CONCEPT Offerteaanvraag ten behoeve van de Openbare Europese aanbesteding. Regiesysteem. ADVIES & BEHEER Inkoop & aanbesteden

Transcriptie

1 CONCEPT Offerteaanvraag ten behoeve van de Openbare Europese aanbesteding Regiesysteem N.B. Deze aanbesteding wordt volledig via TenderNed afgewikkeld. ADVIES & BEHEER Inkoop & aanbesteden afdeling ABINK steller Bonnie Epema doorkiesnummer datum 22 september 2015 registratienr.: Gehele of gedeeltelijke overneming of reproductie van de inhoud van dit document, op welke wijze dan ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de auteursrechthebbende is verboden, behoudens de beperkingen bij de wet gesteld. Het verbod betreft ook gehele of gedeeltelijke bewerking. Pagina 1 van 83

2 Inhoud HOOFDSTUK 1 ALGEMEEN ALGEMENE BESCHRIJVING VAN DE AANBESTEDENDE DIENST OFFERTEAANVRAAG DEFINITIES MOTIVERINGEN CONFORM AANBESTEDINGSWET WAT WORDT VAN DE POTENTIËLE INSCHRIJVERS VERWACHT... 9 HOOFDSTUK 2 OPDRACHTOMSCHRIJVING BVP EN DE OPDRACHTDOELSTELLINGEN Inleiding Opdrachtomschrijving, doelstellingen en randvoorwaarden LOOPTIJD VAN DE OPDRACHT PLAFONDBEDRAG TOTAALPRIJS HOOFDSTUK 3 DE AANBESTEDINGSPROCEDURE AANBESTEDENDE DIENST TIJDSPAD VAN DE AANBESTEDINGSPROCEDURE CONTACTPERSOON INFORMATIEBIJEENKOMST ELEKTRONISCHE COMMUNICATIE INLICHTINGEN, VERBETERVOORSTELLEN EN KLACHTEN PRO-ACTIEVE HOUDING INDIENEN INSCHRIJVING TERUGTREKKING... FOUT! BLADWIJZER NIET GEDEFINIEERD. 3.9 VOORBEHOUDEN AANBESTEDINGSPROCEDURE GESTANDDOENING TOEPASSELIJKE RECHT EN GESCHILLEN AANSPRAKELIJKHEID AANBESTEDENDE DIENST TEGEMOETKOMING INSCHRIJVINGSKOSTEN GEHEIMHOUDING TAAL HOLDING/DOCHTERONDERNEMING TERUGVALLEN OP INSCHRIJVINGEN INTELLECTUEEL EIGENDOM INSCHRIJVING ONDERAANNEMING (BESCHIKBAARHEIDSVERKLARING DERDEN ; BIJLAGE 9) HOOFDSTUK 4 EISEN EN BIJBEHORENDE DOCUMENTEN BEWIJSMIDDELEN UNIFORME EIGEN VERKLARING (ZIE EISEN TENDERNED) GESCHIKTHEIDSEISEN (MINIMUMEISEN) Geschiktheidseis: financiële en economische draagkracht Geschiktheidseis: Technische bekwaamheid INSCHRIJVING HANDELS- EN BEROEPSREGISTER ( ZIE EISEN OP TENDERNED) AKKOORDVERKLARING AANBESTEDINGSPROCEDURE (ZIE EISEN TENDERNED) AKKOORDVERKLARING OPDRACHTOMSCHRIJVING (BIJLAGE 2; ZIE OOK EISEN TENDERNED) AKKOORDVERKLARING OVEREENKOMST (BIJLAGE 3; ZIE OOK EISEN TENDERNED) AKKOORDVERKLARING ALGEMENE INKOOPVOORWAARDEN ICT (BIJLAGE 4; ZIE OOK EISEN TENDERNED) PRIJZENBLAD (BIJLAGE 5) SOCIAL RETURN ON INVESTMENT (SROI) HOOFDSTUK 5 BEOORDELING INSCHRIJVINGEN EN INTERVIEWS BEOORDELING VAN DE INSCHRIJVINGEN GUNNINGSCRITERIUM, SUBGUNNINGSCRITERIA EN WEGING BEOORDELINGSCOMMISSIE BEOORDELINGSPROCES WACHTKAMER Pagina 2 van 83

3 5.6 GUNNING- EN BEOORDELINGSMETHODIEK SUBGUNNINGCRITERIUM G1: PRESTATIE-ONDERBOUWING B. PLANNING SUBGUNNINGCRITERIUM G2: KANSENDOSSIER SUBGUNNINGCRITERIUM G3: RISICODOSSIER SUBGUNNINGCRITERIUM G4: INTERVIEW SLEUTELFUNCTIONARISSEN EN USE CASE Use case... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd SUBGUNNINGCRITERIUM G5: PRIJS HOOFDSTUK 6 PRE-AWARD FASE EN GUNNING A) PRE-AWARD FASE VOORNEMEN GUNNING EN BEZWAAR HOOFDSTUK 7 UITVOERINGSFASE BIJLAGE 0 CHECKLIST VAN IN TE DIENEN DOCUMENTEN BIJLAGE 1 UNIFORME EIGEN VERKLARING BIJLAGE 3 OVEREENKOMST BEGRIPPEN PLAN VOOR DE UITVOERING VAN HET PROJECT VOORWERP VAN DE OVEREENKOMST PROJECTORGANISATIE EN RAPPORTAGE MAATWERK PROGRAMMATUUR LEVERING & IMPLEMENTATIE ACCEPTATIE GARANTIE AANSPRAKELIJKHEID PRIJZEN BETALING INTELLECTUELE (EIGENDOMS)RECHTEN GEHEIMHOUDING EN BEVEILIGING PRIVACY, GEHEIMHOUDING EN BEVEILIGING VERZEKERING ONDERHOUD EN (VERSIE)BEHEER DOCUMENTATIE OVERDRACHT RECHTEN EN VERPLICHTINGEN; ONDERAANNEMING OVERMACHT ONTBINDING GESCHILLEN, TOEPASSELIJK RECHT EN DOMICILIEKEUZE ALGEMEEN BIJLAGE 4 ALGEMENE VOORWAARDEN BIJLAGE 5 PRIJZENBLAD REGIESYSTEEM Pagina 3 van 83

4 BIJLAGE 6 REFERENTIE-FORMULIER MODEL PO 1 KWALITATIEVE PRESTATIE ONDERBOUWING MODEL RD 1: RISICODOSSIER IN AFNEMENDE PRIORITEITSVOLGORDE MODEL KD 1: KANSENDOSSIER, IN VOLGORDE AFNEMENDE TOEGEVOEGDE WAARDE 81 Pagina 4 van 83

