C e v o r A. Beroepsprofielen van bedienden. Boekhouder. tempera in opdracht van Cevora Augustus Michel Albertijn Johan Desseyn

Transcriptie

1 C e v o r A Beroepsprofielen van bedienden Boekhouder tempera in opdracht van Cevora Augustus 2008 Michel Albertijn Johan Desseyn

2 Inhoudstafel 1. Inleiding Schets van de kwalificatie Definitie Opdrachten per compententiecluster Situering van de kwalificatie De kwalificatie in detail Leeswijzer De kwalificatie boekhouder : samenstellende competenties en onderliggend kennen, kunnen en zijn Bijlage : profiel van de geïnterviewden Respondenten telefonische bevraging Geconsulteerde experten Gesprekspartners face-to-face interviews Beroepsprofielen van bedienden - Boekhouder 1

3 1. Inleiding De competenties van de boekhouder. Dit onderzoek brengt de competenties voor boekhouder in kaart. Het beschrijft het volledige repertorium aan kennis, kunde en zijn dat bedrijven verwachten van boekhouders. Overstijgt de bedrijfsspecifieke invulling van functies. Kwalificaties, en niet functies, vormen het uitgangspunt voor het voorliggende profiel. Functies blijken immers te veel contextgevoelig. De invulling ervan verschilt van bedrijf tot bedrijf. Het is afhankelijk van de (sub) sector, de werkorganisatie, de verwachtingen van een specifieke werkgever, Ze vormen daardoor geen stabiele eenheid die in aanmerking komt voor een bedrijfsoverstijgend onderzoek. Kwalificaties daarentegen verwijzen naar consistente gehelen die de bedrijfsspecifieke settings overstijgen. Een kwalificatieprofiel beschrijft een kwalificatie. Een kwalificatie is een afgerond (maatschappelijk relevant) en gevalideerd geheel van competenties. Kwalificatieprofielen beschrijven alle competenties en hun onderliggende kennen, kunnen en zijn, nodig om een beroep uit te oefenen op het niveau van een volleerde professional. Beschrijft de volleerde professional. Door zijn bedrijfs- en functieoverschrijdende ambitie bevat het kwalificatieprofiel de competenties nodig voor alle mogelijke specialisaties en vervolmakingsniveaus voor een boekhouder. Het inventariseert de professionele competenties die een volleerde beroepsbeoefenaar beheerst. De man of vrouw die een volledige kwalificatie beheerst kan aan de slag in elke afgeleide functie. Parallelle studie naar het profiel van hulpboekhouder. Dit rapport kadert in een ruimer onderzoek naar de noodzakelijke competenties voor boekhoudkundige bedienden. Parallel met dit rapport werkte Tempera daarom een analoog profiel uit voor de kwalificatie hulpboekhouder. Het genoemde rapport vertoont dezelfde opbouw. Het rapport voor hulpboekhouder bevat wel nog een extra hoofdstuk waarin reliëf wordt aangebracht in de beschreven kwalificatie. 2 Beroepsprofielen van bedienden - Boekhouder

4 2. Schets van de kwalificatie 2.1. Definitie De boekhouder sluit boekperiodes af en rapporteert op basis van de boekhoudkundige data intern over de situatie van de onderneming. Hij of zij maakt de belastingsaangifte op en staat in voor het thesauriebeheer en de opvolging van subsidiedossiers (en soms verzekeringsdossiers). De boekhouder volgt op actieve manier de evoluties in het eigen vakgebied op en stelt administratieve procedures op. De boekhouder ziet toe op het werk van de hulpboekhouders en stuurt hen aan. Beroepsprofielen van bedienden - Boekhouder 3

