1.De structuur van het Kwaliteitshandboek

Transcriptie

1 1.De structuur van het Kwaliteitshandboek 1. De structuur van het kwaliteitshandboek 2. De beschrijving van het aanbod van de voorziening 3. Het kwaliteitsbeleid: missie, visie, waarden, doelstellingen, strategie en geschreven referentiekader 4.a De organisatiestructuur 4.b Het overzicht en de werking van de overlegorganen 4.c De deelname aan de externe overlegorganen 4.d Het inzetten van de middelen 4.e Het beheren van de documenten van het kwaliteitshandboek 4.f.1 De intake 4.f.2 Het opstellen, uitvoeren, evalueren en bijsturen van de individuele dienstverleningsovereenkomst 4.f.3 Het beëindigen van de ondersteuning 4.f.4 Het organiseren van het collectief overleg met de gebruikers 4.f.5 Het afhandelen van klachten van gebruikers 4.f.6 Het voorkomen, detecteren van en gepast reageren op grensoverschrijdend gedrag ten aanzien van gebruikers 4.f.7 De tijdelijke afzonderingsmaatregelen 4.g De organisatiegerichte processen 5 De zelfevaluatie Herkenbaarheid van de financiering door het agentschap 2. De beschrijving van het aanbod van de voorziening Aanbod van de voorziening t Klavertje is erkend als dagcentrum voor het opnemen, ten laste van het Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap, van 25 volwassenen met een handicap, niet bekwaam om een officieel erkende beschuttende werkplaats te bezoeken. t Klavertje omvat twee dagcentra, op verschillende locaties:

2 - de Heuf, Groenstraat 87 te 3530 Houthalen-Helchteren, - de Botermijn, Hoogstraat 10 te 3580 Beringen. Daarnaast is er sinds januari 2011 een atelier semi-industrieel werk, de Werkmix, in de Donkweg 49 te Zonhoven. Dit atelier is een samenwerking tussen t Klavertje en Sint Gerardus te Diepenbeek. Tenslotte voorziet t Klavertje in begeleid werk, voor gebruikers die dit wensen. t Klavertje heeft ook een erkenning als tehuis voor niet werkenden voor het opnemen van 11 motorisch gehandicapte volwassenen, in het stelsel van nursing of bezigheid. De naam van de woonvorm is Laekerveld en is gelegen Lakerweg 43 te Houthalen-Helchteren. Tenslotte hebben we sinds 01/04/2011, 1 plaats DIO (Dienst Inclusieve Ondersteuning), welke tevens in Laekerveld ingevuld wordt. In 2013 zal woonvorm Beukenveld van start gaan, gelegen Beukenstraat 12 te 3583 Paal-Beringen. De doelgroep van t Klavertje omvat volwassen personen met een fysieke handicap met eventuele bijkomende mentale beperkingen en personen met een niet-aangeboren hersenletsel. In dagcentrum de Heuf kunnen gemiddeld 14 personen met een handicap terecht. In dagcentrum de Botermijn kunnen gemiddeld 11 volwassen personen met een niet-aangeboren hersenletsel terecht. Daarnaast gaan er dagelijks ongeveer 7 gebruikers van t Klavertje naar de Werkmix. In Laekerveld I kunnen 13 personen met een handicap wonen. In Laekerveld 2 kunnen 15 personen met een handicap wonen. In Beukenveld kan zorg worden geboden aan 20 personen met een handicap. t Klavertje is erkend door het Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap. Erkenningsnummer Tehuis niet-werkenden: , dagcentrum: , ambulante diensten: Het laatste erkenningsbesluit dateert van Voor bijkomende informatie verwijzen wij naar de folders van de verschillende afdelingen en werkvormen. Daarnaast kan men ook terecht op de website vzw Stijn. Kenbaar maken van het aanbod. folder t Klavertje folder Dagcentrum de Heuf folder Dagcentrum de Botermijn folder Werkatelier de Werkmix folder begeleid werken folder Laekerveld folder Beukenveld website vzw Stijn: Deze folders worden verspreid aan elke mogelijke nieuwe gebruiker (zie 4.f.1 De intake), aan elk nieuw personeelslid, aan de stagiaires en vrijwilligers en aan derden indien zij erom vragen. 3. Het kwaliteitsbeleid: missie, visie, waarden, doelstellingen, strategie en geschreven referentiekader 1. Missie, visie en waarden van t Klavertje Wij bieden aangepaste dagbesteding en kleinschalige woonopvang voor volwassen personen met een fysieke handicap en/of NAH, binnen de regio Midden- en West-Limburg. We doen al het mogelijke om levenslang de aangepaste ondersteuning en begeleiding te bieden.