5 Hoofdstuk 1 Algemeen 1.1 Algemene beschrijving van de Aanbestedende Dienst Venlo is een stad met ongeveer inwoners en bestaat naast de stad Venlo uit de stadsdelen Tegelen en Belfeld, Arcen en Velden, en Blerick. De stedelijke allure van centrumstad Venlo gaat hand in hand met de landelijke sfeer van de kleine kernen. De gemeente wordt enerzijds doorkruist door belangrijke, levendige verkeersaders, anderzijds door de kalm stromende Maas. Venlo is de centrumgemeente van Noord-Limburg en vormt met zes aangrenzende regiogemeenten de Regio Venlo, waarin wordt samengewerkt aan een duurzame economische ontwikkeling van de regio. Venlo is een goed bereikbare stad in een bijzondere regio met vele gezichten; van hypermoderne glasindustrie en innovatieve agro business, van logistiek, verkeersknooppunten en Maasoevers, tot kunst, cultuur en toerisme. Venlo is een dynamische en levendige stad waar iedereen welkom is, een stad die ruimte biedt aan de toekomst. Venlo staat de komende jaren voor een aantal flinke uitdagingen. Venlo wil graag een voorbeeldfunctie vervullen op het gebied van het cradle to cradle principe. 1.2 Offerteaanvraag Deze Offerteaanvraag bevat alle benodigde informatie over de inhoud van de Opdracht en over de procedure die de Aanbestedende Dienst zal volgen om tot een Overeenkomst te komen met een onderneming aan wie de uitvoering van de Opdracht gegund wordt. De Offerteaanvraag bestaat uit vijf hoofdstukken: - Hoofdstuk 1 bevat een omschrijving van de opdracht, de definities en mogelijke motiveringen o.g.v. de Aanbestedingswet Hoofdstuk 2 bevat informatie over de inhoud en looptijd van de Opdracht. - Hoofdstuk 3 bevat informatie over de Aanbestedende Dienst en de regels en voorschriften met betrekking tot de Aanbestedingsprocedure. - Hoofdstuk 4 bevat de regels en voorschriften met betrekking tot de eisen en verklaringen, alsmede de bijbehorende documenten. - Hoofdstuk 5 bevat de regels en voorschriften met betrekking tot beoordeling van de Inschrijvingen en de gunning - Hoofdstuk 6 bevat de regels en voorschriften met betrekking tot de Pre award fase 1.3 Definities In deze Offerteaanvraag wordt gebruik gemaakt van de navolgende definities. Definities worden met een hoofdletter beschreven. Als de definitie in enkelvoud is gegeven, wordt ook het meervoud daaronder begrepen. Als de definitie in meervoud is gegeven, wordt ook het enkelvoud daaronder begrepen. Aanbestedende Dienst De Aanbestedende Dienst is de gemeente Venlo Aanbestedingsdocumenten De documenten die door of namens de Aanbestedende Dienst zijn opgesteld ten behoeve van de Aanbestedingsprocedure. Deze bestaan in ieder geval uit: - de Offerteaanvraag en - eventuele Nota s van Inlichtingen Pagina 5 van 83

6 Aanbestedingsprocedure Onderhavige procedure, waarbij op transparante wijze door de Aanbestedende Dienst een overheidsopdracht in de markt wordt gezet. Algemene Inkoopvoorwaarden Algemene Voorwaarden gemeente Venlo voor Diensten en Leveringen 2008 (update mei 2014). Beheer Beheer betreft de beschikbaarstelling en instandhouding van de infrastructuur waarop het Regiesysteem draait. Betreft de instandhouding en aanpassing van de programmatuur, de gegevensverzamelingen en de beheerdocumentatie van het Regiesysteem. Het omvat het geheel van activiteiten en verantwoordelijkheden dat er toe dient om het Regiesysteem in zodanige staat te brengen en houden, dat deze voldoen aan de vastgestelde eisen en behoeften van de Aanbestedende Dienst, gedurende de gehele levensduur van de bedrijfsprocessen die door het Regiesysteem worden ondersteund. Contactpersoon Persoon die namens de Aanbestedende Dienst als aanspreekpunt fungeert voor de Inschrijvers. Definitieve gunning Gunning welke 20 dagen na de bekendmaking van het Voornemen tot gunning en definitieve besluitvorming plaatsvindt, indien geen gegronde bezwaren ertegen zijn bevonden en die gevolgd wordt door het ondertekenen van de Overeenkomst. Gunningscriterium Economisch meest voordelige Inschrijving Inschrijver De onderneming die een Inschrijving indient die gebaseerd is op de Aanbestedingsdocumenten. Implementatie Het gebruiksklaar opleveren van het Regiesysteem, dat wil zeggen: 1. Het analyseren, ontwerpen, bouwen van de benodigde koppelingen met de technische infrastructuur en overige programmatuur van de Opdrachtgever; 2. Het analyseren, ontwerpen en documenteren van de processen en inrichting van de Informatie & Advies, MidOffice en het Sociale wijkteam (kernteam en uitvoeringsteams); 3. Het gezamenlijk met de Aanbestedende Dienst uitvoeren van Acceptatietesten; 4. Het opleiden en trainen van beheerders 5. Het leveren van documentatie en rapportages; 6. Het ondersteunen bij het in productie nemen van het Regiesysteem; 7. Het opleiding, trainen of instrueren van trainers/key users.. Op zodanige wijze dat het Regiesysteem conform de overeengekomen specificaties functioneert. Inschrijving De offerte van de Inschrijver, die gebaseerd is op de Aanbestedingsdocumenten. Minimumeisen Eisen van kwalitatieve aard waaraan een Inschrijver en de Inschrijving dient te voldoen teneinde voor deelneming aan de aanbesteding respectievelijk voor gunning in aanmerking te kunnen komen. Nota van Inlichtingen Pagina 6 van 83

7 Document waarin vragen en antwoorden zijn opgenomen naar aanleiding van de tijdig ingekomen verzoeken om nadere informatie en dat verzonden wordt aan alle ontvangers van deze Offerteaanvraag. Offerteaanvraag Onderhavig document inclusief bijlagen waarin de Aanbestedingsprocedure wordt beschreven, de Opdracht en de Minimumeisen waaraan voldaan moet worden. Opdracht Het opleveren van een operationeel, door de Opdrachtgever geaccepteerd Regiesysteem en het uitvoeren van het Beheer volgens de definitie in paragraaf Opdrachtgever De opdrachtgever van de Overeenkomst, zijnde de gemeente Venlo. Opdrachtnemer De Opdrachtnemer van de Overeenkomst, zijnde de Inschrijver aan wie de Opdracht is gegund. Overeenkomst Het contract tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer op basis van nader te bepalen gedeelten van de Aanbestedingsdocumenten, de Inschrijving van de opdrachtnemer en overige tijdens de Aanbestedingsprocedure aan de orde gekomen zaken. Regiesysteem Een geautomatiseerd systeem dat de processen van de organisatieonderdelen Informatie & Advies, MidOffice en het Sociale wijkteam (kernteam en uitvoeringsteams) ondersteunt, digitaliseert en automatiseert. Strategisch Inkoopkader Het inkoopbeleid van de gemeente Venlo, het Strategisch Inkoopkader 2014, vastgesteld door de gemeenteraad op 26 november Subgunningscriteria De inhoudelijke criteria voor de keuze van de economische meest voordelige inschrijving. Use Cases De in Bijlage I beschreven gedragingen van het Regiesysteem in bepaalde situaties. Vraagspecificatie Het document waarin de Opdrachtomschrijving staat die de Aanbestedende Dienst heeft opgesteld en die deel uitmaakt van de Aanbestedingsdocumenten. Best Value Procurement Definities BVP: Bekendmaking De bekendmaking van de Inschrijver die toegelaten wordt tot de Pre-Award fase. BVP Best Value Procurement = Prestatie Inkoop Pre-Award fase De fase na de beoordeling, waarin een gedegen onderbouwing plaats vindt van de Inschrijving van de beoogde Opdrachtnemer. Pagina 7 van 83