5 2.2. Opdrachten per competentiecluster Vaktechnische opdrachten. De boekhouder sluit boekperiodes af en rapporteert op basis van de boekhoudkundige data over de situatie van de onderneming. Hij of zij stelt de aangifte voor de vennootschapsbelasting op en beheert de financiële middelen. De boekhouder volgt subsidiedossiers en, in bepaalde gevallen, ook verzekeringsdossiers op. De boekhouder volgt de ontwikkelingen in het eigen werkdomein op en definieert administratieve procedures. Administratieve opdrachten. De boekhouder doet de briefwisseling in verband met de boekhouding en houdt daar een klassement van bij. Ook van boekhoudkundige data houdt hij of zij een klassement bij. Leidinggevende opdrachten. De boekhouder neemt organisatorische, financiële en boekhoudkundige beslissingen. Hij of zij geeft leiding aan de hulpboekhouders: hij of zij leidt hen op, motiveert en begeleidt hen. Ook het delegeren van werk, de controle erop, en de evaluatie en bijsturing van de hulpboekhouders is zijn of haar taak. Sociaal-communicatieve opdrachten. De boekhouder behandelt vertrouwelijke informatie discreet en communiceert zowel met interne als externe contacten. Zijn of haar communicatie is vaak gericht op het verlenen of bekomen van informatie en op het maken of afdwingen van afspraken. De boekhouder bouwt eveneens argumentaties op ten aanzien van genomen of te nemen beslissingen en neemt geregeld actief deel aan vergaderingen. Competentieclusters Binnen een kwalificatieprofiel worden de competenties overzichtelijk gerangschikt in competentiegroepen. Een groep bundelt alle kennen, kunnen en zijn binnen een inhoudelijk afgebakend beroepsdomein. Elk kwalificatieprofiel vertrekt van zeven verschillende competentiegroepen : Vaktechnische competenties: alle kennen, kunnen en zijn met betrekking tot de ontwikkeling, behandeling, uitvoering en verwerking van beroepseigen producten en beroepseigen activiteiten; Administratieve competenties: alle kennen, kunnen en zijn dat betrekking heeft op het correct verzamelen, registreren, klasseren en beheren van gegevens. Het kan zowel gaan om administratie verbonden aan het eigen werk als om administratie op bedrijfsniveau; Leidinggevende competenties: alle kennen, kunnen en zijn dat betrekking heeft op het opleiden, begeleiden, motiveren en evalueren van medewerkers; Sociaal-communicatieve competenties: alle kennen, kunnen en zijn, noodzakelijk om mondeling en schriftelijk op een sociaal correcte manier te kunnen communiceren met medewerkers, klanten en andere externe contacten. Het betreft zowel taalkundige competenties als competenties met een meer psychologische dimensie; 4 Beroepsprofielen van bedienden - Boekhouder

6 Bestuurlijk-organisatorische competenties: alle kennen, kunnen en zijn dat te maken heeft met het werkbeheer: - op strategisch vlak: competenties die toelaten om beleidslijnen en strategieën uit te zetten en te realiseren; - op inrichtend vlak: competenties om de organisatie waarin de beroepsbeoefenaar werkt te ontwikkelen, in stand te houden en permanent te verbeteren; - op operationeel vlak: competenties nodig voor het efficiënt plannen, organiseren en controleren van de eigen werkorganisaties en die van de medewerkers. Commerciële competenties: alle kennen, kunnen en zijn dat erop gericht is om de organisatie op de markt te positioneren, de positie te bevestigen of te verstevigen; Bestuurlijk-organisatorische opdrachten. De boekhouder signaleert eventuele problemen, brengt zelf verbeterideeën aan en beoordeelt deze van anderen. De boekhouder stelt een planning op voor zichzelf en de volledige afdeling waarvan hij of zij aan het hoofd staat. De boekhouder leeft gemaakte afspraken na, en blijft efficiënt functioneren in stressvolle situaties. Afhankelijk van de bedrijfsorganisatie en cultuur is de boekhouder ook buiten de traditionele kantooruren beschikbaar en verlegt hij of zij snel de aandacht. Commerciële opdrachten. De boekhouder is klantvriendelijk en resultaatgericht in zijn of haar communicatie met externen. Hij of zij oordeelt kostenefficiënt en winstgericht inzake financiële dossiers. Veiligheids-, gezondheids- en milieugerelateerde competenties. De boekhouder is attent voor ergonomische aspecten verbonden aan zijn of haar bureauwerk. Hij of zij past als kantoorbediende de richtlijnen in verband met brandveiligheid en afvalsortering toe. Veiligheids-, gezondheids- en milieugerelateerde competenties: alle kennen, kunnen en zijn nodig om de eigen veiligheid en gezondheid, die van medewerkers en die van de omgeving te verzekeren. Variabel van kwalificatie tot kwalificatie. Niet voor elke kwalificatie zijn alle competentiegroepen van toepassing. Het kan zijn dat voor de ene kwalificatie bijvoorbeeld slechts vier groepen worden ingevuld, terwijl een andere kwalificatie competenties heeft in alle groepen. Ook zullen er steeds groepen zijn die veel competenties bevatten en groepen met weinig competenties. Beroepsprofielen van bedienden - Boekhouder 5

