Hoe lees je deze syllabus... Hoe is de cursus opgebouwd...

Transcriptie

1 Good presenters are like good bloggers both speak "in a human voice." Those who speak in a human voice are not afraid to show some emotion. Good presenters emphasize logic, reasoning, and evidence, but they never forget that both they and their audience members are emotional beings. Garr Reynolds 1

2 Hoe lees je deze syllabus... In 2000 ben ik begonnen als trainer en eerder toevallig in contact gekomen met het onderwerp 'presentatietechnieken'. Ondertussen zijn we zoveel jaar verder en heb ik niet alleen van dit onderwerp mijn specialisatie gemaakt...ik sta ook meer dan 1000 presentaties verder heb ik uitgerekend. Dit werk is een bundeling geworden van de ervaring die ik opgebouwd heb na het zien van al die presentaties. Aan de hand van de tips en de toepassing ervan kon ik na verloop van tijd heel goed inschatten wat wel en niet werkt. Mijn eigen ervaring is aangevuld met de theorieën van geweldige presentatie coaches zoals Jerry Weissman, Garr Reynolds en Christine Harvey. Op het einde van de syllabus vind je een uitgebreide lijst met aanbevelingen op vlak van literatuur en internet sites. Hoe is de cursus opgebouwd... De vragen die deelnemers hebben voor de cursus komen eigenlijk altijd op hetzelfde neer: hoe trek ik de aandacht van mijn publiek en vooral hoe hou ik de aandacht, wat zijn goede slides, hoe kan ik mijn zenuwen de baas blijven, wat doe ik met mijn handen, mag ik iets vasthouden, wat doe ik met een moeilijk publiek, hoe steek ik structuur in mijn presentatie. De cursus is dan ook opgebouwd rond deze thema's. De cursus is onderverdeeld in drie grote 'rollen' voor de presentator : Je bent auteur want je maakt de presentatie (in het meest ideale geval dan toch), je bent regisseur want jij bepaalt hoe de presentatie moet verlopen en je bent ook acteur want jij gaat het uiteindelijk presenteren. Op de volgende pagina vind je een gedetailleerde inhoudsopgave. Met dank aan mijn Franstalige collega Pascal Renard voor de prachtige illustraties! 2

3 Inhoud Presenteren is communiceren HBDI algemeen...5 Link HBDI enpresenteren...10 Presenteren en creativiteit : vertel verhalen en geef voorbeelden...11 De kracht van verhalen in presentaties...12 Belang van lichaamstaal...14 De voorbereiding Voorbereiding op 3 niveau's : auteur, regisseur en acteur...18 De voorbereiding van de auteur en de regisseur Ken uw publiek...20 Bepaal uw objectief...21 Aandachtscurve...24 Structuur van uw presentatie : ideeën ordenen...27 techniek mentale kaart...28 rode draad...29 link met HBDI...30 conclusie schrijven...31 intro schrijven...32 de ijsbreker...34 structuur samengevat : de vis...35 Maken van power point : fouten in gebruik...38 verschil slide en notities (handout)...39 touch-turn-talk...41 handige sneltoetsen...42 één idee per slide...44 tekst bullits...45 grafieken...46 De vocale voorbereiding van de acteur Luidop oefenen...49 Buikademhaling...51 De mentale voorbereiding van de acteur Plankenkoorts...54 IJsberg...57 Limiterende overtuigingen...58 Mentale positionering...61 Anti -stress trucendoos...62 Wat wil ik graag dat je onthoudt...64 Presentatie links...65 Tips van Garr Reynolds over power point en presenteren...66 Verdere nuttige tips over presenteren

