NotuDoc Beheerdershandleiding

Transcriptie

1 NotuDoc Beheerdershandleiding Basissysteem Versie: 4-0c 5 juni 2014 NotuBiz Adriaan Volker Huis Oostmaaslaan 71 Postbus AV Rotterdam Telefoon: notudoc@notubiz.nl

2 Inhoud 1. Inleiding Startpagina Menu / Inloggen Publiek menu Inloggen Menu na inloggen Module Agenda Overzicht agenda Agenda toevoegen Agendapunten aanmaken Samenstelling agenda Drag-and-Drop Knoppen (Sub-) agendapunten toevoegen Agendapunten verslepen Agendapunten met bijlagen verslepen Nummering configureren Nummering op agendaniveau instellen Documenten toevoegen Multi-upload bij agendapunt Document vervangen Agendapunten kopiëren Agendapunten verplaatsen Agendapunten tussen bijeenkomsten en agenda s verplaatsen en kopiëren Agendapunten met sub-agendapunten en bijlagen verplaatsen en kopiëren Agenda afronden en publiceren Gepubliceerde agenda s raadplegen Module Bijeenkomsten Bijeenkomst aanmaken Agendapunt toevoegen

3 5.3 Overzicht bijeenkomst Extra zaal toevoegen Agendapunten verplaatsen Waarschuwing aanwezigheidsconflict Agenda bijeenkomst afronden en publiceren Module Evenementen Evenement aanmaken Overzicht evenementen Evenementen tonen Aankondigingen overschrijven Bericht van de dag Bericht van de dag invoeren Bericht van de dag tonen Multi-upload van documenten Documenten invoeren Documenten aan agendapunten koppelen Zoekfuncties NotuDoc Uitgebreide zoekfunctie Eenvoudige zoekfunctie Agenda verzenden naar NotuBox Openbare agenda verzenden Vertrouwelijke agenda verzenden

4 1. Inleiding In deze handleiding wordt een beschrijving gegeven van het publicatiesysteem NotuDoc. Dit publicatiesysteem bestaat uit een basissysteem dat door middel van modules kan worden uitgebreid. De modules kunnen op verschillende manieren worden gecombineerd, waardoor het per afnemer verschilt hoe NotuDoc er exact uitziet. Daarom wordt in deze handleiding uitsluitend het basissysteem beschreven. Voor informatie over het gebruik van de modules dient u aanvullende handleidingen te raadplegen. Daarnaast bevatten het basissysteem en de modules ook verschillende opties. Hiermee kan NotuDoc naar wens van de afnemer worden ingericht. In deze handleiding worden de meest gangbare opties getoond. Het kan dus voorkomen dat bepaalde opties worden beschreven, die niet in de NotuDoc-omgeving van uw organisatie zijn verwerkt. Mocht u van een dergelijke optie gebruik willen maken, dan kunt u hiervoor contact opnemen met NotuBiz. Tot slot wordt NotuDoc voor elke afnemer met een unieke opmaak geleverd. In deze handleiding worden afbeeldingen gebruikt, waarbij NotuDoc van de standaardopmaak is voorzien. Hierdoor kunnen de afbeeldingen op bepaalde punten afwijken van de NotuDocomgeving van uw organisatie. De werking van NotuDoc blijft echter hetzelfde. 3

5 2. Startpagina Om de NotuDoc-omgeving van uw organisatie te bekijken, gaat u naar het volgende adres: [organisatienaam].notudoc.nl. U komt dan op de startpagina van NotuDoc terecht. Deze ziet er in de standaardopmaak als volgt uit: De startpagina is opgebouwd uit de volgende elementen: Naam: de naam van de pagina wordt direct onder het NotuBiz-logo vermeld. In dit geval is dat Raadsinformatie, maar dit kan naar wens worden aangepast 1. Kalender: De huidige maand en het huidige jaartal vormen het startpunt van de kalender. Deze worden respectievelijk links en rechts boven de kalender weergegeven. Bovendien wordt de exacte datum in de kalender grijs gearceerd. Indien er agenda s zijn gepubliceerd, verschijnen deze in de vorm van links onder de juiste datum. Boven de kalender staat een drietal keuzemogelijkheden: Maand selecteren: aan de linkerkant kunt u de gewenste maand selecteren; Weekoverzicht weergeven: middenin staat een knop waarmee u een weekoverzicht kan weergeven (zie onderstaande afbeelding). Via dezelfde knop kunt u ook weer terugkeren naar de maandkalender; Jaartal selecteren: aan de rechterkant kunt u het gewenste jaartal selecteren. In het keuzemenu staan alleen de jaartallen waarvan informatie in NotuDoc is opgenomen. 1 Neem hiervoor contact op met NotuBiz. 4

6 De afnemer heeft de mogelijkheid om van de standaardopmaak met een maandkalender af te wijken 2. Er zijn drie andere opties, namelijk: Event: een lijst met geplande vergaderingen voor de komende tijd; Agenda: een weergave van alle agenda s van een bepaalde commissie, die u via een keuzemenu selecteert; Calendar-plus: een combinatie van de klassieke maandkalender en een lijst met geplande vergaderingen voor de komende tijd. In de volgende afbeelding wordt de optie Event getoond. Rechts naast de kalender (in het grijsgekleurde vlak) is een menu met verschillende knoppen opgenomen. Aangezien de knoppen per afnemer kunnen verschillen, worden deze in dit hoofdstuk niet nader toegelicht. 2 Neem hiervoor contact op met NotuBiz. 5

7 3. Menu / Inloggen 3.1 Publiek menu Via de knop Menu komt u terecht in het tabblad Publiek, zoals hieronder is afgebeeld. De knoppen in dit tabblad leiden naar publieke informatie. Omdat het per afnemer verschilt welke modules openbaar zijn, kan de NotuDoc-omgeving van uw organisatie van het voorbeeld afwijken. In de handleiding wordt alleen het basismenu besproken. In het tabblad Publiek staat een viertal keuzemogelijkheden: Uitgebreid zoeken in documenten: met deze zoekfunctie kunt u uitgebreid zoeken in openbare, gepubliceerde documenten (zie hoofdstuk 9); Eenvoudig zoeken in documenten: met deze zoekfunctie kunt u eenvoudig zoeken in openbare, gepubliceerde documenten (zie hoofdstuk 9); Agenda s bekijken: via deze knop kunt u alle gepubliceerde agenda s terugvinden (zie hoofdstuk 4); Inloggen: via deze knop kunt u inloggen in de NotuDoc-omgeving van uw organisatie. 3.2 Inloggen Voor het invoeren van informatie en het bekijken van afgeschermde informatie dient u in te loggen. Deze informatie is immers alleen toegankelijk voor personen met inloggegevens voor NotuDoc 3. Door de knop Inloggen aan te klikken, komt u op onderstaand scherm terecht. Voor het inloggen hebt u een gebruikersnaam en wachtwoord nodig. Deze gegevens worden door NotuBiz verstrekt. Nadat u voor de eerste keer heeft ingelogd, kunt u een persoonlijk wachtwoord opgeven. Een wachtwoord dient minimaal acht tekens lang te zijn en in elk geval één hoofdletter, een kleine letter en een cijfer te bevatten. Let er bij het inloggen op dat het wachtwoord hoofdlettergevoelig is. 3 Hiervoor is een overeenkomst voor de Vertrouwelijkheidsfunctie van NotuDoc benodigd. 6

8 Mocht u uw wachtwoord zijn vergeten, dan kunt u links onderin klikken op de knop Wachtwoord vergeten. U komt dan op onderstaand scherm terecht. Door uw adres in te vullen en vervolgens op Verzenden te klikken, ontvangt u een tijdelijk wachtwoord via het opgegeven adres. Nadat u met dit wachtwoord heeft ingelogd, dient u een persoonlijk wachtwoord op te geven. Let hierbij op de eisen, zoals vermeld op voorgaande bladzijde. De optie Wachtwoord vergeten werkt alleen als u als gebruiker geregistreerd staat. U dient daarbij het adres op te geven dat aan uw account gekoppeld is. 3.3 Menu na inloggen Na het inloggen, komt u terecht in een menu dat eruit ziet zoals in onderstaande afbeelding. Het menu bevat naast het tabblad Publiek ook aanvullende tabbladen. In dit geval zijn dat de tabbladen Raadsleden en Griffie. Het tabblad College kan eveneens aan het menu worden toegevoegd 4. Welke tabbladen worden getoond is afhankelijk van de afgenomen modules en de rechten die de betreffende persoon heeft. Het tabblad Raadsleden is vergelijkbaar met het tabblad Publiek, maar bevat naast publieke informatie ook afgeschermde informatie, waarvoor de betreffende persoon gemachtigd is om het te kunnen inzien. Het tabblad Griffie is bedoeld voor het invoeren van informatie. 4 De naamgeving van de tabbladen is gebaseerd op een gemeentelijke afnemer, maar dit kan worden gewijzigd. 7