7 2.3. Situering van de kwalificatie Schematische voorstelling van de meest voorkomende variaties Onderstaande voorstelling synthetiseert de voornaamste relaties tussen de verschillende functies waarin kwalificatiehouders boekhouder gevraagd worden en de variaties in bedrijfsgerelateerde kenmerken. Arbeidsdeling (opsplitsing over verschillende functies of functiehouder Bepalende factoren : bedrijfsgrootte sector (B2B, B2C, ) Kwalificatie boekhouder - bepaalde deel aspecten Voorbeelden : - thesaurie beheer - verzekeringsdossiers beheren Afbakening verantwoordelijkheid binnen de boekhoud kundige lijn Bepalende factoren : bedrijfsgrootte aanwezigheid van een financieel directeur bedrijfscultuur Kwalificatie boekhouder +/- bepaalde deel aspecten Voorbeelden : + budgettering en controlling - subsidiedossiers beheren + uitvoeren betalingen Invulling van flexibiliteit Bepalende factoren : bedrijfscultuur Kwalificatie boekhouder - bepaalde deel aspecten Voorbeelden : - flexibele beschikbaarheid - mentale flexibiliteit Transversaal beroep. Boekhouders werken in alle sectoren. Zowel in grote als kleine ondernemingen komen medewerkers met het profiel boekhouder voor. Kleine bedrijven kiezen er echter vaak voor de opdrachten van de boekhouder uit te besteden aan een externe boekhouder. In die gevallen is er binnen het bedrijf meestal enkel iemand met de kwalificatie hulpboekhouder die instaat voor het niet uitbestede deel van de boekhouding. Variaties in functie-invullingen. De manier waarop en de mate waarin de kwalificatie wordt ingezet in diverse functies vertoont variatie. Hieronder volgt een bespreking van de meest voorkomende variaties. Beheerder van deelaspecten of van het geheel. In sommige bedrijven leidt de arbeidsdeling tot het opsplitsen (en hergroeperen) van de verschillende opdrachten over verschillende functies. De onderstaande opdrachten van de boekhouder zijn het meest gevoelig voor dergelijke variaties in de arbeidsorganisatie : - thesauriebeheer; - verzekeringsdossiers beheren. Het is ook mogelijk dat kwalificatiehouders die eenzelfde functie bekleden toch niet dezelfde verantwoordelijkheden hebben. Dit is bijvoorbeeld het geval als er meerdere boekhouders en één hoofdboekhouder zijn. In zo n situaties zijn de verschillende boekhouders eigenlijk beheerders van deelaspecten. Elke individuele boekhouder is bijvoorbeeld verantwoordelijk voor het beheer van één of enkele rekeningen. Toch delen ze allen de kwalificatie boekhouder, net als de hoofdboekhouder. In wezen zetten ze dezelfde competenties in. Ze leiden elk een geheel in goede banen (coördinatie, deadlines, planning, groep sturen), alleen vormt het geheel, met uitzondering van de hoofdboekhouder, niet de volledige boekhouding. Verschillende afbakeningen binnen de boekhoudkundige lijn. De functie-invulling van de boekhouder is eveneens gekoppeld aan de verantwoordelijkheidsafbakening ten aanzien van de andere functies in de boekhoudkundige lijn (hulpboekhouder, financieel directeur, directie). Vooral het voorkomen van een financieel directeur is in dat opzicht een belangrijke determinant. Budgettering en controlling zijn voorbeelden van opdrachten die bij afwezigheid van een financieel directeur vaak van de boekhouder verwacht wordt. Invulling van flexibiliteit. De invulling die een bedrijf geeft aan het begrip flexibiliteit bepaalt mee het vereiste profiel voor de boekhouder. Hoe kijkt het bedrijf aan tegen flexibiliteit? Betekent flexibiliteit dat je altijd beschikbaar moet zijn voor het werk? Of komt het erop aan lucide om te springen met uiteenlopende verzoeken? De verwachtingen die op dat vlak aan de boekhouder gesteld worden, weerspiegelen voor een groot stuk de heersende bedrijfscultuur binnen de onderneming. 6 Beroepsprofielen van bedienden - Boekhouder

8 3. De kwalificatie in detail 3.1. Leeswijzer Competenties volgens vaste syntax. Elke individueel geformuleerde competentie volgt een vaste grammaticale opbouw. Deze zorgt ervoor dat de competenties herkenbaar en eenvoudig te interpreteren zijn. Kan: elke competentie wordt ingeleid door kan. Het woord maakt de activiteit die in de daaropvolgende infinitiefzin volgt tot een competentie. Het verwijst naar de bekwaamheid van de kwalificatiehouder om de verwachte opdrachten waarneembaar in de praktijk te brengen. Zonder deze werkwoordsvorm zou de omschrijving geen competentie definiëren maar enkel een taak. Middel: de infinitiefzin die volgt op kan, begint soms met een bijwoordelijke bepaling van middel. Dit is het geval als het middel om de taak uit te voeren essentieel is om de bedoelde competentie te beschrijven. Het middel is over het algemeen een concreet instrument dat gebruikt wordt om de taak uit te voeren. Onderwerp: het onderwerp van de infinitiefzin identificeert wat geproduceerd, bewerkt of verwerkt moet worden om de competentie te beheersen. Werkwoord: de infinitief beschrijft wat de kwalificatiehouder juist moet doen ten aanzien van het onderwerp. Het werkwoord verwijst naar een handeling van productie, bewerking of verwerking. Doel: de infinitiefzin wordt afgerond met een bijwoordelijke bepaling van doel. Deze beschrijft waarvoor iemand de genoemde handeling moet uitvoeren. Het versterkt het beroepsspecifieke karakter van de beschrijving, maar geeft vooral een aanwijzing van het niveau waarop iemand een handeling moet beheersen. Formuleren waarvoor iemand iets (het onderwerp) moet produceren, bewerken of verwerken (het werkwoord), zegt impliciet hoe goed de beroepsbeoefenaar deze competentie moet beheersen. Beroepsspecifieke beschrijvingen Dé uitdaging bij het beschrijven van het noodzakelijke kennen, kunnen en zijn voor een bepaald beroep, is het bepalen van de geschikte mate van detail in de beschrijving. Te weinig detail leidt in een extreem geval tot één nietszeggende competentie: kan de werkgever tevreden houden om ontslag te vermijden, teveel detail leidt tot een oneindige reeks competenties die even absurd zijn: kan de wijsvinger gebruiken om te tikken, kan de middenvinger gebruiken om te tikken, kan de ringvinger gebruiken om te tikken, Een beroepsspecifieke beschrijving moet het opzet zijn. Maar ook de beperking beroepsspecifiek is niet feilloos. Als een beroepsspecifieke beschrijving betekent dat het lezen van een individuele competentie toelaat om de kwalificatie waarvan ze deel uitmaakt feilloos te achterhalen, zijn beroepsspecifieke beschrijvingen ongetwijfeld te hoog gegrepen. Als ondergrens, in de zin dat het lezen van een individuele competentie minstens een aantal kwalificaties moet uitsluiten, is het criterium beroepsspecifiek zeker wel hanteerbaar. Onderliggend kennen, kunnen en zijn. Bij elke competentie worden de voornaamste onderliggende componenten die noodzakelijk zijn om de competentie te beheersen, vermeld. Competenties kunnen steunen op zowel cognitieve, motorische als psychosociale componenten. Beroepsprofielen van bedienden - Boekhouder 7