8 Kansendossier Het door Inschrijver ingediende dossier onderdeel uitmakend van het Risico- en kansendossier, met geïdentificeerde kansen voor de Opdracht Plan van Aanpak De gedurende de Pre-Award fase door de beoogde Opdrachtnemer op te stellen uitwerking van de uit te voeren Opdracht, waarin deze beoogde Opdrachtnemer aangeeft hoe deze het door hem beloofde resultaat zal bereiken inclusief de op te leveren producten c.q. functionaliteiten en de gepresenteerde oplossing. Prestatie-onderbouwing Het document waarin Inschrijver aangeeft waarom deze in staat is de Opdrachtomschrijving c.q. projectdoelstellingen binnen de aangegeven randvoorwaarden voor onderhavige opdracht te realiseren, onderbouwd met verifieerbare uitvoeringsinformatie. Risicodossier Het door Inschrijver ingediende dossier onderdeel uitmakend van het Risico- en kansendossier, met geïdentificeerde risico s voor de Opdracht met bijbehorende maatregelen ter beheersing van de risico s Sleutelfunctionaris Functionaris van Opdrachtnemer die een belangrijke functie vervult in de dagelijkse uitvoering van de Opdracht en die daadwerkelijk wordt ingezet voor het uitvoeren van de Opdracht. 1.4 Motiveringen conform Aanbestedingswet 2012 Aanbestedende dienst heeft onderzocht in hoeverre de samenvoeging ingevolge artikel 1.5 Aw nodig is. Op basis van de aspecten, genoemd in dat artikel neemt Aanbestedende dienst het volgende tot uitgangspunt: (i) (ii) (iii) (iv) (v) De relevante markt wordt omschreven als volgt: marktpartijen die in aanmerking komen als Opdrachtnemer zijn zowel bedrijven uit het MKB- als uit het grootbedrijfsegment. De samenstelling van de relevante markt voor wat betreft de verdeling grootbedrijf, middenbedrijf en kleinbedrijf is als volgt: Vanwege de omvang van de opdracht, zowel wat betreft de financiële waarde ervan als wat betreft de benodigde capaciteit, komen bedrijven uit beide segmenten in aanmerking voor het uitvoeren van de opdracht. De criteria en voorwaarden in de selectiefase beperken de toegankelijkheid voor MKB-bedrijven niet. Op basis van deze gegevens constateert Aanbestedende dienst dat de toegankelijkheid voor voldoende bedrijven uit het MKB mogelijk is. Aanbestedende dienst ziet de volgende organisatorische gevolgen en risico s van de samenvoeging en van de separate opdrachtverlening voor de Aanbestedende dienst: door de samenhang tussen realisatie van het Regiesysteem, het aanbieden van de functionaliteit en het beheer daarvan, brengt separate opdrachtverlening het risico mee dat de onderdelen van het Regiesysteem niet goed op elkaar aansluiten, dat (daardoor) de functionaliteit niet optimaal is, dat veel tijd en kosten gemoeid zijn met vinden en oplossen van dergelijke problemen en dat niet duidelijk behoeft te zijn welke van de opdrachtnemers daarvoor aansprakelijk is te houden. Om te kunnen voldoen aan haar wettelijke taak bij uitvoering van het sociaal domein is dat voor de Aanbestedende dienst een onacceptabel risico. Aanbestedende dienst ziet de volgende organisatorische gevolgen en risico s van de samenvoeging en van de separate opdrachtverlening voor de Opdrachtnemer: de hiervoor geschetste risico s gelden ook voor de opdrachtnemers in het geval van separate opdrachten. Pagina 8 van 83

9 Op basis van de samenhang van de verschillende opdrachten: de verschillende onderdelen horen functioneel en operationeel bij elkaar. Een verdeling van de onderdelen over verschillende opdrachtnemers introduceert ongewenste risico s voor de uitvoering van de werkzaamheden omdat dat meebrengt dat de opdrachtnemers een volledige onderlinge afstemming zouden moeten hebben over hun deel van de opdracht. Daarmee zouden risico s geïntroduceerd worden die ongewenst zijn en die ertoe kunnen leiden dat de Aanbestedende dienst niet (volledig) voldoet aan de op hen rustende wettelijke taak. 1.5 Wat wordt van de potentiële Inschrijvers verwacht Van de potentiële Inschrijver wordt verwacht dat hij deze Offerteaanvraag aandachtig en kritisch leest en zo snel mogelijk attendeert op onvolkomenheden, onjuistheden en onrechtvaardigheden. De Aanbestedende Dienst vraagt de potentiële Inschrijver ook aandacht te besteden aan de conceptovereenkomst en algemene inkoopvoorwaarden. Inschrijvers die onjuistheden, onrechtvaardigheden of tegenstrijdigheden constateren dienen de aanbestedende dienst hier zo spoedig mogelijk over te informeren, omdat zij anders hun recht verliezen op het kunnen tegenwerpen van de onvolkomenheid aan de Aanbestedende Dienst, omdat zij niet tijdig hebben aangegeven bezwaar te hebben tegen de aanbestedingsstukken. Pagina 9 van 83

10 Hoofdstuk 2 Opdrachtomschrijving 2.1 BVP en de Opdrachtdoelstellingen De Aanbestedende Dienst heeft gekozen voor een innovatieve aanbestedingswijze en voert deze aanbestedingsprocedure uit via de filosofie en methodiek Best Value Procurement (BVP) ofwel Prestatie- Inkoop Inleiding BVP is een inkoopmethodiek die ruimte geeft aan Inschrijvers om hun toegevoegde waarde te laten zien en hoe ze zich op basis van dominante informatie onderscheiden ten opzichte van de concurrentie. Resultaat is: een Inschrijver die ruimte krijgt om verantwoordelijkheid te nemen. Wezenlijk onderdeel van de filosofie is dat de Aanbestedende Dienst de Inschrijver de te behalen doelen aangeeft en niet gaat voorschrijven hoe de Opdracht uitgevoerd moet worden; immers de Inschrijver is de expert. Dit houdt in dat het de Inschrijver vrij staat en er met nadruk toe wordt uitgenodigd om een eigen invulling van de Opdracht aan te bieden, binnen de in deze Offerteaanvraag en Bijlagen aangegeven uitgangspunten en randvoorwaarden Opdrachtomschrijving, doelstellingen en randvoorwaarden Een op uiterlijk 1 augustus 2016 operationeel en door de gemeente Venlo geaccepteerd Regiesysteem Het Regiesysteem ondersteunt, digitaliseert en automatiseert de processen van de organisatieonderdelen Informatie & Advies, MidOffice en het Sociale wijkteam (kernteam en uitvoeringsteams). Het Regiesysteem: o voldoet aan de randvoorwaarden zoals beschreven in hoofdstuk Fout! Verwijzingsbron niet gevonden. van de Vraagspecificatie; o ondersteunt het concept 1 gezin, 1 plan, 1 regisseur; o o ondersteunt de beleidskaders zoals beschreven in hoofdstuk 2 van de Vraagspecificatie; ondersteunt de arrangementenwaaier en de tien leefdomeinen zoals beschreven in hoofdstuk Fout! Verwijzingsbron niet gevonden. van de Vraagspecificatie functioneel. daarnaast: o de projectdocumenten zoals benoemd in paragraaf Fout! Verwijzingsbron niet gevonden. van de Vraagspecificatie zijn opgeleverd; o de gegevens en documenten van de huidige leefzorgplannen naar het Regiesysteem zijn geconverteerd; o managementinformatie zoals beschreven in de randvoorwaarden in paragraaf Fout! Verwijzingsbron niet gevonden. kan worden gerapporteerd; daarnaast: o het inrichten en uitvoeren van het Beheer over het Regeisysteem. De omschrijving van de Opdracht, doelstellingen en randvoorwaarden zijn verwoord in bijlage Vraagspecificatie regiesysteem gemeente Venlo bij deze Offerteaanvraag. 2.2 Looptijd van de opdracht De ingangsdatum van de Opdracht is gepland vanaf het moment van inwerkingtreding van de Overeenkomst. Deze datum is beoogd op [datum]. De Overeenkomst eindigt op [datum] en kan vervolgens met telkens twee jaar worden verlengd. 2.3 Plafondbedrag Totaalprijs Voor deze aanbesteding is een jaarlijks budget beschikbaar van ,- (excl. BTW) voor het ter beschikking stellen van een Regiesysteem, het Beheer, Onderhoud & Vernieuwing en voor Implementatie. De Totaalprijs voor een periode is dan 8 x ,- = ,-. Pagina 10 van 83