4 If you always do what you always did, you will always get what you always got. 4

5 Presenteren is communiceren... Laat ons eerst eens bekijken wat een presentatie eigenlijk is. Het is een boodschap die je wil doorgeven aan een publiek. Dus wil je communiceren met jouw publiek. Dus laat ons communiceren! Alleen... Communicatie blijft een niet evident verhaal, of het nu gaat om klanten, prospecten of een publiek. Hoe dikwijls gebeurt het niet dat we in contacten met gesprekspartners aanvoelen dat we niet op éénzelfde golflengte zitten met de persoon in kwestie. De boodschap die we willen overbrengen komt niet aan, wordt vervormd of erger nog, wordt totaal anders begrepen. Let us CommUNIcate gaat over You and I (UNI) of hoe kan ik als zender een boodschap zodanig overbrengen dat mijn gesprekspartner of de ontvanger meteen weet waar ik het over heb. Als we spreken van communicatie gaat het dus finaal over hoe goed mijn boodschap begrepen wordt door mijn gesprekspartner. Voor we over communicatie spreken, willen we even aandacht besteden aan wie je bent! Een goede communicatie hangt samen met je persoonlijkheid. Wie je bent als mens en hoe je denkt en handelt heeft een enorme impact op je dagelijkse communicatie. Om je persoonlijke communicatie beter te begrijpen, is het essentieel dat je inzicht krijgt in je eigen persoonlijkheid. Er bestaan op de markt heel wat persoonlijkheidsmodellen en/of typologieën die allen refereren naar de werking van de hersenen. Het menselijke brein met een goede 30 miljoen neuronen regelt zoals een handige portable computer je communicatie. HERMANN BRAIN DOMINANCE INVENTORY (HBDI) Ned Herrmann, een vroegere Training Manager bij General Electric, was verbaasd over het feit dat hij op professioneel vlak in een uitermate technische omgeving functioneerde waar het analytische en mathematische denken prioritair is daar waar hij in zijn vrije tijd enorm creatief bezig was. Schilderen en beeldhouwen waren zijn passies. Midden jaren 70 startte Ned Herrmann dan ook met een wetenschappelijk onderzoek over hoe het menselijk brein functioneert. 5

6 In zijn onderzoek naar hersenfuncties kwam hij tot de conclusie dat er duidelijke verschillen zijn in de denkwijzen van de twee hemisferen (linker en rechter hemisfeer, cfr. profiel hersenen). A D B 10 0 C Het dubbele brein toont ons verschillende wijzen van hoe mensen informatie begrijpen en ermee omgaan. De linkerhemisfeer analyseert, rekent, meet exact, plant opeenvolgende procedures en maakt rationele beslissingen op basis van logica. De rechterhemisfeer is eerder het centrum van verbeelding, intuïtie, subjectiviteit, relationeel aanvoelen of nog het holistisch denken. De rechter-hemisfeer begrijpt metaforen, heeft de mogelijkheid tot visualiseren en creëert nieuwe combinaties van ideeën. Creativiteit en innovatie staan duidelijk centraal in de denkwijze van de rechterhemisfeer. Binnen de linker- en de rechterhemisfeer zijn er twee verschillende hersensystemen : het cerebrale en het limbische systeem. Het cerebrale systeem is het buitenste deel van de hersenen waar het abstracte, intellectuele denken plaatsvindt. Binnenin ligt het limbische systeem waar meer concrete en emotionele processen plaatsvinden. Deze vier delen van de hersenen bepalen wel onze dagelijkse denkwijze en geven op een verschillende manier een betekenis aan de informatie die we actief capteren. De vier delen (cerebraal links, limbisch links, cerebraal rechts en limbisch rechts) vormen samen het Whole Brain Model (= 4 kwadrantenmodel) of het Herrmann Brain Dominance Inventory Model (HBDI). 6