9 4. Module Agenda In dit hoofdstuk worden de mogelijkheden voor het invoeren en publiceren van agenda s en andere vergaderdocumenten nader toegelicht. 4.1 Overzicht agenda Wanneer u in het tabblad Griffie op de knop Agenda maken/wijzigen klikt, komt u op onderstaand scherm terecht. Hierin wordt een overzicht getoond van de agenda s die in NotuDoc zijn ingevoerd. Onder de kop Orgaan staat het vergadergremium waartoe de agenda behoort. Onder de kop Datum staat de geplande vergaderdatum. Onder de kop Publiceren is weergegeven of de vergadering voor het publiek zichtbaar is. Boven het agenda-overzicht vindt u een keuzemenu. Standaard wordt hier de optie Alle geselecteerd. Daardoor worden alleen de recente agenda s weergegeven. Indien u een gremium uit het keuzemenu selecteert, dan worden de agenda s van dit gremium getoond. Om terug te keren naar het tabblad Griffie dient u linksboven op de knop Menu te klikken. 4.2 Agenda toevoegen Om een agenda aan te maken, klikt u rechtsboven op Nieuwe agenda. Er verschijnt dan een overzicht waarin u de kenmerken van de vergadering kunt invullen. Het overzicht hoeft niet volledig ingevuld te worden. In onderstaand voorbeeld worden alle mogelijkheden getoond, maar een aantal opties kan op verzoek worden toegevoegd of verwijderd. 8

10 Vergadering van: hier kunt u een gremium aan de agenda toekennen. Op verzoek van de afnemer kan NotuBiz gremia aan het keuzemenu toevoegen. Datum: hier kunt u de datum van de vergadering invoeren. Tijd (aanvang): in het eerste veld kunt u de aanvangstijd van de vergadering invullen volgens het format UU:MM (bijvoorbeeld 19.30). Het is ook mogelijk om een vaste aanvangstijd in te stellen. Deze wordt dan standaard weergegeven bij het aanmaken van een agenda. In het tweede veld kunt u (optioneel) het woord uur invullen. Locatie: hier kunt u (optioneel) de vergaderlocatie vermelden. Er zijn daarbij drie opties: Het veld is leeg en kan door u worden ingevuld; Het veld is ingevuld met de locatie waar de vergaderingen doorgaans plaatsvinden. Mocht de locatie in een specifiek geval afwijken, dan kan dit worden aangepast; Er wordt een keuzemenu met een (beperkt) aantal locaties weergegeven. Mocht de juiste locatie er niet tussen staan, dan kunt u deze alsnog handmatig invullen. Voorzitter: hier kunt u de voorzitter van de vergadering noteren. Ook voor dit veld kunt u gebruik maken van eerdergenoemde opties (onder Locatie). De afnemer kan er ook voor kiezen om dit veld niet in het overzicht te tonen. Griffier: hiervoor gelden dezelfde instructies als bij Voorzitter. In het tweede veld is ruimte voor het adres van de griffier. Dit kan niet standaard worden weergegeven. Notulist: hiervoor gelden dezelfde instructies als bij Voorzitter. Vaste punten: hier kunnen per gremium vaste agendapunten worden weergegeven. Deze worden standaard voor de vergaderingen van het geselecteerde gremium aangevinkt. Mocht de agenda van een betreffende vergadering afwijken, dan kunt u de vinkjes alsnog uitzetten. Kortom, de velden Tijd, Locatie, Voorzitter, Griffier, Notulist en Vaste punten kunnen vooraf standaard worden ingevuld (per gremium) 5. Zodra u het overzicht naar wens heeft ingevuld, kunt u klikken op Maak nieuwe agenda. Hiermee wordt de agenda definitief aangemaakt. 4.3 Agendapunten aanmaken Nadat u de agenda heeft toegevoegd, krijgt u de betreffende agenda in beeld (zie afbeelding hieronder). De agendapunten Opening en Vaststelling agenda zijn de vaste agendapunten die bij het aanmaken van de agenda in het veld Vaste punten zijn geselecteerd. 5 Neem hiervoor contact op met NotuBiz. 9

11 Als u een nieuw agendapunt wilt aanmaken, dan zijn er twee mogelijkheden. Allereerst kunt u rechtsboven op Nieuw punt klikken. Hiermee plaatst u een nieuw agendapunt direct onder de reeds ingevoerde agendapunten (in dit geval dus onder Vaststelling agenda). Door op het +-symbool achter een reeds aangemaakt agendapunt te klikken, kunt u een nieuw agendapunt aanmaken en direct onder het door u geselecteerde agendapunt plaatsen. Met beide opties komt u in onderstaand scherm terecht. Door het overzicht op dit scherm in te vullen, kunt u een nieuw agendapunt aanmaken. Het is niet verplicht om alle velden in te vullen. In de afbeelding worden alle mogelijkheden getoond, maar een aantal opties kan op verzoek worden toegevoegd of verwijderd 6. 6 De optie Sub-agendapunten in het veld Type en de velden Voorstelnummer, Aard van de bespreking, Tijdsduur, Thema, Zaakcode en Verantwoordelijke kunnen naar wens worden toegevoegd, verwijderd of ingericht. Neem hiervoor contact op met NotuBiz. 10

12 Type: hier kunnen drie types worden geselecteerd, namelijk: Agendapunt: dit is een normaal agendapunt zoals Opening en Vaststelling agenda. Kop: dit is een tussenkop in de agenda, zoals Hamerstukken of Bespreekstukken. De opmaak hiervan wijkt af van de agendapunten. Er kunnen ook geen documenten aan een tussenkop worden toegevoegd. Sub-agendapunten: deze agendapunten vallen onder een normaal agendapunt en worden ingesprongen weergegeven in de agenda. De eigenschappen zijn gelijk aan die van een normaal agendapunt. Nummer: hier kunt u het nummer van het agendapunt noteren. Voorstelnummer: hier kunt u een voorstelnummer aan een agendapunt toekennen. Titel: hier moet de titel van het agendapunt worden ingevuld. Tekst: hier kunt u naast de titel nog een aanvullende tekst plaatsen, zoals een toelichting bij het agendapunt. Aard van de bespreking: hier kunt u aangeven wat de aard van het agendapunt is, bijvoorbeeld informatief of besluitvormend. Hiervoor zijn drie opties: Het veld is leeg en kan door u worden ingevuld; Het veld is ingevuld met een bepaalde aard. Mocht deze aard in een specifiek geval afwijken, dan kan dit worden aangepast; Er wordt een keuzemenu met een (beperkt) aantal opties weergegeven. Mocht de juiste aard er niet tussen staan, dan kunt u deze alsnog handmatig invullen. Tijdsduur: hier kunt u de geplande tijdsduur in minuten invullen. Indien de tijdsduur anders wordt ingevoerd, wordt deze niet in de agenda weergegeven. Bij een juiste invoer wordt de tijdsduur in de agenda tussen haakjes weergegeven. Wanneer de tijdsduur bij alle agendapunten wordt ingevuld, vermeld NotuDoc uit zichzelf de aanvangstijd per agendapunt. Thema: hier kunt u (optioneel) een thema aan een agendapunt toevoegen. Deze moeten vooraf in NotuDoc worden ingevoerd, zodat ze in het keuzemenu verschijnen. De thema s worden niet in de agenda getoond, maar vormen een categorie waarop kan worden gezocht (zie hoofdstuk 9). Zaakcode: hier kunt u (optioneel) een zaakcode aan een agendapunt toevoegen. Het is mogelijk om een keuzemenu te plaatsen, maar u kunt het veld ook handmatig invullen. De zaakcode wordt in de agenda getoond. Verantwoordelijke: in het eerste veld kunt u (optioneel) de naam van de verantwoordelijke voor het agendapunt invoeren. Meestal betreft dit de wethouder. In het tweede veld is ruimte voor een telefoonnummer. Dit wordt vervolgens weergegeven in de agenda. Geen van beide velden kan standaard worden voorzien van een naam en telefoonnummer. Onderaan het overzicht staan drie rode knoppen: 11

