1.1 Persoonsgegevens Elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.

Transcriptie

1 Privacyreglement Dr Leo Kannerhuis (Versie ) Inleiding en doel In het Dr Leo Kannerhuis worden persoonsgegevens van zowel patiënten als van medewerkers verwerkt Het gaat daarbij vaak om zeer privacygevoelige gegevens die bij onrechtmatig gebruik schadelijk kunnen zijn voor de betrokken Met dit Privacyreglement wil het Dr Leo Kannerhuis een praktische en toegankelijke uitwerking geven van de bepalingen voor de patiënt en zijn naasten op basis van de actuele privacy regels neergelegd in Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) en sectorspecifieke wetten als de Wet geneeskundige behandelingsovereenkomst (Wgbo), de Wet Bijzondere opnemingen in psychiatrische ziekenhuizen (Wet BOPZ), de Zorgverzekeringswet (Zvw), Wet langdurige zorg (Wlz), de Wet Maatschappelijke Ondersteuning 2015 (Wmo2015) en de Jeugdwet Toepassing en reikwijdte Dit reglement is van toepassing op de geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens van zowel patiënten als van medewerkers, alsmede de niet geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens van zowel patiënten als van medewerkers die in een bestand zijn opgenomen of die bestemd zijn om daarin te worden opgenomen Dit reglement geldt dus voor zowel de persoonsgegevens in 'patiëntendossiers' als in de 'personeelsdossiers' Inhoudsopgave 1 Begripsbepalingen 2 Voorwaarden voor rechtmatige verwerking 3 Verwerking en bewerking van persoonsgegevens 4 Verwerking van bijzondere persoonsgegevens (gezondheidsgegevens) 1 Hulpverleners, instellingen of voorzieningen in de gezondheidszorg of maatschappelijke dienstverlening 2 Verzekeraars 3 Bijzondere gegevens als aanvulling op gezondheidsgegevens 4 Wetenschappelijk onderzoek en statistiek 5 Erfelijkheidsgegevens 5 Geheimhoudingsplicht 6 Bewaren 7 Beveiliging en meldplicht datalekken 8 Klachtenbehandeling 9 Informatieplicht 10 Recht op inzage en afschrift van persoonsgegevens 11 Recht op aanvulling of correctie van persoonsgegevens 12 Recht op verwijdering of vernietiging van persoonsgegevens 13 Vertegenwoordiging 14 Wijzigingen, inwerkingtreding en inzage van dit reglement 15 Vaststelling Bijlage 1: Aanvraagformulier afschrift (deel van) medisch dossier 1 Begripsbepalingen 11 Persoonsgegevens Elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon 12 Gezondheidsgegevens Persoonsgegevens die direct of indirect betrekking hebben op de lichamelijke of de geestelijke gesteldheid van betrokkenen Pagina 1 van 7

2 13 Bijzondere (persoons)gegevens Gegevens over godsdienst of levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven Strafrechtelijke en aanverwante gegevens behoren hier ook toe 14 Verwerking van persoonsgegevens Elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens 15 Bestand Elk gestructureerd geheel van persoonsgegevens 16 Verantwoordelijke De natuurlijke persoon, rechtspersoon of ieder ander die of het bestuursorgaan dat, alleen of tezamen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt 17 Bewerker en Bewerkersovereenkomst Degene die ten behoeve van de verantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt, zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen In een bewerkersovereenkomst worden afspraken gemaakt tussen het Dr Leo Kannerhuis en de bewerker, over hoe de bewerker met de persoonsgegevens moet omgaan en wie bij datalek waarvoor en in welke mate verantwoordelijk is 18 Betrokkene Degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft of zijn vertegenwoordiger 19 Derde Ieder, niet zijnde de betrokkene, de verantwoordelijke, de bewerker, of enig persoon die onder rechtstreeks gezag van de verantwoordelijke of de bewerker gemachtigd is om persoonsgegevens te verwerken 110 Toestemming van de betrokkene Elke vrije, specifieke en op informatie berustende wilsuiting, waarmee de betrokkene toestemming verleent dat hem betreffende persoonsgegevens worden verwerkt 111 Autoriteit persoonsgegevens (AP) De toezichthouder, de onafhankelijke instantie die erover waakt dat persoonsgegevens zorgvuldig en veilig worden verwerkt en zo nodig sancties kan opleggen als dat niet gebeurt 112 Functionaris voor de gegevensbescherming (FG) Functionaris