BIJZONDER BESTEK. Drukdiensten van MonnaieMuntMagazine Voor het seizoen KONINKLIJKE MUNTSCHOUWBURG. April Referencienr : CSC-IMP1301

Transcriptie

1 BIJZONDER BESTEK Drukdiensten van MonnaieMuntMagazine Voor het seizoen April 2013 Referencienr : CSC-IMP1301 BELGISCHE ALGEMENE OFFERTEAANVRAAG CSC-IMP1301 Financieel Beheer 1/14 25/04/13

2 INHOUDSOPGAVE 1. AFWIJKINGEN VAN DE ALGEMENE AANNEMINGSVOORWAARDEN 2. AANBESTEDENDE DIENST 3. GUNNINGSWIJZE 4. DUUR VAN DE OPDRACHT 5. BESCHIKKINGEN DIE DE OPDRACHT REGELEN 6. VOORWERP VAN DE OPDRACHT 6.1. Technische specificaties 6.2. Geraamde hoeveelheid van de opdracht 6.3. Vrije variant 7. CRITERIA VOOR KWALITATIEVE SELECTIE 7.1. Deelnemingsvoorwaarden 7.2. Uitsluitingscriteria 7.3. Financiële, economische en technische capaciteiten 8. CRITERIA VOOR DE GUNNING VAN DE OPDRACHT 9. OFFERTES 9.1. Indiening van offertes 9.2. Mogelijke verzendingswijzen 9.3. Datum en plaats van het openen van de offertes 9.4. Geldigheid van de offerte 9.5. Onregelmatige offertes 9.6. Conclusie 10. PRIJZEN Bepaling van de prijzen In de prijs inbegrepen elementen 11. LEVERING 12. BOETES VOOR LAATTIJDIGE LEVERING EN UITVOERING 13. ONTVANGST 14. BETALING 15. VARIA Rechtsvordering 16. BIJLAGEN A. Technische voorschriften B. Offerteformulier CSC-IMP1301 Financieel Beheer 2/14 25/04/13

3 1. AFWIJKINGEN VAN HET ALGEMENE BESTEK (Bijlage van het KB van 26/09/1996) De aanbestedende dienst is afgeweken van de volgende artikels: Art. 75 (boetes voor laattijdige levering). Zie verderop voor de details. 2. AANBESTEDENDE DIENST (AD) De Koninklijke Muntschouwburg (KMS) is een parastatale openbare dienst van categorie B die niet belastingplichtig is. Het identificatienummer van de KMS is BE Adres van de aanbestedende dienst: Koninklijke Muntschouwburg Leopoldstraat Brussel Aankoopdienst: Dramaturgie, publicaties en publiekswerking Contactpersonen die bevoegd zijn om te antwoorden op de vragen van de inschrijvers : Christian LONGCHAMP Carl BÖTING Directeur Dramaturgie & Communicatie Coördinatie MMM T: T: F: F: c.longchamp@demunt.be Mail: c.boting@demunt.be De contactpersonen zijn de enige geldige gesprekspartners van het begin tot het einde van deze procedure. De contactpersonen zijn ook actief in het kader van de uitvoering van deze opdracht. Leidende Ambtenaar: Peter de CALUWE, Algemeen directeur De leidende ambtenaar is belast met de toekenning, leiding en controle van de uitvoering van de onderhavige opdracht. De Financiële beheerder moet de toekenning van de onderhavige opdracht goedkeuren. CSC-IMP1301 Financieel Beheer 3/14 25/04/13