9 Een bibliotheekidee Het groeperen van competenties in clusters en deelkwalificaties heeft enerzijds tot doel het geheel overzichtelijker te maken. Anderzijds gebeurt dit met oog op het creëren van een competentiebibliotheek, waarin competentie(s) (groepen) gestandaardiseerd beschreven worden. Volledige clusters, of deelkwalificaties, kunnen dan overgenomen worden in het kwalificatieprofiel waar ze van toepassing zijn. Zo kan een beter inzicht verkregen worden in de gemeenschappelijke competenties die kwalificaties delen. Kerncompetentie en aanvullende competenties. Hoewel in een volledige kwalificatie beschrijving alle competenties hun plaats hebben, is niet elk van hen even doorslaggevend voor de beroepsuitoefening. Daarom maakt een kwalificatieprofiel een onderscheid tussen kerncompetenties en aanvullende competenties. Kerncompetenties verwijzen naar het kennen, kunnen en zijn dat cruciaal is bij het realiseren van de kernopdrachten van een bepaald beroep. Kerncompetenties worden op een witte achtergrond weergegeven, aanvullende competenties op een grijze achtergrond. Onderverdeling in competentieclusters en deelkwalificaties. De competenties worden ingedeeld in competentieclusters en deelkwalificaties. De competentieclusters bundelen alle kennen, kunnen en zijn binnen een inhoudelijk afgebakend beroeps domein. Ze zijn tot op zekere hoogte het artefact van de methodiek voor het opstellen van het kwalificatieprofiel, maar zijn ook nuttig om snel wegwijs te raken in de grote hoeveelheid informatie. De deelkwalificaties vormen kleinere gehelen van competenties. Ze zijn steeds gekoppeld aan een deel van iemands takenpakket en zijn in geval van doorgedreven arbeidsdeling de meest voor de hand liggende eenheden om te transfereren tussen functies. 8 Beroepsprofielen van bedienden - Boekhouder

