colland bij de sectoren de opleidingsbehoefte getoetst. Op basis van deze behoefte heeft Colland een brede uitvraag gedaan bij opleiders. Na de beoordeling van het aanbod heeft Colland opleidingen in het webportal geplaatst. Uitgangspunt hierbij is dat er minimaal 5 aanbieders moeten zijn voordat de opleiding kan worden opgenomen. Het cursusaanbod staat open voor bedrijven in de sectoren: Loonwerk, Hoveniers- en Groenvoorziening, Open Teelten Tuinbouw en Open Teelten Landbouw. Het BBL-aanbod staat open voor bedrijven in de sectoren: Glastuinbouw, Loonwerk, Hoveniers- en Groenvoorziening, Open Teelten Landbouw, Open Teelten Tuinbouw en Open Teelten Boomkwekerij. Indien u niet tot één van deze sectoren behoort, dan kunt u via deze het webportal geen aanspraak maken op ESF-subsidie. Het opleidingsaanbod is gepubliceerd op het webportal: U kunt via het menu aan de linkerkant op uw scherm het aanbod doornemen. Onder "Aanbod cursussen" vindt u alle cursussen waarover subsidie wordt verstrekt. Onder Aanbod BBL treft is het subsidiabele BBLaanbod zichtbaar. Als een opleider aangesloten is bij het webportal, dan is zijn opleidingsaanbod daar zichtbaar. Het webportal staat ook open voor nieuwe opleiders. Dit geeft u de mogelijkheid om ook via uw huidige leverancier gebruik te maken van ESF-subsidie. Voor BBL-opleidingen geldt dat alleen erkende opleiders op het webportal worden toegelaten. Indien uw opleider (BBL) niet op het webportal staat vermeld, maar wel erkend is, kunt u ons een sturen (info@colland-esf.nl) en uw verzoek wordt dan in behandeling genomen. De cursussen die worden toegelaten tot het webportal moeten aan bepaalde eisen voldoen. namelijk: De opleidingen ontstijgen het MBO-4 niveau niet; De opleidingen zijn niet bedrijfsspecifiek; De opleidingen bevorderen de inzetbaarheid van deelnemers; De opleiding duurt minimaal 1 dag; De opleiding wordt primair uitgevoerd in de vorm van contactonderwijs. E-learning en zelfstudie is niet subsidiabel; De opleiding past inhoudelijk binnen de opleidingsvraag van Colland. Colland toets de opleidingen aan deze vereisten. Alle opleidingen die zijn opgenomen in het aanbod voldoen hieraan. Tevens maakt Colland bij de toetreding van opleiders een aantal afspraken over de aanlevering van de verplichte ESF documentatie. Hierdoor neemt de administratieve last voor u als gebruiker af. Als u van het cursusaanbod gebruik maakt en hiermee aanspraak wil maken op de ESF-subsidie moet u het volgende in acht nemen: U dient zelf (buiten het webportal om) een opleiding in te kopen bij een opleider alvorens u subsidie kunt verkrijgen; U bent zelf verantwoordelijk voor de afspraken met de opleider over de kwaliteit, prijs en levering van de opleiding. Colland is hiervoor niet verantwoordelijk; Indien uw opleider de afspraken rondom het opleveren van ESF administratie niet nakomt, bent u zelf verantwoordelijk om actie richting de opleider te nemen. Zo mogelijk informeert Colland u daarover. Om ESF subsidie te kunnen ontvangen moet u voldoen aan de vereisten zoals opgesteld door Colland. U bent verantwoordelijk voor de administratieve oplevering van uw eigen documenten. Colland zal u enkele malen wijzen op het ontbreken van bepaalde documenten. Wanneer u niet of niet tijdig de benodigde documenten aan kunt leveren, is er sprake van een onvolledig administratief dossier en vervalt uw aanspraak op subsidie voor dit dossier. Colland kan hiervoor niet aansprakelijk worden gehouden. 4