4 3. GUNNINGSWIJZE Onderhavige opdracht maakt het voorwerp uit van een procedure van algemene offerteaanvraag met Belgische bekenmaking. In toepassing van art. 18 van de wet van 24 december 1993 kan de aanbestedende overheid mits motivering ofwel afzien van de gunning van de opdracht, ofwel de procedure overdoen, desnoods op een andere wijze van aanbesteding. De inschrijvers kunnen op geen enkele schadevergoeding aanspraak maken als de schouwburg van die mogelijkheid gebruikmaakt. 4. DUUR VAN DE OPDRACHT Beginnend vanaf de afsluiting wordt de huidige overeenkomst afgesloten voor een duur van 1 (een) jaar. Onverminderd de eventuele maatregelen van ambtswege kan de overeenkomst door beide partijen worden opgezegd middels een voorafgaande kennisgeving van 60 (zestig) kalenderdagen via een aangetekende brief, te tellen vanaf de datum van verzending van de brief. De opzegging van de opdracht zoals in bovenstaand geval geeft geen recht op een schadevergoeding. 5. BESCHIKKINGEN DIE DE OPDRACHT REGELEN Het bijzondere bestek en de hieronder opgenomen beschikkingen (en de wijzigingen) regelen de opdracht met uitsluiting van alle andere beschikkingen, met name de algemene verkoopvoorwaarden van de inschrijver : - Wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten. - Koninklijk Besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken. - Koninklijk Besluit van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken, en de bijlage ervan met het bestek. CSC-IMP1301 Financieel Beheer 4/14 25/04/13

5 - Alle wijzigingen aan bovengenoemde wet en de voormelde besluiten die van toepassing zijn op de dag van de opening van de offertes. - Alle documenten waarnaar één van de bovenvermelde documenten of dit bestek verwijzen. Bovenstaande vermeldingen worden louter als voorbeeld aangehaald. De inschrijver kan de Belgische wetgeving en reglementering inzake niet negeren. Hij heeft dan ook de verplichting deze te respecteren en/of toe te passen. De inschrijver wordt geacht om alle verplichtingen te kennen die hem worden opgelegd, zoals ze voortvloeien uit de hierboven opgesomde algemene documenten en uit de bijzondere beschikkingen die het voorwerp zijn van dit bijzondere bestek. Alle documenten met betrekking tot overheidsopdrachten kunnen worden ingekeken op de website van de FOD Justitie: Deze documenten zijn gratis te downloaden. 6. VOORWERP VAN DE OPDRACHT Deze opdracht heeft als doel de drukdiensten van MonnaieMuntMagazine (MMM) voor het seizoen van de KMS, wat neerkomt 4 (vier) nummers. 6.1 Technische specificaties Op straffe van absolute nietigverklaring is de inschrijver verplicht een offerte op te stellen voor het geheel van de volgende nummers : MMM 22 voor september / oktober / november 2013 MMM 23 voor december 2013 / januari 2014 MMM 24 voor februari / maart / april 2014 MMM 25 voor mei / juni 2014 De chronologische indeling wordt hier ter informatie vermeld en is niet definitief. De technische details inzake deze nummers zijn opgenomen in het gedeelte met betrekking tot de techische voorschriften (bijlage A). De Magazine s zijn tweetalig (NL / FR). CSC-IMP1301 Financieel Beheer 5/14 25/04/13

6 Op straffe van absolute nietigverklaring zal de inschrijver verklaren dat hij aan alle minimumeisen zal voldoen, zoals ze worden opgenomen in de bijgevoegde technische specificaties. 6.2 Geraamde hoeveelheid van de opdracht De vermelde hoeveelheden zijn louter ter informatie. De aanbestedende dienst kan de hoeveelheden naar boven of naar beneden aanpassen. Dit geeft geen aanleiding tot één of andere schadevergoeding. Het in bijlage A genoemde aantal exemplaren is een richtcijfer en kan door de aanbestedende dienst naar boven of onder worden gewijzigd, en dit zonder aanleiding te geven tot één of andere schadevergoeding. Het in bijlage A genoemde aantal pagina s is een richtcijfer en kan door de aanbestedende dienst naar boven of onder worden gewijzigd, en dit zonder aanleiding te geven tot één of andere schadevergoeding. Indien de aanbestedende dienst na analyse van zijn noden beslist om het aantal nummers te verhogen of te verlagen, geeft dit geen aanleiding tot één of andere schadevergoeding. 6.3 Vrije variant Er is geen enkele vrije variant toegelaten. 7. CRITERIA VOOR KWALITATIEVE SELECTIE 7.1. Deelnemingsvoorwaarden De offerte wordt op basis van de bij dit bijzondere bestek gevoegde modelofferte (bijlage B) in twee exemplaren opgesteld. Elke offerte moet worden vergezeld van alle documenten, formulieren of bijlagen die door dit bijzondere bestek worden opgelegd, namelijk: 1) Het bewijs (kopie van de registratie) van de inschrijving in het handels- of beroepsregister of de statuten en tevens alle andere documenten die nuttig zijn om de bevoegdheid van de ondertekenaars te bewijzen. CSC-IMP1301 Financieel Beheer 6/14 25/04/13