die door de zorgaanbieder kan worden aangesteld voor het toezicht op de toepassing en naleving van de Wbp en een goede en veilige verwerking van persoonsgegevens binnen de instelling Deze functionaris neemt een aantal van de taken en bevoegdheden van de AP over Portefeuillehouder gegevensverwerking (PG) Het Dr Leo Kannerhuis werkt nog niet met een FG, maar heeft een Portefeuillehouder gegevensbescherming (PG) aangesteld die belast is met de sturing op de naleving van de Wbp De PG coördineert de privacybescherming en informatieveiligheid en adviseert aan de Directie De functie PG is gecombineerd met de functie Adviseur K&V 113 Datalek Inbreuk op de beveiliging van persoonsgegevens (zoals bedoeld in artikel 13 WBP) Bij een datalek zijn de persoonsgegevens blootgesteld aan verlies of onrechtmatige verwerking dus aan datgene waartegen de beveiligingsmaatregelen bescherming moeten bieden Bij een datalek gaat het om toegang tot of vernietiging, wijziging of vrijkomen van persoonsgegevens bij een organisatie zonder dat dit de bedoeling is van deze organisatie Onder een datalek valt dus niet alleen het vrijkomen (lekken) van gegevens, maar ook onrechtmatige verwerking of vernietiging van gegevens Pagina 2 van 7

3 2 Voorwaarden voor rechtmatige verwerking 1 Persoonsgegevens worden in overeenstemming met dit reglement op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt en alleen voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden 2 Persoonsgegevens worden niet verder verwerkt op een wijze die onverenigbaar is met de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen 3 Persoonsgegevens worden slechts verwerkt voor zover zij, gelet op de doeleinden waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden verwerkt, toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig zijn 3 Verwerking en bewerking van persoonsgegevens Persoonsgegevens worden slechts verwerkt indien: 1 de betrokkene voor de verwerking zijn ondubbelzinnige toestemming heeft verleend; 2 dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is, of voor handelingen die op verzoek van de betrokkene worden verricht en die noodzakelijk zijn voor het sluiten van een overeenkomst; 3 dit noodzakelijk is om een wettelijke verplichting na te komen; 4 dit noodzakelijk is ter bestrijding van ernstig gevaar voor de gezondheid van betrokkene; 5 dit noodzakelijk is met het oog op belang van de verantwoordelijke of van een derde én het belang van degene van wie de gegevens worden verwerkt niet prevaleert Bewerken door derden Het Dr Leo Kannerhuis is in beginsel verantwoordelijk en aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit het toerekenbaar tekortschieten of niet voldoende naleven van de Wbp, waaronder de beveiligingseisen in artikel 13 Wbp De bewerker, waaraan het Dr Leo Kannerhuis (een deel van) de gegevensverwerking heeft uitbesteed, kan daarnaast zelfstandig aansprakelijk zijn voor schade of een deel van de schade die voortvloeit uit zijn werkzaamheden Hoe die aansprakelijkheid wordt verdeeld, wordt vastgelegd in de bewerkersovereenkomst In de Inkoopvoorwaarden Dr Leo Kannerhuis is opgenomen dat samen met een hoofdovereenkomst over het bewerken van persoonsgegevens door derden ook een bewerkersovereenkomst moet worden afgesloten Melden gegevensverwerking bij AP Het Dr Leo Kannerhuis heeft conform de Wbp het verwerken van persoonsgegevens in het Elektronisch Patiëntendossier en in het Personeelsregistratie en Salarisadministratie systeem gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens 4 Verwerking van bijzondere persoonsgegevens (gezondheidsgegevens) Gegevens betreffende de gezondheid worden slechts verwerkt indien aan een van de volgende voorwaarden is voldaan: 1 Hulpverleners, instellingen of voorzieningen in de gezondheidszorg of maatschappelijke dienstverlening De verwerking geschiedt door hulpverleners, instellingen of voorzieningen in de gezondheidszorg of maatschappelijke dienstverlening voor zover dat met het oog op een goede behandeling of verzorging van de betrokkene, dan wel beheer van de betreffende instelling of beroepspraktijk noodzakelijk is 2 Verzekeraars De verwerking geschiedt op verzoek van de verzekeraar zover dat noodzakelijk is voor de beoordeling van het door de verzekeringsinstelling te verzekeren risico, dan wel voor zover dat noodzakelijk is voor de uitvoering van een verzekeringsovereenkomst 3 Bijzondere gegevens als aanvulling op gezondheidsgegevens Het verbod om bijzondere gegevens te verwerken is niet van toepassing voor zover dat noodzakelijk is in aanvulling op de verwerking van persoonsgegevens betreffende iemands gezondheid met het oog op een goede behandeling of verzorging van de betrokkene Pagina 3 van 7