5 Administratieve verplichtingen cursussen en BBL-opleidingen In de onderstaande tabel staan de belangrijkste administratieve verplichtingen die aan deelname worden gesteld. Hierin is onderscheid gemaakt tussen de verplichtingen voor cursussen (cursusdossiers) en die voor BBL-onderwijs (BBL-dossiers). Document Wie? Cursus BBL Getekende ESF gebruikersverklaring Gebruiker ja ja Getekende werknemersverklaring Gebruiker ja ja Kopie ID-bewijs van de deelnemer Gebruiker ja ja Kopie loonstrook (eerste) maand van de opleiding* Gebruiker ja ja Bewijs van deelname (diploma/certificaat) Opleider ja ja Presentielijst Opleider ja n.v.t. Gewaarmerkte kopie factuur Opleider ja n.v.t. Gewaarmerkte kopie betaalbewijs Opleider ja n.v.t. Gewaarmerkte kopie Gebruiker n.v.t. ja Beroepspraktijkvormingsovereenkomst (BPVO) Kopie loonstrook laatste maand van de opleiding Gebruiker n.v.t ja Deelnameverklaring BBL** Opleider n.v.t ja *Met een loonstrook uit de eerste maand van de opleiding, wordt bedoeld een loonstrook uit de maand waarin de opleiding is gestart binnen de projectperiode ( t/m ). Indien u per week verloont, dient u een loonstrook van de week waarin de opleiding start aan te leveren. **Wanneer de opleiding op nog niet is afgerond dient u een door het webportal aangemaakte Deelnameverklaring BBL aan te leveren. Als ZZP er levert u na de opleiding in plaats van de loonstrook een KvK- uittreksel aan waar een actief KvK-nummer op vermeld staat, waaruit blijkt dat u tot één van de subsidiabele sectoren behoort. Verder levert u alle documenten aan zoals hierboven weergegeven. Dit betekent dat u zowel de werknemersverklaring als de ESF gebruikersverklaring aanlevert. Met de aangesloten opleiders heeft Colland afgesproken dat zij de volgende documenten opleveren: Duplicaat factuur; Presentielijst; Kopie Certificaat / Diploma. Let wel, u blijft als inschrijver (gebruiker) te allen tijde verantwoordelijk voor uw administratieve dossiers, zelfs als uw opleider verzaakt de benodigde formulieren op te sturen! 5

6 Toelichting op een aantal vereiste documenten: Het waarmerken van documenten (BPVO, facturen en betaalbewijzen) Wij constateren dat het waarmerken van de facturen en betaalbewijzen vaak niet aan de eisen voldoet. Daardoor kunnen wij helaas de documenten niet goedkeuren. Dit kost alle betrokkenen, ook u, onnodig veel extra tijd om dit te herstellen. Daarom willen wij hierbij uw aandacht vragen voor de drie eisen waaraan het waarmerk moet voldoen, namelijk: 1. Handtekening van een tekenbevoegd persoon binnen uw organisatie; 2. Datum van ondertekening; 3. De tekst Kopie conform origineel. Beroepspraktijkvormingsovereenkomst (BPVO), alleen bij BBL U dient een gewaarmerkte kopie van de door alle partijen (leerling, werkgever en onderwijsinstelling) ondertekende beroepspraktijkvormingsovereenkomst aan te leveren. Betaalbewijs (bij cursusdossiers) Wat betreft het betaalbewijs (benodigd bij een cursusdossier) kunt u met uw opleider afspreken dat hij dit op zich neemt. In dat geval dient de opleider een gewaarmerkt ontvangstbewijs van de betaling aan te leveren. Hiermee is aangetoond dat u de kosten voor de opleiding aan de opleider betaald heeft. Let op: uit het betaalbewijs moet vastgesteld kunnen worden welke organisatie de factuur heeft betaald en dat de factuur ook daadwerkelijk betaald is. In het geval van een batchbetaling, ontvangt Colland graag de kopie van het rekeningafschrift waarop te zien is dat het batch-totaal betaald is. Daarnaast ontvangt Colland graag de gehele batchbetaling (of eventueel het eerste blad van de batch, het laatste blad van de batch en het blad waarop de betreffende factuur te zien is), zodat vast te stellen is dat de factuur daadwerkelijk betaald is. Loonstroken Kopie loonstrook per deelnemer (cursorisch): U dient een loonstrook aan te leveren van de eerste maand waarin de opleiding is gestart binnen de projectperiode ( t/m ). Als u per week verloont, dan dient u een loonstrook aan te leveren van de week waarin de opleiding is gestart. Op de loonstrook staan minimaal de volgende gegevens: - Bedrijfsnaam; - NAW-gegevens medewerker; - Geslacht medewerker; - BSN of sofinummer medewerker; - Geboortedatum. Kopie loonstrook per deelnemer (BBL): U dient een loonstrook aan te leveren van de eerste maand waarin het BBL-traject is gestart en een loonstrook uit de laatste maand van het BBL-traject. Indien u per week verloont, dient u een loonstrook aan te leveren van de week waarin de opleiding start en een loonstrook van de week waarin de opleiding eindigt. Diploma s of deelnamecertificaten Deelnameverklaring/Certificaat of Diploma Als een bewijs van deelname volstaat een diploma of certificaat. Wanneer een deelnemer van een BBL-traject geen volledige opleiding volgt maar wel deelcertificaten behaalt dient u dit aan te tonen door de genoten studiebelasting binnen de projectperiode ten opzichte van de totale studiebelasting te verantwoorden. Deelnameverklaring BBL Indien aan het einde van de ESF-projectperiode ( ) door u geen diploma van de deelnemer aangeleverd kan worden, bent u als gebruiker verplicht om een Deelnameverklaring BBL van het betreffende ROC (of opleider) aan te leveren waaruit blijkt dat de leerling de betreffende opleiding heeft genoten. De deelnameverklaring is opgenomen in het webportal, welke u door de opleider dient te laten invullen en ondertekenen. U ontvangt deze verklaring automatisch op