7 2) De volledige gegevens met betrekking tot de contactpersoon van de inschrijver. 3) Twee gedateerde en ondertekende exemplaren van het volledig en naar behoren ingevulde offerteformulier in de bijlage van dit bijzondere bestek. 4) De hierna genoemde documenten inzake de criteria voor uitsluiting en de financiële, technische en economische capaciteiten Uitsluitingscriteria Louter door zijn deelname aan de gunningsprocedure voor de opdracht bevestigt de inschrijver dat hij zich niet bevindt in een van de gevallen voor uitsluiting zoals bedoeld in artikel 69 van het koninklijk besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken. De aandacht van de inschrijvers wordt gevestigd op het feit dat de aanbestedende overheid zich vóór de toewijzing van de aanbesteding en ter aanvulling op de bovengenoemde verklaringen het recht voorbehoudt om indien gewenst van de vermoedelijke opdrachtnemer te vragen dat hij de volgende informatie of documenten aanbiedt om zijn persoonlijke situatie te laten controleren: 1) Een attest betreffende het voorlaatste verstreken kalenderkwartaal vóór de uiterste datum voor ontvangst van de offertes dat door de bevoegde instantie van het desbetreffende land werd afgegeven en waaruit blijkt dat de inschrijver zijn verplichtingen wat betreft de betaling van de sociale zekerheidsbijdragen nakomt (attest van de RSZ). 2) De documenten die bewijzen dat de inschrijver al zijn verplichtingen nakomt wat betreft de betaling van zijn belastingen en btw (in België: recent attest 276 C2 van de Directe belastingen en een attest van de btw-administratie). Opmerkingen: De twee fiscale attesten mogen niet ouder zijn dan 6 maanden voorafgaand aan de uiterste datum voor de indiening van de offertes. De vermoedelijke opdrachtnemer beschikt over een maximale termijn van 12 kalenderdagen, te tellen vanaf de datum van het aan hem gerichte verzoek tot voorlegging van de documenten. De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor hem uit te sluiten als hij die documenten niet binnen die termijn kan bezorgen. CSC-IMP1301 Financieel Beheer 7/14 25/04/13

8 7.3. Financiële, economische en technische capaciteiten Die capaciteiten worden beoordeeld op basis van de volgende elementen: 1) De globale omzet van de inschrijver voor het jaar 2010, 2011 en ) Een referentielijst (namen van de firma en van de contactpersoon). Een klantenlijst van de inschrijver van het jaar 2012, alsook de details van de opdrachten die voor deze klanten werden uitgevoerd, dient aan de offerte toegevoegd te worden. 3) De beschrijving van de technische apparatuur waarvoor de inschrijver zal beschikken om de uitvoering van de opdracht te garanderen. 4) Een verklaring met daarin het deel van de opdracht dat de inschrijver eventueel wil uitbesteden. Hij moet dan de complete gegevens van zijn onderaannemer bezorgen en een uitvoerige beschrijving geven van de meerwaarde die deze onderaannemer bij de uitvoering van de opdracht zal leveren. Elke inschrijver die de hierboven gevraagde bewijzen niet heeft geleverd of niet in de juiste vorm heeft opgemaakt kan door de aanbestedende overheid worden uitgesloten van de opdracht. De inschrijver heeft de mogelijkheid om bij zijn offerte alle andere documenten en informatie te voegen die hij nuttig acht om de kwalitatieve aspecten van zijn offerte te staven. Met de indiening van zijn offerte doet de inschrijver afstand van al zijn algemene verkoopvoorwaarden en aanvaardt hij de volledige toepassing van alle voorwaarden vastgelegd door de voorgaande wettelijke bepalingen en door het onderhavige bijzondere bestek en de verschillende documenten waarnaar het verwijst. Indien nodig, contact opnemen met de aankoopdienst zodat de inschrijver de productielokalen eens kan bezoeken. 8. CRITERIA VOOR DE GUNNING VAN DE OPDRACHT Welke regelmatige offerte de interessantste is, zal worden bepaald op basis van de punten die worden verkregen voor de volgende criteria: Prijs Kwaliteit van de offerte geëvalueerd aan de hand van: 40 punten 40 punten CSC-IMP1301 Financieel Beheer 8/14 25/04/13