7 Het HBDI-model is een licht verteerbaar en uitermate vlot te gebruiken model dat je een beter inzicht geeft in jezelf, je collega s maar ook hoe je baas en je klanten/prospecten denken, handelen en werken. Hoofddoel van het HBDI-model is dat je je gesprekspartner beter leert begrijpen en waarderen. Eénmaal je weet hoe je gesprekspartner denkt en werkt, is het makkelijker om in te spelen op wat je gesprekspartner belangrijk vindt. Het leuke aan het model is dat er geen juiste of foute profielen bestaan. Je bent wie je bent staat dan ook centraal in het HBDI-model. THINK IN COLOURS Het 4 kwadrantenmodel van Ned Herrmann geeft de denkstijlenvoorkeur aan van je gesprekspartner en doet dit op basis van 4 kleuren : - blauw (cerebraal links), - groen (limbisch links), - geel (cerebraal rechts) en - rood (limbisch rechts). Voor we de verschillende denkstijlen toelichten, is het belangrijk om weten dat iedereen (maar dan ook iedereen!) een zekere hoeveelheid blauw, groen, geel en rood heeft. Met andere woorden je denkstijlenvoorkeur is een onevenwichtige mix van de 4 kleuren. BLAUWE DENKSTIJL De dominante blauwe denkstijl is een denkstijl die houdt van het analyseren van complexe situaties. Deze personen zijn sterk in het aanpakken van technische en mathematische problemen. Wanneer zij geconfronteerd worden met een bepaalde problematiek is hun aanpak logisch en rationeel. De blauwen ontkennen en/of vergeten de gevoelsmatige en interpersoonlijke aspecten van een situatie. Socializen beschouwen zij als tijdsverlies. Ze raken snel gefrusteerd indien mensen niet met voldoende feiten aankomen die bovendien niet onderbouwd zijn. Ze komen snel to the point en houden van feiten. Een kritische instelling, technisch gedreven en oog voor details is hen niet vreemd. De blauwe denkstijl is sterk in : feiten verzamelen, onderdelen analyseren, logische problemen oplossen, rationeel argumenteren, financiële aspecten in overweging nemen, precies meten en technische elementen begrijpen. 7

8 analytisch cijfermatig logisch kritisch realistisch facts & figures technisch ROI logisch creatief veronderstelling verbeelding speculatie risico s brakes the rules verrassingen nieuwsgierig turbulent zekerheid procedures houdt beloften betrouwbaar georganiseerd orde punctueel planning voorzichtig sociaal voelt aan emotioneel hulpvaardig empathisch expressief praten intuïtief GROENE DENKSTIJL De dominante groene denkstijl houdt eerder van organiseren en plannen. Groenen zijn zeer gefocust op het uitvoerende en zijn eerder doeners. Ze benaderen problemen stap voor stap, houden van controle en zekerheid en willen liefst volgens bepaalde procedures werken. Het totale plaatje zien of grensverleggend en innovatief denken is niet echt hun sterkste punt. Frustraties halen ze uit het feit dat anderen niet de volgorde respecteren, regels overtreden of organisatorische afspraken en gewoontes niet nakomen. De groene denkstijl is sterk in : problemen praktisch benaderen, volharden in het nemen van een standpunt, consequent hetzelfde niveau handhaven, stabiliteit leveren, gedetailleerd plannen en procedures ontwikkelen, het opstellen en uitvoeren van to do lijstjes en zijn steeds uitermate stipt. RODE DENKSTIJL Een dominant rode denkstijl focust zich eerder op de interpersoonlijke aspecten in een relatie. Vanuit de buik begrijpen ze het interpersoonlijke klimaat van groepswerk en de organisatie. Ze houden van en waarderen activiteiten in team en voelen andere mensen snel aan. Problemen worden op een intuïtieve manier benaderd. Beslissingen worden eerder vanuit gevoelens dan vanuit objectieve feiten genomen. Wanneer anderen het menselijke aspect over het hoofd zien, kan dit voor frustraties zorgen. Roden willen absoluut geliefd worden door anderen. 8