11 In dit bedrag zitten alle kosten ( all-in ) gemoeid met de uitvoering van Opdracht zoals deze is omschreven in de bijlage Vraagspecificatie. Van de Inschrijvers wordt verwacht dat zij een inschrijfprijs indienen die niet boven het plafondbedrag ligt (dit is een Minimumeis). Iedere Inschrijving met een inschrijfprijs hoger dan het plafondbedrag is ongeldig en wordt terzijde gelegd. Pagina 11 van 83

12 Hoofdstuk 3 De Aanbestedingsprocedure 3.1 Aanbestedende Dienst Naam: Gemeente Venlo Postadres: Postbus RK Venlo Bezoekadres: Garnizoenweg 3 Telefoon: AanbestedingEnInkoop@venlo.nl Internet: De Aanbestedende Dienst heeft ervoor gekozen om de Opdracht aan te besteden door middel van een Europese openbare procedure welke via TenderNed verloopt. De Opdrachtgever kiest voor deze procedure op grond van het Strategisch Inkoopkader 2014 van de gemeente Venlo. De Opdrachtgever van deze Opdracht is het College van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Venlo en wordt in deze aanbestedingsprocedure vertegenwoordigd door mevrouw E. van Beek afdelingshoofd Advies en Beheer, op grond van het besluit van het College van Burgemeester en Wethouders van 6 oktober Tijdspad van de Aanbestedingsprocedure In onderstaande tabel is een planning weergegeven. De voormelde data zijn indicatief en hier kunnen daarom geen rechten aan worden ontleend. De Aanbestedende Dienst is gerechtigd tussentijds de tijdsplanning aan te passen. Indien wijziging van de tijdsplanning hiertoe aanleiding geeft, kan mogelijk de ingangsdatum van de Overeenkomst hierop worden aangepast. De data en tijdstippen voor het stellen van vragen en het indienen van Inschrijvingen of de eventuele bekendgemaakte wijzigingen daarvan worden strikt gehanteerd. Publiceren offerteaanvraag op 7 oktober 2015 Informatiebijeenkomst: Voorlichtingsbijeenkomst over Prestatie inkoop (BVP) Uiterste datum voor het stellen van vragen via / indienen klachten over de procedure Antwoorden naar leveranciers (Nota van Inlichtingen); Aanbesteding (inschrijvingen binnen); (sluiting kluis) Beoordelen Inschrijvingen Versturen uitnodigingsbrief per voor interview Interviews met sleutelfunctionarissen van de Inschrijvers Afronden beoordeling en advies Pre-award fase Verzenden brief met uitnodiging Pre-award fase Kick off Pre-award met beoogd Inschrijver Afronding Pre-award fase Voornemen gunning Opdrachtgunning Contractondertekening Ingangsdatum overeenkomst Startdatum Uitvoeringsfase Opdracht 5 november 12 november 18 november 3 december 8 december december 17 december 18 december 11 januari 19 februari 25 februari 24 maart Nog te bepalen Nog te bepalen 1 april Pagina 12 van 83

13 3.3 Contactpersoon De contactpersoon voor deze aanbesteding is: Naam: Bonnie Epema Functie: Senior Inkoper Bij correspondentie via dit adres altijd het registratienummer van deze Offerteaanvraag vermelden. Het is uitdrukkelijk niet toegestaan tot aan de ondertekening van de Overeenkomst met andere personen dan de Contactpersoon of op andere dan de omschreven wijze contact op te nemen met de Contactpersoon, op straffe van uitsluiting! Ook is het niet toegestaan in contacten met andere gemeentefunctionarissen dan de Contactpersoon te spreken over deze aanbestedingsprocedure. 3.4 Informatiebijeenkomst Op [datum] wordt er een informatiebijeenkomst gehouden waar de BVP methodiek in relatie tot de Gunning in de aanbesteding nader wordt toegelicht. Deze informatiebijeenkomst vindt plaats op de locatie: Kazerneterrein Garnizoenweg 3 Venlo gebouw [locatie]. 3.5 Elektronische communicatie De Aanbestedende Dienst kiest er in deze aanbesteding voor om de communicatie met de Inschrijver uitsluitend langs elektronische weg te laten plaatsvinden. Om die reden wordt voor deze aanbesteding gebruik gemaakt van en zal alle communicatie door middel van TenderNed plaatsvinden. 3.6 Inlichtingen, verbetervoorstellen en klachten Pro-actieve houding Er is gelegenheid om nadere informatie te vragen c.q. inlichtingen te vragen, opmerkingen te maken bij deze Offerteaanvraag en /of verbetervoorstellen te doen. Ook kunnen klachten over de aanbestedingsprocedure worden ingediend. Vragen en inlichtingen Verzoeken om nadere informatie met betrekking tot de Offerteaanvraag kunnen uiterlijk tot en met [datum] worden ingediend via TenderNed. De vragen zullen uiterlijk op [datum] door de Aanbestedende Dienst worden beantwoord. In TenderNed bestaat de mogelijkheid om vragen direct te beantwoorden. Ter voorkoming van een mogelijke grote toestroom van vragen en antwoorden bij geïnteresseerden zal beantwoording als volgt plaatsvinden: - essentiële vragen voor de gehele Opdracht: zo snel mogelijk; - resterende vragen 1 X per week (eind van de week); Op [datum] zullen alle vragen inclusief antwoord in een Nota van Inlichtingen op TenderNed gepubliceerd worden. Het komt regelmatig voor dat Inschrijvers vragen stellen waarbij wordt vermeld dat deze vragen commercieel gevoelige informatie bevatten. De Opdrachtgever bepaalt of hiervan sprake is en zal vragen met een ten onrechte vertrouwelijk karakter retourneren. Deze vragen kunnen zonder de kwalificatie vertrouwelijk opnieuw gesteld worden. Verbetervoorstellen Pagina 13 van 83