9 1) de toegepaste werkmethodologie op basis een nota met de werkmethodologie en de gebruikte procedures (20 punten) 2) Maatregelen die de drukkerij onderneemt op vlak van milieuzorg en bescherming op basis van de beschrijving van deze maatregelen : inktkeuze en gebruik, verwerking van papier-, verpakkings- en chemische afval, gebruik van groene energie, etc (20 punten) Kwaliteit van exemplaren van eerder uitgevoerde implementaties 20 punten Beoordeling van de criteria voor de gunning van de opdracht: De criteria voor de gunning van de opdracht zullen worden beoordeeld volgens de onderstaande procedure : De voorgestelde offertes zullen voor de gunning van de opdracht maar in aanmerking worden genomen voor zover ze voldoen aan de minimumeisen van dit bijzondere bestek. De interessantste reglementaire offerte: De interessantste reglementaire offerte is die offerte die voor alle criteria samen de meeste punten behaalt. Regel van drie: De aanbestedende overheid zal de becijferde antwoorden van de offerte beoordelen via een regel van drie. Slotbeoordeling: De cijfers voor de 3 criteria worden opgeteld. De opdracht zal worden toegekend aan de inschrijver met de hoogste score. 9. OFFERTES 9.1 Indiening van offertes De uiterste datum voor de ontvangst van de offertes is donderdag 30 mei 2013 om uur. De offerte wordt in een onherroepelijk verzegelde omslag gestopt en zal de volgende precieze vermeldingen dragen: CSC-IMP1301 Financieel Beheer 9/14 25/04/13

10 - Opschrift van de opdracht: Drukdiensten van MonnaieMuntMagazine voor het seizoen 2013/ Referentienummer: CSC-IMP1301. De ondertekende offerte en alle bijgevoegde documenten moeten in 2 exemplaren worden overhandigd. De offertes moeten in het Nederlands of in het Frans zijn opgesteld. Uitsluitend budgettaire offertes die volledig voldoen aan de tabelconfiguratie in het offertemodel (bijlage B) zullen in aanmerking worden genomen bij de evaluatie van de ingediende offertes. Als een inschrijver in het bijzondere bestek of in de aanvullende documenten van de opdracht fouten of weglatingen ontdekt die het onmogelijk maken om zijn prijs te bepalen, of om de offertes te vergelijken, brengt hij daar de Koninklijke Muntschouwburg onmiddellijk van op de hoogte via of fax, binnen de 7 (zeven) kalenderdagen vóór de dag van de opening van de offertes. 9.2 Mogelijke verzendingswijzen a) ofwel via De offertes kunnen uiterlijk op de dag en het uur die voor de ontvangst van de offertes werden vastgelegd naar het adres b.coutant@lamonnaie.be worden gestuurd. De inschrijver stuurt vervolgens de ondertekende originele versie van zijn offerte via de post. De ontvangstbevestiging van die offerte gebeurt voor rekening van de inschrijver. b) ofwel door persoonlijke afgifte: De offertes kunnen uiterlijk op de dag en het uur die voor de ontvangst van de offertes werden vastgelegd met een ontvangstbevestiging worden afgegeven aan de receptie van de Koninklijke Muntschouwburg, ter attentie van Bernard Coutant - Financieel Beheer, Leopoldstraat Brussel. c) ofwel via de post: De offertes kunnen via een gewone of aangetekende brief worden verstuurd naar de Koninklijke Muntschouwburg, ter attentie van Bernard Coutant Financieel Beheer, Leopoldstraat Brussel. Ze moeten aan hem bezorgd worden uiterlijk op de dag en het uur die voor de ontvangst van de offertes werden bepaald. De ontvangstbevestiging van die offerte gebeurt voor rekening van de inschrijver. CSC-IMP1301 Financieel Beheer 10/14 25/04/13

