PENNINGMEESTER ON LINE (P.O.L) Handleiding voor gebruik van het Twinfield boekhoudsysteem

Transcriptie

1 Vergeet niet uit te loggen! ANBO gewest Fryslân PENNINGMEESTER ON LINE (P.O.L) Handleiding voor gebruik van het Twinfield boekhoudsysteem A) Algemeen 1) Twinfield is een boekhoudsysteem voor bedrijven en geschikt gemaakt voor internetgebruik door penningmeesters van ANBO gewesten en afdelingen. Het biedt de landelijke ANBO-organisatie o.a. de mogelijkheid om een zgn. geconsolideerde jaarrekening op te stellen die mede gebaseerd is op de cijfers van alle afdelingen en gewesten en zo de goedkeuring van de accountant kan krijgen. 2) U hoeft echt geen boekhouder te zijn geweest om met het Twinfield-systeem te kunnen werken. U kunt het heel eenvoudig houden maar ook wat uitgebreider toepassen. Voor POL-starters wordt het zo eenvoudig mogelijk gehouden. Van bijv. debiteuren- en crediteurenboekingen op basis van facturen wordt geen gebruik gemaakt. 3) Op de site vindt u allerlei gebruikersinformatie en handleidingen. Wat u van belang vindt kunt u downloaden en afdrukken om eens rustig na te lezen. Wilt u deze site vaker bezoeken, sla hem dan op onder favorieten en wijzig de naam eventueel in iets wat u makkelijk terug kunt vinden. 4) Om in Twinfield te komen moet u inloggen via de site en ook deze site kunt u het beste opslaan als favoriet. U hoeft daarna alleen nog maar een aantal gegevens en codes in te typen om met het systeem te kunnen werken. 5) In deze handleiding leert u inloggen, het invoeren van boekingen, het bekijken/wijzigen van boekstukken en het bekijken/afdrukken van de balans. Het afsluiten van het boekjaar en het verrichten van andere ingewikkelder handelingen is in eerste instantie niet voor beginners bedoeld; daarvoor gelden bijzondere instructies/handleidingen. 6) Voor degene die iets van boekhouden afweet: de beginbalans is al ingevoerd. B) Inloggen 1. Open internet 2. Vul als internetadres in: 3. Vul de lege vakjes van het beginscherm in: Gebruiker: xxxxx; hier dient u uw afdelingsnummer (5 cijfers) in te vullen Wachtwoord:......; de eerste keer heeft het verenigingsbureau ervoor gezorgd dat u met het systeem kan gaan werken en dient u Anbo01 in te typen; na deze eerste keer moet u een eigen wachtwoord van min. 6 letters en 2 cijfers ingeven (goed onthouden of ergens opschrijven). Omgeving: Anbo ; dit mag zowel in kleine als in hoofdletters. 4. Klik op inloggen. Nu verschijnt het beginscherm, ook wel bureaublad genoemd. Hier overheen komt -afhankelijk van uw PC-instellingen)- direct een pop-up assistentiescherm van het Twinfield Support Center. Als u daarvoor tijd heeft kunt u later al klikkend lezen wat u interessant lijkt. Door op het kruis rechtsboven te klikken sluit u dit venster. Op het bureaublad is een heleboel te zien (afb. 1). Bekijk dit eens rustig. Afhankelijk van uw beeldschermafmetingen moet u misschien even scrollen om alles van het bureaublad (en van de later genoemde schermen) te kunnen zien. NB: Als u op F11 klikt verdwijnen de balken bovenaan (adres-, menu-, werkbalk), zodat het hele scherm voor uw werk beschikbaar is. Klik weer op F11 om deze balken terug te krijgen. 1