3 We zijn een dynamische organisatie en streven voortdurend naar kwalitatieve verbetering, zonder de betaalbaarheid uit het oog te verliezen. We verdiepen en verspreiden onze expertise. 2. Missie van vzw Stijn t Klavertje maakt deel uit van vzw Stijn en onderschrijft de missie van de vzw. Zie Kompas. 3. Doelstellingen en strategie t Klavertje. De strategie en de doelstellingen staan beschreven in een strategiekaart. Daarin staat ook beschreven op welke manier wij de doelstellingen willen bereiken, via de hefbomen. Om de vijf jaar worden de doelstellingen en de strategie herbekeken en aangepast. De volledige strategiekaart kan op eenvoudige vraag aan een directielid verkregen worden. DOELSTELLING 1 GARANT STAAN VOOR KWALITATIEF GOEDE ZORG. Goede zorg komt de komende jaren onder verhoogde druk, maar als t Klavertje blijven we streven naar goede (basis)kwaliteit. We zoeken naar een evenwicht tussen de vraag van de gebruiker en onze deskundigheid en mogelijkheden. We streven ernaar om onze zorgverlening steeds verder te verbeteren. DOELSTELLING 2 EEN AANGENAAM WERKKLIMAAT ZIJN MET OOG VOOR DIVERSITEIT WAAR PERSONEEL GESTIMULEERD WORDT HUN TALENTEN TE ONTWIKKELEN t Klavertje is een plaats waar graag en goed gewerkt wordt. Er is een goede mix binnen het personeel, van jongere en oudere mensen, van zeer ervaren collega s tot frisse nieuwelingen. Er is aandacht voor de combinatie van het eigen gezin met het werk, en voor de gezondheid van de werknemers. Er is een positieve sfeer en cultuur. Elke werknemer krijgt kansen om zijn of haar talenten in te zetten en om verder te groeien. DOELSTELLING 3 EEN CREATIEVE EN DYNAMISCHE ORGANISATIE ZIJN We zijn en blijven een creatieve en dynamische organisatie, met voldoende autonomie binnen vzw Stijn. We richten ons op het verder uitbouwen van de projecten die gestart zijn (o.a. de Werkmix, begeleid werk, Beukenveld) en op de plannen die er liggen (locatie Botermijn, vernieuwing Heuf, tweede project in samenwerking met Sint Gerardus). We staan open voor nieuwe vragen van gebruikers en voor nieuwe initiatieven. We bouwen actief de werking van t Klavertje verder uit, voornamelijk met het oog op verankering en verdieping. We gaan vlot en creatief om met wat er zich aandient. HEFBOOM 1 SYSTEMATISCH IN DIALOOG GAAN MET DE GEBRUIKER, MET HET OOG OP EEN ZO GROOT MOGELIJKE KWALITEIT VAN LEVEN Onze gebruikers hebben recht op een zo groot mogelijke kwaliteit van leven. Binnen dienstencentrum t Klavertje willen we daar maximaal aan bijdragen. Dit wordt gewaarborgd door op een systematische manier in dialoog te gaan met de gebruiker en eventueel diens familie, binnen de handelingsplanning of via een andere methodiek. We gaan als gelijkwaardige partners met elkaar om en zoeken naar mogelijkheden om de talenten van gebruikers in te zetten in de organisatie. De gebruiker zelf bepaalt in welke richting het handelingsplan en de zorg gaat, in dialoog met de begeleiding.

