Exitstrategie. Exporteer bestanden vanaf 7x24 naar het eigen systeem. Escrow-overeenkomst. aangeboden

Transcriptie

1 Bijlage behorende bij artikel Aandachtspunten bij boekhouden via SAAS (Software as a Service) Uitgave FA Rendement, februari 2009 Auteur: Gerard Bottemanne, Onderstaand vindt u de individuele antwoorden van de SAAS-aanbieders op enkele aandachtspunten. Aanbieder Oplossing Minimale contractduur 7x24.nl AllSolutions Business Applications Asperion Boekhouden 7x24 WebSolutions QX Asperion BASIS Opzegtermijn Beveiliging (toegang, verzenden en datacentrum) 1 jaar 1 maand EV-SSL (de uitgebreide versie van SSL onder toezicht van DigiNotar. De minimale contractduur is 1 jaar. Er geldt een van 3 maanden. Unieke gebruikerscode + wachtwoord/ SSL/ professionele datacentra met standaard uitgebreide beveiligingsmaatregelen Alle gebruikelijke technieken toegepast. Username+wachtwoord. 3x fout invoeren leidt tot blokkering. Kan via door gebruiker weer geactiveerd. Bij verdachte input volgt onherroepelijk permanente blokkering. Voor herstel is tussenkomst door HelpDesk noodzakelijk. Applicatie permanent door Hacker safe/mcafeesecure aangevallen om mogelijke (nieuwe) lekken direct aan het licht te stellen. Beveiligingstest van nieuwe sourcecodes is vast onderdeel van ontwikkelingsproces. Exitstrategie Exporteer bestanden vanaf 7x24 naar het eigen systeem. 3 jaar 1 maand voor einde contractdatum Escrow-overeenkomst aangeboden Gebruikers kunnen op elk moment een eigen back-up (data dump) maken in (belastingdienst-) auditfile formaat. Overige data (openstaande posten, stamgegevens) met exportfunctie naar (zelf in te delen) csv formaat. Bij opzegging er nog extra op gewezen om dit te doen. Datacenter blijft (contractueel) minimaal 1 maand doorgaan bij een eventueel Waarborg privacy gegevens Gebruikers kunnen een extra wachtwoord gebruiken waardoor alle informatie versleuteld op de servers staat. Geheimhoudingsovereenkomst op aanvraag. HelpDesk medewerker kan alleen bij gebruikersdata als (en zolang) de gebruiker die zelf heeft open gezet. In alle andere gevallen kunnen en mogen medewerkers niet bij de gebruikersdata. Medewerkers zijn contractueel gebonden aan privacy en vertrouwelijkheids regelement. Asperion conformeert zich aan de voorschriften volgens de wet Bescherming Persoonsgegevens. Backup faciliteit Alle informatie op drie verschillende, geografisch gespreide locaties bewaard. Standaard meegenomen in SaaS-overeenkomst Geen enkele Asperion klant heeft ooit data verloren. Database : Backup elk uur. Dagelijkse backups 3 weken bewaard in fysiek andere datacenter dan het datacenter waar de applicatie gehost. Back-up restore proces maandelijks getest. Live backup restore is sinds 2004 nog niet nodig geweest. Lokaal software installeren Geen Webbrowser is voldoende, tenzij men ook met MS documenten wil werken. Voor manipulatie van import/export (csv-) bestanden is een spreadsheet programma handig, maar niet noodzakelijk. Deze kunnen immers ook met een simpele teksverwerker (Wordpad of Notepad) bekeken. Voor rapportages is een pdf reader (bijv. acrobat reader) nodig. Ondersteuning Webbrowsers IE Firefox, Safari, Explorer Browsers die volledig ondersteund : MS Explorer en Mozilla s FireFox op zowel PC als Apple Mac. Safari werkt ook goed maar niet technisch Mac gebruikers hoeven geen speciale emulatiesoftware te installeren.