9 De rode denkstijl is sterk in : het uiten van gevoelens, empathie, uitermate hulpvaardig, werken in een team, niet-verbale signalen van interpersoonlijke spanning waarnemen, enthousiasme opwekken, overtuigen, iemand iets aanleren en emoties begrijpen. DE GELE DENKSTIJL De gele denkstijl tot slot wil anders zijn dan de andere denkstijlen. Conceptueel denken, creativiteit en innovatie staan hoog bovenaan hun voorkeurslijst. Aangezien ze van nieuwigheden en verrassingen houden, raken ze snel verveeld door gewone zaken. Elke dag moet anders zijn en regels en normen dragen niet meteen hun voorkeur weg. Risico s nemen en op een intuïtieve manier (vanuit hun idee) zaken aanpakken vinden gelen uitermate boeiend. Zekerheid en conservatief denken kan weleens voor frustraties zorgen bij de gelen. De gele denkstijl is sterk in : signalen van komende verandering opvangen, omgaan met change, the big picture zien, nieuwe mogelijkheden herkennen, ideeën en concepten integreren, problemen oplossen op een intuïtieve manier en op een innovatieve manier denken. Ieder van ons heeft een zekere hoeveelheid blauw, groen, geel en rood in zich. Het overgrote deel van de bevolking (6 mensen op 10) heeft een dubbele dominante denkstijl. Het inschalen van je gesprekspartner (wat is zijn/haar dominante denkstijl?) in een eerste contact is uitermate belangrijk. Via observaties en vraagstelling kan je vrij snel een analyse maken van het kleurenpallet van je gesprekspartner. Zijn/haar beroep, de studies, de voorkeuren, de manier van aanpakken of het woordgebruik kunnen je snel een indicatie geven van de dominante denkstijlvoorkeuren. Slaag je er in om de denkstijlvoorkeur te detecteren, dan kan je bewust je communicatie gaan aanpassen (= op dezelfde golflengte komen) in functie van de dominante denkstijl(en) van je gesprekspartner. Situationeel communiceren heet dit en het is cruciaal wil je een boodschap op een duidelijke en verstaanbare manier overbrengen! Het kameleoneffect in communicatie bestaat dus en is een must voor mensen die prima resultaten willen behalen. 9

10 Link tussen HBDI en presentaties logisch Wanneer je dit nu vertaalt naar effectieve presentatietechieken dan is het streefdoel in jouw presentaties een mix te brengen van alle kleuren. Wanneer je een eigen beeld hebt van jouw HBDI profiel dan weet je waar je sterk in bent en waar je kunt op werken. Maar onthou vooral dat alles begint bij het kennen van jouw publiek en dat publiek bestaat meestal uit een mix van kleuren dus bevredig elke behoefte van dat publiek. De blauwe kleur wil graag een logische gedachtengang, facts en figures. De groene kleur wil structuur, dus een agenda voor de presentatie. De rode kleur hoort graag voorbeelden en anecdotes. De gele kleur houdt van creativiteit in presentaties, beelden, dus maak jouw presentatie zo visueel mogelijk en limiteer de tekst!! Zorg voor logica, facts en figures, argumenten Maak de presentatie visueel aantrekkelijk, gebruik beelden logica og structuur creatief sociaal Zorg voor structuur, agenda, en herneem de agenda tussendoor Zorg voor voorbeelden en anecdotes 10

11 Presenteren en creativiteit Ik heb een artikel bijgevoegd van Garr Reynolds, een presentatie coach die heel wat lezingen geeft over presentatie technieken in Amerika en Japan, en wiens ideeën over presenteren ik absoluut deel. Onderstaand artikel gaat over creativiteit en presentaties. Garr Reynolds Creativity, presentations, and "design thinking" I just got through giving a talk to college students where I encouraged them begged them to remember that they are in fact creative beings (they're human aren't they?). When I asked for a show of hands, most said they were not particularly "creative." After all, they said, they are not designers or artists, they are business students. Then I asked them if they thought creating and delivering a business presentation or a conference presentation was "a creative endeavor" or something requiring a creative process. Only a few felt that it was. How about "design thinking"? Even fewer students understood how that related to the typical business presentation. "Design as differentiator"? Sure, students get that. But what, they say, does that have to do with presentations? But here's the deal: creating business presentations is a supremely creative process. At least it should be. It's as much "right brain" as it is "left brain," and design matters. Who said that business or at least the study of it and creativity are mutually exclusive. Is business only about management and administration? Can not students become better business leaders by learning how to become better design thinkers? Can not "design thinking" be a valuable aptitude for all professionals regardless of their discipline or their particular task at hand? I believe it can. Creativiteit betekent voor mij niet het maken van flashy presentaties met veel animatie en kleuren. Het betekent wel voorbeelden geven en anekdotes vertellen die jouw boodschap verduidelijken. Ik vergelijk het wel eens met koken. Je kunt een perfect gerecht maken met pasta die al dente gekookt is, vlees dat perfect gebakken is en een saus om het allemaal af te werken. Alleen, de kruiden ontbreken...en ik vemoed dat je weinig succes zult oogsten met jouw gerecht. Je kunt een perfecte powerpoint in elkaar steken, en ideaal voorbereid zijn zodat je weet wat je bij elke slide zegt en hoe je overgangen maakt. Zolang je er geen voorbeelden en anekdotes tussen vertelt, ontbreekt jouw presentatie aan 'kruiden', aan pit. 11