4 Wanneer de gebruiker een vraag stelt waar wij niet dadelijk een antwoord op kunnen bieden, gaan we verder op zoek. Als het mogelijk is, passen we ons aanbod aan. In het andere geval verwijzen we door. HEFBOOM 2 AANBIEDEN VAN EEN DUIDELIJK BASISPAKKET PER ZORGVORM Omdat we garant willen staan voor een goede kwaliteit van zorg, bepalen we een uitgebalanceerd basispakket per zorgvorm. Welke zorg vinden we minimaal, over welke aspecten van de zorg valt er niet te onderhandelen. Dit pakket zal een bepaalde prijs krijgen. De kandidaat-gebruiker kiest al dan niet voor dit pakket. Over bijkomende zaken kan wel onderhandeld worden. Dit kan dan worden verkregen binnen t Klavertje, binnen vzw Stijn of daarbuiten. Dit pakket verschilt per zorgvorm. HEFBOOM 3 HARTELIJK OMGAAN MET VRIJWILLIGERS We gaan op een hartelijke manier om met onze vrijwilligers, zowel de vrijwilligers in de dagelijkse werking als die binnen de Raad van Toezicht en Vriendenkringen. We zetten de talenten van vrijwilligers in, betrekken hen bij de werking en laten onze appreciatie voelen. We zetten een duidelijk vrijwilligersbeleid uit. We willen tevreden vrijwilligers die op een positieve manier praten over hun vrijwilligerswerk, en misschien dan zo nieuwe vrijwilligers meebrengen. HEFBOOM 4 ONZE EXPERTISE VERDIEPEN EN VERSPREIDEN We weten welke deskundigheid we in huis hebben en willen die behouden en verder verdiepen. We vinden het belangrijk om onze deskundigheid met betrekking tot de doelgroep (NAH en fysieke handicap) te behouden. We zien expertise als het geheel van deskundigheid en competenties van de mensen binnen onze organisatie, op allerlei vlakken. We geven medewerkers de kans vorming te volgen waar ze hun talenten in kunnen ontwikkelen. Het volgen van vorming werkt motiverend en geeft uitdaging, en de medewerkers worden competenter. We zorgen voor een goede terugkoppeling van vorming naar de collega s en de werking. We zijn ervan overtuigd dat het opdoen van kennis en ervaring leidt tot een betere zorg voor de gebruikers. We verspreiden de expertise die in onze organisatie aanwezig is, zowel binnen vzw Stijn als daarbuiten. We zijn bereid tot het geven van vorming of het gaan getuigen. HEFBOOM 5 KIEZEN VOOR WAARDEREND LEIDERSCHAP We kiezen voor waarderend leiderschap. Daarbij vertrekken we vanuit het talent van elke medewerker en het recht om te groeien. Er wordt voldoende uitdaging geboden, rekening houdende met de draagkracht van de medewerker. Hierbij wordt ook gekeken naar de combinatie werk-gezin, de gezondheid, en naar de eigenheid van die werknemer: oud, jong, ervaren, nieuw, ambitieus, Elke medewerker krijgt de nodige ondersteuning doorheen de volledige loopbaan. We willen op een open en positieve manier met elkaar omgaan binnen het dienstencentrum. Er is weinig afstand tussen de medewerker en de leidinggevende. We besteden aandacht aan communicatie en feedback, en aan het werken binnen een team. De medewerker krijgt inspraak in de werking en de organisatie. HEFBOOM 6 PLATTE ORGANISATIESTRUCTUUR BEHOUDEN t Klavertje is een kleine organisatie met een platte organisatiestructuur. Er is een directieteam met een werkbaar aantal leden en de direct leidinggevenden maken er deel van uit.

5 Daardoor is er een vlotte communicatie tussen de basis en de directie. Het beslissingsniveau wordt zo laag mogelijk gehouden en alle personeelsleden krijgen inspraak in de werking en de organisatie. Ook voor gebruikers is er weinig afstand tot de directie. HEFBOOM 7 FINANCIEEL GEZOND EVENWICHT BEHOUDEN We zijn een gezonde en financieel solide organisatie. We hebben aandacht voor efficiëntie en voor het beperken van de overheadkosten. We behouden de gemeenschappelijke diensten binnen vzw Stijn en kijken waar we die eventueel kunnen uitbreiden. We zoeken naar alternatieve middelen en gaan creatief om met de middelen die we hebben. We blijven investeren in een goede, aangepaste infrastructuur en accommodatie. We genereren voldoende inkomsten om onze opdracht waar te maken. We zoeken creatief naar mogelijke middelen. HEFBOOM 8 GOED SAMENWERKEN MET RAAD VAN TOEZICHT EN VRIENDENKRINGEN Er is een duidelijke taakinhoud voor de Raad van Toezicht en de Vriendenkringen en er is een goede taakverdeling onderling en met dienstencentrum. Er zijn afspraken rond het combineren van verschillende mandaten en rond samenwerking. Er is een goede samenstelling van Raad van Toezicht en de Vriendenkringen, met de juiste mensen op de juiste plaats. Er is wederzijds respect en