PRESENTEREN MTSO-INFO 22 DIMITRI MORTELMANS 2001

Transcriptie

1 PRESENTEREN MTSO-INFO 22 DIMITRI MORTELMANS 2001 Faculteit PSW Universiteit Antwerpen Contact: prof. dr. Dimitri Mortelmans Tel : +32 (03) Fax : +32 (03)

2 MTSO-INFO Documenten in de reeks MTSO-INFO werden geschreven door leden van de vakgroep MTSO (Methoden en Technieken van het Sociaal-Wetenschappelijk Onderzoek) met als doel op een heldere en eenvoudige manier bepaalde thema's van onderzoeksmethoden en computergebruik uit te leggen. De thema s sluiten aan bij analysetechnieken of softwareprogramma s die gebruikt worden aan de Faculteit PSW van de Universiteit Antwerpen. Vermits sommige documenten door andere leden van de Universiteit Antwerpen of daarbuiten nuttig kunnen zijn, worden deze gratis online aangeboden op Het downloaden en verspreiden van deze documenten is toegestaan mits correcte bronvermelding. WAARSCHUWING: De documenten worden slechts sporadisch bijgewerkt. Dit heeft repercussies voor die documenten die slaan op software. De auteurs hebben niet de bedoeling om bij het uitkomen van nieuwe versies van programma s steeds het hele document te herschrijven. Daarom dient de lezer er rekening mee te houden dat het document steeds slaat op de softwareversie zoals deze bij het uitkomen van het MTSO-INFO document gangbaar was.

3 PRESENTEREN Inhoud 1 INLEIDING: PRESENTEREN IS EEN KUNST OP ZICH PRESENTATIES VOORBEREIDEN ZICH VOORBEREIDEN OP EEN PRESENTATIE Het doel van de presentatie De doelgroep van de presentatie DE STRUCTUUR VAN EEN PRESENTATIE De inleiding Het middenstuk Het besluit PRESENTATIETECHNIEKEN De drie krachtigste presentatiemiddelen Tips bij de voorbereiding Tips tijdens het presenteren HULPMIDDELEN BIJ PRESENTATIES INLEIDING SOORTEN HULPMIDDELEN Overheadprojector en sheets Dia s Flip-over Stiftenbord (white board) Elektronische presentaties Video MTSO INFO / UA - FPSW

4 2 1 Inleiding: Presenteren is een kunst op zich We leven in een informatiemaatschappij. Een grotere open deur instampen is haast niet mogelijk. In deze cursus worden verschillende aspecten van deze informatiewereld behandeld. Netwerken om razendsnel met elkaar te communiceren. Analysetechnieken om informatie te reduceren en te ordenen. En tot slot gereedschappen om al deze informatie op een min of meer ordentelijke wijze aan een publiek over te brengen. Een grafiek kan een krachtig instrument zijn om veel informatie in één beeld over te brengen. Een enthousiaste spreker maakt van deze grafiek echter een bom met een geweldige impact op een directiecomité. Een vurig presentator verdubbelt zijn punten in het seminarie omdat die grafiek toch wel echt was waar de professor op zat te wachten. Van alle technieken die in dit derde deel aangereikt wordt, is het spreken in het openbaar (m.a.w. het presenteren van informatie) de meest belangrijke. Niettegenstaande de snelste computer, het grootste netwerk of de beste software, de presentatie van de eenling voor de groep blijft een van de basisvormen van de menselijke communicatie. De vertelkracht van de mens blijft tot nu toe onovertroffen. Ondanks het regelmatig terugkeren van presentaties (op scholen, universiteiten maar zeker ook in bedrijven en organisaties), blijft het voor veel mensen een van de meest angstaanjagende opdrachten die men kan krijgen. Uiteraard kennen we allemaal de geboren talenten die voor de vuist weg een presentatie geven, zonder voorbereiding en met een begeestering die een hele zaal uren in de ban kan houden. Neem gerust aan dat deze natuurtalenten zeldzaam zijn, zeer zeldzaam. Als je niet tot dat selecte kransje van natuurtalenten behoort, is niets verloren. Presenteren kan je immers leren. Zelfs de meest verlegen, de meest saaie individuen kunnen mits een gedegen voorbereiding een behoorlijke én aangename presentatie houden. Presenteren is immers niet alleen iets van veel talent hebben. Presenteren is ook en vooral een technische bagage bezitten die je helpt bij de voorbereiding 1. Dit hoofdstuk levert slechts een fractie van de technische hulpmiddelen die er bestaan om het presenteren in goede banen te leiden. We reiken enkele hoofdlijnen aan waarmee men reeds aan de slag kan. De rest is oefenen en nog eens oefenen 2 Presentaties voorbereiden Een van de grootste fouten die wel eens gemaakt worden, is te denken dat het houden van een presentatie zich beperkt tot het schrijven van een inhoudelijke tekst en het samenvatten van die tekst in een aantal sheets. Goed presenteren houdt uiteraard in dat de inhoud van je presentatie in orde is en dat je hulpmiddelen hebt voorbereid, maar er komt veel meer bij kijken. In deze 1 De technische achtergronden voor deze MTSO-INFO werden in hoofdzaak gehaald uit het boek Beter Presenteren van K.J. Klijnsma.