13 Opslaan en naar documenten: hiermee wordt het agendapunt aangemaakt en kunt u direct documenten aan het betreffende agendapunt koppelen (zie paragraaf 4.6); Opslaan en volgende toevoegen: hiermee wordt het agendapunt aangemaakt en verschijnt opnieuw het overzicht voor het aanmaken van een agendapunt in beeld; Opslaan: hiermee wordt het agendapunt aangemaakt en keert u terug naar het agenda-overzicht. 4.4 Samenstelling agenda Nadat u alle agendapunten heeft ingevoerd, komt u terug bij het agenda-overzicht. Een voorbeeld hiervan ziet u in onderstaande afbeelding. Hierin ziet u dat de opmaak van de tussenkoppen Hamerstukken en Bespreekstukken anders is die van de agendapunten. Bij het aanmaken van de agenda zijn overigens niet alle velden ingevuld. Achter de agendapunten vindt u een aantal symbolen: Paperclip: hiermee kunt u documenten aan de agendapunten koppelen; Potlood: hiermee kunt u de tekst bij het agendapunt wijzigen; : het agendapunt wordt één positie omhoog geplaatst; : het agendapunt wordt één positie omlaag geplaatst; + : er wordt een nieuw agendapunt direct onder dit agendapunt geplaatst;» : zodra u de cursor op dit symbool plaatst, verschijnen er twee extra symbolen; Rood kruis: hiermee kunt u het agendapunt verwijderen; (Kopie)-symbool: hiermee kunt u het agendapunt (inclusief documenten) kopiëren naar een andere vergadering die op een nader tijdstip plaatsvindt (zie paragraaf 4.8). Na het invoeren van de agendapunten kunt u deze nummeren. Zodra u op Hernummer klikt, verschijnt er een rood veld voor het eerste agendapunt, voor ieder agendapunt na een 12

14 tussenkop en voor elk eerste sub-agendapunt. Als u op een rood veld klikt, dan verschijnt een keuzemenu (zie voorbeeld hieronder). De symbolen 1, A en III geven het type nummering aan. Zodra u in het eerste rode veld een type nummering selecteert, dan worden de volgende agendapunten automatisch volgens dit principe genummerd. De nummering stopt bij het eerstvolgende rode veld. U dient dan opnieuw een type nummering te selecteren. Met het -symbool vervolgt u de nummering van voorgaande agendapunten. Indien u het symbool 1, A of III selecteert, dan begint de nummering bij dat agendapunt opnieuw. Door de rode knop Hernummer in te drukken, wordt de gewenste nummering definitief toegevoegd. 13

15 4.5 Drag-and-Drop Ter aanvulling op het basissysteem is het mogelijk om de module Agenda af te nemen. Deze module biedt extra mogelijkheden voor het toevoegen van bijlagen en het kopiëren en verplaatsen van agendapunten. De functionaliteit heet drag-and-drop. Hiermee kunt u onder andere de agendapunten verslepen. Bovendien is het mogelijk om per vergadercategorie een nummering in te stellen, zodat u dit niet langer handmatig hoeft te doen. Geadviseerd wordt om dit voor u op locatie te laten configureren. Hiervoor komen de adviseurs van NotuBiz graag langs. Tegen een gering tarief wordt NotuDoc startklaar gemaakt en krijgen u en uw medewerkers instructies voor deze functionaliteit. Voor de gebruikers van drag-and-drop is hieronder een handleiding opgenomen Knoppen De opmaak van een NotuDoc-omgeving met drag-and-drop verschilt enigszins van de standaardopmaak. Om dit verschil inzichtelijk te maken, zijn beide vormen hieronder weergegeven. De eerste afbeelding is van een agenda-overzicht met de standaardopmaak. In de tweede afbeelding wordt de opmaak met de drag-and-drop-functionaliteit afgebeeld. 14

16 Als u met de cursor over de agendapunten beweegt, verschijnen er pijltjes tussen de agendapunten. Deze pijltjes geven aan waar (sub-)agendapunten en koppen kunnen worden toegevoegd. Zodra u de cursor op de pijltjes plaatst, verschijnt er een +-symbool met één van de volgende opties: voeg kop toe, voeg punt toe of voeg subpunt toe. Als u hierop klikt, verschijnt het overzicht in beeld waarmee u een nieuw punt kunt aanmaken (Sub-) agendapunten toevoegen In een NotuDoc-omgeving met drag-and-drop zijn een aantal tekstlinks gewijzigd in symbolen. Hieronder ziet u een lijst met symbolen die u kunt tegenkomen. Naar de agenda Opslaan en volgende toevoegen Naar het agendapunt Opslaan en naar lijst Opslaan Agendapunten verslepen Om een agendapunt te verplaatsen gaat u met de cursor naar het betreffende agendapunt. Wanneer de cursor in een hand verandert, kan het agendapunt worden versleept. Het is niet mogelijk om een agendapunt te wijzigen in een sub-agendapunt of een kop (of andersom). Bij het verslepen van een agendapunt, worden de sub-agendapunten automatisch meegenomen. Datzelfde geldt bij het verslepen van een kop. Afhankelijk van de instellingen, wordt de nummering van de agendapunten ook automatisch aangepast. 15

17 4.5.4 Agendapunten met bijlagen verslepen Het is niet mogelijk om de bijlagen van een agendapunt naar een ander agendapunt te verslepen. Als een agendapunt meerdere bijlagen bevat, dan kan de volgorde hiervan met behulp van de pijltjes achter de documenten worden gewijzigd Nummering configureren In een NotuDoc-omgeving met drag-and-drop is het mogelijk om de agendapunten automatisch te nummeren. De helpdesk kan u helpen bij het instellen van een nummering. Alle agendapunten die u vervolgens aanmaakt of verplaatst, zullen van deze nummering worden voorzien. Geadviseerd wordt om de instellingen voor u op locatie te laten configureren. Voor vragen en meer informatie kunt u contact opnemen met de helpdesk Nummering op agendaniveau instellen Om de nummering op agendaniveau in te stellen, klikt u rechtsboven (naast de vergaderdetails) op het potlood. U komt dan in het configuratiescherm van de agenda, zoals hieronder is afgebeeld. Hier kunt u kiezen voor handmatige nummering of voor een patroon. U moet hier als gebruiker overigens wel voor gemachtigd zijn. Bij automatische nummering door middel van een patroon heeft u de volgende opties: Voeg toe: Een agenda in NotuDoc bestaat uit drie niveaus, namelijk een kop, een agendapunt en een sub-agendapunt. Met deze optie kunt u ervoor zorgen dat de nummering van een hoger niveau wordt meegenomen bij de nummering van het niveau daaronder. Bijvoorbeeld: als bij agendapunt 3 een sub-agendapunt a wordt aangemaakt, dan wordt dit automatisch 3a. Voeg toe kan alleen worden ingesteld als er een stijl is gekozen. 16

