Administratieve controles, Houd de regie!

Transcriptie

1 Administratieve controles, CNI s en flitscontroles Houd de regie! G.H.A.M. Koevoets LL.B. Fiscale monitor 2 november 2009 Brief van Ministerie van Financiën aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten Generaal Fiscale monitor Jaarlijks houdt de Belastingdienst een Fiscale Monitor Deze Monitor wordt gehouden bij grootschalige, representatieve steekproeven van particuliere belastingbetalers, ondernemers, toeslaggerechtigden, douaneklanten en fiscaal intermediairs. In de monitor worden opvattingen en (subjectieve) ervaringen van respondenten onderzocht. Fiscale monitor De controledichtheid Naar eigen zeggen is bij ongeveer tweederde van de ondernemers en 95% douaneklanten ooit wel eens een controle van de bedrijfsadministratie uitgevoerd. Over de afgelopen 12 maanden zegt rond eenkwart van deondernemerseendergelijke een dergelijke controle te hebben gehad en is volgens krap tweederde van de douaneklanten een zending fysiek gecontroleerd. Overigens vond het merendeel van de ondernemers en douaneklanten de controles zorgvuldig en deskundig uitgevoerd. 1

2 soorten controles Controle definitie van controle Controle: het toetsen van de werkelijkheid aan normen Soorten controles a. Fysieke controle/ Monsterneming b. Flitscontrole c. Controle bescheiden d. CNI Controle na de invoer e. Administratieve controle vergunning g f. Initieel onderzoek tbv vergunningafgifte g. VGEM controle h. AGD controle 2

3 Gewenst of ongewenst? controle wel of niet gewenst ongewenst: ik heb het misschien niet goed gedaan verstoord bedrijfsactiviteiten gewenst: zit ik op de goede weg? kan ik jaren afsluiten? Wettelijke basis controles Communautair Douanewetboek (CDW) I. Controle van de aangifte, bescheiden en goederen (art. 68 CDW ) I CNI (art. 78 CDW) Initieel onderzoek (divers) Administratieve controle wordt niet echt vermeld, vloeit voort uit verjaringstermijn en aanpak controlestrategie en vergunningvoorwaarden. Controle aangifte verificatie van de aangifte I. Administratief afdoen (geen controle) I IV. Globale controle (ook niet echt controle) Verificatie aan de hand van de bescheiden Fysieke controle/monsterneming 3

4 Fysieke controles Drie vormen van fysieke controle: 1. onderzoek zonder monstername 2. monstername ten behoeve van grondige controle 3. monstername ten behoeve van een laboratoriumanalyse Rechten & plichten: Rechten en plichten fysieke controles Plicht: 1. Medewerking verlenen aan onderzoek en monsterneming (Artikel 69 CDW en artikel TCDW) op eigen kosten Recht: 1. Aanwezig te zijn bij onderzoek of monstername (dus men moet worden geïnformeerd) 2. Recht op bezwaar tegen monsterneming (artikel 8:2 ADW) 3. Recht op aanvullend onderzoek CNI Controlena Controle na de invoer 4

5 CNI a. Insteek van de douane b. Wie controleert en stuurt aan c. Levensloop van de controle d. Voorbereiding door het bedrijf e. Daadwerkelijke controle f. Afronding controle en vervolg Insteek van de douane a. Waarom CNI? I. Strategie: aangiften niet specifiek controleren, maar later (kelderproces). CNI ook wel een administratieve controle in het verlengde van de verificatie Ook specifieke signalen van Europese Commissie, OLAF, andere klanten b. Welk belang: I. Bijna altijd financieel belang (classificatie, waarde, oorsprong) Niet fiscaal belang (VGEM) vaak niet meer relevant a. Wie stuurt aan I. Landelijk kantoor/ kennisgroepen Wie stuurt aan en controleert door middel van een specifieke controleopdracht b. Wie controleert I. Speciaal controleteam opgeleid voor CNI I IV. Medewerkers op divers niveau Niet gespecialiseerd in inhoudelijke materie (generalist) Vaak verlengstuk van opdrachtgever ofwel vormt niet per definitie eigen mening 5