5 3 paragraaf gaan we achtereenvolgens in op de allereerste voorbereiding van een spreker, het structureren van een presentatie en enkele eenvoudige technieken van het presenteren. 2.1 Zich voorbereiden op een presentatie Het doel van de presentatie Voor men kan beginnen aan het inhoudelijk opzetten van een presentatie moet men zich twee belangrijke elementen voor ogen houden: wat is het doel van mijn presentatie en voor wie zal ik spreken? Als je een paper moet presenteren in een seminarie is het heel belangrijk om het doel van je presentatie voor ogen te houden. Wil je je medestudenten informeren over wat je gelezen hebt? Wil je de professor overtuigen van een controversiële stelling van je seminariewerk? Of zijn punten onbelangrijk en wil je je publiek voornamelijk een aangename tijd bezorgen? De beslissing over elk van deze vragen zal belangrijk zijn voor de stijl van je presentatie en het uitwerken van teksten en sheets. In het algemeen zijn alle presentaties (kort of lang, formeel of informeel) in te delen in twee groepen: presentaties die tot doel hebben te informeren en presentaties die tot doel hebben te overtuigen. Een informatieve presentatie heeft als belangrijkste doel het overbrengen van informatie op een bepaald doelpubliek. Het lesgeven is een van de meest klassieke voorbeelden van een informatieve presentatie. Bij een overtuigende presentatie is het doel van de spreker om zijn publiek te overtuigen van een bepaalde zienswijze. Het klassieke voorbeeld hier is de politieke speech. Soms hebben presentaties zowel een informatieve (bv. een uitleg over een softwarepakket) en een overtuigende component (bv. Waarom Microsoft verkiezen boven Corel?). Net zoals het onderwijs zijn eindtermen kent, is het als spreker nuttig om een concrete doelstelling voor ogen te houden voor de presentatie. Men kan bijvoorbeeld wensen dat zijn publiek na de lezing beter op de hoogte is van de conceptuele moeilijkheden van het denkkader van Pierre Bourdieu. Vanuit die doelstelling vertrekt de spreker dan bij het opstellen van zijn betoog De doelgroep van de presentatie Het tweede essentiële ingrediënt voor een geslaagde presentatie is de inschatting van het doelpubliek. Hoe beter je weet wie er voor je zit en hoe beter je inspeelt op wie voor je zit, hoe beter je presentatie zal zijn. Waarom hebben presentaties van seminariewerken zo vaak de neiging om oersaai en vervelend te zijn? Men komt gewoon vertellen (in het slechtste geval voorlezen) wat men heeft geschreven zonder ook maar één moment rekening te houden met wie er in de zaal zit. Nu is een seminariepresentatie een bijzondere gebeurtenis omdat zowel de medestudenten als de begeleider aanwezig zijn. Hoe kan een publieksanalyse van een seminariepresentatie er uit zien?

6 4 De medestudenten: Zij zijn verplicht om jouw presentatie bij te wonen maar eigenlijk hadden ze liever iets anders gedaan. Ze zijn (vaak) niet op de hoogte van wat je gelezen hebt en zullen een technische uitleg niet begrijpen. De begeleider: Deze komt luisteren naar de wijze waarop je de seminariestof al dan niet persoonlijk hebt verwerkt. Hij is op de hoogte van de bronnen die je gebruikt hebt en zelfs de meest technische uitleg die je bovenhaalt, zal nog heel vertrouwd in zijn oren klinken. Bovendien is de begeleider ook maar een mens die een vol uur naar verschillende seminariepresentaties moet luisteren. Wat kan een publieksanalyse leren? In het geval van de publieksanalyse van een seminariewerk, leer je dat je de presentatie heel gebalanceerd moet opstellen. Je publiek is immers heel divers. Aan de ene kant moet je aantonen dat je een zeker niveau van techniciteit bereikt hebt. Aan de andere kant moet je de presentatie wel van voldoende voorbeelden voorzien zodat je medestudenten ook nog kunnen volgen. Bovendien tonen goedgekozen voorbeelden aan de begeleider dat je de literatuur persoonlijk verwerkt hebt. Tot slot dien je om te gaan met de latente vijandigheid bij je doelpubliek door het geheel misschien te verluchten met een grapje hier en daar. Een klein hulpmiddeltje bij de koppeling van de publieksanalyse met de eigenlijke presentatie is jezelf de volgende vraag stellen: Wat wil het doelpubliek weten van mijn onderwerp? Zeker bij informatieve presentaties is het belangrijk een inschatting te maken van de vragen die er leven bij je doelpubliek. 2.2 De structuur van een presentatie Waarom aandacht besteden aan de structuur van een presentatie? Iedereen weet toch dat je werkt met een inleiding, een middenstuk en een slot. De klassieke driedelige indeling is een structuur die afkomstig is uit schriftelijke communicatie. In mondelinge presentaties is deze driedeling weliswaar overgenomen maar aangepast aan de eigenheden van het spreken voor een publiek. Dat betekent dat voornamelijk de inleiding en het besluit van een presentatie grondig verschillen van een geschreven inleiding en besluit De inleiding De inleiding van een wetenschappelijke paper zal de probleemstelling bevatten waarover de auteur wil schrijven. Een grote fout is het publiek van een lezing meteen te overvallen met een probleemstelling om dan onmiddellijk over te gaan naar de behandeling van het probleem. Zeker bij presentaties die een kwartier of langer duren, is het noodzakelijk om niet met de deur in huis te vallen. Zowel spreker en publiek moeten nog wennen aan mekaar. Voor de spreker is de inleiding een soort woord vooraf, een opwarmer. Voor het publiek geeft de inleiding de mogelijkheid om de laatste fluisterende gesprekken stop te zetten en te wennen aan de spreker (zijn stem, zijn lichaamstaal) en aan de situatie (zitten en luisteren).

7 5 Hoe de inleiding er moet uitzien is moeilijk in enkele regeltjes te vatten. Voor een college gelden andere regels dan voor een presentatie van een seminariewerk of een paper op een congres. Klijnsma reikt acht ingrediënten aan die een spreker kan gebruiken om zijn kop samen te stellen. Deze acht ingrediënten hoeven niet noodzakelijk alle acht gebruikt te worden. Het zijn veel meer aandachtpunten die een spreker kunnen leiden bij het schrijven van zijn presentatie. 1. De aandachtstrekker Een goede presentatie begint met een aandachtstrekker. Het doel hiervan is het publiek te motiveren om verder naar jouw betoog te luisteren. De aandachtstrekker prikkelt het publiek en trekt de aandacht. De meest eenvoudige methode is opkomen en het publiek aankijken. Wacht tot het publiek stil wordt vooraleer u begint te spreken. Vertrouw er gerust op dàt het stil zal worden. Mensen zijn nieuwsgierig en worden stil als er iets te gebeuren staat. Die nieuwsgierigheid kan je ten top drijven door nog enkele seconden te wachten alvorens je van wal steekt. Overdrijf echter niet want dan loop je de kans dat gegiechel en gelach in de zaal dit spanningsmoment doorprikken. Als de zaal stil is, komt de eigenlijke aandachtstrekker. Deze kan velerlei vormen aannemen: het publiek welkom heten, gemeenschappelijke belangen of interesses noemen, een voorval vertellen, een grap of anekdote vertellen, een uitspraak van een bekend persoon aanhalen, een spreekwoord aanhalen, een stelling poneren, een vraag stellen aan het publiek, inhaken op een vorige spreker, iets laten zien. De mogelijkheden zijn bijna onbeperkt. Het doel van de eerste woorden is zoals gezegd de aandacht die de spreker kreeg door het stil maken van de zaal, vast te houden. Een goede openingszin schrijven is geen sinecure. Soms ligt de aandachtstrekker voor de hand, soms komt er niets boven. In vele gevallen kan de openingszin in de laatste minuten voor de lezing nog veranderen. Inspelen op wat er eerder op de dag gebeurde of wat er s morgens op het radionieuws te horen was, kan een veel natuurlijkere en sympathiekere openingszin opleveren dan de zoveelste zinsnede van Shakespeare die wordt opgedist. Komt er niets spontaan boven en ben je heel zenuwachtig dan kan het volstaan om het publiek welkom te heten en jezelf en het onderwerp voor te stellen. 2. Het kader Het publiek is na de aandachtstrekker (hopelijk) geboeid aan het luisteren. Dat is ideaal om het publiek kennis te laten maken met de spreker, jij. Introduceer jezelf, je achtergrond en de specialisatie die de organisatoren aangesproken hebben om de presentatie te houden. Als je in klasverband een seminariewerk moet voorbrengen, hoef je je uiteraard niet uitgebreid te gaan voorstellen maar concentreer je je meer op de opdracht en de resultaten die je zal behandelen.