18 Voorloop: Vast voorvoegsel bij een onderdeel. Hier kan alles worden ingevuld (cijfer, tekst of symbool). Voorloop kan alleen worden ingesteld als er een stijl is gekozen. Stijl: Het keuzemenu bevat de volgende opties: Geen: er wordt geen nummering toegevoegd Vast: ieder nieuw item krijgt hetzelfde voorvoegsel (Het veld Voorvoegsel moet worden ingevuld) a-z A-Z i-iii I-III Naloop: Vast achtervoegsel bij een onderdeel. Hier kan alles worden ingevuld (cijfer, tekst of symbool). Naloop kan alleen worden ingesteld als er een stijl is gekozen. (sub-)nummering: Met (sub-)punten herstarten wordt er na een onderbreking door een item van een hoger niveau opnieuw begonnen met de nummering. Bijvoorbeeld: als een reeks agendapunten (1 t/m 4) wordt opgevolgd door een kop, dan begint de nummering van de volgende reeks agendapunten weer bij 1. Met (sub-)punten doornummeren wordt de nummering van de reeks agendapunten na de kop weer vervolgd met 5. Automatische nummering kan altijd handmatig worden aangepast door op het potlood achter een (sub- )agendapunt of kop te klikken. Door bij Stijl voor Vast te kiezen, kunt u handmatig een nummer invullen in het veld Voorloop. 4.6 Documenten toevoegen Indien u documenten aan een agendapunt wilt toevoegen, dan klikt u op het paperclipsymbool achter het betreffende agendapunt. U komt dan op onderstaand scherm terecht. In dit scherm staat een overzicht van de documenten die bij het agendapunt horen. In dit geval is het overzicht nog leeg. Direct onder het NotuBiz-logo vindt u de naam van het agendapunt waaraan u de documenten gaat toevoegen. Via de knop Agenda keert u terug naar het agenda-overzicht. Via de knop Nieuw document komt u bij onderstaand invulscherm waarmee een nieuw document kan toevoegen. 17

19 Bij dit invulscherm heeft u de volgende opties: Nieuw Document: via de knop Bladeren kunt u het gewenste document uit een map op uw computer selecteren. Het wordt sterk aangeraden om gebruik te maken van PDF-bestanden, aangezien deze bij alle NotuBiz-diensten kunnen worden geopend. Titel: Hier kunt u het document van een titel voorzien. In eerste instantie wordt in NotuDoc de bestandsnaam van het document overgenomen, maar dit kunt u uiteraard ook wijzigen. Datum publicatie: dit is de datum waarop het document is gepubliceerd. Deze optie is vooral van belang voor de zoekfunctie van NotuDoc (zie hoofdstuk 8). Type document: voor elk document dient een type te worden geselecteerd. De lijst met types kan onbeperkt worden uitgebreid, maar deze moeten wel vooraf in NotuDoc worden ingevoerd 7. Het is niet mogelijk om een document zonder type op te slaan. Via de knop Opslaan en volgende wordt het document opgeslagen en kunt u direct een nieuw document aan hetzelfde agendapunt toevoegen. Via de knop Opslaan wordt het document opgeslagen en keert u terug naar het agenda-overzicht. Om wijzingen aan te brengen in reeds toegevoegde documenten, klikt u weer op het paperclip-symbool. U komt dan opnieuw bij het overzicht van documenten die bij het geselecteerde agendapunt horen. Om een document in een nieuw scherm te openen, klikt u op de titel van het betreffende document. Rechts van de titel staan een paar symbolen. Deze hebben de volgende functies: 7 Neem hiervoor contact op met NotuBiz. 18

20 Potlood: hiermee kunt u het document of de ingevoerde informatie wijzigen; : het document wordt één positie omhoog geplaatst. : het document wordt één positie omlaag geplaatst. + : er wordt een nieuw document onder het huidige document geplaatst. x : het document wordt verwijderd. Kettingsymbool: hiermee kunt u het document loskoppelen van het betreffende agendapunt (bijvoorbeeld wanneer het document aan het verkeerde agendapunt is gekoppeld). In het voorbeeld hieronder ziet u dat het document Plattegrond is losgekoppeld. Het document wordt dan automatisch onderaan de agenda geplaatst onder de titel Niet aan punten gekoppelde documenten. Door op het kettingsymbool te drukken kan het document opnieuw aan een agendapunt worden gekoppeld. Uiteindelijk moeten alle documenten aan een agendapunt worden gekoppeld, omdat ze anders na de publicatie niet worden getoond. Een uitzondering geldt voor documenten die op de vergadering als geheel van toepassing zijn, zoals een verslag of besluitenlijst. Deze documenten moeten aan de agenda worden toegevoegd. Hiervoor klikt u rechtsboven (naast de vergaderdetails) op het potlood. Het toevoegen van documenten aan de agenda gaat op dezelfde wijze als het toevoegen van documenten aan de agendapunten. De algemene documenten zijn echter niet goed zichtbaar wanneer u verder gaat met het aanmaken van de agenda. Deze documenten worden wel duidelijk zichtbaar zodra de agenda voor het publiek wordt gepubliceerd. Achter de titel van het document wordt het type weergegeven. Als het type in de titel van het document voorkomt, dan wordt het type niet in het overzicht weergegeven. Daarom wordt bij het document Raadsvoorstel onder agendapunt 4 niet vermeld dat het document onder het type Voorstel valt. 19

21 4.6.1 Multi-upload bij agendapunt Met de module Agenda is het mogelijk om bij een (sub-)agendapunt direct meerdere bijlagen te uploaden. Hiervoor klikt u op het paperclip-symbool achter het betreffende agendapunt. U komt dan op onderstaand scherm terecht. In dit scherm staat een overzicht van documenten die bij het geselecteerde agendapunt horen. Via de knop Nieuwe documenten, kunt u de gewenste documenten selecteren uit een map op uw computer. U kunt meerdere documenten selecteren door de Control-knop op uw toetsenbord ingedrukt te houden terwijl u documenten met uw cursor aanklikt. Via de knop Opslaan komt u op onderstaand scherm terecht. In het voorbeeld ziet u twee documenten die nog moeten worden geüpload. De titel van deze documenten is gelijk aan de bestandsnaam van de documenten. Via het keuzemenu Type Document kunt u aangeven wat voor type de betreffende documenten zijn. Wanneer u Komt uit titel selecteert, dan wordt de titel automatisch gecontroleerd op types. Bij een overeenkomst wordt het juiste type geselecteerd. Indien de titel niet overeenkomt met de types in het keuzemenu, dan wordt standaard het type Bijlage toegekend. Via de knop Start upload worden de documenten in het systeem opgeslagen. 4.7 Document vervangen NotuDoc biedt eveneens de mogelijkheid om een document te vervangen. Indien u een nieuwe versie van een reeds geüpload document wilt toevoegen, dan hoeft u het oude document niet te verwijderen. Dit is van belang wanneer u gebruikmaakt van NotuBox. Een verwijderde bijlage verdwijnt niet automatisch uit NotuBox, omdat daarmee de aantekeningen van gebruikers verloren gaan. Als u een nieuwe versie van een document in NotuDoc wilt plaatsen, dan kunt u dat op de volgende wijze doen: In het agenda-overzicht klikt u op het paperclip-symbool achter het agendapunt waarbij u een document wilt vervangen. Vervolgens krijgt u een overzicht van de geüploade documenten in beeld. Klik vervolgens op het potlood naast het document dat u wilt vervangen. U krijgt dan onderstaand scherm in beeld. 20

22 Bij Vervang document door selecteert u de nieuwe versie van het document. De overige velden blijven ongewijzigd, maar deze kunt u desgewenst aanpassen. Klik op Opslaan om de bijlage definitief te vervangen. U moet daarbij niet vergeten om het document opnieuw te publiceren, zodat de nieuwe versie ook zichtbaar wordt voor het publiek. 4.8 Agendapunten kopiëren Een andere mogelijkheid is het kopiëren van agendapunten (en/of documenten) naar een andere agenda. Ga hiervoor in het agenda-overzicht met de cursor naar het agendapunt (waaronder het document valt) en ga hiermee naar het» -symbool. Vervolgens klikt u op het (kopie)-symbool. Onderstaand overzicht verschijnt daardoor in beeld. Agenda: hier wordt de agenda vermeld waartoe het agendapunt of het document behoort. Punt: dit is het agendapunt (waaronder het document valt) dat u gaat kopiëren. Vergadering van: hier selecteert u de vergadercategorie waarnaar het agendapunt of het document moet worden gekopieerd. 21