14 Tevens kan de Inschrijver uiterlijk tot en met [datum] verbetervoorstellen doen ten aanzien van de concept Overeenkomst en kan de Inschrijver suggesties doen af te mogen wijken van de Algemene Inkoopvoorwaarden. De verbetervoorstellen en suggesties moeten op dezelfde wijze als de vragen en inlichtingen worden ingediend. Deze verbetervoorstellen en suggesties worden door de Aanbestedende Dienst beoordeeld en al dan niet geaccepteerd. Afwijkingen van de Algemene inkoopvoorwaarden worden in de Overeenkomst opgenomen. Bij Nota van Inlichtingen worden de aanpassingen op de concept Overeenkomst gepubliceerd. Deze versie van de Overeenkomst dient bij Inschrijving zonder voorbehoud te worden geaccepteerd, dit is een Minimumeis. Dit geldt niet over de af te sluiten SLA. De voorwaarden hiervan zijn onderdeel van de Pre-Awardfase. De Aanbestedende Dienst wijst de Inschrijvers op de noodzaak om vóór de uiterlijke datum van het stellen van vragen of opmerkingen te maken te wijzen op gebreken in de aanbestedingsprocedure. De Aanbestedende Dienst vertrouwt er op dat Inschrijvers die geen gebruik maken van de mogelijkheid om verbetermogelijkheden in te dienen of te wijzen op onregelmatigheden in de Offerteaanvraag waaronder ook de voorwaarden en de Opdrachtomschrijving, afstand doen van hun eventuele rechten die uit de gebreken, onvolkomenheid of onregelmatigheid zouden kunnen voortvloeien, althans deze rechten verwerken. In het belang van een snelle en effectieve aanbestedingsprocedure wordt van een meedingende onderneming een pro-actieve houding verwacht: als deze Inschrijver onduidelijkheden of onvolkomenheden in de aanbestedingsstukken signaleert in een stadium waarin deze nog ongedaan kunnen worden gemaakt, dient hij daarin in dat stadium tegen op te komen. Van een Inschrijver mag worden verwacht dat hij bezwaar maakt tegen de procedure, de voorwaarden, de Opdrachtomschrijving of de daarin te hanteren gunningscriteria op een moment dat deze zo nodig nog kunnen worden gecorrigeerd met zo gering mogelijke consequenties voor het verloop van de aanbestedingsprocedure. Klachten Klachten over de aanbestedingsprocedure moeten tijdig worden ingediend zodat de Aanbestedende dienst in staat wordt gesteld vóór bijv. de Nota van Inlichtingen of voor de gunning adequaat te handelen. Klachten moeten worden gestuurd naar Na de Nota van Inlichtingen zullen geen klachten over de Offerteaanvraag c.a. worden behandeld. Klachten over de gunnings- of selectiebeslissing dienen binnen 5 dagen na de gunningsbeslissing te worden ingediend via AanbestedingEnInkoop@venlo.nl. De Aanbestedende dienst streeft ernaar binnen 5 werkdagen te reageren. Pro-actieve houding Van een (potentiële) Inschrijver wordt een pro-actieve houding verwacht, op grond waarvan hij tegen eventuele onduidelijkheden of onvolkomenheden in deze Offerteaanvraag opkomt in een stadium waarin die onduidelijkheden of onvolkomenheden nog ongedaan kunnen worden gemaakt. 3.7 Indienen Inschrijving Uiterlijk op [datum], uur dient de Inschrijving, inclusief alle vereiste documenten, ingediend te zijn op TenderNed. Inschrijvingen worden, afgezien van de mogelijkheden die een kennelijke omissie biedt tot navraag/aanvulling, ongeldig verklaard: - die op een andere wijze worden ingediend dan d.m.v. Tenderned; - die onvolledig zijn (De Inschrijver wordt daarover schriftelijk geïnformeerd onder vermelding van de reden). Pagina 14 van 83

15 3.8 Voorbehouden Aanbestedingsprocedure De Aanbestedende Dienst behoudt zich zonder meer en zonder tot enigerlei schadevergoeding en/of vergoeding van eventueel gemaakte kosten te zijn gehouden, in ieder geval het recht voor: de procedure tussentijds om haar moverende redenen op te schorten, af te breken of in te trekken; de tijdsplanning te wijzigen; de Gunningbeslissing in te trekken en/of te herzien; de Opdracht geheel of gedeeltelijk niet te gunnen; Een Inschrijver die een beslissing in deze Aanbestedingsprocedure wilt aanvechten, dient dit schriftelijk en gemotiveerd bekend te maken aan de Aanbestedende Dienst, op straffe van niet ontvankelijkheid binnen een termijn van 20 dagen, te rekenen vanaf de dagtekening van de beslissing. NB: hier is sprake van een vervaltermijn. Dit schriftelijke bezwaar dient vergezeld te gaan met een afschrift van een dagvaarding voor een voorlopige voorziening. De betreffende Inschrijver dient de dagvaarding binnen de betreffende 20 dagen termijn uit te brengen. 3.9 Gestanddoening De Inschrijver doet zijn Inschrijving gestand voor een periode van 6 maanden gerekend vanaf de sluitingsdatum [datum], uur voor het indienen van de Inschrijvingen.. Mocht tegen onderhavige aanbesteding een kort geding aanhangig worden gemaakt, zal de gestanddoeningstermijn van de Inschrijvingen automatisch worden verlegd tot 2 weken na de uitspraak van de Rechtbank. In overige gevallen behoudt de Aanbestedende Dienst zich het recht voor de Inschrijvers te verzoeken de gestanddoeningstermijn te verlengen Toepasselijke recht en geschillen Op zowel deze Aanbestedingsprocedure als de te sluiten Overeenkomst is het Nederlandse recht van toepassing. Alle geschillen voortvloeiende uit onderhavige Aanbestedingsprocedure alsmede uit de te sluiten Overeenkomst, zullen uitsluitend worden beslecht door de Rechtbank Limburg Aansprakelijkheid Aanbestedende Dienst Deze Offerteaanvraag is met de grootst mogelijke zorgvuldigheid tot stand gekomen. De Aanbestedende Dienst is niet aansprakelijk voor eventuele tegenstrijdigheden, onvolkomenheden en/ of onjuistheden. Indien de Inschrijver eventuele tegenstrijdigheden, onvolkomenheden en/of onjuistheden constateert, dan dient deze de Aanbestedende Dienst hiervan zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk voor afloop van de uiterste termijn voor het stellen van vragen (zie par. 3.5) schriftelijk melding te maken bij de Aanbestedende Dienst om zo nodig een en ander te corrigeren of bij te stellen. De Aanbestedende Dienst zal per geval de eventuele gevolgen van de tegenstrijdigheden, onvolkomenheden en/of onjuistheden beoordelen en bezien of en eventueel hoe zij die gevolgen zal proberen op te heffen. Indien, bij verzuim van het hiervoor bepaalde, na inschrijving of gunning blijkt dat er wel degelijk tegenstrijdigheden, onvolkomenheden en/of onjuistheden aanwezig zijn dan kunnen deze niet aan de Aanbestedende Dienst worden tegengeworpen. Mochten voorafgaande aan de indiening van de Inschrijving geen (tijdige) opmerkingen en/of vragen ten aanzien van (maar niet uitsluitend) de gunningssystematiek, de Opdrachtomschrijving, of de Overeenkomst van een Inschrijver zijn ontvangen, dan wordt de Inschrijver geacht te hebben Pagina 15 van 83