8 6 3. Het doel en het belang Het publiek heeft nu kennis gemaakt met de spreker. Het heeft gedurende enkele minuten aandachtig de spreker gevolgd. Nu moet het doel van de presentatie naar voor gebracht worden. De spreker heeft in zijn voorbereiding dat doel voor zichzelf heel scherp verwoord en kan dit nu kernachtig uitspreken. Het is immers belangrijk om het publiek te laten weten wat ze mogen verwachten en wat ze zullen hebben aan (bijleren van) je presentatie. Probeer je te verplaatsen in de hoofden van je toehoorders (zie publieksanalyse) en probeer in het kader een antwoord te geven op de volgende vragen van je toehoorders: Waarom zit ik hier? Waarom is dit belangrijk voor mij? Wat heb ik eraan? 4. De inhoudsopgave Om het de toehoorders gemakkelijk te maken je presentatie te volgen is het vaak aan te raden om in de inleiding ook al een structuur te geven van wat je gaat vertellen. Net zoals de structuur van een wetenschappelijke tekst, nummer je de verschillende onderdelen: 1, 1.1. Gebruik niet te veel onderverdelingen wanneer je de inhoudsopgave presenteert omdat dat vele toehoorders al op voorhand kan afschrikken. De inhoudsopgave kan je ook op sheet tonen. Wanneer de toehoorders de structuur niet alleen horen maar ook zien, zullen ze nog beter in staat zijn om het geheel te volgen. 5. De tijdsduur Soms weten toehoorders niet hoe lang je zal spreken. Het is in die gevallen zeker aangewezen om je publiek te vertellen hoe lang de presentatie zal duren: drie minuten of drie kwartier. Vaak is dit niet nodig omdat het programma duidelijk vermeldt hoelang een bepaalde lezing zal duren. Ook als je moet lesgeven, ligt de duur van de les doorgaans op voorhand vast. Als er pauzes voorzien zijn, noem je die best ook in de inleiding van je presentatie. Je kan dan met wat humor verwijzen naar de beschikbare hapjes en drankjes. Let er wel op dat je dit op voorhand met de organisatie geverifieerd hebt. Verkeerde informatie zou de organiserende instantie in verlegenheid kunnen brengen. 6. De hulpmiddelen Als er speciale hulpmiddelen voorkomen in je presentatie kan je die ook best in je inleiding reeds vermelden. Wanneer het publiek weet dat er na een korte introductie van jou een film gedraaid zal worden, zal het met meer aandacht volgen en uitkijken naar de film. 7. De hand-outs In het middelbaar onderwijs weerklinkt soms de roep Moeten wij dat opschrijven, meneer?. Het mag misschien vreemd klinken maar heel vaak leeft deze vraag

9 7 ook bij je publiek. Moeten ze tijdens de lezing aantekeningen maken of krijgen ze na de lezing een hand-out van wat er gezegd is? Als je van plan bent om na je presentatie de volledige tekst of een beperkte hand-out te geven van je presentatie is het aangewezen om dit in je inleiding aan te kondigen. Op die manier moeten toehoorders niet voortdurend noteren en kunnen ze zich beter concentreren op je lezing. Geef je hand-outs voor of na een presentatie? Vanuit de positie van de toehoorders bekeken, is het aangenaam om de hand-outs voor de lezing te hebben. Op die manier kunnen zij je lezing heel goed volgen en waar nodig nog wat extra commentaar schrijven bij de hand-out. Vanuit de positie van de spreker is het beter om de hand-outs na de lezing te geven. Hand-outs hebben immers de vervelende gewoonte om de aandacht van de spreker af te leiden. Het uitdelen van de papieren duurt in de meeste gevallen even. Vaak is de spreker reeds begonnen terwijl men nog aan het uitdelen is. Bovendien wil iedereen toch even de papieren bundeltjes doorbladeren. Dat maakt dat de spreker reeds enkele minuten aan het woord is en vele mensen belangrijke stukken van zijn inleiding gemist hebben. Het is dus aan te raden om de hand-outs pas nà de presentatie uit te delen. Kan het echt niet anders, probeer er dan voor te zorgen dat de papieren uitgedeeld zijn voordat je het spreekgestoelte betreedt. De aandacht van de lezende mensen krijg je wel door de stilte die je creëert voor je begint te spreken (zie hoger). 8. De vragenprocedure De meeste spreker wensen liefst eerst hun presentatie te houden. Je kan je dan optimaal concentreren op het vertellen en je wordt niet onderbroken door het publiek. Nadien kan je je dan weer honderd procent concentreren op de vragen die er komen. Voor grote groepen is dit ten zeerste aan te raden. Anders loop je het risico te gaan uitweiden en over je tijdslimiet te gaan. Zeg daarom in je inleiding hoe het vragen stellen verloopt. Als er zeer dringende vragen zijn tijdens je presentatie (bijvoorbeeld een sheet die op zijn kop ligt) dan hoor je die wel uit de zaal komen. Voor kleine of informele groepen waar de afstand tussen spreker en toehoorder niet zo groot is, kan je eventueel vrij vragen laten stellen. Wanneer deze vragen uitmonden in een discussie dan breek je deze best af en vraag je om het gesprek na de lezing verder te zetten. Het belangrijkste is dat je als spreker je draad niet verliest en na elke onderbreking je verhaal opnieuw kan voortzetten Het middenstuk Gestructureerd praten: overgangen De inleiding sluit je af met een overgang. Je moet aan je publiek duidelijk maken dat je nu gaat beginnen aan je eigenlijke lezing over het onderwerp reeds kernachtig formuleerde. Een klassieke manier om deze overgang te maken is de volgende:

10 8 Tot zover de inleiding en dan begin ik nu aan het eerste punt: Doorheen je hele presentatie maak je steeds duidelijke overgangen wanneer je een nieuw groot punt aansnijdt. In een geschreven tekst kan je dit eenvoudig doen door een nieuwe titel met een nieuwe nummering tussen te voegen. In een mondelinge presentatie kan dat niet en dus moet je het publiek erop attent maken dat er iets nieuws gaat volgen. Overgangen geven een heel gestructureerde indruk en stellen toehoorders die even de draad kwijt zijn, in staat om opnieuw in te pikken. Probeer wel afwisseling te brengen in de bewoording van je overgangen. De klassieke overgang naar het eerste punt van je presentatie gaat vervelen als je zeven of acht hoofdpunten hebt Gestructureerd praten: vaste structuren Het is niet voldoende dat een spreker tijdens zijn presentatie voldoende aangeeft wanneer er een nieuw punt in zijn betoog volgt. Een noodzakelijke voorwaarde daarvoor is dat er structuur in zijn presentatie aanwezig is. Wanneer de spreker er op voorhand niet in slaagt een duidelijke en logische structuur op te bouwen, zullen toehoorders niet kunnen volgen. Een handig hulpmiddel bij het maken van zowel schriftelijke teksten als mondelinge presentaties, zijn de zogenaamde vaste structuren. We zijn er ons niet van bewust maar het structureren van een tekst verloopt in vele gevallen volgens vaststaande patronen. Dat heeft te maken met verwachtingspatronen van lezers of toehoorders. Wanneer je een probleem bespreekt, wordt er verwacht dat er eerst uiteengezet wordt wat het probleem is alvorens men over oplossingen gaat spreken. Steehouder, Jansen en anderen noemen dergelijke verwachtingspatronen vaste structuren. Het zijn niets anders dan kapstokken die een spreker in staat stellen om snel een bepaalde boodschap op een gestructureerde manier over te brengen. Hoewel er tientallen van dergelijke structuren bestaan, worden vaak zes belangrijke vaste structuren onderscheiden. Alle vaste structuren worden opgebouwd rond een aantal vragen. Het stellen en beantwoorden van deze vragen levert een structuur op die eenvoudig te volgen is en logisch zal klinken in de oren van je toehoorders. Uiteraard is het niet de bedoeling de vragen in de schema s letterlijk over te nemen als structuur. Het komt er op aan het idee achter de vragen in je structuur te verwerken. 1. De probleemstructuur THEMA (= probleem, een ongewenste situatie) Wat is het probleem precies? Waarom is het een probleem? Wat zijn er de oorzaken van? Wat is ertegen te doen? De probleemstructuur wordt gebruikt wanneer je moet praten over een ongewenste, nadelige of moeilijke situatie. Het is een structuur die sociologen en

11 9 politologen bekend in de oren zal klinken omdat zij heel vaak spreken over sociale en politieke problemen. De eerste vraag betreft de omschrijving van het probleem. Deze vraag wordt de beeldvraag genoemd. De spreker behandelt de omstandigheden van het probleem, geeft achtergrondinformatie over plaats, tijd en eventuele betrokken partijen. Politieke wetenschappers die bijvoorbeeld de problemen in Noord Ierland bespreken schetsen de historiek van het probleem, de huidige politieke en economische situatie en de betrokken partijen in het conflict. De vraag naar het waarom van het probleem is facultatief. Enkel als je denkt dat niet alle toehoorders overtuigd zijn dat het probleem dat je bespreekt ook daadwerkelijk een probleem is, kan je dieper ingaan op het waarom. Daarbij kan je twee mogelijke oorzaken aanhalen waarom iets een probleem wordt. In de eerste plaats kan iets als problematisch ervaren worden omdat het ongewenste gevolgen met zich meebrengt. Ten tweede kan iets een probleem zijn omdat het indruist tegen de bepaalde ethische, politieke of morele waarden en normen. De laatste twee vragen liggen voor de hand. Eerst gaat men in op de oorzaken van het probleem omdat het wegnemen van oorzaken in een aantal gevallen kan leiden tot het oplossen van het probleem. Tot slot bespreek je de mogelijkheden die voorhanden zijn om het probleem aan te pakken en eventueel op te lossen. In vele gevallen kan je daarbij verwijzen naar het wegnemen van de oorzaken van het probleem om alzo oplossingen te suggereren. In een aantal gevallen zoals dementie is het wegnemen van de oorzaak (het ouder worden) niet mogelijk. In die gevallen bespreek je de bestrijding van de nadelige gevolgen. Dit wordt ook wel eens symptoombestrijding genoemd. 2. De maatregelstructuur THEMA (= maatregel, een actie, een voorstel) Wat is de maatregel precies? Waarom is de maatregel nodig? Hoe wordt de maatregel uitgevoerd? Wat zijn de effecten van de maatregel? Op vergaderingen worden regelmatig beslissingen genomen over te nemen maatregelen. In vele gevallen wordt iemand uit de organisatie of het bedrijf dan aangeduid om voor de vergadering de maatregel of het voorstel daartoe te komen toelichten. De maatregelstructuur helpt de presentator om de toehoorders een accuraat beeld te vormen van de maatregel. De structuur begint opnieuw met de beeldvraag: wat is de maatregel precies? De spreker geeft een uitleg over hoe de maatregel tot stand kwam, wat de omvang ervan is en wie er bij betrokken is.