appreciatie voor ieders inzet. HEFBOOM 9 PROACTIEF INSPELEN OP DE WIJZIGENDE TOEKOMST De overheid heeft met het nieuwe kwaliteitsdecreet en met het perspectief 2020 de trend gezet voor de komende jaren. We wachten niet tot het zover is, maar gaan actief werken aan de voorbereidingen. We maken kostprijsberekeningen voor de verschillende zorgvormen en leren uit de ervaring van het werken met persoonlijke assistentiebudgetten en verzekeringsbudgetten. We werken samen met reguliere diensten, mantelzorgers, vrijwilligers, en willen dit verder uitbouwen. We willen maatschappelijk verantwoord ondernemen. We profileren ons op een positieve manier naar de buitenwereld. Mogelijke cliënten moeten ons kennen en de weg naar ons vinden. We staan open voor vragen en zijn flexibel in ons aanbod. We laten zien op welke manier wij de middelen besteden. We vinden duurzaamheid belangrijk en hebben hier aandacht voor. HEFBOOM 10 INSPRAAK HEBBEN IN VZW STIJN EN IN HET BELEID We zijn een actieve partner binnen vzw Stijn. We vinden onze autonomie belangrijk, maar zijn bereid tot solidariteit en dialoog. We delen onze kennis en expertise en nemen deel aan overlegorganen binnen vzw Stijn. We maken gebruik van de schaalgrootte en de ondersteunende diensten. 4. Geschreven referentiekader: waar staan wij voor binnen t Klavertje? Mensen met een handicap zijn mensen zoals u en ik. Ze hebben elk hun eigen mogelijkheden, eigen persoonlijkheid, eigen waarden en normen. Ze hebben, net als andere mensen, rechten en plichten. Iedere mens draagt dan ook een stuk verantwoordelijkheid, voor zichzelf en voor de andere. Iedere mens heeft het recht zijn of haar eigen leven vorm te geven. Binnen dienstencentrum t Klavertje gaan we op een gelijkwaardige manier om met elkaar. We vertrekken vanuit wederzijds respect, voor ieder mens, met of zonder handicap. Respectvolle

6 omgang is dan ook een competentie die voor elk personeelslid binnen dienstencentrum t Klavertje noodzakelijk is. Gelijkwaardig is niet hetzelfde als gelijk. Doorheen de respectvolle omgang wordt rekening gehouden met de mogelijkheden en beperkingen van de personen met een handicap. We streven naar het maximaal benutten van de mogelijkheden, en komen waar nodig tegemoet aan de beperkingen. We hebben respect voor de eigenheid van elke persoon, voor ieders integriteit. We blijven voortdurend in dialoog met de persoon. Mensen met een handicap zijn vaak afhankelijk van anderen. Net daarom is het extra belangrijk dat de omgang op een respectvolle en gelijkwaardige manier gebeurt. De begeleiding neemt een ondersteunende en coachende rol aan. Om een gelijkwaardige relatie uit te bouwen, is het noodzakelijk dat gebruikers inspraak hebben. Hiervoor wordt op regelmatige basis gebruikersoverleg georganiseerd en zijn er de officiële gebruikersraden. We streven naar een open communicatie tussen gebruikers en personeel. Er wordt informatie doorgegeven en de mening van de gebruikers wordt gevraagd. De mening van gebruikers is zeer waardevol en wordt telkens meegenomen in de besluitvorming. We maken een onderscheid tussen informatierecht, adviesrecht en beslissingsrecht. Waar mogelijk, wordt er gestreefd naar adviesrecht op collectief vlak. Op het individuele vlak kiezen we ervoor de gebruiker zoveel als mogelijk zelf zijn/haar leven te laten bepalen, dis is beslissingsrecht. Communicatie is een complex gegeven. We kiezen voor open communicatie. De gebruiker wordt betrokken bij nagenoeg alle communicatie die op hem/haar betrekking heeft. Een gelijkwaardige omgang houdt in dat er goede afspraken worden gemaakt en dat deze wederzijds worden nageleefd. Duidelijkheid is belangrijk: wat moet er gebeuren, wanneer, wat kan nu of moet later, om welke reden gebeuren dingen (niet), De gebruiker krijgt de ondersteuning die hij of zij nodig heeft, maar het is geen verhaal van u vraagt, wij draaien. Soms zijn er beperkingen omwille van de organiseerbaarheid van de werking. Hiervoor wordt begrip gevraagd. Samen wordt gezocht naar een goed antwoord op de vragen van de gebruiker. Er is aandacht voor de privacy van de gebruikers. Privacy is een persoonlijk gebeuren. Iedere mens hecht aan andere zaken belang. Hiermee wordt zoveel als mogelijk rekening gehouden. Om de gepaste ondersteuning te kunnen bieden aan de gebruikers, is het vaak nodig dat er heel wat informatie wordt gedeeld. De informatie wordt verzameld in het dossier van de gebruiker. De gebruiker heeft inspraak in de samenstelling van het dossier. Relevante informatie wordt