2 1 2 3

3 Vergeet niet uit te loggen! ANBO gewest Fryslân Linksboven wordt u welkom geheten. Direct daaronder ziet u Uitloggen staan. In de bovenste blauwe balk staan van links naar rechts 3 knoppen en 3 tabs; deze balk blijft altijd in het zicht. Het meest linkse figuurtje is de zgn. home-toets. Wilt u tijdens het werken in POL terug naar het bureaublad dan klikt u op dit huisje. Het kleine naar onderen wijzende pijltje naast het sterretje en de andere vier onderdelen geeft aan dat er per onderdeel gekozen kan worden uit subonderdelen. Als u met de cursor hierop gaat staan ziet u ze te voorschijn komen. Zo vindt u onder de tab Boekhouding het belangrijke onderdeel Conceptboekingen. Van de middelste blauwe balk is de tab Mijn Bureaublad al geopend; ook de vijf subonderdelen zijn te zien en te openen door er op te klikken. Voor deze handleiding is het onderdeel Invoer (Boekhouden) het meest van belang, gevolgd door de onderdelen Kolommenbalans en Rapporten (Overzichten). Van de onderste blauwe balk is hoogstens de tab Mededelingen van belang omdat daar berichten voor u in kunnen staan. C) Aanmaken van een bank Voordat bank- of kasboekingen kunnen worden ingevoerd, moet er een bank- of kasdagboek in het systeem zijn ingevoerd. In het Twinfield-systeem kunnen een aantal bankdagboeken en een kasdagboek worden aangemaakt als uw afdeling met POL gaat beginnen. De gewestpenningmeester heeft hierin een service verlenende rol want hij zorgt er in overleg met u voor dat zowel banknaam als rekeningnummer worden ingevoerd en op een correcte wijze worden gekoppeld aan bepaalde grootboekrekeningen. U hoeft dus hiervoor als beginnende POL-penningmeester geen actie te ondernemen. Als dat gebeurd is kunt u met POL aan de slag. D) Het invoerscherm Het is de bedoelingen dat alle betalingen en ontvangsten in het systeem worden gezet onder aanduiding van het nummer van de desbetreffende grootboekrekening en een korte omschrijving. Een grootboekrekening is niets anders dan een kosten- of ontvangstensoort, waar een bepaald (grootboek)nummer bij hoort. Zo is bijv. nr. 200: kruisposten, toegepast bij o.a. contante geldopname of overboeking van een lopende rekening naar een spaarrekening. Nr. 800 staat uitsluitend voor ontvangen contributies via VB en 731 voor kosten activiteit 1. Dit zijn slechts een paar voorbeelden. Op de lijst Stambestand Grootboek staan ruim 90 nummers met namen voor grootboekrekeningen. U kunt uw kosten of baten beslist ergens kwijt. Deze lijst zit bij deze handleiding maar kunt u eventueel ook zelf printen na het downloaden van dit bestand vanaf de site 1. Klik op Invoer onder Mijn Bureaublad. U krijgt een scherm te zien (afb. 2) waar u o.a. kunt kiezen voor Bank of Kas 1. In deze handleiding worden bankboekingen nader beschreven; kasboekingen worden op dezelfde wijze gedaan en verder niet uitvoerig beschreven, zie F). 2. Klik bij Bank op Deze categorie bekijken Een nieuw scherm wordt geopend, afb. 3. Heeft uw afdeling meerdere banken waarmee wordt gewerkt dan kunt u één van deze banken kiezen. 3. Klik op Openen U krijgt het invoerscherm te zien, afb. 4. Bekijk dit scherm eerst even goed voordat u boekingen gaat doen. De naam van de bank staat direct links onder de blauwe balk en het Periodevakje staat (blauw) geselecteerd. Wilt u naar een daarnaast liggend vakje dan hoeft u daarvoor de muis niet te gebruiken want met de toets Tab of Enter komt u daar vanzelf! 2