7 Voorwaarden BBL: De deelnemer mag niet voortijdig met de opleiding zijn gestopt en heeft gedurende het gehele schooljaar aan de activiteiten deelgenomen die worden vereist om het verlangde diploma of certificaat te behalen. Indien een schooljaar gedeeltelijk binnen de ESF projectperiode valt, dan heeft de verklaring betrekking op de periode die overlapt met de ESF projectperiode. De verklaring betreft maximaal 1 schooljaar. Als de projectperiode meerdere schooljaren bevat, dient u voor elk schooljaar een aparte verklaring aan te leveren. In dit geval worden beide verklaringen aan u verstrekt door het webportal. Deze verklaring dient volledig ingevuld en uitgeprint te worden op briefpapier van de onderwijsinstelling. DEELNAMEVERKLARING BBL OPLEIDING Projectnummer : <Projectnummer> Projectperiode : t/m Het Europees Sociaal Fonds investeert in jouw toekomst Met dit document verklaart de opleidingsinstelling dat de deelnemer aan onderstaande BBL opleiding deelneemt of heeft deelgenomen. Dit houdt in dat de deelnemer niet voortijdig met de opleiding is gestopt maar gedurende het gehele schooljaar[1] aan de activiteiten[2] heeft deelgenomen die worden vereist om het verlangde diploma of certificaat te behalen. Naam deelnemer Geboortedatum deelnemer Naam opleiding Start opleiding waar verklaring betrekking op heeft[1] Eind opleiding waar verklaring betrekking op heeft[1] : <Naam Deelnemer> : <Datum> : <Naam opleiding en crebonummer> : <startdatum opleiding> : <einddatum opleiding> Voorwaarden: [1] Indien een schooljaar gedeeltelijk binnen de ESF projectperiode valt, dan heeft de verklaring betrekking op de periode die overlapt met de ESF projectperiode. [2] Door omstandigheden (bijvoorbeeld ziekte) kan een deelnemer incidenteel een activiteit niet hebben bijgewoond. De verklaring betreft maximaal 1 schooljaar. Als de projectperiode meerdere schooljaren bevat, dient u voor elk schooljaar een aparte verklaring aan te leveren. In dit geval zijn beide verklaringen aan u verstrekt door het webportal. Deze verklaring dient volledig ingevuld en uitgeprint te worden op briefpapier van de onderwijsinstelling. Naam opleidingsinstelling Plaatsnaam opleidingsinstelling : <naam opleider> :... Naam medewerker Functie medewerker :... :... Datum :. Stempel Handtekening :. 7