12 10 Net zoals bij de probleemstructuur is de waarom-vraag enkel nodig wanneer het publiek of een deel daarvan niet overtuigd is van het nut of de noodzaak van de maatregel. Als de situatie zo duidelijk om een maatregel vraagt, laat je deze tweede vraag best weg. De laatste twee vragen verduidelijken de maatregel. In het derde deel van de uiteenzetting geeft de spreker nauwkeurig weer hoe de maatregel uitgevoerd zal worden. Dit is het cruciale deel in de maatregelstructuur. De spreker gaat in op de verschillende uitvoeringsmodaliteiten van de maatregel: wie zal de maatregel uitvoeren, waar zal hij uitgevoerd worden en op welke wijze wordt de maatregel uitgevoerd. Ook de middelen (financiële en materiële) die nodig zijn bij de uitvoering komen in dit deel aan bod. De presentatie besluit met een inschatting van de effecten van de maatregel. Ga daarbij in op de positieve effecten, bijvoorbeeld door het voordeel van deze maatregel boven andere alternatieven te bespreken. Het moet voor het publiek duidelijk worden dat dit de beste manier is om het vooropgestelde doel te bereiken. Indien je eventueel al negatieve gevolgen kent van de maatregel, kan je die ook aanhalen. Dit hangt uiteraard sterk af van de situatie. Wanneer je je eigen maatregel wil verkopen aan een groep (dit is niet informeren maar overtuigen) dan ben je behoedzaam met de negatieve gevolgen. Wanneer je echter verantwoordelijk gesteld zal worden voor de neveneffecten is het uiteraard aangewezen je toehoorders hiervan op voorhand reeds op de hoogte te brengen. 3. De evaluatiestructuur THEMA (= datgene wat beoordeeld wordt) Wat zijn de relevante eigenschappen ervan? Wat zijn de positieve aspecten? Wat zijn de negatieve aspecten? Hoe luidt het totaaloordeel? De evaluatiestructuur kan in uiteenlopende situaties gebruikt worden. Het kan zijn dat je ergens een lezing moet geven over het laatste boek van Hugo Claus, maar het kan evengoed voorkomen dat je als communicatiewetenschapper gevraagd wordt het beleid ten aanzien van de openbare zender te evalueren. Of je moet als personeelschef bij de directie een evaluatie komen geven van een aantal personeelsleden die bevorderd wensen te worden. De beeldvraag in de evaluatiestructuur geeft een overzicht van wat er geëvalueerd moet worden. De spreker bespreekt de verschillende relevante onderdelen van datgene wat geëvalueerd wordt. In het geval van Hugo Claus kan dat een bio- en bibliografische schets zijn van de auteur en de plaats van zijn laatste boek in dit geheel, alsook een korte samenvatting van het boek. In het geval van het mediabeleid gaat het om een schets van het gevoerde beleid van de huidige minister en eventueel van enkele van zijn voorgangers.

13 11 De kern van de evaluatiestructuur wordt gevormd door de bespreking van de positieve en de negatieve aspecten. Veel auteurs en sprekers durven deze wel eens door elkaar halen. Om een duidelijk structuur in je presentatie te brengen is het aangewezen eerst alle positieve en dan alle negatieve aspecten aan te halen. Indien nodig kan je uiteraard ook eerst de negatieve en dan de positieve elementen bespreken. In het totaaloordeel wordt van de spreker verwacht dat hij een standpunt inneemt. In een aantal gevallen zal dit standpunt reeds duidelijk worden door de bespreking van de positieve en negatieve aspecten. Toch is het aangewezen om als spreker duidelijk te zijn in je oordeel. Je wordt gevraagd om iets te evalueren en bijgevolg verwacht het publiek ook een antwoord: moeten we dat boek nu lezen of niet? 4. De onderzoeksstructuur THEMA (=een onderzoeksobject) Wat wordt er precies onderzocht? Volgens welke methode verloopt het onderzoek? Wat zijn de resultaten van het onderzoek? Wat zijn de conclusies uit het onderzoek? De onderzoeksstructuur is een van de vaste structuren die veelvuldig in de academische wereld gebruikt wordt. Alle professoren en assistenten kennen de structuur en ook papers van studenten zijn vaak op deze structuur gebaseerd. De onderzoeksstructuur bespreekt immers de resultaten van een bepaald (wetenschappelijk) onderzoek. De beeldvraag gaat dieper in op het onderzoeksobject. Vaak wordt dit ook de probleemstelling genoemd. De onderzoeker bespreekt de onderzoeksvraag die hij zich stelde en waarvoor hij zijn onderzoek heeft uitgevoerd. Dit gaat gepaard met een overzicht van de relevante literatuur op het onderzoeksdomein. De onderzoeker geeft daarmee aan dat hij zich situeert binnen een bepaalde wetenschappelijke traditie en ook dat de onderzoeksvraag die hij zich stelde nog niet ten gronde is uitgewerkt. De tweede vraag die aan bod komt, is een methodologische vraag. Hoe is de onderzoeker te werk gegaan? Heeft hij een kwalitatieve of een kwantitatieve benadering gekozen? Hoe zijn de concepten geoperationaliseerd? De verschillende cursussen Inleiding tot het Sociologisch Onderzoek gaan dieper in op deze vragen. De laatste twee vragen liggen opnieuw voor de hand. Eerst geeft de onderzoeker de verschillende resultaten van zijn onderzoek (de cijfers, de grafieken, de tabellen). Tot slot trekt hij uit deze cijfers een aantal conclusies. In sommige gevallen wordt deze laatste vraag ook wel de discussie genoemd. Vele onderzoekers maken ook regelmatig de fout om de resultaten en de discussie door