4 Vergeet niet uit te loggen! ANBO gewest Fryslân E) Invoeren van bankboekingen NB: Vergeet bij een nieuwe boeking na inloggen e.d.- vooral niet om de vakjes Periode, Afschriftdatum en Afschriftnummer in te vullen! 1. In het vakje Periode typt u: 2011/1. Dit is dan bedoeld voor invoer van de afschriften van januari Is uw afschrift van bijv. maart, dan typt u 2011/3 als periode in. Het systeem geeft overigens zelf automatisch bij opening de op dat moment geldende periode aan. NB: Vergeet niet de door het systeem aangegeven periode te wijzigen indien u bijv. pas halverwege het jaar met invoeren van boekingen van de maanden daarvoor begint! Twinfield verdeelt het jaar bij voorkeur in 12 gelijke perioden, van 1 tot In Afschriftdatum zet u de datum van het bankafschrift. Ook de huidige datum is door Twinfield al in dit vakje gezet. Deze datum moet u uiteraard aanpassen. Behalve door de datum er zelf in te typen kunt u ook dubbelklikken in het datumvak en via het verschijnende kalendertje een datum kiezen. Een maand eerder of later kiest u door te klikken op de (kleine) dubbele pijltjes naast de aangegeven maand. 3. In Afschriftnr typt u het volgnummer van het bankafschrift. Het systeem geeft automatisch het volgende volgnummer aan maar controleer dit wel. 4. In Beginsaldo typt u (alleen bij de 1 e boeking!) het beginsaldo van het bankafschrift. Bij invoer van boekingen vanaf het 2 e afschrift staat dit beginsaldo er al in. Controleer goed of dit beginsaldo klopt met het bankafschrift. Dit moet gelijk zijn aan het eindsaldo van het vorige (1 e ) afschrift. Klopt dit niet, neem dan contact op met de POL-hulp. 5. In Eindsaldo zet u het eindsaldo van het bankafschrift. Dan komt de eerste boekingsregel, het vakje links onder de tweede grijze balk. 6. Vul het nummer van de grootboekrekening in. Deze moet passen bij de uitgave of ontvangst. Kijk daarvoor naar de lijst Stambestand Grootboek. In plaats hiervan kunt u ook in het veld Grb.rek dubbelklikken; er verschijnt een schermpje met vermelding van alle grootboeknummers en bijbehorende namen. Door hier met de muiswijzer op te gaan staan en met het aanwijshandje even te scrollen ziet u alle nummers en namen. Bij het scrollen ziet U verder dat er ruimte is voor in totaal 9 verschillende activiteiten en dat onder de nrs. 702, 720 en 721 nog drie andere activiteitskosten genoemd worden. Betreft het (bijv.) een eerste boeking van een activiteit dan is het in te vullen nummer 731(kosten activiteit 1). NB: Noteer voor uzelf op een lijstje welke activiteit u welk grootboeknummer heeft gegeven. Als u wat ervaring hebt gekregen kunt u in dit vakje ook (bijv.) een 7 intypen; in het uitrolschermpje kunt u dan de van toepassing zijnde activiteitskosten aanklikken. Met nog wat meer ervaring weet u gewoon dat 731 de grootboekrekening voor kosten activiteit 1 is. Zo zijn er meerdere sorteermogelijkheden. 7. Vul bij Bedrag het bedrag van deze post in. Zet vóór de centen een punt. 8. Kies bij Bij/Af voor ontvangen of betaald. Klik daarvoor op het kleine zwarte pijltje. Vergeet dit vooral niet! BTW is niet van toepassing (alles is incl.) en ga met een enter of tab naar Omschrijving. 9. Vul in het vakje Omschrijving een korte omschrijving in. In het geval van de activiteit filmavond kunt u dit hier herhalen onder toevoeging van bijv. de datum van die filmavond. Het is belangrijk dat uit de omschrijving ook later nog duidelijk blijkt om welke uitgave of ontvangst het gaat. U kunt er ook voor kiezen om hier te vermelden aan wie betaald is. 3

5 Vergeet niet uit te loggen! ANBO gewest Fryslân Op dezelfde wijze worden alle andere bij- of afboekingen van het eerste bankafschrift ingevoerd. Daarvoor zijn in eerste instantie 3 regels beschikbaar, maar u kunt er eenvoudig één extra bijmaken door links naast de invoerregel boven het rode kruisje op te drukken. Dat kan ook door onderaan op + regel te klikken. U kunt ook gelijk meer regels toevoegen door de 1 links daarvan in een groter getal te veranderen. Als u alles vanaf het eerste bankafschrift correct heeft ingevoerd, moet de getalwaarde bij Restant 0 zijn. Is dat niet het geval dan is er ergens een foutieve waarde ingevoerd of keuze gemaakt. Check in dat geval de bedragen en vooral of het ontvangsten of uitgaven betreffen. Mocht u zich met een boeking vergist hebben dan kunt u de verkeerde gegevens aanpassen; eventueel kunt u de gehele boekingsregel verwijderen door op het rode kruisje te klikken voor de betreffende regel. 10. Klik op concept. Dat kan alleen als Restant op 0 staat. Daarmee zijn de ingevoerde boekingen opgeslagen en er verschijnt een schermpje met daarin het nummer van het aangemaakte boekstuk. Als de boeking niet correct is uitgevoerd, geeft het systeem dit aan en kunt u niet in concept opslaan. Check alle ingevoerde gegevens dan nog eens door alle vakjes na te lopen. Klik beslist niet op definitief want latere wijzigingen in het boekstuk kunnen dan niet meer (eenvoudig) worden doorgevoerd. Moet u even bij uw computer weglopen dan kunt u voor de zekerheid tussentijds op klad opslaan klikken en later gewoon verder werken. 11. Klik tenslotte op OK. Nu kunt u met nieuwe boekingen beginnen. NB: Heeft u per jaar maar weinig bankafschriften dan kunt u er ook voor kiezen om eens per kwartaal deze afschriften in één keer in te voeren. Dat is wel zo makkelijk! Aangeraden wordt echter om elk afschrift apart en op korte termijn na ontvangst in te voeren; U vergeet zo minder snel hoe het ook al weer moest. F) Kasboekingen Zoals al eerder is vermeld kunt u kasboekingen op dezelfde wijze invoeren door in de eerdere schermen (zie D1 en D2) niet voor Bank te kiezen maar voor Kas1. Het invoerscherm is bijna gelijk aan dat van Bank, maar hier dient u geen eindsaldo in te vullen en ontbreekt het vakje Verschil. Het eindsaldo loopt gelijk op met het boeken en wordt bepaald door de boekingsregels en het beginsaldo. Uiteraard moet het eindsaldo wel overeenkomen met het bedrag wat u in kas heeft. G) Naderhand bekijken, wijzigen en definitief maken van boekingen 1. Klik in de tab Boekhouding op Conceptboekingen. Nu verschijnt het scherm conceptboekingen (afb. 5) en kunt u er voor kiezen om de boekingen van bank of kas op te vragen. In dit geval kiezen we voor Rabobank. 2. Klik op Rabobank. U ziet dat er maar één conceptboeking is gedaan (afb. 6), geboekt in januari. Vraagt u de conceptboekingen later in het jaar op dan zijn het er natuurlijk (veel) meer. Klik niet per ongeluk op het groene vlaggetje want dan maakt u deze boeking definitief! Als u zeker weet dat alle boekingen correct zijn verwerkt, kan dat natuurlijk wel, maar eigenlijk kunt u dat het beste doen als het boekjaar net afgelopen is en ook de laatste inkomsten/uitgaven van dat boekjaar zijn verwerkt. Als u met de muiswijzer over de verschillende symbooltjes gaat die in de grijze balk staan, ziet u tekst verschijnen. Van links af: laten staan, verwijderen en definitief boeken. 4