11 9.3 Datum en plaats van het openen van de offertes Het openen van de offertes zal doorgaan op donderdag 30 mei 2013 om uur op het hieronder vermelde adres: Koninklijke Muntschouwburg, lokaal te bepalen (zich informeren bij het onthaal) Leopoldstraat Brussel 9.4 Geldigheid van de offerte De inschrijvers blijven gedurende 60 (zestig) kalenderdagen verbonden door hun offerte, vanaf de dag na de vastgelegde ontvangstdatum van de offertes. 9.5 Onregelmatige offertes De aanbestedende dienst behoudt zich het recht voor om alle offertes die niet aan de in dit bijzondere bestek geformuleerde voorwaarden voldoen als zijnde niet-conform te beschouwen. De inschrijvers zullen binnen een termijn van 5 (vijf) kalenderdagen vanaf de dag na de verzending van de door de aanbestedende dienst gestuurde brief alle verzoeken om aanvullende inlichtingen moeten inwilligen, die werden ingediend na de opening van de offertes. Afhankelijk van het verzoek kan de genoemde brief een gepastere termijn voorzien. 9.6 Conclusie De opdracht wordt afgesloten wanneer de betrokken inschrijver via een aangetekende brief schriftelijk op de hoogte werd gebracht van de goedkeuring van zijn offerte. 10. PRIJZEN 10.1 Bepaling van de prijzen Deze opdracht is een opdracht volgens prijslijst volgens de technische specificaties in bijlage A. De inschrijver wordt verondersteld van de (met name wettelijke) verplichtingen, de omgeving en de opdrachtvoorwaarden kennis te hebben genomen. CSC-IMP1301 Financieel Beheer 11/14 25/04/13

12 De prijzen die in de offerte worden vermeld, moeten worden uitgedrukt in euro, tot twee cijfers na de komma. Dit geldt zowel voor de eenheidsprijzen als voor de totale prijzen. Uitsluitend voorstellen die exact overeenkomen met het offertemodel en die prijzen opgeven zoals aangegeven in het offerteformulier, zullen in aanmerking komen bij de bestudering van de offertes. Dit om vergelijking van de prijzen van de verschillende geïnteresseerde inschrijvers mogelijk te maken In de prijs inbegrepen elementen De prijs is inclusief kosten, rechten, lasten en belastingen die op de diensten wegen, met uitzondering van de belasting op de toegevoegde waarde. Zijn met name in de prijs inbegrepen: de voorbereidingskosten, de leveringen voor de verwezenlijking van het drukwerk (papier, inkt, ), de verpakkingskosten en de leveringskosten. De basis, het toepasselijke tarief op het ogenblik van de offerte en het bedrag van de btw moeten afzonderlijk worden vermeld. 11. LEVERING Data en plaats van de levering: De data en plaats van de levering van de magazines worden weergegeven in de technische voorschriften (zie bijlage A). Leveringsmodaliteiten Elke levering zal het voorwerp zijn van een gedetailleerde bestelbon waarop de plaats van de levering, de geleverde hoeveelheid, het opdrachtnummer en de leveringstermijn worden vermeld. Alleen de bestelbonnen die door de financiële beheerder (dhr. Bernard Coutant) zijn ondertekend, worden in aanmerking genomen. Elke levering zal vergezeld gaan van een vrachtbrief waarin de verzonden voorwerpen, de hoeveelheden en de leveringsdata worden vermeld. Die brief wordt opgesteld in twee exemplaren, waarvan één wordt ondertekend onder voorbehoud van de controle van de kwaliteit en de hoeveelheid van het geleverde materiaal. CSC-IMP1301 Financieel Beheer 12/14 25/04/13