gedeeld aan de mensen van het eigen team. Ieder personeelslid is gebonden aan het beroepsgeheim en wordt gevraagd om bewust en discreet om te gaan met gevoelige informatie. De relatie tussen gebruiker en begeleider blijft een professionele relatie. Er kan vertrouwelijke informatie worden gedeeld met een begeleider, maar dit blijft niet in een strikt persoonlijke sfeer. Privacy heeft ook een ruimtelijk aspect. Het spreekt voor zich dat de individuele studio van de bewoners een privé-ruimte is. Anderen gaan er maar binnen na goedkeuring van de bewoner. Maar ook binnen de dagcentra, waar het groepsgebeuren meer op de voorgrond staat, is er aandacht voor ruimtelijke privacy bij het toiletbezoek, het rusten, een individueel gesprek, 5. Geschreven referentiekader voor grensoverschrijdend gedrag ten aanzien van gebruikers. Grensoverschrijdend gedrag is elke handeling (of het nalaten van een handeling) die resulteert in een significante inbreuk op de rechten, de lichamelijke of psychische integriteit, de waardigheid of

7 het welbevinden van een persoon met een handicap. Een handeling (of het nalaten van een handeling) is grensoverschrijdend omdat de persoon met een handicap dit als grensoverschrijdend beleeft, en/of omdat redelijkerwijze kan aangenomen worden dat de handeling of het nalaten van een handeling schade kan berokkenen of omdat dit handelen als onethisch wordt beoordeeld. Grensoverschrijdend gedrag kan de vorm aannemen van geweld en van seksueel grensoverschrijdend gedrag Geweld is elke vorm van onderdrukkend, kleinerend, angstinducerend gedrag ten aanzien van de zorggebruiker (verbaal of niet-verbaal), komende van een zorgverlener, andere medewerker, groepsgenoten, derden of familieleden - dat ervaren wordt door de gebruiker zelf en/of door anderen als negatief, ongewenst of gedwongen en geenszins kan verantwoord worden vanuit een noodzakelijke medische of pedagogische benadering. Seksueel grensoverschrijdend gedrag is elke vorm van seksueel georiënteerd gedrag - verbaal of niet-verbaal, bewust of onbewust, komende van om het even wie - dat ervaren wordt door de gebruiker zelf en/of door anderen (zorgverleners, familie of derden) als negatief, ongewenst of gedwongen en geenszins kan verantwoord worden vanuit een noodzakelijke medische of pedagogische benadering. t Klavertje respecteert steeds de eigenheid van de gebruiker en gaat op een respectvolle manier met hem of haar om. Er is expliciet aandacht voor de eigen privacy en integriteit. Grensoverschrijdend gedrag heeft hier geen plaats. Grensoverschrijdend gedrag komt voor. Veel gebruikers zijn extra kwetsbaar op het vlak van grensoverschrijdend gedrag, door hun grote afhankelijkheid van anderen bij verzorgingsmomenten, door ontremd gedrag van zichzelf of anderen, door het moeten samenleven in groep, Het is van belang om dit te onderkennen en om signalen van grensoverschrijdend gedrag te herkennen. Vaak zit dit onderwerp in de taboesfeer, waardoor er het risico bestaat dat mensen niet de hulp krijgen die ze nodig hebben. We streven dan ook naar een open houding en een goede registratie. Vaak worden we geconfronteerd met vermoedens van grensoverschrijdend gedrag, meer dan met duidelijke feiten. Het signaleren van een vermoeden van grensoverschrijdend gedrag dat na onderzoek ongegrond blijkt, is geenszins een beroepsfout. Het niet melden van een vermoeden of een feit wel. We zijn ons ervan bewust dat er een kans is op onterechte beschuldigingen. Iedereen gaat dan ook zorgvuldig om met deze materie. Aandacht voor grensoverschrijdend gedrag mag niet tot gevolg hebben dat er een verkrampte houding ontstaat in het begeleiden van de gebruikers, waarbij alle risico uit de weg wordt gegaan en er geen plaats meer is voor affectie of lichamelijkheid in de omgang. Grensoverschrijdend gedrag kan in geen enkele zin getolereerd worden, ook niet in de privésfeer. Het gedrag moet zo snel als mogelijk worden gestopt, en de betrokkenen moeten de ondersteuning krijgen die zij nodig hebben. We benadrukken de verantwoordelijkheid van iedereen die wordt geconfronteerd met grensoverschrijdend gedrag: er is een morele verplichting om dit te melden, en slachtoffers niet in de steek te laten. Werkwijze bij het opstellen en wijzigen van missie, visie, waarden, doelstellingen, strategie en geschreven referentiekader. In het kader van de strategische planning van dienstencentrum t Klavertje worden de missie en visie om de vijf jaar beoordeeld. De laatste keer dat dit gebeurde was november 2012.