12 De kracht van verhalen in presentaties Als het gaat over bekende presentatoren dan valt vaak de naam van Bill Clinton. Waarom is hij zo'n goed spreker? Lees onderstaand artikel en ontdek eens te meer de kracht van verhalen en voorbeelden. Bill Clinton and the art of the connection No matter your political leanings or what part of the world you may be from, there is no denying that former US President Bill Clinton is one of the most gifted communicators on the planet. There are many reasons why Mr. Clinton is so effective at the podium. Some of the aptitudes that make him so effective are his engaging, "naked," human style, his verbal presentation of clear logic and evidence, as well as his solid storytelling skills such as providing clear examples and painting pictures with his words. Whether it is a speech or an interview, he comes across as articulate and extremely intelligent but without being aloof or pedantic. His style is his own. I am not suggesting you copy his approach or his style, but I am suggesting that you speak in your own natural "in a human voice." What I like here is Clinton's style of speaking from notes rather than reading. The notes keep him on target yet allow him to speak from the heart in "a human voice" while giving many short stories and examples along the way. Garr Reynolds 12

13 "Laughter is a form of nonverbal communication that conveys empathy and that is even more contagious than the yawn..." Dan Pink 13

14 Belang van lichaamstaal Woorden 7 % Lichaamstaal 55 % Intonatie, ritme 38 % Respect those who come to you with open ears and foster a sense of community. P.T. Sudo Mensen gaan zowel verbaal als non-verbaal met elkaar om. Verbale communicatie gebeurt bewust. Het proces van de non-verbale communicatie is minder transparant. Non-verbale communicatie pas je gedeeltelijk onbewust toe, al kan je er ook bewust en strategisch mee omspringen. Zo hoor je wel eens: 'Ik heb er niets van gezegd, maar ik heb het wel duidelijk laten merken dat het me niet aanstond.' Het is vooral non-verbale communicatie die verantwoordelijk is voor de eerste indruk van een persoon. De Amerikaanse onderzoeker Mehrabian maakte een schatting van de verhouding verbaal/non-verbaal gedrag. Volgens hem gebeurt de verdeling van hoe een boodschap overkomt als volgt: lichaamstaal: 55% stem: 38% woorden: 7% Projecteer bovenstaande bevinding op een presentatie en je beseft meteen dat niet alleen wat je vertelt belangrijk is, maar zeker ook hoe je het vertelt. Wat niet wil zeggen dat je je moet 'fixeren' op je nonverbaal gedrag. Overdrijven is nooit goed en je zou alleen maar geforceerd overkomen. Een beetje extra aandacht kan echter geen kwaad. 14