13 Vóór zijn levering zal de opdrachtnemer contact opnemen met de aankoopdienst om de bevestiging te krijgen van de leveringsmodaliteiten, en dat die laatste of zijn plaatsvervanger bij de levering aanwezig zal zijn. 12. BOETES VOOR LAATTIJDIGE LEVERING EN UITVOERING Als de opdrachtnemer de verplichtingen die voortvloeien uit deze opdracht, niet nakomt, zal er een proces-verbaal van vaststelling van niet-uitvoering worden opgemaakt in overeenstemming met het algemene bestek in de bijlage van het KB van 26/09/06 betreffende de overheidsopdrachten. De opdrachtnemer zal in ieder geval in gebreke blijven bij de uitvoering, als de leveringen niet binnen de afgesproken termijn worden uitgevoerd. Dit in gebreke blijven bij de uitvoering kan leiden tot de ontbinding van de aanbestedingsovereenkomst, zonder schadevergoeding voor de opdrachtnemer. Onverminderd de andere maatregelen die zijn voorzien in het algemene bestek (bijlage van het KB van 26/09/1996), wijkt de aanbestedende dienst af van artikel 75, paragraaf 1, en zullen de beoogde boetes worden berekend op basis van een tarief van 0,5 % per kalenderdag vertraging, met een maximum van 10 procent van de waarde van de diensten die vertraging hebben opgelopen (excl. btw). Als de levering bovendien in die mate vertraging heeft opgelopen dat de KMS niet langer de nodige tijd heeft om de gedrukte exemplaren zoals gewoonlijk te verdelen of te gebruiken vóór het culturele evenement waarvoor ze werden voorzien, behoudt de KMS zich het recht voor om de betreffende leveringen niet in ontvangst te nemen, de schade te berekenen die de reputatie van de KMS heeft opgelopen, en er schadevergoeding voor te eisen vanwege de opdrachtnemer. 13. ONTVANGST Elke levering zal vergezeld gaan van een vrachtbrief aan de hand waarvan de soort en de hoeveelheid materiaal gemakkelijk kunnen worden gecontroleerd. Wij wensen uitdrukkelijk dat elke geleverde doos een etiket met de vermelding van het aantal exemplaren draagt. CSC-IMP1301 Financieel Beheer 13/14 25/04/13

14 14. BETALING De betalingen zullen plaatsvinden na ontvangst van de factuur. Op de facturen moet het door de Koninklijke Muntschouwburg meegedeelde bestelbonnummer worden vermeld; per bestelbon mag er maar één factuur worden opgesteld. Moet op de facturen het nummer van het bijzondere bestek, de leveringsdatum en het geleverde materiaal worden vermeld, en moeten ze naar het volgende adres worden verstuurd : Koninklijke Muntschouwburg Bernard Coutant Financieel Beheer Leopoldstraat Brussel en vergezeld zijn van een proces-verbaal van de volledige oplevering, waarnaar door de aankoopdienst wordt verwezen. De betaling zal gebeuren binnen de 50 (vijftig) dagen vanaf de dag waarop de reglementair opgestelde factuur en de andere eventueel vereiste documenten (proces-verbaal van de oplevering) werden ontvangen. De betaling gebeurt op het rekeningnummer dat wordt vermeld in de offerte van de inschrijver. 15. VARIA Rechtsvordering Alle geschillen die voortvloeien uit het bestaan, de interpretatie of de uitvoering van deze opdracht vallen onder het Belgische recht en worden door de rechtbanken van Brussel beslecht. ************************************ CSC-IMP1301 Financieel Beheer 14/14 25/04/13