23 Op: In het keuzemenu selecteert u de datum van de vergadering waarnaar het agendapunt of het document moet worden gekopieerd. U kunt alleen kopiëren naar een vergadering die al in NotuDoc is geplaatst. Bovendien moet de vergaderdatum van de doelagenda na de bronagenda plaatsvinden en de doelagenda mag niet op gepubliceerd staan. Na punt/in punt: Met de optie Na punt plaats u een agendapunt of document achter het agendapunt dat u op de volgende pagina selecteert. Met de optie In punt wordt een agendapunt of document aan dat betreffende agendapunt gekoppeld Met documenten: Hier vinkt u de documenten aan die u wilt kopiëren. Spring naar: Met de optie Deze agenda komt u na het kopiëren opnieuw in bovenstaand scherm terecht. Daardoor kunt u direct verder met het kopiëren van documenten. Als u na het kopiëren de nieuwe agenda wilt inzien, klikt u op Doel agenda. Met de optie Kopieer maakt u het kopiëren van de geselecteerde documenten definitief Agendapunten verplaatsen Naast het kopiëren van agendapunten is het ook mogelijk om ze te verplaatsen naar een andere agenda. Dit is alleen mogelijk als de doelagenda nog niet is gepubliceerd. Om een agendapunt te verplaatsen klikt u op het (kopie)-symbool. Linksboven kunt u aangeven of u het agendapunt wilt kopiëren of verplaatsen. Daaronder kunt u een agenda selecteren. Met de optie Uitvoeren worden de instellingen doorgevoerd. Let op! Als u NotuBox afneemt, worden de notities van gebruikers niet meegenomen bij het kopiëren of verplaatsen van een agendapunt. Verplaats daarom alleen agendapunten naar agenda s die nog niet gepubliceerd zijn! Agendapunten tussen bijeenkomsten en agenda s verplaatsen en kopiëren Sommige gemeenten hebben een vergaderstructuur waarbij op één dag in meerdere vergaderzalen tegelijkertijd wordt vergaderd (in plaats van commissievergaderingen op verschillende momenten). Dit wordt in NotuDoc een bijeenkomst genoemd. U hebt de mogelijkheid om voor deze bijeenkomsten een aangepaste agenda aan te maken. Hierdoor kunt u ook agendapunten kopiëren en verplaatsen tussen bijeenkomsten en normale agenda s. De werkwijze voor het kopiëren blijft gelijk. 22

24 4.8.3 Agendapunten met sub-agendapunten en bijlagen verplaatsen en kopiëren Naast het kopiëren en verplaatsen van agendapunten is het ook mogelijk om subagendapunten en bijbehorende documenten op een andere agenda te zetten. In de afbeelding hieronder ziet u hoe dat moet. 4.9 Agenda afronden en publiceren Als alle agendapunten, documenten en nummeringen naar wens zijn ingevoerd, kunt u de agenda afronden en publiceren. U klikt hiervoor in het agenda-overzicht rechts boven op het potloodsymbool (ter hoogte van de velden Aanvang en Voorzitter). U krijgt dan het volgende scherm in beeld. 23

25 In dit overzicht staan opnieuw alle gegevens die u bij het aanmaken van de agenda heeft ingevoerd. De velden die u in eerste instantie heeft leeggelaten, worden door het systeem automatisch ingevuld (zoals Voorzitter of Griffier). Deze velden kunt u alsnog wijzigen, maar bij een keuzemenu moet u altijd een keuze maken. In het veld Publiceren geeft u aan of de agenda voor het publiek zichtbaar mag zijn. Met de optie Ja wordt de agenda openbaar en met de optie Nee is dat uiteraard niet het geval. In het veld Voor selecteert u de groep die de agenda mag inzien 8. Met deze optie kunt u de agenda dus gefaseerd openbaar maken. U kunt kiezen uit de volgende groepen: Griffie, Agendacommissie, Raadsleden en Publiek: Griffie: de agenda is alleen zichtbaar voor gebruikers die de mogelijkheid hebben om agenda s aan te maken in NotuDoc. Deze optie kunt u bijvoorbeeld gebruiken als de agenda nog niet af is en daardoor nog niet mag worden ingezien. Agendacommissie: deze optie kunt u gebruiken als de agenda slechts voor een bepaalde groep gebruikers zichtbaar mag zijn. Hiervoor moeten de gebruikers in het systeem van NotuDoc worden aangevinkt als lid van de agendacommissie. Zij kunnen de agenda dan alvast inzien, voordat bijvoorbeeld de raadsleden dit kunnen. Raadsleden: de agenda is zichtbaar voor alle gebruikers van NotuDoc. De agenda is dus niet zichtbaar voor het publiek. Publiek: als een agenda voor het publiek zichtbaar mag zijn, selecteert u de optie Ja in het veld Publiceren. NotuDoc geeft een foutmelding als u daarbij een andere groep dan Publiek selecteert. Het is namelijk niet mogelijk om iets te publiceren dat niet voor het publiek zichtbaar mag zijn. In bovenstaande afbeelding ziet u ook drie nieuwe velden, die op verzoek kunnen worden toegevoegd 9 : Naam commissie: hier kunt u de naam van de commissie wijzigen. Gremium: in het veld Gremium staat standaard de zin: Hierbij wordt u uitgenodigd voor de [openbare/besloten] vergadering van de [naam vergadering]. U kunt deze zin handmatig wijzigen. Het is ook mogelijk om de standaardtekst in dit veld aan te passen. Aanhef: de aanhef in NotuDoc is standaard: Agenda van [naam vergadercategorie] van [Datum]. U kunt deze standaardtekst op dezelfde manier wijzigen als bij het veld Gremium. Het afronden (en publiceren) van de agenda maakt u definitief met de optie Opslaan. Hierna komt u weer terug in de agenda. De optie Opslaan en naar lijst leidt u naar het overzicht met agenda s, zoals in onderstaande afbeelding wordt getoond. 8 Hiervoor is een overeenkomst voor de Vertrouwelijkheidsfunctie van NotuDoc en/of een aanvullend contract voor NotuBox benodigd. 9 Neem hiervoor contact op met NotuBiz. 24

26 In de kolom Publiceren ziet u voor wie de agenda zichtbaar is en of deze al is gepubliceerd. In het voorbeeld is de agenda van gepubliceerd voor het publiek. De drie agenda s daarboven zijn respectievelijk zichtbaar voor de agendacommissie, de griffie en de raadsleden en zijn daarom niet gepubliceerd. De agenda van mag zichtbaar zijn voor het publiek, maar is nog niet gepubliceerd. Dat is te zien aan de status Herpubliceren - Publiek. Zodra u op Publiceer klikt, wordt de agenda definitief gepubliceerd. U krijgt een melding in beeld zodra de vergadering is gepubliceerd. Het kan voorkomen dat een gepubliceerde agenda niet langer zichtbaar mag zijn voor het publiek. In dat geval moet in het veld Publiceren de optie Nee selecteren en in het veld Voor de gewenste groep. Vergeet daarbij niet op opnieuw de knop Publiceer in te drukken. Dit zorgt ervoor dat de agenda ook daadwerkelijk niet meer zichtbaar is voor het publiek Gepubliceerde agenda s raadplegen Er zijn twee mogelijkheden om een gepubliceerde agenda in NotuDoc terug te vinden. Allereerst kunt u terugkeren naar de kalender (via de knop Kalender in het grijsgekleurde vlak). Daar treft u de agenda aan onder de betreffende datum. Indien de knop Kalender niet in de NotuDoc-omgeving van uw organisatie is opgenomen, kunt u een gepubliceerde agenda op een andere manier terugvinden. Nadat u bent terugkeert naar het hoofdmenu van NotuDoc (via de knop Menu) kiest u in het tabblad Publiek voor de optie Agenda s bekijken. U krijgt dan een overzicht met gepubliceerde agenda s in beeld. Het is daarbij mogelijk om een specifieke vergadercategorie te selecteren waarvan u de gepubliceerde agenda s wilt zien. Als u op de titel van een agenda klikt, komt onderstaand scherm in beeld. 25

27 In dit overzicht kan de agenda niet meer worden aangepast. Via de link rechtsboven (in dit geval Voorstel) opent u een document dat niet gekoppeld is aan een specifiek agendapunt, maar aan de vergadering als geheel. De naam van deze link wordt bepaald door het type waaronder dit document valt. In het voorbeeld betreft het dus een voorstel. 26