8 2. GEBRUIK MAKEN VAN HET WEBPORTAL, STAP VOOR STAP! Voor het gebruik maken van het Webportal kunt u onderstaand stappenplan doorlopen. Het cursusaanbod staat open voor bedrijven in de sectoren: Loonwerk, Hoveniers- en Groenvoorziening, Open Teelten Tuinbouw en Open Teelten Landbouw. Het BBL-aanbod staat open voor bedrijven in de sectoren: Glastuinbouw, Loonwerk, Hoveniers- en Groenvoorziening, Open Teelten Landbouw, Open Teelten Tuinbouw en Open Teelten Boomkwekerij. Indien u niet tot één van deze sectoren behoort, dan kunt u via deze weg geen aanspraak maken op ESFsubsidie. STAP 1: Inloggen in het webportal U dient zich eerst te registreren op de site. Via aanmelden als klant. Hier vult u uw bedrijfsgegevens en contactgegevens in. Tevens geeft aan bij welke sector u bent aangesloten en wat uw aansluitnummer is. Vul uw Colland aansluitnummer in*. * Als ZZP er geeft u aan in welke sector u werkzaam bent. Bij het aansluitnummer vult u ZZP in. Na de aanmelding ontvangt u uw persoonlijke inloggegevens per . Bewaar deze goed! Zonder inloggegevens kunt u zich niet aanmelden voor opleidingen. Bent u uw inloggegevens kwijt stuur dan een naar info@colland-esf.nl. 8

9 Let op!: het aanmelden van een deelnemer voor cursorisch onderwijs is anders dan het aanmelden van een deelnemer aan BBL-onderwijs. Daarom volgt eerst een toelichting op het aanmelden voor cursorisch onderwijs: de stappen 2a, 3a, 4a en 5a en daarna een toelichting op de aanmelding voor BBL onderwijs (zie de stappen 2b en 3b). Vervolgstappen voor beide opleidingsvormen zijn de stappen 6, 7 en 8. STAP 2a: Maak uw keuze voor een opleiding Via de buttons aan de linkerzijde en de keuzelijsten kunt u het aanbod van cursussen bekijken. De opleiders bieden hun opleidingen aan via productbladen. Op de productbladen vindt u inhoudelijke en financiële informatie over de opleiding. Ook zonder in te loggen kunt u het aanbod bekijken. Wellicht handig voor uw werknemer om zelf eens te bekijken! Doorklikken naar productbladen Nu aanmelden De kosten en baten van de opleiding STAP 3a: Aanmelden voor de opleiding Om deelnemers aan te kunnen melden voor een opleiding dient u eerst in te loggen. Vervolgens kunt u op het eerste tabblad de opleiding selecteren waarvoor u deelnemers wilt inschrijven (zie volgende printscreen). Een andere mogelijkheid is om via de productbladen op de button Nu aanmelden te klikken (zie vorige printscreen). In dit geval wordt in het eerste tabblad de opleiding direct geselecteerd. Verder moet u de verwachte startdatum en het verwachte aantal deelnemers invullen. Daarna klikt u op de button Voorlopige aanmelding plaatsen. Dit is de basis voor het verkrijgen van ESF subsidie. Het webportal gaat actief met uw gegevens werken nadat u deze voorlopige aanmelding heeft gedaan. 9

10 De opleider wordt geïnformeerd over uw voorlopige aanmelding. Let op!: u dient wel afspraken te maken met de opleider over exacte levering en prijs, buiten het webportal om! STAP 4a: Maak afspraken met uw opleider Nadat u de voorlopige aanmelding heeft geplaatst neemt u contact op met de opleider van uw keuze. U maakt afspraken met de opleider over de exacte startdatum, de deelnemers en andere specifieke wensen. De contactgegevens van de opleiders staan vermeld op de productbladen. Indien u onverhoopt afziet van de opleiding, dient u de voorlopige aanmelding (onder stap 3) te annuleren. Dit is kosteloos. STAP 5a: Bevestig uw aanmelding Nadat u de opleiding heeft ingekocht, dient u de voorlopige aanmelding te bevestigen. U moet nu de exacte deelnemer gegevens van de werknemers opgeven. Hier voert u ook de definitieve opleidingsdata van de cursus in. 10