16 ingestemd met het Aanbestedingsdocument. Na de Gunningsbeslissing kan de Inschrijver hier geen beroep meer op doen. Indien Inschrijver niet tijdig op de voorgeschreven wijze de Aanbestedende Dienst heeft geattendeerd, is Inschrijver niet ontvankelijk in enige (latere) vordering gericht tegen de vermeende onjuistheid, onrechtmatigheid of onregelmatigheid van de aanbesteding anderszins. Van een (potentiële) Inschrijver wordt - zoals hierboven reeds gesteld is - een pro-actieve houding verwacht, op grond waarvan hij tegen eventuele onduidelijkheden of onvolkomenheden in deze Offerteaanvraag opkomt in een stadium waarin die onduidelijkheden of onvolkomenheden nog ongedaan kunnen worden gemaakt. Een Inschrijver die bezwaren heeft maar er (te lang) mee wacht om die te melden aan de aanbestedende dienst, wordt er in deze offerteaanvraag uitdrukkelijk op gewezen hoe en binnen welke termijn hij tegen onder meer de geschiktheidseisen of de onduidelijkheid of ongeoorloofdheid van de gunningscriteria dient te ageren op straffe van verval van het recht om dat te doen Tegemoetkoming inschrijvingskosten De door de Inschrijver gemaakte kosten voor het opstellen van de Inschrijving worden in geen geval vergoed. Ook andere door de Inschrijver gemaakte kosten gemaakt gedurende de gehele Aanbestedingsprocedure worden op geen enkele wijze vergoed Geheimhouding Een Inschrijver zal vanuit zijn of haar onderneming geen informatie, welke door de Aanbestedende Dienst als vertrouwelijk wordt aangemerkt, aan derden ter beschikking stellen. Indien de Inschrijver een onderaannemer wenst in te zetten, is de Inschrijver gerechtigd de benodigde informatie aan deze te verstrekken, onder de voorwaarde dat deze onderaannemer zich aan het voorgenoemde houdt Taal De voertaal tijdens de Aanbestedingsprocedure en tijdens de uitvoering van de Opdracht is Nederlands. Alle documenten van zowel de Inschrijver als van de Aanbestedende Dienst zijn in het Nederlands gesteld Holding/Dochteronderneming Indien een Inschrijver deel uitmaakt van een concern of groep als bedoeld in artikel 2:24b BW (hierna Groep ) kan slechts één bedrijf van die Groep een Inschrijving indienen: Indien een Inschrijver deel uitmaakt van een Groep en meerdere bedrijven uit deze Groep dienen een Inschrijving in, dan dienen die Inschrijvers onafhankelijk van elkaar te opereren en dienen die Inschrijvers ten genoege van de Aanbestedende dienst aan te tonen dat zij onafhankelijk van elkaar hun Inschrijvingen zullen opstellen, met alle middelen die zij daartoe dienstig achten. Indien de door Inschrijver overgelegde bewijsstukken om de onafhankelijkheid in operatie en Inschrijving van de andere Inschrijvers uit de Groep aan te tonen, daartoe aanleiding geven zal een verificatiegesprek plaatsvinden en kunnen aanvullende bewijsstukken om de onafhankelijkheid te toetsen gevraagd worden. Indien de Opdrachtgever vaststelt dat de Inschrijver(s) niet of onvoldoende heeft (hebben) aangetoond dat er sprake is van onafhankelijk opereren en van in onafhankelijkheid opgestelde Inschrijvingen, worden alle Inschrijvers die tot die Groep behoren uitgesloten Terugvallen op Inschrijvingen De Aanbestedende Dienst houdt zich het recht voor om bij een eventuele ontbinding van de in het kader van deze aanbesteding te sluiten Overeenkomst gedurende de looptijd daarvan terug te vallen op de Inschrijvingen van de overige Inschrijvers, mits deze nog steeds voldoen aan de in deze Offerteaanvraag gestelde criteria en voldoen aan de gestelde Minimumeisen. Alsdan zal een Overeenkomst worden gesloten voor de resterende looptijd van de oorspronkelijke Overeenkomst met een van de overige Inschrijvers op basis van door hen ingediende Inschrijvingen in de Pagina 16 van 83

17 volgorde c.q. rangorde van gunning. Een en ander geheel in overeenstemming met de eisen en voorwaarden zoals vermeld in dit document. Door in te schrijven gaan Inschrijvers akkoord met deze procedure en werken mee aan het sluiten van een Overeenkomst Intellectueel eigendom Inschrijving De Inschrijving en alle bijlagen die in het kader van deze Aanbestedingsprocedure aan de Aanbestedende Dienst worden verstrekt, worden op het moment van ontvangst door de Aanbestedende Dienst haar eigendom. De Inschrijver verleent de Aanbestedende Dienst het recht om ideeën, suggesties, (tekst)voorstellen, tekeningen en andere verstrekte informatie en documenten in het kader van deze Aanbestedingsprocedure te gebruiken, te bewerken, dan wel te modelleren, ook al wordt uiteindelijk de Opdracht niet aan de Inschrijver gegund. Het gebruik, de bewerking of andersoortige modellering geeft de Inschrijver geen recht op enige vergoeding onder welke naam of titel dan ook. De Aanbestedende Dienst staat er voor in dat informatie afkomstig van de Inschrijver, waarvan hij de vertrouwelijkheid kent, dan wel behoort te kennen, vertrouwelijk zal worden behandeld en dat daarbij in ieder geval rekening zal worden gehouden met de gerechtvaardigde (zakelijke) belangen van de Inschrijver Onderaanneming (Beschikbaarheidsverklaring derden ; bijlage 9) De Beschikbaarheidsverklaring middelen betreffende de technische- of beroepsbekwaamheid derden is als bijlage 9 apart gepubliceerd op TenderNed. Indien Inschrijver bij de uitvoering van de werkzaamheden een beroep doet op (een) derde(n), dient de Beschikbaarheidsverklaring voorafgaande aan de start van de werkzaamheden bij de Aanbestedende Dienst ingediend te zijn. Pagina 17 van 83