15 Met lichaamstaal bedoelen we vooral oogcontact, mimiek en handen als ondersteunig van jouw woorden. Om een publiek te overtuigen van een boodschap moet je 'aanwezig' zijn. Sta zelf centraal, laat die eer niet aan het scherm. Kom dicht bij jouw publiek en alles wat je vertelt zal zoveel meer impact hebben. Oogcontact In een kleine groep is het belangrijk contact te hebben met heel het publiek. Hoe lang kijk je naar iemand? Gemiddeld 2 à 3 seconden. Mensen in het publiek vertellen je eigenlijk zelf hoe lang je hen kunt aankijken. Bekijk het publiek als één groot oog dat je wil overtuigen. Volg altijd de ogen van jouw publiek. Als je een slide toont, dan gaan ze kijken naar het scherm en dan volg je de ogen door hen door de slide te leiden terwijl je naast het scherm staat. Heb je alles getoond of wil je een volgend punt inleiden, dan zijn de ogen op jouw gericht, dus kom dichter en geef bijkomende uitleg of geef voorbeelden, anecdotes dicht bij jouw publiek. Handen en voeten Je kent wel de uitdrukking 'met handen en voeten iets uitleggen'. Dit is exact wat je gaat doen met jouw publiek. Wat houding betreft ben je vrij om te doen wat je wil zolang het niet de aandacht afleidt van jouw verhaal. Dus voel jij je comfortabel door te leunen tegen een tafel, dan mag je dat best doen. Alleen kun je zo niet heel de presentaties blijven zitten want dan wordt het heel statisch. Zoek een houding die comfortabel voelt (oefen voor de spiegel) en straal autoriteit uit. Dat betekent voeten stevig op de grond en je handen niet blokkeren door te verbergen achter de rug of te kruisen voor het lichaam. Op die manier blijft je te gemakkelijk vast zitten in een houding terwijl het de bedoeling is met jouw handen zaken te benadrukken. Mag je iets vasthouden? Zeker, alleen moet je ervan bewust zijn dat je kunt 'spelen' met om het even wat je vasthebt en dat het dan de aandacht kan afleiden van jouw verhaal. Als je iets vastneemt, neem dan iets 'nuttig ' vast. Ik adviseer steekkaarten vast te houden zodat je niet in de valstrik trapt te veel te zetten op een slide om die als 'spiekbriefje' te gebruiken. Gebruik liever steekkaarten die bovendien nuttig zijn om vast te hebben tijdens het presenteren. Een afstandsbediening zie ik liever niet, hoewel het heel professioneel overkomt. Alleen ga je al snel jezelf beperken in de ruimte want je hoeft niet te verroeren om naar een volgende slide te gaan. Kan in bepaalde gevallen wel nuttig zijn als je om een specifieke reden veel slides na elkaar toont. Ritme en intonatie Ik maak me geen illusies. Iedereen heeft een eigen persoonlijke stijl en het is niet mijn bedoeling die te veranderen. Wees er alleen van bewust dat variatie in een presentatie heel belangrijk is. En variëren doe je onder meer met de stem. Belangrijk bij ritme is het gebruik van stiltes. Vlak nadat je iets heel belangrijk hebt gezegd, even zwijgen zodat het kan doordringen. Of aankondigen dat je iets belangrijk te zeggen hebt en even zwijgen voor je het vertelt. Ideaal om aandacht te houden is enthousiast vertellen, passie tonen. Het helpt als je intonatie in je stem legt. Hoogtes, laagtes, nadrukken. Iemand die dat niet van nature heeft, zal moeten variëren op andere manieren. Optimaal gebruik maken van de 'spreekruimte', stiltes, interactie, en variatie in hulpmiddelen zoals flipchart. 15

16 16

17 De voorbereiding Geen voorbereiding is je voorbereiden op een mislukking 17

18 Voorbereiding op 3 niveau s: Auteur, Regisseur, Acteur De Auteur (bepaalt inhoud en maakt presentatie) - objectief bepalen - analyse van het publiek - verzamelen van ideeën en materiaal - conclusie vastleggen - plan kiezen - topics kiezen in functie van het onderwerp - inleiding vastleggen - bepalen audiovisuele hulpmiddelen U houdt zich vooral bezig met de INHOUD Hoe laat ik de inhoud doordringen? De Regisseur - helpt de auteur bij al zijn stappen en beslissingen - voorziet de effecten op scène - schat kansen in om de boodschap te laten doordringen - bekijkt timing (uitermate belangrijk!) - verifieert al het logistieke U houdt zich vooral bezig met de MANIER VAN COMMUNICEREN De Acteur (brengt de presentatie) - bereidt zich verbaal voor - bereidt zich fysiek voor - bereidt zich mentaal voor Het woord is aan u! 18