4 4 Wetenschappelijk onderzoek en statistiek in patiëntenzorg In artikel 8 van de Zorgverleningsovereenkomst wordt uitgelegd op welke manier en in welke gevallen patiëntgegevens worden gebruikt bij wetenschappelijk onderzoek Zo kan alle dossierinformatie, inclusief de gegevens uit de behandelmonitor, gebruikt worden bij medischwetenschappelijk onderzoek of statistiek Hierbij handelen medewerkers van het Dr Leo Kannerhuis conform de Gedragscode Gezondheidsonderzoek (GGO) Alle gegevens die gebruikt worden zullen steeds anoniem worden verwerkt en in publicaties zal nooit zonder toestemming van de betrokken cliënt worden geschreven over individuele personen Aan de patiënt wordt bij medewerking aan of betrokkenheid bij aanvullend specifiek wetenschappelijk onderzoek altijd vooraf schriftelijk toestemming gevraagd Dit betreft onderzoek waarbij data verzameld zal worden naast de reguliere diagnostiek, behandeling of begeleiding De onderzoeksmedewerker geeft voor ieder onderzoeksproject uitgebreid schriftelijk informatie over de aard en het doel van het onderzoek en vraagt de patiënt voor elk project apart toestemming Hierbij handelt de zorgverlener conform de Wet Medisch Wetenschappelijk Onderzoek met Mensen 5 Erfelijkheidsgegevens Gegevens betreffende erfelijke eigenschappen mogen slechts worden verwerkt wanneer de verwerking plaats vindt met betrekking tot de betrokkene bij wie de erfelijke gegevens worden verkregen, tenzij: een zwaarwegend geneeskundig belang prevaleert of de verwerking noodzakelijk is ten behoeve van wetenschappelijk onderzoek en statistiek 5 Geheimhoudingsplicht De gegevens worden alleen verwerkt door personen die uit hoofde van ambt, beroep of wettelijk voorschrift, dan wel krachtens een overeenkomst tot geheimhouding zijn verplicht 6 Bewaren 1 Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor de verwerkelijking van de doeleinden waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden verwerkt 2 Persoonsgegevens mogen langer worden bewaard dan noodzakelijk voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden verwerkt, wanneer zij geanonimiseerd worden of voor zover ze uitsluitend voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden worden bewaard 3 Het Dr Leo Kannerhuis stelt vast hoelang de opgenomen persoonsgegevens bewaard blijven De meeste patiënten in het Dr Leo Kannerhuis worden op vrijwillige basis behandeld Dan gelden de regels van de Wet op de Geneeskundige BehandelOvereenkomst (WGBO) en moeten de gegevens in het dossier ten minste vijftien jaar na het sluiten van het dossier worden bewaard Gezien het feit dat AutismeSpectrumStoornissen vallen onder erfelijke aandoeningen, kiest het Dr Leo Kannerhuis ervoor om dossiers van patiënten die in behandeling zijn (geweest) niet te vernietigen Patiëntendossiers van patiënten die slechts voor een intake zijn geweest of voor consultatie gebruik hebben gemaakt van het Dr Leo Kannerhuis, blijven vijftien jaar bewaard Daarna worden deze vernietigd 4 Uitzonderingen ontstaan als (een deel van) uw opname niet vrijwillig is geweest De patiënt is dan behandeld en/of opgenomen (geweest) onder de wet Bijzondere Opneming Psychiatrische Ziekenhuizen (BOPZ) In deze wet wordt aangegeven dat een aantal documenten die in deze BOPZ-periode aan het dossier worden toegevoegd gedurende de eerste vijf jaren niet vernietigd mogen worden en na deze vijf jaar vernietigd moeten worden 7 Beveiliging en Meldplicht datalekken Beveiliging tegen datalekken 1 Het Dr Leo Kannerhuis legt passende technische en organisatorische maatregelen ten uitvoer om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking Deze maatregelen garanderen, rekening houdend met de stand van de techniek en de kosten van de ten uitvoerlegging, een passend beveiligingsniveau gelet op de risico s die de verwerking en de aard van de te beschermen gegevens met zich meebrengen 2 Het Dr Leo Kannerhuis werkt voor de veilige verwerking van persoonsgegevens op basis van normen van de NEN 7510, 7512 en 7513 Pagina 4 van 7