10 3.2. De kwalificatie boekhouder : samenstellende competenties en onderliggend kennen, kunnen en zijn Competenties Vaktechnische competenties Onderliggend kennen, kunnen en zijn I BOEKPERIODES AFSLUITEN 1. kan aan de hand van overzichten van (details van) rekeningen en interne informatie (vanuit andere afdelingen) (bijvoorbeeld overzicht van speciale acties, info over de bijgehouden provisies, ) boekingen controleren om fouten (iets is op een verkeerde rekening geboekt) (tav. wettelijke voorschriften, tav. analytische indeling boekhouding) te ontdekken - boekhoudkundig inzicht (inzicht in rekeningstelsel, analytische boekhouding, ) - cijfergevoeligheid - gevoel voor grootordes - bedrijfskennis (oa. vaste kosten, grootorde van variabele kosten, ) 2. kan aan de hand van elektronisch boekhoudpakket (bv. Navision, Cubic, ProAcc, ) fouten (geboekt op verkeerde rekeningen, ) in boekhouding verbeteren om sluitende boekhouding/balans en correcte resultatenrekening te verzekeren - boekhoudkundig inzicht (debetcredit, hoe genereert het pakket dit resultaat?, waar komt dit vandaan?, waar moet ik dat dus verbeteren?) - kennis toepassing boekhoudpakket - bedrijfskennis 3. kan aan de hand van elektronisch boekhoudpakket (bv. Navision, Cubic, ProAcc, ) provisies (vakantiegeld, eindejaarspremies, openstaande rekeningen, te voorziene kosten, belastingen, ) boeken en terugnemen 4. kan aan de hand van elektronisch boekhoudpakket (bv. Navision, Cubic, ProAcc, ) bepaalde specifieke boekingen (resultaatverwerking, kapitaalsubsidies, ) uitvoeren 5. kan aan de hand van elektronisch boekhoudpakket (bv. Navision, Cubic, ProAcc, ) balans opmaken 6. kan aan de hand van elektronisch boekhoudpakket (bv. Navision, Cubic, ProAcc, ) resultatenrekening opmaken om de balans te doen kloppen en om ervoor te zorgen dat de resultatenrekening een waarheidsgetrouwe weergave biedt van de werkelijke situatie om de balans te doen kloppen en om ervoor te zorgen dat de resultatenrekening een waarheidsgetrouwe weergave biedt van de werkelijke situatie - om na te gaan of de boekhouding voor de afgesloten boekperiode klopt/ sluitend is - om netto financiële positie en stand van zaken investeringen in kaart te brengen om een overzicht te krijgen van de resultaten voor de afgesloten boekperiode - kennis toepassing boekhoudpakket - boekhoudkundig inzicht (debetcredit) - bedrijfskennis (oa. vaste kosten, grootteorde van variabele kosten, ) - orde (om juiste provisies terug te nemen) - boekhoud-, fiscale, BTW-, en sociale wetgeving (boeken van provisies op vakantiegelden, eindejaarspremies, ) - boekhoudkundig inzicht (debet-credit) - boekhoud-, fiscale, BTW-, en sociale wetgeving - kennis toepassing boekhoudpakket - kennis toepassing boekhoudpakket - boekhoudkundig inzicht - kennis toepassing boekhoudpakket - boekhoudkundig inzicht Beroepsprofielen van bedienden - Boekhouder 9

11 Competenties Vaktechnische competenties Onderliggend kennen, kunnen en zijn 7. kan aan de hand van de resultatenrekening, het budget en de cijfers van het vorige jaar verschillen identificeren 8. kan jaarrekening (volgens de regels van de Nationale Bank) opstellen 9. kan controle op telling stock uitoefenen om fouten in de boekhouding te ontdekken om neer te leggen bij de Nationale Bank om zeker te zijn dat cijfers om waardebepaling stock op te baseren correct zijn - boekhoudkundig inzicht - kennis budgetten en cijfers voorgaande jaren - bedrijfskennis - grootordes - gevoel voor cijfers - kennis voorschriften waaraan neer te leggen jaarrekening moet voldoen (specifieert details die weergegeven moeten worden, zoals bepaalde bewegingen tussen rekeningen) - indien standaard/ bedrijfsinterne boekhouding niet volgens het genormaliseerd rekeningstelsel verloopt (dochteronderneming van buitenlandse groep die met ander rekeningstelsel werkt) manier om koppeling te maken tussen de twee rekeningstelsels - ev. software (bv. Accon) - bedrijfskennis (oa. producten) - gevoel voor grootordes II RAPPORTEN EN AANGIFTES AANMAKEN 1. kan op basis van balans en resultatenrekening aangifte vennootschapsbelasting opstellen 2. kan de situatie van de onderneming vanuit een boekhoudkundig perspectief beschrijven, presenteren en beoordelen 3. kan specifieke rapporten en comments (bijkomende tav van balans en resultatenrekening)(bv. statistieken, specifieke clustering of detaillering van gegevens, cashflow analyse, commentaren., ) opstellen om te voldoen aan betreffende wetgeving en optimaal te genieten van bepaalde fiscale gunstmaatregelen om zowel periodiek als occasioneel aan directie en bestuur te kunnen rapporteren en toelichtingen te kunnen verschaffen om intern te rapporteren (aan directie, bestuur en eventueel moederonderneming) - kennis fiscale wetgeving (verschillende aftrekposten (notionele aftrek, )) - internetapplicatie voor elektronischebelastingsaangifte - toepassingen elektronische rekenbladen en presentatietools - interpretatie balans en resultatenrekening - supplementaire ratio s berekenen en duiden - bedrijfseigen informatie - toepassingen tekstverwerkingssoftware, elektronische rekenbladen - interpretatie balans en resultaten rekening - kennis supplementaire ratio s (berekening + interpretatie) bedrijfskennis - internetapplicatie 10 Beroepsprofielen van bedienden - Boekhouder