28 5. Module Bijeenkomsten In paragraaf is het verschil uitgelegd tussen normale vergaderingen en bijeenkomsten (tegelijkertijd meerdere vergaderingen op verschillende locaties). Voor deze bijeenkomsten kunt u aangepaste agenda s maken. Hierbij is in één oogopslag zichtbaar wat er in alle zalen wordt besproken. Bovendien kunt u extra informatie aan de agendapunten toevoegen. 5.1 Bijeenkomst aanmaken Voor het aanmaken van een nieuwe bijeenkomst klikt u in het tabblad Griffie op de knop Bijeenkomsten maken/wijzigen. U krijgt dan een Overzicht van bijeenkomsten in beeld. Hierin staan de reeds aangemaakte bijeenkomsten. Via de knop Nieuwe bijeenkomst komt u op onderstaand scherm terecht. Voor het aanmaken van een bijeenkomst heeft u de volgende opties: Bijeenkomst: hier selecteert u het juiste gremium. Veel gemeenten hebben slechts één gremium, maar naar wens kan NotuBiz meerdere gremia toevoegen. Titel: hier vermeldt u de titel van de bijeenkomst (indien afwijkend van de gremiumnaam). Als u het veld open laat, wordt automatisch de naam van het gremium overgenomen. Datum: hier voert u de beoogde datum van de bijeenkomst in. Tijd: in het eerste veld vult u de aanvangstijd van de vergadering in volgens het format UU:MM (bijvoorbeeld 19.30). In het tweede veld kunt u (optioneel) het woord uur invullen. Vergaderlocatie: hier vermeldt u de vergaderlocatie (zie paragraaf 3.3 voor mogelijkheden). Opening: in dit veld kunt u (optioneel) een bericht plaatsen dat direct boven de agenda wordt weergegeven. 27

29 Onderdelen: in het keuzemenu Extra zaal selecteert u de eerste zaal waar een vergadering plaatsvindt. In het veld Om vult u de starttijd van deze vergadering in (volgens het format UU:MM). De zalen moeten van tevoren op uw verzoek worden ingevoerd door NotuBiz. Met de knop Opslaan voegt u de bijeenkomst definitief toe. Dit ziet er als volgt uit: De bijeenkomst heeft in dit voorbeeld nog maar één zaal, namelijk het gemeentehuis. In paragraaf 5.4 leest u hoe u meerdere zalen aan de bijeenkomst kunt koppelen. Als u op Zaal 1 klikt, krijgt u de betreffende agenda in beeld. 5.2 Agendapunt toevoegen Voor het aanmaken van agendapunten in Zaal 1 klikt u op Nieuw Punt. Vervolgens verschijnt het overzicht op de volgende pagina in beeld. De instructies in paragraaf 4.3 zijn grotendeels toepasbaar bij het toevoegen van agendapunten bij een bijeenkomst. De velden, die in deze paragraaf niet zijn toegelicht, worden hier alsnog besproken. Een aantal velden is optioneel en kan op verzoek van de afnemer door NotuBiz worden geactiveerd. Kamer (optioneel): in dit veld kunt u de naam van de vergaderzaal/kamer invoeren. Commissie (optioneel): in dit keuzemenu kunt u de naam van de commissie selecteren. De commissies dienen vooraf door NotuBiz in het systeem ingevoerd te worden. Thema (optioneel): in dit keuzemenu kunt u een thema aan het agendapunt koppelen. Deze dienen vooraf door NotuBiz in het systeem ingevoerd te worden. De thema s worden niet in de agenda getoond, maar vormen een categorie waarop u kunt zoeken (zie hoofdstuk 9). Voorzitter (optioneel): in dit keuzemenu kunt u de juiste voorzitter selecteren. Wanneer de voorzitter in de loop van de avond wisselt, kan dit een handige optie zijn. Het is overigens gebruikelijk om deze informatie dan niet meer bij de hoofdlijnen van de zaal te tonen. De voorzitters dienen vooraf door NotuBiz in het systeem ingevoerd te worden. Griffier (optioneel): hiervoor geldt hetzelfde als voor het veld Voorzitter. Notulist (optioneel): hiervoor geldt hetzelfde als voor het veld Voorzitter. Portefeuillehouder (optioneel): hiervoor geldt hetzelfde als voor het veld Voorzitter. 28

30 Verplicht aanwezig (optioneel): hier kunt u aangeven welke personen verplicht aanwezig dienen te zijn tijdens de behandeling van dit agendapunt (bijvoorbeeld een woordvoerder over een bepaald onderwerp). Als deze optie is geactiveerd, worden hier standaard alle wethouders en raadsleden, die in het systeem bekend zijn, weergegeven. Met de knop Opslaan wordt het agendapunt aan de agenda van de zaal toegevoegd en komt u terug bij het agenda-overzicht. Het toevoegen van andere agendapunten en documenten en het aanpassen van de nummering werkt hetzelfde als bij normale agenda s. Hierover leest u meer in hoofdstuk 4. 29

31 5.3 Overzicht bijeenkomst Als u wilt terugkeren naar het bijeenkomstoverzicht, dan drukt u in de agenda van Zaal 1 op de knop Overzicht. Dat ziet er als volgt uit: Rechts naast de agendapunten worden verschillende namen weergegeven. De namen in het rood (i.e. Fritsen, Pietersen en Teunissen) zijn respectievelijk van de voorzitter, de griffier en de notulist. De naam in het groen (i.e. Jansen) is van de portefeuillehouder. De naam in het blauw (i.e. Klaassen) is iemand die als Verplicht aanwezig is geselecteerd (zie paragraaf 5.2). Als u met de cursor over de namen beweegt, verschijnen de functies in beeld. In de publieke versie van de bijeenkomstagenda worden de namen niet getoond. Op verzoek van de afnemer kunnen de namen van de voorzitter, de griffier en portefeuillehouder wel worden weergegeven 10. De begintijd van de agendapunten wordt in het schema tussen haakjes weergegeven. De aard van het agendapunt staat achter de titel (i.e. Informatief bij punt 1). Wanneer er documenten aan een agendapunt zijn gekoppeld wordt dit aangeduid door middel van het paperclip-symbool (i.e. punt 1). Als u hierop klikt, verschijnen deze documenten in beeld. 5.4 Extra zaal toevoegen Een bijeenkomst bevat meestal meer dan één zaal. Om extra zalen toe te voegen klikt u op het potloodsymbool (bovenaan de agenda van de bijeenkomst). U komt vervolgens weer in het scherm met de hoofdlijnen van de bijeenkomst terecht. Via de knop Extra zaal kunt u een nieuwe zaal selecteren en de bijbehorende aanvangstijd opgeven. Daarna kunt u de agenda van de nieuwe zaal invullen, zoals u dat ook voor de eerste zaal heeft gedaan. Deze stappen kunt u herhalen, totdat u alle zalen aan de bijeenkomst heeft toegevoegd. In de afbeelding op de volgende pagina ziet u dat de bijeenkomst drie zalen heeft. De aanvangstijd van de eerste agendapunten is voor alle zalen hetzelfde, namelijk uur. In Zaal 2 wordt om uur echter al overgaan naar het volgende agendapunt. In Zaal 3 gebeurt dat pas om 19:45 uur en in Zaal 1 om 20:00 uur. 10 Neem hiervoor contact op met NotuBiz. 30

32 Mocht er later op de avond (bijvoorbeeld om 21:00 uur) nog een plenair gedeelte in Zaal 1 plaatsvinden, dan is het mogelijk om een zaal onderaan de agenda te plaatsen op de manier zoals hieronder is afgebeeld. U dient hiervoor in het bijeenkomstoverzicht opnieuw de optie Extra Zaal aan te klikken. Als u vervolgens Zaal 1 selecteert (met de aanvangstijd van 21:00 uur), dan verschijnt de plenaire vergadering in het bijeenkomstoverzicht. U dient voor deze vergadering uiteraard ook een aparte agenda aan te maken, zoals u dat ook voor de andere zalen heeft gedaan. 5.5 Agendapunten verplaatsen Als u met de cursor over het verplaatssymbool (rechts boven elk agendapunt) beweegt, dan verschijnt het woord Verplaats. Met deze knop kunt u agendapunten vanuit de ene zaal naar 31