14 12 elkaar te mengen. Strikt genomen presenteer je eerst de resultaten en niets anders dan je resultaten vooraleer je daar dieper op ingaat en conclusies trekt. 5. De handelingsstructuur THEMA (= een handeling) Wat is het doel van de handeling? Wat zijn de voorwaarden ervoor? Hoe verloopt de handeling in grote lijnen? Hoe worden de deelhandelingen uitgevoerd? Hoe wordt de uitkomst van de handeling gecontroleerd? De laatste twee vaste structuren bespreken we iets korter omdat ze voor studenten sociologie, politologie of communicatiewetenschap minder frequent voorkomen. De handelingsstructuur geeft aan hoe een bepaalde handeling uitgevoerd moet worden. Dit komt vaak voor wanneer je aan een publiek moet uitleggen hoe een bepaald apparaat (bv. de computer) werkt of hoe je een handeling (bv. klasseren) uitvoert. De spreker start zijn presentatie met een uitleg over het doel van de handeling. Deze beeldvraag gaat in op het betreffende apparaat dat men moet aansturen of de bepaalde handeling die men aangeleerd krijgt. De voorwaarden van de handeling verwijzen naar de situatie of de omstandigheden waarin de handeling uitgevoerd zal worden. Het verloop van de handeling vormt de kern van de handelingsstructuur. Hier gaat de spreker eerst algemeen en vervolgens in detail in op de verschillende aspecten van de handeling. Ga daarbij chronologisch te werk. Tot slot geef je ook aan hoe de uitvoerder kan controleren of de handeling correct is uitgevoerd. Zeker wanneer je complexe handelingen uitlegt, is het noodzakelijk om richtlijnen te geven voor een controle achteraf. Op die manier kan je publiek in de reële situatie onmiddellijk nagaan of hij de handeling goed heeft uitgevoerd. 6. De ontwerpstructuur THEMA (= een ontwerp) Waartoe dient het? Aan welke eisen moet het voldoen? Welke middelen werden er gekozen? Hoe ziet het ontwerp eruit? Wat is de waarde van het ontwerp? Ontwerpen kunnen allerlei vormen aannemen. Het meest voor de hand liggend kan de uitleg gaan over een apparaat of een computerprogramma. Maar het kan evengoed gaan over niet-materiële zaken als een beleid voor een afdeling in een bedrijf of een nieuw veiligheidsplan.

15 13 Zoals steeds gaat de beeldvraag over de ruimere context van het ontwerp: waarvoor dient het, waarom werd het ontworpen, wie heeft het ontworpen, enzovoort. Vaak zijn er primaire vereisten waaraan het ontwerp zeker moet voldoen en bijkomende, minder belangrijke secundaire vereisten. Deze vragen monden uit in een bespreking van de middelen. Aan elk van de doelen of eisen die aan het ontwerp gesteld worden, beantwoorden specifieke middelen. Tot slot wordt het ontwerp zelf helemaal in detail besproken en wordt de waarde van het ontwerp verdedigd. Hierbij raakt de spreker de resultaten aan die het betreffende ontwerp voor gevolg zullen hebben Het besluit Wanneer alle informatie die je wou vertellen, overgebracht is, kom je terecht in het besluit. Je geeft aan je publiek duidelijk aan dat je aan besluiten toe bent. Het aankondigen van het besluit maakt je publiek terug aandachtig. Ze weten immers dat de lezing nu bijna voorbij is. Stel hen daar dan ook niet in teleur. Als je gaat besluiten, besluit je ook. Het is heel vervelend om dan nog eens twintig minuten te moeten luisteren naar een besluit. Dat een besluit niet te lang mag zijn, wil niet zeggen dat je het mag verwaarlozen. Vaak zijn de inleiding en het besluit de stukken uit een presentatie die men zich het best herinnert. Inhoudelijk ga je in je besluit terug naar het doel van de presentatie die je kernachtig verwoordde in je inleiding. Je herhaalt dat doel en knoopt er vanuit je middenstuk een korte samenvattende conclusie aan vast. Let wel op. Probeer steeds te eindigen met een positieve noot. Zelfs al moet je slecht nieuws brengen, er is altijd hoop op beter. Negatief of klagend eindigen maakt van de spreker vaak een kniesoor. Eindig dus positief. Laat het publiek niet in zak en as achter. Je zal er als spreker veel positiever uitkomen. Na het besluit kan je de zaal eventueel nog uitnodigen vragen te stellen. 2.3 Presentatietechnieken We stelden eerder reeds dat spreektalenten dun gezaaid zijn. Spreken in het openbaar kan je leren. Vaak gaat het de eerste keren moeizaam en loopt er al wel eens iets fout. In deze paragraaf willen we enkele tips samenbrengen waar je tijdens de voorbereiding enerzijds en tijdens de presentatie anderzijds kan op letten. Sommige tips zullen als vanzelfsprekend voorkomen maar worden in de praktijk al wel eens vergeten. We geven de tips voor wat ze waard zijn en beweren zeker geen gouden receptenboek aan te bieden voor een geslaagde presentatie De drie krachtigste presentatiemiddelen De stilte Hoe paradoxaal het ook klinkt, stilte is een belangrijk, zoniet een van de belangrijkste elementen van een presentatie. Eerder werd reeds gewezen op de

16 14 rol van stilte bij het openen van de presentatie. Voordat de spreker ook maar iets zegt, wacht hij in stilte af tot de zaal zwijgt. Door te spreken zou hij de zaal nooit op dezelfde korte tijdspanne stil en aandachtig krijgen. Niet alleen bij het begin van een lezing is stilte belangrijk. Even belangrijk is het gebruik van stilte als adempauze tijdens de lezing. Die adempauze heb je als spreker af en toe nodig. Maar ook als toehoorder is het aangenaam als er vooraan geen sneltrein staat die in hoog tempo doorraast. Als de spreker af en toe pauzeert, kan ook het publiek even op adem komen en de gedachten ordenen voor er nieuwe informatie komt. Let wel op dat je de stiltes niet overdrijft. Het mogen geen pijnlijke stiltes worden waardoor het publiek de indruk gaat krijgen dat je niet goed bent voorbereid. Stilte tijdens de lezing kan ook belangrijk zijn om aandacht vast te houden. Met een functioneel gebruik van stilte kan je spanning inbouwen in je presentatie. Net zoals de spanning die gecreëerd wordt door te zwijgen bij de opening van een presentatie, zo kan je ook tijdens de presentatie op bepaalde momenten spanning opbouwen door even te zwijgen. Als presentatietechniek staat stilte echter niet los van twee andere cruciale elementen: glimlachen en oogcontact. Als het publiek merkt dat een spreker verkrampt zwijgt in een poging om even een adempauze in te lassen, mist het gebruik van stilte alle effect. Wanneer de spreker stiltes combineert met een glimlach voor het publiek en hen daarbij aankijkt, zal de techniek des te krachtiger overkomen De glimlach Wie houdt er niet van vriendelijke mensen? Een spreker die glimlacht, krijgt van zijn publiek zoveel meer krediet. Een glimlach straalt veel uit naar het publiek: zelfvertrouwen, enthousiasme, geloofwaardigheid. Glimlachen is echter niet eenvoudig. David Bloch gaat zelfs zo ver door te stellen dat we zelf niet meer weten wat een glimlach is, laat staan dat we er een kunnen maken. Als definitie van een glimlach schrijft hij: Een glimlach is een ontspannen gezicht, de open houding van het gezicht waarbij de kaken en lippen los van elkaar zijn, en de tanden zichtbaar zijn.. Hij raadt aan de glimlach in te oefenen voor de spiegel door de kaken en lippen eerst strak te spannen en vervolgens los te laten. Zorg er dan voor dat je je onderkaak laat zakken om een perfecte presentatie-glimlach te bekomen. Bovendien adviseert hij daarbovenop nog fake it till you make it. Doe net zolang alsof tot het je vanzelf lukt. Daarmee bedoelt Bloch dat je best een glimlach op je gezicht kan forceren (let op: geen geforceerde glimlach!) zonder dat je publiek het merkt. Als je lang genoeg aandacht besteedt aan het uitvoeren van de glimlach, komt hij op de duur vanzelf.