12 Competenties Vaktechnische competenties Onderliggend kennen, kunnen en zijn III THESAURIEBEHEER 1. kan courante bancaire transacties (LC s, kortetermijnopnames, vastzetten van middelen, ) uitvoeren 2. kan kredieten aanvragen, vergelijken en beoordelen 3. kan beleggingsformules aanvragen, vergelijken en beoordelen 4. kan gunstige wisselkoersen vaststellen om de geldmiddelen op korte termijn efficiënt te beheren om beslissingen in verband met externe financiering voor te bereiden om beslissingen in verband met beleggingen voor te bereiden - om facturen in vreemde valuta op goeie moment te betalen - om munten te kopen (wisseltransacties) - bedrijfskennis (bv. kennis (te verwachten) geldstromen) - bedrijfsinterne afspraken omtrent courante bancaire transacties - oog voor detail - toepassingen betalingsprogramma - kennis interestevoluties - begrip financiële producten - kennis financiële situatie - kennis interestevoluties - begrip financiële producten - kennis financiële situatie - inzicht in financiële markten - inzicht in wisselkoersen IV LEERBEREIDHEID EN -VERMOGEN 1. kan aan de hand van bv. nieuwsbrieven, opleidingen, ed. externe evoluties met betrekking tot het eigen werkdomein (bv. wetgeving) opvolgen om de werkzaamheden ermee in overeenstemming te brengen, erop af te stemmen of er op een andere manier rekening mee te houden. - kennisabsorptie - leergierigheid - vertrouwdheid met juridisch jargon - bedrijfskennis (om te weten wat van toepassing is (kan zijn)) - infokanalen V SUBSIDIEDOSSIERS BEHEREN 1. kan subsidies aanvragen en opvolgen om opportuniteiten optimaal te benutten - subsidiemogelijkheden - boekhoudkundig inzicht VI PROCEDURES OPSTELLEN 1. kan mondeling en schriftelijk administratieve procedures opstellen en beschrijven - om wetgeving te vertalen naar werkafspraken voor medewerkers van de boekhoudafdeling - om te voldoen aan certifiëringsvoorwaarden - zin voor eenvoud - juridisch jargon VII VERZEKERINGSDOSSIER BEHEREN 1. kan verzekeringen aanvragen en beheren om financiële en rechtszekerheid van het bedrijf te garanderen - inzicht verzekeringsproducten Beroepsprofielen van bedienden - Boekhouder 11

13 Competenties Administratieve competenties Onderliggend kennen, kunnen en zijn VIII GEGEVENSBEHEER 1. kan boekhoudkundige data (eigen diverse boekingen, verklaringen voor provisies, ) systematisch bijhouden om gegevens uit de boekhouding ten allen tijde te kunnen verklaren - zin voor orde - zin voor systematiek - kennis elektronische gegevensbeheer IX BRIEFWISSELING 1. kan s (bv. briefwisseling met klanten, leveranciers, belastingsadministratie, ) verwerken (opstellen, beantwoorden, versturen, doorsturen en ontvangen) 2. kan briefwisseling met betrekking tot de boekhouding (bv. briefwisseling met klanten, leveranciers, belastingsadministratie, ) verwerken (opstellen, beantwoorden, versturen, doorsturen en ontvangen) 3. kan aan de hand van een klassement in en uitgaande post in verband met de boekhouding (brieven administratie, rappels) systematisch verzamelen, ordenen ( ) en bewaren (zowel op papier als digitaal) - om interne en externe communicatie te voeren in het domein van de boekhouding (afspraken met revisor, informatie inwinnen bij andere afdelingen, ) - om elektronische aangiftes te kunnen uitvoeren (bv. jaarrekening neerleggen) - om externe communicatie te voeren in het domein van de boekhouding (neerlegging jaarrekening) - om specifieke brieven snel terug te vinden - om verloop van een communicatie te kunnen aantonen en reconstrueren - kennis toepassing -client - kennis webapplicaties voor aangiftes - kennis werkafspraken in verband met behandeling briefwisseling - zin voor orde - zin voor systematiek 12 Beroepsprofielen van bedienden - Boekhouder

14 Competenties Leidinggevende Administratieve competenties Onderliggend kennen, kunnen en zijn X BESLISSEN 1. kan organisatorische beslissingen in verband met de boekhouding nemen om de vlotte en tijdige verwerking van de boekhoudkundige data te verzekeren - kennis actuele stand van zaken - organisatietalent - kennis moeilijkheid en tijdsintensiteit van de uit te voeren opdrachten 2. kan financiële en boekhoudkundige beslissingen (inboeken provisies, aanleggen reserves, hanteren van materialiteitsgrenzen, ) nemen of voorstellen om lange termijndoelstellingen van het bedrijf te realiseren - kennis boekhoud-, fiscale, BTW-, en sociale wetgeving - kennis van effecten op korte en lange termijn van de beslissing - integriteit, standvastigheid, karaktersterkte XI MOTIVEREN 1. kan de situatie van de onderneming en de plaats van de medewerkers in het geheel overbrengen 2. kan problemen en moeilijkheden (stroeve informatiedoorstroming tussen afdelingen, te hoge werkdruk, onduidelijke verwachtingen, ) die medewerkers van de boekhouding ondervinden opmerken en beluisteren om betrokkenheid te realiseren bij de medewerkers - om tijdig verbeteracties te zoeken en te ondernemen - om te tonen dat de mening van de medewerkers geapprecieerd wordt en op die manier hun motivatie en betrokkenheid op peil te houden - kennis bedrijfssituatie - vertalen van bedrijfssituatie naar belangwekkende informatie voor de medewerkers - luisterbereidheid - beschikbaarheid - inlevingsvermogen - sociale intelligentie 3. kan verbeteringen of goede prestaties van individuele medewerkers of van het boekhoudteam in zijn totaliteit herkennen en belonen 4. kan een houding die overeenstemt met de verantwoordelijke positie die hij/zij binnen het bedrijf bekleedt aannemen - om positieve en sfeer te creëren - om medewerkers aan te moedigen en hun motivatie op peil te houden of te doen toenemen om een voorbeeldfunctie te vervullen ten aanzien van andere medewerkers - alertheid - kennis van motivatoren - sociale intelligentie - integriteit Beroepsprofielen van bedienden - Boekhouder 13