33 de andere zaal verplaatsen. Wanneer u op het betreffende symbool klikt, dan krijgt u het volgende scherm in beeld: Hier staan de volgende velden: Agenda: hier worden de huidige datum en vergaderzaal van het agendapunt vermeld.» : hier wordt het geselecteerde agendapunt genoemd. Agenda: hier kan de vergaderzaal geselecteerd worden waar het punt naartoe verplaatst moet worden. Na punt: hier kunt u het punt kiezen waaronder het geselecteerde agendapunt moet worden geplaatst. Indien u Als eerste punt selecteert, dan wordt het geselecteerde agendapunt bovenaan geplaatst. Zodra u op Verplaats drukt, wordt het agendapunt (inclusief bijbehorende documenten en informatie) definitief verplaatst. 5.6 Waarschuwing aanwezigheidsconflict Zoals in paragraaf 5.2 en 5.3 reeds vermeld, kunt u per agendapunt (optioneel) meerdere functies invoeren (bijvoorbeeld voorzitter, griffier, notulist en portefeuillehouder). In NotuDoc wordt deze informatie automatisch gecontroleerd op een aanwezigheidsconflict. Als dezelfde persoon tegelijkertijd in meerdere zalen is ingepland, verschijnt er links in de agenda een waarschuwingssymbool. Zodra u hier met de cursor overheen gaat, dan verschijnt de melding Aanwezigheidsconflict voor [naam van de betreffende persoon]. Een voorbeeld hiervan ziet u in de volgende afbeelding. 32

34 5.7 Agenda bijeenkomst afronden en publiceren Via het potloodsymbool (rechtsboven de agenda) komt u in het bijeenkomstoverzicht. In de velden Voor en Publiceren selecteert u de groepen die de agenda mogen inzien en geeft u aan of de agenda mag worden gepubliceerd. In paragraaf 4.9 staat uitgebreid beschreven hoe u normale agenda s kunt afronden en publiceren. In de module Bijeenkomsten werkt dit op dezelfde manier. 33

35 6. Module Evenementen De module Evenementen zorgt ervoor dat er in NotuDoc, naast de links naar agenda s, ook andere zaken in de kalender kunnen worden opgenomen. Het gebruik hiervan is tweeledig. Allereerst kunt u een planning van de raad- en commissievergaderingen invoeren. Het gaat dan om vergaderingen waarvan de datum al is vastgesteld, maar waarvan nog geen agenda beschikbaar is. Door deze vergaderingen als evenement in NotuDoc in te voeren, worden deze in de kalender weergegeven. Er is dan echter geen agenda aan gekoppeld. Daarnaast kunt u evenementen invoeren om allerlei andere zaken aan raadsleden en het publiek kenbaar te maken 11. Hier kunt u eventueel één PDF-document aan koppelen. Het evenement fungeert op deze manier als een soort uitnodiging. 6.1 Evenement aanmaken In het tabblad Griffie vindt u de knop Evenementen. Als u hierop klikt, komt u in het evenementenoverzicht terecht. Om een nieuw evenement aan te maken, gaat u naar Nieuw evenement. Vervolgens komt u in onderstaand scherm terecht. Document: u kunt één document aan een evenement koppelen (zoals een uitnodiging of een document met aanvullende informatie over het evenement). Link: het is ook mogelijk om een link aan het evenement te koppelen. Deze optie is een alternatief voor het toevoegen van een document. Als u een document aan het evenement heeft gekoppeld, is het niet meer mogelijk om een link te plaatsen. Titel: hier geeft u (verplicht) een titel op, waarmee het evenement in de kalender verschijnt. Datum: hier selecteert u de datum waarop het evenement plaatsvindt. 11 Hiervoor is een overeenkomst voor de Vertrouwelijkheidsfunctie van NotuDoc benodigd. 34

36 Vergadering van: als het evenement een aankondiging van een vergadering betreft, dan kunt u hier het gremium selecteren. Nadat u een gremium heeft geselecteerd, is het niet meer mogelijk om een document, link of titel in te voeren (en vice versa). Tijd: in het eerste veld vult u de aanvangstijd van het evenement in volgens het format UU:MM (bijvoorbeeld 19.30). In het tweede veld kunt u (optioneel) het woord uur invullen. Locatie: hier kunt u (optioneel) de evenementenlocatie vermelden. Alleen voor raadsleden: hier kunt u aangeven of een evenement voor het publiek zichtbaar mag zijn. Is vervallen: het kan voorkomen dat een ingevoerd evenement niet doorgaat. Dan kunt u dat in dit veld aangeven. Het evenement blijft hierdoor zichtbaar in de kalender, maar daarboven wordt de tekst Vervallen weergegeven. Uiteraard is het ook mogelijk om een evenement definitief te verwijderen. Type: hier kunt u het evenement van een type voorzien. Deze types moeten vooraf in NotuDoc worden ingevoerd 12. Het type is niet zichtbaar in de kalender, maar kan wel van pas komen wanneer u de zoekfunctie gebruikt. 6.2 Overzicht evenementen Bovenaan het evenementenoverzicht kunt u een periode selecteren, zodat u een overzicht krijgt van evenementen die in deze periode plaatsvinden/hebben plaatsgevonden. In onderstaand voorbeeld worden alleen de evenementen van februari 2012 weergegeven. Het eerste evenement in het overzicht is een aankondiging van een vergadering. Het tweede evenement is een uitnodiging voor het afscheid van een wethouder. Deze is op een later tijdstip echter weer geannuleerd. Het derde evenement is wederom een uitnodiging voor de opening van het gemeentehuis. Dit evenement is niet vervallen. Achter de datum ziet u voor wie het evenement zichtbaar is. In dit voorbeeld zijn alle evenementen zichtbaar voor het publiek. Achter elk evenement staan drie symbolen. Met het kruissymbool kunt u het evenement definitief verwijderen en met het potloodsymbool kunnen de instellingen ervan worden gewijzigd. Met het kopieersymbool maakt u een nieuw evenement aan met dezelfde 12 Neem hiervoor contact op met NotuBiz. 35

37 instellingen als het evenement dat u hebt geselecteerd. Hiermee kunt u bijvoorbeeld de gemeenteraadsvergaderingen voor het hele jaar invoeren. 6.3 Evenementen tonen Evenementen worden alleen in de kalender getoond. In de afbeelding hieronder ziet u een voorbeeld. Op 1 februari ziet u een aankondiging van de gemeenteraadsvergadering. In dit geval wordt de afkorting gebruikt die in het systeem is ingevoerd, maar u kunt ook de volledige naam laten tonen 13. Het verschil tussen een aankondiging (i.e. evenement) en een agenda van een raadsvergadering is dat de aankondiging geen link naar de agenda bevat. Als u met de cursor langs een evenement gaat, ziet u wel de aanvangstijd, de locatie en de volledige naam. Op 14 februari ziet u een uitnodiging voor het afscheid van de wethouder. Daarboven staat dat het evenement is komen te vervallen. De uitnodiging op 24 februari bevat een link naar een document. Als u hierop klikt, wordt het document in een nieuw scherm geopend. 6.4 Aankondigingen overschrijven Zodra de agenda van een vergadering beschikbaar is, plaatst u deze uiteraard in NotuDoc. De aankondiging van deze vergadering (i.e. evenement) in de kalender is daardoor echter overbodig. Bij het invoeren van de agenda verschijnt deze namelijk eveneens in de agenda. Om een dubbele invoer te voorkomen, kunnen evenement worden overgeschreven. Zodra er op een specifieke datum een agenda of bijeenkomst wordt aangemaakt van hetzelfde gremium als een ingevoerd evenement, dan verdwijnt het evenement uit de kalender en wordt de agenda op deze datum zichtbaar. 13 Neem hiervoor contact op met NotuBiz. 36