19 De voorbereiding van de Auteur en de Regisseur 19

20 Er is geen communicatie zonder het delen van uw eigen mening. De analyse van uw publiek is van fundamenteel belang. Wie is mijn publiek? De analyse bepaalt het verloop van uw presentatie: inhoud, effecten, stijl, woordkeuze, houding, Het zal u ook leiden bij : Wat je zult vertellen : WAT (auteur) Hoe je het zult zeggen : HOE (regisseur) Relevante informatie verkrijgen: Spreek met de personen die u uitgenodigd hebben. Spreek met de andere sprekers. Spreek met iemand die aanwezig zal zijn. Neem contact met de organisatoren. Gebruik uw gezond verstand. Checklist: 1) Weet mijn publiek iets over het onderwerp? 2) Weet iedereen in het publiek evenveel? 3) Willen ze meer weten over het onderwerp? 4) Hoeveel informatie kunnen ze assimileren? 5) Om welke reden zijn ze geïnteresseerd? 6) Wat is hun houding tegenover het onderwerp? 7) Hoeveel informatie moet je geven over het onderwerp om de boodschap duidelijk over te brengen? 8) Wat zijn de verschillende opinies over het onderwerp en de spreker? 9) Heeft iemand voor u al over het onderwerp gesproken? 10) Wat kan het publiek meest boeien? 11) Wat heeft het publiek nodig? 12) Staat het publiek open voor nieuwe zaken? 13) Is het mogelijk dat er vijandigheid ontstaat? 14) Verwacht u vragen en welke? 15) Verwacht u tegenwerpingen? 16) Weet het publiek iets over u? 17) Weet het publiek hoeveel u over het onderwerp weet? 18) Wat is het standpunt van het publiek? 19) Verwacht het publiek een formele of informele uiteenzetting? 20) Is er een specifieke band tussen u en het publiek? 21) Is er een band tussen uw organisatie en dat van het publiek? 22) Zijn er nadelen voor het publiek? 20

21 Om resultaten te halen, moet je een duidelijk objectief hebben. Wat wil u dat het publiek denkt, voelt of doet na uw presentatie? T Spreken zonder SMART objectief U voelt een onaangename spanning, staat ver van het publiek dat u niet goed begrijpt, u voelt zich niet op uw gemak. Spreken met een SMART objectief U hebt een duidelijk objectief, staat met beide voeten stevig op de grond en het publiek volgt uw denken stap per stap tot uw doel bereikt is. Jerry Weismann zegt over presentaties : 'Separate the wheat from the chaff'. Presenters mistakenly think that for the audience to understand anything, they have to be told everything'. Het is niet de bedoeling alles te vertellen. Wees heel selectief en doelgericht en vertel datgene wat het publiek op dat ogenblik nodig heeft. Je wil het publiek leiden van A naar B. A kan 'onwetend' zijn, dan leid je hen naar 'begrip' A kan 'aarzelend' zijn, dan leid je hen naar 'geloof' A kan 'vijandig' zijn, en dan heb je als doel gedrag te veranderen In al deze gevallen is de weg om van A naar B te leiden OVERTUIGEN. En dat bereik je via 'pathos'. Elke verkoper weet dat je om te overtuigen empathie nodige hebt. Je verplaatst je in de schoenen van de klant. Wees een goede verkoper van jouw boodschap en verplaats je in de schoenen van het publiek. Bij alles wat je vertelt moet je het nut voor het publiek in gedachten houden. Om gedrag te veranderen moet je het publiek redenen geven om te veranderen. En dat is niet jouw reden, maar hun reden. 21