18 Hoofdstuk 4 Eisen en bijbehorende documenten 4.1 Bewijsmiddelen De Inschrijving is het aanbod van de inschrijvende ondernemer. Een aanvaarding daarvan door de Aanbestedende dienst houdt dan ook in dat een Overeenkomst tot stand komt. Daarom dient de Aanbestedende dienst erop te kunnen vertrouwen dat de Inschrijvende onderneming achter de Inschrijving staat en dat die onderneming het door haar aangebodene kan en zal leveren. Daar waar dit wordt verlangd dienen documenten rechtsgeldig ondertekend te worden door de/ een bij de Kamer van Koophandel geregistreerde tekenbevoegde, of een gelijkwaardig document waaruit blijkt dat de ondertekenaar bevoegd is de onderneming te vertegenwoordigen en te binden op het moment van ondertekening van de Inschrijving). Een volmacht gedateerd na de datum van Inschrijving is ongeldig. Een niet rechtsgeldig ondertekende Inschrijving wordt van verdere deelname uitgesloten, mits dit niet herstelbaar is. De Aanbestedende Dienst kan, voordat er gegund zal worden, de Inschrijver met de economisch meest voordelige Inschrijving vragen om eventuele bewijsmiddelen ter ondersteuning van de afgegeven Verklaringen. Deze bewijsmiddelen dienen in dat geval daartoe aan de Aanbestedende Dienst te worden toegezonden binnen de in het verzoek gestelde termijn. Een Inschrijving wordt, afgezien van de mogelijkheden die een kennelijke omissie biedt tot navraag/aanvulling, ongeldig verklaard indien: - de bewijsmiddelen niet overeenkomen met wat in de documenten wordt verklaard - niet alle gevraagde documenten worden ingediend (afgezien van de mogelijkheden die een kennelijke omissie biedt tot navraag) - uit de bij de Inschrijving gevoegde documenten onvoldoende blijkt dat degene die de Inschrijving ondertekent bevoegd is. Een volmacht wordt niet geaccepteerd als deze is gedagtekend na de dag van Inschrijving - afgeweken wordt van de formulieren of daarin wijzigingen zijn aangebracht - de Inschrijving niet onvoorwaardelijk is. Na de (voorlopige) gunning van de opdracht zal de Opdrachtgever (kunnen) controleren of verifiëren op de Inschrijver daadwerkelijk voldoet aan de Eisen. Indien dit niet (volledig) het geval blijkt te zijn wordt de Inschrijver alsnog uitgesloten en vindt een nieuwe beoordeling en gunning plaats op basis van de gunningscriteria. 4.2 Uniforme Eigen Verklaring (zie eisen TenderNed) De Inschrijver dient de bij deze Offerteaanvraag gevoegde Uniforme Eigen Verklaring rechtsgeldig te ondertekenen en in te dienen. Indienen/uploaden: volledig ingevulde en rechtsgeldig ondertekende Uniforme Eigen Verklaring (PDF) NB: de Eigen Verklaring alleen te gebruiken in het programma Adobe Reader. 4.3 Geschiktheidseisen (Minimumeisen) De Aanbestedende Dienst stelt eisen aan de geschiktheid van Inschrijvers voor het uitvoeren van haar Opdrachten. In de Uniforme Eigen Verklaring is hiervoor het onderdeel 5. Geschiktheidseisen ingevuld. Met ondertekening van de Uniforme Eigen Verklaring, geeft Inschrijver aan dat de daarin gestelde Geschiktheidseisen op hem van toepassing zijn. Indien als combinatie wordt ingeschreven, dient elke Pagina 18 van 83

19 combinant afzonderlijk een exemplaar van de Uniforme Eigen Verklaring te ondertekenen en bij de Inschrijving in te dienen. Ten aanzien van de Geschiktheidseisen wordt vereist: Geschiktheidseis: financiële en economische draagkracht Hier worden geen eisten gesteld Geschiktheidseis: Technische bekwaamheid De Inschrijver beschikt over gecertificeerde medewerkers; De inschrijver werkt volgens vastgestelde werkprocessen, zoals een wijzigingsproces en OTAP proces; De inschrijver beschikt over een informatiebeveiligingsplan. Referenties: De Inschrijver dient bij de Uniforme Eigen Verklaring, volgens het format van Bijlage 6, 2 referenties bij te voegen. De Opdrachtgever heeft het recht de inhoud van de verklaring te verifiëren. De Inschrijver toont aan dat hij over voldoende kennis en ervaring beschikt om de Opdracht uit te voeren, door middel van referenties. De referenties moeten diensten betreffen die na 1januari 2014 zijn verricht en op sluitingsdatum van deze aanbesteding minimaal drie maanden in uitvoering zijn. Per referentie moet worden aangegeven in welke hoedanigheid hij de werkzaamheden heeft uitgevoerd: als hoofdaannemer dan wel onderaannemer. Van onderstaande kerncompetentie wordt elk één referenties gevraagd. Het is ook mogelijk één referentie in te dienen waaruit meerdere kerncompetenties blijken. Kerncompetentie Het beschikbaar stellen van software die de taken op het gebied van de zorg-decentralisatie ontwikkelingen ondersteunt Het implementeren van software die de taken op het gebied van de zorg-decentralisatie ontwikkelingen ondersteunt Het Beheren van software die de taken op het gebied van de zorg-decentralisatie ontwikkelingen ondersteunt Wat moet blijken uit de referentie Uit de referentie blijkt dat u bij twee gemeenten software beschikbaar stelt die de taken op het gebied van de zorg-decentralisatie ontwikkelingen ondersteunt Uit de referentie blijkt dat u bij één gemeente de ter beschikking gestelde software die de taken op het gebied van de zorg-decentralisatie ontwikkelingen ondersteunt, heeft geïmplementeerd Uit de referentie blijkt dat u bij twee gemeenten met inwoners of meer software heeft onderhouden op het gebeid van de zorgdecentralisatie ontwikkelingen Voor combinaties geldt het volgende ten aanzien van de ervaringseis: Pagina 19 van 83