15 Competenties Leidinggevende competenties Onderliggend kennen, kunnen en zijn XII OPLEIDEN, DELEGEREN, BEGELEIDEN, CONTROLEREN, EVALUEREN EN BIJSTUREN 1. kan de taken van de hulpboekhouder sturen 2. kan opvolging van werkafspraken afdwingen 3. kan de actuele stand van de werkzaamheden van de hulpboekhouder bijhouden en opvolgen 4. kan aan de hand van mondelinge en schriftelijke communicatie (neergeschreven procedures) de taken van de hulpboekhouder aanleren aan een derde om de vlotte en tijdige verwerking van de boekhoudkundige data te verzekeren om de vlotte en correcte verwerking van de boekhoudkundige data te verzekeren - om verslag van de werkzaamheden uit te brengen bij directie - om de haalbaarheid van nieuwe/ bijkomende opdrachten te kunnen inschatten - om een planning op te stellen - om afwijkingen ten aanzien van de planning tijdig te kunnen vaststellen om (nieuwe) medewerkers/hulpboekhouders op te leiden en te begeleiden bij de uitoefening van hun taken - kennis moeilijkheidsgraad en tijdsintensiteit van de taken - kennis planning (algemene planning en individuele plannings) - gezag - luisterbereidheid - alertheid - inlevingsvermogen - kennis van en inzicht in de aan te leren competenties 14 Beroepsprofielen van bedienden - Boekhouder

16 Competenties 1. kan vertrouwelijke gegegevens discreet behandelen 2. kan mondeling en schriftelijk een argumentatie opbouwen Sociaalcommunicatieve competenties om te vermijden dat gevoelige informatie beschikbaar is voor personen of organisaties waarvoor ze niet bestemd is om (toekomstige) beslissingen met een impact op de boekhouding te verklaren (de voor elke balansrekening geboekte provisies, hanteren van materialiteitsgrenzen), af te wijzen of te verdedigen (bijv. tav directie, medewerkers belastingsadministratie, audit, ) Onderliggend kennen, kunnen en zijn - discretie - deontologische code - integriteit, standvastigheid, karaktersterkte - boekhoud-, fiscale en sociale wetgeving - kennis korte en langetermijneffecten van de beslissing - assertiviteit 3. kan aan een vergadering participeren 4. kan - telefonisch - in face-to-face gesprekken - schriftelijk (per brief en mail) met interne en externe contacten (directe collega s, andere afdelingen, banken, revisor, belastingsadministratie, ) op een taalniveau dat het imago van het bedrijf niet schaadt (verduidelijking kunnen vragen aan hoofdboekhouder/externe boekhouder, ) communiceren om in overleg te treden met directie en bestuur - om verduidelijkingen en informatie over te brengen of te bekomen (overzicht saldi opvragen, presentatie resultaten, ) - om afspraken te maken (vergaderingen vastleggen, ) - om afspraken af te dwingen (klanten openstaande facturen doen betalen, ) - resultaatgerichtheid - vergadertechnieken - assertiviteit - diplomatie - luisterbereidheid - vakterminologie - gesprekstechnieken - vreemde talen - inlevingsvermogen - resultaatgerichtheid - assertiviteit - kalmte - sociale intelligentie - diplomatie Beroepsprofielen van bedienden - Boekhouder 15