17 Het oogcontact Een laatste ingrediënt van een succesvolle presentatie is het oogcontact. Als je de aandacht van een publiek wil krijgen en vasthouden, is oogcontact onvermijdelijk. Het kijken naar je publiek stimuleert hen om bij het verhaal te blijven. Men voelt zich immers persoonlijk aangekeken en als het ware aangesproken. Daarnaast stelt het de spreker ook in staat zijn publiek in het oog te houden. Het is heel leerzaam als spreker om tijdens de voordracht de reacties van het publiek gade te slaan: geeuwt men, is men enthousiast, zitten er mensen te praten, enzovoort. Vermijd om een persoon te blijven aanstaren. Die voelt zich na een tijdje immers geviseerd. Ga met je ogen het publiek af van links naar rechts en omgekeerd. Zo krijgt iedereen het gevoel dat hij bekeken wordt. Wanneer je in een aula spreekt, komt er nog een verticale dimensie bij. Hier is het raadzaam om in het midden van de zaal over en weer te kijken. Zo krijgt bijna iedereen in de zaal het gevoel oogcontact te hebben met de spreker Tips bij de voorbereiding De beste tip die we kunnen geven voor het voorbereiden van een presentatie is: oefenen. Ga thuis voor een spiegel staan en doe de presentatie. Zal je voor een spreekgestoelte staan, gebruik dan desnoods een stoel. Een spreekgestoelte is een enorme steun om de zenuwen onder controle te krijgen. Eerst en vooral staat al een groot deel van je lichaam achter de stoel. Bovendien bieden de meeste spreekgestoelten de kans om tot rust te komen doordat je je handen ergens op kan leggen. Verder gaan we in de voorbereidingsfase nog dieper in op drie elementen die belangrijk zijn bij het totstandkomen van een presentatie. In de eerste plaats is het voor een beginnend spreker aan te raden om heel de lezing tot in detail voor te bereiden. Daarbij komt bovendien nog dat spreken een ander taalgebruik vereist dan schrijven. Tot slot gaan we nog kort in op de technische controle voor je aan je lezing begint Scripts schrijven Als je nog niet ervaren bent in het spreken voor een grote groep, is het aan te raden dat je de hele presentatie op voorhand uitschrijft. Je gebruikt daarvoor een zogenaamd script. Een script is meer dan een uitgeschreven tekst van een lezing. Het bevat ook een korte structuur en regieaanwijzingen voor de presentatie zelf. Scripts komen tot stand in vier stappen: 1. Voorbereiding Zorg dat je voor je begint te schrijven alle notities en bronnen die je nodig zal hebben, verzameld hebt. Vul eventueel in de eerste fase nog ontbrekende gaten in. Maak een eerste structuur op van je lezing en kijk die na op structuur en opbouw (bv. vaste structuren).

18 16 2. Schrijven In de tweede fase ga je de tekst van je presentatie helemaal uitschrijven. Let nog niet te veel op taalkwesties maar probeer alles wat je gaat zeggen op papier te zetten. Belangrijk hierbij is dat je hiervoor tijd vrijmaakt. Je begint aan het schrijven en je stopt niet meer voor de presentatie helemaal af is. Je doet tussendoor geen ander werk. Probeer je honderd procent op de presentatie te concentreren. 3. Herzien Wanneer de hele tekst in een eerste versie af is, is het noodzakelijk alles nog eens te herzien. Soms werkt het om de eerste versie eens helemaal hardop te lezen. Je merkt dan onmiddellijk waar de problemen ( dit zeg je zo niet ) en de moeilijke passages zitten ( dit begrijpt niemand ). Herschrijf de moeilijke passages en probeer zo veel mogelijk de taal bij te schaven tot die spreekbaar wordt (zie ). 4. Vormgeven en indelen Nu de hoofdtekst klaar is, komt het er op aan je script vorm te geven. Zorg voor een groot lettertype en een regelafstand van minstens 1,5. Accentueer de structuur van je script door vette titels te gebruiken die iets groter zijn dan de andere tekst. Gebruik een driekolommenstructuur. In Word doe je dat best door een tabel in te voegen met één rij en drie kolommen. Verberg alle randen van de tabel en zorg dat de eerste en de laatste kolom kleiner gemaakt wordt. Je plakt vervolgens de tekst die je geschreven hebt in de middelste kolom. De eerste kolom gebruik je voor regie-aanwijzingen zoals spreektempo of te tonen sheets. De middenkolom wordt zoals gezegd gebruikt voor de tekst van je presentatie. De laatste kolom bevat tot slot enkele steekwoorden die je helpen om je draad niet kwijt te raken. Een voorbeeld: Sheet 1 (voorblad) Jean Baudrillard Korte pauze Dames en Heren, Langzaam spreken Korte pauze Wist u dat de Golfoorlog nooit heeft plaatsgevonden? Dat het allemaal opgezet spel was? Golfoorlog Deze boude uitspraak werd ooit gedaan door Jean Baudrillard. Mijn naam is Jan. Ik werk op de Universiteit van Antwerpen en vanavond wil ik u inleiden in de boeiende wereld van de Franse filosoof Jean Baudrillard.