11 Uiterlijk op de startdatum van de opleiding (die u bij stap 3 heeft ingevoerd) dient u de aanmelding te bevestigen. Als op de startdatum de aanmelding nog niet is bevestigd, ontvangt u automatisch een herinnering via . Nadat u de aanmelding heeft bevestigd, heeft u het verzoek om subsidie definitief gemaakt. U ontvangt per een bevestiging van de aanmelding. Deze bevestiging wordt ook naar de opleider verstuurd. U kan nu verder gaan met STAP 6. LET OP: U kunt alleen een aanmelding bevestigen als u de opleiding heeft ingekocht en alle exacte deelnemer gegevens heeft. Indien u bij stap 3 al over alle exacte (deelnemer) gegevens beschikt EN u hebt de opleiding al ingekocht bij uw opleider, dan kunt u meteen uw aanmelding bevestigen. U dient bij de bevestiging van de aanmelding akkoord te gaan met de voorwaarden. Het moment van de bevestiging van aanmelding is leidend in het bepalen van uw aanspraak op subsidie conform het principe van First come, First served. Na de bevestiging van de aanmelding committeert u zich aan het ESF project. U gaat dan akkoord met een bijdrage in de kosten van 40,- per deelname en 6% over de subsidiabele opleidingsprijs. Ieder document dat u opstuurt dient voorzien te zijn van het unieke ID(referentie)nummer. Dit unieke ID(referentie)nummer wordt gecreëerd door het webportal op het moment van definitief aanmelden en ontvangt u in de bevestigingsmail. Zodoende kunnen de opgestuurde documenten eenvoudig gekoppeld worden aan uw dossier In de volgende stappen wordt toegelicht hoe u een deelnemer kunt aanmelden voor een BBL-traject. STAP 2b: Kiezen van een BBL-opleiding Via de button Aanbod BBL kunt u het opleidingsaanbod bekijken. Na het selecteren van een opleiding en opleider, verschijnt het opleidingsaanbod. Door op de button Nu aanmelden te klikken, kunt u direct uw deelnemers aanmelden. U kunt ook direct naar de button Deelnemers aanmelden (zie links), wanneer het niet nodig is het gehele aanbod te bekijken. Staat uw opleider/opleiding er niet tussen, neem dan contact met ons op! 11

12 STAP 3b: Aanmelden voor de opleiding (bij BBL) Invullen contactpersoon gegevens en voorberekening maximale ESF-subsidie per deelnemer. Vul altijd een contactpersoon in en zijn/haar adres! Maximale subsidiabele subsidie op basis van ingevulde periode. Vervolg STAP 3b (BBL): Deelnemer gegevens invoeren. Vul hier de deelnemersgegevens in. 12

13 Vervolg STAP 3b (BBL): Bevestigen aanmelding deelnemer. Let op: de aanmelding wordt nu definitief! Nadat u de aanmelding heeft bevestigd, heeft u het verzoek om subsidie definitief gemaakt. U ontvangt per mail een bevestiging van de aanmelding. Deze bevestiging wordt ook naar de opleider verstuurd. De overige stappen (na aanmelding) worden nu beschreven. Deze stappen zijn gelijk voor zowel BBL-trajecten als cursorisch onderwijs: STAP 6: Ondertekenen ESF Gebruikersverklaring U krijgt van ons per een bevestiging van uw aanmelding. Bij deze bevestigingsmail ontvangt u o.a. de ESF gebruikersverklaring. De ESF gebruikersverklaring (zie onderstaande impressie van een ESF gebruikersverklaring) dient u uit te printen en getekend te versturen naar het ESF projectbureau. 13