20 bij een combinatie van ondernemingen moet gezamenlijk voldaan worden aan de volledige ervaringseis, hetgeen inhoudt dat alle ondernemingen tezamen ervaring hebben met alle aspecten van de Opdracht. De door Inschrijver opgegeven referentie kan door de Aanbestedende Dienst gecontroleerd worden. De Aanbestedende Dienst wenst de contactpersoon die genoemd wordt, direct te kunnen benaderen (dus zonder tussenkomst van Inschrijver). De Aanbestedende Dienst behoudt zich het recht voor om de betreffende referentie te bezoeken. Indienen/uploaden: Volledig ingevulde en rechtsgeldig ondertekende referentieformulier (Bijlage 6) Volledig ingevulde en rechtsgeldig ondertekende Uniforme Eigen Verklaring. 4.3 Inschrijving Handels- en Beroepsregister ( zie eisen op TenderNed) De Inschrijver dient bij de Inschrijving (een kopie van) het bewijs van inschrijving in het Handelsen Beroepsregister in te dienen. Deze mogen maximaal 6 maanden oud zijn, gerekend vanaf de sluitingsdatum voor de ontvangst van de Inschrijving. Uit de inschrijving in het handelsregister dient de tekeningsbevoegdheid te blijken van degene die de Inschrijving heeft getekend. Indien nodig dient dit ondersteund te worden door het toevoegen van een volmacht aan de Inschrijving. Tevens dient een kopie van het identiteitsbewijs van degene die de Inschrijving heeft getekend bijgevoegd te worden. In verband met mogelijke identiteitsfraude mag deze kopie zodanig bewerkt worden dat slechts de namen en handtekening zichtbaar zijn. Indien een volmacht wordt verstrekt dient zowel van de volmachtgever als de gevolmachtigde een kopie van het identiteitsbewijs te worden verstrekt. Indienen/uploaden: inschrijving(en) Handels- en Beroepsregister (PDF bestand) kopie identiteitsbewijs(zen) (PDF bestand) Indien uit de bij de Inschrijving gevoegde documenten onvoldoende blijkt dat degene die de Inschrijving ondertekent bevoegd is, wordt de Inschrijver uitgesloten van verdere deelname, afgezien van de mogelijkheden die een kennelijke omissie biedt tot navraag/aanvulling. Een volmacht wordt niet geaccepteerd als deze is gedagtekend na de dag van Inschrijving. 4.4 Akkoordverklaring Aanbestedingsprocedure (zie eisen TenderNed) De Inschrijver dient zich volledig te conformeren aan de eisen en wensen, uitgangspunten en randvoorwaarden zoals genoemd in deze Aanbestedingsprocedure, zoals hiervoor is omschreven. U conformeert zich volledig hieraan indien u het antwoord ja aanvinkt bij de eisen 4.5 Akkoordverklaring Opdrachtomschrijving (bijlage 2; zie ook eisen TenderNed) De Opdrachtomschrijving is opgenomen in deze offerteaanvraag in bijlage 2. U conformeert zich volledig hieraan en aan de mogelijke bijstelling daarvan in de Nota van Inlichtingen indien u het antwoord ja aanvinkt bij de eisen. 4.6 Akkoordverklaring Overeenkomst (bijlage 3; zie ook eisen TenderNed) In bijlage 3 is de (concept) Overeenkomst opgenomen. U dient onvoorwaardelijk akkoord te gaan met de in bijlage 3 opgenomen Overeenkomst c.q. met de gewijzigde Overeenkomst zoals meegezonden met de Nota van Inlichtingen. In paragraaf 3.5 is reeds gesteld dat de Inschrijver verbetervoorstellen uitsluitend in de fase waarin vragen gesteld mogen worden - kan doen ten aanzien van de Overeenkomst op de wijze en tijdstip zoals daar vermeld. Deze verbetervoorstellen worden door de Aanbestedende Dienst beoordeeld en al of niet geaccepteerd. Pagina 20 van 83

21 De naar aanleiding van de verbetervoorstellen aangepaste concept Overeenkomst wordt samen met de Nota van Inlichtingen gepubliceerd op De akkoordverklaring met de conceptovereenkomst in dit document of de eventueel aangepaste conceptovereenkomst is een Minimumeis. U conformeert zich volledig hieraan en aan de mogelijke bijstelling daarvan in de Nota van Inlichtingen indien u het antwoord ja aanvinkt bij de eisen. Het opstellen van de definitieve SLA maakt onderdeel uit van de Pre Award fase en hier zullen indien noodzakelijk, aanpassingen overeengekomen kunnen worden, zonder de strekking en de essentie van de Overeenkomst te wijzigen. 4.7 Akkoordverklaring Algemene Inkoopvoorwaarden ICT (bijlage 4; zie ook eisen TenderNed) Inschrijver gaat ermee akkoord dat de normaal door zijn onderneming te hanteren voorwaarden bij gunning van de Opdracht aan haar onderneming niet van toepassing zijn en verklaart zich hiermee bereid om bij de gunning af te wijken van de door haar gehanteerde standaardvoorwaarden. Uitsluitend de Algemene Inkoopvoorwaarden ICT van de Aanbestedende Dienst zullen van toepassing zijn. U conformeert zich volledig hieraan en aan de mogelijke bijstelling daarvan in de Nota van Inlichtingen indien u het antwoord ja aanvinkt bij de eisen De algemene voorwaarden zijn gepubliceerd op de internetsite van de Opdrachtgever en op onder deze Offerteaanvraag. De Aanbestedende Dienst vraagt de lezer/potentiele Inschrijver aandacht te besteden aan de algemene inkoopvoorwaarden. De potentiele Inschrijver kan uitsluitend in de fase waarin vragen gesteld mogen worden - suggesties doen af te mogen wijken van de Algemene Inkoopvoorwaarden ICT. Hierboven (par 3.5) is beschreven hoe en wanneer dat kan geschieden. Deze suggesties worden door de Aanbestedende Dienst beoordeeld en al dan niet geaccepteerd. Afwijkingen van de Algemene inkoopvoorwaarden worden verwerkt in de Overeenkomst. De naar aanleiding van de verbetervoorstellen aangepaste concept Overeenkomst wordt samen met de Nota van Inlichtingen gepubliceerd op Prijzenblad (bijlage 5) In bijlage 5 treft u het prijzenblad aan. Door invulling en ondertekening wordt door de Inschrijver verklaard met welke jaarprijs hij inschrijft. Het is aan de Inschrijver om een totaalprijs gebaseerd op het aantal inwoners per jaar op te geven en hier een nadere specificatie voor aan te leveren. Alle prijzen en tarieven zijn exclusief BTW en consistent met de Opdracht. Inschrijver is geheel verantwoordelijk voor een juiste vermelding en optelling. Van de Inschrijver wordt verwacht dat deze zelf zijn inschrijving controleert voordat deze wordt ingestuurd. Ook kenbare verschrijvingen of onjuiste tellingen kunnen de Opdrachtgever niet worden tegengeworpen. Een inschrijving die negatieve prijzen of tarieven bevat met de kennelijke bedoeling manipulatief in te schrijven, worden terzijde gelegd en niet verder beoordeeld. Indienen/uploaden: volledig ingevulde en rechtsgeldig ondertekende prijzenblad Indexering: Voor de eerste twee jaar van de Overeenkomst is de opgegeven prijs vast. Daarna mag er per jaar een indexering volgens de onderstaande methodiek worden toegepast. Pagina 21 van 83

22 Indexcijfer: DPI CBS statline tabel 62 IT dienstverlening, waarbij 2010 = 100. De berekening is als volgt: (( Indexcijfer juli T /Indexcijfer juli T-1) 100) 100 = % waarmee het jaartarief mag worden verhoogd. Pagina 22 van 83

23 4.9 Social return on investment (SROI) Bij de uitvoering van de Opdracht dient Social Return On Investment te worden toegepast. Het gaat hier om personen met een bijstands,- WW-, WIA- of WAO-uitkering, kandidaten met een arbeidsbeperking (WSW) of leerlingen van VMBO, Voortgezet Speciaal Onderwijs, MBO niveau 1 of 2 en praktijkscholen. Door het plaatsen van werkzoekenden, het bieden van werkervaringsplaatsen of het creëren van stageplaatsen kan worden voldaan aan deze eis. Dit mag ook werk zijn dat de Opdrachtnemer buiten de scope van deze aanbesteding doet. De Social Return-verplichting mag gedeeltelijk worden ingevuld door het creëren van werkervarings- en/of stageplaatsen. Na opdrachtaanvaarding zal de coördinator Social Return de heer Pieter Adema contact opnemen om de invulling van SROI af te stemmen. Door ondertekening van de Eigen Verklaring gaat Inschrijver akkoord met deze bijzondere uitvoeringsvoorwaarde. Pagina 23 van 83