2 Exact Join Account Exact 1 jaar 1 maand Toegang via unieke gebruikersnaam en wachtwoord, optioneel uit te breiden met Digipass. Het transport van data versleuteld via https m.b.v. een 1024 bits SSL certificaat dat is uitgegeven door erkende CA (Certificate Authority) Verisign. Daarnaast heeft Exact het e-sure certificaat, wat aangeeft dat de Exact dienst aan strenge internationale veiligheidsnormen en eisen voldoet, waarbij niet alleen gekeken naar applicatiebeveliging, ontwerp van de systeemarchitectuur, infrastructuur, etc.., maar ook gekeken naar de achterliggende organisatie en procedures (zie Dit certificaat hebben wij mede kunnen verkrijgen, doordat wij als datacenter hebben gekozen voor het KPN Cyber Center. Join Account Administratie 1 jaar 1 maand SSL Datacentrum niet toegankelijk voor derden Kleisteen Kleisteen 1 maand - Versleuteld (https), dagelijkse test hackersafe, servers in beveiligd datacentrum MKB-Logic MKB-Logic Administratie 1 maand 1 maand adres + Wachtwoord, SSL, tokens, Beveiligd datacenter faillissement. Klant kan zelf tot het einde van het contract een eigen gemaakte backup en/of audit file downloaden.tot 28 dagen na het einde van het contract kan de klant tevens verzoeken hem een kopie van de gegevens te doen toekomen op een gegevensdrager. Exact heeft tevens de sourcecode gedeponeerd bij een onafhankelijke Escrow stichting in Nederland. Zie ook de Exact voorwaarden voor meer informatie. Lokaal te downloaden Na afmelden blijven gegevens beschikbaar, kunnen ook gedownload (xml auditfile, csv) Gegevens kunnen via een auditverslag naar iedere boekhouding Alle medewerkers van Exact hebben middels hun arbeidscontract een geheimhoudingsplicht. Daarnaast de privacy ook gewaarborgd (inclusief derden partijen) middels de Privacy en Geheimhouding artikelen in de Exact voorwaarden. Verder alle wachtwoorden versleuteld opgeslagen, zodat ze nooit in leesbare vorm gevonden kunnen. Daarnaast hebben Exact medewerkers geen directe toegang tot de gegevens van de klant. Minimaal 1 maal per dag automatisch een calamiteitenbackup gemaakt in het KPN Cyber Center. Daarnaast kan iedere klant op ieder moment ook een eigen backup maken en indien gewenst downloaden en archiveren. Zie ook de Exact voorwaarden voor meer informatie. Alleen wanneer integratie met MS Office is gewenst, dient lokaal een addin toepassing te geïnstalleerd. Momenteel alleen Microsoft (6.01 of hoger) Halverwege 2009 Safari en Firefox ook Strikt vertrouwelijk 2 maal per dag Nee IE, Firefox, Safari, etc. Opgenomen in AVW Contractueel vastgelegd in dienstverband medewerkers. Externe partijen hebben geen toegang tot gegevens. Dagelijks en wekelijks Back-up dagelijks verzorgd door datacenter Nee Adobe Reader of andere PDFreader voor Rapportages IE, firefox (ook voor de MAC), safari, camino IE6,7,8; FF2,3; Safari 3; Opera 9; Chrome.

3 geëxporteerd. Gegevens blijven tot 6 maanden na beëindiging bewaard en opvraagbaar via helpdesk. MUIS Software IMUIS 1 jaar 3 mnd Inlognaam, Wachtwoord, unieke sessiecode via SMS, of . Transport via SSL. Daarnaast de servers dagelijks gecheckt door HackerSafe en fysieke toegang tot datacenter is beperkt tot bevoegde personen middels irisscan. Administratie De minimale contractsduur voor een bedraagt één maand. hanteert een van één maand. Toegangsbeveiliging vindt plaats op basis van een unieke gebruikersnaam en wachtwoord, optioneel in combinatie met een hardware token of SMS bericht. Uiteraard is de verbinding tussen de client PC en de servers van beveiligd op basis van SSL. De -omgeving dagelijks op hackerveiligheid getoetst door HackerSafe van Macafee. Voor de gebruiker is dit zichtbaar op de loginpagina, waar een dagelijk ververst label het Ad hoc back-up, of gepland evt. via toegestuurd. Er kan altijd lokaal verder gewerkt, of overgestapt naar een andere imuis aanbieder, bijvoorbeeld accountant of hostingpartij. Administraties waarvan het beëindigd, blijven voor de klant in read-only vorm altijd online beschikbaar. Data kan op basis van een XML Auditfile lokaal opgeslagen. Iedere partij zal zich inspannen de nodige voorzorgsmaatregelen te treffen teneinde de van de andere partij ontvangen informatie van vertrouwelijke aard geheim te houden. Persoonsgegevens van de gebruiker zullen nooit door MUIS Software aan derden verstrekt, tenzij er sprake is van een wettelijke verplichting. werkt op basis van een openbaar privacy statement en voldoet aan alle eisen van Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). Dagelijks automatische back-ups gemaakt en opgeslagen op een fysiek gescheiden locaties. Tevens kan de gebruiker zelf een ad hoc back-up maken, of een back-up plannen eventueel automatisch verstuurd naar het adres. Op een back-up kan een wachtwoord geplaatst. Database backups in een continu proces automatisch gemaakt. Dagelijks backups weggeschreven naar externe media en op een beveiligde externe locatie bewaard. Backup restores zijn per individuele administratie mogelijk op verzoek van de Geen lokale software nodig voor standaard gebruik. Rapportage aangeboden in de vorm van PDF, Excel, of Word. Hiervoor moet wel lokale software aanwezig zijn. is een 100% webbased product en vereist geen installatie van lokale software. Vanaf Internet Explorer 6. is ontwikkeld voor gebruik met Microsoft versie 6.0 of hoger.