6 Vergeet niet uit te loggen! ANBO gewest Fryslân 3. Klik op het blauwe vierkantje aan het eind van de regel. Dit potloodsymbool betekent: boeking bewerken. U ziet nu (afb. 7) dat deze ene boekingsregel zeven boekingen bevat met zowel uitgaven als ontvangsten. Zonodig kunt u correcties doorvoeren, bijv. een andere grootboekrekening kiezen of een andere omschrijving intypen. 4. Klik op de groene vlaggetjes voor de betreffende dagboeken. Als u zeker weet dat alle conceptboekstukken in die dagboeken (Kas, Bank 1, Bank 2) correct zijn ingevoerd, worden hiermee in één keer alle boekstukken definitief. Doe dit echter alleen aan het eind van het boekjaar. H) Afdrukken overzicht boekstukken Het kan handig zijn om voor welk doel dan ook- een afdruk van de ingevoerde boekstukken te hebben. Dat gaat vrij eenvoudig. 1. Klik op Rapporten van de tab Mijn Bureaublad Het schermpje Rapportcategorieën verschijnt, afb Klik op Alle rapporten/categorie bekijken. Het scherm Rapporten Alle rapporten komt te voorschijn, afb. 9. Er zijn 10 rapporten waaruit u kunt kiezen, zo lijkt het. Maar het zijn er totaal Klik op het kleine blauwe naar rechts wijzende pijltje boven Activa. De volgende 10 rapportregels komen te voorschijn. 4. Klik in de rechterrij bovenaan op Invoerverslag. Het criteriaschermpje verschijnt (afb. 10). NB: U kunt ook in één keer alle 35 rapporten oproepen. Klik daarvoor in afb. 9 op het onderstreepte (max 10 regeld) en verander in het vervolgschermpje 10 door Vul de nodige criteria in. U kunt hele specifieke gegevens opvragen door daarvoor de juiste criteria in de vakjes te typen. Als eenvoudig voorbeeld beperken we ons in dit geval door de periodes in te vullen met 2011/1 tot 2011/12 (hele jaar) en verder te volstaan met vinkjes voor Conceptboekingen en Definitieve boekingen en voor Balans en Winst & verlies. 6. Klik op volgende. U ziet nu het Invoerverslag. Afb. 11 geeft een deel hiervan weer. Omdat bij de criteria in het vakje Dagboek niets is ingevuld, ziet u alle boekstuknummers. Als u alleen bijv. kas-boekstuknummers wilt zien dan moet u in het vakje rechts naast Dagboek KAS intypen. Behalve dit in te typen kunt u ook even op dit vakje dubbelklikken en uit het vervolgvenster kiezen voor KAS. Voor hele specifieke zoekresultaten kunt u de overige vakjes van het criteriascherm invullen. Door met de muis (handje) op een van de boekingsregels van een boekstuk te klikken ziet u in een pop-up venster alle ingevoerde gegevens van dit boekstuk. Sluit dit pop-up venster. 7. Klik op onder de blauwe balk. In het vervolgscherm klikt u linksboven op het printersymbool en er wordt een print gemaakt van het door u opgevraagde invoerverslag. In afb. 11 ziet u dat er ook de mogelijkheid is om het invoerverslag te exporteren als PDF- of Excelbestand. Hier gaat deze handleiding niet verder op in. I) Bekijken balans en winst & verlies Aan het eind van het boekjaar is het interessant om een overzicht te hebben van de financiële situatie van uw afdeling. Net als veel andere zaken zijn deze gegevens op een aantal manieren op te roepen. Het gemakkelijkst gaat dit als volgt. 1. Herhaal de stappen 1 en 2 van H) en u ziet afb. 9 weer. 2. Klik op Balans en Winst & Verlies. Het invulscherm Balans en Winst & Verlies verschijnt (afb. 12). Geef de gewenste periode in en zet de vinkjes zoals op afb. 12 te zien is. 5