5 3 Het Dr Leo Kannerhuis werkt met een autorisatieprotocol voor het elektronisch patiëntendossier op basis van de Handreiking Autorisatie tot het Elektronisch Patiëntendossier van GGZ Nederland 4 Het Dr Leo Kannerhuis werkt op basis van de Richtsnoeren Beveiliging persoonsgegevens van de Autoriteit Persoonsgegevens Melding datalekken aan AP Het Dr Leo Kannerhuis meldt een datalek aan de AP als het datalek leidt tot ernstige nadelige gevolgen voor de bescherming van persoonsgegevens Of als een aanzienlijke kans bestaat dat dit gebeurt Bericht aan betrokkene(n) Het Dr Leo Kannerhuis informeert de betrokkene(n) over een datalek als het datalek waarschijnlijk ongunstige gevolgen zal hebben voor diens/hun persoonlijke levenssfeer Bij het bepalen of sprake is van ernstige nadelige gevolgen voor de algemene privacy of in het bijzonder de privacy van betrokkene(n), hanteert het Dr Leo Kannerhuis de Beleidsregels meldplicht datalekken van de AP 8 Klachtenbehandeling Indien de betrokkene (patiënt of medewerker) van mening is dat een of meer bepalingen van dit reglement niet worden nageleefd of andere reden heeft tot klagen, kan hij conform de klachtenprocedure voor patiënten of voor medewerkers een klacht indienen 9 Informatieplicht 1 Indien bij de betrokkene de persoonsgegevens worden verkregen, deelt de verantwoordelijke voor het moment van verkrijging de betrokkene mede: zijn identiteit; de doeleinden van de verwerking waarvoor de gegevens zijn bestemd, tenzij de betrokkene daarvan reeds op de hoogte is 2 De verantwoordelijke verstrekt nadere informatie voor zover dat gelet op de aard van de gegevens, de omstandigheden waaronder zij worden verkregen of het gebruik dat ervan wordt gemaakt nodig is om tegenover de betrokkene een behoorlijke en zorgvuldige verwerking te waarborgen 3 De verantwoordelijke informeert over de rechten van de betrokkene en op welke wijze de betrokkene deze rechten kan inroepen 10 Recht op inzage en afschrift van persoonsgegevens 1 De betrokkene heeft het recht kennis te nemen van de op zijn persoon betrekking hebbende verwerkte gegevens 2 Een verzoek van een patiënt of medewerker om inzage in zijn persoonlijk dossier kan mondeling worden gedaan aan de leidinggevende, de manager of hoofdbehandelaar Medisch dossier: Een verzoek om een kopie van (een deel van het) medisch dossier (zie ook de Zorgverleningsovereenkomst art 62) moet schriftelijk gedaan worden via het Aanvraagformulier afschrift medisch dossier, zie bijlage 1 3 De gevraagde inzage en/of het gevraagde afschrift zal zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen vier weken, plaatsvinden respectievelijk worden verstrekt 4 Voor de verstrekking van een afschrift mag een redelijke vergoeding in rekening worden gebracht 5 Recht op inzage of afschrift kan worden geweigerd voor zover dit noodzakelijk is in het belang van de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van een ander (bijvoorbeeld ouders, voogd) 11 Recht op aanvulling en correctie van persoonsgegevens 1 Desgevraagd worden de opgenomen gegevens door de Hoofdbehandelaar (patiëntgegevens) of Manager P&O (medewerker gegevens) aangevuld met een door de betrokkene afgegeven verklaring met betrekking tot de opgenomen gegevens 2 De betrokkene kan verzoeken om correctie van op hem betrekking hebbende gegevens indien deze feitelijk onjuist, voor het doel van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn, dan wel in strijd met een wettelijk voorschrift, in de verwerking voorkomen Pagina 5 van 7