6 Levensloop van de controle a. Signaal / controleopdracht (incl. voorbereiding controle) b. Verzoek afspraak voor bedrijfsbezoek en controle c. Voorbereiding door het bedrijf d. Daadwerkelijk onderzoek e. Afronding controle en resultaten Signaal/controleopdracht a. signalen en risicoanalyses leiden tot controleopdracht b. voorbereiding controle door opstellen behandelplan c. maken afspraak met aangever d. schriftelijk aankondigen controle en bedrijfsbezoek Aankondiging bedrijfsbezoek en controle Onlangs bent u door mij benaderd in verband met een administratieve controle die wij bij uw bedrijf zullen instellen. Gaarne wil ik onze afspraak schriftelijk bevestigen. Het onderzoek zal aanvangen op ~datum~ om ~tijdstip~. De controle zal betrekking hebben op een aantal aangiften gedaan in de jaren tot en met en zal gericht zijn op de juistheid van de afdracht van de rechten bij invoer. Voor een vlotte start van de controle is het noodzakelijk dat u de volgende gegevens op de dag van het onderzoek beschikbaar heeft: eigen exemplaar van de aangiften met de daarop betrekking hebbende bescheiden; (kopie)vergunningen en certificaten, welke op de invoer betrekking hebben; rekeningschema van de administratie; organigram met vermelding van de afdelingen van uw bedrijf; de jaarstukken met kolommenbalans, grootboek, subadministraties, specificaties van de journaalposten, kladadministratie en dergelijke; crediteurenadministratie; facturen en bankbescheiden; transportbescheiden; contract of inkooporders; opslagkosten in haven van aankomst; eventuele monsters; eventuele handelscatalogus; Als u het wenselijk vindt dat uw accountant of belastingadviseur bij de controle of het begin daarvan aanwezig is, dan wordt u verzocht daarvoor de nodige maatregelen te treffen. Mocht onverhoopt blijken, dat de gemaakte afspraak niet kan worden nagekomen, verzoek ik u dit tijdig kenbaar te maken via bovengenoemd doorkiesnummer. dan 6

7 Aankondiging bedrijfsbezoek en controle Wat staat er nu precies in? I. Datum onderzoek: schikt het echt, is alles geregeld? I IV. Tijdsduur: kort? lang? Doel van het onderzoek: specifieke aanduiding / periode/ aangiften? Beschikken over gedeeltelijke of volledige administratie Is precies duidelijk wat wordt gevraagd? V. Bijstand: is dit wenselijk in dit stadium? Voorbereiding door het bedrijf Waarom voor deze aangiften? I. Overallcontrole of specifieke aangiften / kwestie bij specifieke kwestie, probeer er achter te komen wat aanleiding / probleem kan zijn Waarom bij mij? I. Is het logisch dat ze bij uw bedrijf komen: wanneer is de douane expediteur subject van de controle en wanneer de importeur? Is de opdrachtgever / importeur ook bericht? Klaarleggen bescheiden Klaarleggen alle gevraagde bescheiden I. volledigheid (alle aangiften, documenten, bescheiden, instructies, e.d.) importeur: indien geen aangiften voorhanden zijn deze opvragen bij douane expediteur douane expediteur: instructie opdrachtgever en opdracht directe vertegenwoordiging Volmacht directe vertegenwoordiging: vaak blijkt de volmacht toch niet getekend aanwezig te zijn: alsnog regelen 7

8 Specifieke reden onderzoek? specifieke reden onderzoek: I. Bijvoorbeeld classificatie: wijzigingen in goederencodes, douanerechten, antidumpingheffing, BTI s, jurisprudentie I Bijvoorbeeld douanewaarde: documentatie en opdracht van de importeur, facturen, welke elementen bewust niet of wel meegenomen, verbondenheid Bijvoorbeeld oorsprong: geldigheid (datum) van oorsprongsdocument, afgevende instantie, mededelingen oorsprongsfraude waar wordt op gelet?: Specifieke reden onderzoek? I. Juistheid van indeling: positieve controle ofwel, mocht dat wat is verantwoord wel verantwoord worden? I Juistheid en volledigheid douanewaarde: positief en negatief! Negatief vanwege devraag of alles wat verantwoordhadmoeten worden wel is verantwoord Juistheid oorsprong: positieve controle Daadwerkelijke controle Bedrijfsbezoek: bedenk van tevoren: I. Waar je de controle ambtenaren ontvangt Wat je ze laat zien I Met wie je ze laat praten (instrueer medewerkers) 8

9 Daadwerkelijke controle Bij aanvang van de controle vragen naar de aanleiding en inhoud controle: I. Vraag naar de achtergrond van de controle en de aanleiding, waarom juist controle bij dit bedrijf? I Wat wil men precies controleren en hoe? Wat is de verwachte duur, wie is nodig vanuit het bedrijf, eventueel nadere afspraken maken Daadwerkelijke controle Inhoudelijke controle: I. Leg bescheiden en documentatie klaar Maak kopieën van stukken en dossiers waarvan je verwacht dat de douane deze wil hebben I Andere stukken: indien de douane verzoekt om kopieën: maak deze zelf en registreer wat je meegeeft IV. Houd de regie! V. Wees niet impulsief en denk na voordat je informatie geeft. Weet je het zelf of heb je het van horen zeggen. Hoe komt iets over? VI. Langere controle: evalueer elke dag Daadwerkelijke controle Plicht van de gecontroleerde: 1. Medewerking verlenen (artikel 14 CDW) 2. Bewaarplicht van de administratie van 7 jaar 3. Informatieplicht (artikel 14 CDW) 9