14 Met de ondertekening van de ESF gebruikersverklaring gaat u schriftelijk akkoord met de aanmelding en de gestelde voorwaarden. STAP 7: Ondertekenen ESF Werknemersverklaring Bij de bevestigingsmail van uw definitieve aanmelding is voor iedere aangemelde deelnemer een ESF Werknemersverklaring bijgevoegd. Middels deze verklaring gaat de werknemer akkoord met het gebruik van zijn persoonsgegevens voor ESF en verklaart de werknemer zijn hoogst genoten opleiding. Alle ESF Werknemersverklaringen dient u uit te printen, te laten invullen en ondertekenen door iedere werknemer die is aangemeld voor de betreffende opleiding. De getekende ESF Werknemersverklaringen moet u opsturen naar het ESF projectbureau. Hieronder treft u een impressie aan van de ESF Werknemersverklaring. STAP 8: Aanleveren overige administratie (inzicht en voortgang) Zodra de opleiding is afgerond dient u binnen 3 maanden alle administratieve stukken bij ons te hebben aangeleverd. Via uw eigen omgeving in het webportal heeft u altijd inzicht in de voortgang van de aangemelde opleidingen. U kunt per aanmelding bekijken welke documenten er nog aangeleverd moeten worden om uw dossier compleet te maken. Wanneer u ingelogd bent heeft u zicht op de documenten die nog aangeleverd moeten worden onder het tabblad openstaande dossiers. 14

15 Openstaande dossiers Inzicht per deelnemer Colland probeert de opleiders zoveel mogelijk te stimuleren om de verplichte documentatie aan te leveren. Het is echter ook uw verantwoordelijkheid om dit te doen, het gaat tenslotte om uw subsidie. Alle aangesloten opleiders hebben via eigen inlogcodes ook toegang tot dergelijke inzichten. U hoeft de opleiders dit dus niet separaat te verstrekken. Let op!: Alle projectdocumenten moeten bij u als de gebruiker (en/of uw rechtsopvolger) bewaard blijven tot en met 31 december Dit geldt ook voor het betaalbewijs, een originele factuur van de opleiding en in het geval van BBL, de originele BPVO van de deelnemer. 15

16 Afmelden Het afmelden van een deelnemer gaat als volgt: Hebt u iemand foutief aangemeld? Dan kunt u uw aanmelding dezelfde dag nog kosteloos annuleren. Stuur dan direct een naar info@colland-esf.nl. Daarin vermeldt u de naam van de deelnemer en het ID-nummer (het ID-nummer wordt door het webportal gegenereerd op het moment van aanmelden van de deelnemer). Wilt u om een andere reden een deelnemer afmelden? Stuur een met het verzoek tot afmelden van de deelnemer aan info@colland-esf.nl. Daarin vermeldt u de naam van de deelnemer en het ID-nummer (het ID-nummer wordt door het webportal gegenereerd op het moment van aanmelden van de deelnemer). Voor deze deelnemers bent u vanzelfsprekend wel verplicht de administratiekosten te betalen per deelnemer. Indien een deelnemer vroegtijdig (voor ) het BBL-traject stopt zonder diploma of deelcertificaat dan gelieve dit per aan ons door te geven. Wanneer een deelnemer afgemeld is komt de aanmelding op vervallen te staan. Let op!: De deelnemer is nog steeds zichtbaar in het webportal. Afsluiting Om voor ESF subsidie in aanmerking te komen dient u bovenstaande stappen te volgen. Indien u niet voldoet aan de door Colland opgestelde voorwaarden, heeft Colland het recht uw ESF-subsidie niet uit te keren. U kunt uw (gewaarmerkte) documenten versturen aan: COLLAND T.a.v. ESF Projectbureau Postbus RC Venlo Verdere informatie: Voor veel gestelde vragen vindt u op onze website een meest gestelde vragen-button. Hier vindt u de antwoorden op de meest gestelde vragen. Staat uw vraag er niet bij, dan kunt u uw vraag mailen aan info@colland-esf.nl. Ook kunt u contact opnemen met de helpdesk op ( 0,05 per minuut). Wij staan telefonisch voor u klaar op maandag t/m vrijdag van 8:30 tot 17:00 uur. Ook kunt u op kijken voor meer informatie over ESF. Voor meer informatie over Colland en de andere projecten verwijzen wij u naar 16