17 Competenties 1. kan problemen en moeilijkheden (stroeve informatiedoorstroming tussen afdelingen, te hoge werkdruk, onduidelijke verwachtingen, ) opmerken en signaleren Bestuurlijk-organisatorische competenties om desefficiënties in de werking van boekhoudafdeling te optimaliseren Onderliggend kennen, kunnen en zijn - attent zijn voor desefficiënties - commerciële ingesteldheid - resultaatgerichtheid - assertiviteit - luisterbereidheid - bedrijfskennis 2. kan verbeterideeën aanbrengen om desefficiënties in de boekhoudafdeling te optimaliseren - attent zijn voor desefficiënties - commerciële ingesteldheid - resultaatgerichtheid - assertiviteit - zin voor initiatief - bedrijfskennis 3. kan verbeterideeën aanhoren en beoordelen 4. kan een persoonlijke en een afdelingsplanning opmaken 5. kan afspraken met interne en externe contacten (planning, ad hoc afspraken, ) naleven 6. kan tijdelijk onder hoge werkdruk (deadlines) en in stresserende situaties (afhankelijkheid van informatie van anderen) werken 7. kan buiten de traditionele kantooruren voor het werk beschikbaar zijn 8. kan de aandacht snel van focus wisselen om desefficiënties in de boekhoudafdeling te optimaliseren om het werk te organiseren in functie (reglementair vastgestelde) deadlines (bv. BTW-aangiftes, rapportering over de resultaten, ) - om vlotte informatiedoorstroming te garanderen (tussen afdelingen, naar revisor toe, ) - om gezamenlijke opdrachten te volbrengen (rapporten opstellen, ) om te vermijden dat in drukke periodes de kwaliteit van het geleverde werk daalt om in drukke periodes het vele werk tijdig af te krijgen om uiteenlopende taken snel en efficiënt met elkaar af te wisselen - luisterbereidheid - bedrijfskennis - inlevingsvermogen - kennis moeilijkheidsgraad en tijdsintensiteit van de taken - bedrijfskennis: kennis doelen en beschikbare middelen (mensen, tijd, en andere resources) - kennis time-management - zelfstandigheid/autonomie - gevoel voor teamwork (rekening houden met tijdsbesteding van anderen) - time-management - discipline - gevoel voor teamwork - nauwgezetheid, discipline - stressbestendigheid - (organisatorische) flexibiliteit - mentale flexibiliteit 16 Beroepsprofielen van bedienden - Boekhouder

18 Competenties Commerciële competenties Onderliggend kennen, kunnen en zijn 1. kan klantvriendelijk en resultaatgericht communiceren 2. kan kostenefficiënt/winstgericht oordelen om vlotte en effectieve communicatie met externen te bevorderen om bepaalde krediet- en beleggingsbeslissingen voor te stellen of te nemen, en subsidie dossiers en verzekeringsdossiers te beslechten - kennis principes van klantgerichtheid - kennis principes van resultaatgerichtheid - schriftelijke, mondelinge en nonverbale communicatievaardigheden - kennis en inzicht in krediet- en beleggingsformules - kennis en inzicht in subsidiemodaliteiten en verzekeringsdossiers Beroepsprofielen van bedienden - Boekhouder 17

19 Competenties Veiligheids-, gezondheids-, en milieugerelateerde competenties Onderliggend kennen, kunnen en zijn XIII ERGONOMIE VOOR ZITTEND BEELDSCHERMBEDIENDE 1. kan problemen en moeilijkheden (te hoge werkdruk, onduidelijk of te hoge verwachtingen, stoelen zijn versleten, ) signaleren om de eigen gezondheid (en (eventueel) die van anderen) niet te schaden - attent zijn voor desefficiënties - commerciële ingesteldheid - resultaatgerichtheid 2. kan verbeterideeën (aankoop nieuwe stoelen, ) aanbrengen 3. kan ergonomische en gezondheidsadviezen opvolgen om de eigen gezondheid (en (eventueel) die van anderen) niet te schaden om gezondheidsrisico s die verband houden met het werk van zittend beeldschermbediende te beperken - kennis bestaande situatie - kennis ergonomische richtlijnen - kennis ergonomische richtlijnen XIV BRANDVEILIGHEID VOOR KANTOORBEDIENDE 1. kan de brandveiligheidsvoorschriften toepassen om in geval van brand het gebouw veilig te kunnen verlaten - kennis brandveiligheidsvoorschriften XV AFVALSORTERING VOOR KANTOORBEDIENDE 1. kan kantoorafval (papier, inktpatronen, ) scheiden en sorteren om gescheiden afvalophaling mogelijk te maken - afvalsorteervoorschriften 18 Beroepsprofielen van bedienden - Boekhouder

20 4. Bijlage : profiel van de geïnterviewden 4.1. Respondenten telefonische bevraging Dhr. Adriaensen Michel Administratief Manager Veiling Hoogstraten Hoogstraten Dhr. Campo Dina Zaakvoerster Garage Houtman Mortsel Dhr. De Cuyper Danny Financieel Manager Flanders Expo Gent Mevr. Descamps Véronique Hoofd Boekhouding Icemark Oostende Dhr. De Stoop Luc Financieel Manager Drukkerij Verraes Heule Mevr. Smeets Hilde Zaakvoerster Wasserij Nova Maaseik Dhr. Soenen Jan Controller-boekhouder Hollandia Zaadhandel Merksem Mevr. Van Gool Eva Hoofd Boekhouding Poster Print Publi Lier Dhr. Van Houdt Luc Hoofd Boekhouding Louis Mols Algemene Aannemingen Arendonk Beroepsprofielen van bedienden - Boekhouder 19