8 Indien nodig worden wijzigingen en aanvullingen aangebracht en worden deze ook besproken op de teamvergaderingen, de gebruikersraden en de Raad van Toezicht. De directeur is hiervoor verantwoordelijk en plaatst dit op de agenda van het directieteam (zie jaarplanning directieteam). Deze wijzigingen en aanvullingen worden kenbaar gemaakt in het jaarverslag en op de website. Kenbaar maken Bij nieuwe personeelsleden en nieuwe gebruikers worden de folders strategiekaart, Waar staan we voor binnen t Klavertje en Geen plaats voor grensoverschrijdend gedrag meegeven en toegelicht (zie checklist bij aanwerving van nieuwe personeelsleden en checklist info voor nieuwe gebruikers).

9 4.a. De organisatiestructuur Organigram. Raad van Bestuur vzw Stijn Raad van Toezicht Directeur René Roex Pedagoog Miet Vandeberg Maatschappelijk werker Hilde Snyers Zorgconsulent Geertje Indeherberg Logistiek verantwoordelijke (1) Alex Appeltans Administratief medewerker Bea Lijnen, Myriam Lijnen Jobcoaches Greet Vanbilsen, Inge Vanesch Verantwoordelijke De Heuf Lieve Henraat Verantwoordelijke De Botermijn Sandra Bossaerts Verantwoordelijke De Werkmix Corinne Vanstraelen Verantwoordelijke Laekerveld Hilde Vanoppen Begeleider in team Begeleider in team Begeleider in team Begeleider in team Chauffeur Ergotherapeut Poetsvrouw/-man Verpleegkundige Poetsvrouw/-man Chauffeur Poetsvrouw/-man Poetsvrouw/-man 1) De logistiek verantwoordelijke is tevens preventie adviseur.

10 Kenbaar maken. Bij de opname van elke nieuwe gebruiker wordt het organogram overhandigd (zie checklist info nieuwe gebruikers). Bij de indiensttreding van een nieuw personeelslid wordt het organogram overhandigd aan het betrokken personeelslid (zie checklist bij indiensttreding nieuwe personeelsleden). Het organogram wordt jaarlijks opgenomen in het jaarverslag. Het jaarverslag wordt jaarlijks overhandigd of overgemaakt aan de gebruikers, het personeel en aan de inspectie. Het jaarverslag verschijnt ook op de website van vzw Stijn, t Klavertje, Verantwoordelijkheden en bevoegdheden Alle opgenomen functieprofielen zijn van toepassing tot Zie bijlagen. 4.b Het overzicht en de werking van de overlegorganen 1. Overlegorganen vzw Stijn 1.1. Algemene Vergadering vzw Stijn Leden De leden van de Algemene Vergadering worden benoemd door de Algemene Vergadering op voorstel van de Raad van Bestuur en bestaan uit al de leden van de verbonden vzw s Steunfondsen of Vriendenkring en de eventuele andere aanvaarde leden. Niet alle leden hebben stemrecht. Elke Raad van Toezicht van een centrum duidt jaarlijks aan welke van zijn leden stemrecht hebben in de Algemene Vergadering. Het aantal stemgerechtigden wordt bepaald op basis van het aantal gebruikers van het centrum gebruikers: 3 afgevaardigden gebruikers: 4 afgevaardigden gebruikers: 5 afgevaardigden 150 en meer gebruikers: 6 afgevaardigden De leden van de Raad van Bestuur, uitgezonderd de directeurcoördinator, zijn stemgerechtigde leden. De niet-stemgerechtigde leden hebben een adviserende stem. De directeurcoördinator, de directieleden van de verschillende centra en de waarnemers van de gebruikers in de Raden van Toezicht en de Raad van Bestuur, worden uitgenodigd als waarnemer. Voor het dienstencentrum t Klavertje zijn de voorzitter van de Raad van Toezicht en de voorzitter van de Vriendenkring lid van de Algemene Vergadering. De directeur en leden van de Raad van Toezicht worden als waarnemer uitgenodigd. Taak De verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn statutair vastgelegd: - Goedkeuren van het jaarverslag, het financieel verslag van het voorbije jaar en de begroting van het komende jaar. - Benoemen en ontslaan van de leden van de Algemene Vergadering. - Aanstellen en ontslaan van de voorzitter uit de leden van de Raad van Bestuur. - Opstellen en wijzigen van de statuten.