10 Afronding controle en vervolg a) Na het onderzoek zal de douane de resultaten kenbaar maken b) Concept controlerapport en eindgesprek c) Bespreking resultaten: bijvoorbeeld aankondiging UTB/ Proces verbaal d) Definitief controlerapport Administratieve controle Behandelplan administratieve controle Wederom: I. Aanleiding en doelstelling Wie controleert en rol van medewerkers I Langere doorlooptermijn: duidelijkere afspraken 10

11 Aanleiding en doelstelling Waarom administratieve controle? I. Meestal controle vergunningvoorwaarden Bijvoorbeeld domprocplaatsing, domproc invoer, eindcontrole Vaststellen of aan de vergunningvoorwaarden kan worden voldaan (initieel onderzoek) Levensloop van de controle a. Voorbereiding controle door douane b. Verzoek afspraak voor bedrijfsbezoek en controle c. Voorbereiding door het bedrijf d. Daadwerkelijk onderzoek e. Afronding controle en resultaten Voorbereiding controle door Douane Wie controleert I. Voornamelijk F en I medewerkers Accountants, EDP auditmedewerker of auditor 11

12 Voorbereiding controle door Douane Voorbereiding I. Controleprogramma Digitaal overzicht van alle aangiften/ auditfile I Aansluitingen binnen aangiften IV. Websites / branchegegevens / signalen van binnen en buiten de Douane Voorbereiding door het bedrijf a. Zie eerder aangegeven bij CNI b. Maar aanvullend: belangrijk om zelf ook aansluiting te zoeken binnen voorraadverloop, financiële administratie, e.d. c. Voorbeeld: Aangifte T1 binnenkomend inslag douane entrepot gebruikelijke behandeling uitslag T1 aangifte geannuleerd inslag douane entrepot niet meer opgevoerd d. Bekijk ook eerdere rapporten en resultaten Voorbereiding door het bedrijf Bestuderen / review dossiers en andere bescheiden I. Volledigheid (alle aangiften, documenten, instructies, e.d.) I Enkelelijncontroles: lijncontroles: van instructie inkoper tot enmet betaling afnemer Bespreek daarnaast ook intern de aangekondigde controle met relevante medewerkers 12

13 Daadwerkelijke controle a. etaleer kennis, kunde en bereidheid tot medewerking b. geef een uitgebreide rondleiding, benadruk douaneprocessen en wijze waarop deze integraal binnen bedrijf zijn doorgevoerd c. verstrek foldermateriaal, jaarverslag, promotiemateriaal d. besteed aandacht aan (beïnvloeden) controleaanpak I. Controle 3 jaar of controle 1 maand Integrale controle of meer steekproefsgewijs I Systeemgericht of gegevensgericht e. Eerste dag: introduceer betrokken medewerkers Afronding controle a. Douane maakt afspraak voor (eind)bespreking van de controle b. Vraag voorafgaand aan (eind)bespreking exemplaar concept controlerapport c. Geen gesprek voordat exemplaar goed is bestudeerd door betrokken medewerkers d. Verzamel reacties op controlerapport en vergelijk ook met eerdere rapporten e. Bereid een reactie grondig voor Afronding controle f. Laat één persoon het woord voeren bij eindgesprek g. Als professioneel juridisch advies nodig is: schakel jurist adviseur op tijd in: douane vind het (meestal) prettig om met professional te praten h. Reageer niet met stellingen die u niet hard kunt maken i. Maak een voorbehoud wanneer specifieke punten nog niet zijn onderzocht (bijvoorbeeld douane expediteur moet nog antwoord geven, specifieke documenten moeten nog worden onderzocht) 13

14 Vaste opbouw controlerapport Controleopdracht Bedrijfsactiviteiten Administratieve systemen Administratieve organisatie en interne beheersing Bevindingen Correcties Recapitulatie Boete Standpunt belastingplichtige (bij eindrapport) Resultaten controle a. Financiële gevolgen: UTB of teruggaaf b. Proces verbaal verhoor c. Nadere afspraken d. Aanpassing vergunning of intrekken vergunning Proces verbaal a. Indien douane meent dat er sprake is van een strafbaar feit (dat is al snel het geval) dan zal proces verbaal worden afgenomen (verhoor) of een afspraak daartoe worden gemaakt. b. Bereid dit verhoor goed voor, houdt het liever neutraal of geef geen inhoudelijke reactie. c. Indien u daadwerkelijk goede argumenten heeft: meld deze (maar toets ze eerst). d. Let op: douane gaat vrij snel naar grove schuld / opzet. 14

15 UTB we zijn nog niet klaar a. Ook al heeft de douane inhoudelijk gelijk, dat wil nog niet altijd zeggen dat ze kan navorderen I. Vertrouwensbeginsel (reeds eerder gecontroleerde aangiften, ook HR ) 1. Fysieke controle 2. Controle van de bescheiden Verjaring I Bent u wel de schuldenaar Einde Administratieve controle, CNI en flitscontroles Houd de regie! G.H.A.M. Koevoets LL.B. 15