22 Wat kan een doelstelling opleveren? Deelnemers beslissen over hun deelname op basis van het objectief. Het kan strategisch intelligent zijn. Het helpt bij het bepalen van de inhoud. Kan een norm zijn voor de evaluatie. Hoe weet je of het objectief bereikt is? Door observatie: wat doet het publiek concreet. Door te luisteren: wat het publiek zegt (positief of negatief). Door te analyseren: houding van het publiek, reacties. Voorbeelden van objectieven Voorstelling van afdeling / bedrijf: Positief imago geven; Samenwerking bevorderen. Voorstelling van producten: Gebruik van producten verhogen; Gebruik van producten verbeteren; Nieuwe ideeën krijgen. Voorstelling van resultaten: Bekendheid verwerven (vaker geciteerd of gevraagd worden); Feedback krijgen van collega s of uitwisseling van ideeën; Teamwerk versterken. Bij een vergadering: Ideeën verzamelen; Beslissing nemen. Bij een managementpresentatie: Uitleg geven bij cijfers en informatie; Overeenstemming bereiken omtrent voorstel; Beslissing nemen. Rapport van een groepsproject: Voostellen laten goedkeuren; Taken en verantwoordelijkheden toekennen 22

23 Hou altijd uw doel in gedachten! 23

24 Blijf uw publiek prikkelen want aandacht is snel zoek. Aandacht in % Minuten De aandacht van uw publiek verzwakt heel snel, dus zul je jouw publiek voortdurend moeten prikkelen. Dit begint al met een originele opener. Maar ook tussendoor blijf je de aandacht opeisen en dit kan je alleen bereiken met zoveel mogelijk variatie. Variatie in stem : kun je bereiken door niet alles zelf te vertellen maar een vraag te stellen aan het publiek en interactie aan te gaan. Je intonatie zal automatisch veranderen, ook al doordat je dichterbij het publiek komt. Bovendien heb je even een adempauze en zwijg je tewijll anderen spreken (= variatie). Heel effectief bij personen die eerder een monotoon stemvolume hebben of sneltreinen die zichzelf op die manier het zwijgen opleggen. Variatie in ruimte : blijf niet aan de PC kleven maar kom tussen jouw publiek staan. Move with purpose! Wanneer een nieuwe slide verschijnt, stap ernaartoe. Wanneer je iets wil versuidelijken of iets wil benadrukken, ga naar jouw publiek. Verschillende visuele hulpmiddelen : niet alles hoeft via PowerPoint te gebeuren, in kleine groepen kun je ook flipchart gebruiken. 24

25 Aandacht van uw publiek trekken en houden! Kom dicht bij uw publiek om aandacht te trekken (55% lichaamshouding) Vertel verhalen en geef voorbeelden om het levendig te maken Maak het visueel aantrekkelijk met beelden, grafieken Varieer in ruimte, houding en nadrukken in stem 25

26 Ideeën verzamelen: is uw rijkdom. Een plan uitdokteren: is uw rode draad. Een sterk slot creëren: is uw handtekening. Een verrassende introductie schrijven: zo bind je het publiek. Als je onderstaande tekst leest, kun je begrijpen dat het publiek vooral begin en einde onthoudt! Vloengs een sutide aan de uinresvietit van cmarbdgie hefet de odre van de ltetres in een wrood geen blenag, het einge wat blenagirjk is, is dat de eretse en ltaaste ltreter op de jiutse paalts saatn. De rset kan in wleliekuirge vlogrode saatn en tcoh heb je geen lseerpobelemn. Dat kmot odmat het msneejikle berin neit de ltetres azfnodreijlk lseet, maar het worod in het gheeel. Als je wil dat het publiek luistert naar wat je vertelt en het ook onthoudt, dan moet wat je te vertellen hebt boeien en blijven hangen, een sterke inleiding en conclusie! 26

27 ideeën verzamelen, uw rijkdom Beperk het aantal ideeën: U kunt onmogelijk alles vertellen wat u weet. Selecteer de belangrijkste ideeën. Laat de andere vallen. DE VOORBEREIDING OF HOE U HET VERSCHIL MAAKT THEMA: SLEUTELIDEEEN SECUNDAIRE IDEEEN 27

28 Gebruik de techniek van de mentale kaart Geweldige techniek om uw ideeën te ordenen en te beslissen wat waar hoort. Helpt u bij het opstellen van een agenda! Belangrijkste idee Belangrijkste idee 28