4 Siel Consultancy Acumulus 12 maanden 1 maand, willekeurig na de eerste 12 maanden. Aangezien achteraf afgerekend eigenlijk geen na 12 maanden bewijs vormt dat HackerSafe is. maakt gebruik van het State-of-the-Art datacentrum van Level3 in Amsterdam. Fysieke beveiliging en noodvoorzieningen voldoen aan de hoogste eisen. 1) SSL-verbinding, toegang op basis van code, inlognaam en wachtwoord, server staat in zwaarbeveiligde KPN-datacentrum Amsterdam SkillSource E-Boekhouden 1 maand 1 maand https, MC Afee security check, username, wachtwoord, optioneel (zonder extra kosten) extra code per login Twinfield Twinfield 1 maand 1 maand Unieke gebruikersnaam, wachtwoord dat aan minimale eisen moet voldoen (5 karakters, waarvan 2 hoofdletters en getallen), naam van de boekhouding. Er kan gekozen om een unieke SMS te ontvangen die 30 seconden geldig is. Er kan uitsluitend via een met SSL versleutelde verbinding gewerkt op basis van EV certificaten van Verisign. Deze EV (enhanced verification) certificaten zorgen voor een groene adresbalk in de browser ter indicatie dat de verbinding veilig is en dat er Gegevens kunnen door klant op ieder moment op detailniveau geexporteerd naar word en Excel. Gratis offlinemodule waarmee zonder internet alle gegevens ingezien kunnen. Stambestanden en mutaties kunnen naar Excel geexporteerd of via Twinfield Analysis in realtime opgevraagd en opgeslagen. Sommige klanten gebruiken een Webservice die op vaste tijdstippen een XML dump maakt van de hele boekhouding en deze lokaal Siel acht zich gehouden aan de WBP, datamining is onvoorwaardelijk uitgesloten, verzoek tot inzage van derden doorverwezen naar de klant. Iedere medewerker bij SkillSource heeft alleen toegang tot gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitoefening van het werk. Daarnaast heeft iedere medewerker een geheimhoudings-plicht. Gegevens zijn slechts toegankelijk voor enkele medewerkers die ook een Code of Conduct hebben getekend naast een persoonlijke geheimhoudingsverklaring. Verder zijn alle processen mbt geheimhouding, functie-scheiding en privacy geaudit door een onafhankelijke IT Audit instantie. klant. permanente backup door realtime replicatienaar redundante server, daarnaast elke dag om 02:00 uur. Iedere nacht integraal door ons + zelfstandige backup-optie voor klanten. Elk uur de doorgevoerde mutaties opgeslagen. Elke dag een volledige backup gemaakt van de hele boekhouding. Deze backup op een separate locatie veilig bewaard in gecomprimeerde en versleutelde staat. Deze backup blijft 10 werkdagen bestaan. De weekbackups Word en Excel of Openoffice of iwork, of Koffice, in principe alle gangbare officepakketen PDF-reader Niet nodig. er is geen lokale software vereist. Wel is het handig om te beschikken over een PDF-reader, Microsoft Word voor het maken van sjablonen voor facturen, herinneringen en aanmaningen en Excel voor het exporteren of inlezen van gegevens. Tevens kan optioneel gratis Twinfield Analysis IE, Firefox, Safari, Opera, Windows, Apple of Linux, FireFox, Safari, Chrome PC/Windows met 5.5, 6,0. 7 en 8 en met Firefox 1.5, 2.0 of Apple Mac OS- X met Firefox 1.5, 2.0 of Linux met Firefox 1.5, 2.0 of 3.0 met User Agent Switcher en het Microsoft TrueType fonts pack. (op basis van best-effort support)

5 YOB YOB- Teleboekhouden geen sprake is van een phishing aanval. Verdere informatie in bijgevoegde bijlage. opslaat. Tot slot kan gebruik gemaakt van een Escrow die ervoor zorgt dat de dienst nog gedurende een bepaalde tijd geactiveerd blijft indien Twinfield daartoe niet langer in staat blijkt. 3 maanden 1 maand i-verifier; pas met paslezer Data staat altijd bij accountant. Stoppen met online boekhouden betekent alleen dat de online toegang tot de data is afgesloten. Data blijft vertrouwd staan bij accountant Data staat altijd bij accountant, dus bij vertrouwde partij. blijven een maand bewaard. De maandbackups blijven een jaar bewaard. De jaarbackups blijven zeven jaar bewaard. Ook van klanten die hebben opgezegd en ook van boekhoudingen die zijn beeindigd. Data staat bij accountant; backup ook onder zijn supervisie geinstalleerd als Plugin in Excel voor het maken van een real-time koppeling tussen Excel en de boekhouding. Niet nodig. Alle browsers: Internet Explore Firefox Safari (MS/Mac) Opera Google Chrome 1) De beveiligingsstrategie van is gebaseerd op het CIA-principe. CIA staat voor Continuity, Integrity en Availability. Voor elk van deze deelgebieden is een openbaar toetsingskader beschikbaar waaruit blijkt welke technologische en procedurele maatregelen van kracht zijn op elk van de deelgebieden. Het toetsingskader door KPMG gehanteerd voor een periodieke audit en certificering. Alle gegevens hierover zijn via opvraagbaar.