6 3 De Hoofdbehandelaar of Manager P&O bericht de verzoeker binnen vier weken na ontvangst van het schriftelijk verzoek tot correctie of aanvulling schriftelijk of dan wel in hoeverre hij daaraan voldoet Een weigering is met redenen omkleed 4 De Hoofdbehandelaar of Manager P&O draagt zorg dat een beslissing tot correctie zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd 12 Recht op verwijdering of vernietiging van persoonsgegevens 1 De betrokkene kan schriftelijk aan de Geneesheer Directeur (patiëntgegevens) of Manager P&O (medewerker gegevens) verzoeken om vernietiging van op hem betrekking hebbende gegevens 2 De Geneesheer Directeur of Manager P&O bericht de verzoeker binnen vier weken na ontvangst van het schriftelijk verzoek tot vernietiging schriftelijk of dan wel in hoeverre hij daaraan voldoet Een weigering is met redenen omkleed 3 De Geneesheer Directeur of Manager P&O laat de gegevens binnen drie maanden na een daartoe strekkend verzoek van de betrokkene vernietigen, tenzij redelijkerwijs aannemelijk is dat de bewaring van aanmerkelijk belang is voor een ander dan de betrokkene, alsmede voor zover bewaring op grond van een wettelijk voorschrift vereist is 4 Meteen na de vernietiging wordt de aanvrager daarover schriftelijk geïnformeerd 13 Vertegenwoordiging 1 Indien de betrokkene jonger is dan twaalf jaar, treden de ouders, die het ouderlijk gezag uitoefenen, dan wel de voogd in plaats van de betrokkene 2 Hetzelfde geldt voor de betrokkene in de leeftijd van twaalf tot achttien jaar en die niet in staat kan worden geacht tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake 3 Indien de betrokkene in de leeftijdscategorie van twaalf tot zestien valt en in staat is tot een redelijke waardering van zijn belangen, treden naast de betrokkene zelf diens ouders of voogd op 4 Een betrokkene van 16 jaar en ouder die in staat is tot een redelijke waardering van zijn belangen is handelingsbekwaam en kan zich laten vertegenwoordigen 5 Indien de betrokkene ouder is dan achttien jaar en niet in staat kan worden geacht tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake, treedt in volgorde als hier weergegeven, als vertegenwoordiger voor hem op: indien de betrokkene onder curatele staat of ten behoeve van hem het mentorschap is ingesteld; de curator of mentor; indien er geen mentor of curator is, de persoon die de betrokkene schriftelijk heeft gemachtigd, de persoonlijk gemachtigde; indien de persoonlijk gemachtigde ontbreekt of niet optreedt; de echtgenoot of andere levensgezel van de betrokkene; indien deze persoon dat niet wenst of ontbreekt: een kind, broer of zus van de betrokkene 14 Wijzigingen, inwerkingtreding en inzage van dit reglement 1 Het (gewijzigde) Privacyreglement wordt, voorafgaand aan de definitieve vaststelling, voor advies voorgelegd aan de Centrale Cliëntenraad en de Ondernemingsraad 2 De bestuurder van het Dr Leo Kannerhuis is eindverantwoordelijk voor het vaststellen van (wijzigingen op) dit Privacyreglement; 3 Het vastgestelde Privacyreglement zijn wordt gepubliceerd op de website en in De Kannerclopedie ; 4 Desgewenst kan een patiënt een papieren afschrift van dit reglement verkrijgen via het afdelingssecretariaat 15 Vaststelling Dit reglement is op dinsdag 20 december 2016 door de bestuurder vastgesteld tijdens een breed management overleg en in werking getreden Pagina 6 van 7

7 Bijlage 1 (Versie ) Aanvraagformulier afschrift (deel van) medisch dossier *) *) Zie ook Artikel 62 Zorgverleningsovereenkomst Dr Leo Kannerhuis De patiënt is eigenaar van zijn medisch dossier en moet toestemming geven Bij patiënten jonger dan 12 jaar geven de ouders toestemming, als een patiënt ouder is dan 12 jaar moet hij/zij toestemming geven als bijvoorbeeld zijn ouders het dossier opvragen Hij/zij kan ook beslissen welk deel van het dossier verstrekt wordt Gegevens patiënt Naam en voorletters Geslacht: M/ /V Geboortedatum Adres Postcode/Woonplaats Indien de aanvrager een andere persoon is dan de patiënt Naam aanvrager Geslacht: M/ /V Adres aanvrager Postcode/Woonplaats Relatie tot de patiënt Wat is de periode van de behandeling waarvan u dossierstukken wilt ontvangen? Het betreft de periode van tot Om welke delen van het dossier gaat het? Ondertekening patiënt Plaats Datum Ondertekening aanvrager Plaats Datum Inleveren en archivering formulier: Geef het formulier af of stuur het formulier op naar de behandelaar De behandelaar zorgt ervoor dat: 1) de gevraagde gegevens binnen de gestelde termijn persoonlijk worden overhandigd of aangetekend opgestuurd; 2) dat het ingevulde en ondertekende aanvraagformulier wordt gescand en in het medisch dossier wordt opgeslagen Pagina 7 van 7