38 7. Bericht van de dag Bericht van de dag is een functionaliteit waarmee u direct boven de kalender (optioneel) een bericht kunt plaatsen. Hier kunt u bijvoorbeeld de gebruikers van NotuDoc een uitleg geven over de NotuDoc-pagina van uw organisatie. Het is mogelijk om onderscheid te maken tussen een bericht voor het publiek en een bericht voor gebruikers met inloggegevens 14. Beide berichten kunt u opmaken met de opmaakcodes in bijlage I. Het is echter niet mogelijk om een afbeelding te plaatsen. De term Bericht van de dag is enigszins misleidend. Het bericht hoeft namelijk niet dagelijks te worden geplaatst of gewijzigd. 7.1 Bericht van de dag invoeren Het invoeren van het bericht van de dag gaat als volgt: in het tabblad Griffie klikt u in het rijtje met knoppen op de knop Bericht van de dag. Vervolgens komt in onderstaand scherm terecht. In het voorbeeld ziet u verschillende berichten achter Publiek en Raad/Griffie. Allebei vormen ze een Bericht van de dag. Als u op het potloodsymbool klikt, komt u in een scherm terecht waar het bericht kan worden aangepast. Als u vervolgens op Opslaan klikt, dan wordt het Bericht van de dag daadwerkelijk opgeslagen. 7.2 Bericht van de dag tonen Als u ingelogd bent en vervolgens op de knop Kalender klikt (in het grijsgekleurde vlak of via het tabblad Raadsleden), dan krijgt u automatisch de kalender in beeld. Daarboven verschijnt het Bericht van de dag voor de raad/griffie. Wanneer u de NotuDoc-pagina van uw organisatie bezoekt terwijl u niet bent ingelogd, dan ziet u op dezelfde plaats het Bericht van de dag voor het publiek. Hieronder ziet u een voorbeeld van het Bericht van de dag. 14 Hiervoor is een overeenkomst voor de Vertrouwelijkheidsfunctie van NotuDoc benodigd. 37

39 38

40 8. Multi-upload van documenten Als u bij een agenda 15 een grote hoeveelheid documenten wilt toevoegen, dan heeft u de mogelijkheid om dat via multi-opload te doen. U hoeft de documenten dan niet langer één voor één toe te voegen. Deze functionaliteit wordt in dit hoofdstuk verder uitgelegd. 8.1 Documenten invoeren De multi-upload van documenten vindt u via de knop Uploaden van documenten in het tabblad Griffie. Als u op deze knop klikt, komt u in een documentenoverzicht terecht. Deze documenten zijn al wel in het systeem ingevoerd, maar zijn nog niet gekoppeld aan een agendapunt. Via de knop Nieuwe documenten, kunt u de gewenste documenten selecteren uit een map op uw computer. U kunt meerdere documenten selecteren door de Controlknop op uw toetsenbord ingedrukt te houden terwijl u documenten met uw cursor aanklikt. Vervolgens klikt u op Openen en verschijnt het scherm dat hieronder is afgebeeld. In het voorbeeld staan twee documenten klaar om te uploaden. De titels van deze documenten zijn gelijk aan de bestandsnamen. Type document staat nu op wachtend en Datum op nieuw. Dit wordt automatisch de datum waarop de bestanden zijn ingevoerd. Daaronder staan twee keuzemenu s: Zaakcode: hier kunt u de documenten een zaakcode toekennen. Type Document: hier kunt u aangeven wat voor type document de documenten zijn. Selecteert u Komt uit titel dan kijkt NotuDoc zelf of de titel van het document overeenkomt met een van de types in het systeem en selecteert deze. Komt de titel niet overeen met een van de types in het systeem dan geeft het systeem de documenten als type Bijlage. Door op Start upload te drukken worden de documenten in het systeem gezet. 8.2 Documenten aan agendapunten koppelen Als het uploaden van documenten is voltooid verschijnen er een aantal symbolen achter de documenten. Om een document te koppelen aan een agendapunt klikt u vervolgens op het meest rechter symbool (Koppel) achter een document. U komt dan in het onderstaande scherm terecht. 15 Indien uw organisatie aanvullende modules afneemt, dan is deze functionaliteit ook in deze modules beschikbaar. 39

41 De velden Titel, Bijlage en Zaakcode bevatten informatie over het document dat u gaat koppelen. Daaronder ziet u twee keuzevelden: Gerelateerd: in dit veld verschijnen alle documenten die bij het uploaden dezelfde zaakcode hebben gekregen. U kunt hier alle documenten aanvinken die aan het agendapunt moeten worden gekoppeld. Verplaats naar: hier kunt u in het eerste veld een gremium selecteren, waarnaar de documenten moeten worden verplaatst. Zodra u deze handeling heeft verricht, verschijnt er een tweede keuzemenu. Als u hier een specifieke vergadering selecteert, dan verschijnt er een derde keuzemenu. Hier kunt u een agendapunt selecteren, waaraan de documenten gekoppeld moeten worden. Met de optie Algemene documenten worden de documenten bovenaan de agenda geplaatst. Met de optie Zonder punt kunt u de documenten in een later stadium nog aan een specifiek agendapunt koppelen. Via de knop Verplaats worden de documenten daadwerkelijk gekoppeld. Ze verdwijnen hierdoor uit de lijst met documenten in het overzicht van bestanden die nog moeten worden gekoppeld. 40

42 9. Zoekfuncties NotuDoc NotuDoc heeft een uitgebreide en een eenvoudige zoekfunctie. In dit hoofdstuk worden beide zoekfuncties toegelicht. 9.1 Uitgebreide zoekfunctie Er zijn twee mogelijkheden om uitgebreid te zoeken in NotuDoc. Allereerst kunt u zoeken via de knop Uitgebreid zoeken in het grijsgekleurde vlak. In het tabblad Publiek is de zoekfunctie eveneens opgenomen onder de knop Uitgebreid zoeken in documenten. Als u hierop klikt, krijgt u het volgende scherm in beeld. Het scherm bestaat uit drie tabbladen, namelijk Documenten, Video en Alles. Indien uw organisatie naast NotuDoc ook NotuCast en/of NotuRecord afneemt, dan kunnen deze diensten worden gekoppeld. U kunt dan via een extra tabblad (Video/Audio) zoeken in alle audio- en videobestanden. Als uw organisatie alleen NotuDoc afneemt, dan is alleen het tabblad Documenten zichtbaar. De velden in de tabbladen komen echter allemaal overeen: Zoekwoord(en): hier kunt u de woorden invullen waarop de documenten moeten worden doorzocht. Met de zoekfunctie zoekt u zowel in de titels, als in de inhoud van documenten 16. Het is mogelijk om op één woord te zoeken, maar om het zoekresultaat te verfijnen wordt aangeraden om op meerdere woorden te zoeken. Door een min-teken (-) voor een woord te plaatsen kunt u alle documenten met dit woord uit het zoekresultaat verwijderen. Type document: in dit keuzemenu kunt u een bepaald type document selecteren, waardoor alleen dit type document in het zoekresultaat naar voren komt. Met de optie Alle filtert u de zoekresultaten niet op een type document. 16 Documenten kunnen alleen op de inhoud worden doorzocht indien deze daadwerkelijk doorzoekbaar zijn. Een gescand document voldoet niet aan deze eis. 41

43 Vergaderingen van: hier kunt u een gremium selecteren, waardoor alleen de agenda s van het geselecteerde gremium in het zoekresultaat naar voren komen. Met de optie Alle filtert u de zoekresultaten niet op een gremium. Periode: hier kunt u een begin- en einddatum selecteren, waardoor het zoekresultaat wordt gefilterd op de aangegeven vergaderdata. Hierdoor blijven alleen agenda s/documenten over die binnen deze periode vallen. Thema (optioneel): in paragraaf 4.3 is uitgelegd hoe thema s aan een agendapunt kunnen worden gekoppeld. Met de zoekfunctie kunt u de zoekresultaten op een bepaald thema filteren. Het systeem toont dan alleen documenten, die gekoppeld zijn aan agendapunten met dat thema. Zaakcode (optioneel): in paragraaf 4.3 is ook ingegaan op het koppelen van agendapunten en zaakcodes. Deze zaakcodes kunt u eveneens gebruiken om het zoekresultaat te verfijnen. In de volgende afbeelding is te zien hoe de zoekresultaten worden weergegeven: In dit geval is er gezocht met het zoekwoord test in de periode van tot De zoekresultaten zijn hierbij niet gefilterd op type en gremium. In de zoekopdracht is wel een thema geselecteerd, namelijk Categorie I. Dit heeft één resultaat opgeleverd, namelijk het document Plattegrond. Als u op de link klikt, dan wordt het document in een nieuw scherm geopend. 9.2 Eenvoudige zoekfunctie Deze zoekfunctie vindt u in het grijsgekleurde vlak onder de knop Eenvoudig zoeken en in het tabblad Publiek onder de knop Eenvoudig zoeken in documenten. Als u hierop klikt, komt u op het volgende scherm terecht. 42