11 - Benoemen en ontslaan van de revisor. Vergaderritme Eenmaal per jaar Schriftelijk verslag bij secretariaat vzw Stijn en bij de directeur van t Klavertje Raad van Bestuur vzw Stijn Doel De Raad van Bestuur heeft als opdracht de gezamenlijke juridische verantwoordelijkheid te dragen. Om de autonomie van de voorzieningen te respecteren, wenst hij geen beslissingen te nemen tegen de adviezen van de Raad van Toezicht in, tenzij deze adviezen het algemeen beleid of belang van vzw Stijn of de belangen van één of meerdere dienstencentra zouden schaden. De Raad van Bestuur dient te controleren of de strategische opties van een bepaald dienstencentrum niet in conflict komen met de opties van andere dienstencentra en of de financiële doelstellingen van de centra realistisch zijn. Gezien juridische verantwoordelijkheid dienen alle overeenkomsten of transacties met derden van alle dienstencentra officieel door de Raad van Bestuur bevestigd, bekrachtigd en geacteerd te worden. Leden Minimum 4 en maximum 11 leden van de Raad van Bestuur worden benoemd door de Algemene Vergadering. De leden worden benoemd op voorstel van de Raad van Bestuur. Een beheerder wordt benoemd voor een termijn van zes jaar, op zulke wijze dat telkens na het verstrijken van twee jaar één derde van de beheerders van rechtswege ontslagnemend is. Bij de benoeming wordt bepaald wanneer het mandaat verstrijkt. De directeurcoördinator is uit hoofde van zijn functie stemgerechtigd lid van de Raad van Bestuur. Beslissingen worden met een gewone meerderheid van de aanwezige leden genomen. De regel is echter dat men consensus nastreeft. Worden steeds uitgenodigd op de vergadering van de Raad van Bestuur maar zijn geen lid : - de directeurs die lid zijn van het coördinatieteam; - de vertegenwoordiger van de gebruikers; - de verslaggever. Taak - Voordragen van leden voor de Algemene Vergadering van vzw Stijn. - Voordragen van nieuwe leden van de Raad van Bestuur aan de Algemene Vergadering. - Benoemen van de ondervoorzitter, secretaris en schatbewaarder. - Aanduiden en machtigen van beheerders als vertegenwoordigers van vzw Stijn in de verschillende vzw's Steunfonds of Vriendenkring. - Selecteren, benoemen en ontslaan van de directeurcoördinator - In overleg met de directie en/of Raad van Toezicht : selecteren, benoemen en ontslaan van de stafmedewerkers vanaf niveau licentiaat en de directieleden van de centra - Coördineren en beslissen in verband met vergunningen en erkenningen voor bouw- en werkingssubsidies verstrekt door VIPA of VAPH. - Vertegenwoordiging bij de lokale en regionale overheden. - Beslissen in verband met de verwerving van onroerende goederen. - Coördineren en beslissen in verband met de investeringen in onroerend goed. - Openen en sluiten van bankrekeningen. - Leningen aangaan bij de vzw's Steunfonds of Vriendenkring en bij derden. - Goedkeuren, (eventueel aanpassen) en opvolgen van de beleidsplannen, de werkingsbegroting,