7 Vergeet niet uit te loggen! ANBO gewest Fryslân 3. Klik op Volgende. Een overzicht van de totale kosten en ontvangsten per grootboekrekening komt te voorschijn. Zoals bijv. alle activiteitskosten (700 serie) of alle algemene kosten (400 serie). Maar ook of u aan het eind van het jaar- winst heeft gemaakt of verlies geleden en dus het afdelingsvermogen zal toe- of afnemen. Als u naar beneden scrollt ziet u gelijk of de afdeling tot en met de laatst verrichte boeking- met winst of verlies heeft gedraaid. J) Afdrukken balans en winst & verlies In Twinfield kunt u heel eenvoudig met een aparte knop een afdruk van de balans maken. 1. Klik op de knop onder de blauwe balk. Die vindt u linksboven. Na een poosje verschijnt het complete overzicht op een A-4tje. 2. Klik op de meest linkse knop onder de groene balk. De afdruk wordt gemaakt. Zorg er voor dat uw printer aan staat. K) Bekijken en afdrukken kolommenbalans Als alle boekingen in een boekjaar verwerkt en definitief zijn gemaakt, moet het boekjaar worden afgesloten. Hiervoor geldt een aparte procedure, waar de afdelingspenningmeesters -als het zo ver is- door het Verenigingsbureau of de gewestpenningmeester nader over worden geïnformeerd. Een kolommenbalans is één van de formele stukken die moet worden uitgedraaid. Ook dat is in Twinfield niet moeilijk, ervan uitgaande dat alles correct is verwerkt. 1. Zet uw muiswijzer op in de donkerblauwe balk van het bureaublad. 2. Klik op Kolommenbalans. Een invoerscherm Kolommenbalans verschijnt, inhoudelijk gelijk aan afb. 12. Vul ook hier de benodigde gegevens in. Voor een complete uitdraai waar ook de beginbalans op staat, hoeft u alleen in het eerste veld het gewenste boekjaar in te typen. In dit voorbeeld is dat NB: Twinfield slaat de beginbalans van uw afdeling op in periode 0; dit is de eindbalans van het voorgaande jaar. Verder wordt door Twinfield ook één extra periodenummer (55) gebruikt voor eventuele correctieboekingen. Het door u ingevulde boekjaar behelst dus de perioden Klik op Volgende. De complete kolommenbalans wordt getoond, afb. 14. U ziet 5 kolommen (vandaar die naam) met gegevens van o.a. de beginbalans en aan de rechterzijde gegevens van het voorgaande boekjaar, incl. het resultaat van dat jaar. 4. Klik op de knop onder de blauwe balk. Na een tijdje verschijnt het gehele overzicht op een A-4tje. 5. Klik op de meest linkse knop onder de groene balk en de afdruk wordt gemaakt Oefening baart kunst. Dat geldt ook voor bankieren op de computer. Des te vaker u de pc gebruikt, des te gemakkelijker wordt het om bepaalde handelingen uit te voeren. En u ontdekt gaandeweg dat in dit geval- het Twinfield boekhoudsysteem net zo uitgebreid of beperkt kan worden gebruikt als u zelf wilt. Voorlopig is het echter al geweldig dat u aan POL meedoet; u kunt straks met collega penningmeesters meedenken en meepraten over een optimaal gebruik van dit systeem! KZ, apr

8

9

10 11 NB: Om de privacy van de betreffende afdeling te waarborgen, is de naam hiervan afgedekt 12

11 NB: Om de privacy van de betreffende afdeling te waarborgen, is de naam hiervan afgedekt 13

12 NB: Om de privacy van de betreffende afdeling te waarborgen, is de naam hiervan afgedekt 14