19 17 Eens je wat meer ervaring hebt opgedaan met spreken, kan je het script beginnen inkorten. Je hoeft dan niet langer de hele tekst uit te schrijven. Vaak volstaat het dan een uitgewerkte structuur bij te hebben om de presentatie aan op te hangen (cfr. rechterkolom). De regie-aanwijzingen in de linkerkolom worden ook door geoefende sprekers nog vaak gebruikt. In het vuur van je betoog durven rustpauzes wel eens weg te vallen of gaat het spreektempo de hoogte in. Als je dan op je blad hebt staan dat je langzaam moet spreken, is de kans groot dat je oog er op valt en je je spreektempo opnieuw onder controle krijgt Taaltips Het is reeds eerder aan bod geweest: gesproken taal is niet hetzelfde als schrijftaal. Wanneer je een script schrijft voor een presentatie is het belangrijk dit in het achterhoofd te houden. Ook hier is het moeilijk om concrete tips te geven over wat je wel of niet schrijft/zegt. Daarom volgende tips: - Maak begrijpelijke zinnen Je toehoorders kunnen een moeilijke zin niet nog eens opnieuw horen. In een boek lees je de zin nog eens tot je hem begrijpt. In een mondelinge presentatie kan dat niet. Daarom is het belangrijk dat je niet te veel bijzinnen gebruikt en vooral dat je zinnen niet te ingewikkeld zijn. Verval ook niet in het andere uiterste door allemaal korte zinnetjes te gaan gebruiken. Dat geeft een verwarrende en onsamenhangende indruk. - Grammaticale gevolgen van spreektaal Spreektaal is vaak geen correct Nederlands. Zinnen worden wel eens afgebroken of kloppen niet helemaal met de heersende taalregels. Ook het herhalen van een woord in een zin komt veelvuldig voor: Het logo van McDonalds u weet wel die grote M met zijn ronde bogen wel dat logo geldt momenteel als een icoon voor de Verenigde Staten. - Gebruik zo weinig mogelijk passief Wanneer je passieve zinnen gebruikt, is het voor de toehoorder vaak onduidelijk wie wat doet. Zet daarom de zinnen zoveel mogelijk in een actieve vorm. Er wordt aan gewerkt wordt dan Mijn medestudenten zijn op dit thema aan het werken. - Vermijd twijfeltaal Twijfeltaal bevat zinnen met werkwoorden als hopen of proberen. In plaats van Ik ga proberen dit duidelijk uit te leggen zeg je beter Dit ga ik uitleggen. Ook het gebruik van verkleinwoorden is beter te vermijden. Of uitdrukkingen als mijns inziens of als u het mij vraagt. Zeg dan gewoon Ik vind. - Vermijd stopwoorden Iedereen heeft zo wel zijn eigen stopwoorden. Vaak is men zich niet bewust van zijn eigen stopwoorden. Toch kan een overdadig gebruik van Euh, Snap je?, Wel irriterend werken op het publiek. Wil je je eigen stopwoorden leren kennen, neem dan je presentatie eens op op video en bekijk die. Of hou een proefsessie voor iemand die je kent en vraag of men speciaal op stopwoorden kan letten. Eens je je stopwoorden kent, kan je die onder de vorm van korte nota s mee in je script opnemen (bv. geen Euh s ). - Retorische vragen Je krijgt vaak contact met je publiek door retorische vragen te stellen. Als je retorische vragen gebruikt als techniek, zorg er dan voor dat je steeds even kort pauzeert na het stellen van de vraag. Dat bouwt een zekere spanning en nieuwsgierigheid op bij het publiek.

20 18 - Vergelijkingen en metaforen Een andere manier om je presentatie wat levendiger te maken is het gebruik van vergelijkingen en metaforen. De metafoor gaat verder dan de vergelijking. De vergelijking is vaak onmiddellijk en letterlijk te begrijpen: Baudrillards taal is zo scherp als een mes. Metaforen worden meer gebruikt om een abstract begrip concreet te maken: Baudrillards boeken zijn als noten: hard om te kraken maar met een smakelijke binnenkant. Vaak kan je de metafoor gebruiken doorheen heel je presentatie. Je moet er dan wel voor zorgen dat de metafoor goed is gekozen en je niet te veel last hebt om alles te doen passen in de vergelijking. - Humor De meest belangrijke tip houden we voor het laatst. Humor zorgt voor de draaglijkheid en de menselijkheid van je presentatie. Zelfs de meest doorwinterde, saaie professor zal opgelucht ademhalen als er in een seminariepresentatie een fijne humoristische noot zit. Probeer een grappige tegenstelling of een humoristische vergelijking. Ook een anekdote tussendoor, een understatement of een ironische opmerking kan wonderen doen. Het publiek aan het lachen krijgen is een van de moeilijkste zaken bij het presenteren maar als het lukt is de presentatie voor de helft geslaagd Vechten tegen Murphy s law: technische controle Murphy s law zegt: Anything that can go wrong, will go wrong. Ga er op voorhand van uit dat er van alles kan mislopen. Je kan je sheets thuis vergeten, de lamp van de overheadprojector kan gesprongen zijn, enzovoort. Probeer je op een aantal tegenslagen voor te bereiden. Een belangrijk wapen tegen Murphy is de technische controle vooraf. Zorg (liefst voor dat het publiek er is) dat je alle apparatuur die je nodig hebt tijdens de lezing vooraf gecontroleerd hebt. Werk je met dia s, test ze dan allemaal uit om te zien of ze niet ondersteboven verschijnen. Werk je met de overheadprojector, zorg er dan voor dat je sheets scherp geprojecteerd worden en overal te zien zijn. Werk je met de computer, zorg dan zeker voor twee back-ups van je presentatie op aparte diskettes. Kopieer de presentatie ook naar de harde schijf van de computer en kijk na of de juiste softwareversie geïnstalleerd is. Ben je op voorhand niet zeker dat de jouw versie geïnstalleerd is, zorg dan ook voor een aantal back-ups in een lagere versie van je softwarepakket en eventueel zelfs in een versie van een concurrerend pakket. Vaak verzekert de organisatie je dat alles in orde is met de versies maar blijkt dat in de praktijk niet te kloppen. Ook al heb je alles zo goed mogelijk voorbereid, Murphy slaat vaak onverwacht toe. Laat je dan vooral niet van de wijs brengen. Als je je goed hebt voorbereid, kan je in wezen niet zoveel overkomen. Je kan met een grapje aankondigen dat de lamp van de overheadprojector gesprongen is en dat je het dus zonder sheets zult moeten doen. Als je je goed hebt voorbereid, kan je in dergelijke omstandigheden nog een goede presentatie neerzetten door te vertrouwen op je eigen kunde en voorbereiding.