12 de investeringsbegroting en de kwaliteitswerking van de verschillende centra. - Vertegenwoordigers aanduiden van vzw Stijn in externe overlegorganen. Vergaderritme Eenmaal per maand Schriftelijk verslag bij secretariaat vzw Stijn en bij de directeur van t Klavertje Coördinatieteam vzw Stijn Leden Het Coördinatieteam bestaat uit de voorzitter van de Raad van Bestuur, de directeurcoördinator, en de algemeen directeurs van de verschillende voorzieningen van vzw Stijn. Taak - Voorbereiden van de vergadering van de Raad van Bestuur. - Voorbereiden van de vergadering van de Centrale Raad. - Voorbereiden van de vergaderingen van de Centrale Ondersteuningscellen. - Waken over het ontstaan en behouden van een samenhorigheidsgevoel, door het correct naleven van de gemeenschappelijke Visie en Missie. - Uitbouwen van instrumenten om de middelen eerlijk te verdelen. - Opmaken van een gezamenlijk strategisch plan op lange termijn en een gezamenlijk beleidsplan - Adviseren van het jaarlijks beleidsplan per dienstencentrum. Vergaderritme Maandelijks, 3u per vergadering Schriftelijk verslag bij secretariaat vzw Stijn en de directeur van t Klavertje Centrale Raad vzw Stijn Doel De Centrale Raad is een instrument van vzw Stijn om vorming, intervisie en informele contacten te organiseren in verband met organisatieontwikkeling of andere actuele thema s in de organisatie van de gehandicaptenzorg. Leden - Personeelsleden van de centra voorgesteld door de directeur en aanvaard door de Raad van Bestuur. - De directeurcoördinator en bestuurderauditor - De leden van de Raad van Bestuur - Stafmedewerkers coördinatiecentrum - Genodigden in functie van de agenda Vergaderritme Minstens twee maal per jaar, 3 of 6 uur per vergadering naargelang het thema Centrale Ondersteuningscellen (COC) Leden Centrale Ondersteuningscellen worden gevormd door leden van de Raden van Toezicht, deskundige vrijwilligers en personeelsleden van de verschillende centra. Ze worden aangesteld door de Raad van Bestuur. Taak

13 Uitwerken van adviezen omtrent specifieke onderwerpen. Op dit ogenblik bestaan er volgende COC : - automatisering - aankopen - gebruikers - werknemers - financiering - vrijwilligerswerking - verzekeringen - sociale dienst - preventieadviseurs - vertrouwenspersonen - palliatieve zorgen. Vanuit t Klavertje wordt er deelgenomen aan: De intervisiegroep N.A.H.: deelname door de pedagoog Vergaderritme: 3 keer per jaar, 3 u per vergadering De werkgroep vorming, deelname door de pedagoog. Vergaderritme: 6 keer per jaar, 3 u per vergadering Verslag N-schijf De C.O.C. vrijwilligers, deelname door de verantwoordelijke Laekerveld. Vergaderritme: 2 keer per jaar, 3 u per vergadering Verslag N-schijf De C.O.C. sociale dienst: deelname door de maatschappelijk assistent Vergaderritme: 2 keer per jaar, 3 u per vergadering Verslag N-schijf De C.O.C pedagogen en psychologen: deelname door de pedagoog. Vergaderritme: 4 keer per jaar, 3 u per vergadering Verslag N-schijf De C.O.C. personeelsbeleid: deelname door de directeur Vergaderritme: 2 keer per jaar, 3 u per vergadering Verslag N-schijf De C.O.C. aankopen: deelname door de logistiek verantwoordelijke Vergaderritme: 2 keer per jaar, 2 u per vergadering. Geen verslag. De C.O.C. vertrouwenspersonen: deelname door de vertrouwenspersoon Vergaderritme: 2 keer per jaar, 3u per vergadering Verslag N schijf De werkgroep palliatieve zorgen: deelname door de zorgconsulent Vergaderritme: 2 keer per jaar, 3u per vergadering Verslag N schijf De C.O.C. preventie-adviseurs: deelname door de preventie-adviseur Vergaderritme: 10 keer per jaar, 3u per vergadering Verslag N schijf 1.6. De verbonden vzw s (steunfondsen, vriendenkring ) Doel Per dienstencentrum is er een afzonderlijke vzw om de plaatselijke betrokkenheid juridisch te verankeren.